CRM | XS Office

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

Innledning

CRM i XS Office gir deg full oversikt over dine kunder, leverandører, potensielt fremtidige kunder (ledetråder/"leads") og muligheter for mersalg til eksisterende kunder.

Firmakortet gir deg mulighet til å se alle hendelser mot ett enkelt firma. Potensielle nye kunder lagres som ledetråder og kan konverteres automatisk til kunde ved behov. Nye potensielle salg lagres som salgsmuligheter og er utgangspunktet for "pipeline".

Det finnes også mulighet for å registrere inn foretakets konkurrenter, registrere en SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) for hver av dem og rangere dem opp mot hverandre.

5.1 CRM - Siste nytt

"Siste nytt" gir deg mulighet til å raskt få en oversikt over siste hendelser knyttet til kunder og leverandører. Du kan velge å vise de siste oppføringene kronologisk eller gruppert på oppføringstype.

Denne funksjonaliteten er også tilgjengelig i firmakortet og prosjektkortet.

Oppføringer som er tilgjengelig i "siste nytt"

Tabellen under viser oversikt over hvilke typer oppføringer som er tilgjengelige samt hvilke kriterier som må være oppfylt for at en oppføring skal vises. Den viser også hvilken versjon av XS Office som oppfølgingene er avhengig av.

Oppføringstype	Kriterie for visning	Kriterie for visning under "Mine oppføringer"	Versjon
Avtaler	Avtalen er markert med "vis all informasjon".	Du er ført opp som ansatt i avtalen.	Alle
Møter	Ingen.	Du er registrert som deltaker i møtet.	PRO,ENT
Samtaler	Ingen.	Du er ført opp som ansatt i samtalen.	PRO,ENT
Oppgaver	Oppgaven er ikke markert som privat.	Du er ført opp som ansvarlig for oppgaven.	Alle
Notater	Notatet er ikke markert som privat.	Du er den som opprettet notatet eller endret det sist.	Alle
Saker	Ingen.	Du er markert som ansvarlig eller QA-ansvarlig for saken.	PRO,ENT
Mottatt e-post	Meldingen er ikke markert som privat.	Du er registrert som mottaker for meldingen eller den som sist endret meldingsdetaljene.	PRO,ENT
Sendt e-post	Meldingen er ikke markert som privat.	Du er registrert som avsender for meldingen eller den som sist endret meldingsdetaljene.	PRO,ENT
SMS	Ingen.	Du er den som sendte tekstmeldingen.	PRO,ENT
Dokumenter	Dokumentet er ikke en lenke.	Du er den som opprettet dokumentet eller endret det sist.	PRO,ENT
Salgsmuligheter	Ingen.	Du er ført opp som ansvarlig for salgsmuligheten.	PRO,ENT
Tilbud	Ingen.	Du er ført opp som "vår ref" eller selger i tilbudet.	INV,ENT
Salgsordrer	Ingen.	Du er ført opp som "vår ref" eller selger i salgsordren.	INV,ENT
Utgående fakturaer	Ingen.	Du er ført opp som "vår ref" eller selger for tilknyttet salgsordre, har opprettet fakturaen eller markert den som betalt.	INV,ENT
Utgående kreditnotaer	Ingen.	Du er ført opp som "vår ref" eller selger for tilknyttet salgsordre eller har opprettet kreditnotaen.	INV,ENT

Felter i liste over siste nytt

Listen under viser hvilke felter som vises i "siste nytt".

(Spørsmålstegn): Angir type oppfølging.
Dato: Angir dato knyttet til oppfølgingen (hvis tilgjengelig).
Emne: Angir emne for oppfølgingen.
Firma: Navn på evt. firma som oppfølgingen er knyttet mot.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som oppfølgingen er knyttet mot.
Ansv: Angir eventuell ansvarlig for oppfølgingen.
Sist endret: Tidspunkt oppfølgingen ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret oppfølgingen sist.
(Timeregistrering): Klikk for å opprette en timeregistrering basert på oppfølgingen.

Vise "siste nytt" kronologisk

Hvis du ønsker å se "siste nytt" sortert etter tidspunkt for siste endring uavhengig av oppføringstype, velger du "Vis kronologisk" på verktøylinjen. Listen vil da vise inntil 100 oppfølginger av hver gruppe. Du vil da også få muligheten til å navigere bakover i tid ved hjelp av navigeringsknappene for lister.

Vise "siste nytt" gruppert

Hvis du ønsker å returnere fra kronologisk visning til gruppert visning, velger du "Vis i grupper" på verktøylinjen. Listen vil da vise inntil 5 oppfølginger av hver gruppe.

Analysere "siste nytt"

"Siste nytt" kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.2 CRM - Ledetråder

Introduksjon

"CRM - Ledetråder" håndterer potensielle kunder (også ofte kalt kundeemner) i den første kontaktfasen. Mange innen oppsøkende salg bruker ledetrådslister som utgangspunkt for ringelister.

Hvis den første kontakten med kundeemnet er positiv, kan ledetråden/kundeemnet konverteres til en firmaoppføring. Som en firmaoppføring vil du ha mulighet til å koble oppfølginger som avtaler, tilbud o.s.v. til prospektet. XS Office kan automatisk konvertere ledetråder til firmaoppføringer. Det kan være gunstig at potensielle kunder lagres med kategori som for eksempel "Prospekt" når de konverteres fra ledetråder. Dette gjør at du enkelt kan ta ut oversikt over alle sammen basert på kategori hvis du skal følge opp flere prospekter for mulige salg.

Felter i ledetrådsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i ledetrådsliste (CRM - Ledetråder).

(Stjerne): Angir klassifisering for ledetråd. Se under.
(Telefonsymbol): Angir status for første gangs kontakt med ledetråd. Se under.
Navn: Navn for ledetråd (som oftest navn på foretak).
Emne: Emne for ledetråd.
Bransje: Bransje foretaket tilhører.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for oppfølging av ledetråd/kundeemne.
Sist endret: Tidspunkt ledetråden ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret ledetråden sist.
(Ikoner): Ikoner med kobling mot ledetrådens oppføring i Brønnøysund og Leverandørguiden.

Klassifisering av ledetråder

Ledetråder klassifiseres med følgende rangering.

Het: Ledetråden har stort potensial for å bli en fremtidig kunde. Symboliseres i listen som en flamme.
Normal: Ledetråden er ikke klassifisert eller potensialet er uvisst. Symboliseres uten symbol i liste.
Kald: Ledetråden har avvist all kontakt og vil høyst sannsynlig ikke bli kunde. Symboliseres i listen som en regnsky.

Status for første kontakt med ledetråder

Ledetråder symboliseres som et telefonrør med indikering av status for første gangs kontakt med ledetråd.

Grønn hake: Det er oppnådd kontakt med riktig person hos ledetråden.
Ingen indikering: Ledetråden er ikke kontaktet.
Rødt kryss: Ledetråden kan ikke kontaktes, er ikke interessert eller uinteressant av andre grunner.

Opprette en ny ledetråd/kundeemne

Ledetråder kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny ledetråd" fra verktøylinjen på siden CRM - Ledetråder.
Velg "Ledetråd" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
Bruk hurtigtasten for ledetråder. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for ledetråder/kundeemner

Navn: Navn på ledetråd (som oftest navn på foretak).
Bransje: Bransje ledetråden tilhører.
Webside: Websideadresse for ledetråd.
Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for ledetråd.
Telefon: Telefonnummer til ledetråd. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for innfyllingsfeltet. Se under.
Telefaks: Telefaksnummer til ledetråd.
Antall ansatte: Antall ansatte hos ledetråd.
Årlig omsetning: Årlig omsetning for ledetråd.
Kredittverdighet: Angir om ledetråden er kredittverdig.
Betalingsanmerkn.: Om ledetråden har betalingsanmerkninger.
Emne: Emne for ledetråd.
Ansvarlig: Navn på ansatt som er ansvarlig for oppfølging av ledetråd.
Status: Status for om ledetråden er kontaktet.
Første kontakt: Tidspunkt for første kontakt med ledetråd.
Klassifisering: Klassifisering for ledetråd (hvor interessant den er).
Kilde: Kilde for ledetråd (hvordan ledetråden ble innhentet).
Notat: Fritekstnotat for ledetråd.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
Tittel / stilling: Tittel/stilling for kontaktperson.
Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
E-post: E-postadresse til kontaktperson.
Telefon direkte: Direkte telefonnummer til kontaktperson.
Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.

Click-to-call

Hvis du har avtale om integrert IP-telefoni i XS Office, kan du ringe opp ledetråder direkte fra XS Office. Dette kalles ofte "Click-to-call" siden du kan starte en samtale ved å klikke på et ikon.

Konvertere ledetråd til firmaoppføring

Hvis den første kontakten med ledetråden er positiv, kan ledetråden/kundeemnet konverteres til en firmaoppføring. Dette kalles ofte å "kvalifisere" ledetråden. Som en firmaoppføring vil du ha utvidede mulighet til å registrere oppfølginger som avtaler, møter, samtaler, tilbud o.s.v. Du kan også velge å få opprettet en kontaktperson basert på personopplysninger i ledetråden. Denne vil automatisk knyttes til firmaoppføringen som opprettes.

For å konvertere en ledetråd til en firmaoppføring og/eller en kontaktperson, velger du "Konverter ledetråd" i vinduet for ønsket ledetråd. Her har du følgende valgmuligheter:

Firmaoppføring: Om du vil opprette en firmaoppføring eller ikke.
Type: Om du vil konvertere til en kunde (standard), en leverandør, begge deler, eller ingen av delene.
Kategori: Eventuell firmakategori den konverterte ledetråden skal tilhøre. Se Admin - Firmakategorier.
Kontaktoppføring: Om du vil opprette en kontaktperson basert på personopplysningene eller ikke.

Dialogboksen for konvertering vil hele tiden holde deg informert om hva som vil opprettes basert på dine valg. Husk at ledetråden vil slettes fra ledetrådslisten hvis du konverterer den.

Søke etter ledetråder

Du kan søke etter ledetråder basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter ledetråder. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for ledetråder:

Status: Søk etter ledetråder med en bestemt status.
Klassifisering: Søk etter ledetråder med en bestemt klassifisering.
Ansvarlig: Søk etter ledetråder med en bestemt ansatt som ansvarlig.
Bransje: Søk etter ledetråder innenfor en bestemt bransje.
Emne: Fritekstsøk etter emne for ledetråder.
Notat: Fritekstsøk i notat for ledetråder.
Firmanavn: Fritekstsøk etter foretaksnavn for ledetråder.
Kontaktperson: Fritekstsøk etter navn på kontaktperson for ledetråder.
Antall ansatte: Søk etter ledetråder med antall ansatte større enn/mindre enn/likt/ulikt et bestemt antall.
Årlig omsetning: Søk etter ledetråder med årlig omsetning større enn/mindre enn/lik/ulik en bestemt sum.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Ledetråder kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere ledetrådslisten

Listen over ledetråder kan enkelt filtreres på status og ansatt. For å vise kun ledetråder du selv er ansvarlig for, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen. Her kan du også velge å kun vise "aktive" (det vil si oppføringer som ikke er ansatt som tapt).

Slette ledetråder

Ledetråder kan slettes ved å åpne vinduet for ledetråd (klikk på navn i ledetrådslisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere ledetråder

Ledetrådslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

For faste rapporter knyttet til ledetråder, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

5.3 CRM - Alle firmaer

Introduksjon

"CRM - Alle firmaer" viser liste over alle registrerte firmaoppføringer. Firmakortene inneholder all informasjon knyttet til kunder, leverandører, partnere og andre foretaksregistreringer.

Felter i liste over firmaer (gjelder også valgene "CRM - Kunder" og "CRM - Leverandører")

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over firmaer (CRM - Alle firmaer).

(Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere firmaoppføringer samtidig for å utføre operasjoner på mange firmaoppføringer samtidig. Se senere i kapitlet.
Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
Postnr: Angir postnummer i adresse for foretaket (besøksadresse, postadresse eller fakturaadresse).
Navn: Angir navn for foretak eller person.
Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
Ansv: Initialer til ansatt som er ansvarlig/kundeansvarlig for foretak.
Sist kontaktet: Tidspunkt foretaket ble sist kontaktet. Se under.
Av: Initialer til den som lagret informasjon om foretaket sist.
(Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
(Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.

Indikering av type firmaoppføring

Firmaoppføringer indikeres i XS Office som fabrikksymboler av ulik farge avhengig av type:

Grønn fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er kunde.
Grønn fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er kunde (personkunde).
Blå fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er leverandører til deg.
Blå fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er leverandør.
Blå/grønn fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er både kunde og leverandør.
Blå/grønn fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er både kunde og leverandør.
Rød fabrikk: Indikerer at foretaket er en av dine konkurrenter. Se CRM - Konkurrenter.

"Sist kontaktet"

"Sist kontaktet" indikerer når foretaket er kontaktet sist. Dette er definert som siste starttidspunkt for en gjennomført oppføring av en av følgende typer:

Avtale.
Møte.
Telefonsamtale.

Med dette kan du enkelt for eksempel finne ut hvilke kunder det er lengst siden du har vært i kontakt med. Se under for hvordan du kan søke etter og sortere basert på "Kontaktstatus".

Registrere et nytt firma

Firmaer kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Nytt firma" eller "Nytt firma (person)" fra verktøylinjen på siden CRM - Alle firmaer.
Velg "Ny kunde" eller "Ny personkunde" fra verktøylinjen på siden CRM - Kunder.
Velg "Ny leverandør" eller "Ny leverandør (person)" fra verktøylinjen på siden CRM - Leverandører.
Velg "Firma" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
Velg "Firma" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Bruk hurtigtasten for firmaoppføringer. Se Innledning - Hurtigtaster.

Personkunder

Når du oppretter en firmaoppføring i XS Office kan du velge at oppføringen skal være av type "person". Dette benytter du for eksempel hvis du selger varer til personkunder. Du kan velge en egen knapp for å opprette en personkunde eller velge dette med avkrysningsboksen "Person" når du oppretter oppføringen. Når du krysser av for "Person", vil felter for firmanavn endres til to felter for fornavn og etternavn. I tillegg vil feltet for organisasjonsnummer endres til fødselsnummer.

Når du så velger "Opprett" for en personkunde, vil det automatisk opprettes en personkunde samt en kontaktpersonoppføring knyttet til den nye oppføringen. Firmaoppføringen vil få navnet [etternavn], [fornavn].

Du kan ikke endre enn firmaoppføring til en personoppføring eller vice versa i ettertid. Det er derfor viktig at du gjør dette riktig når du oppretter oppføringen.

Liste ut alle personkunder

Du kan søke deg frem til alle personkunder ved å velge søkefunksjonen fra verktøylinjen. I søkevinduet velger du "Firma/person" = "Kun personoppføringer".

Firmakortet

Firmakortet inneholder 9 hovedfaner der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.

Tilknytte oppføringer mot et firma

Øverst til høyre på firmakortet finner du en egen verktøylinje for å hurtig kunne tilknytte elementer til firmaoppføringen. Følgende elementer kan opprettes herfra:

Avtale
E-post
Samtale
Sak
Oppgave
Notat
Kontaktperson
Prosjekt
Tilbud
Salgsordre

Se forøvrig informasjon om fanekort "Oppfølginger".

Innfyllingsfelter for firmaer

Firmakortet inneholder 8 hovedfaner der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en firmaoppføring.

Fanekort "Sammendrag"

Her finner du nøkkelinformasjon om firmaoppføringen samt de siste hendelsene og aktivitetene knyttet til denne. Følgende informasjon vises på fanekortet "Sammendrag":

Primærkontakt: Navn på primær kontaktperson for firmaoppføringen.
Telefon primærkontakt: Telefonnummer til primær kontaktperson for firmaoppføringen.
Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for firmaoppføringen.
Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket.
Årlig omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket.
Kunde: Om firmaoppføringen er registrert som kunde.
Leverandør: Om firmaoppføringen er registrert som leverandør.
Kunde siden: Evt. dato firmaoppføringen ble registrert som kunde.
Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
5 siste avtaler: Informasjon om 5 siste avtaler knyttet til firmaoppføringen. Se Min side - Mine avtaler.
5 siste telefonsamtaler: Informasjon om 5 siste telefonsamtaler knyttet til firmaoppføringen. Se CRM - Samtaler.
5 siste notater: Informasjon om 5 siste notater knyttet til firmaoppføringen. Se Min side - Mine notater.
5 siste mottatte e-post: Informasjon om 5 siste mottatte e-post knyttet til firmaoppføringen. Se Meldinger - Innboks.
5 siste sendte e-post: Informasjon om 5 siste sendte e-post knyttet til firmaoppføringen. Se Meldinger - Sendte elementer.
5 siste dokumenter: Informasjon om 5 siste dokumenter knyttet til firmaoppføringen. Se Dokumenter - Dokumentarkiv.
5 siste saker: Informasjon om 5 siste saker knyttet til firmaoppføringen. Se CRM - Saker.
5 siste tilbud: Informasjon om 5 siste tilbud til foretaket. Se Handel - Tilbud.

