4 Samhandling
Innhold
- 4 Samhandling
- 4.1 Samhandling - Gruppekalender
- 4.2 Samhandling - Tilstedeværelse
- 4.3 Samhandling - Felles firmakontakter
- 4.4 Samhandling - Felles kontakter
- 4.5 Samhandling - Felles favoritter
- 4.6 Samhandling - Ressurser
- 4.7 Samhandling - Ressursbooking
- 4.8 Samhandling - Diskusjonsforum
- 4.9 Samhandling - Kunngjøringer
- 4.10 Samhandling - Avstemninger
Innledning
"Samhandling" inneholder funksjoner for samhandling med dine kollegaer. Her finner du blant annet gruppekalender, oversikt over tilstedeværelse, ressursbooking, diskusjonsforum, kunngjøringer og avstemninger.I tillegg benyttes "Felles firmakontakter" og "Felles kontakter" som kunde- og kontaktarkiv for brukere av XS Office Free Edition og XS Office Invoicing Edition. Dette fordi full CRM-funksjonalitet i XS Office krever XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition.
4.1 Samhandling - Gruppekalender
Introduksjon
"Samhandling - Gruppekalender" gir deg en grafisk oversikt over agendaen til én eller flere av dine kollegaer samtidig. Gjøremål og annen relevant informasjon er sortert og gruppert etter dato. Gruppekalenderen kan vise kalender for enkeltansatte, ansatte i en gitt avdeling, kun oppføringer knyttet til et spesielt prosjekt eller alle data om alle ansatte.Du har 5 ulike periodevalg for gruppekalenderen - dagvisning, arbeidsukevisning, ukevisning, månedsvisning og årsvisning.
Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i gruppekalenderen. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Her kan du i tillegg velge hvilke knapper som skal være synlig i verktøylinjen. Du kan også overstyre hvilke oppføringer som skal vises hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Dette er beskrevet senere i kapitlet.
Hvis du ønsker å opprette avtaler, oppgaver o.s.v. mens du ser på kalenderen, kan du enkelt gjøre dette ved å velge type oppføring fra en nedtrekksliste på den aktuelle dagen. Oppføringer som er ferdige (typisk gjennomført/utført/avlyst) vises med gjennomstreket tekst i kalenderen.
For informasjon om din private kalender, se Min side - Min kalender.
Periodevalg for gruppekalenderen
Følgende visninger er tilgjengelig for gruppekalenderen:- Dagvisning: Viser alle oppføringer for en spesiell dag. Oppføringer med klokkeslettsindikering vil være inntegnet i et diagram med visning av døgnets 24 timer. Oppføringer som ikke har klokkeslett er listet opp til høyre for denne visningen.
- Arbeidsukevisning: Viser oppføringer innenfor en arbeidsuke (definert som mandag til fredag) fordelt på 5 kolonner.
- Ukevisning: Viser oppføringer innenfor en hel uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner.
- Månedsvisning: Viser oppføringer for en hel måned (28 - 31 dager).
- Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har oppføringer samt mulighet til å navigere direkte til dag-, uke- og månedsvisning.
Velge ansatte for gruppekalenderen
Du kan selv velge hvilke ansatte som skal vises i gruppekalenderen ved å bruke filtreringsmulighetene i verktøylinjen. Som standard vil kun dine egne oppføringer vises. Følgende filtreringsalternativer er tilgjengelige:- Avdeling: Viser alle ansatte knyttet til en spesiell avdeling.
- Ansatt: Viser oppføringer for en spesiell ansatt.
- Prosjekt: Viser oppføringer knyttet til et spesielt prosjekt.
Indikering av dagens dato
Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.Indikering av valgt dato/periode
Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.Typer oppføringer i gruppekalenderen
Følgende typer oppføringer kan vises i gruppekalenderen:- Møter: Viser møter (lys blå bakgrunn).
- Avtaler: Viser avtaler uten visningsrestriksjoner (blå bakgrunn).
- Oppgaver: Viser oppgaver som ikke er definert som private (grønn bakgrunn) på forfallsdato.
- Samtaler: Viser telefonsamtaler til de ansatte (turkis bakgrunn).
