Samhandling - Gruppekalender

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

4.1 Samhandling - Gruppekalender

Introduksjon

"Samhandling - Gruppekalender" gir deg en grafisk oversikt over agendaen til én eller flere av dine kollegaer samtidig. Gjøremål og annen relevant informasjon er sortert og gruppert etter dato. Gruppekalenderen kan vise kalender for enkeltansatte, ansatte i en gitt avdeling, kun oppføringer knyttet til et spesielt prosjekt eller alle data om alle ansatte.

Du har 5 ulike periodevalg for gruppekalenderen - dagvisning, arbeidsukevisning, ukevisning, månedsvisning og årsvisning.

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i gruppekalenderen. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Her kan du i tillegg velge hvilke knapper som skal være synlig i verktøylinjen. Du kan også overstyre hvilke oppføringer som skal vises hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Dette er beskrevet senere i kapitlet.

Hvis du ønsker å opprette avtaler, oppgaver o.s.v. mens du ser på kalenderen, kan du enkelt gjøre dette ved å velge type oppføring fra en nedtrekksliste på den aktuelle dagen. Oppføringer som er ferdige (typisk gjennomført/utført/avlyst) vises med gjennomstreket tekst i kalenderen.

For informasjon om din private kalender, se Min side - Min kalender.

Periodevalg for gruppekalenderen

Følgende visninger er tilgjengelig for gruppekalenderen:

Dagvisning: Viser alle oppføringer for en spesiell dag. Oppføringer med klokkeslettsindikering vil være inntegnet i et diagram med visning av døgnets 24 timer. Oppføringer som ikke har klokkeslett er listet opp til høyre for denne visningen.
Arbeidsukevisning: Viser oppføringer innenfor en arbeidsuke (definert som mandag til fredag) fordelt på 5 kolonner.
Ukevisning: Viser oppføringer innenfor en hel uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner.
Månedsvisning: Viser oppføringer for en hel måned (28 - 31 dager).
Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har oppføringer samt mulighet til å navigere direkte til dag-, uke- og månedsvisning.

Velge ansatte for gruppekalenderen

Du kan selv velge hvilke ansatte som skal vises i gruppekalenderen ved å bruke filtreringsmulighetene i verktøylinjen. Som standard vil kun dine egne oppføringer vises. Følgende filtreringsalternativer er tilgjengelige:

Avdeling: Viser alle ansatte knyttet til en spesiell avdeling.
Ansatt: Viser oppføringer for en spesiell ansatt.
Prosjekt: Viser oppføringer knyttet til et spesielt prosjekt.

Filtrering på ansatt vil overstyre filtrering på avdeling. Dermed vil filtreringsvalg på avdeling ignoreres hvis filtrering på ansatt også er valgt.

Indikering av dagens dato

Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.

Indikering av valgt dato/periode

Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.

Typer oppføringer i gruppekalenderen

Følgende typer oppføringer kan vises i gruppekalenderen:

Møter: Viser møter (lys blå bakgrunn).
Avtaler: Viser avtaler uten visningsrestriksjoner (blå bakgrunn).
Oppgaver: Viser oppgaver som ikke er definert som private (grønn bakgrunn) på forfallsdato.
Samtaler: Viser telefonsamtaler til de ansatte (turkis bakgrunn).
Ferie: Viser ferieperiodene for ansatte (lys grønn bakgrunn).
Fravær: Viser fravær for ansatte (grå bakgrunn).
Helligdager: Viser offentlige helligdager (rød bakgrunn).
Fødselsdager: Viser fødselsdager for ansatte i din organisasjon (rosa bakgrunn).
Ressursbookinger: Viser ressursbookinger (oransje bakgrunn).
Saker: Viser saker gruppert på forfallsdato (gul bakgrunn).
Prosjektaktiviteter: Viser prosjektaktiviteter (limegrønn bakgrunn).

Skjuling av oppføringer fra gruppekalender

Du kan selv velge hvordan avtalene skal vises i gruppekalenderen. Se Min side - Mine avtaler for informasjon om hvordan du setter synlighet i gruppekalenderen.

Når du oppretter oppgaver, kan du bestemme om de er private eller ikke. Private oppgaver vil ikke vises i gruppekalenderen, men kun i din private kalender. Se Min side - Mine oppgaver for informasjon om private oppgaver.

Kalenderfilteret

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen din. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Du kan også overstyre dette oppsettet hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Kalenderfilteret aktiverer du ved å klikke på trakt-symbolet i verktøylinjen. I boksen som kommer frem velger du hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen. Du kan også bruke "Merk alle" for å aktivere/deaktivere alle oppføringstyper samtidig. Klikk på "OK" når du har valgt hvilke typer oppføringer du vil skal være synlige.

Navigering i kalenderen

Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:

Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagvisning).

Navigering i dagvisningen

I dagvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagvisningen.

Overgang til privat kalender

Du kan enkelt åpne den private kalenderen med samme periodevalg og tidsperiode aktiv ved å velge ikonet for privat kalender i verktøylinjen.

Indikering av egne oppføringer i gruppekalenderen

Oppføringer som du selv er ansvarlig for vises med rød uthevet skrift i gruppekalenderen. Dermed kan du enkelt se hvilke oppføringer som gjelder deg uten å måtte gå til den private kalenderen.

Redigere oppføringer direkte i kalenderen

Du kan åpne oppføringer i kalenderen ved å klikke direkte på teksten for ønsket oppføring. Her kan du gjøre de samme operasjonene som du kan fra andre listevisninger i XS Office. Kalenderen vil automatisk oppdateres når du lagrer oppføringene.

Opprette nye oppføringer direkte i kalenderen

Du kan opprette nye oppføringer i kalenderen ved å klikke på ikonet med to nedover-piler til høyre i ruten for ønsket dag. I nedtrekkslisten som kommer frem kan du velge hvilken type oppføring du ønsker å opprette. Aktuell dato vil være lagt inn på forhånd i vinduet som kommer frem. Følgende typer oppføringer kan opprettes direkte fra gruppekalenderen:

Møte
Avtale
Oppgave
Samtale
Ressursbooking

Du kan også opprette en ny oppføring av forhåndsdefinert type ved å klikke inne i ruten for den dagen oppføringen skal gjelde for. I dagvisningen kan du også klikke direkte på klokkeslettet oppføringen skal starte på (for oppgaver vil tidspunktet angi klokkeslett for forfall). Som standard vil avtaler opprettes på denne måten. Du kan imidlertid endre hvilken type oppføring som skal opprettes fra Min side - Mine innstillinger. Hvis filteret for definert oppføringstype er slått av, vil ikke denne snarveien være tilgjengelig. Se mer informasjon om kalenderfilteret over.

Oppføringer over flere dager

Flere typer oppføringer kan ha en varighet over flere dager. Dette vil indikeres grafisk for disse elementene. For avtaler over flere dager vil dette indikeres med pilsymboler.

Skrive ut gruppekalenderen

Gruppekalenderen inneholder en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Dette gjør det enkelt å lage arbeidslister eller lignende. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen i XS Office.