Fanekort "Firmadetaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

Firmanavn: Angir navn på foretaket (vises hvis "Person" ikke er krysset av).
Fornavn: Angir fornavn for person (vises hvis "Person" er krysset av).
Etternavn: Angir etternavn for person (vises hvis "Person" er krysset av).
Kunde: Om firmaoppføringen er registrert som kunde.
Leverandør: Om firmaoppføringen er registrert som leverandør.
Person: Om oppføringen er en person eller et firma.
Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
Morselskap: Kobling mot evt. morselskap for foretaket.
Salgsregion: Navn på salgsregion foretaket tilhører.
Selskapsform: Hvilken selskapsform (AS, ASA o.s.v.) foretaket er registrert som. Se Admin - Selskapsformer.
Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
Webside: Webside for foretaket.
Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
Organisasjonsnummer: Organisasjonsnummer for foretaket (vises hvis "Person" ikke er krysset av).
Fødselsnummer: Fødselsnummer for person (vises hvis "Person" er krysset av).
Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket.
Årlig omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket.
Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
Har supportavtale: Angir om foretaket har supportavtale.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes.
Firmalogo: Viser firmalogo for foretaket. Klikk på logoen for å legge inn logo.
Notat: Fritekstnotat for firmaoppføring.

Bruk av firmaadresser ved salg

Ved opprettelse av salgsordrer vil firmaets besøksadresse automatisk settes som leveringsadresse for salgsordrene. Hvis fakturaadresse er registrert, vil denne benyttes som fakturaadresse for salgsordrene. Hvis ikke fakturaadresse er registrert, vil systemet automatisk sjekke postadresse og til slutt besøksadresse for å finne en gyldig adresse.

Fanekort "Økonomi"

Dette fanekortet inneholder parametere knyttet til økonomi samt standardinnstillinger for firmaoppføringen. I tillegg kan du legge inn hvilken ID som benyttes for tilsvarende firmaoppføring i andre programmer (for eksempel regnskapssystemet). Dermed kan du opprettholde en kobling mellom firmaoppføringen i XS Office med tilsvarende i regnskapssystemet.

Følgende felter finner du i fanekortet "Økonomi":

Kundevurdering: Angir hvor viktig denne kunden er for deg (A, B eller C der A er de viktigste kundene).
Kunde siden: Angir dato for når foretaket ble kunde hos deg.
Konvertert fra ledetråd: Angir om firmaoppføringen er konvertert fra en ledetråd/kundeemne. Se CRM - Ledetråder.
Forventet årlig salg: Angir hvor stor omsetning du forventer å ha per år mot denne kunden (salg eks. mva).
Bankkontonummer: Angir bankkontonummer for firmaoppføring.
E-postadresse fakturaer: Angir evt. standard e-postadresse for mottak av fakturaer hos kunden.
Kreditt innvilget: Angir om kunden er innvilget kreditt.
Anmerkning kreditt: Evt. notat rundt kredittutstedelsen til kunden.
Kredittgrense: Angir evt. kredittgrense for kunden.
Kredittverdighet: Angir faktor for kredittverdighet for kunden. Følger ratingsystemet til Dun & Bradstreet (se under).
Betalingsanmerkninger: Angir om kunden har registrerte betalingsanmerkninger.
Standard faktureringsgebyr: Angir evt. standard faktureringsgebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
Standard purregebyr: Angir evt. standard purregebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
Standard timepris: Angir evt. standard avtalt timepris ved arbeid for kunden (vil overstyre timepriser ved fakturering av timer mot kunden).
Standard fraktmetode: Angir evt. standard fraktmetode for leveranser til kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Fraktbetingelser.
Standard betalingsbetingelser: Angir evt. standard betalingsbetingelser for kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Betalingsbetingelser.
Kunde-ID økonomisystem: Angir kunde-ID for tilsvarende firmaoppføring i økonomisystemet. Benyttes for å holde en kobling mellom oppføringene i XS Office og oppføringene i økonomisystemet.
Leverandør-ID økonomisystem: Angir leverandør-ID for tilsvarende firmaoppføring i økonomisystemet. Benyttes for å holde en kobling mellom oppføringene i XS Office og oppføringene i økonomisystemet.

Alternativer for kredittverdighet (fra Dun & Bradstreet)

XS Office benytter Dun & Bradstreets rangeringssystem for kredittverdighet:

AAA: Høyeste kredittverdighet.
AA: God kredittverdighet
A: Kredittverdig
AN: Nyetablert foretak
Ingen rating: Rating ikke fastsatt
B: Kreditt mot sikkerhet
C: Kreditt frarådes

Fanekort "Kontaktpersoner"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner for en firmaoppføring:

Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen

Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.

For mer informasjon om kontaktpersoner, se CRM - Kontaktpersoner.

Fanekort "Oppfølginger"

Her finner du oversikt over tilknyttede oppfølginger til valgt firmaoppføring. Oppfølgingene er sortert etter type på hver sitt fanekort.

Følgende oppfølginger er tilgjengelige for hver firmaoppføring:

Siste: Viser liste over 30 sist endrede oppføringer sortert etter sist endret. Oppføringene er basert på de ti oppføringstypene som finnes i de andre fanekortene under "Oppfølginger" samt "Salgsmuligheter" fra fanekortet "Salg". Du kan her velge å vise alle oppføringer knyttet til prosjektet eller kun de du selv har opprettet eller endret sist.
Samtaler: Viser liste over alle telefonsamtaler knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Samtaler.
Avtaler: Viser liste over alle avtaler knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Avtaler.
Møter: Viser liste over alle møter knyttet direkte til valgt firmaoppføring samt møter med møtedeltakere tilhørende valgt firmaoppføring. Se forøvrig Prosjekt - Møter.
Oppgaver: Viser liste over alle oppgaver knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Oppgaver.
Notater: Viser liste over alle notater knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Notater.
E-post inn: Viser liste over innkommende e-post knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Mottatt e-post.
E-post ut: Viser liste over sendt e-post knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Sendt e-post.
Dokumenter: Viser liste over alle dokumenter knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Dokumenter - Dokumentarkiv.
Saker: Viser liste over alle saker knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Saker.
SMS: Viser liste over alle sendte SMS-meldinger knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Meldinger - Sendte SMS.

Fanekort "Salg"

Her finner du oversikt over salgsaktiviteter knyttet til valgt firmaoppføring. Oppfølgingene er sortert etter type på hver sitt fanekort.

Følgende oppfølginger er tilgjengelige for hver firmaoppføring:

Salgsmuligheter: Viser liste over alle salgsmuligheter knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Salgsmuligheter.
Tilbud: Viser liste over alle utgående tilbud knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Tilbud.
Ordre: Viser liste over alle utgående salgsordrer knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Salgsordrer.
Faktura: Viser liste over alle utgående faktura knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Utgående faktura.
Kreditnota: Viser liste over alle utgående kreditnotaer knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Kreditnota.
Markedsføring: Brukes til å registrere hvordan evt. markedsføring mot foretaket skal foregå. Du kan her sette opp bl.a. hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon.

Fanekort "Markedsføring": Alternativer for direkte kommunikasjon (én til én)

Følgende parametere kan settes:

Foretrukket kommunikasjon: Angir hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon.
Tillat e-post: Angir om kommunikasjon via e-post til foretaket er ønsket.
Tillat SMS: Angir om kommunikasjon via SMS til foretaket er ønsket.
Tillat telefon: Angir om kommunikasjon via telefon til foretaket er ønsket.
Tillat telefaks: Angir om kommunikasjon via telefaks til foretaket er ønsket.
Tillat brevpost: Angir om kommunikasjon via brev til foretaket er ønsket.

Fanekort "Markedsføring": Alternativer for masseutsendelser (én til mange)

Følgende parametere kan settes:

Tillat e-post: Angir om masseutsendelser via e-post til foretaket er tillatt.
Tillat SMS: Angir om masseutsendelser via SMS til foretaket er tillatt.
Tillat telefaks: Angir om masseutsendelser via telefaks til foretaket er tillatt.
Tillat brevpost: Angir om masseutsendelser via brev til foretaket er tillatt.

Fanekort "Prosjekter"

Dette fanekortet inneholder liste over alle prosjekter som firmaoppføringen og eventuelle kontaktpersoner er knyttet til. Prosjekter som er direkte tilknyttet firmaoppføringen vil vises øverst i listen. Deretter vises alle prosjekter der kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringen er prosjektdeltakere. Dermed er det enkelt å ha full oversikt over prosjekter som firmaet er involvert i på et eller annet nivå. Til venstre på hver linje indikeres det om firmaet er direkte knyttet til prosjektet eller om firmaet kun har én eller flere prosjektdeltakere i prosjektet. Se Prosjekt - Prosjektliste for informasjon om prosjektlisten og prosjektstyring i XS Office.

Fanekort "Aktiviteter"

Dette fanekortet inneholder liste over alle prosjektaktiviteter (for alle prosjekter tilknyttet firmaet) som ikke er markert som fullført (100% ferdig). Her kan du få en rask oversikt over "løse tråder" uten å måtte åpne hvert enkelt prosjekt.

Fanekort "Søk"

Under fanekortet "Søk" kan du gjøre et fritekstsøk innenfor valgt firmaoppføring. Et søk her vil kun søke etter oppføringer knyttet til valgt firmaoppføring og du kan også velge hvilke søkegrupper søket skal foretas i.

Eksportere firmaoppføring

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Firmadetaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Søke etter firmaoppføringer

Du kan søke etter firmaoppføringer basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter firmaoppføringer. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for firmaoppføringer:

Navn: Fritekstsøk etter firmaets/personens navn.
Firma/person: Lar deg søke etter kun personoppføringer, kun firmaoppføringer eller alle oppføringer.
Ansvarlig: Søk etter firmaoppføringer med bestemt ansvarlig ansatt.
Kategori: Søk etter firmaoppføringer med bestemt kategori.
Bransje: Søk etter firmaoppføringer i en bestemt bransje.
Salgsregion: Søk etter firmaoppføringer i en bestemt salgsregion.
Selskapsform: Søk etter firmaoppføringer med en bestemt selskapsform (AS, ASA o.s.v.).
Notat: Fritekstsøk i notatfelt for firmaoppføringer.
Sted: Fritekstsøk i besøk-, post-, og fakturasted for firmaoppføringer.
Postnummer: Søk etter firmaoppføringer med postnummer større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.
Antall ansatte: Søk etter firmaoppføringer med antall ansatte større enn/mindre enn/likt/ulikt et bestemt antall.
Årlig omsetning: Søk etter firmaoppføringer med årlig omsetning større enn/mindre enn/lik/ulik en bestemt sum.
Kontaktstatus: Lar deg søke etter kun foretak du har kontaktet, ikke kontaktet eller alle oppføringer.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Firmaoppføringer kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Vise kun personoppføringer

Hvis du ønsker å kun vise personoppføringer i kundereg

Filtrere firmalisten

Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:

Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
Mine: Viser kun firmaoppføringer du selv er satt som ansvarlig for.
Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere firmalisten

Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Firmadetaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.

Deaktivere en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Firmadetaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Slette mange firmaoppføringer

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at kun oppføringer som ikke er tilknyttet andre oppføringer vil slettes. De andre firmaoppføringene vil deaktiveres.

Deaktivere/aktivere mange firmaoppføringer samtidig

Hvis du ønsker å deaktivere eller aktivere mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som inaktiv" eller "Sett som aktiv" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Sette kunde/leverandør for mange firmaoppføringer samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som kunde/leverandør i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du kunde, leverandør o.s.v. fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Eksportere firmaoppføringer

Firmalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Denne eksporten er mer omfattende enn den vanlige firmalisten og tar med seg ytterligere informasjon om firmaoppføringene i XS Office. Eksporten vil også vise informasjon om en eventuell primærkontakt tilknyttet firmaoppføringen. Hvis det kun er knyttet én kontaktperson til et firma, vil denne vises uavhengig av om den er lagret som primærkontakt eller ikke. Hvis flere kontaktpersoner finnes, og ingen av dem er primærkontakt, vil ingen kontaktperson vises i eksporten.

Oversikt over felter i eksport av firmalisten

Følgende felter kommer med når du velger å eksportere firmaoppføringer:

ID: Firmaoppføringens unike ID.
Kunde-ID: Kunde-ID økonomisystem.
Lev-ID: Leverandør-ID økonomisystem.
Kunde: Om firmaet er registrert som kunde (angitt med bokstaven "x").
Leverandør: Om firmaet er registrert som leverandør (angitt med bokstaven "x").
Kunderating: Angir hvor viktig denne kunden er for deg (A, B eller C der A er de viktigste kundene).
Firmanavn: Angir navn på foretaket.
Org.nr: Organisasjonsnummer for foretaket (evt. fødselsnummer ved personoppføring).
Selskapsform: Hvilken selskapsform (AS, ASA o.s.v.) foretaket er registrert som. Se Admin - Selskapsformer.
Primærkontakt: Navn på primær kontaktperson knyttet til firmaet.
Telefon kontakt: Telefonnummer til primær kontaktperson knyttet til firmaet (formatert som "12 34 56 78").
Mobil kontakt: Mobiltelefonnummer til primær kontaktperson knyttet til firmaet (formatert som "12 34 56 78").
E-post kontakt: E-postadresse til primær kontaktperson knyttet til firmaet.
Antall kontakter: Antall kontaktpersoner knyttet til firmaet.
Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
Salgsregion: Navn på salgsregion foretaket tilhører.
Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
Postnummer: Angir postnummer for postadressen.
Poststed: Angir poststed for postadressen.
Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes.
Nasjonalitet: Angir nasjonalitet for besøksadressen, postadressen eller fakturaadressen (i den rekkefølgen).
E-post firma: Felles e-postadresse til foretaket.
E-post faktura: Angir evt. standard e-postadresse for mottak av fakturaer hos kunden.
Telefon firma: Telefonnummer til sentralbord for foretaket (formatert som "12 34 56 78").
Telefaks: Telefaksnummer til foretaket (formatert som "12 34 56 78").
Webside: Webside for foretaket.
Bankkontonr: Angir bankkontonummer for firmaet.
Omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket.
Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket.
Forventet salg: Angir hvor stor omsetning du forventer å ha per år mot denne kunden (salg eks. mva).
Kredittverdighet: Angir faktor for kredittverdighet for kunden. Følger ratingsystemet til Dun & Bradstreet (se over).
Betalingsanmerkninger: Angir om kunden har registrerte betalingsanmerkninger.
Kreditt: Angir om kunden er innvilget kreditt.
Kredittgrense: Angir evt. kredittgrense for kunden.
Fakturagebyr: Angir evt. standard faktureringsgebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
Purregebyr: Angir evt. standard purregebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
Standard frakt: Angir evt. standard fraktmetode for leveranser til kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Fraktbetingelser.
Standard betaling: Angir evt. standard betalingsbetingelser for kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Betalingsbetingelser.
Timepris: Angir evt. standard avtalt timepris ved arbeid for kunden (vil overstyre timepriser ved fakturering av timer mot kunden).
Ledetråd: Angir om firmaoppføringen er konvertert fra en ledetråd/kundeemne. Se CRM - Ledetråder.
Kunde siden: Angir dato for når foretaket ble kunde hos deg.
Supportavtale: Angir om foretaket har supportavtale hos deg.
Kommunikasjon: Angir hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon (telefon, e-post, SMS o.s.v.).
Morselskap: Navn på evt. morselskap for foretaket.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet.
Opprettet av: Navn på ansatt som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret.
Sist endret av: Navn på ansatt som lagret oppføringen sist.

Registrere timeforbruk mot firmaoppføringen

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra firmakortet. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" fra verktøylinjen oppe til høyre i firmakortet eller fra fanekortet "Salg" - "Timeforbruk".

Relaterte emner

5.4 CRM - Kunder

Introduksjon

"CRM - Kunder" viser liste over alle foretakets kunder. Visningen er identisk med CRM - Alle firmaer foruten at kundelisten kun viser oppføringer med status som kunde.

