Innledning

0 Innledning

Innhold

• 0 Innledning
• 0.1 Innledning - Hovedvinduet
• 0.2 Innledning - Startsiden
• 0.3 Innledning - Logge inn
• 0.4 Innledning - Logge ut
• 0.5 Innledning - Popup-blokkering
• 0.6 Innledning - Skrive ut informasjon
• 0.7 Innledning - Legge inn firmadata
• 0.8 Innledning - Personlige innstillinger
• 0.9 Innledning - Hurtigtaster
• 0.10 Innledning - Integrasjon i Outlook
• 0.11 Innledning - Påminnelser
• 0.12 Innledning - Søke i XS Office
• 0.13 Innledning - Importere data
• 0.14 Innledning - Eksportere data
• 0.15 Innledning - Komme i gang

Introduksjon

Hovedvinduet i XS Office er inndelt i ni hovedområder som vist i figuren under. Det er viktig at du gjør deg kjent med navnene på områdene fordi disse er brukt videre i brukerveiledningen.

Du kan selv bestemme hvilke av disse ni hovedområdene som skal vises i hovedvinduet ditt. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du gjør dette.

1. Topplinje

Topplinjen inneholder faste funksjoner og informasjon som vil vises uavhengig av hvilken modul du jobber i. Følgende funksjoner vises som standard:

• XS Office-logo: Ved å klikke på denne vil du alltid komme til startsiden.
• Dagens dato: Viser dag i måneden, navn på inneværende måned samt ukenummer.
• Klokke: Viser klokka i form av en analog urskive med visere. Klikk på klokka for å se den i stor størrelse.
• Meldinger: "Meldinger"-boksen viser navn på innlogget bruker samt uleste direktemeldinger og siste ukes kunngjøringer.
• Gjøremål: "Gjøremål"-boksen viser dagens avtaler, oppgaver og planlagte telefonsamtaler.
• Min status: Gir deg mulighet til å endre din tilstedeværelsesstatus. Se Min side - Min status og Samhandling - Tilstedeværelse.
• Kollega-status: Viser tilstedeværelsesinformasjon for alle ansatte. Se Samhandling - Tilstedeværelse.
• Bilde: Viser bildet du har lagt inn av deg selv i miniatyrstørrelse. Se Min side - Min profil for informasjon om å legge inn bilde.

Topplinjen kan skjules (for å frigjøre plass på skjermen) ved å klikke på symbolet med to oppover-piler helt til høyre på tittellinjen. For mer informasjon, se under.

Hvilke elementer som skal vises i topplinjen kan du justere under Min side - Mine innstillinger.

2. Hovedmeny

Hovedmenyen inneholder en logisk gruppering av funksjonene i XS Office. Når du endrer menyelement, vil du også endre visningen av undermenyen til venstre i bildet.

Når du klikker på et menyelement, vil du komme til startsiden for det valgte menyelementet. Du kan gå direkte til et undermenyelement ved å hvile musepekeren over et menyelement og velge undermenyelementet direkte fra listen som kommer til syne.

Hvilke menyelementer som vil vises på skjermen vil avhenge av to forhold:

• Versjon: Versjonen av XS Office vil automatisk vise kun de menyelementene du har tilgang til.
• Tilgangsrettigheter: Ved hjelp av tilgangsrettigheter kan du begrense hvilke menyelementer brukerne skal se. Se Admin - Tilgangskontroll.

Du kan enkelt åpne et menyelement i et nytt vindu eller fanekort ved å holde inne "shift"- eller "ctrl"-tasten samtidig som du klikker på menyvalget. Dette fungerer likt i de fleste nettlesere og lar deg jobbe med flere moduler samtidig på en enkel måte.

3. Dato og tid

"Dato og tid" viser dagens dato, klokkeslett og ukenummer. Du kan gå direkte til din private dagskalender ved å klikke på datoen. Hvis du klikker på ukenummeret vil du komme til kalenderen med arbeidsukevisning. Se Min side - Min kalender.

Til venstre for datoen finnes et eget symbol med to piler som lar deg skjule undermenyen til venstre i bildet. Dette vil frigjøre skjermplass og kan gjøres når som helst.

4. Tittellinje

Tittellinjen viser navn på aktiv funksjon i XS Office.

5. Søkefelt

Søkefeltet lar deg søke etter informasjon i XS Office uansett hvilken side du befinner deg på. Søket vil gjøres i alle søkbare grupper i XS Office.

For mer informasjon om søk, se Innledning - Søke i XS Office.

6. Verktøylinje

Verktøylinjen inneholder knapper og funksjoner som er relatert til den funksjonen du har oppe til enhver tid. Dermed vil innholdet her variere ettersom du skifter side.

7. Faste funksjoner

De faste funksjonsknappene er tilgjengelige uavhengig av aktiv side. Her finnes funksjoner for:

• Logg ut: Lar deg logge av XS Office. Det er viktig å logge av når du ikke skal bruke XS Office på en stund. Se Innledning - Logge av XS Office.
• Skriv ut: Viser utskriftsvennlig versjon av siden du har oppe. Se Innledning - Skrive ut informasjon.
• Opprett ny: Lar deg opprette en ny oppføring (via en egen undermeny) uavhengig av hvilken funksjon som er aktiv. Alle kan opprettes via hurtigtaster. Se Innledning - Hurtigtaster.
• Funksjoner: Felles funksjoner for XS Office. Se under.

Felles funksjoner

"Felles funksjoner" er tilgjengelig uavhengig av hvilken funksjon som er aktiv. De fleste av disse funksjonene kan aktiveres med hurtigtaster. Se Innledning - Hurtigtaster for informasjon om dette. Følgende felles funksjoner for XS Office er tilgjengelig fra "Faste funksjoner":

• Hjelp Viser hjelpeinformasjon om funksjonen du jobber med (såkalt kontekstsensitiv hjelp).
• Søk Lar deg søke etter informasjon i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office.
• Full skjerm Åpner XS Office i et nytt vindu som dekker hele skjermen. Denne funksjonen er gunstig for å få maksimal informasjonsmengde på skjermen, samt ved demonstrasjoner.
• Kontakt oss Aktiverer et eget ferdigutfylt skjema for å kontakte oss for hjelp, spørsmål eller ønsker om ny funksjonalitet.
• Om XS Office Viser informasjon om versjon av XS Office, kundeforhold og lisens, pålogget bruker og webleser.
• Sidekart Viser liste over alle funksjoner i XS Office.
• Introduksjon Viser en introduksjon til XS Office.
• Hurtigtaster Viser oversikt over tilgjengelige hurtigtaster i XS Office.
• Avslutt XS Office Lukker hovedvinduet for XS Office.
• Til startside Navigerer til din startside.