- Ferie: Viser ferieperiodene for ansatte (lys grønn bakgrunn).
- Fravær: Viser fravær for ansatte (grå bakgrunn).
- Helligdager: Viser offentlige helligdager (rød bakgrunn).
- Fødselsdager: Viser fødselsdager for ansatte i din organisasjon (rosa bakgrunn).
- Ressursbookinger: Viser ressursbookinger (oransje bakgrunn).
- Brukerstøttesaker: Viser brukerstøttesaker gruppert på forfallsdato (gul bakgrunn).
- Prosjektaktiviteter: Viser prosjektaktiviteter (limegrønn bakgrunn).
Skjuling av oppføringer fra gruppekalender
Du kan selv velge hvordan avtalene skal vises i gruppekalenderen. Se Min side - Mine avtaler for informasjon om hvordan du setter synlighet i gruppekalenderen.Når du oppretter oppgaver, kan du bestemme om de er private eller ikke. Private oppgaver vil ikke vises i gruppekalenderen, men kun i din private kalender. Se Min side - Mine oppgaver for informasjon om private oppgaver.
Kalenderfilteret
Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen din. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Du kan også overstyre dette oppsettet hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Kalenderfilteret aktiverer du ved å klikke på trakt-symbolet i verktøylinjen. I boksen som kommer frem velger du hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen. Du kan også bruke "Merk alle" for å aktivere/deaktivere alle oppføringstyper samtidig. Klikk på "OK" når du har valgt hvilke typer oppføringer du vil skal være synlige.Navigering i kalenderen
Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:- Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
- Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
- Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
- Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagvisning).
Navigering i dagvisningen
I dagvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagvisningen.Overgang til privat kalender
Du kan enkelt åpne den private kalenderen med samme periodevalg og tidsperiode aktiv ved å velge ikonet for privat kalender i verktøylinjen.Indikering av egne oppføringer i gruppekalenderen
Oppføringer som du selv er ansvarlig for vises med rød uthevet skrift i gruppekalenderen. Dermed kan du enkelt se hvilke oppføringer som gjelder deg uten å måtte gå til den private kalenderen.Redigere oppføringer direkte i kalenderen
Du kan åpne oppføringer i kalenderen ved å klikke direkte på teksten for ønsket oppføring. Her kan du gjøre de samme operasjonene som du kan fra andre listevisninger i XS Office. Kalenderen vil automatisk oppdateres når du lagrer oppføringene.Opprette nye oppføringer direkte i kalenderen
Du kan opprette nye oppføringer i kalenderen ved å klikke på ikonet med to nedover-piler til høyre i ruten for ønsket dag. I nedtrekkslisten som kommer frem kan du velge hvilken type oppføring du ønsker å opprette. Aktuell dato vil være lagt inn på forhånd i vinduet som kommer frem. Følgende typer oppføringer kan opprettes direkte fra gruppekalenderen:- Møte
- Avtale
- Oppgave
- Samtale
- Ressursbooking
Oppføringer over flere dager
Flere typer oppføringer kan ha en varighet over flere dager. Dette vil indikeres grafisk for disse elementene. For avtaler over flere dager vil dette indikeres med pilsymboler.Skrive ut gruppekalenderen
Gruppekalenderen inneholder en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Dette gjør det enkelt å lage arbeidslister eller lignende. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen i XS Office.Relaterte emner
4.2 Samhandling - Tilstedeværelse
Introduksjon
"Samhandling - Tilstedeværelse" viser oversikt over tilstedeværelsesstatus for organisasjonens ansatte. Tilstedeværelsesstatusen indikerer typisk hvor du er, hva du gjør og om du er tilgjengelig.Alternativene for tilstedeværelse kan skreddersys og tilpasses organisasjonen. Se Admin - Tilstedekategorier for informasjon om dette.
Se Min side - Min status for informasjon om hvordan du endrer din egen tilstedeværelsesstatus.
Felter i liste over tilstedeværelse
Listen under viser hvilke felter som vises i listen for tilstedeværelse (Samhandling - Tilstedeværelse).- (Farge/foto): Normalt symboliserer grønt "tilstede", gult "straks tilbake" og rødt "borte over lengre tid". Se Admin - Tilstedekategorier. Hvis "Vis foto" er valgt, vises bilde av den ansatte.
