Admin - Globale innstillinger

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

11.1 Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

Globale innstillinger inneholder generelle parametere for de ulike modulene. Innstillingene her gjelder alle brukere og bør rettighetsstyres slik at det ikke oppstår uønskede situasjoner fordi utilsiktede endringer utføres.

Gruppering av globale innstillinger

Globale innstillinger er gruppert etter kategori. Dermed finner du alle relaterte innstillinger i samme kategori. Du kan åpne og lukke kategorier ved å klikke på kategorinavnet eller teksten "Lukk gruppe"/"Utvid gruppe" til høyre. Du kan også åpne eller lukke alle kategorier i én operasjon fra verktøylinjen med knappene "Lukk alle" og "Utvid alle".

"Siste endring"

Øverst på siden samt nederst i listen over globale innstillinger finner du informasjon om hvilken innstilling som ble endret sist, når det ble gjort og hvem som utførte handlingen. Dette gir deg en enkel indikasjon på når noe ble endret sist.

Felter i liste for globale innstillinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for globale innstillinger (Admin - Globale innstillinger).

Nr: Nummer for hver innstilling.
Parameter: Beskrivelse av betydning for hver innstilling.
Verdi: Gjeldende verdi for hver innstilling.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av innstilling.
Av: Initialer til den som lagret innstillingen sist.

Endre en global innstilling

Globale innstillinger endres ved å klikke på ønsket parameternavn i listen eller ved å bruke blyant-symbolet helt til høyre for hver oppføring. Etter endring vil innstillingen lagres ved å klikke knappen "Lagre" i vinduet for endring av innstilling. For å lukke vinduet uten å lagre, velg knappen "Avbryt". Tidspunkt og dine initialer vil automatisk lagres hver gang du endrer en innstilling.

Typer globale innstillinger

Innfyllingsfeltene for globale innstillinger vil variere ettersom hvilken type innstilling det dreier seg om. De vanligste typene er:

Innfyllingsfelt for tallverdi: Feltet vil kun godta tall og desimalskilletegn (komma). Feltet kan ha begrensninger for antall sifre som kan benyttes.
Innfyllingsfelt for tekstverdi: Feltet vil godta alle bokstaver, tall og spesialtegn. Feltet kan ha begrensninger for antall tegn som kan benyttes.
Innfyllingsfelt for tekst over flere linjer: Feltet vil godta alle bokstaver, tall og spesialtegn. Feltet kan ha begrensninger for antall tegn som kan benyttes.
Avkrysningsboks: Feltet vil ha to tilstander (av/på eller ja/nei).
Nedtrekksliste: En nedtrekksliste med forhåndsdefinerte valgalternativer.

Spesialfelter for globale innstillinger

Mange globale innstillinger støtter spesialfelter. Dette betyr at man kan skrive inn en spesiell kode omgitt av tegnet @ (krøllalfa) på begge sider. Da vil XS Office automatisk erstatte spesialfeltet med relevante verdier for den oppføringen det gjelder. I listen over globale innstillinger (se "Tilgjengelige globale innstillinger") er det angitt hvilke innstillinger som støtter spesialfelter. Følgende spesialfelter er tilgjengelige:

@ID@: Brukes for å legge inn den unike identifikatoren for den aktuelle oppføringen.
@SUBJECT@: Brukes for å legge inn emne for den aktuelle oppføringen.
@DATE@: Brukes for å legge inn opprettelsesdato, tilbudsdato, ordredato eller fakturadato for den aktuelle oppføringen.

Tilgjengelige globale innstillinger

Listen under viser tilgjengelige globale innstillinger fordelt på kategorier.

Firmainnstillinger

Timeverk i standard arbeidsuke (tallverdi): Antall timer i en normalarbeidsuke. Benyttes bl.a. i Timeregistrering - Mine timer.
Antall år for gullklokka (tallverdi): Antall år før ansatte mottar en hederspris for lang tjenestetid. Brukes i Organisasjon - Gullklokka.

For flere firmainnstillinger, se også Organisasjon - Fakta.

