Timer | XS Office

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

7 Timer

Innhold

7 Timer
7.1 Timer - Timeregistrering
7.2 Timer - Timelinjemaler
7.3 Timer - Mine timer
7.4 Timer - Timekalender
7.5 Timer - Rapporter
7.6 Timer - Fakturering
7.7 Timer - Ferieplan
7.8 Timer - Godkjenning ferie
7.9 Timer - Egenmeldinger
7.10 Timer - Fraværsoversikt
7.11 Timer - Godkjenning fravær
7.12 Timer - Kjørebok

Innledning

Timeregistrering i XS Office består av verktøy for timeregistrering, fakturering og analyse av timer. Den enkelte ansatte fyller inn timeforbruk i et ukebasert skjema eller fra et tilpasset grensesnitt på mobiltelefonen.

Det er også mulig å registrere timer direkte fra følgende oppføringer:

Prosjekter
Prosjektaktiviteter
Firmakort
Møter
Avtaler
Samtaler
Oppgaver
Saker

Med XS Office kan du også produsere salgsordrer direkte fra timeregistreringen slik at timeforbruk kan faktureres på en enkel måte. Faktureringen baserer seg på at du registrerer antall fakturerbare timer i tillegg til utførte timer. Fakturerbare timer kan beregnes automatisk av XS Office. Du kan også registrere en "ekstern tekst" i timeregistreringen som vil fremkomme som ordrelinjetekst når timene faktureres.

Under timemodulen finner vi ellers rapporter for timeforbruk, ferieplan, godkjenning av ansattes ferieønsker, egenmeldinger ved fravær, utlisting av årets sykefravær og en elektronisk kjørebok for registrering av yrkeskjøring.

7.1 Timer - Timeregistrering

Introduksjon

Dette er verktøyet for registrering av timeforbruk i XS Office. Timeregistreringsskjemaet er ukebasert og timene kan markeres med timeart, overtid, kunde, ordre og prosjekt/aktivitet. I tillegg kan hver enkelt timeoppføring markeres med intern fritekstkommentar samt faktureringsinformasjon.

Timene kan føres med to timetall - utførte timer og fakturerbare timer. Fakturerbare timer kan genereres automatisk basert på en faktureringsfaktor. Faktureringsfaktoren kan enten settes fast for en ansatt eller følge timeartene. Se under. Timeartene kan kobles mot et standardprodukt slik at utpris for timene kommer direkte frem i salgsordrene og at salg av disse produktene kommer med i rapporter.

Når timeoppføringene er fullført markeres de som "ferdigregistrert" av brukeren. Dermed vil timene som er markert som fakturerbare være tilgjengelige for fakturering.

For å effektivisere registreringen av timelinjer, bruker du "timelinjemaler". Malene gjør at du automatisk kan få fylt ut blant annet timeart, firma, prosjekt og ordre for timelinjene dine. Hvis du bruker dette aktivt, vil det gi en stor effektivitetsgevinst for timeføringen din. Se Timer - Timelinjemaler for informasjon om maler.

Verktøylinje for timeregistrering

Verktøylinjen for timeregistrering inneholder følgende funksjoner:

Lagre:Lagre aktivt ukeskjema.
Forrige:Gå tilbake til forrige uke, alltid i forhold til aktivt ukeskjema.
Neste:Gå fremover til neste uke, alltid i forhold til aktivt ukeskjema.
Uke:Gå til en bestemt uke.
Denne uke:Gå til inneværende uke.
Legg til:Legg til en ekstra timelinje i ukeskjemaet.
Legg til 5:Legg til 5 ekstra timelinjer i ukeskjemaet.
Ferdigregistrert:Marker alle timene i aktivt ukeskjema som ferdigregistrert. Merk at du ikke kan endre data for disse timeverkene etter at du har lagret timeskjemaet.
Ny ferie:Legg til nytt ferieønske. Se Min side - Min ferie for informasjon om hvordan du legger inn og endrer ferieønsker.
Ny egenmelding:Legg til ny egenmelding. Se Timer - Egenmeldinger for informasjon om hvordan du legger inn og endrer egenmeldinger.

Seksjoner i timeregistrering

Siden for timeregistrering består av tre seksjoner - "Periode", "Timedetaljer" og selve registreringsskjemaet.

Seksjon "Periode"

Denne seksjonen inneholder følgende informasjon:

Ukenr: Angir ukenummer som timeregistreringen gjelder for.
Årstall: Angir årstall som timeregistreringen gjelder for.
Fra dato: Angir dato for mandagen i denne uka.
Til dato: Angir dato for søndagen i denne uka.
Faktureringsfaktor: Angir din faktureringsfaktor for timer. Denne kan enten være fast eller følge timearter.

Seksjon "Timedetaljer"

Hver gang en rute med timetall i timeregistreringsskjemaet velges, vises timedetaljene for denne ruten. Seksjonen inneholder følgende informasjon:

Antall timer: Angir antall timer forbrukt (kan endres manuelt i feltet eller ved bruk av pluss-/minus-symboler som vil legge til og trekke fra en halv time).
Faktureres: Angir antall timer som skal faktureres (kan endres manuelt i feltet, ved bruk av pluss-/minus-symboler eller snarveier med prosentverdier).
Fra kl.: Gir mulighet for å registrere når arbeidet ble startet. Denne informasjonen kan tas med i salgsordre og faktura til kunden.
Til kl.: Gir mulighet for å registrere når arbeidet ble avsluttet. Denne informasjonen kan tas med i salgsordre og faktura til kunden.
Ordrelinjetekst: Gir mulighet for å registrere en tekst knyttet til arbeidet som vil fremkomme i ordrelinjene for salgsordren til kunden.
Ferdigregistrert: Angir om timene i gjeldende celle er å anse som ferdigregistrert. Merk at du ikke kan endre data for disse timeverkene etter at du har lagret timeskjemaet. Timene som er markert som ferdigregistrert vil vises med grå skrift i skjemaet.
Internt notat: Fritekstnotat for timeforbruk. Vil ikke komme med i salgsordre til kunden. Kun for intern bruk.

Felter i timeregistreringsskjema

Listen under viser hvilke felter som vises i timeregistreringsskjemaet (Timer - Registrering).

Nr: Angir linjenummer for timelinjen. Klikk for å velge en mal for gjeldende timelinje. Se under.
Timetype: Angir om arbeidet er ordinære timer eller overtid. Kan også brukes til å registrere avspasering. Klikk i celle for å endre timetype.
Timeart: Angir arbeidets art eller type. Se Admin - Timearter. Timeart kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn. Klikk i celle for å endre timetype.
Firma/ordre: Angir hvilket firma (og eventuell ordre) timeverkene skal knyttes mot. Ordre benyttes hvis det på forhånd er opprettet en salgsordre som timeforbruket skal kobles mot. Ordrenummeret er angitt i parentes i timeskjemaet. Hvis ordre ikke velges, vil "Firma" angi fakturamottaker ved senere fakturering av timene. Firma kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn. Klikk i celle for å endre firma/ordre.
Prosjekt/aktivitet: Angir hvilket prosjekt (og eventuell aktivitet) timeverkene skal knyttes mot. Hvis firma registreres først vil XS Office som standard vise kun prosjekter med dette firmaet. Prosjekt-feltet bør benyttes mest mulig for at prosjektøkonomien skal bli korrekt. Prosjekt kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn. Klikk i celle for å endre prosjekt/aktivitet.
(Ukedager man-søn): Her registreres forbrukt tid. Under timeantallet brukes fire statusikoner for å indikere status for timenes status. Se under.
Total: Viser totalt antall forbrukte timer for denne timelinjen denne uka.
(Slett): Sletter timelinjen (bekreftelse kreves).