8. Undermeny

Undermenyen viser tilgjengelige menyvalg knyttet til valgt hovedmenyelement. For sider som ikke er koblet mot et hovedmenyelement (for eksempel startsiden), vil undermenyområdet ikke vises.

Du kan også gå direkte til et undermenyelement ved å hvile musepekeren over et hovedmenyelement øverst i bildet og velge undermenyelement direkte fra listen som kommer til syne.

Undermenyen kan skjules (for å frigjøre plass på skjermen) ved å klikke på symbolet med to venstrepiler til venstre i området "Dato og tid".

Hvilke undermenyelementer som vil vises på skjermen vil avhenge av to forhold:

• Versjon: Versjonen av XS Office vil automatisk vise kun de undermenyelementene du har tilgang til.
• Tilgangsrettigheter: Ved hjelp av tilgangsrettigheter kan du begrense hvilke undermenyelementer brukerne skal se. Se Admin - Tilgangskontroll.

Du kan enkelt åpne et undermenyelement i et nytt vindu eller fanekort ved å holde inne "shift"- eller "ctrl"-tasten samtidig som du klikker på menyvalget. Dette fungerer likt i de fleste nettlesere og lar deg jobbe med flere moduler samtidig på en enkel måte.

9. Hovedområde

Her vises alltid skjermbildet for valgt funksjon og vil være hovedarbeidsområdet i XS Office.

Tilpasse hovedvinduet

Du kan selv bestemme hvilke elementer som skal vises i hovedvinduet ditt. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du gjør dette.

Antall oppføringer i lister

Listevisningene i XS Office inneholder et gitt antall oppføringer (såkalt "paging"). For å gå videre til de neste oppføringene, kan du bruke navigeringslinkene nede til høyre i listene. Her finner du linker til forrige og neste side samt de tre første/tre siste sidene. Du kan som oftest selv velge hvor mange oppføringer som skal vises per side ved å velge fra en nedtrekksmeny "Antall per side" på verktøylinjen. Hvis angitt antall per side er 50 eller mindre, vil innstillingen også tas vare på når du går over til en annen funksjon i XS Office. Hvis ikke, vil dette valget kun gjelde så lenge du jobber med listen du har oppe i øyeblikket.

Relaterte emner

• Innledning - Startsiden
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Logge av XS Office
• Innledning - Skrive ut informasjon
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min status
• Min side - Min kalender
• Samhandling - Tilstedeværelse
• Admin - Tilgangskontroll

Introduksjon

Startsiden i XS Office er normalt den viktigste siden i XS Office. Det er derfor viktig at den gjenspeiler den informasjonen du trenger i ditt daglige arbeid. Derfor valgte vi å la deg bestemme selv hvordan startsiden din skal se ut. Startsiden din består av et fritt antall selvstendige startsideelementer (såkalte "widgets") som hver har en nøye avgrenset funksjonalitet.

Startsideelementene i XS Office er inndelt i grupper for å enkelt kunne finne frem til de elementene du ønsker å ha på din startside. Størrelse og plassering av startsideelementene kan velges fritt av hver enkelt bruker. XS Office vil foreslå en standard størrelse som er tilpasset innholdet i hvert element. Du kan selv velge bakgrunnsfarge for startsideelementene samt om de skal ha tittellinje øverst og ramme rundt.

Du kan enten designe startsiden fra grunnen med de startsideelementene som er tilgjengelig eller bruke en ferdig mal som utgangspunkt. Se Min side - Min startside for informasjon om hvordan du kan designe din egen startside.

Redigering av startside

Startsiden kan åpnes for redigering på følgende måter:

• Via verktøylinjen på startsiden: Det finnes et eget ikon på verktøylinjen på startsiden for å gå til startsideredigering.
• Via menyvalg: Valget "Min side - Min startside" vil åpne startsideredigering.
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å redigere startsiden. Se Innledning - Hurtigtaster.

Endring av "look and feel"

XS Office kommer med en hel rekke fargemaler (såkalte "skins") som kan velges fritt for hver enkelt bruker. Se Min side - Min farge-mal for informasjon om dette.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside

Introduksjon

For å bruke XS Office må du logge inn med en kunde-ID (typisk firmanavn), brukernavn og passord. Disse innloggingsdetaljene får du normalt tilsendt per e-post når du tar i bruk XS Office. Passordet er automatisk generert av systemet og kan enkelt endres fra Min side - Min profil.

Hvordan logge inn?

Når du skriver inn adressen til XS Office i adressefeltet i webleseren, vil du havne på innloggingssiden hvis du ikke har aktivert automatisk innlogging. For sikrest mulig bruk av XS Office, anbefaler vil bruk av "https" i adressefeltet. Se eget avsnitt om HTTP og HTTPS.

Innloggingsbildet for XS Office inneholder følgende felter og informasjon:

• Kunde-ID: Angir kunde-ID for organisasjonen du tilhører. Ble normalt mottatt per e-post når XS Office ble aktivert.
• Brukernavn: Angir ditt personlige brukernavn. Ble normalt mottatt per e-post når XS Office ble aktivert.
• Passord: Angir ditt personlige passord. Bør ikke oppgis til andre.
• Klient-type: Angir om du vil logge inn som normalt eller til den tilpassede mobile versjonen av XS Office. Når du bruker den mobile versjonen fra en normal PC, vil XS Office tegne et bilde av en mobiltelefon rundt grensesnittet slik at du kan se hvordan det vil se ut på en typisk mobiltelefon.
• Logg inn automatisk neste gang: Lar deg bruke XS Office uten å taste inn brukernavn og passord hver gang. Se eget avsnitt under.
• Glemt passordet ditt?: Fører deg til en side der du kan få tilsendt et nytt passord hvis du har glemt passordet ditt. Se under.
• JavaScript: XS Office benytter JavaScript for å kunne gi en god brukeropplevelse. JavaScript må derfor være aktivert i webleseren din.
• Cookies: XS Office benytter cookies (informasjonskapsler) og dette må derfor være aktivert i webleseren din.
• Nettleser: Angir navn og versjon for nettleseren din.
• Operativsystem: Angir hvilket operativsystem du benytter.
• Skjermoppløsning: Angir hvilken skjermoppløsning du benytter.
• Versjon: Angir versjonsnummeret for versjonen av XS Office du logger inn til.

