CRM - Alle firmaer

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

5.3 CRM - Alle firmaer

Introduksjon

"CRM - Alle firmaer" viser liste over alle registrerte firmaoppføringer. Firmakortene inneholder all informasjon knyttet til kunder, leverandører, partnere og andre foretaksregistreringer.

Felter i liste over firmaer (gjelder også valgene "CRM - Kunder" og "CRM - Leverandører")

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over firmaer (CRM - Alle firmaer).

(Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere firmaoppføringer samtidig for å utføre operasjoner på mange firmaoppføringer samtidig. Se senere i kapitlet.
Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
Postnr: Angir postnummer i adresse for foretaket (besøksadresse, postadresse eller fakturaadresse).
Navn: Angir navn for foretak eller person.
Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
Ansv: Initialer til ansatt som er ansvarlig/kundeansvarlig for foretak.
Sist kontaktet: Tidspunkt foretaket ble sist kontaktet. Se under.
Av: Initialer til den som lagret informasjon om foretaket sist.
(Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
(Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.

Indikering av type firmaoppføring

Firmaoppføringer indikeres i XS Office som fabrikksymboler av ulik farge avhengig av type:

Grønn fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er kunde.
Grønn fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er kunde (personkunde).
Blå fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er leverandører til deg.
Blå fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er leverandør.
Blå/grønn fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er både kunde og leverandør.
Blå/grønn fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er både kunde og leverandør.
Rød fabrikk: Indikerer at foretaket er en av dine konkurrenter. Se CRM - Konkurrenter.

"Sist kontaktet"

"Sist kontaktet" indikerer når foretaket er kontaktet sist. Dette er definert som siste starttidspunkt for en gjennomført oppføring av en av følgende typer:

Avtale.
Møte.
Telefonsamtale.

Med dette kan du enkelt for eksempel finne ut hvilke kunder det er lengst siden du har vært i kontakt med. Se under for hvordan du kan søke etter og sortere basert på "Kontaktstatus".

Registrere et nytt firma

Firmaer kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Nytt firma" eller "Nytt firma (person)" fra verktøylinjen på siden CRM - Alle firmaer.
Velg "Ny kunde" eller "Ny personkunde" fra verktøylinjen på siden CRM - Kunder.
Velg "Ny leverandør" eller "Ny leverandør (person)" fra verktøylinjen på siden CRM - Leverandører.
Velg "Firma" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
Velg "Firma" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Bruk hurtigtasten for firmaoppføringer. Se Innledning - Hurtigtaster.

Personkunder

Når du oppretter en firmaoppføring i XS Office kan du velge at oppføringen skal være av type "person". Dette benytter du for eksempel hvis du selger varer til personkunder. Du kan velge en egen knapp for å opprette en personkunde eller velge dette med avkrysningsboksen "Person" når du oppretter oppføringen. Når du krysser av for "Person", vil felter for firmanavn endres til to felter for fornavn og etternavn. I tillegg vil feltet for organisasjonsnummer endres til fødselsnummer.

Når du så velger "Opprett" for en personkunde, vil det automatisk opprettes en personkunde samt en kontaktpersonoppføring knyttet til den nye oppføringen. Firmaoppføringen vil få navnet [etternavn], [fornavn].

Du kan ikke endre enn firmaoppføring til en personoppføring eller vice versa i ettertid. Det er derfor viktig at du gjør dette riktig når du oppretter oppføringen.

Liste ut alle personkunder

Du kan søke deg frem til alle personkunder ved å velge søkefunksjonen fra verktøylinjen. I søkevinduet velger du "Firma/person" = "Kun personoppføringer".

Firmakortet

Firmakortet inneholder 9 hovedfaner der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.

Tilknytte oppføringer mot et firma

Øverst til høyre på firmakortet finner du en egen verktøylinje for å hurtig kunne tilknytte elementer til firmaoppføringen. Følgende elementer kan opprettes herfra:

Avtale
E-post
Samtale
Brukerstøttesak
Oppgave
Notat
Kontaktperson
Prosjekt
Tilbud
Salgsordre

Se forøvrig informasjon om fanekort "Oppfølginger".

Innfyllingsfelter for firmaer

Firmakortet inneholder 8 hovedfaner der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en firmaoppføring.

