Admin

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

Innledning

"Admin" inneholder oppsett og innstillinger som gjelder alle brukere i organisasjonen. Dette er normalt funksjonalitet som ikke alle ansatte bør ha tilgang til og som oftest bør hele menyen settes usynlig for "vanlige brukere" via Admin - Tilgangskontroll. Under "Admin" finner du bl.a.
  • Globale innstillinger for XS Office (bl.a. valuta og mva)
  • Brukerkontoer, brukergrupper og ansatte
  • Setting av tilgangsrettigheter for brukergrupper
  • Registrering av avdelinger og avdelingskontorer
  • Registrering av kategorier (for eksempel bransjer, firmakategorier og tilstedeværelsesalternativer)

11.1 Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

Globale innstillinger inneholder generelle parametere for de ulike modulene. Innstillingene her gjelder alle brukere og bør rettighetsstyres slik at det ikke oppstår uønskede situasjoner fordi utilsiktede endringer utføres.

Gruppering av globale innstillinger

Globale innstillinger er gruppert etter kategori. Dermed finner du alle relaterte innstillinger i samme kategori. Du kan åpne og lukke kategorier ved å klikke på kategorinavnet eller teksten "Lukk gruppe"/"Utvid gruppe" til høyre. Du kan også åpne eller lukke alle kategorier i én operasjon fra verktøylinjen med knappene "Lukk alle" og "Utvid alle".

"Siste endring"

Øverst på siden samt nederst i listen over globale innstillinger finner du informasjon om hvilken innstilling som ble endret sist, når det ble gjort og hvem som utførte handlingen. Dette gir deg en enkel indikasjon på når noe ble endret sist.

Felter i liste for globale innstillinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for globale innstillinger (Admin - Globale innstillinger).
  • Nr: Nummer for hver innstilling.
  • Parameter: Beskrivelse av betydning for hver innstilling.
  • Verdi: Gjeldende verdi for hver innstilling.
  • Sist endret: Tidspunkt for siste endring av innstilling.
  • Av: Initialer til den som lagret innstillingen sist.

Endre en global innstilling

Globale innstillinger endres ved å klikke på ønsket parameternavn i listen eller ved å bruke blyant-symbolet helt til høyre for hver oppføring. Etter endring vil innstillingen lagres ved å klikke knappen "Lagre" i vinduet for endring av innstilling. For å lukke vinduet uten å lagre, velg knappen "Avbryt". Tidspunkt og dine initialer vil automatisk lagres hver gang du endrer en innstilling.

Typer globale innstillinger

Innfyllingsfeltene for globale innstillinger vil variere ettersom hvilken type innstilling det dreier seg om. De vanligste typene er:
  • Innfyllingsfelt for tallverdi: Feltet vil kun godta tall og desimalskilletegn (komma). Feltet kan ha begrensninger for antall sifre som kan benyttes.
  • Innfyllingsfelt for tekstverdi: Feltet vil godta alle bokstaver, tall og spesialtegn. Feltet kan ha begrensninger for antall tegn som kan benyttes.
  • Innfyllingsfelt for tekst over flere linjer: Feltet vil godta alle bokstaver, tall og spesialtegn. Feltet kan ha begrensninger for antall tegn som kan benyttes.
  • Avkrysningsboks: Feltet vil ha to tilstander (av/på eller ja/nei).

Spesialfelter for globale innstillinger

Mange globale innstillinger støtter spesialfelter. Dette betyr at man kan skrive inn en spesiell kode omgitt av tegnet @ (krøllalfa) på begge sider. Da vil XS Office automatisk erstatte spesialfeltet med relevante verdier for den oppføringen det gjelder. I listen over globale innstillinger (se "Tilgjengelige globale innstillinger") er det angitt hvilke innstillinger som støtter spesialfelter. Følgende spesialfelter er tilgjengelige:
  • @ID@: Brukes for å legge inn den unike identifikatoren for den aktuelle oppføringen.
  • @SUBJECT@: Brukes for å legge inn emne for den aktuelle oppføringen.
  • @DATE@: Brukes for å legge inn opprettelsesdato, tilbudsdato, ordredato eller fakturadato for den aktuelle oppføringen.

Tilgjengelige globale innstillinger

Listen under viser tilgjengelige globale innstillinger fordelt på kategorier.

Firmainnstillinger

  • Timeverk i standard arbeidsuke (tallverdi): Antall timer i en normalarbeidsuke. Benyttes bl.a. i Timeregistrering - Mine timer.
  • Antall år for gullklokka (tallverdi): Antall år før ansatte mottar en hederspris for lang tjenestetid. Brukes i Organisasjon - Gullklokka.
For flere firmainnstillinger, se også Organisasjon - Fakta.

CRM

  • Standard kredittgrense for kunder (tallverdi): Normal kredittgrense for kunder angitt i standardvaluta.
  • Emne for tilbakemelding brukerstøttesaker (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i tilbakemeldinger via e-post for brukerstøttesaker. Støtter spesialfelter (se over).
  • Emne for oppfølginger brukerstøttesaker (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i oppfølginger via e-post for brukerstøttesaker. Støtter spesialfelter (se over).
  • Kopimottaker tilbakemelding brukerstøttesaker (tekst): Standard e-postadresser i kopi-feltet ved tilbakemeldinger for brukerstøttesaker. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
  • Blindkopimottaker tilbakemelding brukerstøttesaker (tekst): Standard e-postadresser i blindkopi-feltet ved tilbakemeldinger for brukerstøttesaker. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
  • E-postsignatur tilbakemelding brukerstøttesaker (tekst): Standardtekst som vil komme til slutt i e-post i tilbakemeldinger for brukerstøttesaker. for eksempel "Vi takker for tilbakemeldingen" e.l.
  • Varsle kundeansvarlig ved forfalt brukerstøttesak (ja/nei): Parameter som angir om kundeansvarlig for firma knyttet til brukerstøttesak skal varsles per e-post hvis ikke brukerstøttesak er registrert som fullført ved forfall.
  • Standard mottaker av oppfølginger brukerstøtte (tekst) Standard e-postadresser i til-feltet ved oppfølginger for brukerstøttesaker. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
  • Standard kopimottaker av oppfølginger brukerstøtte (tekst) Standard e-postadresser i kopi-feltet ved oppfølginger for brukerstøttesaker. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
  • E-postsignatur oppfølginger brukerstøttesaker (fritekst) Standardtekst som vil komme til slutt i e-post i oppfølginger for brukerstøttesaker.
  • Vis kun åpne brukerstøttesaker som standard (ja/nei) Angir om "åpne saker" skal være standardvisning for brukerstøttesaker. Standardverdien "Nei" vil vise alle saker. Se CRM - Brukerstøtte.