Timelinjer

En timelinje er definert som en registreringslinje med timer for én eller flere dager i en uke der alle timene er knyttet til samme timetype, timeart, firma, ordre, prosjekt og prosjektaktivitet.

Timelinjemaler

Med timelinjemaler kan du få ferdig utfylt blant annet timeart, firma, prosjekt og ordre for timelinjene dine ved å velge fra en rullegardinmeny med definerte timelinjemaler. Timelinjemalene er personlige og vil ikke kunne ses av andre.

For å sette inn en timelinjemal i en timelinje, klikker du på tallet (eller de to nedoverpilene) helt til venstre på timelinjen. Du vil da få opp liste over alle aktive timelinjemaler. Når du har valgt ønsket mal, vil innstillingene for valgt mal settes inn i timelinjen. Hvis du bruker dette aktivt, vil det gi en stor effektivitetsgevinst for timeføringen din.

Se Timer - Timelinjemaler for informasjon om hvordan du legger inn og endrer timelinjemaler.

Grafisk indikering av status for timer i registreringsskjema

Cellene i timeregistreringsskjemaet vil ha fire statusikoner for å indikere status for timeverkene i samme celle.

Myntstabel: Angir om timene er angitt som fakturerbare.
Grønt ark (salgsordre): Angir om det er angitt en ordrelinjetekst for timene.
Blyant: Angir om det er registrert et internt notat for timene.
Rød hake: Angir om timene er markert som ferdigregistrerte.

Timetall og avrunding

Timetallet du taster inn i cellene må være mellom 0,1 og 24,0. Større eller mindre tall vil ikke aksepteres av systemet. Hvis tallet har mer enn én desimal vil det automatisk rundes av til én desimal. Du kan valgfritt bruke komma eller punktum som desimalskille.

Timetallene er basert på 10-tallssystemet og en halv time angis dermed som 0,5 timer.

Angi fakturerbar tid

Timer du taster inn i rutenettet for timeregistrering indikerer "forbrukt tid". For å angi fakturerbar tid må du registrere i feltet "Faktureres" når ønsket celle er valgt. Fakturerbar tid kan registreres enten manuelt, via pluss-/minus-knappene eller som en prosentvis andel av forbrukt tid. Fakturerbar tid kan også beregnes automatisk av XS Office basert på fast faktor for den ansatte eller basert på hvilke timearter som er benyttet. Se under.

Automatisk faktureringsfaktor

XS Office kan beregne fakturerbar tid automatisk etter hvert som du registrerer forbrukt tid. Dette er basert på at du enten har fast faktureringsfaktor som ansatt eller at timeartene du har brukt har en faktureringsfaktor definert. Hvis du har en fast faktor som ansatt, vil dette overstyre faktor satt på timeart. Se fanekort "Ansettelsesforhold" på ansattkortet (Admin - Ansatte) for informasjon om fast faktureringsfaktor.

Hvis du ikke har en fast faktor som ansatt, vil faktureringsgraden følge timearten som er benyttet i timelinjen. Se Admin - Timearter for informasjon om dette.

Angi timer som ferdigregistrert

Ferdigregistrerte timer vises i timeskjemaet med grå skrift. De kan også identifiseres ved at kolonnene for timetype, timeart, firma og prosjekt har grå bakgrunnsfarge i raden som timene tilhører. I tillegg vil det ikke være mulig å slette en rad som inneholder ferdigregistrerte timer. Det finnes fire måter å markere timer som ferdigregistrerte. Disse er:

For enkelttimer: Klikk i timeskjemaet i cellen som representerer de timene som skal markeres som ferdigregistrert. Velg haken "Ferdigregistrert" fra seksjonen "Timedetaljer" på siden. Lagre timeskjemaet.
For en hel dag: Velg haken "Ferdigregistrert" nederst i kolonnen for dagen du vil ferdigregistrere. Da vil alle registrerte timer for denne dagen markeres som ferdigregistrerte. Lagre timeskjemaet.
For hele uken: Velg haken "Ferdigregistrert" nederst i "Total"-kolonnen i timeskjemaet. Da vil alle registrerte timer for hele uken markeres som ferdigregistrerte. Lagre timeskjemaet.
For hele uken: Velg knappen "Ferdigregistrert" fra verktøylinjen. Da vil alle registrerte timer for hele uken markeres som ferdigregistrerte. Trykk "OK" i bekreftelsesdialogboksen som kommer frem. Timene vil automatisk lagres hvis du bruker denne funksjonen.

NB! De ferdigregistrerte timene vil ikke kunne endres i ettertid. Du kan dog justere noen parametere når du fakturerer timene. Fakturering av timer gjøres fra Timer - Fakturering.

Lagre ukeskjemaet

Timeskjemaet lagres ved å velge "Lagre" på verktøylinjen i timeregistreringsskjemaet. Hvis du har klikket i cellene i skjemaet og navigerer bort fra registreringsskjemaet, vil XS Office spørre deg om du vil lagre skjemaet. Trykk evt. "OK" for å lagre skjemaet. Ved lagring vil XS Office legge på 5 tomme linjer nederst i registreringsskjemaet.

Lage en salgsordre og fakturere timene

Se Timer - Fakturering.

Legge til rader (timelinjer) i ukeskjemaet

På verktøylinjen finnes egne knapper for å legge til 1 eller 5 rader. Hver gang du lagrer timene vil XS Office dessuten legge på 5 tomme linjer nederst i registreringsskjemaet.

Slette rader (timelinjer) i ukeskjemaet

En timelinje kan slettes ved å klikke på det røde slette-symbolet helt til høyre på timelinjen.

Navigere i registreringsskjemaet

Du kan navigere mellom dager og timelinjer i registreringsskjemaet ved å klikke på den cellen du ønsker å se på eller endre. Tastaturet kan også brukes for å navigere mellom celler. Følgende taster kan benyttes for navigasjon mellom celler:

Enter: Bekrefter inntastet timetall i en celle.
Pil venstre: Flytter én dag til venstre - for eksempel onsdag til tirsdag.
Pil høyre: Flytter én dag til høyre - for eksempel tirsdag til onsdag.
Pil ned: Flytter én timelinje nedover i skjemaet.
Pil opp: Flytter én timelinje oppover i skjemaet.
PageDown: Flytter fem timelinjer nedover i skjemaet.
PageUp: Flytter fem timelinjer oppover i skjemaet.
Home: Flytter til celle for mandag på første timelinje.
End: Flytter til celle for søndag på siste timelinje.

Navigere mellom uker

På verktøylinjen finnes knapper for å bla deg til forrige og neste uke. I tillegg finnes det en knapp som vil gi deg en kalender for fritt valg av dato samt en snarvei for å hoppe direkte til inneværende uke.

Analysere timer

En grafisk fremstilling av dine utførte og fakturerte timer år for år finner du på Timer - Mine timer. For utvidet analyse av timeforbruk, se Timer - Rapporter.

Alternative metoder for timeregistrering

Du har også mulighet for å registrere timer direkte fra følgende oppføringer:

Prosjekt
Prosjektaktivitet
Firmakort
Møte
Avtale
Samtale
Oppgave
Sak

Når du registrerer timer fra disse oppføringene, vil XS Office automatisk overføre nøkkelinformasjon fra oppføringene til timeregistreringen. Dermed slipper du å registrere denne informasjon på nytt når du fører timer.