Kunder vises med grønt fabrikksymbol i XS Office. Oppføringer som er både kunde og leverandør vises som halvt grønn og halvt blå.

Se forøvrig CRM - Alle firmaer for informasjon om kundehåndtering og generell CRM i XS Office.

Relaterte emner

5.5 CRM - Leverandører

Introduksjon

"CRM - Leverandører" viser liste over alle foretakets leverandører. Visningen er identisk med CRM - Alle firmaer foruten at leverandørlisten kun viser oppføringer med status som leverandør.

Leverandører vises med blått fabrikksymbol i XS Office. Oppføringer som er både kunde og leverandør vises som halvt grønn og halvt blå.

Se forøvrig CRM - Alle firmaer for informasjon om leverandørhåndtering og generell CRM i XS Office.

Relaterte emner

5.6 CRM - Kontaktpersoner

Introduksjon

"CRM - Kontaktpersoner" viser liste over alle kontaktpersoner på tvers av firmaoppføringer. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.

For brukere av XS Office Free Edition og XS Office Invoicing Edition finnes kontaktpersonregisteret under Samhandling - Felles kontakter. Du kan også ha et privat kontaktpersonregister. Dette finner du under Min side - Mine kontakter.

Felter i kontaktpersonliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (CRM - Kontaktpersoner).

Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
Stillingstittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alternativt direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette en ny kontaktperson

Kontaktpersoner kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny kontakt" fra verktøylinjen på siden CRM - Kontaktpersoner.
Velg "Kontaktperson" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
Velg "Kontaktperson" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortene. Se CRM - Alle firmaer.
Bruk hurtigtasten for kontaktpersoner. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for kontaktpersoner

Kontaktpersonkortet inneholder 5 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en kontaktperson.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om kontaktpersonen og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
Primær kontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
Standard "Deres ref": Om kontaktpersonen benyttes som standard referanse ved opprettelse av tilbud og ordre mot firmaet.
E-post 1: Primær e-postadresse til kontaktperson.
E-post 2: Sekundær e-postadresse til kontaktperson.
Stillingstittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
Avdeling: Om kontaktpersonen er koblet til en spesifikk avdeling.
Yrke: Arbeid eller spesialisering for kontaktperson.
Webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
Overordnedes navn: Overordnet kontaktperson.
Stedfortreder: Stedfortreder for kontaktperson.
Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
Ansettelsesdato: Ansettelsesdato for kontaktperson.
Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
Privat: Om kontaktpersonen opprinnelig er opprettet som en privat kontaktperson.
Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
Mellomnavn: Mellomnavn for kontaktperson.
Initialer: Initialer for kontaktperson.
Tittel: Titulering for kontaktperson.
Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
Telefon arbeid 1: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
Telefon arbeid 2: Alternativt direktetelefonnummer til kontaktperson.
Mobiltelefon 1: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
Mobiltelefon 2: Alternativt mobiltelefonnummer til kontaktperson.
Telefon hjemme 1: Hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
Telefon hjemme 2: Alternativt hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
Telefax 1: Telefaksnummer til kontaktperson.
Telefax 2: Alternativt telefaksnummer til kontaktperson.
Adresse: Kontaktpersonens adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
IM-Adresse: Kontaktpersonens IM-adresse (instant messaging/lynmeldinger).
Ordrereferanse: Tilbuds- og ordrereferanse for kontaktperson. Legges automatisk til dersom du knytter kontaktpersonen til et tilbud eller en ordre.
Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Fanekort "Prosjekter"

Her vises liste over alle prosjekter som kontaktpersonen er registrert som prosjektdeltaker i.

Fanekort "Møter"

Her vises liste over alle møter som kontaktpersonen er tilknyttet eller er registrert som deltaker i.

Fanekort "Samtaler"

Her vises liste over alle telefonsamtaler som er tilknyttet kontaktpersonen.

Fanekort "SMS"

Her vises liste over alle SMS-meldinger som er tilknyttet kontaktpersonen.

Fanekort "Avtaler"

Her vises liste over alle avtaler som er tilknyttet kontaktpersonen.

Eksportere kontaktpersoner

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Endre bilde

Du kan legge til profilbilde for hver enkelt kontaktperson. Klikk på bildet eller velg "Endre bilde" for å legge til eller endre profilbildet til kontaktpersonen. Profilbilder vises i kontaktpersonlisten dersom du velger "Vis foto" i verktøylinjen.

Se forøvrig Organisasjon - Logo for informasjon om hvilke formater som er støttet og hvordan disse behandles i XS Office.

Søke etter kontaktpersoner

Du kan søke etter kontaktpersoner basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter kontaktpersoner. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for kontaktpersoner:

Kunde: Gir mulighet for å søke etter kontaktpersoner kun knyttet til kunder.
Leverandør: Gir mulighet for å søke etter kontaktpersoner kun knyttet til leverandører.
Etternavn: Fritekstsøk etter etternavn for kontaktpersoner.
Fornavn: Fritekstsøk etter fornavn for kontaktpersoner.
Firma: Fritekstsøk etter firmanavn som kontaktpersoner tilhører.
Tittel: Fritekstsøk etter tittel for kontaktpersoner.
Notat: Fritekstsøk i notat for kontaktpersoner.
Kjønn: Gir mulighet for søk etter kontaktpersoner av bestemt kjønn.
Kun primærkontakter: Gir mulighet for å søke etter kun primærkontakter.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Kontaktpersoner kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere kontaktpersonlisten

Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:

Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
Mine: Viser kun kontaktpersonoppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere kontaktpersonlisten

Listen over private kontaktpersoner kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen. Følgende sorteringer er tilgjengelig fra verktøylinjen:

Sist endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises øverst i listen. Dette er standardvisningen.
Lengst siden endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises nederst i listen.
Alfabetisk på etternavn: Sorterer kontaktpersoner etter etternavn.
Alfabetisk på fornavn: Sorterer kontaktpersoner etter fornavn.
Alfabetisk på firma: Sorterer kontaktpersoner etter firmanavnet som de er knyttet til. Kontaktpersoner uten tilknytning til firma vises ikke i denne sorteringen.

Slette kontaktpersoner

Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.

Deaktivere en kontaktpersonoppføring

Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere kontaktpersoner

Kontaktpersonlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.7 CRM - Distribusjonslister

Introduksjon

"CRM - Distribusjonslister" gir mulighet for å opprette og vedlikeholde distribusjonslister for e-post. Distribusjonslistene kan inneholde både kontaktpersoner og ansatte. Disse kan benyttes for å sende e-post til mange på én gang. Se Meldinger - Innboks for informasjon om hvordan du kan sende e-post til en distribusjonsliste.

Felter i oversikt over distribusjonslister

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikt over distribusjonslister (CRM - Distribusjonslister).

Navn: Navn på distribusjonsliste.
Ansatte: Initialer til de ansatte som er medlemmer av den aktuelle distribusjonslisten. Klikk for å åpne visittkort for de ansatte.
Kontaktpersoner: Navn på de kontaktpersonene som er medlemmer av den aktuelle distribusjonslisten. Klikk for å åpne visittkort for kontaktpersonene.
Sist endret: Tidspunkt distribusjonslisten ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret distribusjonslisten sist.

Opprette en ny distribusjonsliste

Distribusjonslister opprettes ved å velge "Ny distribusjonsliste" på siden CRM - Distribusjonslister.

Vindu for distribusjonslister

Navn: Navn på distribusjonsliste.
Notat: Fritekstnotat for distribusjonsliste.
Opprettet: Tidspunkt listen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt listen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Internt: Gir mulighet for å legge til og fjerne interne medlemmer (ansatte) for distribusjonslisten. Dobbelpil velger alle på én gang, enkeltpil velger kun merkede. Bruk Ctrl- eller Shift-tasten for å merke et utvalg av listene.
Eksternt: Gir mulighet for å legge til og fjerne eksterne medlemmer (kontaktpersoner) for distribusjonslisten. Dobbelpil velger alle på én gang, enkeltpil velger kun merkede. Bruk Ctrl- eller Shift-tasten for å merke et utvalg av listene.
Firmafilter: Gir mulighet til å filtrere kontaktpersonlisten basert på firma for å gjøre det enklere å finne de ønskede kontaktpersonene.

Slette distribusjonslister

Distribusjonslister kan slettes ved å åpne vinduet for distribusjonsliste (klikk på navn i oversikt over distribusjonslister), og så velge knappen "Slett".

Analysere distribusjonslister

Oversikten over distribusjonslister kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.8 CRM - Salgsmuligheter

Introduksjon

"CRM - Salgsmuligheter" gir mulighet for å holde oversikt over hele salgsprosessen og se hvilke og hvor stor andel av de mulige salgene som faktisk resulterer i en salgsordre. Mange firmaer bruker ordrestatistikken for å analyse salgsvirksomheten. Problemet er at dette kun viser de salgene foretaket ditt har vunnet. Du har med andre ord ingen data om hvor mange "slag" du har tapt, årsaker til tapte salg eller hva som måtte til for at salget resulterte i en salgsordre.

For å kunne håndtere salgsprosessen fra start til mål bruker man konseptet "salgsmuligheter". Dette kan også brukes til å produsere en "pipeline" - en spådom over fremtidig inntjening basert på sannsynlighet for tilslag på salgsmuligheter og beslutningsdatoer. Derfor kan "salgsmuligheter" bidra til bedre planlegging, budsjettering og analyse av salgsvirksomheten.

Du kan opprette en salgsmulighet direkte fra en telefonsamtale. Dette gjør at du hurtig kan lage en salgsmulighet med ferdig utfylte data når du har gjennomført en telefonsamtale med en potensiell kunde. Se CRM - Samtaler for informasjon om dette.

Felter i oversikt over salgsmuligheter

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikt over salgsmuligheter (CRM - Salgsmuligheter).

(Statusflagg): Status for salgsmulighet. Se under.
Emne: Emne for salgsmuligheten.
Firma: Navn på firma som er tilknyttet salgsmuligheten.
Est. omsetning: Estimert omsetning (salgsverdi eks. mva) for salgsmuligheten.
Sanns [%]: Sannsynlighet for at salgsmuligheten ender i en salgsordre angitt i prosent.
Avgjørelsesdato: Dato for avgjørelse av evt. tilslag for salgsmuligheten. Bruker fargekoder. Se under.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for oppfølging av salgsmuligheten.
Sist endret: Tidspunkt salgsmuligheten ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret salgsmuligheten sist.

Statusflagg

Status for salgsmuligheter vises med flagg av forskjellige farger.

Gult flagg: Salgsmulighet er ikke avgjort.
Grønt flagg: Salgsmulighet er vunnet (resulterte i en salgsordre).
Rødt flagg: Salgsmulighet er tapt.

Fargekoder for avgjørelsesdato

Avgjørelsesdato for salgsmuligheter vises med ulike skriftfarger.

Rød skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og avgjørelsesdato er forfalt.
Grønn skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og avgjørelsesdato er i dag.
Blå skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og avgjørelsesdato er i løpet av neste 7 dager.
Svart skrift: Alle andre salgsmuligheter.

Pipeline

I salgssammenheng brukes "pipeline" som begrep for å beskrive utsikter til fremtidig salg (forecast). Den brukes av salgsledelsen for å sjekke utviklingen i salgsavdelingen til enhver tid. Ofte benyttes produktet salgsverdi * sannsynlighet som grunnlag for hvor høyt beløp en salgsmulighet skal bidra med i pipelinen. Dermed kan man ta ut forecast for enkeltansatte, avdelinger og totalt basert på hvilken fase salgsprosessene er i.

Sannsynligheter for salg

Mange salgsorganisasjoner benytter steg (opportunity stages) i salgsprosessen med fastlåste sannsynligheter for hvert steg i salget. En enkel modell kan være:

0%: Salgsmulighet er opprettet, men ingen initiell kontakt er gjort.
25%: En initiell kontakt med kunden er opprettet.
50%: Kunde har mottatt skriftlig tilbud, eller mottatt en spesifikasjon av pris på en annen måte.
75%: Kunde har akseptert salget muntlig eller på annen måte signalisert aksept.
100%: Kontrakt med kunde er inngått (salg vunnet).

Det er viktig å være klar over at en salgsmulighet kan tapes i alle de 4 første stegene i eksempelet. I tilfelle markeres muligheten som tapt, og den forsvinner dermed fra pipeline/forecast.

Opprette nye salgsmuligheter

Salgsmuligheter opprettes ved å velge "Ny salgsmulighet" på siden CRM - Salgsmuligheter. Salgsmuligheter kan også opprettes direkte fra fanekortet "Salg" på firmakortene.

Opprette salgsmuligheter fra telefonsamtaler

Du kan opprette en salgsmulighet direkte fra en telefonsamtaleoppføring. Se CRM - Samtaler for informasjon om dette.

Vindu for salgsmuligheter

Emne: Emne for salgsmuligheten.
Firma: Firma som er kunde for salgsmuligheten.
Notat: Fritekstnotat for salgsmuligheten.
Estimert omsetning: Estimert omsetning (salgsverdi eks. mva) for salgsmuligheten.
Sannsynlighet salg: Sannsynlighet for at salgsmuligheten ender i en salgsordre angitt i prosent.
Status: Status for salgsmuligheten. Se over.
Notat for status: Fritekstfelt for å legge inn årsaksforklaring/kommentarer til tapt/vunnet salgsmulighet.
Avgjørelsesdato: Avgjørelsesdato for salgsmuligheten.
Ansvarlig: Ansatt som er ansvarlig for salgsmuligheten.
Salgsregion: Salgsregion salgsmuligheten tilhører. Se Admin - Salgsregioner.
Avdeling: Avdeling i organisasjonen salgsmuligheten tilhører. Se Admin - Avdelinger.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Lage tilbud basert på salgsmulighet

Du kan enkelt lage et tilbud basert på data i salgsmuligheten. For å lage et tilbud, velg "Lag tilbud" i vinduet for den aktuelle salgsmuligheten. Hvis du senere konverterer tilbudet til en salgsordre, vil du ha muligheten til å automatisk markere salgsmuligheten som vunnet. Dette sikrer at hele livsløpet til salgsprosessen blir vedlikeholdt av systemet.

Slette salgsmuligheter

Salgsmuligheter kan slettes ved å åpne vinduet for salgsmulighet (klikk på navn i oversikt over salgsmuligheter), og så velge knappen "Slett".

Filtrere salgsmuligheter

Listen over salgsmuligheter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere salgsmuligheter basert på hvem som er ansvarlig for dem, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun salgsmuligheter med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle salgsmuligheter.
Ikke avgjort: Viser kun salgsmuligheter som ikke er avgjort.
Vunnet: Viser kun salgsmuligheter som er vunnet.
Tapt: Viser kun salgsmuligheter som er tapt.

Summering av salgsmuligheter

Nederst til høyre i bildet har du en egen tabell med sammendrag for salgsmulighetene i utvalget. Her vil du kunne se estimert omsetning, sum for pipeline, høyeste salg og antall salg fordelt på vunnede salg, uavklarte salg og tapte salg. For informasjon om pipeline, se over.

Analysere salgsmuligheter

Oversikten over salgsmuligheter kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For faste rapporter knyttet til salgsmuligheter, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

5.9 CRM - Kampanjer

Introduksjon

"CRM - Kampanjer" gir mulighet for å planlegge, gjennomføre og analysere salgs- og markedsføringskampanjer. Hvis du ønsker å lage en e-postkampanje, kan innholdet i kampanjen også lages direkte fra kampanjevinduet.

Liste over kampanjedeltakere kan importeres fra markedsføringslister (se CRM - Markedsføringslister). Dermed kan du lage mange kampanjer rettet mot faste deltakere på en enkel måte. Markedsføringslistene kan igjen importeres direkte fra en webtjeneste (FastInfo).

Felter i liste over kampanjer

Følgende felter vises i listen over kampanjer (CRM - Kampanjer).

(Statusflagg): Status for kampanjene. Se under.
(Kampanjetype): Indikerer hvilken type kampanje som er opprettet. Se under.
ID: Unik identifikator for kampanje. Klikk for å åpne kampanje.
Emne: Emne for kampanje. Klikk for å åpne kampanje.
Startdato: Startdato for kampanje.
Sluttdato: Sluttdato for kampanje.
Budsjett: Økonomisk budsjett for kampanje.
Planl.delt: Antall planlagte deltakere i kampanje.
Virk.delt: Virkelig antall deltakere i kampanje.
Ansv: Initialer til den som er ansvarlig for gjennomføring av kampanjen.
Sist endret: Tidspunkt kampanjen ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret kampanjen sist.