Timeregistrering

  • Firmanavn påkrevd ved timeregistrering (ja/nei): Angir om firmanavnfeltet er påkrevd av brukerne ved timeregistrering.
  • Prosjekt påkrevd ved timeregistrering (ja/nei): Angir om prosjektfeltet er påkrevd av brukerne ved timeregistrering.
  • Timeart påkrevd ved timeregistrering (ja/nei): Angir om timeartfeltet er påkrevd av brukerne ved timeregistrering.
  • Standard emne for salgsordrer fra timeregistrering (tekst): Standard emnetekst for nye salgsordrer fra timeregistrering.

E-post og varsling

  • SMTP-server (tekst): Angir IP-adresse eller DNS-navn for SMTP-server (Simple Mail Transport Protocol). Dette er e-postserver for utgående e-post. Kan normalt være loginmail.xsoffice.no hvis ikke organisasjonen har egen SMTP-server.
  • E-postadresse for avsender av påminnelser (tekst): Angir e-postadresse for påminnelser. Kan være support@xsoffice.no eller en egen e-postadresse for organisasjonen.
  • Navn på avsender av påminnelser (tekst): Angir navn for avsender av påminnelser. Kan være "Påminnelse XS Office" eller et annet passende navn.

Prosjektstyring

  • Vis ikke-fullførte prosjekter som standard (ja/nei): Angir om ikke-fullførte prosjekter skal være standardvisning for prosjekter. Standardverdien "Nei" vil vise alle prosjekter. Se Prosjekt - Prosjektliste.
  • Emne for møtereferater som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i møtereferater via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
  • Emne for møteinnkallinger som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i møteinnkallinger via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
  • Standard timekostnad for timeregistreringer: Standard timekostnad i prosjektregnskap for timeregistreringer uten timeart (eller registreringer av ansatt uten definert timelønn). Se Prosjekt - Prosjektliste.

Handel

  • Standard antall dager kreditt for kunder (tallverdi): Angir betalingsfrist oppgitt i dager for fakturaer som opprettes fra salgsordrer som ikke har angitt betalingsbetingelser.
  • Valuta-symbol (tekst): Angir navn på standard valuta. Normalt NOK for norske organisasjoner.
  • MVA-sats høy (tallverdi): Angir høy MVA-sats. Brukes normalt for den høyeste MVA-satsen i bruk. Verdien angis som en prosentverdi (for eksempel 25).
  • MVA-sats middel (tallverdi): Angir middels MVA-sats. Brukes normalt for den nest høyeste MVA-satsen i bruk. Verdien angis som en prosentverdi (for eksempel 13).
  • MVA-sats lav (tallverdi): Angir lav MVA-sats. Brukes normalt for den laveste MVA-satsen i bruk. Verdien angis som en prosentverdi (for eksempel 8).
  • Standard faktureringsgebyr (tallverdi): Angir standard faktureringsgebyr for kunder som ikke har egne satser på kundekortet.
  • Bruk KID i fakturering (ja/nei): Angir om organisasjonen har en KID-avtale og vil ha XS Office til å beregne KID på utgående fakturaer. Se Handel - Utgående faktura.
  • Standard KID-format (tekst): Angir standardformat for KID-numre. Se Handel - Utgående faktura.
  • Standard fakturatekst (fritekst): Angir standard fakturatekst som vil komme nederst i fakturateksten. Se Handel - Utgående faktura.
  • Standard betalingsinfo faktura (fritekst): Angir standard betalingsinformasjon som vil komme på giroen i fakturaene. Se Handel - Utgående faktura.
  • Kopimottaker sendte tilbud (tekst): Standard e-postadresser i kopi-feltet for sendte tilbud. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
  • Blindkopimottaker sendte tilbud (tekst): Standard e-postadresser i blindkopi-feltet for sendte tilbud. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
  • Kopimottaker sendte ordrebekreftelser (tekst): Standard e-postadresser i kopi-feltet for sendte ordrebekreftelser. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
  • Blindkopimottaker sendte ordrebekreftelser (tekst): Standard e-postadresser i blindkopi-feltet for sendte ordrebekreftelser. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
  • Kopimottaker sendte faktura (tekst): Standard e-postadresser i kopi-feltet for sendte fakturaer. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
  • Blindkopimottaker sendte faktura (tekst): Standard e-postadresser i blindkopi-feltet for sendte fakturaer. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
  • Kontaktinformasjon i bunntekst i salgsdokumenter (ja/nei): Angir om kontaktinformasjon (e-post, adresser o.s.v.) skal komme i bunntekst. Hvis nei (standardverdi) vil kontaktinformasjonen plasseres i toppteksten i PDF-filene.
  • Varsle "vår ref." ved leveransedato for ordre (ja/nei): Angir om ansvarlig person skal varsles med en påminnelse per e-post ved leveransedato for salgsordrer.
  • Varsle "vår ref." ved forfalt faktura (ja/nei): Angir om ansvarlig person skal varsles med en påminnelse per e-post ved forfalt faktura.
  • Vis ikke-fakturerte salgsordrer som standard (ja/nei): Angir om ikke-fakturerte salgsordrer skal være standardvisning for salgsordrer. Standardverdien "Nei" vil vise alle salgsordrer. Se Handel - Salgsordrer.
  • Vis ikke-aktiverte tilbud som standard (ja/nei): Angir om ikke-aktiverte tilbud skal være standardvisning for tilbud. Standardverdien "Nei" vil vise alle tilbud. Se Handel - Tilbud.
  • Emne for tilbud som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i tilbud via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
  • Emne for ordrebekreftelser som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i ordrebekreftelser via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
  • Emne for pakksedler som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i pakksedler via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
  • Emne for plukklister som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i plukklister via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
  • Emne for fakturaer som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i fakturaer via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
  • Emne for kreditnotaer som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i kreditnotaer via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
  • Standard salgskonto avgiftspliktig salg: Standard salgskonto for avgiftspliktig salg. Kan overstyres per produkt og per ordrelinje.
  • Standard salgskonto avgiftsfritt salg: Standard salgskonto for avgiftsfritt salg. Kan overstyres per produkt og per ordrelinje.
  • Standard avgiftskode utgående MVA: Standard avgiftskode for utgående MVA (ved salg av produkter).
  • Standard avgiftskode inngående MVA: Standard avgiftskode for inngående MVA (ved innkjøp av produkter).

Bilagshåndtering

  • Startnummer for bilagsnummerering (tallverdi): Angir startnummer for automatisk bilagsnummerering.
  • Standard bilagsart for nye bilag (tallverdi): Angir standard bilagsart ved oppretting av nye bilag. Brukes for å forenkle bilagsregistreringen.
  • Standard konto for nye bilag (tallverdi): Angir standard konto for kontering av bilag. Brukes for å forenkle bilagsregistreringen.

Analysere globale innstillinger

Listen over globale innstillinger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.2 Admin - Organisasjonsfakta

Introduksjon

"Admin - Organisasjonsfakta" lar deg endre opplysninger om organisasjonen din. Mange av disse opplysningene danner grunnlag for innhold i tilbud, ordre, faktura og kreditnota. Det er derfor viktig at disse opplysningene er korrekte.