Fanekort "Sammendrag"

Her finner du nøkkelinformasjon om firmaoppføringen samt de siste hendelsene og aktivitetene knyttet til denne. Følgende informasjon vises på fanekortet "Sammendrag":

Primærkontakt: Navn på primær kontaktperson for firmaoppføringen.
Telefon primærkontakt: Telefonnummer til primær kontaktperson for firmaoppføringen.
Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for firmaoppføringen.
Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket.
Årlig omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket.
Kunde: Om firmaoppføringen er registrert som kunde.
Leverandør: Om firmaoppføringen er registrert som leverandør.
Kunde siden: Evt. dato firmaoppføringen ble registrert som kunde.
Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
5 siste avtaler: Informasjon om 5 siste avtaler knyttet til firmaoppføringen. Se Min side - Mine avtaler.
5 siste telefonsamtaler: Informasjon om 5 siste telefonsamtaler knyttet til firmaoppføringen. Se CRM - Samtaler.
5 siste notater: Informasjon om 5 siste notater knyttet til firmaoppføringen. Se Min side - Mine notater.
5 siste mottatte e-post: Informasjon om 5 siste mottatte e-post knyttet til firmaoppføringen. Se Meldinger - Innboks.
5 siste sendte e-post: Informasjon om 5 siste sendte e-post knyttet til firmaoppføringen. Se Meldinger - Sendte elementer.
5 siste dokumenter: Informasjon om 5 siste dokumenter knyttet til firmaoppføringen. Se Dokumenter - Dokumentarkiv.
5 siste brukerstøttesaker: Informasjon om 5 siste brukerstøttesaker knyttet til firmaoppføringen. Se CRM - Brukerstøttesaker.
5 siste tilbud: Informasjon om 5 siste tilbud til foretaket. Se Handel - Tilbud.

Fanekort "Firmadetaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

Firmanavn: Angir navn på foretaket (vises hvis "Person" ikke er krysset av).
Fornavn: Angir fornavn for person (vises hvis "Person" er krysset av).
Etternavn: Angir etternavn for person (vises hvis "Person" er krysset av).
Kunde: Om firmaoppføringen er registrert som kunde.
Leverandør: Om firmaoppføringen er registrert som leverandør.
Person: Om oppføringen er en person eller et firma.
Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
Morselskap: Kobling mot evt. morselskap for foretaket.
Salgsregion: Navn på salgsregion foretaket tilhører.
Selskapsform: Hvilken selskapsform (AS, ASA o.s.v.) foretaket er registrert som. Se Admin - Selskapsformer.
Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
Webside: Webside for foretaket.
Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
Organisasjonsnummer: Organisasjonsnummer for foretaket (vises hvis "Person" ikke er krysset av).
Fødselsnummer: Fødselsnummer for person (vises hvis "Person" er krysset av).
Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket.
Årlig omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket.
Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
Har supportavtale: Angir om foretaket har supportavtale.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes.
Firmalogo: Viser firmalogo for foretaket. Klikk på logoen for å legge inn logo.
Notat: Fritekstnotat for firmaoppføring.

Bruk av firmaadresser ved salg

Ved opprettelse av salgsordrer vil firmaets besøksadresse automatisk settes som leveranseadresse for salgsordrene. Hvis fakturaadresse er registrert, vil denne benyttes som fakturaadresse for salgsordrene. Hvis ikke fakturaadresse er registrert, vil systemet automatisk sjekke postadresse og til slutt besøksadresse for å finne en gyldig adresse.

Fanekort "Økonomi"

Dette fanekortet inneholder parametere knyttet til økonomi samt standardinnstillinger for firmaoppføringen. I tillegg kan du legge inn hvilken ID som benyttes for tilsvarende firmaoppføring i andre programmer (for eksempel regnskapssystemet). Dermed kan du opprettholde en kobling mellom firmaoppføringen i XS Office med tilsvarende i regnskapssystemet.