Hvis du for eksempel registrerer timer fra en telefonsamtale, vil XS Office automatisk overføre dato, tidsforbruk, firma, prosjekt, kontaktperson, emne og telefonnummer fra samtalen til timeregistreringsoppføringen.

Relaterte emner

7.2 Timer - Timelinjemaler

Introduksjon

"Timer - Timelinjemaler" lar deg opprette maler for mye brukte timelinjer i timeregistreringen. Malene gjør at du automatisk kan få fylt ut blant annet timeart, firma, prosjekt og ordre for timelinjene dine. Hvis du bruker dette aktivt, vil det gi en stor effektivitetsgevinst for timeføringen din.

Malene kan inneholde en hvilken som helst kombinasjon av følgende opplysninger:

Timetype
Timeart
Firma
Salgsordre
Prosjekt
Prosjektaktivitet

For informasjon om hvordan du benytter dine maler i timeføringen, se Timer - Registrering.

Felter i listevisning for timelinjemaler

Listen under viser hvilke felter som vises i listevisningen for timelinjemaler (Timer - Timelinjemaler).

(Statusflagg): Status for maloppføringene vises med flagg av ulik farge. Se under.
Navn på mal: Angir navn på mal slik den vil fremkomme i timeregistreringsskjemaet. Klikk for å åpne mal.
Timetype: Angir om arbeidet er ordinære timer eller overtid. Kan også brukes til å registrere avspasering.
Timeart: Angir arbeidets art eller type. Se Admin - Timearter. Timeart kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn.
Firma/ordre: Angir hvilket firma (og eventuell ordre) timeverkene skal knyttes mot. Ordre benyttes hvis det på forhånd er opprettet en salgsordre som timeforbruket skal kobles mot. Hvis ordre ikke velges, vil "Firma" angi fakturamottaker ved senere fakturering av timene. Firma kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn.
Prosjekt/aktivitet: Angir hvilket prosjekt (og eventuell aktivitet) timeverkene skal knyttes mot. Hvis firma registreres først vil XS Office som standard vise kun prosjekter med dette firmaet. Prosjekt-feltet bør benyttes mest mulig for at prosjektøkonomien skal bli korrekt. Prosjekt kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn.
Sist endret: Tidspunkt malen ble sist endret.

Statusflagg

Status for maler vises med flagg av forskjellige farger.

Grønt flagg: Mal er aktiv (synlig i timeregistreringen).
Rødt flagg: Mal er deaktivert (ikke synlig i timeregistreringen).

Opprette en ny mal

Timelinjemaler opprettes ved å velge "Ny mal" fra verktøylinjen på siden Timer - Timelinjemaler.

Innfyllingsfelter for maler

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige for timelinjemaler:

Navn på mal: Angir navn på mal slik den vil fremkomme i timeregistreringsskjemaet. Må fylles ut.
Status: Angir om mal er aktiv eller ikke. Se over.
Timetype: Angir om malen gjelder ordinære timer, overtid eller avspasering.
Timeart: Angir arbeidets art eller type og kan skreddersys for organisasjonen. Se Admin - Timearter.
Firma: Navn på firma som timelinjen er knyttet mot.
Salgsordre: Salgsordre som timelinjen er knyttet mot.
Prosjekt: Navn på prosjekt som timelinjen er knyttet mot.
Prosjektaktivitet: Navn på prosjektaktivitet som timelinjen er knyttet mot.
Opprettet: Tidspunkt malen ble opprettet.
Sist endret: Tidspunkt malen ble sist lagret.

Sletting av maler

Timelinjemaler kan slettes ved å åpne vinduet for mal (klikk på navn for mal i listevisningen), og så velge knappen "Slett".

Analysere maler

Listevisningen for timelinjemaler kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

7.3 Timer - Mine timer

Introduksjon

"Mine timer" inneholder en grafisk fremstilling av timeforbruk år for år for deg selv. Her kan du både se forbrukt tid og fakturerbar tid. Oppå søylene ligger egne linjer som viser gjennomsnittlig antall timer forbrukt tid samt arbeidstimer i normaluke som definert under Admin - Globale innstillinger. I tillegg finnes det en egen tabell med sammendrag for valgt år.

Søyler og grafer

Denne siden inneholder følgende typer søyler og linjer:

Blå søyle: Angir total registrert arbeidstid for uka.
Grønn søyle: Angir fakturerbar tid for uka.
Blå linje: Angir gjennomsnittlig antall timer arbeidstid per uke for valgt år basert på uker der det er registrert timer.
Rød linje: Angir arbeidstimer i normaluke som definert under Admin - Globale innstillinger.

Tabell "Sammendrag"

Tabellen "Sammendrag" inneholder følgende informasjon for registrerte og fakturerbare timer:

Totalt antall timer: Angir totalt antall timer for hele året.
Gjennomsnitt per uke: Angir gjennomsnittlig antall timer per uke i uker det er registrert timer.
Høyeste timeantall per uke: Angir antall timer og ukenummer med høyeste antall timer.
Laveste timeantall per uke: Angir antall timer og ukenummer med laveste antall timer (der det er registrert timer).
Standard arbeidsuke: Angir arbeidstimer i normaluke som definert under Admin - Globale innstillinger.
Antall uker over X timer: Angir antall uker med høyere antall timer enn "normalarbeidsuke".
Antall uker under X timer: Angir antall uker med lavere antall timer enn "normalarbeidsuke".

Analysere overtidsbruk

På verktøylinjen finnes en egen rullegardinmeny for å velge rapporttype. Her kan du velge å vise alle timer, kun ordinære timer eller kun overtidstimer.

Navigere mellom år

XS Office vil som standard vise timer for inneværende år. Du kan velge et annet år ved å velge ønsket årstall fra verktøylinjen. Her finnes hele tiden snarveier for 5 år fremover og 5 år tilbake i tid i forhold til valgt år.

Relaterte emner

7.4 Timer - Timekalender

Introduksjon

"Timer - Timekalender" gir deg en grafisk oversikt over timeregistreringen for deg selv, andre ansatte, avdelinger eller prosjekter. Timeforbruket er fordelt på dager med en summering av underliggende data øverst.

Du har 6 ulike periodevalg for timekalenderen - dagvisning, arbeidsukevisning, ukevisning, månedsvisning, 5-ukersvisning og årsvisning.

Periodevalg for timekalenderen

Følgende visninger er tilgjengelig for timekalenderen:

Dagvisning: Viser alle timeregistreringer for en spesiell dag.
Arbeidsukevisning: Viser timeregistreringer innenfor en arbeidsuke (definert som mandag til fredag) fordelt på 5 kolonner.
Ukevisning: Viser timeregistreringer innenfor en hel uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner.
Månedsvisning: Viser timeregistreringer for en hel måned (28 - 31 dager).
5-ukersvisning: Viser timeregistreringer for inneværende uke samt de 4 foregående ukene.
Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har timeregistreringer samt mulighet til å navigere direkte til dag-, uke- og månedsvisning.

Velge ansatte for timekalenderen

Du kan selv velge hvilke ansatte som skal vises i timekalenderen ved å bruke filtreringsmulighetene i verktøylinjen. Som standard vil dine egne timer vises. Følgende filtreringsalternativer er tilgjengelige:

Avdeling: Viser alle ansatte knyttet til en spesiell avdeling.
Ansatt: Viser timeregistreringer for en spesiell ansatt.
Prosjekt: Viser timeregistreringer knyttet til et spesielt prosjekt.

Filtrering på ansatt vil overstyre filtrering på avdeling. Dermed vil filtreringsvalg på avdeling ignoreres hvis filtrering på ansatt også er valgt.

Indikering av dagens dato

Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.