Du kan også se hvilke opplysninger som er registrert på siden Organisasjon - Fakta.

Det er også viktig at du legger inn korrekt logo for organisasjonen siden denne vil fremkomme i dokumenter som sendes til andre. Se Organisasjon - Logo for informasjon om hvordan du legger inn din logo.

Tilgjengelige parametere

Følgende opplysninger finnes i faktalisten:
  • Navn: Angir din organisasjons navn. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
  • Postadresse: Angir din organisasjons postadresse. Benyttes som adresse for betalingsmottaker i tilbud/ordre/faktura.
  • Besøksadresse: Angir din organisasjons besøksadresse.
  • Telefon: Angir din organisasjons telefonnummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
  • E-postadresse: Angir din organisasjons felles e-postadresse. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
  • Telefaks: Angir din organisasjons telefaksnummer. Benyttes blant annet i tilbud/ordre/faktura.
  • Web-side: Angir din organisasjons navn. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
  • Organisasjonsnummer: Angir din organisasjons organisasjonsnummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
  • Daglig leder: Angir hvem som er daglig leder. Benyttes i organisasjonsplan. Se Organisasjon - Organisasjonsplan.
  • Bankforbindelse: Angir navn på din organisasjons bankforbindelse.
  • Bankkontonummer: Angir din organisasjons bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
  • Regnskapsbyrå: Angir navn på din organisasjons regnskapsbyrå.
  • Revisor: Angir navn på din organisasjons revisor.
  • Internett-leverandør: Angir navn på din organisasjons Internett-leverandør (ISP).

Relaterte emner

11.3 Admin - Brukerkontoer

Introduksjon

Brukerkontoene angir hvem som har tilgang til XS Office. En brukerkonto identifiseres med et brukernavn og et passord. Alle brukerkontoene må knyttes mot en ansatt og en brukergruppe. Hvis du ønsker brukerkontoer som ikke skal fremkomme i ansattlister, kan tilknyttet ansattkonto settes som "ikke aktiv".

Tilgangsrettighetene i XS Office er basert på brukergruppene som brukerkontoene er tilknyttet.

Felter i liste for brukerkontoer

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for brukerkontoer (Admin - Brukerkontoer).
  • Brukernavn: Navnet som brukeren logger inn med.
  • Fullt navn: Brukerens fulle navn.
  • Brukergruppe: Brukergruppe brukerkontoen er tilknyttet. Dette avgjør hvilke rettigheter brukeren har. Se Admin - Tilgangskontroll.
  • Status: Status for brukerkonto (aktiv/deaktivert).
  • Konto utløper: Kan brukes til å avgrense tilgangsrettigheter i tid. Brukeren vil ikke ha tilgang etter angitt dato.
  • Passord endret: Tidspunkt for siste endring av passord.
  • Sist pålogget: Tidspunkt for siste pålogging med denne brukerkontoen.
  • Sist pålogget fra: IP-adresse for siste pålogging med denne brukerkontoen.

Opprette en ny brukerkonto

Brukerkontoer opprettes ved å velge "Ny brukerkonto" fra verktøylinjen på siden Admin - Brukerkontoer.

Innfyllingsfelter for brukerkontoer

  • Brukernavn: Navnet som brukeren logger inn med.
  • Fullt navn: Brukerens fulle navn.
  • E-postadresse: Brukerens e-postadresse. Brukes for tilsending av nytt passord.
  • Ansatt: Ansattkonto som denne brukerkontoen er tilknyttet. Må angis.
  • Brukergruppe: Brukergruppe brukerkontoen er tilknyttet. Dette avgjør hvilke rettigheter brukeren har. Se Admin - Tilgangskontroll.
  • Kontostatus: Status for brukerkonto (aktiv/deaktivert).
  • Varighet for passord: Angir hvor lenge brukeren kan benytte samme passord (tid før påkrevd passordbytte).
  • Konto utløper: Kan brukes til å avgrense tilgangsrettigheter i tid. Brukeren vil ikke ha tilgang etter angitt dato.
  • Intro ved pålogging: Angir om brukeren skal se en introduksjon ved pålogging til XS Office.

Tilordning av ny ansatt til brukerkonto

Hvis du velger å tilknytte en brukerkonto til en annen ansatt med brukerkonto, vil XS Office varsle deg om at du prøver å endre kobling mot ansatt. Hvis du velger "OK" i advarsel vil den nye ansatte kobles mot denne brukerkontoen og den ansatte kan heretter kun logge inn med denne brukerkontoen og ikke sin gamle. Denne funksjonen bør kun benyttes hvis du er sikker på hva du gjør.

Sletting av brukerkontoer

Brukerkontoer kan slettes ved å åpne vinduet for brukerkontoer (klikk på brukernavn i brukerkontolisten), og så velge knappen "Slett".

Tilbakestilling av passord

Hvis brukeren har glemt passordet eller du mistenker misbruk av brukerkontoen, kan du tilbakestille passordet for brukeren til et nytt tilfeldig passord. Dette gjøres ved å åpne vinduet for brukerkontoer (klikk på brukernavn i brukerkontolisten), og så velge knappen "Endre passord". I dialogboksen som kommer frem må du bekrefte eller manuelt endre foreslått passord og velge om brukeren skal motta en e-post med det nye passordet.

Analysere brukerkontoer

Listen over brukerkontoer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.4 Admin - Brukergrupper

Introduksjon

Alle brukere i XS Office må tilknyttes en brukergruppe. Brukergruppene bestemmer hvilke tilgangsrettigheter brukeren har. Se Admin - Tilgangskontroll.

Felter i liste for brukergrupper

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for brukergrupper (Admin - Brukergrupper).
  • Navn: Navn på brukergruppe.
  • Antall: Antall brukerkontoer innenfor denne brukergruppen.
  • Notat: Fritekstnotat for brukergruppe.

Standard brukergrupper

XS Office kommer som standard med fire brukergrupper. Ekstra brukergrupper kan defineres ved behov for ytterligere tilgangsnivåer. Standard brukergrupper og anbefalt bruk er som følger:
  • Brukere: Brukere har normal tilgang til systemet og kan bidra med oppføringer i de fleste moduler. De fleste brukerne bør registreres med denne brukergruppen.
  • Privilegerte brukere: Privilegerte brukere har samme tilgang som "Brukere", men kan også ha ekstra analysefunksjoner (for eksempel Handel - Rapporter og Timeregistrering - Rapporter).
  • Administratorer: Administratorer har tilgang til alle funksjoner. Organisasjonen bør ha maks én eller to administratorkontoer, og alle med sterke passord. Modulene Admin og Organisasjon - Fakta bør kun aksesseres av administratorer.
  • Gjester: Gjestebrukere kan være brukere med begrenset tilgang til systemet. En ekstern regnskapsfører kan for eksempel ha tilgang til Handel - Overførbare bilag og Handel - Bilagsjournaler.

Opprette en ny brukergruppe

Brukergrupper opprettes ved å velge "Ny brukergruppe" fra verktøylinjen på siden Admin - Brukergrupper.

