CRM - Ledetråder | XS Office

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

5.2 CRM - Ledetråder

Introduksjon

"CRM - Ledetråder" håndterer potensielle kunder (også ofte kalt kundeemner) i den første kontaktfasen. Mange innen oppsøkende salg bruker ledetrådslister som utgangspunkt for ringelister.

Hvis den første kontakten med kundeemnet er positiv, kan ledetråden/kundeemnet konverteres til en firmaoppføring. Som en firmaoppføring vil du ha mulighet til å koble oppfølginger som avtaler, tilbud o.s.v. til prospektet. XS Office kan automatisk konvertere ledetråder til firmaoppføringer. Det kan være gunstig at potensielle kunder lagres med kategori som for eksempel "Prospekt" når de konverteres fra ledetråder. Dette gjør at du enkelt kan ta ut oversikt over alle sammen basert på kategori hvis du skal følge opp flere prospekter for mulige salg.

Felter i ledetrådsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i ledetrådsliste (CRM - Ledetråder).

(Stjerne): Angir klassifisering for ledetråd. Se under.
(Telefonsymbol): Angir status for første gangs kontakt med ledetråd. Se under.
Navn: Navn for ledetråd (som oftest navn på foretak).
Emne: Emne for ledetråd.
Bransje: Bransje foretaket tilhører.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for oppfølging av ledetråd/kundeemne.
Sist endret: Tidspunkt ledetråden ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret ledetråden sist.
(Ikoner): Ikoner med kobling mot ledetrådens oppføring i Brønnøysund og Leverandørguiden.

Klassifisering av ledetråder

Ledetråder klassifiseres med følgende rangering.

Het: Ledetråden har stort potensial for å bli en fremtidig kunde. Symboliseres i listen som en flamme.
Normal: Ledetråden er ikke klassifisert eller potensialet er uvisst. Symboliseres uten symbol i liste.
Kald: Ledetråden har avvist all kontakt og vil høyst sannsynlig ikke bli kunde. Symboliseres i listen som en regnsky.

Status for første kontakt med ledetråder

Ledetråder symboliseres som et telefonrør med indikering av status for første gangs kontakt med ledetråd.

Grønn hake: Det er oppnådd kontakt med riktig person hos ledetråden.
Ingen indikering: Ledetråden er ikke kontaktet.
Rødt kryss: Ledetråden kan ikke kontaktes, er ikke interessert eller uinteressant av andre grunner.

Opprette en ny ledetråd/kundeemne

Ledetråder kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny ledetråd" fra verktøylinjen på siden CRM - Ledetråder.
Velg "Ledetråd" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
Bruk hurtigtasten for ledetråder. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for ledetråder/kundeemner

Navn: Navn på ledetråd (som oftest navn på foretak).
Bransje: Bransje ledetråden tilhører.
Webside: Websideadresse for ledetråd.
Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for ledetråd.
Telefon: Telefonnummer til ledetråd. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for innfyllingsfeltet. Se under.
Telefaks: Telefaksnummer til ledetråd.
Antall ansatte: Antall ansatte hos ledetråd.
Årlig omsetning: Årlig omsetning for ledetråd.
Kredittverdighet: Angir om ledetråden er kredittverdig.
Betalingsanmerkn.: Om ledetråden har betalingsanmerkninger.
Emne: Emne for ledetråd.
Ansvarlig: Navn på ansatt som er ansvarlig for oppfølging av ledetråd.
Status: Status for om ledetråden er kontaktet.
Første kontakt: Tidspunkt for første kontakt med ledetråd.
Klassifisering: Klassifisering for ledetråd (hvor interessant den er).
Kilde: Kilde for ledetråd (hvordan ledetråden ble innhentet).
Notat: Fritekstnotat for ledetråd.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
Tittel / stilling: Tittel/stilling for kontaktperson.
Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
E-post: E-postadresse til kontaktperson.
Telefon direkte: Direkte telefonnummer til kontaktperson.
Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.

Click-to-call

Hvis du har avtale om integrert IP-telefoni i XS Office, kan du ringe opp ledetråder direkte fra XS Office. Dette kalles ofte "Click-to-call" siden du kan starte en samtale ved å klikke på et ikon.

Konvertere ledetråd til firmaoppføring

Hvis den første kontakten med ledetråden er positiv, kan ledetråden/kundeemnet konverteres til en firmaoppføring. Dette kalles ofte å "kvalifisere" ledetråden. Som en firmaoppføring vil du ha utvidede mulighet til å registrere oppfølginger som avtaler, møter, samtaler, tilbud o.s.v. Du kan også velge å få opprettet en kontaktperson basert på personopplysninger i ledetråden. Denne vil automatisk knyttes til firmaoppføringen som opprettes.

For å konvertere en ledetråd til en firmaoppføring og/eller en kontaktperson, velger du "Konverter ledetråd" i vinduet for ønsket ledetråd. Her har du følgende valgmuligheter:

Firmaoppføring: Om du vil opprette en firmaoppføring eller ikke.
Type: Om du vil konvertere til en kunde (standard), en leverandør, begge deler, eller ingen av delene.
Kategori: Eventuell firmakategori den konverterte ledetråden skal tilhøre. Se Admin - Firmakategorier.
Kontaktoppføring: Om du vil opprette en kontaktperson basert på personopplysningene eller ikke.

Dialogboksen for konvertering vil hele tiden holde deg informert om hva som vil opprettes basert på dine valg. Husk at ledetråden vil slettes fra ledetrådslisten hvis du konverterer den.

Søke etter ledetråder

Du kan søke etter ledetråder basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter ledetråder. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for ledetråder:

Status: Søk etter ledetråder med en bestemt status.
Klassifisering: Søk etter ledetråder med en bestemt klassifisering.
Ansvarlig: Søk etter ledetråder med en bestemt ansatt som ansvarlig.
Bransje: Søk etter ledetråder innenfor en bestemt bransje.
Emne: Fritekstsøk etter emne for ledetråder.
Notat: Fritekstsøk i notat for ledetråder.
Firmanavn: Fritekstsøk etter foretaksnavn for ledetråder.
Kontaktperson: Fritekstsøk etter navn på kontaktperson for ledetråder.
Antall ansatte: Søk etter ledetråder med antall ansatte større enn/mindre enn/likt/ulikt et bestemt antall.
Årlig omsetning: Søk etter ledetråder med årlig omsetning større enn/mindre enn/lik/ulik en bestemt sum.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Ledetråder kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere ledetrådslisten

Listen over ledetråder kan enkelt filtreres på status og ansatt. For å vise kun ledetråder du selv er ansvarlig for, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen. Her kan du også velge å kun vise "aktive" (det vil si oppføringer som ikke er ansatt som tapt).

Slette ledetråder

Ledetråder kan slettes ved å åpne vinduet for ledetråd (klikk på navn i ledetrådslisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere ledetråder

Ledetrådslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

For faste rapporter knyttet til ledetråder, se CRM - Rapporter.

CRM - Ledetråder