- Navn: Navn på ansatt. Klikk for å åpne ansattkortet.
- Status: Symbol og tekst som angir hvilken tilstedekategori som er valgt. Se Admin - Tilstedekategorier.
- Statustekst: Angir fritekstbeskrivelse for tilstedeværelse som angitt av den ansatte selv.
- Status endret: Tidspunkt den ansatte endret sin status sist.
- Sist pålogget: Tidspunkt den ansatte logget seg på XS Office sist. Påvirkes også av automatisk innlogging. Se Innledning - Logge inn.
- Sist pålogget fra: Angir IP-adressen som ble brukt ved siste pålogging til XS Office.
Vise bilder av ansatte i listen
Hvis du ønsker å se bilder av ansatte i listen, velger du knappen "Vis foto" i verktøylinjen. Tilstedeværelseslisten vil da utvides og bilder av ansatte vil komme frem i farge-kolonnen. For å slå av visning av fotografier, velg "Skjul foto" fra verktøylinjen.Ansattkort/visittkort
Se Organisasjon - Ansatte.Opprette en ny ansatt
For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.Sletting av ansatte
For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.Analysere ansatte
Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
4.3 Samhandling - Felles firmakontakter
Introduksjon
"Samhandling - Felles firmakontakter" viser liste over alle felles firmakontakter. Felles firmakontakter inneholder de samme firmaoppføringene som i CRM-modulen og brukes som felles firma-/kundearkiv for brukere av XS Office Free Edition og XS Office Invoicing Edition. Den fulle CRM-funksjonaliteten i XS Office krever XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition.Du kan konvertere en privat firmakontakt til en felles firmakontakt. Se Min side - Mine firmakontakter for informasjon om hvordan du gjør dette. NB! Du kan ikke konvertere en felles firmakontakt til en privat firmakontakt, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.
Felter i liste over felles firmakontakter
Listen under viser hvilke felter som vises i liste over felles firmakontakter (Samhandling - Felles firmakontakter).- Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
- Navn: Angir navn for foretak.
- Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
- Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
- Sist endret: Tidspunkt informasjon om foretaket ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret informasjon om foretaket sist.
- (Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
- (Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.
Registrere en ny felles firmakontakt
Felles firmakontakter kan opprettes på flere måter i XS Office.- Velg "Ny firmakontakt" fra verktøylinjen på siden CRM - Alle firmaer.
- Velg "Firma" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
- Velg "Firma" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Bruk hurtigtasten for firmaoppføringer. Se Innledning - Hurtigtaster.
Innfyllingsfelter for firmaer
Firmakortet for private firmakontakter inneholder 3 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.Fanekort "Firmadetaljer"
Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:- Firmanavn: Angir navn på foretaket.
- Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
- Webside: Webside for foretaket.
- Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
- Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
- Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretaket.
- Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
- Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
- Notat: Fritekstnotat for firmaoppføring.
- Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Fanekort "Adresser"
Dette fanekortet benyttes for å registrere adresser for firmaoppføringene. Følgende adressetyper er tilgjengelige:- Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
- Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
- Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes
Fanekort "Kontaktpersoner"
Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner for en firmaoppføring:
- Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
- E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
- Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert).
Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen
Velg "Ny kontaktperson" fra fanekortet "Kontaktpersoner" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.For mer informasjon om kontaktpersoner, se Min side - Mine kontakter.
Eksportere firmaoppføring
XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Firmadetaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.
Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.
Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.
Filtrere firmalisten
Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:- Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
- Mine: Viser kun firmaoppføringer du selv er satt som ansvarlig for.
- Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
- Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
Sortere firmalisten
Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.Slette en firmaoppføring
Private firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Firmadetaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.Deaktivere en firmaoppføring
Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Firmadetaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.
Analysere firmaoppføringer
Firmalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Denne eksporten er meget omfattende og tar med alle data om firmaoppføringen i XS Office.Relaterte emner
4.4 Samhandling - Felles kontakter
Introduksjon
"Samhandling - Felles kontakter" viser liste over alle felles kontaktpersoner på tvers av firmaoppføringer. Med "felles kontaktpersoner" menes at de er synlig for alle ansatte, og alle kan i utgangspunktet legge til og endre felles kontakter. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.For brukere av XS Office Professional Edition og XS Office Enterprise Edition finnes også kontaktpersonregisteret under CRM - Kontaktpersoner. Du kan også ha et privat kontaktpersonregister. Dette finner du under Min side - Mine kontakter.