Innlogging med HTTP eller HTTPS?

Standard protokoll for utveksling av data på web er HTTP. HTTP står for "HyperText Transfer Protocol" og beskriver hvordan datautvekslingen på web skal foregå.

HTTP-protokollen som benyttes på web sender data i klartekst. Dette betyr at uvedkommende teoretisk kan "lytte" på forbindelsen mellom deg og nettstedet og snappe opp sensitiv informasjon. For å bøte på denne åpenbare svakheten, har vi protokollen HTTPS som kun sender krypterte data mellom deg og nettstedet. Denne sikkerhetsmekanismen benytter de fleste nettbanker for å sikre at dataene som sendes mellom deg og banken ikke kan avlyttes og dekrypteres. HTTPS er forøvrig en forkortelse for "HyperText Transfer Protocol Secure".

Autentiseringen og krypteringen av data over HTTPS skjer ved hjelp av digitale sertifikater. Et digitalt sertifikat er en fil som installeres på nettstedet og oppdages av nettleseren når du bruker https. Når du jobber mot et nettsted som benytter HTTPS, krypteres trafikken mellom deg og nettstedet via SSL (se under).

HTTPS krever at du bruker "https://" i adresselinjen i webleseren din. Når du bruker slik kryptering vil du normalt også se et hengelås-symbol i webleseren - enten nederst på statuslinjen eller til høyre for adressefeltet. Hvis du bruker "http://" i adressefeltet i webleseren, vil du ikke kommunisere med krypterte data.

XS Office har full støtte for HTTPS og vi anbefaler alle kunder å bruke dette i den daglige bruken av XS Office. XS Office benytter et sertifikat fra en av de ledende godkjente sertifikatutstederne som gjør at du ikke får opp varsel i webleseren når sertifikatet tas i bruk.

SSL (Secure Socket Layers)

SSL er en kryptografi-protokoll som brukes til kryptering av datatrafikk samt autentisering. Når en kommunikasjonskanel er kryptert med SSL, kan ikke en tredjeperson lese dataene som transporteres mellom avsender og mottaker i klartekst. I et sikkert nettsted benytter man et SSL-sertifikat også for å tilby autentisering av nettstedet. Dette betyr at du kan være sikker på at det virkelig er det korrekte nettstedet du kommuniserer med.

SSL benytter en offentlig nøkkel og en privat nøkkel. Den offentlige nøkkelen krypterer informasjonen og den private nøkkelen brukes til å tolke den. Når du besøker et nettsted som har et slikt SSL-sertifikat, opprettes det en sesjonsnøkkel som er unik for din utveksling av data mot dette nettstedet.

Autentisering og autorisering

Disse to begrepene benyttes ofte i forbindelse med sikring av informasjon og ressurser. Begrepene er nært knyttet til hverandre, men det er likevel viktig å vite at de beskriver to foskjellige mekanismer.

Autentisering benyttes for å kontrollere brukeres identitet. Autentiseringen skjer typisk via brukernavn og passord. Denne autentiseringen skal gi svar på spørsmålet "Hvem er brukeren?".

Autorisering kommer inn i bildet når brukeren allerede er autentisert. Da gir autoriseringsprosessen svar på hvilke ressurser brukeren har tilgang til og hva brukeren har lov til å gjøre. Rettighetsstyringen i XS Office (se Admin - Tilgangskontroll) er et eksempel på grunnlag for autorisering.

Automatisk innlogging til XS Office

Hvis du ønsker å benytte XS Office uten å logge inn hver gang, kan du aktivere avkrysningsboksen "Logg inn automatisk neste gang" i innloggingsbildet. XS Office vil da "huske" deg på den aktuelle PCen og du kan bruke XS Office fra dag til dag uten å måtte logge inn.

Automatisk innlogging fungerer ikke

Automatisk innlogging er basert på en såkalt "cookie" (informasjonskapsel) i webleseren din som lar XS Office autentisere deg uten at du taster inn brukernavn og passord. Dette betyr at den automatiske innloggingen vil slutte å virke hvis:

• Du bytter webleser: Hver webleser har sin egen lagring av cookies. Derfor må automatisk innlogging angis for hver av nettleserne du bruker.
• Du har slått av "cookies" i webleseren: XS Office krever at "cookies" er aktivert i webleseren din. Dette er som standard aktivert, og kan enkelt reaktiveres i webleseren din hvis det har blitt deaktivert.
• Du har slettet "midlertidige filer" i webleseren: "Cookies" lagres av webleseren sammen med andre såkalte "midlertidige filer". Hvis du sletter disse, vil dette kunne gjøre at informasjon for automatisk innlogging til XS Office forsvinner og du må logge inn manuelt neste gang.
• Du benytter "privat surfing" eller automatisk sletting av midlertidige filer: Flere weblesere har egne funksjoner som tillater at alle midlertidige filer slettes når du lukker webleseren. Dette kan gjøre at automatisk innlogging i XS Office ikke fungerer.
• "Cookien" som XS Office benytter er utløpt: En "cookie" har en definert levetid, og når denne er utløpt vil du måtte logge inn manuelt igjen. Dette er normalt uproblematisk siden XS Office benytter cookies med lang levetid.