Statusflagg

Status for kampanjer vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Kampanje er under planlegging og ikke startet.
Gult flagg: Kampanje er aktiv og pågår.
Grønt flagg: Kampanje er ferdig.
Rødt flagg: Kampanje er avlyst.

Kampanjetyper

Du kan angi hvilken type kampanje som skal avholdes. Dette indikeres i listen med ulike symboler.

Konvolutt: E-postkampanje (kampanjemateriell sendt per e-post).
Dokumenter: Brevkampanje (postutsendelse).
Telefaks: Telefakskampanje (kampanjemateriell sendt per telefax).
Globus: Internettkampanje/webkampanje.
Telefonrør: Telefonkampanje (oppringing av kampanjedeltakere).
Radio: Radiokampanje (kampanjebudskap formidlet via radiokanaler).
TV: TV-kampanje (kampanjebudskap formidlet via TV-kanaler).

Opprette en ny kampanje

Kampanjer opprettes ved å velge "Ny kampanje" på siden CRM - Kampanjer.

Vindu for kampanjer

Vinduet for kampanjer inneholder 7 fanekort der kun det første er tilgjengelig når du oppretter kampanjen for første gang. 2 av fanekortene vil kun være tilgjengelige hvis du har integrert e-postutsendelse aktivert.

Fanekort "Planlegging"

Dette fanekortet brukes til å registrere generell informasjon om kampanjen. Følgende felter er tilgjengelige:

Emne: Emne for kampanjen.
Slagord: Evt. slagord for kampanjen.
Kampanjekode: Kampanjekode for kampanjen (kan brukes som rabattkode ved bestillinger fra kunder).
Startdato: Planlagt startdato for kampanjen.
Sluttdato: Planlagt sluttdato for kampanjen.
Status: Status for kampanjen. Se over.
Type: Kampanjetype. Se over.
Sendingsdato: Evt. utsendingsdato ved e-post/brev/telefax, tidspunkt kampanjen "går på lufta" ved radio/TV.
Beskrivelse: Beskrivelse av kampanjen.
Målsetning: Målsetning for kampanjen.
Ansvarlig: Ansvarlig ansatt for gjennomføring av kampanjen.
Salgsregion: Hvilken salgsregion kampanjen tilhører.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Fanekort "Budsjett"

Dette fanekortet brukes til å sette opp et økonomisk budsjett for kampanjen fordelt på typiske aktiviteter i en kampanje. Følgende budsjettparametere er tilgjengelige:

Antall mottakere: Angir hvor mange deltakere som er planlagt for kampanjen. Bruk knappen "Beregn" for å hente inn antall deltakere automatisk basert på deltakerlisten.
Forventet antall positive responser: Angir hvor mange positive responser (typisk salg) som forventes basert på kampanjen. Tallet vises også i prosent av antall deltakere.
Forventet antall feilsendinger: Angir hvor mange feilsendinger (kampanjemateriell når ikke mottaker) som forventes i kampanjen. Tallet vises også i prosent av antall deltakere.
Planlegging: Angir kostnad for planlegging av kampanjen.
Målgruppevalg/adresseliste: Angir kostnad for å samle sammen deltakere til kampanjen.
Materialkost (per enhet): Angir kostnad for kampanjemateriell til kampanjen per enhet.
Distribusjon/utsendelse (per enhet): Angir kostnad for evt. utsendelse av kampanjemateriell per enhet.
Responshåndtering (per respons): Angir kostnad for håndtering av responser på kampanjen (per respons).
Returhåndtering (per retur): Angir kostnad for å håndtere returnert kampanjemateriell (per retur).
Effektmåling/evaluering: Angir kostnad for evaluering av kampanjen i ettertid.
Andre kostnader: Angir evt. andre kostnader knyttet til kampanjen som ikke fremkommer i de andre kostnadspostene.
Totale kostnader: Angir totalkostnad for kampanjen (sum av alle delkostnadene).
Totalbudsjett: Angir evt. totalbudsjett for kampanjen (hvis fast sum er avsatt til bruk i kampanjen).
Inntekter per ordre: Angir inntekter per positiv respons/salg knyttet til kampanjen.
Variable kostnader per ordre: Angir kostnader direkte knyttet til en ordreprosessen/salget (per salgsordre).
Resultat for kampanje: Angir estimert resultat for kampanjen basert på parametrene som er lagt inn. Kalles ofte for ROI (Return of Investment). Tallet er også oppgitt i prosent.

Fanekort "Innhold" (krever integrert e-postutsendelse aktivert)

Dette fanekortet brukes for å produsere innhold for kampanjen hvis det dreier seg om en e-postkampanje. For å kunne se dette fanekortet må du ha integrert e-postutsendelse aktivert.

E-postinnholdet kan bestå av en del formatert som HTML (Hyper Text Markup Language) og en del som ren tekst. Dette vil sikre at flest mulig e-postmottakere virkelig kan se kampanjeteksten, og budskapet vil nå ut til flest mulig. Kampanjeinnholdet kan også inkludere bilder og evt. andre filvedlegg. Følgende felter er tilgjengelige for innholdet:

Emne i e-post: Angir emne for e-post i utsendelsen. Kan inneholde spesialfelter. Se under.
Avsenders navn: Navn på avsender av e-post. Vil vises i fra-feltet i de fleste e-postprogrammer.
Avsenders e-post: E-postadresse for avsender av e-post. Kan være en fellesadresse eller en egen salgsadresse.
Kopimottaker (CC): Angir evt. kopimottakere av e-posten. Disse vil vises i kopi-feltet hos mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon.
Blindkopi (BCC): Angir evt. blindkopimottakere av e-posten. Disse vil ikke vises hos mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon.
"Svar til"-adresse: Angir evt. en alternativ adresse som mottakere skal bruke ved svar på utsendelsen.
Prioritet e-post: Angir evt. en prioritet for e-posten. Dette vil gi et prioritetssymbol i innboksen i mange e-postprogrammer. Bør brukes med forsiktighet.
Ren tekst: Angir innhold i kampanjen (kampanjeteksten) som ren tekst. Kan inneholde spesialfelter. Se under.
HTML: Angir innhold i kampanjen (kampanjeteksten) som HTML-formatert tekst. Kan inneholde spesialfelter. Se under.

Bruk av spesialfelter

Kampanjetekst og emnet kan inneholde spesialfelter for å kunne automatisere noe av innholdet i kampanjen og også gi mulighet til å lage en kampanjetekst med personlig preg rettet mot hver av deltakerne. Spesialfeltene indikeres i tekst og emne som @SPESIALFELT@, altså navn på feltet med tegnet @ (krøllalfa) på hver side. Se forøvrig eget avsnitt om spesialfelter.

Legge inn bilder i kampanjetekst

Hvis du bruker HTML-formatert kampanjetekst, kan du legge inn bilder integrert i kampanjeteksten. Bruk av HTML-formatert e-post krever en viss kunnskap om hvordan man bruker HTML-tagger. Bildet du ønsker lagt inn i teksten, legges først til kampanjen under fanekortet "Vedlegg". Det er viktig at du legger inn en innholds-ID når du legger til bildevedlegget. Denne innholds-IDen (fra engelsk "cid" = "Content ID") brukes for å referere til bildet i kampanjeteksten. Eksemplet under viser hvordan du kan legge til et bilde med innholds-ID lik "1" i kampanjeteksten.

Ved bruk av bilder i kampanjeteksten, bør du alltid bruke alt-teksten og angi høyde og bredde for bildet i piksler (se eksemplet over).

Se forøvrig eget avsnitt om vedlegg.

Importere innhold (kampanjetekst) lagret i annet program

Hvis du har laget kampanjeteksten i et annet program (spesielt relevant ved bruk av HTML-innhold) kan du importere denne filen direkte til kampanjen.

For å importere en tekstfil eller HTML-fil, velg knappen "Importer" på verktøylinjen. Fra dialogboksen velger du så hvilken fil du vil bruke med knappen "Bla gjennom...". Når du har funnet korrekt fil, bruker du knappen "Importer" for å hente inn filen til kampanjen. Hvis filen har filendelse .htm eller .html, vil den importerte filen havne under "HTML". For andre filtyper vil innholdet havne under "Ren tekst". Husk at eksisterende kampanjetekst for aktuell type vil overskrives av importfilen.

Sette inn e-postsignatur

Du kan hvis ønskelig få satt inn din vanlige e-postsignatur nederst i kampanjeteksten (ren tekst). For å gjøre dette, velg knappen "Signatur" fra verktøylinjen.

For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Forhåndsvise utsendelse

Du kan når som helst forhåndsvise kampanjee-posten direkte fra kampanjen. Dette kan være spesielt viktig ved bruk av HTML-formatert e-post.

For å forhåndsvise en e-postutsendelse, velg "Forhåndsvis" fra verktøylinjen.

Prøvesende utsendelse

For å kunne se hvordan e-posten vil se ut hos mottakeren, kan du når som helst foreta en prøveutsendelse. Du kan selv velge hvilken e-postadresse prøvesendingen skal sendes til i dialogboksen som kommer opp. Som standard vil din registrerte e-postadresse være satt inn.

For å prøvesende en e-postutsendelse, velg "Prøvesend" fra verktøylinjen og velg e-postadresse i dialogboksen som kommer opp.

Fanekort "Vedlegg"

Kampanjene kan inneholde så mange vedlegg som du ønsker. I en brevkampanje, kan du legge inn hele dokumentet du har tenkt til å sende.

I en e-postkampanje vil vedleggene legges ved i e-postutsendelsen og sendes til deltakerne hvis de er merket "Vedlegges e-postutsendelse" (grønt flagg i listen over vedlegg). Vedleggene kan være for eksempel vedlagte PDF-filer eller det kan være bilder for bruk i en HTML-formatert e-post. Ved bruk av bilder integrert i HTML-formatert e-post må du holde styr på hvilke innholds-IDer som brukes for bildene. Dette vil bestemme hvor bildene havner i e-posten.

Listen over vedlegg inneholder følgende felter:

(Statusflagg): Om vedlegget vil legges ved i kampanjeutsendelse (grønt flagg) eller ikke (rødt flagg).
Tittel: Tittel for vedlegg. Klikk for å åpne/lagre den vedlagte filen.
Filnavn: Filnavn for vedlegg.
Størrelse: Filstørrelse for vedlegg.
Type: Filtype for vedlegg.
ID: Innholds-ID for vedlegg. Brukes for å referere til vedlagte bilder i HTML-formatert e-post. Se over.
Sist endret: Tidspunkt vedlegget ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret vedlegget sist.
(Info-symbol): Klikk for å åpne egenskaper for vedlegg.

Legge til nytt vedlegg

Ny vedlegg kan legges til ved å velge "Nytt vedlegg" fra verktøylinjen.

Dialogboks for vedlegg

Følgende felter er tilgjengelige for vedlegg:

Filnavn: Viser filnavn for vedlegg.
Filtype: Viser filtype for vedlegg.
Filstørrelse: Viser filstørrelse for vedlegg.
Importer fil: Gir mulighet for å velge fil som skal legges til ved å klikke på "Bla gjennom...".
Tittel: Angir tittel for vedlegg.
Innholds-ID: Angir innholds-ID (cid) for vedlegg. Se over.
Vedlegges e-postutsendelse: Angir om vedlegget skal legges ved i e-postutsendelse eller ikke.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Beskrivelse: Angir fritekstbeskrivelse for vedlegg.

Fanekort "Spesialfelter" (krever integrert e-postutsendelse aktivert)

Spesialfelter er spesielle tekstvariabler som du kan legge inn i kampanjenes emne og kampanjetekst. Disse variabelnavnene vil automatisk erstattes av andre tekster før e-postene sendes ut. Dette betyr at du ved for eksempel å skrive "Kjære @CONTACT_NAME@" kan få en personlig start på alle e-poster som sendes ut i og med at @CONTACT_NAME@ vil erstattes med navnet til kontaktpersonen for kampanjedeltakeren.

Følgende spesialfelter er tilgjengelige:

@COMPANY_NAME@: Firmaets navn.
@CONTACT_NAME@: Kontaktpersonens navn.
@CAMPAIGN_RECIPIENT_ID@: Identifikator for kampanjedeltaker.
@CAMPAIGN_CODE@: Kampanjekode.
@CAMPAIGN_SLOGAN@: Slagord for kampanje.
@CAMPAIGN_START_DATE@: Startdato for kampanje.
@CAMPAIGN_END_DATE@: Sluttdato for kampanje.
@REGION_NAME@: Salgsregion for kampanje.
@DATE@: Dagens dato.
@TIME@: Klokkeslett.
@WEEK@: Inneværende ukenummer.
@MONTH@: Inneværende måned.
@YEAR@: Inneværende år.
@WEEKDAY@: Ukedag.

Fanekort "Deltakere"

Dette fanekortet lar deg administrere deltakerne i kampanjen. Deltakerne kan legges til manuelt eller importeres fra markedsføringslister. Følgende felter vises i listen over deltakere:

(Statusflagg): Status for hver enkelt deltaker. Se under.
(Konvolutt): Om e-post er sendt til deltaker (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
(Konvolutt med øyne): Om e-post er lest av mottaker (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
(Konvolutt med musepeker): Om mottaker har klikket på linker i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
Firmanavn: Navn på firma.
E-post: E-postadresse til deltaker.
Kontaktperson: Navn på kontaktperson i deltakerfirma.
Telefon: Telefonnummer til deltaker.

Statusflagg

Status for deltakere i kampanjer vises med flagg av forskjellige farger.

Gult flagg: Deltakerens e-postadresse og deltakelse i kampanjen er ubekreftet (standard).
Grønt flagg: Deltakerens e-postadresse og deltakelse i kampanjen er bekreftet OK.
Rødt flagg: Deltakerens er deaktivert fra kampanjen.

Legge til ny deltaker i kampanjen

Du kan legge til en ny deltaker i kampanjen ved å velge "Ny deltaker" fra verktøylinjen.

Innfyllingsfelter for deltakere i kampanjer

Firmanavn: Navn på foretak.
Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretak.
Status: Status for medlemmet. Se over.
Adresse: Postadresse for foretak.
Postnummer: Postnummer for foretak.
Poststed: Poststed for foretak.
Land: Nasjonalitet for foretakets postadresse.
E-postadresse: E-postadresse til foretak.
Webside: Websideadresse for foretak.
Telefon: Telefonnummer til foretak.
Telefaks: Telefaksnummer til foretak.
Aksjekapital: Foretakets aksjekapital.
Registreringsdato: Dato foretaket ble registrert.
Selskapsform: Selskapsform for foretak (AS, ASA, ENK o.s.v.)
Kommune: Navn på kommune foretaket tilhører.
Fylke: Navn på fylke foretaket tilhører.
Salgsregion: Navn på hvilken salgsregion foretaket skal tilhøre.
Daglig leder: Navn på daglig leder i foretaket.
Signaturrett: Navn på personer med signaturrett for foretak.
Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til daglig leder i foretaket.
Alder daglig leder: Alder for daglig leder i foretaket.
Antall engasjementer: Antall registrerte foretaksengasjementer for daglig leder i foretaket.
Kjønn daglig leder: Kjønn for daglig leder i foretaket.
Rating daglig leder: Kredittverdighet for daglig leder i foretaket.
Antall ansatte: Antall ansatte i foretaket.
Årlig omsetning: Årlig omsetning i foretaket.
Hovedbransje: Hovedbransje for foretaket.
Underbransje 1: Underbransje 1 for foretaket.
Underbransje 2: Underbransje 2 for foretaket.
Underbransje 3: Underbransje 3 for foretaket.
Notat: Fritekstnotat for medlem.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Tidspunkt sendt: Tidspunkt kampanjee-post ble sendt til deltaker (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
Tidspunkt først lest: Tidspunkt e-post ble lest av deltaker første gang (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
Tidspunkt sist lest: Tidspunkt e-post ble lest av deltaker siste gang (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
Antall ganger lest: Antall ganger e-post er lest av deltaker (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
Antall klikk: Antall ganger deltaker har klikket på linker i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
Tidspunkt første klikk: Tidspunkt deltaker klikket første gang i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
Adresse første klikk: Link (URL) som ble benyttet av deltaker ved første gangs klikk i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
IP første klikk: IP-adresse for deltaker ved første gangs klikk i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
Tidspunkt siste klikk: Tidspunkt deltaker klikket siste gang i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
Adresse siste klikk: Link (URL) som ble benyttet av deltaker ved siste klikk i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
IP siste klikk: IP-adresse for deltaker ved siste klikk i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).