Felter i kontaktpersonliste
Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (Samhandling - Felles kontakter).- Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
- Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
- Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
- E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
- Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
- Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.
Opprette en ny kontaktperson
Kontaktpersoner kan opprettes på flere måter i XS Office.- Velg "Ny kontakt" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Felles kontakter.
- Velg "Kontaktperson" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
- Velg "Kontaktperson" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortene. Se CRM - Alle firmaer.
- Bruk hurtigtasten for kontaktpersoner. Se Innledning - Hurtigtaster.
Innfyllingsfelter for kontaktpersoner
- Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
- Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
- Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
- Tittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
- Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
- Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
- Primær kontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
- E-post: E-postadresse til kontaktperson.
- Telefon direkte: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
- Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
- Personlig webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
- Hjemmeadresse: Kontaktpersonens private adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
- Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
- Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
- Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Eksportere kontaktpersoner
XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.
Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.
Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.
Søke etter kontaktpersoner
Kontaktpersoner kan inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.Filtrere kontaktpersonlisten
Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:- Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
- Mine: Viser kun kontaktpersonoppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
- Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
- Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
Slette kontaktpersoner
Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.Deaktivere en kontaktpersonoppføring
Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.
Analysere kontaktpersoner
Kontaktpersonlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
4.5 Samhandling - Felles favoritter
Introduksjon
"Samhandling - Felles favoritter" viser en felles liste over mye brukte webadresser for hele organisasjonen. Dette kalles ofte "favoritter" eller "bokmerker" i webleserne. Hvis du lagrer bokmerkene dine i XS Office, vil de være tilgjengelige uavhengig av hvilken PC du bruker.Det finnes også mulighet til å ha en privat liste over bokmerker. Se Min side - Mine favoritter. Felles favoritter kan også inngå som startsideelement slik at listen er lettere tilgjengelig i XS Office. Se Min side - Min startside.
Felter i liste over bokmerker/favoritter
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over favoritter (Min side - Mine favoritter).- Navn: Navn på bokmerke/favoritt. Klikk for å åpne bokmerke i et nytt vindu.
- Notat: Fritekstnotat for bokmerke/favoritt.
- Adresse: Webadresse (URL = Uniform Resource Locator) som bokmerket/favoritten peker til.
- Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist endret.
- Av: Initialer for ansatt som endret bokmerket/favoritten sist.
- (Skjema med blyant): Klikk for å vise egenskaper for bokmerke/favoritt.
Opprette nytt felles bokmerke/favoritt
Felles bokmerker/favoritter opprettes ved å velge "Ny felles favoritt" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Felles favoritter.Innfyllingsfelter for bokmerker/favoritter
Vinduet for bokmerker/favoritter har følgende innfyllingsfelter:- Tittel: Tittel/navn for bokmerket/favoritten.
- Adresse: Webadresse (URL) for bokmerket/favoritten.
- Notat: Fritekstnotat for bokmerket/favoritten.
- Åpne i nytt vindu: Angir om bokmerket/favoritten skal åpnes i nytt vindu når du klikker på linken. Hvis ikke vil bokmerket åpnes i hovedvinduet for XS Office.
- Opprettet: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble opprettet.
- Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist lagret.
Slette bokmerker/favoritter
Bokmerker/favoritter kan slettes ved å åpne vinduet for bokmerket/favoritten (klikk på ikon helt til høyre i listen), og så velge knappen "Slett".Eksportere bokmerker/favoritter
Bokmerkelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
4.6 Samhandling - Ressurser
Introduksjon
"Samhandling - Ressurser" viser liste over organisasjonens ressurser for fellesbruk. Dette kan brukes til å holde oversikt over tilgjengeligheten til for eksempel møterom, projektorer og firmabiler, samt til å administrere utleieobjekter.Ressursene kan reserveres/bookes for fritt valgt periode (se Samhandling - Ressursbooking). Bookingen av ressurser er også synlig i både din private kalender og i gruppekalenderen. Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender for informasjon om dette.