Glemt passordet

Passordene i XS Office lagres som en enveis "hash" slik at de normalt ikke kan gjenopprettes. Hvis du har glemt passordet til XS Office, er derfor eneste muligheten at du får tilsendt et nytt passord. Dette kan du gjøre ved å følge linken "Glemt passordet ditt?" på innloggingssiden. For å bruke denne funksjonen må du huske kunde-ID og brukernavn. Hvis også disse er glemt, kan du be administratoren din om å resette passordet ditt inne fra XS Office. Da vil du også få tilsendt et nytt per e-post. Se Admin - Brukerkontoer for informasjon om resetting av passord. Hvis heller ikke dette er mulig, må du ta kontakt med oss.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Logge ut
• Min side - Min profil
• Admin - Tilgangskontroll
• Admin - Brukerkontoer

Introduksjon

Det er viktig å logge ut når du ikke skal bruke XS Office på en stund. Dette for å forhindre at andre som bruker maskinen din skal få uønsket tilgang til informasjonen i XS Office.

Hvordan logge ut?

Manuell utlogging fra XS Office kan gjøres på følgende måter:

• Via verktøylinjen "faste funksjoner": Det finnes et eget hengelås-ikon på verktøylinjen som vil logge deg ut etter en dialogboks med bekreftelse.
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å logge ut. Se Innledning - Hurtigtaster.

Merk at manuell utlogging vil deaktivere valget "Logg inn automatisk neste gang" fra innloggingsbildet (hvis dette var satt). Dermed vil du alltid måtte logge inn med brukernavn og passord etter en manuell utlogging.

Automatisk utlogging

XS Office vil logge deg ut automatisk dersom du ikke har aktivert valget "Logg inn automatisk neste gang" i innloggingsbildet. Automatisk utlogging inntreffer når du gjør én av følgende:

• Lukker alle webleservinduer: Når du lukker alle vinduene av den webleseren du er innlogget i XS Office med, vil du være utlogget. Hvis du for eksempel bruker Firefox når du jobber i XS Office, må du lukke alle Firefox-vinduene for å logge automatisk ut.
• Etter x timers inaktivitet: XS Office vil også logge deg ut når det har gått et gitt antall timer siden sist du åpnet en ny side. Når du da trykker "Oppdater" eller går til en ny side, vil du havne i innloggingsbildet.

Merk at begge metodene for automatisk utlogging krever at valget "Logg inn automatisk neste gang" ikke er aktivt. Hvis dette valget er aktivt, vil XS Office kunne brukes uten å logge inn med brukernavn og passord. Dette gjelder da kun fra den PCen du aktiverte denne avkrysningsboksen. Ved bruk av automatisk innlogging vil XS Office lagre en såkalt "cookie" i webleseren din som lar XS Office autentisere deg uten at du taster inn brukernavn og passord. Se Innledning - Logge inn for mer informasjon om dette.

Det er ikke anbefalt å bruke funksjonen for automatisk innlogging på offentlige PCer eller PCer som du ikke har kontroll på andres tilgang til.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Logge inn
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min startside

Introduksjon

De fleste moderne nettlesere har nå en innebygd funksjon for blokkering av uønskede popup-vinduer. Når en webside åpner et nytt nettleservindu for å vise informasjon til brukeren, sier vi at den åpner en popup (eller sprettoppvindu). Noen nettsteder misbruker popup-vinduer til å vise reklame eller prøve å lure brukeren til å utføre en handling.

For å unngå irriterende uønskede popup-vinduer, benytter man en popup-blokkerer ("popup blocker"). Som nevnt i starten har de fleste moderne nettlesere slik funksjonalitet innebygd. I tillegg kan slik funksjonalitet ligge i 3. partsprogrammer som Google Toolbar, ZoneAlarm eller andre programmer.

Implikasjoner i XS Office

Noen av funksjonene i XS Office vil generere popup-vinduer som kan aktivere popup-blokkereren din. Spesielt utsatt for dette er bruk av hurtigtaster for åpning av vinduer. Gode eksempler på dette er bruk av F1 for å starte hjelpefunksjonen eller F9 for å kontakte oss fra XS Office.

Hvordan unngå popup-blokkereren i XS Office?

Nedenfor finner du oversikt over prosedyren for å deaktivere popup-blokkereren for XS Office i noen vanlige nettlesere. Husk at det også kan finnes andre programmer som for eksempel Google Toolbar som deaktiverer popup-vinduene. Fremgangsmåten i disse programmene vil variere, men de fleste vil gi deg informasjon om at en popup ble blokkert. Ta kontakt med oss hvis det er noe du lurer på vedrørende popup-vinduer og XS Office.

Firefox

• Start Firefox og logg inn til XS Office.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
• Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en gul informasjonslinje øverst i Firefox.
• Klikk på knappen "Innstillinger" til høyre på informasjonslinjen.
• Velg "Tillat sprettoppvinduer fra XS Office".
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Opera

• Start Opera og logg inn til XS Office.
• Høyreklikk i selve websiden og velg "Innstillinger for nettsted".
• I dialogboksen som kommer frem velger du "Åpne alle sprettoppvinduer" i rullegardinmenyen "Sprettoppvinduer" på fanekortet "Generelt".
• Velg "OK" for å bekrefte handlingen og lukke dialogboksen.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Safari

Popup-blokkereren i Safari vil kun blokkere popup-vinduer som aktiveres automatisk når du kommer til en webside eller når du navigerer bort fra den. Dermed vil ikke denne komme i konflikt med funksjoner i XS Office.

Internet Explorer 6.0 og 7.0

• Start Internet Explorer 6.0 og logg inn til XS Office.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
• Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en gul informasjonslinje øverst i Internet Explorer.
• Klikk på informasjonslinjen.
• Velg "Alltid tillat popup-vinduer fra dette området...".
• Velg "Ja" i dialogboksen som kommer frem for å bekrefte ditt valg.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster

Introduksjon

Alle sidene som kan åpnes i hovedvinduet i XS Office har en såkalt "utskriftsvennlig versjon". Dette betyr at siden vises uten hovedmenyer, verktøylinjer og undermenyer.

Noen funksjoner i XS Office har spesialtilpassede utskriftsvennlige sider. Bl.a. gjelder dette kalenderen (Min side - Min kalender) som har en visning spesiallaget for utskrift av mange oppføringer.

Rapporter vil typisk vises i utskriftsvennlig versjon uten feltene for angivelse av søkekriterier.

