4.4 Samhandling - Felles kontakter
Introduksjon
"Samhandling - Felles kontakter" viser liste over alle felles kontaktpersoner på tvers av firmaoppføringer. Med "felles kontaktpersoner" menes at de er synlig for alle ansatte, og alle kan i utgangspunktet legge til og endre felles kontakter. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.For brukere av XS Office Professional Edition og XS Office Enterprise Edition finnes også kontaktpersonregisteret under CRM - Kontaktpersoner. Du kan også ha et privat kontaktpersonregister. Dette finner du under Min side - Mine kontakter.
Felter i kontaktpersonliste
Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (Samhandling - Felles kontakter).- Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
- Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
- Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
- E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
- Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
- Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.
Opprette en ny kontaktperson
Kontaktpersoner kan opprettes på flere måter i XS Office.- Velg "Ny kontakt" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Felles kontakter.
- Velg "Kontaktperson" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
- Velg "Kontaktperson" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortene. Se CRM - Alle firmaer.
- Bruk hurtigtasten for kontaktpersoner. Se Innledning - Hurtigtaster.
Innfyllingsfelter for kontaktpersoner
Kontaktpersonkortet inneholder 2 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en kontaktperson.- Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
- Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
- Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
- Primær kontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
- Standard "Deres ref": Om kontaktpersonen benyttes som standard referanse ved opprettelse av tilbud og ordre mot firmaet.
- E-post 1: Primær e-postadresse til kontaktperson.
- E-post 2: Sekundær e-postadresse til kontaktperson.
- Stillingstittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
- Avdeling: Om kontaktpersonen er koblet til en spesifikk avdeling.
- Yrke: Arbeid eller spesialisering for kontaktperson.
- Webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
- Overordnedes navn: Overordnet kontaktperson.
- Stedfortreder: Stedfortreder for kontaktperson.
- Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
- Ansettelsesdato: Ansettelsesdato for kontaktperson.
- Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
- Privat: Om kontaktpersonen opprinnelig er opprettet som en privat kontaktperson.
- Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
- Mellomnavn: Mellomnavn for kontaktperson.
- Initialer: Initialer for kontaktperson.
- Tittel: Titulering for kontaktperson.
- Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
- Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
- Telefon arbeid 1: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
- Telefon arbeid 2: Alternativt direktetelefonnummer til kontaktperson.
- Mobiltelefon 1: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
- Mobiltelefon 2: Alternativt mobiltelefonnummer til kontaktperson.
- Telefon hjemme 1: Hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
- Telefon hjemme 2: Alternativt hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
- Telefax 1: Telefaksnummer til kontaktperson.
- Telefax 2: Alternativt telefaksnummer til kontaktperson.
- Adresse: Kontaktpersonens adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
- IM-Adresse: Kontaktpersonens IM-adresse (instant messaging/lynmeldinger).
- Ordrereferanse: Tilbuds- og ordrereferanse for kontaktperson. Legges automatisk til dersom du knytter kontaktpersonen til et tilbud eller en ordre.
- Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Fanekort "Avtaler"
Her vises liste over alle avtaler som er tilknyttet kontaktpersonen.Eksportere kontaktpersoner
XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.
Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.
Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.
Endre bilde
Du kan legge til profilbilde for hver enkelt kontaktperson. Klikk på bildet eller velg "Endre bilde" for å legge til eller endre profilbildet til kontaktpersonen. Profilbilder vises i kontaktpersonlisten dersom du velger "Vis foto" i verktøylinjen.Se forøvrig Organisasjon - Logo for informasjon om hvilke formater som er støttet og hvordan disse behandles i XS Office.
Søke etter kontaktpersoner
Du kan søke etter kontaktpersoner basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter kontaktpersoner. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for kontaktpersoner:- Kunde: Gir mulighet for å søke etter kontaktpersoner kun knyttet til kunder.
- Leverandør: Gir mulighet for å søke etter kontaktpersoner kun knyttet til leverandører.
- Etternavn: Fritekstsøk etter etternavn for kontaktpersoner.
- Fornavn: Fritekstsøk etter fornavn for kontaktpersoner.
- Firma: Fritekstsøk etter firmanavn som kontaktpersoner tilhører.
- Tittel: Fritekstsøk etter tittel for kontaktpersoner.
- Notat: Fritekstsøk i notat for kontaktpersoner.
- Kjønn: Gir mulighet for søk etter kontaktpersoner av bestemt kjønn.
- Kun primærkontakter: Gir mulighet for å søke etter kun primærkontakter.
Kontaktpersoner kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.
Filtrere kontaktpersonlisten
Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:- Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
- Mine: Viser kun kontaktpersonoppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
- Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
- Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
Sortere kontaktpersonlisten
Listen over private kontaktpersoner kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen. Følgende sorteringer er tilgjengelig fra verktøylinjen:- Sist endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises øverst i listen. Dette er standardvisningen.
- Lengst siden endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises nederst i listen.
- Alfabetisk på etternavn: Sorterer kontaktpersoner etter etternavn.
- Alfabetisk på fornavn: Sorterer kontaktpersoner etter fornavn.
- Alfabetisk på firma: Sorterer kontaktpersoner etter firmanavnet som de er knyttet til. Kontaktpersoner uten tilknytning til firma vises ikke i denne sorteringen.
Slette kontaktpersoner
Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.Deaktivere en kontaktpersonoppføring
Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.