Felter i ressursliste
Listen under viser hvilke felter som vises i ressurslisten (Samhandling - Ressurser).- (Statusflagg): Status for ressursene vises med flagg av ulik farge. Se under.
- Ressursnavn: Angir navn på ressurs. Klikk for å åpne ressursoppføringen.
- Detaljer: Angir fritekstnotat for ressurs.
- Sist endret: Tidspunkt ressursen ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret ressursen sist.
Statusflagg
Status for ressurser vises med flagg av forskjellige farger.- Grønt flagg: Ressurs er aktiv.
- Rødt flagg: Ressurs er ikke aktiv og kan ikke bookes (reserveres for bruk).
Opprette en ny ressurs
Ressurser opprettes ved å velge "Ny ressurs" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Ressurser.Innfyllingsfelter for ressurser
Vinduet for ressurser har følgende innfyllingsfelter:- Navn: Navn på ressurs.
- Notat: Fritekstnotat/beskrivelse for ressurs.
- Aktiv: Brukes for å angi om ressursen er tilgjengelig for ressursbooking eller ikke.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
- Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
- Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Booke en ressurs fra dato/til dato
Se Samhandling - Ressursbooking. Ressurser kan også bookes direkte fra din private kalender og i gruppekalenderen.Slette en ressurs
Ressurser kan slettes ved å åpne vinduet for ressurs (klikk på navn i ressurslisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til ressursbookinger, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere ressursen som deaktivert.Analysere ressurser
Ressurslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
4.7 Samhandling - Ressursbooking
Introduksjon
"Samhandling - Ressursbooking" viser liste over alle ressursbookinger (reserveringer av ressurser). En ressurs kan reserveres/bookes fra dato/til dato, knyttes til en bestemt ansatt og også knyttes opp mot firmaoppføring og prosjekt.Bookingen av ressurser er også synlig i både din private kalender og i gruppekalenderen. Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender for informasjon om dette.
Se Samhandling - Ressurser for mer informasjon om hvordan du oppretter en ressurs.
Felter i liste over ressursbookinger
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ressursbookinger (Samhandling - Ressursbooking).- (Statusflagg): Status for ressursbookinger vises med flagg av ulik farge. Se under.
- Ressurs: Angir hvilken ressurs som er booket. Klikk for å åpne ressursbookingen.
- Reservert fra: Angir startdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
- Reservert til: Angir sluttdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
- For: Initialer til den som ressursbookingen er gjort for (normalt den som skal benytte ressursen).
- Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til ressursbookingen.
- Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til ressursbookingen.
- Sist endret: Tidspunkt ressursbookingen ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret ressursbookingen sist.
Statusflagg
Status for ressursbookinger vises med flagg av forskjellige farger.- Grønt flagg: Ressursbooking er aktiv.
- Rødt flagg: Ressursbooking er ikke aktiv (deaktivert av bruker).
- Gult flagg: Ressursbooking er aktiv, men tidsintervallet er i kollisjon med en annen booking av samme ressurs.
Opprette en ny ressursbooking
Ressurser kan reserveres på flere måter i XS Office.- Velg "Ny booking" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Ressursbooking.
- Opprett booking direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
Innfyllingsfelter for ressursbookinger
Vinduet for ressursbookinger har følgende innfyllingsfelter:- Ressurs: Angir hvilken ressurs som skal bookes.
- Fra: Startdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
- Til: Sluttdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
- Notat: Fritekstnotat for ressursbookingen.
- Benyttes av: Angir hvilken ansatt som ressursbookingen gjøres for.
- Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til ressursbookingen.
- Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til ressursbookingen.
- Aktiv: Brukes for å angi om ressursbookingen er aktiv eller ikke.
- Sist endret: Tidspunkt ressursbookingen ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret ressursbookingen sist.
- Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
- Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
- Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.