Starte en utskrift

Utskriftsvennlig versjon åpnes via skriversymbolet på verktøylinjen "Faste funksjoner". Selve utskriften må startes manuelt i webleseren. Dette gjøres ofte via menyvalget "Fil - Skriv ut" eller "File - Print" i webleseren.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Min side - Min kalender

Introduksjon

Når organisasjonen tar i bruk XS Office, er det viktig at alle opplysningene om organisasjonen registreres korrekt. Dette er spesielt viktig når organisasjonen sender informasjon ut fra XS Office til eksterne mottakere (for eksempel fakturaer).

Redigere firmainnstillinger

De fleste firmainnstillingene er tilgjengelige for redigering fra Organisasjon - Fakta. Siden denne informasjonen er viktig, bør denne siden rettighetsstyres. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om hvordan dette gjøres.

I tillegg til fakta om organisasjonen inneholder Admin - Globale innstillinger sentrale innstillinger som kan påvirke kommunikasjonen utad.

Vi anbefaler også at e-postadressene som benyttes for de ansatte er de adressene de ansatte ønsker å motta e-post på. Dette fordi eksterne mottakere av e-post fra XS Office vil få en reell adresse å sende svar til.

Legge inn firmalogo

Organisasjonens logo kan legges inn fra Organisasjon - Logo.

Relaterte emner

• Organisasjon - Fakta
• Organisasjon - Logo
• Admin - Globale innstillinger
• Admin - Tilgangskontroll

Introduksjon

Personlige innstillinger betyr innstillinger som kun gjelder den enkelte ansatte. Justering av disse vil ikke påvirke andre brukeres visning eller oppsett.

Redigere personalia

Personalia registreres på to ulike plasser. Den enkelte ansatte kan selv endre mange parametere fra Min side - Min profil. Noen parametere kan kun endres fra Admin - Ansatte. Dette gjelder spesielt opplysninger om stillingsforhold, fakturering og lønn.

Det er spesielt viktig at e-postadressen for hver ansatt gjenspeiler den adressen de ønsker å motta e-post på til daglig.

Legge inn bilde / passfoto

Du kan legge inn bilde av deg selv fra Min side - Min profil.

Legge inn håndsignatur

XS Office lar deg importere en innskannet håndsignatur slik at denne kan legges automatisk inn i tilbud som du sender til kunder. Se Min side - Min håndsignatur for informasjon om dette.

Visningsinnstillinger

Personlige innstillinger gir hver enkelt bruker muligheten til å tilpasse visningen av XS Office. Du kan bl.a. endre utseende for hovedvindu samt hvilke kalenderoppføringer som skal vises som standard. Se Min side - Mine innstillinger.

Endring av utseende ("look and feel") for XS Office

XS Office kommer med en hel rekke fargemaler (såkalte "skins") som kan velges fritt for hver enkelt bruker. Se Min side - Min farge-mal for informasjon om dette.

Personlig startside

Startsiden i XS Office er unik for hver bruker. For mer informasjon om dette, se Innledning - Startsiden og Min side - Min startside.

Relaterte emner

• Innledning - Startsiden
• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min håndsignatur
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside
• Admin - Ansatte

Introduksjon

Hurtigtaster lar deg jobbe mer effektivt med XS Office. Siden webleserne tar i bruk mange hurtigtaster selv, er det vanskelig å definere hurtigtaster som er tilgjengelige i alle weblesere på markedet. Derfor kan hurtigtastene variere for de enkelte webleserne - selv om det meste er likt. Den komplette listen over hurtigtaster finner du i menyen "Funksjoner" på verktøylinjen "Faste funksjoner" i XS Office.

Tilgjengelige hurtigtaster

Listen under viser tilgjengelige hurtigtaster for Internet Explorer. Den komplette listen over hurtigtaster finner du i menyen "Funksjoner" på verktøylinjen "Faste funksjoner" i XS Office.

• F1: Hjelp
• F2: Søk
• F8: Fullskjermsvisning
• F9: Kontakt oss
• F12: Til startside
• Ctrl+F8: Om XS Office
• Ctrl+Shift+F12: Logg ut
• Esc: Lukk aktivt vindu
• Ctrl+|: Redigering av startside
• Ctrl+1: Ny e-post
• Ctrl+2: Ny direktemelding
• Ctrl+3: Ny avtale
• Ctrl+4: Ny oppgave
• Ctrl+5: Nytt notat
• Ctrl+6: Ny kontaktperson
• Ctrl+7: Ny firmaoppføring
• Ctrl+8: Ny ledetråd
• Ctrl+9: Ny telefonsamtale
• Ctrl+0: Ny brukerstøttesak
• Ctrl+M: Nytt møte
• Ctrl+Shift+P: Nytt prosjekt
• Ctrl+S: Ny SMS-melding
• Ctrl+Y: Nytt tilbud
• Ctrl+E: Ny salgsordre
• Ctrl+Shift+O: Gå til salgsordrer
• Ctrl+Shift+I: Gå til fakturaliste
• Ctrl+Shift+Q: Gå til tilbud

Når bør hurtigtaster brukes?

Bruk av hurtigtaster er en personlig preferanse og du velger selv om du vil ta i bruk dette. Mange undersøkelser viser at en variert bruk av mus og tastatur kan hjelpe til for å forebygge "musesyke" hos personer som jobber mye med PC.

Nedenfor har vi listet opp noen eksempler på situasjoner der det kan være hensiktsmessig å bruke hurtigtaster.

• Du trenger brukerveiledning/hjelp til den funksjonen du jobber med akkurat nå (trykk F1).
• Du vil gå til startsiden din (trykk F12).
• Du vil åpne startsiden i redigeringsmodus (trykk Ctrl+|).
• Du vil logge ut (trykk Ctrl+Shift+F12).
• Du lager et tilbud og må opprette en kunde mens du jobber med tilbudet (trykk Ctrl+7).
• Du vil åpne søkesiden (trykk F2).
• Du vil sende en kjapp forespørsel eller et spørsmål til oss (trykk F9).