Indikering av valgt dato/periode

Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.

Navigering i timekalenderen

Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:

Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagvisning).

Navigering i dagvisningen

I dagvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagvisningen.

Statusindikering i timekalenderen

Timeoppføringene som er låst vil vises med et hengelåssymbol i kalenderne. Timer som også er fakturert vil i tillegg ha et myntsymbol.

Indikering av egne oppføringer i timekalenderen

Timer for deg selv vises med rød skrift i timekalenderen. Dermed kan du enkelt se hvilke oppføringer som gjelder deg.

Skrive ut timekalenderen

Timekalenderen inneholder en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen i XS Office.

Relaterte emner

7.5 Timer - Rapporter

Introduksjon

"Timer - Rapporter" gir mulighet for å analysere timeforbruk for hele organisasjonen. XS Office kommer med en hel rekke rapporter for analyse av timeforbruk. Utførte timer og fakturerbare timer kan analyseres med valgfritt periodeutvalg. Som standard vil "Inneværende måned" være valgt.

I tillegg finnes det egne rapporter for fakturerbarhet for kunder og prosjekter samt status for faktureringen.

Du kan velge et fritt antall rapporter for samtidig visning. Hvis du er usikker, kan du velge å se alle rapporter samtidig. Dette krever kun et par klikk. Se "Opprette en rapport" under.

Rapporttyper

Rapportene er delt i fire grupper.

Timeforbruk: Rapporter relatert til timeforbruk

Timeforbruk dag for dag: Timeforbruk i ukeskjema
Timeforbruk ukesummer: Timeforbruk summert per uke
Detaljert timeforbruk: Detaljert timeforbruk med notater
Fordeling ansatte: Fordeling timeforbruk per ansatt
Fordeling ukedager Fordeling timeforbruk per ukedag
Fordeling timearter Fordeling timeforbruk per timeart
Fordeling timetyper Fordeling timeforbruk per timetype
Timer per uke Fordeling timeforbruk per uke
Timer per måned Fordeling timeforbruk per måned
Timer per ansatt per uke Fordeling timeforbruk per ansatt per uke
Timer per ansatt per måned Fordeling timeforbruk per ansatt per måned

Timeforbruk kunder: Rapporter relatert til timeforbruk knyttet til kunder

Fordeling kunder Fordeling timeforbruk per kunde
Fordeling kunder/ansatte Fordeling timeforbruk kunder fordelt på ansatte

Timeforbruk prosjekt: Rapporter relatert til timeforbruk knyttet til prosjekter

Fordeling prosjekter Fordeling timeforbruk per prosjekt
Fordeling prosjekter/ansatte Fordeling timeforbruk prosjekter fordelt på ansatte
Fordeling prosjektaktiviteter Fordeling timeforbruk per prosjektaktivitet

Fakturering av timer: Rapporter relatert til fakturerbare timer

Fakturerbarhet per ansatt Fakturerbare timer mot registrerte timer per ansatt
Fakturerbarhet per kunde Fakturerbare timer mot registrerte timer per kunde
Fakturerbarhet per prosjekt Fakturerbare timer mot registrerte timer per prosjekt
Fakturerbarhet per timeart Fakturerbare timer mot registrerte timer per timeart
Faktureringsstatus per kunde Status fakturering av timeforbruk per kunde
Faktureringsstatus per prosjekt Status fakturering av timeforbruk per prosjekt

Søkekriterier

Listen under viser hvilke søkekriterier som kan benyttes i rapporter.

Timetype: Gir mulighet for å vise kun overtidstimer.
Timeart: Angir om kun timer knyttet til en bestemt timeart skal vises.
Ansatt: Angir om kun timer knyttet til en bestemt ansatt skal vises.
Firma: Angir om kun timer knyttet til et angitt firma skal vises.
Prosjekt: Angir om kun timer knyttet til et angitt prosjekt skal vises.
Aktivitet: Angir om kun timer knyttet til en angitt prosjektaktivitet skal vises.
Ordre: Angir om kun timer knyttet til en angitt salgsordre skal vises.
Notat: Gir mulighet for å kun vise timer med bestemte ord i "internt notat".
Ukedag: Angir om rapportene skal hente data fra bestemte ukedager.
Timetall: Angir om rapportene skal genereres basert på registrerte (utførte) timer eller fakturerbare timer.

Perioder

Listen under viser hvilke periodeutvalg som kan benyttes i rapporter.

Egendefinert periode: Du kan selv velge fra- og til-dato for rapport.
I går: Rapport med data fra i går.
I dag: Rapport med data fra hittil i dag.
Forrige uke: Rapport med data fra forrige uke.
Inneværende uke: Rapport med data fra hittil denne uke.
Forrige måned: Rapport med data fra forrige måned.
Inneværende måned: Rapport med data fra hittil denne måned.
Forrige kvartal: Rapport med data fra forrige kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
Inneværende kvartal: Rapport med data fra inneværende kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
Forrige år: Rapport med data fra i fjor.
Inneværende år: Rapport med data fra hittil i år.
Alle data: Rapport med alle data uten periodebegrensning.

Opprette en rapport

Angi evt. søkekriterier som skal benyttes i rapportene fra alternativene under "Søkekriterier".
Velg hvilken periode du ønsker å lage rapport fra ved å velge fra alternativene under "Rapportperiode".
Velg hvilke rapporter du ønsker å se ved å krysse av én eller flere avkrysningsbokser til venstre for rapportnavnene. Du kan også gå direkte til en enkeltrapport ved å klikke på navnet. Hvis du vil se alle rapporter, krysser du av i boksen til venstre for overskriften "Rapporter".
Klikk på "Kjør rapport" (enten fra verktøylinjen eller fra knappen under seksjonen "Rapportperiode").

Skjule/vise søkekriterier

Du kan hvis ønskelig skjule søkekriteriene i visningen slik at det blir bedre plass på skjermen til selve rapportene. Dette kan være nyttig hvis du har en skjerm med lav oppløsning (for eksempel en liten bærbar PC) på maskinen du genererer rapportene fra. For å skjule søkekriteriene, velger du knappen "Skjul/vis" på verktøylinjen.

Skrive ut rapporter

Rapportene har en egen utskriftsvennlig versjon som ikke tar med rapportlisten til venstre - altså kun de genererte rapportene. Utskriftsvennlig visning kan aktiveres ved å vege skriver-symbolet på verktøylinjen i XS Office.

Analysere rapporter

Rapportene kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

7.6 Timer - Fakturering

Introduksjon

"Timer - Fakturering" gir mulighet for å fakturere timer som er markert som fakturerbare. Alle timeoppføringene som er markert som fakturerbare og ferdigregistrert vil komme frem her som klare for fakturering.

Faktureringen skjer ved å først søke etter timer som er relevante, markere hvilke du vil fakturere og så til slutt opprette en salgsordre.

Søkekriterier

Når du skal fakturere timer, er det gunstig å kunne finne relevante timer på en enkel måte. Med XS Office kan du søke etter timer basert på mange kriterier som gir deg full kontroll over prosessen. XS Office tilbyr følgende søkekriterier for fakturering av timer:

Timetype: Gir mulighet for å vise kun overtidstimer.
Timeart: Angir om kun timer knyttet til en bestemt timeart skal vises.
Ansatt: Angir om kun timer knyttet til en bestemt ansatt skal vises.
Firma: Angir om kun timer knyttet til et angitt firma skal vises.
Salgsordre: Angir om kun timer knyttet til en bestemt salgsordre skal vises.
Ukedag: Angir om rapportene skal hente data fra bestemte ukedager.
Prosjekt: Angir om kun timer knyttet til et angitt prosjekt skal vises.
Aktivitet: Angir om kun timer knyttet til en angitt prosjektaktivitet skal vises.
Ordrelinjetekst: Gir mulighet for å kun vise timer med bestemte ord i ordrelinjeteksten.
Internt notat: Gir mulighet for å kun vise timer med bestemte ord i "internt notat".