Følgende felter finner du i fanekortet "Økonomi":

Kundevurdering: Angir hvor viktig denne kunden er for deg (A, B eller C der A er de viktigste kundene).
Kunde siden: Angir dato for når foretaket ble kunde hos deg.
Konvertert fra ledetråd: Angir om firmaoppføringen er konvertert fra en ledetråd/kundeemne. Se CRM - Ledetråder.
Forventet årlig salg: Angir hvor stor omsetning du forventer å ha per år mot denne kunden (salg eks. mva).
Bankkontonummer: Angir bankkontonummer for firmaoppføring.
E-postadresse fakturaer: Angir evt. standard e-postadresse for mottak av fakturaer hos kunden.
Kreditt innvilget: Angir om kunden er innvilget kreditt.
Anmerkning kreditt: Evt. notat rundt kredittutstedelsen til kunden.
Kredittgrense: Angir evt. kredittgrense for kunden.
Kredittverdighet: Angir faktor for kredittverdighet for kunden. Følger ratingsystemet til Dun & Bradstreet (se under).
Betalingsanmerkninger: Angir om kunden har registrerte betalingsanmerkninger.
Standard faktureringsgebyr: Angir evt. standard faktureringsgebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
Standard purregebyr: Angir evt. standard purregebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
Standard timepris: Angir evt. standard avtalt timepris ved arbeid for kunden (vil overstyre timepriser ved fakturering av timer mot kunden).
Standard fraktmetode: Angir evt. standard fraktmetode for leveranser til kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Fraktbetingelser.
Standard betalingsbetingelser: Angir evt. standard betalingsbetingelser for kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Betalingsbetingelser.
Kunde-ID økonomisystem: Angir kunde-ID for tilsvarende firmaoppføring i økonomisystemet. Benyttes for å holde en kobling mellom oppføringene i XS Office og oppføringene i økonomisystemet.
Leverandør-ID økonomisystem: Angir leverandør-ID for tilsvarende firmaoppføring i økonomisystemet. Benyttes for å holde en kobling mellom oppføringene i XS Office og oppføringene i økonomisystemet.

Alternativer for kredittverdighet (fra Dun & Bradstreet)

XS Office benytter Dun & Bradstreets rangeringssystem for kredittverdighet:

AAA: Høyeste kredittverdighet.
AA: God kredittverdighet
A: Kredittverdig
AN: Nyetablert foretak
Ingen rating: Rating ikke fastsatt
B: Kreditt mot sikkerhet
C: Kreditt frarådes

Fanekort "Kontaktpersoner"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner for en firmaoppføring:

Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen

Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.

For mer informasjon om kontaktpersoner, se CRM - Kontaktpersoner.

Fanekort "Oppfølginger"

Her finner du oversikt over tilknyttede oppfølginger til valgt firmaoppføring. Oppfølgingene er sortert etter type på hver sitt fanekort.

Følgende oppfølginger er tilgjengelige for hver firmaoppføring:

Samtaler: Viser liste over alle telefonsamtaler knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Samtaler.
Avtaler: Viser liste over alle avtaler knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Avtaler.
Møter: Viser liste over alle møter knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Prosjekt - Møter.
Oppgaver: Viser liste over alle oppgaver knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Oppgaver.
Notater: Viser liste over alle notater knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Notater.
E-post inn: Viser liste over innkommende e-post knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Mottatt e-post.
E-post ut: Viser liste over sendt e-post knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Sendt e-post.
Dokumenter: Viser liste over alle dokumenter knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Dokumenter - Dokumentarkiv.
Brukerstøtte: Viser liste over alle brukerstøttesaker knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Brukerstøttesaker.
SMS: Viser liste over alle sendte SMS-meldinger knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Meldinger - Sendte SMS.

Fanekort "Salg"

Her finner du oversikt over salgsaktiviteter knyttet til valgt firmaoppføring. Oppfølgingene er sortert etter type på hver sitt fanekort.

Følgende oppfølginger er tilgjengelige for hver firmaoppføring:

Salgsmuligheter: Viser liste over alle salgsmuligheter knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Salgsmuligheter.
Tilbud: Viser liste over alle utgående tilbud knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Tilbud.
Ordre: Viser liste over alle utgående salgsordrer knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Salgsordrer.
Faktura: Viser liste over alle utgående faktura knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Utgående faktura.
Kreditnota: Viser liste over alle utgående kreditnotaer knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Kreditnota.
Markedsføring: Brukes til å registrere hvordan evt. markedsføring mot foretaket skal foregå. Du kan her sette opp bl.a. hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon.