Tilgjengelighetssjekk for ressursbookinger
Når du booker en ressurs, vil XS Office sjekke om ressursen er tilgjengelig i tidsrommet du har valgt. Denne sjekken vil utføres automatisk når du lagrer en oppføring. Du kan også velge å utføre sjekken manuelt ved å velge knappen "Tilgjengelighet" i verktøylinjen. Hvis ressursbookingen er i konflikt med andre bookinger, vil du få en advarsel om dette med informasjon om hvilke bookinger som er i konflikt.Hvis du velger å lagre en booking etter å ha fått advarsel om konflikt, vil bookingen få gult flagg og markeres som opptatt. Den vil da ikke være synlig i kalenderne.
Opprette ressursbookinger for andre ansatte
Du kan opprette ressursbookinger for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i kalenderen hos den ansatte som ressursbookingen gjelder for. Du kan også endre på ressursbookinger du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme ressursbookingen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne ressursbookingen.For å opprette en ressursbooking for en annen ansatt, oppretter du en ressursbooking som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Benyttes av".
Oversikt over ressursbookinger i kalenderen
Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender.Opprette en ny ressurs
Se Samhandling - Ressurser.Slette en ressursbooking
Ressursbookinger kan slettes ved å åpne vinduet for ressursbooking (klikk på ressursnavn i listen), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne ressursbookinger samt ressursbookinger du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.Analysere ressursbookinger
Listen over ressursbookinger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
4.8 Samhandling - Diskusjonsforum
Introduksjon
"Samhandling - Diskusjonsforum" gir mulighet for å diskutere internt i trådede diskusjonstemaer. En diskusjonstråd kan ha ubegrenset antall oppfølginger/svar.Det finnes et eget startsideelement ("Siste fra forumet") som viser de 5 siste diskusjonstrådene. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.
Felter i liste over tråder i diskusjonsforumet
Listen under viser hvilke felter som vises i liste over diskusjonstemaer (Samhandling - Diskusjonsforum).- Tema: Angir tema for diskusjonstråden. Klikk for å åpne hele tråden.
- Opprettet: Tidspunkt diskusjonstemaet ble opprettet.
- Av: Initialer til den som opprettet diskusjonstemaet.
- Antall svar: Angir hvor mange svar som er opprettet i diskusjonstråden.
- Siste svar: Tidspunkt for siste svar i diskusjonstråden.
- Av: Initialer til den som la inn siste svar i diskusjonstråden.
Opprette et nytt diskusjonstema
Nye diskusjonstråder opprettes ved å velge "Nytt tema" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Diskusjonsforum.Innfyllingsfelter for diskusjonstråder/temaer
- Tema: Angir tema for diskusjonstråden.
- Tekst: Angir innholdsteksten for innlegget i forumet.
Svare på et tema i forumet
For å svare på et tema klikker du på temateksten i listen over temaer. Deretter velger du "Svar på tema" fra verktøylinjen. I boksen som kommer frem skriver du inn din tekst og velger "Lagre".Analysere temaer i forumet
Listen over temaer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
4.9 Samhandling - Kunngjøringer
Introduksjon
"Samhandling - Kunngjøringer" viser liste over interne kunngjøringer. Kunngjøringene brukes for å sende meldinger til alle brukere av XS Office. Kunngjøringer består av en emnetekst og en innholdstekst.Varsling for nye kunngjøringer
Det finnes et eget startsideelement med oversikt over de 5 siste kunngjøringene. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.I topplinjen (øverst i hovedvinduet) i XS Office finnes det en informasjonsboks som indikerer antall kunngjøringer siste uke. Se Innledning - Hovedvinduet. Dette indikeres som "X kunngjøringer siste uke". Du kan klikke på denne teksten for å komme til liste over alle kunngjøringer. Denne informasjonsboksen vil oppdateres automatisk så lenge du er innlogget i XS Office.
Hvis denne informasjonsboksen ikke er synlig, kan du aktivere den fra Min side - Mine innstillinger. Innstillingen heter "Vis meldinger i topplinje".
Felter i liste over kunngjøringer
Listen under viser hvilke felter som vises i liste over kunngjøringer (Samhandling - Kunngjøringer).- Emne: Angir emnetekst for kunngjøringen. Klikk for å åpne kunngjøringen.
- Tekst: Angir starten på innholdsteksten for kunngjøringen.
- Sist endret: Tidspunkt kunngjøringen ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret kunngjøringen sist.