Tilordning av brukere til brukergruppe

Brukerkontoene tilknyttes brukergrupper fra registreringsvinduet for brukerkontoer. Se Admin - Brukerkontoer.

Innfyllingsfelter for brukergrupper

  • Navn: Navn på brukergruppe.
  • Notat: Fritekstnotat for brukergruppe.

Tilordning av brukere til brukergruppe

Brukerkontoene tilknyttes brukergrupper fra registreringsvinduet for brukerkontoer. Se Admin - Brukerkontoer.

Tilordning av rettigheter til brukergruppe

Brukergruppene tilknyttes rettigheter fra registreringsvinduet for tilgangsrettigheter. Se Admin - Tilgangskontroll.

Sletting av brukergrupper

Brukergrupper kan slettes ved å åpne vinduet for brukergrupper (klikk på brukergruppenavn i brukergruppelisten), og så velge knappen "Slett". Det er viktig å ikke slette brukergrupper som er tilknyttet brukerkontoer fordi disse brukerne vil miste sin tilgang når brukergruppen slettes.

Analysere brukergrupper

Listen over brukergrupper kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.5 Admin - Tilgangskontroll

Introduksjon

Alle brukere i XS Office må tilknyttes en brukergruppe. Brukergruppene bestemmer hvilke tilgangsrettigheter brukeren har. Hvis ingen tilgangsbegrensninger er satt, har alle brukergrupper tilgang til alle menyer og menyelementer.

Siden for definering av tilgangskontrollen i XS Office inneholder 3 seksjoner - Brukergrupper, menyelementer, objekt/rettigheter. Via dette grensesnittet kan du definere hvilke brukergrupper som skal ha tilgang til hvilke menyelementer.

Tilgangskontrollen settes ved å først velge brukergruppe og menyelement/menygruppe og så velge tilgangsrettigheter.

Seksjon "Brukergrupper"

Seksjonen "Brukergrupper" lister opp alle brukergrupper som er definert. For å sette tilgangsrettigheter, velges først hvilken gruppe som rettighetene skal gjelde for. Når du har valgt en brukergruppe, vil denne brukergruppen bli valgt i seksjonen "Objekt" til høyre i skjermbildet.

Seksjon "Menyelementer"

Seksjonen "Menyelementer" lister opp alle menyelementer i XS Office. Du kan velge en hovedgruppe eller en undermeny. Hvis tilgangbegrensninger settes på en hovedgruppe, vil alle undermenyer arve innstillingene fra hovedgruppen. Når du har valgt en hovedmeny eller en undermeny, vil denne menyen bli valgt i seksjonen "Objekt" til høyre i skjermbildet.

Seksjon "Objekt/Rettigheter"

Seksjon "Objekt"

Seksjonen "Objekt" vil til enhver tid vise hvilken brukergruppe og menyelement som er aktiv. Tilgangsrettigheter som settes vil kun gjelde kombinasjonen valgt brukergruppe/menyelement. Hvis menyelementet er en hovedgruppe vil innstillingene gjelde undermenyer også.

Seksjon "Rettigheter"

Seksjonen "Rettigheter" viser hvilke tilgangsbegrensninger som er satt for valgt brukergruppe/menyelement. Her kan du justere tilgangsrettighetene for valgt brukergruppe og menyelement. Se under.

Legge inn eller endre tilgangsbegrensninger

For å sette/endre begrensninger, velg ønsket kombinasjon av innstillinger i seksjon "Rettigheter" og velg "Lagre". Innstillingene vil iverksettes umiddelbart. Hvis du vil fjerne begrensninger som er satt tidligere, bruker du knappen "Slett". Denne knappen vil kun være synlig for kombinasjoner av brukergrupper/menyelementer som har tilgangbegrensinger definert. Listen under viser mulige begrensninger for menyelementer:
  • Synlig menyvalg: Hvis dette valget deaktiveres, vil brukere i aktiv brukergruppe ikke kunne se dette menyvalget.
  • Har tilgang: Hvis dette valget deaktiveres, vil brukere i aktiv brukergruppe ikke kunne vise innhold fra dette menyvalget selv om menyvalget er synlig.

Fjerning av egen tilgang til tilgangskontroll

Hvis du forsøker å ta bort "Synlig menyvalg" eller "Har tilgang" for din egen brukergruppe og menyelement "Admin" eller "Admin" - "Tilgangskontroll", vil du få en advarsel. Dette vil du få fordi denne operasjonen vil påvirke din egen tilgang til å justere tilgangsrettighetene etterpå.

Vise oversikt over tilgangsrettigheter

Alle definerte tilgangsbegrensninger finnes i en egen oversiktlig liste sortert på brukergruppe. Se Admin - Tilgangsliste.

Opprette en ny brukergruppe

Brukergrupper opprettes ved å velge "Ny brukergruppe" fra verktøylinjen på siden Admin - Brukergrupper.

Tilordning av brukere til brukergruppe

Brukerkontoene tilknyttes brukergrupper fra registreringsvinduet for brukerkontoer. Se Admin - Brukerkontoer.

Analysere tilgangsrettigheter

Listen over tilgangsrettigheter kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Se Admin - Tilgangsliste.

Relaterte emner

11.6 Admin - Tilgangsliste

Introduksjon

Når alle tilgangsrettigheter er satt, kan du verifisere at alt er korrekt ved å bruke funksjonen Admin - Tilgangsliste. Denne siden er også gunstig å bruke hvis en bruker ikke har tilgang til et menyvalg og du vil finne ut hvilke begrensinger som er satt på brukergruppen denne brukeren tilhører.

Felter i liste for tilgangsrettigheter

Listen over tilgangsrettigheter vil kun vise de menyelementene som har tilgangsbegrensninger satt. Alle andre menyvalg vil være åpne for alle brukergrupper. Listen under viser hvilke felter som vises i listen for tilgangsrettigheter (Admin - Tilgangsliste).
  • Brukergruppe: Brukergruppe tilgangsrettighetene gjelder for.
  • Menyelement: Menyelement tilgangsrettighetene gjelder for.
  • Synlig i meny: Hvis dette valget er aktivt (blå hake), vil brukere i denne brukergruppen kunne se dette menyvalget.
  • Tilgang: Hvis dette valget er aktivt (blå hake), vil brukere i denne brukergruppen kunne vise innhold fra dette menyvalget.

Filtrering basert på brukergruppe

For å kunne se tilgangsrettigheter kun for en enkelt brukergruppe, kan brukergruppefilteret benyttes. Dette gjøres fra rullegardinmenyen "Brukergruppefilter" på verktøylinjen. Når en brukergruppe er valgt her, vil kun tilgangsrettigheter for denne gruppen vises.

Endre tilgangsrettigheter

For å sette tilgangsrettigheter, se Admin - Tilgangskontroll.

Opprette en ny brukergruppe

Brukergrupper opprettes ved å velge "Ny brukergruppe" fra verktøylinjen på siden Admin - Brukergrupper.