Fanekort "Markedsføring": Alternativer for direkte kommunikasjon (én til én)

Følgende parametere kan settes:

Foretrukket kommunikasjon: Angir hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon.
Tillat e-post: Angir om kommunikasjon via e-post til foretaket er ønsket.
Tillat SMS: Angir om kommunikasjon via SMS til foretaket er ønsket.
Tillat telefon: Angir om kommunikasjon via telefon til foretaket er ønsket.
Tillat telefaks: Angir om kommunikasjon via telefaks til foretaket er ønsket.
Tillat brevpost: Angir om kommunikasjon via brev til foretaket er ønsket.

Fanekort "Markedsføring": Alternativer for masseutsendelser (én til mange)

Følgende parametere kan settes:

Tillat e-post: Angir om masseutsendelser via e-post til foretaket er tillatt.
Tillat SMS: Angir om masseutsendelser via SMS til foretaket er tillatt.
Tillat telefaks: Angir om masseutsendelser via telefaks til foretaket er tillatt.
Tillat brevpost: Angir om masseutsendelser via brev til foretaket er tillatt.

Fanekort "Prosjekter"

Dette fanekortet inneholder liste over alle prosjekter som firmaoppføringen og eventuelle kontaktpersoner er knyttet til. Prosjekter som er direkte tilknyttet firmaoppføringen vil vises øverst i listen. Deretter vises alle prosjekter der kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringen er prosjektdeltakere. Dermed er det enkelt å ha full oversikt over prosjekter som firmaet er involvert i på et eller annet nivå. Se Prosjekt - Prosjektliste for informasjon om prosjektlisten og prosjektstyring i XS Office.

Fanekort "Søk"

Under fanekortet "Søk" kan du gjøre et fritekstsøk innenfor valgt firmaoppføring. Et søk her vil kun søke etter oppføringer knyttet til valgt firmaoppføring og du kan også velge hvilke søkegrupper søket skal foretas i.

Eksportere firmaoppføring

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Firmadetaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Søke etter firmaoppføringer

Du kan søke etter firmaoppføringer basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter firmaoppføringer. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for firmaoppføringer:

Navn: Fritekstsøk etter firmaets/personens navn.
Firma/person: Lar deg søke etter kun personoppføringer, kun firmaoppføringer eller alle oppføringer.
Ansvarlig: Søk etter firmaoppføringer med bestemt ansvarlig ansatt.
Kategori: Søk etter firmaoppføringer med bestemt kategori.
Bransje: Søk etter firmaoppføringer i en bestemt bransje.
Salgsregion: Søk etter firmaoppføringer i en bestemt salgsregion.
Selskapsform: Søk etter firmaoppføringer med en bestemt selskapsform (AS, ASA o.s.v.).
Notat: Fritekstsøk i notatfelt for firmaoppføringer.
Postnummer: Søk etter firmaoppføringer med postnummer større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.
Antall ansatte: Søk etter firmaoppføringer med antall ansatte større enn/mindre enn/likt/ulikt et bestemt antall.
Årlig omsetning: Søk etter firmaoppføringer med årlig omsetning større enn/mindre enn/lik/ulik en bestemt sum.
Kontaktstatus: Lar deg søke etter kun foretak du har kontaktet, ikke kontaktet eller alle oppføringer.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Firmaoppføringer kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Vise kun personoppføringer

Hvis du ønsker å kun vise personoppføringer i kundereg

Filtrere firmalisten

Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:

Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
Mine: Viser kun firmaoppføringer du selv er satt som ansvarlig for.
Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere firmalisten

Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Firmadetaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.

Deaktivere en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Firmadetaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Slette mange firmaoppføringer

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at kun oppføringer som ikke er tilknyttet andre oppføringer vil slettes. De andre firmaoppføringene vil deaktiveres.

Deaktivere/aktivere mange firmaoppføringer samtidig

Hvis du ønsker å deaktivere eller aktivere mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som inaktiv" eller "Sett som aktiv" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Sette kunde/leverandør for mange firmaoppføringer samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som kunde/leverandør i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du kunde, leverandør o.s.v. fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Eksportere firmaoppføringer

Firmalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Denne eksporten er mer omfattende enn den vanlige firmalisten og tar med seg ytterligere informasjon om firmaoppføringene i XS Office. Eksporten vil også vise informasjon om en eventuell primærkontakt tilknyttet firmaoppføringen. Hvis det kun er knyttet én kontaktperson til et firma, vil denne vises uavhengig av om den er lagret som primærkontakt eller ikke. Hvis flere kontaktpersoner finnes, og ingen av dem er primærkontakt, vil ingen kontaktperson vises i eksporten.