Perioder

I tillegg til søkekriterier som vist ovenfor kan du bruke periode som utvalgskriterium. Dermed kan du enkelt gjøre periodevise søk for å kunne fakturere bestemte perioder. Listen under viser hvilke periodeutvalg som kan benyttes i faktureringen.

Egendefinert periode: Fakturerbare timer med valgfri fra- og til-dato.
I går: Fakturerbare timer fra i går.
I dag: Fakturerbare timer fra hittil i dag.
Forrige uke: Fakturerbare timer fra forrige uke.
Inneværende uke: Fakturerbare timer fra hittil denne uke.
Forrige måned: Fakturerbare timer fra forrige måned.
Inneværende måned: Fakturerbare timer fra hittil denne måned.
Forrige kvartal: Fakturerbare timer fra forrige kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
Inneværende kvartal: Fakturerbare timer fra inneværende kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
Forrige år: Fakturerbare timer fra i fjor.
Inneværende år: Fakturerbare timer fra hittil i år.
Alle data: Fakturerbare timer uten periodebegrensning.

Søke etter timer

Søk etter timer skjer ved at du velger ønskede søkekriterier i seksjonen "Søkekriterier". Tidsutvalg for utvalget velger du fra seksjonen "Rapportperiode". Når du har gjort dette, starter du søket ved å velge "Søk".

Velge timer for fakturering

Etter at du har søkt deg frem til de timene du vil fakturere, må du velge hvilke av dem som skal med på salgsordren/fakturaen. Dette gjøres ved å bruke avkrysningsboksen foran hver timeoppføring i søkeresultatet. Du kan enkelt velge alle ved å klikke på avkrysningsboksen i overskriftsraden.

Søkeresultatet vil som standard vise 20 oppføringer. Du kan utvide dette antallet ved å velge i rullegardinmenyen på verktøylinjen.

Felter i listevisning for fakturerbare timer

Listen under viser hvilke felter som vises i listevisningen for fakturerbare timer (Timer - Fakturering).

(Avkrysningsboks): Brukes for å velge hvilke timeoppføringer som skal overføres til salgsordrer.
Ans: Angir initialene til ansatt timene gjelder for (hold musepekeren over initialene for å se fullt navn for ansatt).
Uke: Angir ukenummer for timelinjen.
År: Angir årstall for timelinjen.
Timetype: Angir om arbeidet er ordinære timer eller overtid.
Timeart: Angir arbeidets art eller type.
Kunde: Navn på firma som timelinjen er knyttet mot. Vil benyttes som nøkkel for opprettelse av salgsordre hvis ikke ordrenummer er angitt for timelinjen. Kunde må angis for å kunne fakturere timer. Hvis ikke kunde er angitt, vil et utropstegn vises her. Se under for informasjon om hvordan du kan korrigere fakturerbare timer.
Ordrenr: Salgsordre som timelinjen er knyttet mot. Ved fakturering vil den aktuelle timelinjen fremkomme som en ekstra ordrelinje i denne salgsordren. Ordren må ha status "Kladd" for å kunne oppdateres. Hvis ordren ikke har status "Kladd" (eller ordren er slettet), vil det komme frem et utropstegn ved ordrenummeret i denne listen. Klikk for å åpne timeoppføringen.
Prosjekt: Navn på prosjekt som timelinjen er knyttet mot.
Aktivitet: Navn på prosjektaktivitet som timelinjen er knyttet mot.
Dato: Angir dato for timeoppføringen.
Utførte: Angir antallet utførte timer.
Fakturer: Angir antallet fakturerbare timer.
Fra-til: Angir klokkeslett for fra og til som er angitt for timeoppføringen.
Ordrelinjetekst: Angir ordrelinjeteksten som er angitt for timeoppføringen.

Korrigere fakturerbare timer

Hvis du ønsker å korrigere fakturerbare timer for én eller flere ansatte, kan du gjøre dette ved å klikke på den blå teksten i kolonnen "Fakturer" (eller klikke på ordrenummer). Du vil da få opp et vindu der du vil se alle detaljer rundt timeoppføringen. Her kan du justere følgende parametere:

Faktureres: Her kan du overstyre antallet fakturerbare timer som skal komme med på salgsordren.
Fra kl: Her kan du justere starttidspunktet for de fakturerbare timene.
Til kl: Her kan du justere sluttidspunktet for de fakturerbare timene.
Ordrelinjetekst: Her kan du korrigere teksten som vil fremkomme på ordrelinjen i salgsordren/fakturaen.
Timeart: Angir arbeidets art eller type og kan skreddersys for organisasjonen. Se Admin - Timearter.
Firma: Navn på firma som timelinjen er knyttet mot.
Salgsordre: Salgsordre som timelinjen er knyttet mot.
Prosjekt: Navn på prosjekt som timelinjen er knyttet mot.
Prosjektaktivitet: Navn på prosjektaktivitet som timelinjen er knyttet mot.

Overføre timer til salgsordre

Etter at du har merket (og evt. korrigert) de timene du ønsker å fakturere, velger du knappen "Overfør til ordre" nederst på siden. Du vil da få opp et nytt vindu der du kan spesifisere detaljer om hvordan salgsordren skal lages. Dette vinduet inneholder følgende informasjon:

Antall timeoppføringer valgt: Angir antall timeoppføringer som er markert for overføring til salgsordre.
Antall salgsordrer som opprettes: Angir antall salgsordrer som opprettes. Timeoppføringer som ikke er koblet mot bestemte salgsordrer vil havne på nyopprettede salgsordrer fordelt på firmaer/kunder i utvalget.
Antall salgsordrer som oppdateres: Angir antall eksisterende salgsordrer som oppdateres med nye ordrelinjer.
Marker timeoppføringene som fakturert: Angir om du skal markere timeoppføringene som fakturert når salgsordren opprettes. Dette bør normalt gjøres, og vil føre til at valgte timeoppføringer vil forsvinne fra søkeresultatet ved senere utvalg for fakturering.
Bruk timepris fra firmakort (hvis definert): Angir om evt. fast timepris for gjeldende kunde skal benyttes ved prising. Fast timepris kan settes fra fanekortet "Økonomi" på firmakortene. Se CRM - Firmaer. Alternativt vil produktene knyttet til timeartene i bruk bestemme pris per enhet. Se Admin - Timearter for informasjon om dette.
Detaljnivå: Angir hvordan ordrelinjene i salgsordren skal produseres. Se under.
Innhold i ordrelinjer: Se "Innhold beskrivelseslinje i ordrelinjer" nedenfor.
Emne: Angir emne for eventuelle nye salgsordrer som vil opprettes. Standardverdien for emne kan angis fra Admin - Globale innstillinger.
Ordretekst: Angir beskrivende ordretekst for eventuelle nye salgsordrer som vil opprettes.