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet

Introduksjon

XS Office har et eget "plugin" (tilleggsprogram) som kan installeres i e-postklienten Microsoft Outlook. Med dette tillegget kan du overføre (eksportere) oppføringer fra Outlook direkte inn i XS Office. Du velger helt enkelt de oppføringene du vil overføre i listene i Outlook og klikker på et XS-ikon i verktøylinjen i Outlook. Når du overfører oppføringer har du muligheten til å endre oppføringene eller sende dem som de er. Oppføringene vil vises i XS Office med en gang du oppdaterer websidene i XS Office.

Når du installerer XS Office Outlook Plugin vil du få en ny verktøylinje i Outlook med tre knapper.

Merk at alle beskrivelser av prosedyrer i Outlook og installasjon/avinstallasjon i dette kapitlet er laget med utgangspunkt i Microsoft Outlook 2003 på Windows XP. Ved bruk av andre versjoner kan prosedyrene avvike noe.

Objekter som kan overføres fra Outlook til XS Office

XS Office Outlook Plugin kan overføre følgende objekter fra Outlook til XS Office:

• Mottatt e-post
• Sendt e-post
• Avtaler
• Oppgaver
• Kontakter
• Notater

Installere XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin kan lastes ned fra våre hjemmesider og har et enkelt grensesnitt for installasjon der du ikke trenger å ta stilling til noen spesielle valg foruten plassering av filer. Programmet installerer kun to filer i valgt mappe.

Fjerne XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin kan som andre Windows-programmer fjernes via "Legg til/fjern programmer" i kontrollpanelet i Windows. Denne prosedyren bør følges for at fjerningen av verktøylinjen fra Outlook skal fungere korrekt.

Funksjonsknapper i XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin legger til følgende knapper på verktøylinjen i Outlook:

• XS-ikon: Den viktigste knappen som utfører overføringen av oppføringer fra Outlook til XS Office.
• Innstillinger: Viser dialogboks for innstillinger. Brukes også for å integrere XS Office-grensesnittet i Outlook. Se under.
• Om: Viser versjonsinformasjon for XS Office Outlook Plugin.

Innstillinger i XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin trenger de samme innstillingene som du bruker når du logger inn til XS Office.

• Adresse til XS Office-server: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i webleseren din for å åpne startsiden i XS Office.
• Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
• Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
• Passord: Samme som under innlogging til XS Office.

Integrere XS Office-grensesnittet i Outlook

Hvis du bruker Outlook daglig har du faktisk muligheten til å integrere XS Office direkte i grensesnittet i Outlook! Dette gjøres på følgende måte:

1. Åpne dialogboksen for innstillinger fra verktøylinjen for XS Office Outlook Plugin i Outlook.
2. Velg knappen "Lag snarvei" nede til venstre i dialogboksen.
3. Bekreft ditt valg i dialogboksen som kommer frem.
4. Verifiser at du har fått en ny "node" i mappevisningen i Outlook. Hvis ikke mappevisningen vises i skjermbildet, viser du dette ved å velge menyvalget "Gå til - Mappeliste" i Outlook (hurtigtast Ctrl+6). XS Office skal ha lagt seg inn nederst på denne listen.
5. Klikk på noden "XS Office" og logg inn som normalt.

Fjerne XS Office-grensesnittet fra Outlook

Hvis du ønsker å fjerne XS Office fra mappevisningen i Outlook, velger du menyvalget "Fil - Datafilbehandling" fra hovedmenyen i Outlook. I dialogboksen som kommer frem velger du oppføringen for XS Office (navn = XS Office, filnavn = xsoffice.pst) og velger knappen "Fjern". Hvis du vil fjerne datafilen helt, åpner du mappen der XS Office Outlook Plugin ble installert med Windows Utforsker (standard plassering = "c:\programfiler\xs office"). Her kan du slette filen "xsoffice.pst".

Installerte filer for XS Office Outlook Plugin

XS Office installerer seg som standard under mappen "c:\programfiler\xs office". Her vil du finne to filer - en dll-fil og en ini-fil. Hvis du har lagt til snarveier til XS Office i mappevisningen i Outlook vil også filen "xsoffice.pst" ligge her. Avinstallasjon av XS Office Outlook Plugin bør alltid gjøres via prosedyren som beskrevet i avsnittet "Fjerne XS Office Outlook Plugin" over.

Relaterte emner

• Innledning - Importere data
• Innledning - Eksportere data

Introduksjon

XS Office kan sende deg påminnelser på e-post for bl.a. viktige avtaler og oppgaver som forfaller. Tidspunktet for påminnelse kan angis direkte i hver enkelt oppføring og vil enten være relativ til klokkeslett (for eksempel "15 minutter før") eller på et fast klokkeslett på dagen (for eksempel "kl. 08.00"). Dette avhenger av hvilken type oppføring det skal sendes påminnelse for.

Typer påminnelser og varsler

XS Office støtter to typer påminnelser - påminnelser som gjelder den enkelte ansatte og påminnelser som gjelder for hele organisasjonen.

Personlige påminnelser

XS Office støtter følgende personlige påminnelser:

1. Avtaler: Påminnelser for avtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til én ansatt. Tilgjengelig i alle versjoner.
2. Oppgaver: Påminnelser for oppgaver sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for oppgaven. Tilgjengelig i alle versjoner.
3. Fødselsdager: Påminnelser for fødselsdager sendes på et gitt tidspunkt på fødselsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til deg selv. Tilgjengelig i alle versjoner.
4. Møter: Påminnelser for møter sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes til alle interne møtedeltakere. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
5. Samtaler: Påminnelser for samtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun én ansatt. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
6. Brukerstøttesaker: Påminnelser for brukerstøttesaker sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for saken. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.