Tilordning av brukere til brukergruppe

Brukerkontoene tilknyttes brukergrupper fra registreringsvinduet for brukerkontoer. Se Admin - Brukerkontoer.

Analysere tilgangsrettigheter

Listen over tilgangsrettigheter kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.7 Admin - Ansatte

Introduksjon

Alle brukere i XS Office må være tilknyttet en ansattkonto. Hvis du vil ha en brukerkonto som ikke skal fremkomme i ansattlister defineres du en ansatt med status "ikke aktiv".

I tillegg kan du registrere evt. andre ansatte som ikke skal bruke XS Office. Dermed kan du få lagt inn nøkkeldata for hele organisasjonen selv om ikke alle skal bruke XS Office.

Felter i liste for ansatte

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for ansatte (Admin - Ansatte).
  • Ansattkode: Evt. ansattkode som benyttes i andre personalregistre.
  • Navn: Navn på ansatt.
  • Status: Ansettelsesstatus for ansatt.
  • Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
  • Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
  • Salgsregion: Angir evt. hvilken salgsregion den ansatte tilhører.
  • Brukernavn: Angir brukernavn som er tilknyttet denne ansatte, tom verdi betyr at den ansatte ikke har brukerkonto.
  • Brukergruppe: Angir brukergruppe som er tilknyttet denne ansatte, tom verdi betyr at den ansatte ikke har brukerkonto.

Opprette en ny ansatt

Ansatte opprettes ved å velge "Ny ansatt" fra verktøylinjen på siden Admin - Ansatte.

Innfyllingsfelter for ansatte

Når du oppretter en ansatt, registrerer du først personalia for denne ansatte. Når den ansatte er opprettet, vil det komme frem to ekstra fanekort - et for detaljer rundt ansettelsesforhold og et for bilde av den ansatte.

Fanekort "Personalia"

  • Fornavn: Angir fornavn for ansatt.
  • Mellomnavn: Angir evt. mellomnavn for ansatt.
  • Etternavn: Angir etternavn for ansatt.
  • Initialer: Angir initialer for ansatt. Vil automatisk produseres ved innlegging av fornavn, mellomnavn og etternavn.
  • Ansattkode: Evt. ansattkode som benyttes i andre personalregistre.
  • Kjønn: Kjønn for ansatt.
  • Telefon direkte: Telefonnummer til ansatt på arbeidsstedet.
  • Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt.
  • Hjemmetelefon: Hjemmetelefonnummer til ansatt.
  • E-post: E-postadresse for ansatt.
  • Webside: Evt. personlig webside for ansatt.
  • Hjemmeadresse: Hjemmeadresse for ansatt.
  • Notat: Fritekstnotat for ansatt.
  • Bankkontonr: Bankkontonummer for ansatt.
  • Fødselsdato: Fødselsdato for ansatt.
  • Ny brukerkonto: Angir om ny brukerkonto for ansatt skal opprettes ved oppretting av ansatt. Data fra ansattkonto vil da brukes som utgangspunkt i brukerkonto.

Fanekort "Ansettelsesforhold"

  • Ansettelsesstatus: Angir ansettelsesstatus for ansatt.
  • Stillingsprosent: Angir stillingsprosent for ansatt angitt i %. Bruk verdien som ligger nærmest reell stillingsprosent.
  • Lønnstype: Angir hvilken lønnsordning ansatte tilhører.
  • Månedslønn: Angir brutto månedsbeløp hvis den ansatte har månedslønn.
  • Timelønn: Angir brutto timelønn hvis den ansatte har timelønn.
  • Faktureringsfaktor: Angir faktureringsfaktor for den ansatte. Dette kan brukes til å fakturere timer med en fast prosent. Hvis en faktor er angitt her, vil den overstyre faktor angitt for timearten som timene registreres under.
  • Ansatt siden: Angir ansettelsesdato for den ansatte.
  • Sluttet: Angir evt. sluttdato for den ansatte.
  • Pensjonsdato: Angir evt. dato for pensjonsavgang for den ansatte.
  • Tittel: Angir yrkestittel/stillingstittel for den ansatte.
  • Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
  • Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
  • Selger: Angir om den ansatte er med i organisasjonens salgsavdeling. Brukes for å velge hvilke ansatte som skal med i salgsrapporter.
  • Salgsregion: Angir evt. hvilken salgsregion den ansatte tilhører.

Fanekort "Bilde"

Sletting av ansatte

Ansatte kan slettes ved å åpne vinduet for ansatt (klikk på ansattes navn i ansattlisten), og så velge knappen "Slett". Når en ansatt slutter, bør den ansatte ikke slettes men kun settes som "ikke aktiv". Dette for å beholde koblingen mellom denne ansatte og alt denne ansatte har gjort i XS Office.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.8 Admin - Brukere vs ansatte

Introduksjon

For å få en enkel oversikt over koblingen mellom ansatte og brukerkontoer, kan du bruke siden Admin - Brukere vs ansatte. Her listes alle brukerkontoer og ansatte med tilhørende statuser og brukergrupper opp.

Felter i liste for brukere vs ansatte

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for brukere vs ansatte (Admin - Brukere vs ansatte).
  • Brukernavn: Angir brukernavn for tilknyttet brukerkonto.
  • Ansattnavn: Angir navn på ansatt.
  • Brukergruppe: Angir brukergruppe som er tilknyttet denne ansatte.
  • Ansattstatus: Ansettelsesstatus for ansatt.
  • Kontostatus: Kontostatus for tilknyttet brukerkonto.
  • Konto utløper: Evt. utløpsdato for brukerkonto.

Opprette en ny ansatt

Ansatte opprettes ved å velge "Ny ansatt" fra verktøylinjen på siden Admin - Ansatte.

Opprette en ny brukerkonto

Ansatte opprettes ved å velge "Ny brukerkonto" fra verktøylinjen på siden Admin - Brukerkontoer.

Analysere brukere vs ansatte

Listen over brukere vs ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.9 Admin - Avdelinger

Introduksjon

Ansatte kan merkes med hvilken avdeling de tilhører. Dette vil bl.a. påvirke visningen av Organisasjon - Organisasjonsplan, avdelingsfilteret i Samhandling - Gruppekalender og mottakergrupper for Meldinger - Direktemeldinger.

Felter i liste for avdelinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for avdelinger (Admin - Avdelinger).
  • Navn: Navn på avdeling.
  • Notat: Fritekstnotat for avdeling.
  • Avdelingsleder: Navn på avdelingsleder.

Opprette en ny avdeling

Avdelinger opprettes ved å velge "Ny avdeling" fra verktøylinjen på siden Admin - Avdelinger.

Innfyllingsfelter for avdelinger

  • Navn: Navn på avdeling.
  • Notat: Fritekstnotat for avdeling.
  • Avdelingsleder: Navn på avdelingsleder.