Detaljnivå

Valget som gjøres i boksen "Detaljnivå" vil påvirke utseendet på ordrene som opprettes/oppdateres. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Detaljert: Timeoppføringene i utvalget vil komme på hver sin ordrelinje i salgsordren. Innhold i beskrivelseslinje kan inneholde navn og initialer for ansatt, prosjektkode og prosjektnavn, dato, klokkeslett, timeart og en eventuell ordrelinjetekst lagt inn av brukeren.
Summert (antall lik 1): Timeoppføringene i utvalget vil summeres sammen på samme ordrelinje. Stykkprisen for ordrelinjen vil være summen av timeprisene for alle timeoppføringene. Antallet vil være 1. Innhold i beskrivelseslinje vil være blankt.
Summert (antall lik fakturerbare timer): Timeoppføringene i utvalget vil samles på én ordrelinje. Stykkprisen for ordrelinjen vil være gjennomsnittet av timeprisene for alle timeoppføringene i utvalget. Antallet vil være lik antallet fakturerbare timer i utvalget. Innhold i beskrivelseslinje vil være blankt.
Gruppert per timeartTimene vil være gruppert basert på timearter (timer med lik timeart vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde timeart.
Gruppert per ansattTimene vil være gruppert basert på ansatte (alle timer for hver ansatt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde navn og initialer for ansatt.
Gruppert per timeart per ansattTimene vil være gruppert basert på timearter for hver ansatt (timer med lik timeart og ansatt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde timeart samt navn og initialer for ansatt.
Gruppert per prosjektTimene vil være gruppert basert på prosjekter (timer med likt prosjekt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde prosjektkode og prosjektnavn.
Gruppert per timeart per prosjektTimene vil være gruppert basert på timearter for hvert prosjekt (timer med lik timeart og prosjekt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde timeart samt prosjektkode og prosjektnavn.
Gruppert per timeart per ansatt per prosjektTimene vil være gruppert basert på timearter og ansatte for hvert prosjekt (timer med lik timeart, ansatt og prosjekt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde timeart, navn og initialer for ansatt samt prosjektkode og prosjektnavn.
Gruppert per ansatt per prosjektTimene vil være gruppert basert på ansatte for hvert prosjekt (timer med lik ansatt og prosjekt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde navn og initialer for ansatt samt prosjektkode og prosjektnavn.

Ordrelinjetekster i salgsordrer

Ved bruk av detaljert salgsordre vil ordrelinjene bli utfylt med tilknyttet produkt for timeart samt en beskrivelseslinje i henhold til oppsett for beskrivelseslinje (se under). Når du benytter summerte eller grupperte ordrelinjer, vil ordrelinjene bli utfylt med tilknyttet produkt for timeart kun hvis alle timene i utvalget er knyttet til samme produkt. Hvis utvalget inneholder ulike produktkoblinger, vil produktkode stå tomt og produktnavn settes til "(Summerte timer)".

Vedlikehold av "salg per produkt"

Timeverkene i XS Office kan være koblet mot produkter i produktregisteret via timeartene. Ved fakturering av timer vil ordrelinjene knyttes mot produktene hvis ordren er angitt som "Detaljert" eller at alle timeoppføringene i utvalget er knyttet mot samme produkt. Timefaktureringene vil da inngå i salgsrapportene knyttet til produkter (for eksempel "Omsetning produkter" og "Salg mengde produkter"). Se Handel - Rapporter for informasjon om hvordan du kan analysere salg fordelt på produkter.

Innhold beskrivelseslinje i ordrelinjer

Seksjonen "Innhold beskrivelseslinje i ordrelinjer" inneholder avkrysningsbokser som bestemmer hvilken informasjon som skal fremkomme i ordrelinjene i salgsordren.

Ansattes navn: Angir om navnet til den ansatte som har gjort arbeidet skal fremkomme i ordrelinjene.
Ansattes initialer: Angir om initialene til den ansatte som har gjort arbeidet skal fremkomme i ordrelinjene.
Projektkode: Angir om en eventuell prosjektkode for prosjektet som er tilknyttet skal fremkomme i ordrelinjene.
Projektnavn: Angir om prosjektnavn for prosjektet som er tilknyttet skal fremkomme i ordrelinjene.
Dato: Angir om dato for arbeidet skal vises i ordrelinjene.
Klokkeslett: Angir om start- og sluttklokkeslett for arbeidet skal vises i ordrelinjene.
Timeart: Angir om timeart for timene skal fremkomme i ordrelinjene.
Ordrelinjetekst: Angir om ordrelinjetekstene (hvis registrert i timelinjene) skal fremkomme i ordrelinjene.

NB! Disse innstilingene vil ikke kunne benyttes på alle detajnivåer. Se avsnittet "Detaljnivå" over.

Oversikt over salgsordrer som vil opprettes/oppdateres

Vinduet inneholder en liste over alle salgsordrer som vil opprettes samt en liste over alle salgsordrer som vil oppdateres basert på ordrenummer for timelinjene. I de to listene finnes følgende informasjon:

Ordrenr: Angir hvilken ordre som vil oppdateres eller "Ny ordre" hvis det vil opprettes en ny salgsordre. Bruk avkrysningsboksen for å bestemme om denne operasjonen skal utføres eller ikke.
Kundenr: Angir kundenummer for kunde som er tilknyttet den eksisterende ordren eller den som blir opprettet.
Kundenavn: Angir navn på kunde som er tilknyttet den eksisterende ordren eller den som blir opprettet.
Emne: Angir emnetekst for salgsordre som vil opprettes/oppdateres. Vil automatisk oppdateres ved endring av emne for nye ordrer.
Timer: Angir antallet fakturerbare timer som vil havne på salgsordren.
(Ark): Angir antallet timeoppføringer som vil havne på salgsordren.
(Forhåndsvis): Gir mulighet for å forhåndsvise hver enkelt salgsordre uten å gjøre faktiske endringer. Se under.

Forhåndsvise salgsordrer

Salgsordrer kan forhåndsvises fra vinduet for overføring av timer til salgsordre. Dette gjør at du enkelt kan verifisere hvordan sluttresultatet vil bli uten å gjøre fysiske endringer på dine data. I forhåndsvisningen vil nye ordrelinjer alltid markeres med en stjerne (*) foran produktkoden. Dette gjør at du enkelt kan se hvilke ordrelinjer som vil legges til.

Du forhåndsviser en salgsordre ved å klikke på teksten "Vis" helt til høyre på linjen for den aktuelle salgsordren.

Overføre timene

Når du har verifisert opplysningene for salgsordrene som vil opprettes/oppdateres, velger du knappen "Overfør" for å opprette/oppdatere salgsordrene. Du vil da få opp en boks med oppsummering av hva som vil skje. Hvis denne informasjonen ikke er i henhold til dine forventninger, kan du velge "Avbryt" for å korrigere. Velg "OK" for å overføre timene til salgsordrer.

Markere timer som fakturert uten å opprette salgsordrer

I søkeresultatet for fakturering finnes det en egen knapp "Marker som fakturert". Denne kan du bruke for å fjerne timer som er fakturert tidligere eller evt. skal faktureres på annen måte. Hvis du klikker på denne og velger "OK" i bekreftelsesdialogboksen, vil de valgte timene forsvinne fra søkeresultatet for fakturerbare timer.

Analysere fakturerbare timer

Søkeresultatet kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

7.7 Timer - Ferieplan

Introduksjon

"Timer - Ferieplan" gir en grafisk oversikt over ferieønsker og avtalt ferie for hele organisasjonen. Ferieplanen viser et helt år av gangen og du kan enkelt bla mellom år fra verktøylinjen.

Visning av ferieplanen

Ferieplanen dekker et helt år og har med alle ukedager i hver sin celle. Datoene kommer frem når du beveger musepekeren over cellene. Månedene er farget vekselvis grå og hvit for at det skal være enklere å skille dem fra hverandre. Ukeskillene markeres med røde streker.