Påminnelser på vegne av organisasjonen

XS Office støtter følgende påminnelser for organisasjonen:

1. Varsel ved forfalt brukerstøttesak: Varsel ved forfalt brukerstøttesak til kundeansvarlig for tilknyttet firma. Når en brukerstøttesak forfaller uten at den er markert som fullført eller kansellert kan XS Office varsle kundeansvarlig for tilknyttet kunde. Dette gir en siste sikkerhetsventil for at saken blir ordnet opp i. XS Office vil sjekke behovet for en slik påminnelse kl. 11.00 på forfallsdag. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
2. Varsel ved leveransedato for salgsordrer: Påminnelser ved leveransedato for salgsordrer som ikke er markert som levert, kreditert, aktivert eller kansellert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 på leveransedato til ansvarlig for aktuell salgsordre. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
3. Varsel ved forfalt faktura: Påminnelser etter forfallsdato for fakturaer som ikke er markert som betalt eller kreditert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 dagen etter forfall til ansvarlig for aktuell faktura. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
4. Ferieønsker: Varsel kl. 06.00 for alle ferieønsker som er markert som "Klar for godkjenning" i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
5. Innskannede dokumenter: Varsel kl. 06.00 for dokumenter som ble skannet inn i løpet av gårsdagen og som ikke er håndtert (ligger ennå i innboksen for skannede dokumenter). Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition. Krever også tillegget Document Scanning.
6. Bilag for kontroll: Varsel kl. 06.00 for ubehandlede bilag (ikke markert som kontrollert) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til hver enkelt kontrollansvarlig samt ekstramottakere som angitt under globale innstillinger. Varsling til ekstramottakere kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
7. Bilag for godkjenning: Varsel kl. 06.00 for ikke godkjente bilag (status = kontrollert, ikke godkjent) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
8. Bilag godkjent: Varsel kl. 06.00 for godkjente bilag (status = godkjent, ikke satt som overførbare til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
9. Bilag klar for økonomisystem: Varsel kl. 06.00 for overførbare bilag (status = godkjent, satt som overførbare, men ikke overført til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.

Standardtidspunkt for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Hvor sendes påminnelsene?

Påminnelsene vil sendes til den enkelte ansattes e-postadresse som registrert under Min side - Min profil.

Påminnelser som gjelder hele organisasjonen vil variere og bestemmes som oftest av egne innstillinger under Admin - Globale innstillinger.

Standardverdier for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

XS Office lar deg søke etter informasjon globalt eller kun i spesifiserte grupper.

Starte et søk

Søk kan startes på 3 ulike måter i XS Office:

• Via søkefeltet: Oppe til venstre i hovedvinduet for XS Office finnes et eget søkefelt som lar deg starte et globalt søk uavhengig av hvilket bilde som er aktivt.
• Via verktøylinjen "Faste funksjoner": Det finnes et eget menyvalg for søk i "Funksjoner"-menyen fra verktøylinjen "Faste funksjoner".
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å vises søkesiden. Se Innledning - Hurtigtaster.

Det er også mulig å gjøre et søk innenfor et prosjekt eller et bestemt firmakort. Du vil da kun få frem søkeresultater som er knyttet til valgt prosjekt eller firma. Se Prosjekt - Prosjektliste for informasjon om søk innenfor prosjekter. Se CRM - Alle firmaer for informasjon om søk knyttet til et bestemt firma.

Søkegrupper

Søk i XS Office kan utføres globalt eller spesifisert på én eller flere av følgende søkegrupper:

• Ansatte: Fritekstsøk i fornavn, mellomnavn, etternavn, e-post, telefonnummer og mobilnummer for ansatte.
• Kontaktpersoner: Fritekstsøk i fornavn, etternavn, tittel, e-post, telefonnummer og mobilnummer for kontaktpersoner.
• Firmaer: Fritekstsøk i firmanavn, organisasjonsnummer, kunde-ID, leverandør-ID, e-post, telefonnummer, telefaksnummer og notatfelt for firmakontakter.
• Ledetråder: Fritekstsøk i ledetrådenes emne, notat, firmanavn og kontaktpersonens navn.
• Prosjekter: Fritekstsøk i prosjektnavn og notat for prosjekt. Eksakt søk på prosjektnummer.
• Avtaler: Fritekstsøk i emne og notat for private avtaler og avtaler uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Notater: Fritekstsøk i notattekst for private notater og notater uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Telefonsamtaler: Fritekstsøk i emne og notat for alle telefonsamtaler uavhengig av ansatte.
• Dokumenter: Fritekstsøk i filnavn, dokumenttittel, beskrivelse og nøkkelord for dokumenter.
• Diskusjonsforum: Fritekstsøk i temaemne, tematekst og oppfølgingssvar i diskusjonsforumet.
• Innboks: Fritekstsøk i emne og innhold for privat innkommende e-post og e-post uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Sendte elementer: Fritekstsøk i emne og innhold for privat innkommende e-post og e-post uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Brukerstøttesaker: Fritekstsøk i emne, problem og løsning for brukerstøttesaker. Eksakt søk på saksnummer.
• Tilbud: Fritekstsøk i emne, notat og tilbudstekst for tilbud samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på tilbudsnummer.
• Salgsordrer: Fritekstsøk i emne, notat og ordretekst for salgsordrer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på ordrenummer.
• Utgående faktura: Fritekstsøk i emne, notat og fakturatekst for fakturaer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på fakturanummer.
• Kreditnotaer: Fritekstsøk i emne, notat og tekst for kreditnotaer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på kreditnotanummer.
• Produkter: Fritekstsøk i produktkode, produktnavn og produktbeskrivelse.
• Regnskapsbilag: Fritekstsøk i bilagsnummer, emne og notat for regnskapsbilag.

Åpne søkeresultater

Etter at søket er gjennomført, vil søkeresultatene fremkomme sortert etter søkegruppe. Grupper som resulterte i null treff vil vises "grået ut". Grupper med treff vil vises med indikasjon på antallet treff innenfor denne gruppen.

For å åpne en oppføring fra søkeresultatet, klikk på tilhørende søkegruppe og velg en oppføring fra listen som kommer frem.

Søke med Google

Søkesiden har en egen knapp for å søke med samme søkekriterie i søkemotoren Google. Resultatene fra søket vil vises integrert i hovedbildet for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• CRM - Alle firmaer
• Prosjekt - Prosjektliste

Introduksjon

Når du tar i bruk XS Office, er det ofte behov for å importere for eksempel kunderegister fra et annet system. XS Office har ingen universell funksjon for dette, men vi tilbyr alle nye kunder å få importert kunderegisteret gratis til XS Office! Dette fordrer at kundelisten finnes i et hensiktsmessig format - for eksempel Excel eller som en kommaseparert liste.