Importere deltakere til kampanjen

Lister over deltakere kan importeres fra markedsføringslister (se CRM - Markedsføringslister).

For å legge til deltakere fra en markedsføringsliste, velg "Importer" fra verktøylinjen på fanekortet "Deltakere". I dialogboksen som kommer frem velger du ønsket markedsføringsliste. Her kan du også velge å kun importere deltakere som har e-postadresse registrert.

Slette en deltaker i en kampanje

Du kan slette en deltaker i en kampanje ved å åpne oppføringen og klikke på knappen "Slett".

Slette alle deltakere i kampanjen

Du kan slette alle deltakere i en eksisterende kampanje ved å velge "Slett alle" fra verktøylinjen på fanekortet "Deltakere".

Fanekort "Sluttevaluering"

Dette fanekortet brukes for å evaluere kampanjen i etterkant. Her kan du fylle inn virkelige data for kampanjen og samtidig sammenligne med budsjettet for kampanjen. Du vil til slutt få ut et totalresultat for kampanjen som vil kunne si om kampanjen var økonomisk vellykket eller ikke.

Følgende felter er tilgjengelige i sluttevalueringen:

Antall positive responser: Angir hvor mange positive responser (typisk salg) som kampanjen medførte.
Antall feilsendinger: Angir hvor mange feilsendinger (kampanjemateriell når ikke mottaker) som kampanjen medførte.
Planlegging: Angir reell kostnad for planlegging av kampanjen.
Målgruppevalg/adresseliste: Angir reell kostnad for å samle sammen deltakere til kampanjen.
Materialkost (per enhet): Angir reell kostnad for kampanjemateriell til kampanjen per enhet.
Distribusjon/utsendelse (per enhet): Angir reell kostnad for utsendelse av kampanjemateriell per enhet.
Responshåndtering (per respons): Angir reell kostnad for håndtering av responser på kampanjen (per respons).
Returhåndtering (per retur): Angir reell kostnad for å håndtere returnert kampanjemateriell (per retur).
Effektmåling/evaluering: Angir reell kostnad for evaluering av kampanjen i ettertid.
Andre kostnader: Angir evt. andre reelle kostnader knyttet til kampanjen som ikke fremkommer i de andre kostnadspostene.
Totale kostnader: Viser reell totalkostnad for kampanjen (sum av alle delkostnadene).
Inntekter per ordre: Angir reelle inntekter per positiv respons/salg knyttet til kampanjen.
Variable kostnader per ordre: Angir reelle kostnader direkte knyttet til en ordreprosessen/salget (per salgsordre).
Resultat for kampanje: Angir reelt resultat for kampanjen basert på parametrene som er lagt inn. Kalles ofte for ROI (Return of Investment).

Helt til høyre i vinduet finnes det en kolonne "Avvik" som fortløpende viser deg avvik mellom planlagte kostnader/inntekter og reelle kostnader/inntekter. Nederst i vinduet er det et tekstfelt der du kan registrere en konkusjon for kampanjen. Her kan du si noe om evt. årsaker til suksess eller fiasko for kampanjen.

Lage en kopi av en kampanje

Hvis du ønsker å opprette en ny kampanje basert på en kampanje som er gjennomført tidligere, kan du lage en kopi av en kampanje. Dermed vil du få med deg informasjon om den gamle kampanjen samt evt. vedlegg knyttet til denne.

Du lager en kopi ved å åpne vinduet for kampanje (klikk på emne i listen), og så velge knappen "Lag kopi" på fanekortet "Planlegging".

Slette kampanjer

Kampanjer kan slettes ved å åpne vinduet for kampanje (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Planlegging". Husk at alle tilknyttede vedlegg og deltakere vil slettes samtidig med kampanjen.

Analysere kampanjer

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.10 CRM - Markedsføringslister

Introduksjon

"CRM - Markedsføringslister" gir mulighet for å lage markedsføringslister for bruk i kampanjer. Markedsføringslister kan enkelt benyttes som utgangspunkt for kampanjer. Dermed kan du lage ei fast markedsføringsliste som kan importeres til ubegrenset antall kampanjer ved behov.

Deltakere i markedsføringslistene kan også enkelt importeres fra semikolonseparerte filer (CSV-filer). Systemet støtter import av deltakere fra webtjenesten FastInfo (www.fastinfo.no).

Felter i liste over markedsføringslister

Følgende felter vises i listen over markedsføringslister (CRM - Markedsføringslister).

Navn: Navn på markedsføringsliste.
Antall medlemmer: Angir antall deltakere i hver enkelt markedsføringsliste.
Opprettet: Tidspunkt markedsføringslisten ble opprettet.
Av: Initialer til den som opprettet markedsføringslisten.
Sist endret: Tidspunkt markedsføringslisten ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret markedsføringslisten sist.

Opprette en ny markedsføringsliste

Markedsføringslister opprettes ved å velge "Ny markedsføringsliste" på siden CRM - Markedsføringslister.

Vindu for markedsføringslister

Vinduet for markedsføringslister inneholder 2 fanekort der kun det første er tilgjengelig når du oppretter markedsføringslisten for første gang.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet brukes til å registrere generell informasjon om markedsføringslisten. Følgende felter er tilgjengelige:

Navn: Beskrivende navn for markedsføringsliste. Navnet kan inkludere for eksempel bransje og region.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Notat: Fritekstnotat for markedsføringslisten.

Fanekort "Medlemmer"

Dette fanekortet brukes til å registrere medlemmer i markedsføringslisten. Følgende felter vises i listen over medlemmer:

(Statusflagg): Status for hvert enkelt medlem. Se under.
Firmanavn: Navn på firma.
E-post: E-postadresse til medlem.
Webside: Webside for medlem.
Daglig leder: Navn på daglig leder i medlemsfirma.

Statusflagg

Status for medlemmer i markedsføringslister vises med flagg av forskjellige farger.

Gult flagg: Medlemmets e-postadresse og deltakelse i listen er ubekreftet (standard).
Grønt flagg: Medlemmets e-postadresse og deltakelse i listen er bekreftet OK.
Rødt flagg: Medlemmet er deaktivert fra markedsføringslisten.

Legge til nytt medlem i markedsføringslisten

Du kan legge til et nytt medlem i markedsføringslisten ved å velge "Nytt medlem" fra verktøylinjen.

Innfyllingsfelter for medlemmer i markedsføringslister

Firmanavn: Navn på foretak.
Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretak.
Status: Status for medlemmet. Se over.
Adresse: Postadresse for foretak.
Postnummer: Postnummer for foretak.
Poststed: Poststed for foretak.
Land: Nasjonalitet for foretakets postadresse.
E-postadresse: E-postadresse til foretak.
Webside: Websideadresse for foretak.
Telefon: Telefonnummer til foretak.
Telefaks: Telefaksnummer til foretak.
Aksjekapital: Foretakets aksjekapital.
Registreringsdato: Dato foretaket ble registrert.
Selskapsform: Selskapsform for foretak (AS, ASA, ENK o.s.v.)
Kommune: Navn på kommune foretaket tilhører.
Fylke: Navn på fylke foretaket tilhører.
Salgsregion: Navn på hvilken salgsregion foretaket skal tilhøre.
Daglig leder: Navn på daglig leder i foretaket.
Signaturrett: Navn på personer med signaturrett for foretak.
Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til daglig leder i foretaket.
Alder daglig leder: Alder for daglig leder i foretaket.
Antall engasjementer: Antall registrerte foretaksengasjementer for daglig leder i foretaket.
Kjønn daglig leder: Kjønn for daglig leder i foretaket.
Rating daglig leder: Kredittverdighet for daglig leder i foretaket.
Antall ansatte: Antall ansatte i foretaket.
Årlig omsetning: Årlig omsetning i foretaket.
Hovedbransje: Hovedbransje for foretaket.
Underbransje 1: Underbransje 1 for foretaket.
Underbransje 2: Underbransje 2 for foretaket.
Underbransje 3: Underbransje 3 for foretaket.
Notat: Fritekstnotat for medlem.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Importere medlemmer til markedsføringslisten

Lister over medlemmer kan importeres i én operasjon via semikolonseparerte filer (CSV-filer). CSV-filer kan lagres i regnearkprogrammer som Microsoft Excel og så importeres til markedsføringslisten.

Systemet støtter formatet som lagres fra webtjenesten FastInfo (se www.fastinfo.no). Via denne tjenesten kan du velge ut medlemmer basert på mange ulike kriterier og så lagre resultatet som ei Excel-fil. Denne filen kan du videre lagre som en CSV-fil i Excel. Dette gjør du ved å velge "Fil" -> "Lagre som" i Excel og så velge "CSV (semikolondelt) (*.csv)" i feltet for filtype i lagringsdialogen i Excel.

Etter at du har laget ferdig ei CSV-fil, åpner du markedsføringslisten du vil importere til i XS Office. Fra fanekortet "Medlemmer" velger du "Importer" fra verktøylinjen. Fra denne dialogboksen velger du "Bla gjennom..." for å velge filen du har opprettet. I tillegg kan du velge om øverste rad i CSV-filen inneholder kolonneoverskrifter samt om du kun ønsker å importere oppføringer med e-postadresse.

Etter at du har valgt filen du vil importere, kan du sjekke om de importerte dataene vil importeres korrekt ved å forhåndsvise importen med knappen "Vis". Denne funksjonen vil vise en forhåndsvisning av alle data for en oppføring i CSV-filen og kan brukes for å sjekke om formatet på filen er OK. Når du er klar til å importere data, bruker du knappen "Importer". Når importen er ferdig vil du få frem en oppsummering over antall oppføringer i filen samt hvor mange av dem som ble importert korrekt.

Slette et medlem i markedsføringslisten

Du kan slette et medlem i en markedsføringsliste ved å åpne oppføringen og klikke på knappen "Slett".

Slette alle medlemmer i markedsføringslisten

Du kan slette alle medlemmer i en eksisterende liste ved å velge "Slett alle" fra verktøylinjen på fanekortet "Medlemmer".

Utvidet visning av medlemsliste

Hvis ønskelig kan medlemslisten vises med alle felter samtidig. Dette gjøres ved å velge "Utvidet visning" fra verktøylinjen på fanekortet "Medlemmer". Merk at du da sannsynligvis vil få et horisontalt rullefelt i vinduet siden informasjonsmengden blir mye større.

Slette markedsføringslister

Markedsføringslister kan slettes ved å åpne vinduet for markedsføringsliste (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Husk at alle tilknyttede medlemmer vil slettes samtidig med markedsføringslisten.

Analysere markedsføringslister

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.11 CRM - Saker

Introduksjon

"CRM - Saker" er hovedsiden for saksarkivet i XS Office. Saksarkivet i XS Office er et system for å håndtere kundehenvendelser, brukerstøtte ("helpdesk") samt saksgang for interne prosesser. Med XS Office kan du følge opp henvendelsene fra start til mål og også sende e-post til kunden ettersom status for saken endres. Du kan også videreformidle sakens status til interne mottakere via e-post direkte fra XS Office.

En sak kan ha ubegrenset antall oppfølginger/kommentarer. Disse kommentarene er trådede som gjør at du visuelt får oversikt over hvem som kommenterer hva.

Når du oppretter en sak, kan du samtidig laste opp et filvedlegg som illustrerer sakens kjerne. Dette kan være en skjermdump, et bilde, en PDF-fil eller annet. Dette filvedlegget vil følge saken og alltid være synlig på informasjonssiden for saken. Du kan etter at saken er opprettet også legge til andre vedlegg. Når du følger opp/kommenterer en sak, kan du også legge ved vedlegg. Disse vedleggene vil være knyttet både til selve saken og oppfølgingsteksten din.

All e-postkorrespondanse kan legges inn i saken. E-postmeldinger du sender fra saken vil automatisk knyttes til saken. I tillegg kan du markere både innkommende og utgående e-post med et saksnummer som gjør at meldingene vil være synlige i saken. Hvis du bruker XS Office Outlook Plugin eller XS Office Thunderbird Extension, kan du overføre e-post fra Outlook/Thunderbird og direkte inn til en bestemt sak. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

Sakene i arkivet kan relateres til hverandre. Dette gir deg mulighet til å indikere at en sak er avhengig av, duplikat av eller på annen måte relatert til en annen sak. Du vil enkelt se i sakslisten hvilke saker som er relatert til andre saker.

Du kan angi opptil tre valgfrie sakskategorier for en sak. Disse kategoriene har valgfrie navn og ledetekster slik at du kan gruppere sakene i henhold til kriterier som er relevante for deg og din organisasjon. Du kan også angi hvilke av disse kategoriene som skal være påkrevde ved oppretting av nye saker. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger for informasjon om hvordan du oppretter og vedlikeholder sakskategorier.

Du kan angi tidspunkt for påminnelse for forfall for hver sak. Ansvarlig for utførelse vil automatisk motta et varsel ved dette tidspunktet.

Sakene kan også merkes med en QA-ansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring). QA-ansvarlig er ansvarlig for å verifisere (samt evt. lukke) fullførte saker. Varsler til QA-ansvarlig om verifisering av saker sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00.

Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Tabellen under illustrerer de ulike fasene for en sak.

Fase 1	Fase 2	Fase 3	Fase 4	Fase 5	Fase 6
Ny: Saken har ikke fått angitt en ansvarlig. Brukes ved opprettelse av nye saker der ansvarlig for utførelse ikke er avklart.	Tilordnet: Saken har fått tilordnet en ansvarlig, men utførelsen er ikke startet. Nye saker der ansvarlig for utførelse er angitt vil automatisk få denne statusen.	Pågår: Saken er angitt som "i arbeid". Settes normalt av ansvarlig for utførelse. Venter andre: Saken er avengig av andres bidrag for å få fremdrift. Utsatt: Saken er utsatt. Ny forfallsdato kan settes.	Fullført: Saken er angitt som fullført, men ikke verifisert. Kansellert: Saken er angitt som ugyldig. Ikke forstått: Ansvarlig for utførelse forstår ikke sakens problemstilling. Saken må utredes nærmere.	Verifisert: Saken er angitt som verifisert, men ikke lukket. Denne operasjonen gjøres normalt av en person som er ansvalig for QA.	Lukket: Saken er angitt som fullført, verifisert og lukket. Denne operasjonen kan gjøres av en QA-person eller den som opprettet saken. Avhenger av organisasjonens retningslinjer for sakshåndtering.

Tabell: Illustrasjon av saksgang

Statusflagg

Status for saker (se fasene i saksgangen i tabellen over) vises med flagg av forskjellige farger.

Hvitt flagg: Saken er ny og ikke tilordnet en ansvarlig.
Blått flagg: Saken er tilordnet en ansvarlig, men ikke startet.
Gult flagg: Saken pågår (er under behandling).
Oransje flagg med klokke: Saken er utsatt.
Oransje flagg med teksten "Zzz": Ansvarlig person venter på andre for fullføring av saken.
Rødt flagg: Saken er kansellert.
Spørsmålstegn: Saken er ikke forstått av ansvarlig.
Grønt flagg med spørsmålstegn: Saken er fullført, men ikke verifisert eller lukket. Hvis QA-ansvarlig er angitt for saken, sendes varsel om verifisering til denne personen.
Grønt flagg med hake: Saken er fullført og verifisert, men ikke lukket.
Grønt flagg med hengelås: Saken er lukket.

Felter i liste over saker

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over saker (CRM - Saker).

(Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppføringer og utføre operasjoner på dem samlet. Se under.
(Konvolutt): Angir om det er e-postkorrespondanse knyttet til saken.
(Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til saken.
(Blyant): Angir om det er registrert oppfølginger til saken.
(Utropstegn): Angir prioritet og alvorlighetsgrad for saken. Se under.
(Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Kjetting): Angir om saken er relatert til andre saker. Se under.
Saksnr: Angir et unikt saksnummer for saken. Klikk for å åpne saken.
Emne: Emne for sak. Klikk for å åpne saken. Hvis det er angitt fakturerbarhet for saken angis dette med en myntstabel foran emneteksten. Se under.
(Kategori): Kategori 1 for sak. Navn vil avhenge av ledetekst for kategori 1. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
Firma: Navn på firma som saken er knyttet mot.
Opprettet: Tidspunkt saken ble opprettet.
Sist endret: Tidspunkt saken ble sist endret (eller siste oppfølging).
Av: Initialer til den som lagret saken sist (eller siste oppfølging).
Ansv: Initialer til den som er ansvarlig for saken.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Alvorlighetsgrad

Alvorlighetsgraden for en sak indikeres med bakgrunnsfarge i kolonnen for prioritet:

Mørk oransje bakgrunnsfarge: Kritisk alvorlighetsgrad.
Oransje bakgrunnsfarge: Høy alvorlighetsgrad.
Ingen bakgrunnsfarge: Normal alvorlighetsgrad.
Lys blå bakgrunnsfarge: Lav alvorlighetsgrad.
Mørk blå bakgrunnsfarge: Ekstra lav/triviell alvorlighetsgrad.
Ingen bakgrunnsfarge: Utvidelse/ny funksjon (alvorlighetsgrad ikke relevant).