Fargekoder i ferieplanen

Feriedagene har alltid en av tre farger etter følgende oppsett:

Blå: Angir at feriedagen er under planlegging av den ansatte. Dette betyr at den ikke er markert som klar for godkjenning. For informasjon om ferieplanlegging, se under.
Gul: Angir at den ansatte har markert den som klar for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
Grønn: Angir at feriedagen er godkjent og å anse som endelig.

Registrere ferieønsker

Ferieønsker kan registreres fra siden Privat - Min ferie. De må markeres som "klar for godkjenning" for at de skal bli tilgjengelig for godkjenning (se under).

Godkjenning av ferieønsker

Etter at den ansatte har markert ferieønskene som klar for godkjenning, vil de komme frem på siden Timer - Godkjenning ferie for godkjenning av overordnet personell. Siden for godkjenning bør rettighetsstyres. Dette gjøres fra Admin - Tilgangskontroll.

Opprette og godkjenne ferie for andre ansatte

Ansatte som er definert som Superbruker kan opprette og godkjenne ferie for andre ansatte. Superbruker velges settes på ansattkortet, se Globale innstillinger - Ansatte, og er som standard deaktivert for alle ansatte.

Navigere i ferieplanen

Ferieplanen har en skrollbar under for å se andre deler av året.

XS Office vil som standard vise ferieplan for inneværende år. Du kan velge et annet år ved å velge ønsket årstall fra verktøylinjen. Her finnes hele tiden snarveier for 5 år fremover og 5 år tilbake i tid i forhold til valgt år.

Relaterte emner

7.8 Timer - Godkjenning ferie

Introduksjon

"Timer - Godkjenning ferie" lar overordnet personell godkjenne ferieønsker fra den enkelte ansatte. Når den ansatte har markert ferieønskene sine som klare for godkjenning, vil de kunne åpnes for godkjenning fra listen på denne siden.

Felter i liste over ferie og ferieønsker

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ferie og ferieønsker (Timer - Godkjenning ferie).

(Statusflagg): Status for ferieønskene vises med flagg av ulik farge.
For: Angir initialene til den ansatte som ferien gjelder.
Fra dato: Angir startdato for ferien.
Til dato: Angir sluttdato for ferien.
Notat: Fritekstfelt som den ansatte kan bruke til å beskrive ferien.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av ferieønsket.
Godkjent: Angir evt. tidspunkt for godkjenning av ferieønsket.
Av: Initialer til den som evt. godkjente ferieønsket.

Statusflagg

Status for ferie vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Angir at ferien er under planlegging av den ansatte. Dette betyr at den ikke er markert som klar for godkjenning av den ansatte selv.
Gult flagg: Angir at den ansatte har markert ferien som klar for godkjenning.
Grønt flagg: Angir at ferien er godkjent og å anse som endelig.
Rødt flagg: Angir at ferien ikke er godkjent.

Opprette ferieønsker

Ferieønsker kan registreres fra siden Privat - Min ferie. De må markeres som "klar for godkjenning" for at de skal bli tilgjengelig for godkjenning.

Godkjenning av ferieønsker

Etter at den ansatte har markert ferieønskene som klar for godkjenning, vil de kunne godkjennes fra denne siden. Denne siden bør rettighetsstyres. Dette gjøres fra Admin - Tilgangskontroll.

For å godkjenne et ferieønske (ferie med gult flagg), klikk på teksten i notatfeltet i listen. Vinduet for godkjenning vil da åpnes. Hvis du klikker på en ferie under planlegging (blått flagg) vil ferien ikke kunne godkjennes eller avvises.

Opprette og godkjenne ferie for andre ansatte

Innfyllingsfelter for godkjenning av ferie

Fra dato: Angir startdato for ferien.
Til dato: Angir sluttdato for ferien.
Notat: Fritekstfelt som den ansatte kan bruke til å beskrive ferien.
Status: Rullegardinmeny for å godkjenne ferien eller evt. markere den som ikke godkjent.

Hvis ferieønsket aksepteres, godkjennes det ved å velge "Godkjent" i statusfeltet og så klikke på "Lagre". Ferien vil nå vises med grønt flagg i listen og med grønn farge i ferieplanen (Timer - Ferieplan). Hvis derimot ferieønsket avvises, vil ferien vises med rødt flagg i listen og forsvinne fra ferieplanen.

Analysere ferie

Ferielisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

7.9 Timer - Egenmeldinger

Introduksjon

"Timer - Egenmeldinger" gir oversikt over ditt fravær basert på dine registrerte egenmeldinger.

Felter i liste over egenmeldinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over egenmeldinger (Timer - Egenmeldinger).

Statusflagg (S): Status for egenmeldinger vises med flagg av ulik farge.
Legeerklæring (L): Angir om legeerklæring er levert i forbindelse med fraværet.
Fra dato: Angir startdato for fraværet.
Til dato: Angir sluttdato for fraværet.
Timer: Angir antall timer fravær i perioden.
Årsaksgruppe: Angir hvilken kategori fraværet kommer inn under.
Notat: Fritekstfelt som den ansatte kan bruke til å beskrive fraværet.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av fraværet.
Godkjent: Angir evt. tidspunkt for godkjenning av fraværet.
Av: Initialer til den som evt. godkjente fraværet.

Statusflagg

Status for fravær vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Angir at fraværet er registrert av den ansatte, men ikke klargjort for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
Gult flagg: Angir at den ansatte har markert fraværet som klar for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
Grønt flagg: Angir at fraværet er godkjent.
Rødt flagg: Angir at fraværet ikke er godkjent.

Registrere fravær (egenmelding)

Egenmeldinger opprettes ved å velge "Ny egenmelding" fra verktøylinjen på siden Timer - Egenmeldinger.

Innfyllingsfelter for egenmeldinger

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige når du lager egenmeldinger:

Fra dato: Angir startdato for fraværet.
Til dato: Angir sluttdato for fraværet.
Timer: Angir antall timer fravær i perioden.
Årsak: Angir hvilken kategori fraværet kommer inn under.
Status: Rullegardinmeny for å markere fraværet som "klart for godkjenning".
I gruppekalender: Angir hvordan fraværet skal vises i gruppekalender hos andre ansatte. Se under.
Notat: Fritekstfelt som den ansatte kan bruke til å beskrive fraværet.
Legeerklæring: Angir om legeerklæring er levert i forbindelse med fraværet.

Visning av fravær i personlig kalender

Registrert fravær vises som standard i din personlige kalender (Min side - Min kalender). Hvis ønskelig kan fraværet fjernes midlertidig fra kalendervisningen ved å bruke "kalenderfilteret" på verktøylinjen. For permanent fjerning av fravær fra kalender, se Min side - Mine innstillinger.

Visning av fravær i gruppekalender

Hvordan fraværet vises i gruppekalenderen (Samhandling - Gruppekalender) for andre ansatte bestemmes av valget "i gruppekalender" som kan velges nå du registrerer egenmeldingen.

Vis all informasjon: Vil vise fraværsdagene og notat for fraværet.
Vis kun tid: Vil vise fraværsdagene, men ikke detaljer rundt fraværet.
Vis ingenting: Vil ikke vise noen ting for andre (verken tidspunkt eller notat).

Sletting av egenmeldinger

Egenmeldinger kan slettes ved å åpne vinduet for egenmeldinger (klikk på notat i liste for egenmeldinger), og så velge knappen "Slett".

Godkjenning av fravær

Etter at den ansatte har markert fraværet som klar for godkjenning, vil de komme frem på siden for godkjenning. Se Timer - Godkjenning fravær.