Import av data fra Microsoft Outlook

XS Office har et eget verktøy for å overføre objekter fra Microsoft Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for detaljert informasjon om dette.

Importere oppføringer for markedsføringslister og kampanjer

CRM-modulen i XS Office lar deg importere firmaoppføringer fra Fastinfo (se www.fastinfo.no) for bruk i kampanjer. Med Fastinfo kan du søke etter bedrifter basert på bransje, geografisk tilhørighet, ansatte og økonomi. Søkeutvalget herfra kan eksporteres til Excel, lagres som semikolonseparert liste og importeres til XS Office. Se CRM - Markedsføringslister for informasjon om hvordan dette gjøres.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Eksportere data
• CRM - Markedsføringslister

Introduksjon

Mulighet for å eksportere data er ofte viktig i bedriftsinterne systemer. XS Office lar deg bl.a. eksportere data til Excel, PDF, vCard- og vCalendar-format på en enkel måte.

Eksport av lister

De fleste listene i XS Office har en egen funksjon for å eksportere til Excel-format. Dette gjør det mulig å kunne overføre data til et eksternt system eller sende liste over oppføringer til andre. Noen lister kan også eksporteres til PDF-format. Eksporten gjøres fra en knapp på verktøylinjen for de listene som kan eksporteres.

Eksport av firmaoppføringer og kontaktpersoner i vCard-format

vCard er et mye brukt format for å utveksle visittkort mellom datasystemer. iCard er en nyere betegnelse for vCard. vCard-filer åpnes ofte som standard i e-postprogrammet ditt og har typisk filendelsen .vcf. Se http://www.imc.org/pdi for informasjon om dette formatet.

XS Office lar deg enkelt eksportere firmaoppføringer og kontaktpersoner i vCard-format for bruk i andre systemer. Se CRM - Alle firmaer og CRM - Kontaktpersoner for informasjon om eksport i vCard-format.

Eksport av avtaler i vCalendar-format

vCalendar er et standardisert format for å utveksle avtaler og kalenderoppføringer mellom datasystemer. iCalendar er en nyere standard som er basert på vCalendar. vCalendar-filer støttes av Outlook og har typisk filendelsen .vcs. Mac-brukere må ofte bruke iCalendar-formatet som har filendelsen .ics. Se http://www.imc.org/pdi for informasjon om disse formatene.

XS Office vil automatisk finne ut om du jobber på en Mac for å bestemme om eksporten skal skje som en vCalendar-fil eller iCalendar-fil. Se Min side - Mine avtaler for informasjon om eksport av avtaler i vCalendar-formatet.

Eksport av fakturajournaler

XS Office gir mulighet for å eksportere en fakturajournal for utgående faktura. Formatene for fakturajournal som støttes er bl.a. kommaseparert liste, Mamut, DI Systemer og Visma. Se Handel - Utgående faktura.

Eksport av bilagsjournaler

XS Office gir mulighet for å eksportere bilagsjournaler for registrerte og innskannede bilag. Se Handel - Overførbare bilag.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Importere data
• Min side - Mine avtaler
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner
• Handel - Utgående faktura
• Handel - Overførbare bilag
• Handel - Bilagsjournaler

Introduksjon

Administrative systemer har ofte en høy brukerterskel og det krever mye innsats for å få hele organisasjonen engasjert og til å bruke det nye systemet. Derfor har vi brukt mye ressurser for å sikre at brukerterskelen skal være lavest mulig med XS Office. Likevel kan det være ønskelig med hjelpemidler for å komme i gang.

I dette kapitlet beskriver vi noen tiltak og tips for å få organisasjonen hurtig i gang med XS Office.

Bruk våre "Komme i gang"-videoer

Vi har laget tematiserte videoer der du steg for se hvordan du kan jobbe med XS Office. Disse videoene er laget i Flash-formatet men vil for de fleste vises uten problem direkte i webleseren.

Se Min side - Komme i gang for informasjon om dette.

Bli kjent med kontekstsensitiv hjelp

XS Office har såkalt "kontekstsensitiv hjelp" som betyr at du får hjelpeinformasjon tilpasset den funksjonen du jobber med i øyeblikket. Kontekstsensitiv hjelp kan aktiveres når som helst i XS Office via hurtigtasten F1.

La brukerne få et eksemplar av brukerveiledningen

Mange liker å ha en komplett brukerveiledning tilgjengelig for lesing fra perm til perm eller som et oppslagsverk. Brukerveiledningen er lagt opp slik at den både skal fungere som et navigerbart medium på web og som en trykksak. Brukerveiledningen finnes både i HTML-format og PDF-format for utskrift på våre hjemmesider.

Bruk søkefunksjonen i brukerveiledningen

Hvis du er interessert i informasjon om et spesielt tema, kan du bruke søkefunksjonen i brukerveiledningen som vil finne alle forekomster av søkeordet og utheve søkeordet i resultatvisningen. Hvis du er interessert i hvordan du kan ta i bruk KID under fakturering med XS Office, kan du enkelt søke med søkeordet "kid". Søket vil returnere alle hjelpeemner som omtaler KID, samt også hvor mange forekomster av søkeordet som finnes i hvert hjelpeemne.

Bestill en online demonstrasjon for opplæring

Vi har lagt opp en egen tjeneste for online demonstrasjon og opplæring via Internett. Dette skjer ved at du via en egen webside kan få se skjermbildet til en av våre kundekonsulenter og vil se i sanntid hvordan hun utfører operasjonene i XS Office. Dette skjer samtidig med at du får forklaringer og veiledning fra kundekonsulenten per telefon. Slike demonstrasjoner er i utgangspunktet gratis.

Bestill kurs

Vi tilbyr opplæringskurs for XS Office. Informasjon om dette finnes på våre hjemmesider.

La brukerne få tilpassede menyer

XS Office lar deg bestemme hvilke hovedmenyer og undermenyer som skal være synlig for hver brukergruppe. Dermed kan brukernes grensesnitt begrenses til akkurat det de skal jobbe med. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om hvordan dette gjøres.

Relaterte emner

• Min side - Komme i gang
• Admin - Tilgangskontroll
• Admin - Brukergrupper