CRM

Standard kredittgrense for kunder (tallverdi): Normal kredittgrense for kunder angitt i standardvaluta.
Emne for tilbakemelding saker (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i tilbakemeldinger via e-post for saker. Støtter spesialfelter (se over).
Emne for oppfølginger saker (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i oppfølginger via e-post for saker. Støtter spesialfelter (se over).
Kopimottaker tilbakemelding saker (tekst): Standard e-postadresser i kopi-feltet ved tilbakemeldinger for saker. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
Blindkopimottaker tilbakemelding saker (tekst): Standard e-postadresser i blindkopi-feltet ved tilbakemeldinger for saker. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
E-postsignatur tilbakemelding saker (tekst): Standardtekst som vil komme til slutt i e-post i tilbakemeldinger for saker. for eksempel "Vi takker for tilbakemeldingen" e.l.
Varsle kundeansvarlig ved forfalt sak (ja/nei): Parameter som angir om kundeansvarlig for firma knyttet til sak skal varsles per e-post hvis ikke sak er registrert som fullført ved forfall.
Standard mottaker av oppfølginger for saker (tekst) Standard e-postadresser i til-feltet ved oppfølginger for saker. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
Standard kopimottaker av oppfølginger for saker (tekst) Standard e-postadresser i kopi-feltet ved oppfølginger for saker. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
E-postsignatur oppfølginger saker (fritekst) Standardtekst som vil komme til slutt i e-post i oppfølginger for saker.
Vis kun åpne saker som standard (ja/nei) Angir om "åpne saker" skal være standardvisning for saker. Standardverdien "Nei" vil vise alle saker. Se CRM - Saker.

Timeregistrering

Firmanavn påkrevd ved timeregistrering (ja/nei): Angir om firmanavnfeltet er påkrevd av brukerne ved timeregistrering.
Prosjekt påkrevd ved timeregistrering (ja/nei): Angir om prosjektfeltet er påkrevd av brukerne ved timeregistrering.
Timeart påkrevd ved timeregistrering (ja/nei): Angir om timeartfeltet er påkrevd av brukerne ved timeregistrering.
Standard emne for salgsordrer fra timeregistrering (tekst): Standard emnetekst for nye salgsordrer fra timeregistrering.

E-post og varsling

SMTP-server (tekst): Angir IP-adresse eller DNS-navn for SMTP-server (Simple Mail Transport Protocol). Dette er e-postserver for utgående e-post. Kan normalt være loginmail.xsoffice.no hvis ikke organisasjonen har egen SMTP-server.
E-postadresse for avsender av påminnelser (tekst): Angir e-postadresse for påminnelser. Kan være support@xsoffice.no eller en egen e-postadresse for organisasjonen.
Navn på avsender av påminnelser (tekst): Angir navn for avsender av påminnelser. Kan være "Påminnelse XS Office" eller et annet passende navn.

Prosjektstyring

Vis ikke-fullførte prosjekter som standard (ja/nei): Angir om ikke-fullførte prosjekter skal være standardvisning for prosjekter. Standardverdien "Nei" vil vise alle prosjekter. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Emne for møtereferater som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i møtereferater via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
Emne for møteinnkallinger som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i møteinnkallinger via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
Standard timekostnad for timeregistreringer: Standard timekostnad i prosjektregnskap for timeregistreringer uten timeart (eller registreringer av ansatt uten definert timelønn). Se Prosjekt - Prosjektliste.

