4.4 Samhandling - Felles kontakter
Introduksjon
"Samhandling - Felles kontakter" viser liste over alle felles kontaktpersoner på tvers av firmaoppføringer. Med "felles kontaktpersoner" menes at de er synlig for alle ansatte, og alle kan i utgangspunktet legge til og endre felles kontakter. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.For brukere av XS Office Professional Edition og XS Office Enterprise Edition finnes også kontaktpersonregisteret under CRM - Kontaktpersoner. Du kan også ha et privat kontaktpersonregister. Dette finner du under Min side - Mine kontakter.
Felter i kontaktpersonliste
Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (Samhandling - Felles kontakter).- Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
- Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
- Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
- E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
- Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
- Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.
Opprette en ny kontaktperson
Kontaktpersoner kan opprettes på flere måter i XS Office.- Velg "Ny kontakt" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Felles kontakter.
- Velg "Kontaktperson" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
- Velg "Kontaktperson" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortene. Se CRM - Alle firmaer.
- Bruk hurtigtasten for kontaktpersoner. Se Innledning - Hurtigtaster.
Innfyllingsfelter for kontaktpersoner
- Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
- Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
- Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
- Tittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
- Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
- Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
- Primær kontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
- E-post: E-postadresse til kontaktperson.
- Telefon direkte: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
- Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
- Personlig webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
- Hjemmeadresse: Kontaktpersonens private adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
- Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
- Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
- Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Eksportere kontaktpersoner
XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.
Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.
Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.
Søke etter kontaktpersoner
Kontaktpersoner kan inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.Filtrere kontaktpersonlisten
Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:- Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
- Mine: Viser kun kontaktpersonoppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
- Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
- Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
Slette kontaktpersoner
Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.Deaktivere en kontaktpersonoppføring
Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.