Opprette en ny kunngjøring
Kunngjøringer opprettes ved å velge "Ny kunngjøring" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Kunngjøringer.Innfyllingsfelter for kunngjøringer
- Emne: Angir emnetekst for kunngjøringen.
- Tekst: Angir innholdsteksten for kunngjøringen.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Slette kunngjøringer
Kunngjøringer slettes ved å åpne vinduet for kunngjøringen (klikk på emnetekst i listen over kunngjøringer), og så velge knappen "Slett".Analysere kunngjøringer
Listen over kunngjøringer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
4.10 Samhandling - Avstemninger
Introduksjon
"Samhandling - Avstemninger" viser liste over interne avstemninger (gallupundersøkelser). Avstemningene kan benyttes til å "lodde stemningen" blant de ansatte for avgjørelser som skal tas eller valg som må gjøres i organisasjonen.Avstemningene er basert på at du definerer et spørsmål og fritt antall svaralternativer. Du kan også angi om en ansatt skal kunne stemme flere ganger i samme avstemning.
Det finnes et eget startsideelement der ansatte kan avgi sine stemmer i alle aktive avstemninger. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.
Felter i liste over avstemninger
Listen under viser hvilke felter som vises i liste over avstemninger (Samhandling - Avstemninger).- (Statusflagg): Angir status for avstemningen. Se under.
- (Utropstegn): Klikk på utropstegnet for å avgi stemme i avstemningen.
- Spørsmål: Angir spørsmålet i avstemningen.
- Startdato: Angir startdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
- Sluttdato: Angir sluttdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
- Antall svar: Angir hvor mange svar som er kommet inn for avstemningen. Klikk for å se fordelingen av stemmer for avstemningen. Se under.
- Sist endret: Tidspunkt avstemningen ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret avstemningen sist.
Opprette en ny avstemning/gallup
Avstemninger/gallupundersøkelser opprettes ved å velge "Ny avstemning" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Avstemninger.Innfyllingsfelter for avstemninger
- Tilgjengelig fra: Angir startdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
- Tilgjengelig til: Angir sluttdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
- Spørsmål: Angir spørsmålet i avstemningen.
- Tillat flere svar fra samme person: Angir om samme ansatt skal kunne stemme flere ganger i den samme avstemningen. Standardvalg er å ikke tillate dette.
- Svaralternativer: Inneholder liste over tilgjengelige svaralternativer. Tekstene kan redigeres direkte i cellene.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Legge til nye svaralternativer
Hvis du vil legge inn et ekstra svaralternativ for en avstemning, velger du knappen "Legg til". Tabellen med svaralternativer vil da utvides med én ekstra rad. Skriv inn det nye alternativet i cellen og velg "Lagre".Slette svaralternativer
Svaralternativer slettes ved å velge slette-symbolet til høyre for alternativet du ønsker å slette. Klikk "Lagre" for å bekrefte handlingen.Slette avstemninger
Avstemninger (inklusiv tilknyttede svaralternativer og eventuelle resultater) slettes ved å åpne vinduet for avstemningen (klikk på spørsmål i listen over avstemninger), og så velge knappen "Slett".Avgi stemme i en avstemning
Du kan avgi din stemme ved å klikke på utropstegnet for ønsket avstemning i listen. I vinduet som kommer frem gjør du ditt valg og trykker på knappen "Stem". Merk at du kun kan stemme én gang på avstemninger som ikke tillater flere svar fra samme ansatt. I tilfelle vil ikke knappen "Stem" være synlig. Du kan også gå direkte til resultatvisning for avstemningen fra dette vinduet. Se under for mer informasjon om resultatvisningen for en avstemning.Det finnes også et eget startsideelement der ansatte kan avgi sine stemmer i alle aktive avstemninger. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.
Analysere resultater fra en avstemning
Resultatvisningen for en avstemning åpner du ved å klikke på tallet i kolonnen "Antall svar" i listevisningen. Du kan også gå til resultatvisningen via vinduet for å avgi stemme. Se over.I resultatvisningen for en avstemning finner du en oversikt over de ulike svaralternativene, antall stemmer for hvert av dem samt prosentvis fordeling angitt som tall og grafisk visning.