Handel

Standard antall dager kreditt for kunder (tallverdi): Angir betalingsfrist oppgitt i dager for fakturaer som opprettes fra salgsordrer som ikke har angitt betalingsbetingelser.
Valuta-symbol (tekst): Angir navn på standard valuta. Normalt NOK for norske organisasjoner.
MVA-sats høy (tallverdi): Angir høy MVA-sats. Brukes normalt for den høyeste MVA-satsen i bruk. Verdien angis som en prosentverdi (for eksempel 25).
MVA-sats middel (tallverdi): Angir middels MVA-sats. Brukes normalt for den nest høyeste MVA-satsen i bruk. Verdien angis som en prosentverdi (for eksempel 13).
MVA-sats lav (tallverdi): Angir lav MVA-sats. Brukes normalt for den laveste MVA-satsen i bruk. Verdien angis som en prosentverdi (for eksempel 8).
Standard faktureringsgebyr (tallverdi): Angir standard faktureringsgebyr for kunder som ikke har egne satser på kundekortet.
Bruk KID i fakturering (ja/nei): Angir om organisasjonen har en KID-avtale og vil ha XS Office til å beregne KID på utgående fakturaer. Se Handel - Utgående faktura.
Standard KID-format (tekst): Angir standardformat for KID-numre. Se Handel - Utgående faktura.
Standard fakturatekst (fritekst): Angir standard fakturatekst som vil komme nederst i fakturateksten. Se Handel - Utgående faktura.
Standard betalingsinfo faktura (fritekst): Angir standard betalingsinformasjon som vil komme på giroen i fakturaene. Se Handel - Utgående faktura.
Kopimottaker sendte tilbud (tekst): Standard e-postadresser i kopi-feltet for sendte tilbud. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
Blindkopimottaker sendte tilbud (tekst): Standard e-postadresser i blindkopi-feltet for sendte tilbud. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
Kopimottaker sendte ordrebekreftelser (tekst): Standard e-postadresser i kopi-feltet for sendte ordrebekreftelser. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
Blindkopimottaker sendte ordrebekreftelser (tekst): Standard e-postadresser i blindkopi-feltet for sendte ordrebekreftelser. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
Kopimottaker sendte faktura (tekst): Standard e-postadresser i kopi-feltet for sendte fakturaer. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
Blindkopimottaker sendte faktura (tekst): Standard e-postadresser i blindkopi-feltet for sendte fakturaer. Flere e-postadresser kan skilles med semikolon.
Kontaktinformasjon i bunntekst i salgsdokumenter (ja/nei): Angir om kontaktinformasjon (e-post, adresser o.s.v.) skal komme i bunntekst. Hvis nei (standardverdi) vil kontaktinformasjonen plasseres i toppteksten i PDF-filene.
Varsle "vår ref." ved leveringsdato for ordre (ja/nei): Angir om ansvarlig person skal varsles med en påminnelse per e-post ved leveringsdato for salgsordrer.
Varsle "vår ref." ved forfalt faktura (ja/nei): Angir om ansvarlig person skal varsles med en påminnelse per e-post ved forfalt faktura.
Vis ikke-fakturerte salgsordrer som standard (ja/nei): Angir om ikke-fakturerte salgsordrer skal være standardvisning for salgsordrer. Standardverdien "Nei" vil vise alle salgsordrer. Se Handel - Salgsordrer.
Vis ikke-aktiverte tilbud som standard (ja/nei): Angir om ikke-aktiverte tilbud skal være standardvisning for tilbud. Standardverdien "Nei" vil vise alle tilbud. Se Handel - Tilbud.
Emne for tilbud som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i tilbud via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
Emne for ordrebekreftelser som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i ordrebekreftelser via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
Emne for pakksedler som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i pakksedler via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
Emne for plukklister som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i plukklister via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
Emne for fakturaer som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i fakturaer via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
Emne for kreditnotaer som sendes per e-post (tekst): Standard emnetekst som vil komme i emnefeltet i kreditnotaer via e-post. Støtter spesialfelter (se over).
Standard salgskonto avgiftspliktig salg: Standard salgskonto for avgiftspliktig salg. Kan overstyres per produkt og per ordrelinje.
Standard salgskonto avgiftsfritt salg: Standard salgskonto for avgiftsfritt salg. Kan overstyres per produkt og per ordrelinje.
Standard avgiftskode utgående MVA: Standard avgiftskode for utgående MVA (ved salg av produkter).
Standard avgiftskode inngående MVA: Standard avgiftskode for inngående MVA (ved innkjøp av produkter).

Bilagshåndtering

Startnummer for bilagsnummerering (tallverdi): Angir startnummer for automatisk bilagsnummerering.
Standard bilagsart for nye bilag (tallverdi): Angir standard bilagsart ved oppretting av nye bilag. Brukes for å forenkle bilagsregistreringen.
Standard konto for nye bilag (tallverdi): Angir standard konto for kontering av bilag. Brukes for å forenkle bilagsregistreringen.

Analysere globale innstillinger

Listen over globale innstillinger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.