Sletting av avdelinger

Avdelinger kan slettes ved å åpne vinduet for avdeling (klikk på navn i liste for avdelinger), og så velge knappen "Slett".

Analysere avdelinger

Listen over avdelinger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.10 Admin - Avdelingskontorer

Introduksjon

Ansatte kan merkes med hvilket avdelingskontor de tilhører. Med dette menes hvilket kontorsted de holder til ved hvis organisasjonen har kontor på flere geografiske steder.

Felter i liste for avdelingskontorer

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for avdelingskontorer (Admin - Avdelingskontorer).
  • Navn: Navn på avdelingskontor.
  • Notat: Fritekstnotat for avdelingskontor.
  • Leder: Navn på leder for avdelingskontor.

Opprette et nytt avdelingskontor

Avdelingskontorer opprettes ved å velge "Nytt avdelingskontor" fra verktøylinjen på siden Admin - Avdelingskontorer.

Innfyllingsfelter for avdelingskontorer

  • Navn: Navn på avdelingskontor.
  • Notat: Fritekstnotat for avdelingskontor.
  • Leder: Navn på leder for avdelingskontor.

Sletting av avdelingskontorer

Avdelingskontorer kan slettes ved å åpne vinduet for avdelingskontor (klikk på navn i liste for avdelingskontorer), og så velge knappen "Slett".

Analysere avdelingskontorer

Listen over avdelingskontorer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.11 Admin - Tilstedekategorier

Introduksjon

Brukere i XS Office kan markere sin status med en såkalt "tilstedeværelseskategori". Med dette menes en forhåndsdefinert kategori for tilstedeværelse eller fravær fra arbeidsplassen. Typiske verdier kan være "På kontoret", "Ute til lunsj" eller "På ferie".

Organisasjonen kan selv velge hvilke kategorier som skal være tilgjengelig for de ansatte.

Ansatte kan sette sin egen tilstedeværelseskategori fra Privat - Min status eller fra et eget felt for dette på topplinjen i XS Office.

Felter i liste for tilstedeværelseskategorier

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for tilstedeværelseskategorier (Admin - Tilstedekategorier).
  • (farge): Angir hvilken farge som skal følge kategorien. Normalt symboliserer grønt "tilstede", gult "straks tilbake" og rødt "borte over lengre tid". Betydningen kan man imidlertid bestemme selv hvis ønskelig.
  • Ikon: Angir hvilket symbol som skal følge kategorien.
  • Navn: Navn på tilstedeværelseskategori.
  • Notat: Fritekstnotat for tilstedeværelseskategori.

Opprette en ny tilstedeværelseskategori

Tilstedeværelseskategorier opprettes ved å velge "Ny kategori" fra verktøylinjen på siden Admin - Tilstedekategorier.

Innfyllingsfelter for tilstedeværelseskategorier

  • Navn: Navn på tilstedeværelseskategori.
  • Notat: Fritekstnotat for tilstedeværelseskategori.
  • Farge: Angir hvilken farge som skal følge kategorien. Normalt symboliserer grønt "tilstede", gult "straks tilbake" og rødt "borte over lengre tid". Betydningen kan man imidlertid bestemme selv hvis ønskelig.
  • Ikon: Angir hvilket symbol som skal følge kategorien.

Standard tilstedeværelseskategorier

XS Office har følgende tilstedekategorier i en standardinstallasjon:
  • På kontoret (grønn)
  • På hjemmekontor (grønn)
  • Opptatt (gul)
  • Ute til lunsj (gul)
  • Straks tilbake (gul)
  • I møte (gul)
  • På forretningsreise (gul)
  • Dratt hjem (rød)
  • På ferie (rød)
  • Avspaserer (rød)
  • I senga og syk (rød)
  • Sykt barn/kjæledyr (rød)

Sletting av tilstedeværelseskategorier

Tilstedeværelseskategorier kan slettes ved å åpne vinduet for kategori (klikk på navn i liste for tilstedeværelseskategorier), og så velge knappen "Slett".

Analysere tilstedeværelseskategorier

Listen over tilstedeværelseskategorier kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.12 Admin - Prosjektgrupper

Introduksjon

Prosjekter kan merkes med hvilken prosjektgruppe de tilhører. Dette forenkler sorteringen av prosjekter i og med at prosjektene kan kategoriseres. Organisasjonen velger selv hvilke prosjektgrupper den ønsker å ha.

Felter i liste for prosjektgrupper

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for prosjektgrupper (Admin - Prosjektgrupper).
  • Navn: Navn på prosjektgruppe.
  • Notat: Fritekstnotat for prosjektgruppe.

Opprette en ny prosjektgruppe

Prosjektgrupper opprettes ved å velge "Ny prosjektgruppe" fra verktøylinjen på siden Admin - Prosjektgrupper.

Innfyllingsfelter for prosjektgrupper

  • Navn: Navn på prosjektgruppe.
  • Notat: Fritekstnotat for prosjektgruppe.

Sletting av prosjektgrupper

Prosjektgrupper kan slettes ved å åpne vinduet for prosjektgruppe (klikk på navn i liste for prosjektgrupper), og så velge knappen "Slett".

Analysere prosjektgrupper

Listen over prosjektgrupper kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.13 Admin - Firmakategorier

Introduksjon

Firmaer kan merkes med hvilken kategori de tilhører. Dette forenkler sorteringen av firmaer i og med at de kan kategoriseres. Organisasjonen velger selv hvilke firmakategorier den ønsker å ha.

Felter i liste for firmakategorier

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for firmakategorier (Admin - Firmakategorier).
  • Navn: Navn på firmakategori.
  • Notat: Fritekstnotat for firmakategori.

Opprette en ny firmakategori

Firmakategorier opprettes ved å velge "Ny kategori" fra verktøylinjen på siden Admin - Firmakategorier.

Innfyllingsfelter for firmakategorier

  • Navn: Navn på firmakategori.
  • Notat: Fritekstnotat for firmakategori.

Sletting av firmakategorier

Firmakategorier kan slettes ved å åpne vinduet for firmakategori (klikk på navn i liste for firmakategorier), og så velge knappen "Slett".

Analysere firmakategorier

Listen over firmakategorier kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.14 Admin - Bransjer

Introduksjon

Firmaer kan merkes med hvilken bransje de tilhører. Dette forenkler sorteringen av kunder og leverandører i og med at de kan fordeles på bransjer. Organisasjonen velger selv hvilke bransjer den ønsker å bruke.

Felter i liste for bransjer

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for bransjer (Admin - Bransjer).
  • Navn: Navn på bransje.
  • Notat: Fritekstnotat for bransje.

Opprette en ny bransje

Bransjer opprettes ved å velge "Ny bransje" fra verktøylinjen på siden Admin - Bransjer.

Innfyllingsfelter for bransjer

  • Navn: Navn på bransje.
  • Notat: Fritekstnotat for bransje.

Sletting av bransjer

Bransjer kan slettes ved å åpne vinduet for bransje (klikk på navn i liste for bransjer), og så velge knappen "Slett".