Oversikt over felter i eksport av firmalisten

Følgende felter kommer med når du velger å eksportere firmaoppføringer:

ID: Firmaoppføringens unike ID.
Kunde-ID: Kunde-ID økonomisystem.
Lev-ID: Leverandør-ID økonomisystem.
Kunde: Om firmaet er registrert som kunde (angitt med bokstaven "x").
Leverandør: Om firmaet er registrert som leverandør (angitt med bokstaven "x").
Kunderating: Angir hvor viktig denne kunden er for deg (A, B eller C der A er de viktigste kundene).
Firmanavn: Angir navn på foretaket.
Org.nr: Organisasjonsnummer for foretaket (evt. fødselsnummer ved personoppføring).
Selskapsform: Hvilken selskapsform (AS, ASA o.s.v.) foretaket er registrert som. Se Admin - Selskapsformer.
Primærkontakt: Navn på primær kontaktperson knyttet til firmaet.
Telefon kontakt: Telefonnummer til primær kontaktperson knyttet til firmaet (formatert som "12 34 56 78").
Mobil kontakt: Mobiltelefonnummer til primær kontaktperson knyttet til firmaet (formatert som "12 34 56 78").
E-post kontakt: E-postadresse til primær kontaktperson knyttet til firmaet.
Antall kontakter: Antall kontaktpersoner knyttet til firmaet.
Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
Salgsregion: Navn på salgsregion foretaket tilhører.
Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
Postnummer: Angir postnummer for postadressen.
Poststed: Angir poststed for postadressen.
Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes.
Nasjonalitet: Angir nasjonalitet for besøksadressen, postadressen eller fakturaadressen (i den rekkefølgen).
E-post firma: Felles e-postadresse til foretaket.
E-post faktura: Angir evt. standard e-postadresse for mottak av fakturaer hos kunden.
Telefon firma: Telefonnummer til sentralbord for foretaket (formatert som "12 34 56 78").
Telefaks: Telefaksnummer til foretaket (formatert som "12 34 56 78").
Webside: Webside for foretaket.
Bankkontonr: Angir bankkontonummer for firmaet.
Omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket.
Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket.
Forventet salg: Angir hvor stor omsetning du forventer å ha per år mot denne kunden (salg eks. mva).
Kredittverdighet: Angir faktor for kredittverdighet for kunden. Følger ratingsystemet til Dun & Bradstreet (se over).
Betalingsanmerkninger: Angir om kunden har registrerte betalingsanmerkninger.
Kreditt: Angir om kunden er innvilget kreditt.
Kredittgrense: Angir evt. kredittgrense for kunden.
Fakturagebyr: Angir evt. standard faktureringsgebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
Purregebyr: Angir evt. standard purregebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
Standard frakt: Angir evt. standard fraktmetode for leveranser til kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Fraktbetingelser.
Standard betaling: Angir evt. standard betalingsbetingelser for kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Betalingsbetingelser.
Timepris: Angir evt. standard avtalt timepris ved arbeid for kunden (vil overstyre timepriser ved fakturering av timer mot kunden).
Ledetråd: Angir om firmaoppføringen er konvertert fra en ledetråd/kundeemne. Se CRM - Ledetråder.
Kunde siden: Angir dato for når foretaket ble kunde hos deg.
Supportavtale: Angir om foretaket har supportavtale hos deg.
Kommunikasjon: Angir hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon (telefon, e-post, SMS o.s.v.).
Morselskap: Navn på evt. morselskap for foretaket.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet.
Opprettet av: Navn på ansatt som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret.
Sist endret av: Navn på ansatt som lagret oppføringen sist.

Registrere timeforbruk mot firmaoppføringen

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra firmakortet. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" fra verktøylinjen oppe til høyre i firmakortet eller fra fanekortet "Salg" - "Timeforbruk".