Fakturerbarhet

Fakturerbarhet indikeres med et symbol foran emneteksten i listen.

Ingen symbol: Fakturerbarhet ikke angitt.
Oransje myntstabel: Sak er fakturerbar.
Grønn myntstabel: Sak er fakturert.

Opprette en ny sak

Saker kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny sak" fra verktøylinjen på siden CRM - Saker.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma eller prosjekt. Se CRM - Alle firmaer.
Velg "Sak" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for saker.
Bruk hurtigtasten for saker. Se Innledning - Hurtigtaster.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

Opprett: Saken vil opprettes og du vil få frem ekstra fanekort for oppfølginger, vedlegg og tilbakemeldinger for den samme saken.
Opprett og ny: Saken vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for sak. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere saker etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
Opprett og lukk: Saken vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Vindu for saker

Vinduet for saker inneholder fem fanekort der kun det første er tilgjengelig når du oppretter saken for første gang.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet brukes til å registrere grunnleggende informasjon om saken. Følgende felter er tilgjengelige:

Saksnr: Angir et unikt saksnummer for saken. Blir automatisk generert av systemet.
Emne: Emne for sak.
Meldt av: Fritekstfelt for hvem som innrapporterte saken.
Firma: Navn på firma som saken er tilknyttet.
Har supportavtale: Om tilknyttet firma har supportavtale. Vil automatisk hentes fra firmakortet.
Kontaktperson: Navn på kontaktperson som saken er tilknyttet.
Meldt via: Angir hvordan saken ble innrapportert. Se Admin - Sakskilder.
Respons via: Angir hvordan kontaktpersonen ønsker tilbakemeldinger formidlet.
Kategori 1: Kategori 1 for sak. Kan defineres fritt. Se Admin - Sakskategorier.
Kategori 2: Kategori 2 for sak. Kan defineres fritt. Se Admin - Sakskategorier.
Kategori 3: Kategori 3 for sak. Kan defineres fritt. Se Admin - Sakskategorier.
Prosjekt: Navn på prosjekt som saken er tilknyttet.
Produkt: Navn på eventuelt produkt som saken er direkte relatert til.
Status: Viser status for saken. Se over.
Løsning: Viser en eventuelt angitt løsning for saken. Se over.
Prioritet: Angir prioritet for saken. Se over.
Alvorlighetsgrad: Angir alvorlighetsgrad for saken. Se over.
Tilordnet til: Angir ansatt som er ansvarlig for saken.
Påminnelse: Angir tidspunkt for påminnelse for saken. Se under.
Forfallsdato: Angir forfallsdato for saken.
Sakskode: Angir sakskode for saken. Brukes for eksempel for å angi en kode i et eksternt system.
Fakturering: Angir status for fakturerbarhet for saken.
Tidsforbruk: Angir tidsforbruk tilknyttet saken.
QA-ansvarlig: Angir normalt ansatt som er ansvarlig for å verifisere saken etter at den er fullført.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Gjenåpnet: Eventuelt tidspunkt saken ble gjenåpnet (saken var tidligere lukket) samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Fullført: Eventuelt tidspunkt saken ble markert som fullført samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Verifisert: Eventuelt tidspunkt saken ble markert som verifisert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Lukket: Eventuelt tidspunkt saken ble markert som lukket samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Problemstilling: Problemtekst for saken som innrapportert av kunden. Denne teksten bør identifisere sakens kjerne på en entydig måte.
Løsning: Løsningstekst for saken. Vil normalt benyttes for å sende en respons til den som meldte saken.

Endre saksstatus

Øverst i fanekortet "Detaljer" har du en statuslinje som indikerer faser i sakens livsløp. For å endre status for en sak, klikker du på én av fasene og velger ny status i vinduet som kommer opp. Du kan også endre status for mange saker under ett. Se "Fullføre/kansellere/verifisere/lukke mange saker samtidig" under.

Gjenåpne en lukket sak

Når en sak er lukket, vil du ikke kunne endre saksdetaljer, slette saken eller legge til oppfølginger og vedlegg. For å få til dette, må du først gjenåpne saken. Klikk "Gjenåpne sak" på verktøylinjen for å gjenåpne en sak.

Sende tilbakemelding

Når saken er løst (eller har endret status), kan du sende en tilbakemelding om saken direkte fra XS Office. Dette gjør du ved å velge knappen "Send tilbakemelding" på verktøylinjen. Du vil da få opp et e-postvindu med løsningsteksten samt saksdetaljer ferdigutfylt. Alle tilbakemeldinger du sender via e-post fra XS Office vil være synlige på fanekortet "E-post".

Via Admin - Globale innstillinger kan du tilpasse formatet for emneteksten i tilbakemeldingene til kundene. Her kan du også angi standard kopimottakere (CC) og blindkopimottakere (BCC) for saker.

Hvis du vil videresende saken internt for oppfølging, bruker du funksjonen "Videresend". Se under.

Videresende saker internt

Når du har laget en oppfølging i en sak, kan du distribuere den oppdaterte saken internt via funksjonen "Videresend" på fanekortet "Oppfølginger". I dialogboksen som kommer frem legger du inn e-postadresser til mottakere og kopimottakere for saken. Flere adresser kan skilles med semikolon (;). Mottakerne vil motta alle opplysninger i saken og også alle oppfølginger som er laget. Dette gjør det enkelt å informere de involverte i sakens gang.

Du kan angi standard mottaker og standard kopimottakere (CC) for interne oppfølginger fra Admin - Globale innstillinger.

Registrere timeforbruk fra en sak

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra saken. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra saken over til timeregistreringen. Hvis du har angitt tidsforbruk for saken, vil dette komme med i vinduet for ny timeregistrering. Dersom du også har angitt at saken er fakturerbar, vil timeantallet også settes som fakturerbare timer.

Skrive ut en sak

Hvis du ønsker å skrive ut en sak, velger du "Skriv ut" på vektøylinjen. Utskriften vil skrive ut saksdetaljer, problemstilling, løsningsforslag samt alle oppfølginger.

Fanekort "Oppfølginger"

Dette fanekortet brukes til å registrere interne oppfølginger/kommentarer til saken. Dette vil indikeres med blyantsymbol i sakslisten. Oppfølgingene er trådede som gjør at du visuelt får oversikt over hvem som har kommentert hva.

Følgende felter vises i liste over oppfølginger:

(Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til oppfølgingen.
Opprettet: Angir tidspunkt for når oppfølgingen ble opprettet.
Av: Angir initialer til ansatt som skrev oppfølgingen.
Tekst: Viser starten på oppfølgingsteksten.
(Blyant): Brukes for å svare på en bestemt oppfølging.

Visningsalternativer for liste over oppfølginger

Fra verktøylinjen kan du velge to ulike visningsalternativer for oppfølgingslisten:

Vis liste: Viser oppfølgingene fordelt over fem kolonner uten linjeskift i oppfølgingsteksten.
Vis samlet: Viser oppfølgingene i én kolonne der linjeskift i oppfølgingsteksten er beholdt og hele tekstene vises.

Lage en ny oppfølging

Du lager en ny oppfølging ved å velge "Ny oppfølging" fra verktøylinjen på fanekortene "Detaljer" og "Oppfølginger". Velg "Lagre" eller "Lagre og lukk" når du har skrevet ferdig oppfølgingen. Oppfølgingen vil komme som en ny "tråd" i listen over oppfølginger.

Svare på en oppfølging

Du kan svare på en oppfølging på følgende måter:

Fra listevisning: Klikk på blyantsymbolet helt til høyre på linjen.
Fra samlevisning: Klikk på teksten "[svar]".
Fra selve oppfølgingen: Åpne oppfølgingen du ønsker å svare på og velg "Svar" eller "Svar med tekst" på verktøylinjen. "Svar med tekst" vil gi deg et nytt vindu med den opprinnelige teksten innrykket med symbolet ">". Dette gjør at du enkelt kan vise hva du svarer på hvis den opprinnelige oppfølgingen besto av mange punkter.

Velg "Lagre" eller "Lagre og lukk" når du har skrevet ferdig oppfølgingen.

Slette en oppfølging

Du sletter en oppfølging ved å åpne oppfølgingen (klikk på tekst i "listemodus" eller dato i "samlevisning"), og velge "Slett" fra verktøylinjen i dialogboksen. Merk at du kun kan slette oppfølginger du selv har skrevet. Hvis oppfølgingen du sletter har andre oppfølginger under seg, vil oppfølgingen ikke slettes fysisk men oppfølgingsteksten vil endres til "(slettet av bruker)".

Fanekort "Vedlegg"

Dette fanekortet brukes til å legge inn eventuelle vedlegg til saken (kan for eksempel være skjermdumper fra en PC, åstedsbilder eller generelle dokumenter). Dette vil indikeres med binderssymbol i sakslisten.

Vedleggslisten kan enten vises som detaljert liste med tittel/filnavn eller som miniatyrbilder. Miniatyrbildene vil vise en forhåndsvisning av filen hvis vedlegget er et bilde. Hvis ikke vil miniatyrvisningen vise et symbol som idikerer hvilken filtype vedlegget har.

Følgende felter vises i liste over vedlegg (gjelder ikke alternativer med miniatyrvisning):

(Egenskaper): Brukes for å åpne egenskaper for vedlegget.
Tittel: Tittel for vedleggsdokument.
Filnavn/tittel: Filnavn eller tittel for vedleggsdokument.
Størrelse: Filstørrelse for vedleggsdokument.
Type: Filtype for vedleggsdokument.
Sist endret: Tidspunkt vedlegget ble lagret sist.
Av: Angir initialer til ansatt som lagret vedlegg sist.
(Dokumenter): Angir om dokumentet er hentet fra dokumentarkivet eller ikke. Hvis vedlegget er hentet fra dokumentarkivet, vil du kunne åpne oppføringen fra dokumentarkivet direkte herfra.

Legge inn nytt vedlegg

Du legger til et nytt vedlegg fra din egen maskin ved å velge "Nytt vedlegg" fra verktøylinjen. For å hente vedlegg fra dokumentarkivet, velger du "Nytt dokument" fra verktøylinjen. Merk at du ikke kan legge til vedlegg i lukkede saker.

Vise et eksisterende vedlegg

Du viser et eksisterende vedlegg ved å klikke på teksten i tittel-kolonnen. Vedlegget vil lastes ned og åpnes i tilhørende program for aktuell vedleggstype.

Åpne et eksisterende vedlegg for redigering (dokumentegenskaper)

Du åpner vinduet for egenskaper for vedlegg ved å klikke på info-symbolet helt til venstre i vedleggslisten.

Dialogvindu for oppretting av nye vedlegg

Vinduet for vedleggsegenskaper inneholder følgende felter:

Importer fil: Gir deg mulighet for å velge hvilket vedlegg som skal legges til. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
Tittel: Tittel for vedleggsdokument. Vil kunne vises i vedleggslisten.
Nøkkelord: Angir eventuelle nøkkelord for vedleggsdokumentet.
Beskrivelse: Angir en beskrivelse av vedleggsdokumentet.

Slette vedlegg

Du sletter et vedlegg ved å åpne vedlegget (klikk på info-symbol til venstre i listen), og velge "Slett" fra verktøylinjen i dialogboksen.

Fanekort "E-post"

Dette fanekortet viser liste over alle e-postmeldinger knyttet til saken. E-postmeldinger du sender direkte fra saken vil automatisk knyttes til saken og legges inn i denne listen. I tillegg kan du markere både innkommende og utgående e-post med et saksnummer som gjør at meldingene vil være synlige i listen. Hvis du bruker XS Office Outlook Plugin eller XS Office Thunderbird Extension, kan du overføre e-post fra Outlook/Thunderbird og direkte inn til en bestemt sak. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

Følgende felter vises i liste over e-postkorrespondanse:

(Retning): Angir om meldingen er utgående (sendt e-post, indikeres med pil mot venstre) eller innkommende (mottatt e-post, indikeres med pil mot høyre).
(Utropstegn): Angir prioritet for e-postmeldingen.
(Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til e-postmeldingen.
Fra: Angir e-postadressen til avsenderen av e-postmeldingen.
Til: Angir e-postadressen til mottakeren av e-postmeldingen (Til-feltet).
Emne: Emne for e-postmeldingen.
Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
Av: Angir initialer til ansatt som sendte e-postmeldingen.

Vise detaljer for e-postmeldingen

Klikk på emneteksten i listen for å vise innholdet i tilbakemeldingen. Se forøvrig Meldinger - Innboks for infomrasjon om e-postmeldinger.

Fanekort "Relaterte saker"

Sakene i arkivet kan relateres til hverandre. Dette gir deg mulighet til å indikere at en sak er avhengig av, duplikat av eller på annen måte relatert til en annen sak. Du vil enkelt se i sakslisten hvilke saker som er relatert til andre saker.

I dette fanekortet ser du oversikt over alle relasjoner mellom valgt sak og andre saker.

Opprette en ny relasjon

Velg "Ny relasjon" fra verktøylinjen. Vinduet som kommer opp vil være forhåndsutfylt med valgt sak som "sak 1" i relasjonen. Deretter velger du en relasjonstype som indikerer tilknytningen mot den andre saken. "Sak 2" benyttes for å angi hvilken sak som er tilknyttet. Du kan også om ønskelig legge inn et notat som beskriver relasjonen.

Relasjonstyper

Følgende relasjonstyper er tilgjengelige:

Er duplikat av: Angir at "sak 1" er en duplikat av "sak 2". Med duplikat menes at problemstillingen i de to sakene er identisk.
Er gruppert med: Angir at "sak 1" er "i familie med" "sak 2". Sakene er likestilte og har store fellestrekk (sakene komplementerer typisk hverandre).
Er relatert til: Angir at "sak 1" har en problemstilling som ligner "sak 2" eller at sakene har en årsaksforklaring som er felles.
Er avhengig av: Angir at en løsning for "sak 1" er avhengig av at "sak 2" løses først.

Bytte om på en relasjon

Du bytter om på "sak 1" og "sak 2" i en relasjon ved å åpne relasjonen og velge "Bytt" på verktøylinjen. Velg så "Lagre".

Slette en relasjon

Du kan enkelt slette en relasjon ved å åpne relasjonen og velge "Slett" på verktøylinjen.

Slette alle relasjoner

Du sletter alle relasjoner knyttet til en sak ved å velge "Slett alle" fra oversiktven over relasjoner.

Søke etter saker

Du kan søke etter saker basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter saker. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier.

Merk at sakslisten også kan filtreres direkte fra verktøylinjen (se under). Sakslisten vil dermed reflektere både søkekriterier fra søkeområdet samt filtreringsvalg fra verktøylinjen. Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Emne: Søk etter angitt søkeord i emnefeltet for saker.
Problem: Søk etter angitt søkeord i problemstillingen for saker.
Løsning: Søk etter angitt søkeord i løsningsteksten for saker.
Fritekst: Søk etter angitt søkeord i emnefeltet, problemstillingen, løsningsteksten og oppfølginger for saker.
Meldt via: Søk etter saker som er innmeldt på en spesiell måte.
Firma: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt firma.
Kontaktperson: Søk etter saker som er knyttet til en bestemt kontaktperson.
Prosjekt: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt prosjekt.
Produkt: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt produkt.
Kategori 1: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 1. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
Kategori 2: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 2. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
Kategori 3: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 3. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
Status: Søk etter saker som har en bestemt status.
Løsning: Søk etter saker som har en bestemt løsning.
Prioritet: Søk etter saker som har en bestemt prioritet.
Alvorlighetsgrad: Søk etter saker som har en bestemt alvorlighetsgrad.
Meldt av: Søk etter angitt søkeord i fritekstfeltet for "Meldt av".
Sakskode: Søk etter angitt søkeord i feltet for sakskode.
Saksnummer: Søk etter saker med saksnummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall vedlegg: Søk etter saker med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall oppfølginger: Søk etter saker med antall oppfølginger som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall e-poster: Søk etter saker med antall e-poster som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Relaterte saker: Søk etter saker med antall saksrelasjoner som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Tidsforbruk: Søk etter saker med tidsforbruk (i timer) som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Fakturering: Søk etter saker som skal fakturereres eller som allerede er fakturert.
Ansvarlig: Søk etter saker som har en bestemt person som ansvarlig.
QA-ansvarlig: Søk etter saker som har en bestemt person som QA-ansvarlig.
Opprettet av: Søk etter saker som er opprettet av en bestemt person.
Sist endret av: Søk etter saker som er sist endret av en bestemt person.
Fullført av: Søk etter saker som er markert som fullført av en bestemt person.
Verifisert av: Søk etter saker som er markert som verifisert av en bestemt person.
Lukket av: Søk etter saker som er lukket av en bestemt person.
Gjenåpnet av: Søk etter saker som er gjenåpnet av en bestemt person.
Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en sak må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i sakslisten.