Registrere fravær for andre ansatte

Ansatte som er definert som Superbruker kan registrere og godkjenne fravær for andre ansatte. Superbruker settes på ansattkortet, se Globale innstillinger - Ansatte, og er som standard deaktivert for alle ansatte.

Analysere egenmeldinger

Listen over egenmeldinger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

7.10 Timer - Fraværsoversikt

Introduksjon

"Timer - Fraværsoversikt" gir en grafisk oversikt over fravær for hele organisasjonen. Fraværsoversikten viser et helt år av gangen og du kan enkelt bla mellom år fra verktøylinjen.

Visning av fraværsoversikten

Fraværsoversikten dekker et helt år og har med alle ukedager i hver sin celle. Datoene kommer frem når du beveger musepekeren over cellene. Månedene er farget vekselvis grå og hvit for at det skal være enklere å skille dem fra hverandre. Ukeskillene markeres med røde streker.

Fargekoder i fraværsoversikten

Fraværsdager har alltid en av tre farger etter følgende oppsett:

Blå: Angir at fraværsdagen er registrert av den ansatte, men ikke klargjort for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
Gul: Angir at den ansatte har markert fraværsdagen som klar for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
Grønn: Angir at fraværsdagen er godkjent.

Registrere egenmeldinger

Egenmeldinger opprettes ved å velge "Ny egenmelding" fra verktøylinjen på siden Timer - Egenmeldinger.

Fraværsoversikten baserer seg på at de ansatte registrerer egenmeldinger ved fravær. Dette kan gjøres fra siden Timer - Egenmeldinger. De må markeres som "klar for godkjenning" for at de skal bli tilgjengelig for godkjenning (se under).

Godkjenning av fravær

Etter at den ansatte har markert fraværsdagene som klare for godkjenning, vil de komme frem på siden Timer - Godkjenning fravær for godkjenning av overordnet personell. Siden for godkjenning bør rettighetsstyres. Dette gjøres fra Admin - Tilgangskontroll.

Registrere fravær for andre ansatte

Navigere i fraværsoversikten

Fraværsoversikten har en skrollbar under for å se andre deler av året.

XS Office vil som standard vise fraværsoversikt for inneværende år. Du kan velge et annet år ved å velge ønsket årstall fra verktøylinjen. Her finnes hele tiden snarveier for 5 år fremover og 5 år tilbake i tid i forhold til valgt år.

Relaterte emner

7.11 Timer - Godkjenning fravær

Introduksjon

"Timer - Godkjenning fravær" lar overordnet personell godkjenne fravær. Når den ansatte har markert fraværsdagene sine som klare for godkjenning, vil de kunne åpnes for godkjenning fra listen på denne siden.

Felter i liste for godkjenning fravær

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over fravær (Timer - Godkjenning fravær).

Statusflagg (S): Status for egenmeldinger vises med flagg av ulik farge.
Legeerklæring (L): Angir om legeerklæring er levert i forbindelse med fraværet.
For: Angir initialene til personen fraværet gjelder.
Fra dato: Angir startdato for fraværet.
Til dato: Angir sluttdato for fraværet.
Timer: Angir antall timer fravær i perioden.
Årsaksgruppe: Angir hvilken kategori fraværet kommer inn under.
Notat: Fritekstfelt som den ansatte kan bruke til å beskrive fraværet.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av fraværet.
Godkjent: Angir evt. tidspunkt for godkjenning av fraværet.
Av: Initialer til den som evt. godkjente fraværet.

Statusflagg

Status for fravær vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Angir at fraværet er registrert av den ansatte, men ikke klargjort for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
Gult flagg: Angir at den ansatte har markert fraværet som klar for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
Grønt flagg: Angir at fraværet er godkjent.
Rødt flagg: Angir at fraværet ikke er godkjent.

Registrere egenmeldinger

Egenmeldinger opprettes ved å velge "Ny egenmelding" fra verktøylinjen på siden Timer - Egenmeldinger.

Godkjenning av fravær

Etter at den ansatte har markert fraværsdagene som klar for godkjenning, vil de kunne godkjennes fra denne siden. Denne siden bør rettighetsstyres. Dette gjøres fra Admin - Tilgangskontroll.

For å godkjenne en klarert egenmelding (fravær med gult flagg), klikk på teksten i notatfeltet i listen. Vinduet for godkjenning vil da åpnes. Hvis du klikker på en egenmelding med blått flagg vil egenmeldingen ikke kunne godkjennes eller avvises.

Registrere fravær for andre ansatte

Innfyllingsfelter for godkjenning av fravær

Fra dato: Angir startdato for fraværet.
Til dato: Angir sluttdato for fraværet.
Timer: Angir antall timer fravær i perioden.
Årsak: Angir hvilken kategori fraværet kommer inn under.
Legeerklæring: Angir om legeerklæring er levert i forbindelse med fraværet.
I gruppekalender: Angir hvordan fraværet skal vises i gruppekalender hos andre ansatte. Se under.
Notat: Fritekstfelt som den ansatte kan bruke til å beskrive fraværet.
Status: Rullegardinmeny for å godkjenne fraværet eller evt. markere det som ikke godkjent.

Hvis fraværet aksepteres, godkjennes det ved å velge "Godkjent" i statusfeltet og så klikke på "Lagre". Fraværet vil nå vises med grønt flagg i listen og med grønn farge i fraværsoversikten (Timer - Fraværsoversikt). Hvis derimot fraværet avvises, vil fraværet vises med rødt flagg i listen og forsvinne fra fraværsoversikten.

Analysere fravær

Fraværslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

7.12 Timer - Kjørebok

Introduksjon

"Timer - Kjørebok" brukes for registrering av bruk av privatbil i jobbsammenheng. Registreringene kan brukes som underlag for beregning av kjøregodtgjørelse for kjøring med egen bil.

Felter i listevisning for kjørebok

Listen under viser hvilke felter som vises i listevisningen for kjørebok (Timer - Kjørebok).

Fra dato/klokkeslett: Angir starttidspunkt på kjøretur.
Til dato/klokkeslett: Angir sluttidspunkt på kjøretur.
Formål / reiserute: Fritekstfelt for å beskrive formål og reiserute.
km start: Angir kilometerstand ved start på tur.
km slutt: Angir kilometerstand ved avslutning av tur.
km kjørt: Angir antall kilometer kjørt (km slutt - km start).
Pass: Angir antall medpassasjerer på turen (grunnlag for økt kilometersats).
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av data for kjøreturen.

Registrere kjøreturer

Kjøreturer registreres ved å velge "Ny kjøretur" fra verktøylinjen på siden Timer - Kjørebok.

Innfyllingsfelter for kjørebok

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige når du lager kjørebok:

Fra: Angir startdato og -klokkeslett for kjøreturen.
Til: Angir sluttdato og -klokkeslett for kjøreturen.
Distanse: Angir hvor langt som ble kjørt.
km-stand start: Angir kilometerstand for kjøretøy ved start.
km-stand slutt: Angir kilometerstand for kjøretøy ved slutt.
Passasjerer: Angir antall medpassasjerer på turen (grunnlag for økt kilometersats).
Formål / reiserute: Fritekstfelt for å beskrive formål og reiserute.
Firma: Evt. firma/kunde som skal knyttes opp mot kjøreturen.
Prosjekt: Evt. prosjekt som skal knyttes opp mot kjøreturen.

Sletting av kjøretur

Oppføringer i kjørebok kan slettes ved å åpne vinduet for kjøretur (klikk på "Formål / reiserute" i listevisning for kjørebok), og så velge knappen "Slett".

Analysere kjørebok

Listevisningen for kjørebok kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.