Analysere bransjer

Listen over bransjer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.15 Admin - Brukerstøttegrupper

Introduksjon

Brukerstøttesaker kan merkes med hvilken brukerstøttekategori de tilhører. Dette forenkler håndteringen av brukerstøttesaker i og med at de kan kategoriseres. Organisasjonen velger selv hvilke brukerstøttekategorier den ønsker å ha.

Felter i liste for brukerstøttekategorier

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for brukerstøttekategorier (Admin - Brukerstøttegrupper).
  • Navn: Navn på brukerstøttekategori.
  • Notat: Fritekstnotat for brukerstøttekategori.

Opprette en ny brukerstøttekategori

Brukerstøttegrupper opprettes ved å velge "Ny kategori" fra verktøylinjen på siden Admin - Brukerstøttegrupper.

Innfyllingsfelter for brukerstøttekategorier

  • Navn: Navn på brukerstøttekategori.
  • Notat: Fritekstnotat for brukerstøttekategori.

Sletting av brukerstøttekategorier

Brukerstøttegrupper kan slettes ved å åpne vinduet for brukerstøttekategori (klikk på navn i liste for brukerstøttekategorier), og så velge knappen "Slett".

Analysere brukerstøttekategorier

Listen over brukerstøttekategorier kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.16 Admin - Brukerstøttekilder

Introduksjon

Brukerstøttesaker kan merkes med hvordan saken ble meldt inn. Dette kalles for en "brukerstøttekilde" i XS Office. Typiske alternativer er "telefon" og "e-post". Dette forenkler håndteringen av brukerstøttesaker i og med at du enkelt kan se hvordan saken ble meldt inn. Organisasjonen velger selv hvilke brukerstøttekilder den ønsker å bruke.

Felter i liste for brukerstøttekilder

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for brukerstøttekilder (Admin - Brukerstøttekilder).
  • Navn: Navn på brukerstøttekilde.
  • Notat: Fritekstnotat for brukerstøttekilde.

Opprette en ny brukerstøttekilde

Brukerstøttekilder opprettes ved å velge "Ny kilde" fra verktøylinjen på siden Admin - Brukerstøttekilder.

Innfyllingsfelter for brukerstøttekilder

  • Navn: Navn på brukerstøttekilde.
  • Notat: Fritekstnotat for brukerstøttekilde.

Sletting av brukerstøttekilder

Brukerstøttekilder kan slettes ved å åpne vinduet for brukerstøttekilde (klikk på navn i liste for brukerstøttekilder), og så velge knappen "Slett".

Analysere brukerstøttekilder

Listen over brukerstøttekilder kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.17 Admin - Timearter

Introduksjon

I timeregistreringen kan du velge å merke timeforbruket med en timeart. Timearten sier noe om typen arbeid som er utført. Bruk av timearter er viktig i forbindelse med fakturering av timeforbruk. Hvis ikke den ansatte har en fastlåst faktureringsprosent, vil antallet fakturerte timer følge oppsettet for timearten. Organisasjonen velger selv hvilke timearter den ønsker å bruke.

For mange organisasjoner vil det være hensiktsmessig å pålegge brukerne å registrere hvilken timeart timeforbruket gjelder. Du kan angi at timearten er påkrevd ved timeregistrering fra Admin - Globale innstillinger.

Felter i liste for timearter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for timearter (Admin - Timearter).
  • Navn: Navn på timeart.
  • Standardprodukt: Angir evt. standard produkt knyttet til timeart. Brukes ved opprettelse av salgsordre (fakturering av timer).
  • Faktureringsfaktor: Angir evt. standard faktureringsfaktor for timeart angitt i prosent. Brukes for å beregne "fakturerbare timer" under timeregistreringen. 100% betyr at registrerte timer = fakturerte timer. Høyere verdi enn 100% betyr at du overtakserer timeforbruket.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret oppføringen sist.

Opprette en ny timeart

Timearter opprettes ved å velge "Ny timeart" fra verktøylinjen på siden Admin - Timearter.

Innfyllingsfelter for timearter

  • Navn: Navn på timeart.
  • Standardprodukt: Angir evt. standard produkt knyttet til timeart. Brukes ved opprettelse av salgsordre (fakturering av timer).
  • Faktureringsfaktor: Angir evt. standard faktureringsfaktor for timeart angitt i prosent. Brukes for å beregne "fakturerbare timer" under timeregistreringen. 100% betyr at registrerte timer = fakturerte timer. Høyere verdi enn 100% betyr at du overtakserer timeforbruket. Det finnes snarveier i skjermbildet for å velge standardverdier.
  • Interntid: Angir om timearten representerer intern tid eller tid med kunde/ekstern part.
  • Aktiv: Angir om timearten er aktiv eller ikke. Kun aktive timearter kan benyttes i timeregistreringen.
  • Notat: Fritekstnotat for timeart. Organisasjonen bør her si noe om hvilke typer arbeid og oppdrag som skal registreres under denne timearten.

Sletting av timearter

Timearter kan slettes ved å åpne vinduet for timeart (klikk på navn i liste for timearter), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere timearten som deaktivert.

Lage kopi av en timeart

Åpne timearten du ønsker å lage en kopi av. Velg så knappen "Lag kopi". Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil du ha opprettet en ny timeart med navn "Kopi av ...".

Filtrere timearter

Følgende filtreringer kan gjøres for listen over timearter fra verktøylinjen:
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (timearter som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
  • Mine: Viser kun timearter du selv har opprettet eller sist lagret.
  • Deaktiverte: Viser alle deaktiverte timearter.
  • Alle: Viser alle timearter. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere timearter

Listen over timearter kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Analysere timearter

Listen over timearter kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.18 Admin - Dokumentkategorier

Introduksjon

Dokumenter kan merkes med hvilken dokumentkategori de tilhører. Dette forenkler sorteringen av dokumenter i og med at de kan kategoriseres. Organisasjonen velger selv hvilke dokumentkategorier den ønsker å ha.

Felter i liste for dokumentkategorier

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for dokumentkategorier (Admin - Dokumentkategorier).
  • Navn: Navn på dokumentkategori.
  • Notat: Fritekstnotat for dokumentkategori.

Opprette en ny dokumentkategori

Dokumentkategorier opprettes ved å velge "Ny kategori" fra verktøylinjen på siden Admin - Dokumentkategorier.

Innfyllingsfelter for dokumentkategorier

  • Navn: Navn på dokumentkategori.
  • Notat: Fritekstnotat for dokumentkategori.

Sletting av dokumentkategorier

Dokumentkategorier kan slettes ved å åpne vinduet for dokumentkategori (klikk på navn i liste for dokumentkategorier), og så velge knappen "Slett".

Analysere dokumentkategorier

Listen over dokumentkategorier kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.19 Admin - Salgsregioner

Introduksjon

Ansatte kan merkes med hvilken salgsregion de tilhører. Dette gjør at du kan budsjettere og rapportere salg fordelt på salgsregioner. Hver enkelt selger kan kobles mot sin salgsregion fra fanekortet "Ansettelsesforhold" under Admin - Ansatte.