Saker kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere saker

Filtrere etter ansatt

I tillegg til søkefunksjonen, kan du filtrere listen etter hvem som er ansvarlig for saken via rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle saker uavhengig av hvem som er ansvarlig.
Mine: Viser alle saker du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser alle saker du ikke er ansvarlig for.

Filtrere etter status

Du filtrerer sakslisten basert på status ved å velge et av alternativene i rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle saker uavhengig av status.
Åpne saker: Viser alle saker som ikke er lukket.
Ikke fullført: Viser alle saker som verken er merket som fullført, kansellert, verifisert eller lukket.
Tilordnet: Viser alle saker som har status "Tilordnet" (har angitt ansvarlig for utførelse).
Pågår: Viser alle saker som har status "Pågår".
Fullført, ikke verifisert: Viser alle saker som har status "Fullført".
Venter andre: Viser alle saker som har status "Venter andre".
Utsatt: Viser alle saker som har status "Utsatt".
Kansellert: Viser alle saker som har status "Kansellert".
Ikke forstått: Viser alle saker som har status "Ikke forstått".
Gjenåpnet: Viser alle saker som tidligere har vært lukket og har blitt gjenåpnet igjen.
Verifisert, ikke lukket: Viser alle saker som er verifisert, men ikke lukket.
Lukket: Viser alle saker som er lukket.

Sortere saker

Listen over saker kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Motta påminnelser om saker

Du kan velge tidspunkt for påminnelse for hver enkelt sak. Ved dette tidspunktet vil ansvarlig for saken automatisk motta en påminnelse per e-post. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye saker.

Sakene kan også merkes med en QA-ansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring). QA-ansvarlig er ansvarlig for å verifisere (samt evt. lukke) fullførte saker. Varsler til QA-ansvarlig om verifisering av saker sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00.

XS Office kan også varsle kundeansvarlig for firma knyttet til sak hvis ikke saken er registrert som fullført ved forfall. Se Admin - Globale innstillinger.

Se også Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser.

Slette en sak

Saker kan slettes ved å åpne vinduet for sak (klikk på emnetekst i sakslisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Husk at alle tilknyttede oppfølginger, relasjoner, vedlegg og tilbakemeldinger vil slettes samtidig med saken. I tillegg vil eventuelle e-poster knyttet til saken, miste sin kobling mot saken. Hvis saken er lukket, må den gjenåpnes før den kan slettes.

Slette mange saker

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at alle tilknyttede oppfølginger, vedlegg og relasjoner også vil slettes når du sletter en sak. I tillegg vil eventuelle e-poster knyttet til saken, miste sin kobling mot saken. Merk også at lukkede saker ikke vil slettes. Lukkede saker må gjenåpnes før de eventuelt kan slettes.

Fullføre/kansellere/verifisere/lukke mange saker samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som fullført, kansellert, verifisert, eller lukket i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som fullført", "Sett som kansellert", "Sett som fullført" eller "Sett som fullført og lukket" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at lukkede saker ikke vil påvirkes av disse operasjonene.

Skrive ut mange saker samtidig

Hvis du ønsker å skrive ut et utvalg saker med oppfølginger (f.eks. til et møte), markerer du først de du vil skrive ut med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil skrive ut, velger du "Skriv ut detaljert" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Utskriften vil skrive ut saksdetaljer, problemstilling, løsningsforslag samt alle oppfølginger. Hver sak vil komme på en ny side i utskriften.

Analysere saker

Sakslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av saker, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

5.12 CRM - Konkurrenter

Introduksjon

"CRM - Konkurrenter" viser liste over alle foretakets konkurrenter. Du kan legge inn konkurrentene dine med markedsandel, en subjektiv vurdering samt gjennomføre en SWOT-analyse av hver enkel konkurrent.

Hva er SWOT?

SWOT står for: Strengths and Weaknesses as they relate to our Oportunities and Threats in the marketplace (På norsk: Styrke og svakheter sett i forhold til muligheter og trusler i markedet). Husk at alt er relativt, og at mange overser de små ordene som sier at styrke/svakheter må måles i forhold til markedet, og ikke i forhold til hva vi mener og tror.

Det anbefales at du utfører en SWOT-analyse for egen bedrift, og så gjør det samme for din(e) hovedkonkurrent(er). Avhengig av bedriftsstørrelse, produkt, marked, osv, vil mange bedrifter utføre SWOT-analyser for eksempelvis ulike produkter, markeder, markedssegmenter, m.m.

Her er et tenkt eksempel med noen få stikkord fylt inn.

Styrker Kvalitetsprodukt Gode tester og god omtale Innovativt produkt Kreativt miljø Stor faglig tyngde og god faglig bredde	Svakheter Sesongavhengig etterspørsel Høyere pris enn konkurrenter Lite nasjonalt marked
Muligheter Økt markesandel i Norge ved flere forhandlere Muligheter for eksport Rimeligere delproduksjon eller produksjon i Polen eller Baltikum	Trusler Lavprisprodukter fra Asia Klimatiske endringer = kortere sesong Finanstørke

Kilde: Bedin.

Felter i liste over konkurrenter

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over konkurrenter (CRM - Konkurrenter).

(Globus): Angir om konkurrenten opererer internasjonalt eller ikke.
SWOT: Angir hvilke av feltene for SWOT som er registrert for konkurrenten.
Firmanavn: Firmanavn for konkurrenten.
Produktnavn: Navn på produkt hos konkurrenten som du konkurrerer med.
Versjon: Versjonsnummer for produkt hos konkurrenten som du konkurrerer med.
Nasjonalitet: Nasjonalitet for konkurrenten.
Vurdering: Angir din subjektive vurdering av konkurrenten i forhold til din virksomhet på en skala fra 1 til 5 (indikert med stjerner).
Markedsandel: Angir markedsandelen til konkurrenten i prosent.
Sist endret: Tidspunkt informasjon om konkurrenten ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret informasjon om konkurrenten sist.
(Ikoner): Ikoner med kobling mot webside til konkurrenten samt oppføringen i Brønnøysund og Leverandørguiden.

Registrere en ny konkurrent

Konkurrenter registreres ved å velge "Ny konkurrent" fra verktøylinjen på siden CRM - Konkurrenter.

Innfyllingsfelter for konkurrenter

Fanekort "Detaljer"

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

Firmanavn: Firmanavn for konkurrenten.
Produktnavn: Navn på produkt hos konkurrenten som du konkurrerer med.
Versjon: Versjonsnummer for produkt hos konkurrenten som du konkurrerer med.
Nasjonalitet: Nasjonalitet for konkurrenten.
Notat: Fritekstnotat for konkurrent.
Webside: Adresse til konkurrentens webside.
Internasjonal aktør: Angir om konkurrenten opererer internasjonalt eller ikke.
Vurdering: Angir din subjektive vurdering av konkurrenten i forhold til din virksomhet på en skala fra 1 til 5.
Markedsandel: Angir markedsandelen til konkurrenten i prosent.
Antall ansatte: Angir hvor mange ansatte konkurrenten har.
Årlig omsetning: Angir årlig omsetning for konkurrenten.
Resultat siste år: Angir regnskapsresultat for konkurrenten siste år.
Resultat nest siste år: Angir regnskapsresultat for konkurrenten nest siste år.
Resultat tredje siste år: Angir regnskapsresultat for konkurrenten tredje siste år.
Opprettet: Tidspunkt konkurrenten ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt konkurrenten ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Fanekort "SWOT-analyse" (ikke synlig ved opprettelse av konkurrent)

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

Styrker: Angir konkurrentens styrker.
Svakheter: Angir konkurrentens svakheter.
Muligheter: Angir konkurrentens fremtidige muligheter i markedet.
Trusler: Angir trusler mot konkurrentens virksomhet.

Sortere konkurrentlisten

Listen over konkurrenter kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

"Slette" konkurrent

Konkurrenter kan slettes ved å åpne vinduet for konkurrent (klikk på firmanavn i konkurrentlisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer".

Analysere konkurrenter

Konkurrentlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

CRM - Alle firmaer

5.13 CRM - Avtaler

Introduksjon

"CRM - Avtaler" viser liste over alle avtaler uten visningsrestriksjoner som er knyttet til et firma. Visningen lar deg vise avtaler for alle ansatte eller kun avtaler for deg selv. Du kan også søke etter avtaler basert på ulike kriterier.

Felter i avtaleliste

Listen under viser hvilke felter som vises i avtalelisten (CRM - Avtaler).

Vis tid som: Angir hvordan den ansatte har valgt at tidsrommet for avtalen skal vises i kalenderen. Se under.
(Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
Fra: Planlagt starttidspunkt for avtale.
Til: Planlagt sluttidspunkt for avtale.
For: Initialer for ansatt som avtalen gjelder.
Emne: Emne for avtale.
Firma: Navn på evt. firma som avtalen er knyttet mot.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som avtalen er knyttet mot.

"Vis tid som"

"Vis tid som" angir hvordan den ansatte har valgt at avtalen skal vises i kalenderen. Dette indikeres med følgende symboler:

Grønn sirkel: Ledig - Angir at den ansatte ikke anser seg som opptatt i avtaletidsrommet.
Gul sirkel med spørsmålstegn: Foreløpig - Angir at avtaletidsrommet ikke er endelig bestemt.
Rød sirkel med strek: Opptatt - Angir at den ansatte er opptatt i avtaletidsrommet.
Sirkel med urvisere: Fraværende - Angir at den ansatte er borte fra kontoret i avtaletidsrommet.

Statusflagg

Status for avtaler vises med flagg av forskjellige farger.

Gult flagg: Avtale er planlagt, men ikke gjennomført.
Grønt flagg: Avtale er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
Rødt flagg: Avtale er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.

Opprette en ny avtale

Avtaler kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden CRM - Avtaler.
Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine avtaler.
Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Avtaler.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Opprett avtale direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
Velg "Avtale" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for avtaler.
Bruk hurtigtasten for avtaler. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for avtaler

Se Min side - Mine avtaler.

Søke etter avtaler

Se Min side - Mine avtaler.

Filtrere avtalelisten

Listen over avtaler knyttet til firmaer kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne avtaler eller avtaler for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Filtrering etter status

For å vise kun avtaler med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle avtaler.
Planlagt: Viser kun planlagte avtaler som ikke er gjennomført.
Gjennomført: Viser kun gjennomførte avtaler.
Avlyst: Viser kun avlyste avtaler.

Se forøvrig Min side - Mine avtaler.

Slette avtaler

Avtaler kan slettes ved å åpne vinduet for avtale (klikk på emnetekst i avtalelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne avtaler samt avtaler du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Analysere avtaler

Avtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

For analyse av avtaler fordelt på kunder, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

5.14 CRM - Oppgaver

Introduksjon

"CRM - Oppgaver" viser liste over alle oppgaver som ikke er angitt som private og er knyttet til et firma. Visningen lar deg vise oppgaver for alle ansatte eller kun oppgaver for deg selv.

Felter i oppgaveliste

Listen under viser hvilke felter som vises i oppgavelisten (CRM - Oppgaver).

(Prioritet): Angir definert prioritet for oppgaven. Se under.
(Statusflagg): Status for oppgavene vises med flagg av ulik farge. Se under.
Tilordnet fra møte: Et møtesymbol her angir at oppgaven er tilordnet via et møtereferat.
% fullført: Viser en statusindikering og tall for oppgavens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for utførelse av oppgave.
Forfallsdato: Angir forfallsdato for oppgave.
Avsluttet: Angir evt. tidspunkt oppgaven ble markert som fullført.
Emne: Emne for oppgave.
Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til oppgaven.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til oppgaven.
Sist endret: Tidspunkt oppgaven ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret oppgaven sist.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for oppgaver vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Oppgave er ikke startet.
Gult flagg: Oppgave pågår.
Grønt flagg: Oppgave er fullført.
Oransje flagg: Oppgave venter andre eller er utsatt.
Rødt flagg: Oppgave er kansellert.
Spørsmålstegn: Oppgave er ikke forstått.

Opprette en ny oppgave

Oppgaver kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden CRM - Oppgaver.
Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine oppgaver.
Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Oppgaver.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Opprett oppgave direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
Velg "Oppgave" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for oppgaver.
Bruk hurtigtasten for oppgaver. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for oppgaver

Se Min side - Mine oppgaver.

Søke etter oppgaver

Se Min side - Mine oppgaver.

Filtrere oppgavelisten

Listen over oppgaver knyttet til firmaer kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne oppgaver eller oppgaver for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Filtrering etter status

For å vise kun oppgaver med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppgaver.
Ikke startet: Viser alle oppgaver som ikke er påbegynt.
Pågår: Viser alle oppgaver som pågår.
Fullført: Viser kun fullførte oppgaver.
Venter andre: Viser kun oppgaver som har status "venter andre".
Utsatt: Viser kun oppgaver som er utsatt.
Kansellert: Viser kun oppgaver som er kansellert.
Ikke forstått: Viser kun oppgaver som er markert som "ikke forstått".

Se forøvrig Min side - Mine oppgaver.

Slette oppgaver

Oppgaver kan slettes ved å åpne vinduet for oppgave (klikk på emnetekst i oppgavelisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere oppgaver

Oppgavelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.15 CRM - Notater

Introduksjon

"CRM - Notater" viser liste over alle notater som ikke er angitt som private og er knyttet til et firma. Visningen lar deg vise notater fra alle ansatte eller kun notater opprettet av deg selv.

Felter i notatliste

Listen under viser hvilke felter som vises i notatlisten (CRM - Notater).

(farge): Angir definert farge for notatet.
Notat: Innhold for notat.
Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til notatet.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til notatet.
Sist endret: Tidspunkt notatet ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret notatet sist.

Opprette nytt notat

Notater kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden CRM - Notater.
Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine notater.
Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Notater.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Velg "Notat" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Bruk hurtigtasten for notater. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for notater

Se Min side - Mine notater.

Søke etter notater

Se Min side - Mine notater.

Filtrere notatlisten

Listen over notater knyttet til firmaer kan vise alle notater eller kun notater opprettet av deg selv. Dette gjøres via en rullegardinmeny på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne notater eller notater for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Slette notater

Notater kan slettes ved å åpne vinduet for notat (klikk på emnetekst i notatlisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere notater

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.16 CRM - Samtaler

Introduksjon

"CRM - Samtaler" viser liste over alle innkommende og utgående telefonsamtaler. Visningen lar deg vise samtaler for alle ansatte eller kun samtaler for deg selv.

Når du har gjennomført en samtale, kan du velge å lage en "oppfølgingssamtale" hvis dere blir enige om å snakkes senere. Oppfølgingssamtalen vil være utfylt med data fra den opprinnelige samtalen, og systemet vil ta vare på koblingen mot den opprinnelige samtalen slik at du i ettertid kan se historikk for relaterte samtaler.

Hvis en telefonsamtale fører til et mulig salg, kan du også opprette en salgsmulighet direkte fra en samtale. Salgsmuligheten vil være forhåndsutfylt med data fra samtalen den er opprettet fra. Se CRM - Salgsmuligheter for informasjon om salgsmuligheter.

Du kan også angi tidspunkt for påminnelse for hver samtaleoppføring. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Felter i samtaleliste

Listen under viser hvilke felter som vises i samtalelisten (CRM - Samtaler).

(Retning): Angir om samtalen er utgående (pil mot venstre) eller innkommende (pil mot høyre).
(Statusflagg): Status for samtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Historikk): Angir en eventuell tilknytning til andre samtaler. Klikk for å se samtalehistorikk. Se for øvrig under.
Dato: Dato for samtale.
Fra: Starttidspunkt for samtale.
Til: Sluttidspunkt for samtale.
For: Initialer for ansatt som gjennomfører samtalen.
Emne: Emne for samtale. Klikk for å åpne samtaleoppføring.
Samtalepartner: Navn på samtalepartner.
Firma: Navn på evt. firma som samtalen er knyttet mot.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som samtalen er knyttet mot.

Statusflagg

Status for samtaler vises med flagg av forskjellige farger.

Gult flagg: Samtale er planlagt, men ikke gjennomført.
Grønt flagg: Samtale er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
Rødt flagg: Samtale er avlyst eller ubesvart. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge (avlyst) eller gul bakgrunnsfarge (ubesvart).

Historikk

Eventuelle koblinger mot andre samtaler vises med symboler.

Tre firkanter med rød firkant øverst: Samtalen har oppfølgingssamtaler.
Tre firkanter med rød firkant nede til venstre: Samtalen er en oppfølgingssamtale.
Tre firkanter med rød firkant øverst samt nede til venstre: Samtalen er en oppfølgingssamtale og har også oppfølgingssamtaler.
Ingen symbol: Samtalen er ikke knyttet til andre samtaler.

Oppfølgingssamtaler

Du kan planlegge en oppfølgingssamtale direkte fra an samtaleoppføring. XS Office vil automatisk knytte sammen oppfølgingssamtalen med den opprinnelige samtalen. I ettertid vil du ha et eget fanekort for historikk for samtalene som er tilknyttet andre samtaler. Dermed er det enklere å se sammenhengen mellom flere samtaler. Se informasjon om samtalehistorikk under.

Opprette en ny samtale

Samtaler kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny samtale" fra verktøylinjen på siden CRM - Samtaler.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Opprett samtale direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
Velg "Samtale" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for samtaler.
Bruk hurtigtasten for samtaler. Se Innledning - Hurtigtaster.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Innfyllingsfelter for samtaler

Samtalene inneholder i utgangspunktet ett fanekort. Hvis samtalen er en oppfølgingssamtale, eller andre samtaler er oppfølging til denne, vil fanekortet "Historikk" vises. Her vises en oversikt over alle relaterte samtaler.

Planlegge samtaler for andre ansatte

Du kan opprette samtaler for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i kalenderen for den ansatte som er tildelt samtalen. Du kan også endre på samtaler du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme samtalen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne samtalen.

For å opprette en samtale for en annen ansatt, oppretter du en samtale som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansatt".

Fanekort "Samtale"

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

Dato: Dato for samtale.
Fra kl.: Starttidspunkt for samtale.
Til kl.: Sluttidspunkt for samtale.
Fra-til: Lar deg angi klokkeslett med musen ved å peke og klikke i en grafisk døgnvisning. Se under.
Retning: Angir om samtalen er utgående eller innkommende.
Telefonnummer: Angir telefonnummer til samtalepartner. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for innfyllingsfeltet. Se under.
Påminnelse: Angir evt. tidspunkt for påminnelse for samtalen (hvis det er en planlagt samtale). Se forøvrig Innledning - Påminnelser.
Status: Angir status for samtalen. Se over.
Emne: Emne for samtale.
Notat: Fritekstnotat for samtale.
Firma: Navn på firma som samtalen er knyttet mot.
Samtalepartner: Navn på samtalepartner.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som samtalen er knyttet mot.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Angi klokkeslett via døgnvisningen

XS Office lar deg bestemme klokkeslett for start og slutt via et eget rutenett med 24 timersvisning. Dette vil ofte være mer effektivt enn å velge klokkeslett via rullegardinmenyene.

Angi starttidspunkt via døgnvisningen

Klikk med venstre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et starttidspunkt som er senere enn sluttidspunktet.

Angi sluttidspunkt via døgnvisningen

Sluttidspunktet kan angis i døgnvisningen på to ulike måter.

Klikk med høyre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
Klikk med venstre musetast i rutenettet samtidig som du holder inne tasten Ctrl. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.

NB! Noen weblesere har begrensninger rundt å kunne utføre en funksjon på høyre musetast i en webside. Noen brukere har til og med en mus med kun én tast. I disse tilfellene brukes Ctrl+venstreklikk for å angi sluttidspunkt.

Fanekort "Historikk"

Hvis samtalen er tilknyttet andre samtaler, vil du kunne se oversikt over disse på dette fanekortet. Følgende informasjon vises i listen over tilknyttede samtaler:

(Retning): Angir om samtalen er utgående (pil mot venstre) eller innkommende (pil mot høyre).
(Statusflagg): Status for samtalene vises med flagg av ulik farge. Se over.
Dato: Dato for samtale.
Fra: Starttidspunkt for samtale.
Til: Sluttidspunkt for samtale.
Emne: Emne for samtale. Klikk for å åpne samtaleoppføring.

"Hurtiglukke" en samtale

Du kan enkelt markere en samtale som gjennomført eller ubesvart via knapper i verktøylinjen. Merk at innholdet i samtalevinduet lagres samtidig som status endres.

Lage oppfølgingssamtaler

Hvis det avtales en senere oppfølging i en samtale eller at samtaleforsøket er ubesvart, er det mulig å lage en oppfølgingssamtale som er knyttet til den opprinnelige samtalen. Det finnes en egen knapp i verktøylinjen som både setter samtalen som ubesvart og lager en oppfølging. Merk at innholdet i samtalevinduet lagres automatisk før oppfølgingen opprettes.

Sak fra samtale

Hvis du ønsker ytterligere oppfølging på en samtale, kan du opprette en sak direkte fra samtaleoppføringen. Saken vil være forhåndsutfylt med data fra samtalen den er opprettet fra. I tillegg vil det automatisk legges til en oppfølging "Opprettet fra samtale <ID>" på saken.

Følgende notat legges automatisk til samtalens notatfelt etter at saken er opprettet:

<TIDSPUNKT>: Opprettet sak <ID> (<INITIALER>).

Velg "Lag sak" fra verktøylinjen på fanekortet "Samtale" for å opprette en sak.

Se CRM - Saker for mer informasjon om saker.

Salgsmulighet fra samtale

Hvis en telefonsamtale fører til et mulig salg, kan du opprette en salgsmulighet direkte fra samtaleoppføringen. Salgsmuligheten vil være forhåndsutfylt med data fra samtalen den er opprettet fra. Velg knappen "Lag salgsmulighet" fra verktøylinjen på fanekortet "Samtale".

Se CRM - Salgsmuligheter for mer informasjon om salgsmuligheter.

Lage kopi av en samtale

Du kan lage kopi av en eksisterende samtale. Velg knappen "Lag kopi" fra verktøylinjen på fanekortet "Samtale". Eventuelle koblinger mot andre samtaler vil ikke legges til på kopien. Hvis du ønsker å lage en kopi som er relatert til den opprinnelige samtalen, lager du heller en oppfølgingssamtale. Merk at innholdet i samtalevinduet lagres automatisk før kopien opprettes.

Se CRM - Salgsmuligheter for mer informasjon om salgsmuligheter.

Click-to-call

Hvis du har avtale om integrert IP-telefoni i XS Office, kan du ringe opp kontaktpersoner og firmaer direkte fra XS Office. Dette kalles ofte "Click-to-call" siden du kan starte en samtale ved å klikke på et ikon.

Påminnelser for samtaler

Hver samtale har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye samtaler.

Søke etter samtaler

Se Innledning - Søke i XS Office.

Filtrere samtalelisten

Listen over samtaler knyttet til firmaer kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne samtaler eller samtaler for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Filtrering etter status

For å vise kun samtaler med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle samtaler.
Planlagt: Viser kun planlagte samtaler som ikke er gjennomført.
Gjennomført: Viser kun gjennomførte samtaler.
Avlyst: Viser kun avlyste samtaler.
Ubesvart: Viser kun ubesvarte samtaleforsøk.

Slette samtaler

Samtaler kan slettes ved å åpne vinduet for samtale (klikk på emnetekst i samtalelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne samtaler samt samtaler du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Registrere timeforbruk fra en samtale

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra samtaleoppføringen. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Samtale". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra samtalen over til timeregistreringen.

Analysere samtaler

Samtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For analyse av samtaler fordelt på kunder, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

5.17 CRM - Sendt e-post

Introduksjon

"CRM - Sendt e-post" viser liste over all utgående e-post som ikke er angitt som privat og er knyttet til et firma. Visningen lar deg vise e-post sendt av alle ansatte eller kun e-post sendt av deg selv.

Felter i liste

Listen under viser hvilke felter som vises i listen (CRM - Sendt e-post).

Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
Fra: Angir avsender av e-postmelding.
Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
Av: Initialer til den som sendte e-postmeldingen.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette en ny e-postmelding

E-postmeldinger kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Bruk hurtigtasten for e-postmeldinger. Se Innledning - Hurtigtaster.

Filtrere listen

Listen over e-postmeldinger knyttet til prosjekter kan vise alle e-postmeldinger eller kun e-postmeldinger opprettet av deg selv. Dette gjøres via en rullegardinmeny på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne e-postmeldinger eller e-postmeldinger for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Slette e-postmeldinger

Sendt e-post kan slettes ved å åpne vinduet for e-postmelding (klikk på emnetekst i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere e-postmeldinger

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.18 CRM - Mottatt e-post

Introduksjon

"CRM - Mottatt e-post" viser liste over all innkommende e-post som ikke er angitt som privat og er knyttet til et firma. Visningen lar deg vise e-post mottatt av alle ansatte eller kun e-post mottatt av deg selv.

Felter i liste

Listen under viser hvilke felter som vises i listen (CRM - Mottatt e-post).

Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
Fra: Angir avsender av e-postmelding.
Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
Mottatt: Tidspunkt e-postmeldingen ble mottatt.
Av: Initialer til den som mottok e-postmeldingen.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette en ny e-postmelding

E-postmeldinger kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Bruk hurtigtasten for e-postmeldinger. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for e-postmeldinger

Se Meldinger - Innboks.

Søke etter e-postmeldinger

Se Meldinger - Innboks.

Importere e-postmeldinger

Se Meldinger - Innboks.

Filtrere listen

Listen over e-postmeldinger knyttet til prosjekter kan vise alle e-postmeldinger eller kun e-postmeldinger opprettet av deg selv. Dette gjøres via en rullegardinmeny på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne e-postmeldinger eller e-postmeldinger for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Slette e-postmeldinger

Mottatt e-post kan slettes ved å åpne vinduet for e-postmelding (klikk på emnetekst i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere e-postmeldinger

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.19 CRM - Rapporter

Introduksjon

"CRM - Rapporter" gir mulighet for å analysere kunder, salgsmuligheter, saker og oppfølging av kunder.

Rapporttyper

Rapportene er delt i fire grupper.

Kunder/Leverandører/Firmaer: Rapporter relatert til firmaoppføringer

Nye firmaer per uke: Fordeling nyopprettede firmaer per uke
Nye firmaer per måned: Fordeling nyopprettede firmaer per måned
Nye firmaer per år: Fordeling nyopprettede firmaer per år
Bransje alle firmaer: Fordeling bransje for nyopprettede firmaer
Bransje kunder: Fordeling bransje for nyopprettede kunder
Bransje leverandører: Fordeling bransje for nyopprettede leverandører
Kategori alle firmaer: Fordeling kategorier for nyopprettede firmaer
Kategori kunder: Fordeling kategorier for nyopprettede kunder
Kategori leverandører: Fordeling kategorier for nyopprettede leverandører

Salg: Rapporter relatert til salg

Salgsmuligheter per uke: Fordeling nyopprettede salgsmuligheter per uke
Salgsmuligheter per måned: Fordeling nyopprettede salgsmuligheter per måned
Salgsmuligheter per år: Fordeling nyopprettede salgsmuligheter per år
Avgjørelsesdato åpne salgsmuligheter: Fordeling avgjørelsesdato per måned for åpne salgsmuligheter
Status salgsmuligheter: Fordeling nyopprettede salgsmuligheter i valgt tidsrom
Salgsmuligheter per ansatt: Fordeling nyopprettede salgsmuligheter per ansatt

Oppfølginger: Rapporter relatert til oppfølginger

Avtaler per uke: Fordeling avtaler per uke (basert på avtaledato)
Avtaler per måned: Fordeling avtaler per måned (basert på avtaledato)
Avtaler per år: Fordeling avtaler per år (basert på avtaledato)
Avtaler per ansatt: Fordeling avtaler per ansatt (basert på avtaledato)
Samtaler per uke: Fordeling telefonsamtaler per uke (basert på samtaledato)
Samtaler per måned: Fordeling telefonsamtaler per måned (basert på samtaledato)
Samtaler per år: Fordeling telefonsamtaler per år (basert på samtaledato)
Samtaler per ansatt: Fordeling telefonsamtaler per ansatt (basert på samtaledato)
"Nye" samtaler per uke: Fordeling "nye" telefonsamtaler per uke (samtaler som ikke er oppfølgingssamtaler)
"Nye" samtaler per måned: Fordeling "nye" telefonsamtaler per måned (samtaler som ikke er oppfølgingssamtaler)
"Nye" samtaler per år: Fordeling "nye" telefonsamtaler per år (samtaler som ikke er oppfølgingssamtaler)
"Nye" samtaler per ansatt: Fordeling "nye" telefonsamtaler per ansatt (samtaler som ikke er oppfølgingssamtaler)
Utgående samtaler per uke: Fordeling utgående telefonsamtaler per uke
Utgående samtaler per måned: Fordeling utgående telefonsamtaler per måned
Utgående samtaler per år: Fordeling utgående telefonsamtaler per år
Utgående samtaler per ansatt: Fordeling utgående telefonsamtaler per ansatt
Innkommende samtaler per uke: Fordeling innkommende telefonsamtaler per uke
Innkommende samtaler per måned: Fordeling innkommende telefonsamtaler per måned
Innkommende samtaler per år: Fordeling innkommende telefonsamtaler per år
Innkommende samtaler per ansatt: Fordeling innkommende telefonsamtaler per ansatt

Saker: Rapporter relatert til saker

Nye saker per uke: Fordeling saker per uke (basert på opprettelsesdato)
Nye saker per måned: Fordeling saker per måned (basert på opprettelsesdato)
Nye saker per år: Fordeling saker per år (basert på opprettelsesdato)
Nye saker per ansatt: Fordeling saker per ansatt
Nye saker per firma: Fordeling saker per firma
Nye saker per prosjekt: Fordeling saker per prosjekt
Nye saker per kategori: Fordeling saker per kategori
Nye saker per kilde: Fordeling saker per kilde
Status saker: Fordeling status for saker

Perioder

Listen under viser hvilke periodeutvalg som kan benyttes i rapporter.

Egendefinert periode: Du kan selv velge fra- og til-dato for rapport.
I går: Rapport med data fra i går.
I dag: Rapport med data fra hittil i dag.
Forrige uke: Rapport med data fra forrige uke.
Inneværende uke: Rapport med data fra hittil denne uke.
Forrige måned: Rapport med data fra forrige måned.
Inneværende måned: Rapport med data fra hittil denne måned.
Forrige kvartal: Rapport med data fra forrige kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
Inneværende kvartal: Rapport med data fra inneværende kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
Forrige år: Rapport med data fra i fjor.
Inneværende år: Rapport med data fra hittil i år.
Alle data: Rapport med alle data uten periodebegrensning.

Opprette en rapport

Velg hvilken periode du ønsker å lage rapport fra ved å velge fra alternativene under "Rapportperiode".
Velg hvilke rapporter du ønsker å se ved å krysse av én eller flere avkrysningsbokser til venstre for rapportnavnene. Du kan også gå direkte til en enkeltrapport ved å klikke på navnet. Hvis du vil se alle rapporter, krysser du av i boksen til venstre for overskriften "Rapporter".
Klikk på "Kjør rapport" (enten fra verktøylinjen eller fra knappen under seksjonen "Rapportperiode").

Skjule/vise søkekriterier

Du kan hvis ønskelig skjule søkekriteriene i visningen slik at det blir bedre plass på skjermen til selve rapportene. Dette kan være nyttig hvis du har en skjerm med lav oppløsning (for eksempel en liten bærbar PC) på maskinen du genererer rapportene fra. For å skjule søkekriteriene, velger du knappen "Skjul/vis" på verktøylinjen.

Skrive ut rapporter

Rapportene har en egen utskriftsvennlig versjon som tar med kun de genererte rapportene. Utskriftsvennlig visning kan aktiveres ved å vege skriver-symbolet på verktøylinjen i XS Office.

Analysere rapporter

Rapportene kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.