4.3 Samhandling - Felles firmakontakter
Introduksjon
"Samhandling - Felles firmakontakter" viser liste over alle felles firmakontakter. Felles firmakontakter inneholder de samme firmaoppføringene som i CRM-modulen og brukes som felles firma-/kundearkiv for brukere av XS Office Free Edition og XS Office Invoicing Edition. Den fulle CRM-funksjonaliteten i XS Office krever XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition.Du kan konvertere en privat firmakontakt til en felles firmakontakt. Se Min side - Mine firmakontakter for informasjon om hvordan du gjør dette. NB! Du kan ikke konvertere en felles firmakontakt til en privat firmakontakt, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.
Felter i liste over felles firmakontakter
Listen under viser hvilke felter som vises i liste over felles firmakontakter (Samhandling - Felles firmakontakter).- Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
- Navn: Angir navn for foretak.
- Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
- Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
- Sist endret: Tidspunkt informasjon om foretaket ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret informasjon om foretaket sist.
- (Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
- (Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.
Registrere en ny felles firmakontakt
Felles firmakontakter kan opprettes på flere måter i XS Office.- Velg "Ny firmakontakt" fra verktøylinjen på siden CRM - Alle firmaer.
- Velg "Firma" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
- Velg "Firma" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Bruk hurtigtasten for firmaoppføringer. Se Innledning - Hurtigtaster.
Innfyllingsfelter for firmaer
Firmakortet for private firmakontakter inneholder 3 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.Fanekort "Firmadetaljer"
Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:- Firmanavn: Angir navn på foretaket.
- Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
- Webside: Webside for foretaket.
- Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
- Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
- Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretaket.
- Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
- Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
- Notat: Fritekstnotat for firmaoppføring.
- Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Fanekort "Adresser"
Dette fanekortet benyttes for å registrere adresser for firmaoppføringene. Følgende adressetyper er tilgjengelige:- Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
- Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
- Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes
Fanekort "Kontaktpersoner"
Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner for en firmaoppføring:
- Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
- E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
- Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert).
Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen
Velg "Ny kontaktperson" fra fanekortet "Kontaktpersoner" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.For mer informasjon om kontaktpersoner, se Min side - Mine kontakter.
Eksportere firmaoppføring
XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Firmadetaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.
Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.
Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.
Filtrere firmalisten
Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:- Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
- Mine: Viser kun firmaoppføringer du selv er satt som ansvarlig for.
- Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
- Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
Sortere firmalisten
Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.Slette en firmaoppføring
Private firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Firmadetaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.Deaktivere en firmaoppføring
Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Firmadetaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.