Felter i liste for salgsregioner

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for salgsregioner (Admin - Salgsregioner).
  • Navn: Navn på salgsregion (for eksempel fylke eller landsdel).
  • Notat: Fritekstnotat for salgsregion.
  • Regionsleder: Navn på regionsleder.

Opprette en ny salgsregion

Salgsregioner opprettes ved å velge "Ny region" fra verktøylinjen på siden Admin - Salgsregioner.

Innfyllingsfelter for salgsregioner

  • Navn: Navn på salgsregion (for eksempel fylke eller landsdel).
  • Notat: Fritekstnotat for salgsregion.
  • Leder: Navn på regionsleder.

Sletting av salgsregioner

Salgsregioner kan slettes ved å åpne vinduet for salgsregion (klikk på navn i liste for salgsregioner), og så velge knappen "Slett".

Analysere salgsregioner

Listen over salgsregioner kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.20 Admin - Selskapsformer

Introduksjon

Firmaer kan merkes med hvilken selskapsformer de har. Typiske alternativer her er AS, ASA, ANS, NUF o.s.v. Dette forenkler sorteringen av firmaer i og med at de kan kategoriseres etter organisasjonsform.

Felter i liste for selskapsformer

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for selskapsformer (Admin - Selskapsformer).
  • Navn: Navn på selskapsform.
  • Notat: Fritekstnotat for selskapsform.

Opprette en ny selskapsform

Selskapsformer opprettes ved å velge "Ny selskapsform" fra verktøylinjen på siden Admin - Selskapsformer.

Innfyllingsfelter for selskapsformer

  • Navn: Navn på selskapsform.
  • Notat: Fritekstnotat for selskapsform.

Sletting av selskapsformer

Selskapsformer kan slettes ved å åpne vinduet for selskapsform (klikk på navn i liste for selskapsformer), og så velge knappen "Slett".

Analysere selskapsformer

Listen over selskapsformer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

11.21 Admin - Dato og tid

Introduksjon

Korrekt dato og klokkeslett er viktige for funksjonaliteten i XS Office. I webapplikasjoner er ofte to ulike klokker av betydning, nemlig klokka på webtjeneren og klokka hos klienten (deg).

XS Office bruker for det meste dato og klokke på webtjeneren som referanse for tid. Noen steder (blant annet Diverse - Verdensur) brukes derimot brukerens klokke som referanse. Det er derfor viktig at klokkene er noenlunde korrekte og synkroniserte.

Funksjonen Admin - Dato og tid sammenligner dato og klokkeslett på webtjeneren med klokka på din PC. Dette gjør at du kan verifisere at de er "i fase". Det finnes en egen liten tabell med overskrift "Differanse" som viser avviket for henholdsvis dato og klokkeslett.

11.22 Admin - Nasjonaliteter

Introduksjon

Adressefelter i XS Office har ofte eget innfyllingsfelt for land/nasjon. De tilgjengelige landene som skal vises som alternativer i oppslag for land registreres her.

Felter i liste for nasjonaliteter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for nasjonaliteter (Admin - Nasjonaliteter).
  • Kode: Landskode (for eksempel no, se, de).
  • Navn: Navn på nasjon/land (for eksempel Norge, Sverige, Tyskland).
  • Notat: Fritekstnotat for nasjonalitet.

Opprette en ny nasjonalitet

Nasjonaliteter opprettes ved å velge "Ny nasjon" fra verktøylinjen på siden Admin - Nasjonaliteter.

Innfyllingsfelter for nasjonaliteter

  • Kode: Landskode (for eksempel no, se, de).
  • Navn: Navn på nasjon/land (for eksempel Norge, Sverige, Tyskland).
  • Notat: Fritekstnotat for nasjonalitet.

Sletting av nasjonaliteter

Nasjonaliteter kan slettes ved å åpne vinduet for nasjonalitet (klikk på navn i liste for nasjonaliteter), og så velge knappen "Slett".

Analysere nasjonaliteter

Listen over nasjonaliteter kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

11.23 Admin - Nummerserier

Introduksjon

Mange typer oppføringer i XS Office tilordnes et automatisk løpenummer når de opprettes. Disse numrene er unike og identifiserer hver enkelt oppføring.

Noen ganger kan det være ønskelig å justere disse nummerseriene. Dette kan for eksempel være fordi man ønsker ulike nummerserier for salgsordrer og fakturaer eller at man vil ha en nummerering som stemmer med et annet administrativt system. Nummerseriene for noen oppføringstyper i XS Office kan endres via denne siden. Den nye verdien må alltid være større enn den verdien som er brukt sist. Dette fordi du ikke skal risikere å få to oppføringer med samme nummer.

Oppføringer med redigerbar nummerserie

Følgende oppføringer har nummerserier som kan endres i XS Office:
  • Tilbud
  • Salgsordrer
  • Faktura
  • Kreditnota
  • Firma
  • Prosjekter
  • Brukerstøttesaker

Felter i listevisning for nummerserier

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for nummerserier (Admin - Nummerserier).
  • Navn: Navn på nummerserie.
  • Laveste verdi: Angir laveste registrerte tallverdi i nummerserie.
  • Sist brukt: Angir høyeste registrerte tallverdi i nummerserie.
  • Neste verdi: Angir neste tallverdi i nummerserie som vil benyttes ved neste oppføring.
  • (blyantsymbol): Klikk for å redigere nummerserie.

Innfyllingsfelter for nummerserier

  • Laveste verdi: Angir laveste registrerte tallverdi i nummerserie (ikke redigerbar).
  • Sist brukt: Angir høyeste registrerte tallverdi i nummerserie (ikke redigerbar).
  • Neste verdi: Angir neste tallverdi i nummerserie som vil benyttes ved neste oppføring. Kan endres til en ny verdi som er høyere enn verdi i felt "Sist brukt".

Redigere nummerserier

Nummerserier kan redigeres ved å klikke på blyantsymbolet til høyre for ønsket nummerserie. Du kan kun endre på felt "Neste verdi" og den nye verdien må være høyere enn verdi i felt "Sist brukt".

Analysere nummerserier

Listen over nummerserier kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

Innledning
Min side
Organisasjon
Meldinger
Samhandling
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Handel
Diverse
Admin
Globale innstillinger
Organisasjonsfakta
Brukerkontoer
Brukergrupper
Tilgangskontroll
Tilgangsliste
Ansatte
Brukere vs ansatte
Avdelinger
Avdelingskontorer
Tilstedekategorier
Prosjektgrupper
Firmakategorier
Bransjer
Brukerstøttegrupper
Brukerstøttekilder
Timearter
Dokumentkategorier
Salgsregioner
Selskapsformer
Dato og tid
Nasjonaliteter
Nummerserier
Lag din egen merkevare

CRM, faktura, timeregistrering og prosjektstyring på web

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko