Innledning

0 Innledning

Innhold

• 0 Innledning
• 0.1 Innledning - Hovedvinduet
• 0.2 Innledning - Startsiden
• 0.3 Innledning - Logge inn
• 0.4 Innledning - Logge ut
• 0.5 Innledning - Popup-blokkering
• 0.6 Innledning - Skrive ut informasjon
• 0.7 Innledning - Legge inn firmadata
• 0.8 Innledning - Personlige innstillinger
• 0.9 Innledning - Hurtigtaster
• 0.10 Innledning - Integrasjon i Outlook
• 0.11 Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• 0.12 Innledning - Integrasjon i Office
• 0.13 Innledning - Påminnelser
• 0.14 Innledning - Søke i XS Office
• 0.15 Innledning - Importere data
• 0.16 Innledning - Eksportere data
• 0.17 Innledning - Komme i gang

Introduksjon

Hovedvinduet i XS Office er inndelt i ni hovedområder som vist i figuren under. Det er viktig at du gjør deg kjent med navnene på områdene fordi disse er brukt videre i brukerveiledningen.

Du kan selv bestemme hvilke av disse ni hovedområdene som skal vises i hovedvinduet ditt. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du gjør dette.

1. Topplinje

Topplinjen inneholder faste funksjoner og informasjon som vil vises uavhengig av hvilken modul du jobber i. Følgende funksjoner vises som standard:

• XS Office-logo: Ved å klikke på denne vil du alltid komme til startsiden.
• Dagens dato: Viser dag i måneden, navn på inneværende måned samt ukenummer.
• Klokke: Viser klokka i form av en analog urskive med visere. Klikk på klokka for å se den i stor størrelse.
• Meldinger: "Meldinger"-boksen viser navn på innlogget bruker samt uleste direktemeldinger og siste ukes kunngjøringer.
• Gjøremål: "Gjøremål"-boksen viser dagens avtaler, oppgaver og planlagte telefonsamtaler.
• Min status: Gir deg mulighet til å endre din tilstedeværelsesstatus. Se Min side - Min status og Samhandling - Tilstedeværelse.
• Kollega-status: Viser tilstedeværelsesinformasjon for alle ansatte. Se Samhandling - Tilstedeværelse.
• Bilde: Viser bildet du har lagt inn av deg selv i miniatyrstørrelse. Se Min side - Min profil for informasjon om å legge inn bilde.

Topplinjen kan skjules (for å frigjøre plass på skjermen) ved å klikke på symbolet med to oppover-piler helt til høyre på tittellinjen. For mer informasjon, se under.

Hvilke elementer som skal vises i topplinjen kan du justere under Min side - Mine innstillinger.

2. Hovedmeny

Hovedmenyen inneholder en logisk gruppering av funksjonene i XS Office. Når du endrer menyelement, vil du også endre visningen av undermenyen til venstre i bildet.

Når du klikker på et menyelement, vil du komme til startsiden for det valgte menyelementet. Du kan gå direkte til et undermenyelement ved å hvile musepekeren over et menyelement og velge undermenyelementet direkte fra listen som kommer til syne.

Hvilke menyelementer som vil vises på skjermen vil avhenge av to forhold:

• Versjon: Versjonen av XS Office vil automatisk vise kun de menyelementene du har tilgang til.
• Tilgangsrettigheter: Ved hjelp av tilgangsrettigheter kan du begrense hvilke menyelementer brukerne skal se. Se Admin - Tilgangskontroll.

Du kan enkelt åpne et menyelement i et nytt vindu eller fanekort ved å holde inne "shift"- eller "ctrl"-tasten samtidig som du klikker på menyvalget. Dette fungerer likt i de fleste nettlesere og lar deg jobbe med flere moduler samtidig på en enkel måte.

3. Dato og tid

"Dato og tid" viser dagens dato, klokkeslett og ukenummer. Du kan gå direkte til din private dagskalender ved å klikke på datoen. Hvis du klikker på ukenummeret vil du komme til kalenderen med arbeidsukevisning. Se Min side - Min kalender.

Til venstre for datoen finnes et eget symbol med to piler som lar deg skjule undermenyen til venstre i bildet. Dette vil frigjøre skjermplass og kan gjøres når som helst.

4. Tittellinje

Tittellinjen viser navn på aktiv funksjon i XS Office.

5. Søkefelt

Søkefeltet lar deg søke etter informasjon i XS Office uansett hvilken side du befinner deg på. Søket vil gjøres i alle søkbare grupper i XS Office.

For mer informasjon om søk, se Innledning - Søke i XS Office.

6. Verktøylinje

Verktøylinjen inneholder knapper og funksjoner som er relatert til den funksjonen du har oppe til enhver tid. Dermed vil innholdet her variere ettersom du skifter side.

7. Faste funksjoner

De faste funksjonsknappene er tilgjengelige uavhengig av aktiv side. Her finnes funksjoner for:

• Logg ut: Lar deg logge av XS Office. Det er viktig å logge av når du ikke skal bruke XS Office på en stund. Se Innledning - Logge av XS Office.
• Skriv ut: Viser utskriftsvennlig versjon av siden du har oppe. Se Innledning - Skrive ut informasjon.
• Opprett ny: Lar deg opprette en ny oppføring (via en egen undermeny) uavhengig av hvilken funksjon som er aktiv. Alle kan opprettes via hurtigtaster. Se Innledning - Hurtigtaster.
• Funksjoner: Felles funksjoner for XS Office. Se under.

Felles funksjoner

"Felles funksjoner" er tilgjengelig uavhengig av hvilken funksjon som er aktiv. De fleste av disse funksjonene kan aktiveres med hurtigtaster. Se Innledning - Hurtigtaster for informasjon om dette. Følgende felles funksjoner for XS Office er tilgjengelig fra "Faste funksjoner":

• Hjelp Viser hjelpeinformasjon om funksjonen du jobber med (såkalt kontekstsensitiv hjelp).
• Søk Lar deg søke etter informasjon i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office.
• Full skjerm Åpner XS Office i et nytt vindu som dekker hele skjermen. Denne funksjonen er gunstig for å få maksimal informasjonsmengde på skjermen, samt ved demonstrasjoner.
• Kontakt oss Aktiverer et eget ferdigutfylt skjema for å kontakte oss for hjelp, spørsmål eller ønsker om ny funksjonalitet.
• Om XS Office Viser informasjon om versjon av XS Office, kundeforhold og lisens, pålogget bruker og webleser.
• Sidekart Viser liste over alle funksjoner i XS Office.
• Legg til bokmerke Lar deg legge til bokmerke/favoritt for gjeldende side i nettleseren din.
• Introduksjon Viser en introduksjon til XS Office.
• Hurtigtaster Viser oversikt over tilgjengelige hurtigtaster.
• Avslutt Lukker hovedvinduet for XS Office.
• Til startside Navigerer til din startside.

8. Undermeny

Undermenyen viser tilgjengelige menyvalg knyttet til valgt hovedmenyelement. For sider som ikke er koblet mot et hovedmenyelement (for eksempel startsiden), vil undermenyområdet ikke vises.

Du kan også gå direkte til et undermenyelement ved å hvile musepekeren over et hovedmenyelement øverst i bildet og velge undermenyelement direkte fra listen som kommer til syne.

Undermenyen kan skjules (for å frigjøre plass på skjermen) ved å klikke på symbolet med to venstrepiler til venstre i området "Dato og tid".

Hvilke undermenyelementer som vil vises på skjermen vil avhenge av to forhold:

• Versjon: Versjonen av XS Office vil automatisk vise kun de undermenyelementene du har tilgang til.
• Tilgangsrettigheter: Ved hjelp av tilgangsrettigheter kan du begrense hvilke undermenyelementer brukerne skal se. Se Admin - Tilgangskontroll.

Du kan enkelt åpne et undermenyelement i et nytt vindu eller fanekort ved å holde inne "shift"- eller "ctrl"-tasten samtidig som du klikker på menyvalget. Dette fungerer likt i de fleste nettlesere og lar deg jobbe med flere moduler samtidig på en enkel måte.

9. Hovedområde

Her vises alltid skjermbildet for valgt funksjon og vil være hovedarbeidsområdet i XS Office.

Tilpasse hovedvinduet

Du kan selv bestemme hvilke elementer som skal vises i hovedvinduet ditt. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du gjør dette.

Antall oppføringer i lister

Listevisningene i XS Office inneholder et gitt antall oppføringer (såkalt "paging"). For å gå videre til de neste oppføringene, kan du bruke navigeringslinkene nede til høyre i listene. Her finner du linker til forrige og neste side samt de tre første/tre siste sidene. Du kan som oftest selv velge hvor mange oppføringer som skal vises per side ved å velge fra en nedtrekksmeny "Antall per side" på verktøylinjen. Hvis angitt antall per side er 50 eller mindre, vil innstillingen også tas vare på når du går over til en annen funksjon i XS Office. Hvis ikke, vil dette valget kun gjelde så lenge du jobber med listen du har oppe i øyeblikket.

Relaterte emner

• Innledning - Startsiden
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Logge av XS Office
• Innledning - Skrive ut informasjon
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min status
• Min side - Min kalender
• Samhandling - Tilstedeværelse
• Admin - Tilgangskontroll

Introduksjon

Startsiden i XS Office er normalt den viktigste siden i XS Office. Det er derfor viktig at den gjenspeiler den informasjonen du trenger i ditt daglige arbeid. Derfor valgte vi å la deg bestemme selv hvordan startsiden din skal se ut. Startsiden din består av et fritt antall selvstendige startsideelementer (såkalte "widgets") som hver har en nøye avgrenset funksjonalitet.

Startsideelementene i XS Office er inndelt i grupper for å enkelt kunne finne frem til de elementene du ønsker å ha på din startside. Størrelse og plassering av startsideelementene kan velges fritt av hver enkelt bruker. XS Office vil foreslå en standard størrelse som er tilpasset innholdet i hvert element. Du kan selv velge bakgrunnsfarge for startsideelementene samt om de skal ha tittellinje øverst og ramme rundt.

Du kan enten designe startsiden fra grunnen med de startsideelementene som er tilgjengelig eller bruke en ferdig mal som utgangspunkt. Se Min side - Min startside for informasjon om hvordan du kan designe din egen startside.

Redigering av startside

Startsiden kan åpnes for redigering på følgende måter:

• Via verktøylinjen på startsiden: Det finnes et eget ikon på verktøylinjen på startsiden for å gå til startsideredigering.
• Via menyvalg: Valget "Min side - Min startside" vil åpne startsideredigering.
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å redigere startsiden. Se Innledning - Hurtigtaster.

Endring av "look and feel"

XS Office kommer med en hel rekke fargemaler (såkalte "skins") som kan velges fritt for hver enkelt bruker. Se Min side - Min farge-mal for informasjon om dette.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside

Introduksjon

For å bruke XS Office må du logge inn med en kunde-ID (typisk firmanavn), brukernavn og passord. Disse innloggingsdetaljene får du normalt tilsendt per e-post når du tar i bruk XS Office. Passordet er automatisk generert av systemet og kan enkelt endres fra Min side - Min profil.

Hvordan logge inn?

Når du skriver inn adressen til XS Office i adressefeltet i webleseren, vil du havne på innloggingssiden hvis du ikke har aktivert automatisk innlogging. For sikrest mulig bruk av XS Office, anbefaler vil bruk av "https" i adressefeltet. Se eget avsnitt om HTTP og HTTPS.

Innloggingsbildet for XS Office inneholder følgende felter og informasjon:

• Kunde-ID: Angir kunde-ID for organisasjonen du tilhører. Ble normalt mottatt per e-post når XS Office ble aktivert.
• Brukernavn: Angir ditt personlige brukernavn. Ble normalt mottatt per e-post når XS Office ble aktivert.
• Passord: Angir ditt personlige passord. Bør ikke oppgis til andre.
• Klient-type: Angir om du vil logge inn som normalt eller til den tilpassede mobile versjonen av XS Office. Når du bruker den mobile versjonen fra en normal PC, vil XS Office tegne et bilde av en mobiltelefon rundt grensesnittet slik at du kan se hvordan det vil se ut på en typisk mobiltelefon.
• Logg inn automatisk neste gang: Lar deg bruke XS Office uten å taste inn brukernavn og passord hver gang. Se eget avsnitt under.
• Glemt passordet ditt?: Fører deg til en side der du kan få tilsendt et nytt passord hvis du har glemt passordet ditt. Se under.
• JavaScript: XS Office benytter JavaScript for å kunne gi en god brukeropplevelse. JavaScript må derfor være aktivert i webleseren din.
• Cookies: XS Office benytter cookies (informasjonskapsler) og dette må derfor være aktivert i webleseren din.
• Nettleser: Angir navn og versjon for nettleseren din.
• Operativsystem: Angir hvilket operativsystem du benytter.
• Skjermoppløsning: Angir hvilken skjermoppløsning du benytter.
• Versjon: Angir versjonsnummeret for versjonen av XS Office du logger inn til.

Innlogging med HTTP eller HTTPS?

Standard protokoll for utveksling av data på web er HTTP. HTTP står for "HyperText Transfer Protocol" og beskriver hvordan datautvekslingen på web skal foregå.

HTTP-protokollen som benyttes på web sender data i klartekst. Dette betyr at uvedkommende teoretisk kan "lytte" på forbindelsen mellom deg og nettstedet og snappe opp sensitiv informasjon. For å bøte på denne åpenbare svakheten, har vi protokollen HTTPS som kun sender krypterte data mellom deg og nettstedet. Denne sikkerhetsmekanismen benytter de fleste nettbanker for å sikre at dataene som sendes mellom deg og banken ikke kan avlyttes og dekrypteres. HTTPS er forøvrig en forkortelse for "HyperText Transfer Protocol Secure".

Autentiseringen og krypteringen av data over HTTPS skjer ved hjelp av digitale sertifikater. Et digitalt sertifikat er en fil som installeres på nettstedet og oppdages av nettleseren når du bruker https. Når du jobber mot et nettsted som benytter HTTPS, krypteres trafikken mellom deg og nettstedet via SSL (se under).

HTTPS krever at du bruker "https://" i adresselinjen i webleseren din. Når du bruker slik kryptering vil du normalt også se et hengelås-symbol i webleseren - enten nederst på statuslinjen eller til høyre for adressefeltet. Hvis du bruker "http://" i adressefeltet i webleseren, vil du ikke kommunisere med krypterte data.

XS Office har full støtte for HTTPS og vi anbefaler alle kunder å bruke dette i den daglige bruken av XS Office. XS Office benytter et sertifikat fra en av de ledende godkjente sertifikatutstederne som gjør at du ikke får opp varsel i webleseren når sertifikatet tas i bruk.

SSL (Secure Socket Layers)

SSL er en kryptografi-protokoll som brukes til kryptering av datatrafikk samt autentisering. Når en kommunikasjonskanel er kryptert med SSL, kan ikke en tredjeperson lese dataene som transporteres mellom avsender og mottaker i klartekst. I et sikkert nettsted benytter man et SSL-sertifikat også for å tilby autentisering av nettstedet. Dette betyr at du kan være sikker på at det virkelig er det korrekte nettstedet du kommuniserer med.

SSL benytter en offentlig nøkkel og en privat nøkkel. Den offentlige nøkkelen krypterer informasjonen og den private nøkkelen brukes til å tolke den. Når du besøker et nettsted som har et slikt SSL-sertifikat, opprettes det en sesjonsnøkkel som er unik for din utveksling av data mot dette nettstedet.

Autentisering og autorisering

Disse to begrepene benyttes ofte i forbindelse med sikring av informasjon og ressurser. Begrepene er nært knyttet til hverandre, men det er likevel viktig å vite at de beskriver to foskjellige mekanismer.

Autentisering benyttes for å kontrollere brukeres identitet. Autentiseringen skjer typisk via brukernavn og passord. Denne autentiseringen skal gi svar på spørsmålet "Hvem er brukeren?".

Autorisering kommer inn i bildet når brukeren allerede er autentisert. Da gir autoriseringsprosessen svar på hvilke ressurser brukeren har tilgang til og hva brukeren har lov til å gjøre. Rettighetsstyringen i XS Office (se Admin - Tilgangskontroll) er et eksempel på grunnlag for autorisering.

Automatisk innlogging til XS Office

Hvis du ønsker å benytte XS Office uten å logge inn hver gang, kan du aktivere avkrysningsboksen "Logg inn automatisk neste gang" i innloggingsbildet. XS Office vil da "huske" deg på den aktuelle PCen og du kan bruke XS Office fra dag til dag uten å måtte logge inn.

Automatisk innlogging fungerer ikke

Automatisk innlogging er basert på en såkalt "cookie" (informasjonskapsel) i webleseren din som lar XS Office autentisere deg uten at du taster inn brukernavn og passord. Dette betyr at den automatiske innloggingen vil slutte å virke hvis:

• Du bytter webleser: Hver webleser har sin egen lagring av cookies. Derfor må automatisk innlogging angis for hver av nettleserne du bruker.
• Du har slått av "cookies" i webleseren: XS Office krever at "cookies" er aktivert i webleseren din. Dette er som standard aktivert, og kan enkelt reaktiveres i webleseren din hvis det har blitt deaktivert.
• Du har slettet "midlertidige filer" i webleseren: "Cookies" lagres av webleseren sammen med andre såkalte "midlertidige filer". Hvis du sletter disse, vil dette kunne gjøre at informasjon for automatisk innlogging til XS Office forsvinner og du må logge inn manuelt neste gang.
• Du benytter "privat surfing" eller automatisk sletting av midlertidige filer: Flere weblesere har egne funksjoner som tillater at alle midlertidige filer slettes når du lukker webleseren. Dette kan gjøre at automatisk innlogging i XS Office ikke fungerer.
• "Cookien" som XS Office benytter er utløpt: En "cookie" har en definert levetid, og når denne er utløpt vil du måtte logge inn manuelt igjen. Dette er normalt uproblematisk siden XS Office benytter cookies med lang levetid.

Glemt passordet

Passordene i XS Office lagres som en enveis "hash" slik at de normalt ikke kan gjenopprettes. Hvis du har glemt passordet til XS Office, er derfor eneste muligheten at du får tilsendt et nytt passord. Dette kan du gjøre ved å følge linken "Glemt passordet ditt?" på innloggingssiden. For å bruke denne funksjonen må du huske kunde-ID og brukernavn. Hvis også disse er glemt, kan du be administratoren din om å resette passordet ditt inne fra XS Office. Da vil du også få tilsendt et nytt per e-post. Se Admin - Brukerkontoer for informasjon om resetting av passord. Hvis heller ikke dette er mulig, må du ta kontakt med oss.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Logge ut
• Min side - Min profil
• Admin - Tilgangskontroll
• Admin - Brukerkontoer

Introduksjon

Det er viktig å logge ut når du ikke skal bruke XS Office på en stund. Dette for å forhindre at andre som bruker maskinen din skal få uønsket tilgang til informasjonen i XS Office.

Hvordan logge ut?

Manuell utlogging fra XS Office kan gjøres på følgende måter:

• Via verktøylinjen "faste funksjoner": Det finnes et eget hengelås-ikon på verktøylinjen som vil logge deg ut etter en dialogboks med bekreftelse.
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å logge ut. Se Innledning - Hurtigtaster.

Merk at manuell utlogging vil deaktivere valget "Logg inn automatisk neste gang" fra innloggingsbildet (hvis dette var satt). Dermed vil du alltid måtte logge inn med brukernavn og passord etter en manuell utlogging.

Automatisk utlogging

XS Office vil logge deg ut automatisk dersom du ikke har aktivert valget "Logg inn automatisk neste gang" i innloggingsbildet. Automatisk utlogging inntreffer når du gjør én av følgende:

• Lukker alle webleservinduer: Når du lukker alle vinduene av den webleseren du er innlogget i XS Office med, vil du være utlogget. Hvis du for eksempel bruker Firefox når du jobber i XS Office, må du lukke alle Firefox-vinduene for å logge automatisk ut.
• Etter x timers inaktivitet: XS Office vil også logge deg ut når det har gått et gitt antall timer siden sist du åpnet en ny side. Når du da trykker "Oppdater" eller går til en ny side, vil du havne i innloggingsbildet.

Merk at begge metodene for automatisk utlogging krever at valget "Logg inn automatisk neste gang" ikke er aktivt. Hvis dette valget er aktivt, vil XS Office kunne brukes uten å logge inn med brukernavn og passord. Dette gjelder da kun fra den PCen du aktiverte denne avkrysningsboksen. Ved bruk av automatisk innlogging vil XS Office lagre en såkalt "cookie" i webleseren din som lar XS Office autentisere deg uten at du taster inn brukernavn og passord. Se Innledning - Logge inn for mer informasjon om dette.

Det er ikke anbefalt å bruke funksjonen for automatisk innlogging på offentlige PCer eller PCer som du ikke har kontroll på andres tilgang til.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Logge inn
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min startside

Introduksjon

De fleste moderne nettlesere har nå en innebygd funksjon for blokkering av uønskede popup-vinduer. Når en webside åpner et nytt nettleservindu for å vise informasjon til brukeren, sier vi at den åpner en popup (eller sprettoppvindu). Noen nettsteder misbruker popup-vinduer til å vise reklame eller prøve å lure brukeren til å utføre en handling.

For å unngå irriterende uønskede popup-vinduer, benytter man en popup-blokkerer ("popup blocker"). Som nevnt i starten har de fleste moderne nettlesere slik funksjonalitet innebygd. I tillegg kan slik funksjonalitet ligge i 3. partsprogrammer som Google Toolbar, ZoneAlarm eller andre programmer.

Implikasjoner i XS Office

Noen av funksjonene i XS Office vil generere popup-vinduer som kan aktivere popup-blokkereren din. Spesielt utsatt for dette er bruk av hurtigtaster for åpning av vinduer. Gode eksempler på dette er bruk av F1 for å starte hjelpefunksjonen eller F9 for å kontakte oss fra XS Office.

Hvordan unngå popup-blokkereren i XS Office?

Nedenfor finner du oversikt over prosedyren for å deaktivere popup-blokkereren for XS Office i noen vanlige nettlesere. Husk at det også kan finnes andre programmer som for eksempel Google Toolbar som deaktiverer popup-vinduene. Fremgangsmåten i disse programmene vil variere, men de fleste vil gi deg informasjon om at en popup ble blokkert. Ta kontakt med oss hvis det er noe du lurer på vedrørende popup-vinduer og XS Office.

Firefox

• Start Firefox og logg inn til XS Office.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
• Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en gul informasjonslinje øverst i Firefox.
• Klikk på knappen "Innstillinger" til høyre på informasjonslinjen.
• Velg "Tillat sprettoppvinduer fra XS Office".
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Opera

• Start Opera og logg inn til XS Office.
• Høyreklikk i selve websiden og velg "Innstillinger for nettsted".
• I dialogboksen som kommer frem velger du "Åpne alle sprettoppvinduer" i rullegardinmenyen "Sprettoppvinduer" på fanekortet "Generelt".
• Velg "OK" for å bekrefte handlingen og lukke dialogboksen.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Safari

Popup-blokkereren i Safari vil kun blokkere popup-vinduer som aktiveres automatisk når du kommer til en webside eller når du navigerer bort fra den. Dermed vil ikke denne komme i konflikt med funksjoner i XS Office.

Internet Explorer 6.0 og 7.0

• Start Internet Explorer 6.0 og logg inn til XS Office.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
• Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en gul informasjonslinje øverst i Internet Explorer.
• Klikk på informasjonslinjen.
• Velg "Alltid tillat popup-vinduer fra dette området...".
• Velg "Ja" i dialogboksen som kommer frem for å bekrefte ditt valg.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster

Introduksjon

Alle sidene som kan åpnes i hovedvinduet i XS Office har en såkalt "utskriftsvennlig versjon". Dette betyr at siden vises uten hovedmenyer, verktøylinjer og undermenyer.

Noen funksjoner i XS Office har spesialtilpassede utskriftsvennlige sider. Bl.a. gjelder dette kalenderen (Min side - Min kalender) som har en visning spesiallaget for utskrift av mange oppføringer.

Rapporter vil typisk vises i utskriftsvennlig versjon uten feltene for angivelse av søkekriterier.

Starte en utskrift

Utskriftsvennlig versjon åpnes via skriversymbolet på verktøylinjen "Faste funksjoner". Selve utskriften må startes manuelt i webleseren. Dette gjøres ofte via menyvalget "Fil - Skriv ut" eller "File - Print" i webleseren.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Min side - Min kalender

Introduksjon

Når organisasjonen tar i bruk XS Office, er det viktig at alle opplysningene om organisasjonen registreres korrekt. Dette er spesielt viktig når organisasjonen sender informasjon ut fra XS Office til eksterne mottakere (for eksempel fakturaer).

Redigere firmainnstillinger

De fleste firmainnstillingene er tilgjengelige for redigering fra Organisasjon - Fakta. Siden denne informasjonen er viktig, bør denne siden rettighetsstyres. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om hvordan dette gjøres.

I tillegg til fakta om organisasjonen inneholder Admin - Globale innstillinger sentrale innstillinger som kan påvirke kommunikasjonen utad.

Vi anbefaler også at e-postadressene som benyttes for de ansatte er de adressene de ansatte ønsker å motta e-post på. Dette fordi eksterne mottakere av e-post fra XS Office vil få en reell adresse å sende svar til.

Legge inn firmalogo

Organisasjonens logo kan legges inn fra Organisasjon - Logo.

Relaterte emner

• Organisasjon - Fakta
• Organisasjon - Logo
• Admin - Globale innstillinger
• Admin - Tilgangskontroll

Introduksjon

Personlige innstillinger betyr innstillinger som kun gjelder den enkelte ansatte. Justering av disse vil ikke påvirke andre brukeres visning eller oppsett.

Redigere personalia

Personalia registreres på to ulike plasser. Den enkelte ansatte kan selv endre mange parametere fra Min side - Min profil. Noen parametere kan kun endres fra Admin - Ansatte. Dette gjelder spesielt opplysninger om stillingsforhold, fakturering og lønn.

Det er spesielt viktig at e-postadressen for hver ansatt gjenspeiler den adressen de ønsker å motta e-post på til daglig.

Legge inn bilde / passfoto

Du kan legge inn bilde av deg selv fra Min side - Min profil.

Legge inn håndsignatur

XS Office lar deg importere en innskannet håndsignatur slik at denne kan legges automatisk inn i tilbud som du sender til kunder. Se Min side - Min håndsignatur for informasjon om dette.

Visningsinnstillinger

Personlige innstillinger gir hver enkelt bruker muligheten til å tilpasse visningen av XS Office. Du kan bl.a. endre utseende for hovedvindu samt hvilke kalenderoppføringer som skal vises som standard. Se Min side - Mine innstillinger.

Endring av utseende ("look and feel") for XS Office

XS Office kommer med en hel rekke fargemaler (såkalte "skins") som kan velges fritt for hver enkelt bruker. Se Min side - Min farge-mal for informasjon om dette.

Personlig startside

Startsiden i XS Office er unik for hver bruker. For mer informasjon om dette, se Innledning - Startsiden og Min side - Min startside.

Relaterte emner

• Innledning - Startsiden
• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min håndsignatur
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside
• Admin - Ansatte

Introduksjon

Hurtigtaster lar deg jobbe mer effektivt med XS Office. Siden webleserne tar i bruk mange hurtigtaster selv, er det vanskelig å definere hurtigtaster som er tilgjengelige i alle weblesere på markedet. Derfor kan hurtigtastene variere for de enkelte webleserne - selv om det meste er likt. Den komplette listen over hurtigtaster finner du i menyen "Funksjoner" på verktøylinjen "Faste funksjoner" i XS Office.

Tilgjengelige hurtigtaster

Listen under viser tilgjengelige hurtigtaster for Internet Explorer. Den komplette listen over hurtigtaster finner du i menyen "Funksjoner" på verktøylinjen "Faste funksjoner" i XS Office.

• F1: Hjelp
• F2: Søk
• F8: Fullskjermsvisning
• F9: Kontakt oss
• F12: Til startside
• Alt+F8: Om XS Office
• Alt+Shift+F12: Logg ut
• Esc: Lukk aktivt vindu
• Alt+|: Redigering av startside
• Alt+1: Ny e-post
• Alt+2: Ny direktemelding
• Alt+3: Ny avtale
• Alt+4: Ny oppgave
• Alt+5: Nytt notat
• Alt+6: Ny kontaktperson
• Alt+7: Ny firmaoppføring
• Alt+8: Ny ledetråd
• Alt+9: Ny telefonsamtale
• Alt+0: Ny sak
• Alt+M: Nytt møte
• Alt+Shift+P: Nytt prosjekt
• Alt+S: Ny SMS-melding
• Alt+Y: Nytt tilbud
• Alt+E: Ny salgsordre
• Alt+Shift+O: Gå til salgsordrer
• Alt+Shift+I: Gå til fakturaliste
• Alt+Shift+Q: Gå til tilbud

Når bør hurtigtaster brukes?

Bruk av hurtigtaster er en personlig preferanse og du velger selv om du vil ta i bruk dette. Mange undersøkelser viser at en variert bruk av mus og tastatur kan hjelpe til for å forebygge "musesyke" hos personer som jobber mye med PC.

Nedenfor har vi listet opp noen eksempler på situasjoner der det kan være hensiktsmessig å bruke hurtigtaster.

• Du trenger brukerveiledning/hjelp til den funksjonen du jobber med akkurat nå (trykk F1).
• Du vil gå til startsiden din (trykk F12).
• Du vil åpne startsiden i redigeringsmodus (trykk Alt+|).
• Du vil logge ut (trykk Alt+Shift+F12).
• Du lager et tilbud og må opprette en kunde mens du jobber med tilbudet (trykk Alt+7).
• Du vil åpne søkesiden (trykk F2).
• Du vil sende en kjapp forespørsel eller et spørsmål til oss (trykk F9).

Komplett oversikt over hurtigtaster

Enkelte tastekombinasjoner er reservert for andre funksjoner. Tabellen under viser hvilke hurtigtaster som kan benyttes fordelt på operativsystem og nettlesere.

	Windows				Mac OS X			Tilgjengelig i versjon
Funksjon	Internet Explorer	Firefox	Safari	Opera	Firefox	Safari	Opera	Free	Inv	Pro	Ent
Hjelp	F1	F1	F1	F1	F1	F1	F1
Søk	F2	F2	F2	F2	F2	F2	F2
Fullskjermsvisning	F8	F8	F8	F8	F8	F8	F8
Kontakt oss	F9	F9	F9	F9	Ctrl+F9	Ctrl+F9	Ctrl+F9
Til startside	F12	F12	F12	F12	Ctrl+F12	Ctrl+F12	Ctrl+F12
Om X	Ctrl+F8	Ctrl+F8	Ctrl+F8	Ctrl+F8	Ctrl+Shift+F8	Ctrl+Shift+F8	Ctrl+Shift+F8
Logg ut	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12
Lukk aktivt vindu	Esc	Esc	Esc	Esc	Esc	Esc	Esc
Redigering av startside	Ctrl+|	Ctrl+|	Ctrl+|	Ctrl+|	Ctrl+§	Ctrl+§	Ctrl+§
Ny e-post	Alt+1	Alt+1	Alt+1	Ctrl+Shift+1	Alt+1	Alt+1	Ctrl+Shift+1
Ny direktemelding	Alt+2	Alt+2	Alt+2	Ctrl+Shift+2	Alt+2	Alt+2	Ctrl+Shift+2
Ny avtale	Alt+3	Alt+3	Alt+3	Ctrl+Shift+3	Alt+3	Alt+3	Ctrl+Shift+3
Ny oppgave	Alt+4	Alt+4	Alt+4	Ctrl+Shift+4	Alt+4	Alt+4	Ctrl+Shift+4
Nytt notat	Alt+5	Alt+5	Alt+5	Ctrl+Shift+5	Alt+5	Alt+5	Ctrl+Shift+5
Ny kontaktperson	Alt+6	Alt+6	Alt+6	Ctrl+Shift+6	Alt+6	Alt+6	Ctrl+Shift+6
Ny firmaoppføring	Alt+7	Alt+7	Alt+7	Ctrl+Shift+7	Alt+7	Alt+7	Ctrl+Shift+7
Ny ledetråd	Alt+8	Alt+8	Alt+8	Ctrl+Shift+8	Alt+8	Alt+8	Ctrl+Shift+8
Ny telefonsamtale	Alt+9	Alt+9	Alt+9	Ctrl+Shift+9	Alt+9	Alt+9	Ctrl+Shift+9
Ny sak	Alt+0	Alt+0	Alt+0	Ctrl+Shift+0	Alt+0	Alt+0	Ctrl+Shift+0
Nytt møte	Ctrl+M	Ctrl+M	Ctrl+M	Ctrl+M	Ctrl+M	Ctrl+M	Ctrl+Shift+M
Nytt prosjekt	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P
Ny SMS-melding	Ctrl+S	Ctrl+Q, Ctrl+Å	Ctrl+S	Ctrl+S	Ctrl+Q	Ctrl+S	I/T
Nytt tilbud	Ctrl+Y	Ctrl+Y	Ctrl+Y	Ctrl+Y	Ctrl+Y	Ctrl+Y	Ctrl+Shift+Y
Ny salgsordre	Ctrl+E	Ctrl+E	Ctrl+E	Ctrl+E	Ctrl+E	Ctrl+E	Ctrl+Shift+E
Gå til salgsordrer	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O
Gå til fakturaliste	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Gå til tilbud	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet

Introduksjon

XS Office har et eget tilleggsprogram ("add-in") som kan installeres og gjøres tilgjengelig i e-postklienten Microsoft Outlook. Med dette tillegget kan du overføre (eksportere) oppføringer fra Outlook direkte inn i XS Office. Du velger helt enkelt de oppføringene du vil overføre fra listene i Outlook og velger "Eksporter" via knappene/menyvalgene i XS Office Outlook Add-in. Du kan typisk knytte oppføringene til firma, prosjekt og sak i XS Office. De nye oppføringene vil være tilgjengelige i XS Office umiddelbart.

Du har også mulighet for å importere firmaoppføringer og kontaktpersoner fra XS Office til en valgfri kontaktliste i Outlook.

For å benytte XS Office Outlook Add-in må du ha XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition. Merk også at det kan finnes begrensninger i form av maksimal meldingsstørrelse og antall du har mulighet til å eksportere til XS Office. I tilfelle vil du opplyses om dette når du forsøker å utføre operasjoner som ikke er tillatt.

XS Office Outlook Add-in er laget for å fungere fra og med 2003-versjonen av Microsoft Outlook.

Versjoner, verktøylinjer og bånd

XS Office Outlook Add-in støtter Microsoft Outlook fra og med versjon 2003. Merk at Microsoft Outlook for Mac ikke er støttet. Microsoft gir ikke mulighet for å installere tilleggprogrammer i Mac-versjonene av programmene sine.

Det er viktig å være oppmerksom på at Microsoft har endret det grafiske designet både i 2003-, 2007- og 2010-versjonen av Outlook. Derfor vil XS Office Outlook Add-in fremstå ulikt avhengig av hvilken versjon av Outlook du benytter. Verktøylinjene ("command bars") fra tidligere Microsoft-programmer har litt etter litt blitt erstattet av såkalte bånd ("ribbons").

Tabellen under viser hvilke versjoner av Outlook som benytter verktøylinjer ("command bars") og hvilke som benytter bånd ("ribbons") i hovedvinduet og detaljvinduet for e-post. Detaljvinduet for e-post er vinduet som åpnes når du dobbelklikker på en eksisterende e-postmelding eller velger å åpne en ny.

I Outlook 2003 og 2007 vil det også opprettes en egen hovedmeny med navn "XS Office". Denne er normalt plassert rett til venstre for "Hjelp"-menyen i hovedvinduet. Dermed kan du slå av verktøylinjen og kun benytte hovedmenyen hvis du ikke ønsker ekstra verktøylinjer i Outlook-grensesnittet.

Visuelle endringer med XS Office Outlook Add-in

Hvis Microsoft Office-programmet benytter bånd ("ribbons"), vil XS Office Outlook Add-in gjøre to endringer i det grafiske grensesnittet i programmet. For det første vil du få et eget bånd med navn "XS Office". Dette båndet inneholder all funksjonalitet i XS Office Outlook Add-in. I tillegg vil hjem-båndet (engelsk "Home") få en egen gruppe kalt "XS Office". Dette gjør at du slipper å navigere til XS Office-båndet hver gang du vil eksportere eller importere elementer.

Hvis programmet ditt benytter verktøylinjer ("command bars"), vil XS Office Outlook Add-in legge til én verktøylinje som inneholder all funksjonalitet i XS Office Outlook Add-in. Denne verktøylinjen har navnet "XS Office".

Funksjonene i XS Office Outlook Add-in vil for øvrig fungere eksakt likt uavhengig om versjonen din benytter bånd eller verktøylinjer.

Installere XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in kan lastes ned fra våre hjemmesider og installeres på følgende måte:

1. Hvis noen av de nevnte programmene kjører, lukk dem før du starter installasjonen.
2. Last ned filen XS.Office.Outlook.Addin.Setup.msi fra våre websider og åpne filen etter nedlasting.
3. Følg veiledningen på skjermen.

Oppdatere XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in kan oppdateres når nye versjoner er tilgjengelige. Nye versjoner vil gjøres tilgjengelig under seksjonen "Download" på våre hjemmesider. Husk å lukke de av de nevnte Microsoft-programmene som kjører før du starter installasjonen.

Fjerne XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in fjernes via funksjonen for å legge til/fjerne programmer i kontrollpanelet i Windows. Navnet på denne funksjonen vil variere avhengig av hvilken Windows-versjon du benytter. Høyreklikk på "XS Office Outlook Add-in" i listen over installerte programmer. Velg "Avinstaller" (engelsk "Uninstall"). Følg veiledningen på skjermen.

Husk å lukke de av de nevnte Microsoft-programmene som kjører før du starter avinstalleringen.

Objekter som kan overføres fra Outlook til XS Office

XS Office Outlook Plugin kan overføre følgende objekter fra Outlook til XS Office:

• Mottatt e-post
• Sendt e-post
• Avtaler
• Oppgaver
• Kontakter
• Notater

Objekter som kan overføres fra XS Office til Outlook

XS Office Outlook Plugin kan overføre følgende objekter fra XS Office til Outlook:

• Kontakter

Installere XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin kan lastes ned fra våre hjemmesider og har et enkelt grensesnitt for installasjon der du ikke trenger å ta stilling til noen spesielle valg foruten plassering av filer. Programmet installerer kun to filer i valgt mappe. Programmet installerer et tillegg til Microsoft Outlook. Det er derfor viktig at Outlook er avsluttet før du installerer. Den ekstra verktøylinjen for XS Office vil komme til syne automatisk når du starter Outlook på nytt.

Fjerne XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin kan som andre Windows-programmer fjernes via "Legg til/fjern programmer" i kontrollpanelet i Windows. Denne prosedyren bør følges for at fjerningen av verktøylinjen fra Outlook skal fungere korrekt.

Funksjonsknapper i XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin legger til følgende knapper på en egen verktøylinje i Outlook:

• Eksporter: Lar deg eksportere ulike typer data fra Outlook til XS Office.
• Importer: Lar deg importere data fra XS Office til Outlook. Kun tilgjengelig hvis du står i en kontaktmappe i Outlook.
• Innstillinger: Viser dialogboks for innstillinger. Brukes også for å integrere XS Office-grensesnittet i Outlook. Se under.
• Om: Viser versjonsinformasjon for XS Office Outlook Plugin.

Eksportere e-post

Du kan eksportere både innkommende e-post og sendt e-post fra Outlook til XS Office. Maksimalt 20 e-poster kan velges for overføring i én operasjon.

Alle vedlegg i e-postene vil også overføres til XS Office. Det kan hende det finnes en grense for maksimal størrelse på hver e-post (inklusiv vedlegg). I tilfelle vil du få informasjon om dette for hver e-post som er for stor. Alle valgte e-poster som ikke overskrider denne grensen vil uansett overføres.

XS Office Outlook Plugin vil automatisk lagre e-post som sendt e-post i XS Office hvis du overfører fra standardmappen for sendt e-post (typisk "Sendte elementer") i Outlook. For alle andre mapper vil e-posten havne som innkommende e-post i XS Office.

Meldingene kan merkes med firma, prosjekt og saksnummer slik at de blir synlige i firmakortet, prosjektkortet samt i en eventuell sak i saksarkivet.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre e-postmeldinger til XS Office:

1. Åpne ønsket e-postmappe i Outlook.
2. Marker de e-postmeldingene du vil overføre til XS Office. Du kan merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen for XS Office.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Velg egenskaper for e-postene i XS Office. Hvis du har valgt kun én e-post, kan du endre mange egenskaper for meldingene. Hvis du har valgt flere på én gang, kan du kun velge firmakobling, prosjektkobling samt om e-postene skal markeres som private eller ikke.
6. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen.

Eksportere avtaler

Du kan eksportere dine kalenderoppføringer fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange kalenderoppføringer du kan overføre i én operasjon.

Tips: For å enkelt kunne markere mange avtaler samtidig, er det best å bruke tabellvisning av kalenderen i Outlook. Vi anbefaler å bruke kategorivisningen. Denne aktiverer du ved å velge Vis -> Ordne etter -> Kategorier.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre kalenderoppføringer i Outlook til avtaler i XS Office:

1. Åpne ønsket kalendermappe i Outlook.
2. Bytt til kategorivisning hvis du enklere vil gjøre et større utvalg. Se over.
3. Marker de kalenderoppføringene du vil overføre til XS Office. Du kan merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk. I kategorivisningen kan du bruke Ctrl+A for å velge alle.
4. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen for XS Office.
5. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
6. Velg egenskaper for avtalene i XS Office. Hvis du har valgt kun én kalenderoppføring, kan du endre mange egenskaper for avtalene. Hvis du har valgt flere på én gang, kan du kun velge firmakobling, prosjektkobling samt om avtalene skal markeres som private eller ikke.
7. Velg OK.

Eksportere oppgaver

Du kan eksportere oppgavelisten din fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange oppgaver du kan overføre i én operasjon.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre oppgaver i Outlook til XS Office:

1. Åpne ønsket oppgavemappe i Outlook.
2. Marker de oppgavene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen for XS Office.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Velg egenskaper for oppgavene i XS Office. Hvis du har valgt kun én oppgave, kan du endre mange egenskaper for oppgaven. Hvis du har valgt flere på én gang, kan du kun velge firmakobling, prosjektkobling samt om oppgavene skal markeres som private eller ikke.
6. Velg OK.

Eksportere notater

Du kan eksportere dine notater fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange notater du kan overføre i én operasjon.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre notater i Outlook til XS Office:

1. Åpne ønsket notatmappe i Outlook.
2. Marker de notatene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen for XS Office.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Velg egenskaper for notatene i XS Office. Hvis du har valgt kun ett notat, kan du endre mange egenskaper for notatet. Hvis du har valgt flere på én gang, kan du kun velge firmakobling, prosjektkobling samt om notatene skal markeres som private eller ikke.
6. Velg OK.

Eksportere mange oppføringer samtidig

Hvis du har valgt å eksportere mange oppføringer i én operasjon, har du muligheten til å velge en felles kobling mot firma og prosjekt for alle oppføringene. I tillegg kan du markere om oppføringene skal opprettes som private eller ikke i XS Office. Dette gjelder ved overføring av avtaler, oppgaver, notater og e-post. For kontakter er det en egen dialogboks for overføring av mange elementer. Se under.

Eksportere kontakter og ansatte

Du kan enkelt eksportere dine kontakter fra Outlook til XS Office. XS Office Outlook Plugin bruker kombinasjonen av firmanavn, fornavn og etternavn i Outlook for å sjekke om firmaet/kontaktpersonen finnes fra før i XS Office. Kontakter med firmanavn og fornavn/etternavn vil opprettes som et firma med tilhørende kontaktperson i XS Office. Hvis fornavn og etternavn ikke er angitt, vil kun firmaoppføringen opprettes. Ved eksport til ansattlisten i XS Office vil firmanavnet ignoreres.

Denne funksjonen er gunstig å bruke hvis du ønsker å benytte Outlook som ditt primære verktøy for kontakthåndtering. Dette kan for eksempel være fordi du benytter synkronisering av kontakter mellom Outlook og din mobiltelefon. I tillegg lar det deg enkelt kunne overføre alle dine eksisterende kontakter til XS Office ved første gangs bruk av XS Office.

For å kunne overføre kontakter fra Outlook til felles firma-/kontaktliste samt ansattlisten i XS Office, må du ha en spesiell rolle i XS Office - synkroniseringsadministrator. Dette for å minske risikoen for å gjøre uønskede endringer i firmadatabasen i XS Office. Hvis du ikke er satt opp som synkroniseringsadministrator, vil valgene knyttet til eksport til felleslistene være deaktiverte. Se Admin - Ansatte for informasjon om hvordan du markerer en ansatt som synkroniseringsadministrator.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre dine kontakter fra Outlook til XS Office:

1. Åpne ønsket kontaktmappe i Outlook.
2. Marker de kontaktene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen for XS Office.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Velg ønsket lagringssted i XS Office. Alle brukere kan eksportere til sitt private kontaktregister i XS Office. Hvis du ønsker å oppdatere felles firma-/kontaktliste eller ansattlisten, må du være satt opp som synkroniseringsadministrator i XS Office. Se Admin - Ansatte for informasjon om dette.
6. Velg om du ønsker å ta med eventuelle fotografier og firmalogoer som er lagret i kontaktene dine i Outlook.
7. Velg om du ønsker å oppdatere nøkkelinformasjon for eksisterende oppføringer fra Outlook til XS Office. Hvis du ikke velger dette, vil kun nye oppføringer legges til i XS Office. Eksisterende oppføringer vil bli ignorert.
8. Velg OK og bekreft handlingen. Husk at denne operasjonen ikke kan reverseres. Dermed er det veldig viktig å ha kontroll med at utvalg og lagringssted er korrekte. Velg "Avbryt" hvis du ikke er sikker på at de valgte kontaktene er de du ønsker å overføre til XS Office.

Hvilken informasjon overføres fra Outlook til XS Office?

Tabellen under viser hvordan informasjonsfelter i Outlook blir overført til XS Office samt i hvilke XS Office-oppføringer feltene benyttes i.

Outlook	XS Office	Firma	Kontakt- person	Ansatt
Firmanavn	Firmanavn i XS Office hvis firma med samme navn ikke finnes fra før. Merk at en privat og en felles firmaoppføring kan ha samme navn i XS Office.	x
ID-nummer for organisasjon	Organisasjonsnummer i XS Office for nyopprettet/oppdatert firmaoppføring.	x
Fornavn	Fornavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før.		x	x
Mellomnavn	Mellomnavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før. Vil legges inn som en del av fornavnet for kontaktpersonen i XS Office. Ved eksport til ansattlisten, vil mellomnavnet lagres separat.		x	x
Etternavn	Etternavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før.		x	x
E-post	E-postadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
E-post 2	E-postadresse 2 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
E-post 3	E-postadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Telefon, arb.	Telefon arbeid 1 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Telefon 2, arb.	Telefon arbeid 2 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Hovedtelefon for firma	Telefonnummer for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Mobiltelefon	Mobiltelefonnummer for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Telefaks, arb.	Telefaksnummer for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Telefaks, prv.	Telefaksnummer for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Hjemmeside, arb.	Webadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Personlig hjemmeside	Webadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Adresse, arb.	Besøksadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Annen adresse	Postadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Adresse, priv.	Hjemmeadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Yrke	Yrke for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Avdeling	Avdeling for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Tittel	Titulering for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Stilling	Stillingstittel for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
IM-adresse	IM-adresse (Instant Messaging) for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Kunde-ID	Kunde-ID økonomisystem for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office. Hvis denne verdien er i bruk, vil nye firmaer også automatisk settes som kunder i XS Office.	x
Notat	Notatfelt i nyopprettet/oppdatert firma og/eller kontaktperson i XS Office.	x	x	x
Foto	Foto/logo for nyopprettet/oppdatert firma og/eller kontaktperson i XS Office.	x	x	x
Privat	Brukes for å angi om firma/kontaktperson skal lagres som privat i XS Office (hvis eksport basert på innstilling per kontakt er valgt).	x	x

Eksport av fotografier og firmalogoer

I dialogboksen for eksport av kontakter fra Outlook til XS Office finnes det et eget valg for eksport av fotografier og firmalogoer. Hvis dette valget er aktivert, vil bildene knyttet til kontaktene i Outlook kunne overføres til XS Office. For kontakter med kun firmanavn (ingen fornavn eller etternavn), vil bildet fra Outlook settes som firmalogo i XS Office. Hvis kontaktene har personnavn, vil bildet havne som fotografi for kontaktpersonen i XS Office. Ingen logo vil i så tilfelle knyttes til firmaoppføringen i XS Office.

Importere kontakter og ansatte

Med XS Office Outlook Plugin kan du også enkelt importere dine kontakter og ansattlisten fra XS Office til Outlook. Hvis du har en mobiltelefon med støtte for Outlook-synkronisering, kan du med denne funksjonen faktisk få informasjonen fra XS Office inn i din egen mobiltelefons kontaktliste også!

Tips: Det kan være gunstig å operere med mange kontaktmapper i Outlook for å ha full oversikt. Én mulighet kan være å ha separate kontaktmapper for private kontakter, ansatte, kunder og leverandører. Dermed vil det være enklere å kunne oppdatere for eksempel ansattlisten isolert.

Når du overfører kontakter fra XS Office, kan du via en egen dialogboks velge hvilken type kontakter og firmaoppføringer du vil overføre. Her kan du også velge hvordan du vil håndtere duplikater under importen (elementer som finnes fra før i Outlook). Du kan også velge å kun importere primærkontakter. Dermed vil du alltid få kun én kontaktperson per firmaoppføring i Outlook. Disse vil lagres under samme oppføring med fornavn, etternavn og firmanavn.

For informasjon om hvordan informasjon fra XS Office havner i Outlook, se vår feltguide for Outlook vs XS Office over.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre dine kontakter fra XS Office til Outlook:

1. Åpne ønsket målmappe for kontaktene i Outlook.
2. Velg "Importer fra XS Office" fra verktøylinjen for XS Office.
3. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
4. Velg hvilke typer oppføringer du vil importere fra XS Office. Du kan også velge å kun importere primærkontakter.
5. Velg om du ønsker å ta med eventuelle fotografier og firmalogoer som er tilknyttet kontaktene dine i XS Office.
6. Velg hvordan du ønsker å håndtere duplikater (elementer som finnes fra før i Outlook)
7. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen og du vil få opp en dialogboks med summering til slutt.

Import av fotografier og firmalogoer

I dialogboksen for import av kontakter fra XS Office til Outlook finnes det egne valg for import av fotografier og firmalogoer. Hvis disse valget er aktivert, vil bildene knyttet til kontaktene i XS Office kunne overføres til Outlook. For oppføringer med kun firmanavn (ingen kontaktperson), vil firmalogo i XS Office settes som bilde for kontaktoppføringen i Outlook. Hvis firmaoppføringen har tilknyttede kontaktperson(er), vil fotografiene av kontaktpersonene i XS Office havne som bilde for kontaktene i Outlook.

Innstillinger for XS Office Outlook Plugin

For å benytte XS Office Outlook Plugin må du angi de samme innstillingene som du bruker når du logger inn til XS Office via web.

• Adresse til XS Office-server: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i webleseren din for å åpne startsiden i XS Office.
• Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
• Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
• Passord: Samme som under innlogging til XS Office.

De tre øverste parametrene lagres automatisk for deg slik at du kun trenger å angi passord hver gang du starter Outlook og bruker XS Office-integrasjonen.

Integrere XS Office-grensesnittet i Outlook (installere snarveier til XS Office)

Hvis du bruker Outlook daglig har du faktisk muligheten til å integrere XS Office direkte i grensesnittet i Outlook! Dette gjøres på følgende måte:

1. Åpne dialogboksen for innstillinger fra verktøylinjen for XS Office Outlook Plugin i Outlook.
2. Velg knappen "Lag snarvei" nede til venstre i dialogboksen.
3. Bekreft ditt valg i dialogboksen som kommer frem.
4. Verifiser at du har fått en ny "node" i mappevisningen i Outlook. Hvis ikke mappevisningen vises i skjermbildet, viser du dette ved å velge menyvalget "Gå til - Mappeliste" i Outlook (hurtigtast Ctrl+6). XS Office skal ha lagt seg inn nederst på denne listen.
5. Klikk på noden "XS Office" og logg inn som normalt.

Ekstra innstilling for Outlook 2007

En sikkerhetsinnstilling i Outlook 2007 gjør at Outlook 2007 ikke lar deg opprette et lagringsområde med weblenker. Dette er omtalt i følgende KB-artikkel fra Microsoft: http://support.microsoft.com/kb/923933. Hvis du bruker Outlook 2007 og ønsker snarveier til XS Office inne i Outlook, kan du utføre operasjonene som omtalt i metode 2 i lenken over.

Installere snarveier på nytt

Hvis du ønsker å legge til snarveiene i Outlook på nytt fordi de er ukorrekte, må du først utføre prosedyren som skissert under "Fjerne XS Office-grensesnittet fra Outlook". Husk at du også må fjerne filen xsoffice.pst helt. Det kan hende du må avslutte Outlook for å få fjernet denne filen.

Når snarveiene og filen er fjernet, kan du legge til snarveiene på nytt på vanlig måte som skissert under "Integrere XS Office-grensesnittet i Outlook".

Fjerne XS Office-grensesnittet fra Outlook

Hvis du ønsker å fjerne XS Office fra mappevisningen i Outlook, velger du menyvalget "Fil - Datafilbehandling" fra hovedmenyen i Outlook. I dialogboksen som kommer frem velger du oppføringen for XS Office (navn = XS Office, filnavn = xsoffice.pst) og velger knappen "Fjern". Hvis du vil fjerne datafilen helt, åpner du mappen der XS Office Outlook Plugin ble installert med Windows Utforsker (typisk "c:\Documents and Settings\<brukernavn>\Lokale innstillinger\Programdata\XsOfficeOutlookPlugin"). Her kan du slette filen "xsoffice.pst".

"Vis ledetekster"

Nede til venstre i dialogboksen for innstillinger finnes det en avkrysningsboks "Vis ledetekster". Med denne kan du bestemme om knappene i verktøylinjen for XS Office skal inneholde tekster i tillegg til symboler.

NetCom-ID

Hvis du benytter XS Office til å sende SMS via NetCom, kan du bruke denne funksjonen for å finne din unike NetCom-ID. Denne rutinen må du kun gjøre én gang fra én PC, og du kan hvis ønskelig slette XS Office Outlook Plugin etterpå. Hvis du normalt benytter Mac eller Linux, må du få tilgang til en Windows-PC og utføre denne rutinen herfra for å senere kunne bruke SMS via NetCom fra din Mac eller Linux. Husk at det også hvis ønskelig er mulig å sende SMS fra et felles avsendernummer i XS Office.

• Last ned og installer programmet "pcSMS Selvstendig" fra nettsidene til NetCom.
• Start programmet og gjennomfør programmets registreringsveiviser (du vil motta en aktiveringskode via SMS).
• Prøv å sende en SMS-melding til deg selv via dette programmet.
• Åpne Microsoft Outlook og velg knappen "Innstillinger" fra XS Office Outlook Plugin.
• Trykk på knappen "NetCom-ID".
• Merk koden i dialogboksen som kommer frem og kopier den til utklippstavlen (hurtigtast Ctrl+C).
• Lim inn koden du kopierte i forrige steg i feltet "Passord" på siden Meldinger - SMS-innstillinger.
• Prøv å sende en SMS-melding til deg selv fra XS Office ved å velge "SMS-melding" fra "Ny"-menyen oppe til høyre i XS Office.

Installerte filer for XS Office Outlook Plugin

Programfiler

XS Office installerer seg som standard under mappen "c:\programfiler\xs office". Følgende filer og mapper vil typisk ligge her:

• XSOfficeOutlookPlugin.dll (selve Outlook-tillegget)

Innstillinger

Innstillinger og midlertidige filer lagres under din brukerprofil i Windows (typisk "c:\Documents and Settings\<brukernavn>\Lokale innstillinger\Programdata\XsOfficeOutlookPlugin" under Windows XP). Følgende filer og mapper vil typisk ligge her:

• XSOfficeOutlookPlugin.ini (innstillinger for XS Office)
• xsoffice.pst (hvis du har valgt å lage snarveier til XS Office inne i Outlook)
• Attachments (mappe, normalt tom)
• Photos (mappe, normalt tom)

Avinstallasjon av XS Office Outlook Plugin bør alltid gjøres via prosedyren som beskrevet i avsnittet "Fjerne XS Office Outlook Plugin" over.

"Om XS Office"

Det finnes en egen knapp på XS Office-verktøylinjen som gir deg informasjon om programmet og XS Office generelt. Her vil du kunne finne ut hvilken versjon av XS Office du er tilknyttet, lisensinformasjon samt informasjon om Windows og Outlook.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Innledning - Integrasjon i Microsoft Office
• Innledning - Importere data
• Innledning - Eksportere data
• Meldinger - SMS-innstillinger
• Meldinger - Sendte SMS
• Admin - Ansatte

Introduksjon

XS Office har et eget tilleggsprogram (utvidelse/"extension") som kan installeres i e-postklientene Mozilla Thunderbird og Mozilla SeaMonkey. Med dette tillegget kan du overføre (eksportere) oppføringer fra Thunderbird/SeaMonkey direkte inn i XS Office. Du velger helt enkelt de oppføringene du vil overføre fra e-postmapper i Thunderbird/SeaMonkey og klikker på en XS-knapp i verktøylinjen eller velger fra høyreklikkmenyen. Når du overfører oppføringer har du muligheten til å knytte disse mot eksisterende firma, prosjekt og sak eller opprette nye. De nye oppføringene vil være tilgjengelige i XS Office umiddelbart.

Historikk

Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird er et gratis e-postprogram basert på åpen kildekode utviklet av Mozilla Foundation. De første 0.x-versjonene ble lansert i 2003 og versjon 1.0 kom i slutten av 2004. Prosjektet har nær slektskap med nettleseren Firefox og er tilgjengelig på en rekke plattformer:

• Windows
• Linux
• Mac OS X
• OS/2
• OpenSolaris

Thunderbird støtter de viktigste standardene for e-post, bl.a. SMTP, IMAP, POP3 og PGP. Thunderbird har innebygd spamfilter og støtter utvidelser.

SeaMonkey

SeaMonkey er basert på samme kildekode som Thunderbird og er primært vedlikeholdt av entusiaster. SeaMonkey oppsto i 2005 da Mozilla Foundation annonserte at Mozilla Application Suite skulle legges ned og Firefox/Thunderbird skulle videreutvikles som separate produkter. Dermed oppsto The SeaMonkey Council som skulle håndtere den videre utviklingen av Mozilla Application Suite som én enhet under navnet SeaMonkey. Første versjon av SeaMonkey ble sluppet i slutten av 2005.

Installere XS Office Thunderbird Extension

XS Office Thunderbird Extension kan lastes ned fra våre hjemmesider og installeres på samme måte som andre utvidelser for Mozilla Thunderbird/SeaMonkey. I Thunderbird versjon 3.1 kan du gjøre følgende:

1. Last ned filen XS.Office.ThunderbirdExtension.xpi fra våre hjemmesider og lagre xpi-filen i en lokal mappe.
2. Start Mozilla Thunderbird.
3. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
4. I vinduet som kommer frem, velger du "Installer ..." nederst i venstre hjørne.
5. Bla deg frem til stedet du lagret filen XS.Office.ThunderbirdExtension.xpi, klikk på filen og velg knappen "Åpne" (alternativ: dobbelklikk på filen).
6. Etter en kort nedtelling vil Thunderbird la deg velge knappen "Installer nå". Klikk på denne.
7. Etter installasjonen vil Thunderbird be deg om å starte Thunderbird på nytt. Gjør dette.
8. Når Thunderbird starter på nytt, skal du få et spørsmål om du vil konfigurere XS Office Thunderbird Extension. Dette kan du velge å gjøre nå eller senere. Merk at du må logge inn til XS Office via en egen innloggingsdialogboks for å kunne eksportere objekter fra Thunderbird til XS Office.

Oppdatere XS Office Thunderbird Extension

XS Office Thunderbird Extension kan oppdateres på samme måte som andre utvidelser for Mozilla Thunderbird/SeaMonkey når nye versjoner er tilgjengelige. Dette betyr at du normalt slipper å installere utvidelsen på nytt hvis det finnes en nyere versjon. I Thunderbird versjon 3.1 kan du gjøre følgende:

1. Start Mozilla Thunderbird.
2. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
3. I vinduet som kommer frem, velger du "Søk etter oppdateringer" nederst i høyre hjørne.
4. Hvis det finnes nyere versjoner enn den du har installert, vil du få beskjed om dette og få mulighet til å oppdatere din versjon.
5. Etter installasjonen vil Thunderbird be deg om å starte Thunderbird på nytt. Gjør dette.

Fjerne XS Office Thunderbird Extension

XS Office Thunderbird Extension fjernes på samme måte som andre utvidelser for Mozilla Thunderbird/SeaMonkey. I Thunderbird versjon 3.1 kan du gjøre følgende:

1. Start Mozilla Thunderbird.
2. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
3. I vinduet som kommer frem, åpner du fanekortet "Utvidelser".
4. Bla deg frem til en utvidelse som heter "XS Office" (sannsynligvis langt nede på listen) og klikk på denne slik at den blir uthevet.
5. Klikk på knappen "Avinstaller" til høyre på det merkede feltet.
6. Etter fjerningen vil Thunderbird be deg om å starte Thunderbird på nytt. Gjør dette.

Synlige endringer i Thunderbird-grensesnittet

Når du installerer XS Office Thunderbird Extension, vil du få følgende endringer i grensesnittet for Thunderbird/SeaMonkey:

• En ny verktøylinjeknapp "Eksporter til XS Office" som kan slås av og på via "Tilpass"-funksjonen for verktøylinjen.
• En ny verktøylinje helt til høyre i fanekortlinjen med diverse funksjoner.
• Et nytt menyvalg "Eksporter til XS Office" i høyreklikkmenyen for e-post.
• Et nytt menyvalg "XS Office" i Verktøy-menyen i hovedmenyen som lar deg endre innstillinger.
• Et nytt statusområde for XS Office i statuslinjen i hovedvinduet.

Ny verktøylinjeknapp for eksport i Thunderbird

Som standard vil hovedverktøylinjen i Mozilla Thunderbird ikke inneholde noen knapper for XS Office etter installasjonen. For å legge til en slik knapp på verktøylinjen, høyreklikker du på verktøylinjen og velger "Tilpass...". I vinduet som åpnes finner du fram til knappen for XS Office-eksport og drar denne ut av vinduet med musen og slipper den på ønsket sted i verktøylinjen.

Verktøylinje i fanekortlinje

Helt til høyre i fanekortlinjen (normalt rett under verktøylinjen), finner du diverse funksjonsknapper relatert til XS Office Thunderbird Extension. Følgende funksjoner er tilgjengelig her:

• Eksporter til XS Office: Starter en eksport av valgte meldinger til XS Office. Fungerer eksakt likt verktøylinjeknappen og menyvalget i høyreklikkmenyen.
• Innstillinger for XS Office: Lar deg angi serveradresse, kunde-ID, brukernavn og passord for XS Office.
• Åpne XS Office i en ny fane: Lar deg åpne startsiden for XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
• Åpne innboks i XS Office i en ny fane: Lar deg åpne innboksen i XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
• Åpne sendte elementer i XS Office i en ny fane: Lar deg åpne sendte elementer i XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
• Åpne brukerveiledning for XS Office i en ny fane: Lar deg åpne brukerveiledningen for XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
• Åpne Gmail i en ny fane: Lar deg åpne websiden for Gmail i et eget fanekort i Thunderbird. Er nyttig hvis du benytter e-posttjeneste fra Google.
• Åpne Hotmail i en ny fane: Lar deg åpne websiden for Hotmail i et eget fanekort i Thunderbird. Er nyttig hvis du benytter e-posttjeneste fra Microsoft.
• Åpne Yahoo Mail i en ny fane: Lar deg åpne websiden for Yahoo Mail i et eget fanekort i Thunderbird. Er nyttig hvis du benytter e-posttjeneste fra Yahoo.

Merk at fanekortlinjen ikke er synlig som standard i SeaMonkey så lenge du kun har ett fanekort åpent. Dette kan imidlertid endres fra innstillingene for SeaMonkey.

Ekstra menyvalg i høyreklikkmeny

Menyen som fremkommer når du høyreklikker etter å ha valgt én eller flere meldinger i Thunderbird skal inneholde et eget valg "Eksporter til XS Office". Funksjonen til dette menyvalget er eksakt lik funksjonen for verktøylinjeknappen og den korresponderende knappen i fanekortlinjen.

Ekstra menyvalg på Verktøy-menyen

I verktøy-menyen vil du få et nytt menyvalg "XS Office". Her kan du angi innstillinger for din tilkobling til XS Office.

Nytt statusområde i statuslinjen

Etter å ha installert XS Office Thunderbird Extension, har du fått et nytt statusområde i statuslinjen i Thunderbird med teksten "XS Office". Dette kan benyttes for å verifisere at XS Office Thunderbird Extension er installert og aktivert. Når du klikker på statusfeltet vil om-boksen vises.

Velge e-poster som skal eksporteres

Du kan velge e-poster som skal eksporteres ved å klikke på dem i e-postlisten. Hvis du ønsker å overføre flere meldinger samtidig, kan du bruke funksjonsknappene [ctrl] og [shift]. Når du har valgt de e-postene du ønsker å eksportere, velger du "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, fanekortlinjen eller fra høyreklikkmenyen.

Indikering av allerede overførte meldinger

Etter å ha installert XS Office Thunderbird Extension, vil du få en ekstra tilgjengelig kolonne i e-postlisten. Denne heter "Eksportert til XS Office" og indikerer med en grønn sirkel de meldingene som én eller annen gang er eksportert til XS Office.

Hvis du forsøker å overføre en melding som allerede er markert som eksportert, vil du få en advarsel om dette.

Merk at denne innstillingen lagres i din e-postklient og dermed ikke vil følge meldingen i en annen e-postklient eller på en annen maskin. Merk også at den ikke vil oppdateres hvis den eksporterte e-posten slettes fra XS Office.

Vindu for eksport av e-post

Etter at du har valgt "Eksporter til XS Office" vil du få opp et vindu med sammendrag av egenskapene for meldingen(e) du har valgt. Her kan du også angi hvordan de eventuelt skal relateres til firmaoppføring, prosjekt og sak i XS Office. Øverst i bildet vises et sammendrag av egenskaper som følger:

• Antall meldinger: Angir hvor mange meldinger som er valgt for eksport.
• Emne: Angir emne for den øverste av meldingene som er valgt samt en oppsummering av antall i parentes. Hvis du har valgt kun én melding, har du mulighet til å endre emnet for den eksporterte e-postmeldingen her.
• Ved flere enn én melding i utvalget:
  • Total størrelse: Angir total størrelse for meldingene som er valgt i byte, kB eller MB. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Gjennomsnittlig størrelse: Angir gjennomsnittlig størrelse for meldingene som er valgt i byte, kB eller MB. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Største størrelse: Angir størrelse i byte, kB eller MB for den største meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Minste størrelse: Angir størrelse i byte, kB eller MB for den minste meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Tidligste dato: Angir dato og klokkeslett for den eldste meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Seneste dato: Angir dato og klokkeslett for den nyeste meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
• Ved eksakt én melding i utvalget:
  • Meldingsstørrelse: Angir størrelse for meldingen som er valgt i byte, kB eller MB. Kun synlig hvis én melding er valgt.
  • Dato: Angir dato og klokkeslett for meldingen som er valgt for eksport. Kun synlig hvis én melding er valgt.
• Fra: Angir avsenders e-postadresse.
• Til: Angir den første mottakers e-postadresse samt en oppsummering av antall ulike mottakere for utvalget i parentes.
• Har vedlegg: Angir om én eller flere av meldingene har filvedlegg.
• Inkluder vedlegg: Angir om filvedlegg skal inkluderes ved eksport. Denne kan slås av for å sikre raskere eksport av meldinger. Kun synlig hvis én eller flere av meldingene har filvedlegg.
• Mål: Angir hvor de eksporterte meldingene vil plasseres i XS Office. Se under for beskrivelse av logikken for bestemmelse av mål.

Bestemmelse av mål ved eksport

De valgt meldingene vil plasseres i XS Office i henhold til hvilken e-postmappe som var valgt i Thunderbird da utvalget for eksport ble utført. Dette er oppsummert i tabellen under.

Valg av firma, prosjekt og/eller sak

Du kan velge å knytte de valgte meldingene til et eksisterende firma, prosjekt og/eller sak ved eksport. Dette gjør du ved å benytte de respektive søkefeltene, søke og deretter velge oppføringen du ønsker å knytte meldingene til fra søkeresultatene. XS Office Thunderbird Extension vil automatisk søke fortløpende etter hvert som du skriver inn data i søkefeltene. Du kan også bruke søkeknappen til høyre for søkefeltet for å fremtvinge et søk.

Hvis du ønsker å se detaljer for valgt firma, prosjekt eller sak, kan du dobbelklikke på oppføringen for å se detaljer.

Søkeresultater

Søkene vil returnere oppføringer som inneholder søkeordet. Hvilke felter som blir søkt varierer for hver type oppføring som angitt under.

Søkefelter for firma

Søkefeltet for firma vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Firmanavn
• Firma-ID
• Kunde-ID
• Leverandør-ID

Se også avsnittet om "magiske søk" under.

Søkefelter for prosjekt

Søkefeltet for prosjekt vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Prosjektnavn
• Prosjektnummer
• Prosjektkode

Søkefelter for saker

Søkefeltet for saker vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Saksnummer
• Emne for sak

"Magiske ord" ved søk

Hvis du ønsker å kun søke etter firmaoppføringer basert på e-postadresse, kan du benytte prefikset "email:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for firma. Dette kan du bruke hvis du for eksempel ønsker å søke etter et firma som har ansatte med Gmail-adresse. Da angir du "email:gmail.com" (uten anførselstegn) i søkefeltet. Søk med nøkkelordet "email:" vil søke i generell e-postadresse og e-postadresse for faktura for firmaoppføringer samt begge e-postadresser for kontaktpersoner. Hvis deler av én eller flere av disse adressene matcher søkeordet, vil de anses som treff.

Automatisk valg av tilknyttet firma

Hvis alle meldingene du har valgt for eksport kommer fra samme e-postadresse, vil XS Office Thunderbird Extension automatisk sette inn nøkkelordet for e-postsøk som angitt ovenfor og foreta et søk basert på dette automatisk. Dersom det finnes kun ett treff for dette søket, vil også dette ene treffet velges automatisk og et automatisk søk etter prosjekter og saker knyttet til dette firmaet vil utføres.

Koble melding mot en ny sak som opprettes automatisk

Som tidligere nevnt kan du koble valgte meldinger mot eksisterende firma, prosjekt og sak. Du kan også velge å opprette nye oppføringer som meldingene skal knyttes mot. Dette gjør du ved å dobbelklikke "(opprett ny)" i de respektive søkeresultatboksene.

Hvis du velger å opprette en ny sak, vil XS Office foreslå emnet fra e-posten som saksemne samt meldingsteksten som problemstilling for saken. Du kan også velge å redigere disse tekstene selv før eksport. Eventuelt valgt firma og prosjekt vil også automatisk knyttes til denne saken ved eksport.

Fremdriftsindikator for eksport av e-post

Når du har verifisert sammendraget for de valgte meldingene og valgt relatert firma, prosjekt og sak, klikker du på knappen "Eksporter" nederst i vinduet for eksportegenskaper. Etter å ha bekreftet ditt valg, vil eksportvinduet med fremdriftsindikator komme opp. Her vil du alltid ha oversikt over hvor langt eksportprosessen er kommet. Merk at fremdriftsindikatoren kun angir fremdrift målt i antall meldinger eksport uavhengig av den enkelte meldings størrelse.

Du kan når som helst avbryte eksporten ved å velge "Avbryt". De resterende meldingene vil da ikke bli eksportert og eksportfunksjonen vil returnere etter å ha fullført den pågående meldingen.

Når eksporten er fullført eller avbrutt, vil du få opp en dialogboks som angir hvor mange meldinger som er eksportert.

Innstillinger for XS Office Thunderbird Extension

For du skal kunne eksportere meldinger til XS Office, må du angi innstillinger. Dette gjøres fra en egen dialogboks for innstillinger. Denne dialogboksen kan aktiveres via:

• Automatisk ved oppstart. Som standard vil du få spørsmål om dette første gang Thunderbird startes med utvidelsen installert. Du kan velge om du vil vise denne boksen ved senere oppstarter.
• Eget valg "XS Office" i Verktøy-menyen.
• Valget "Innstillinger" for "XS Office Thunderbird Extension" i listen over installerte utvidelser for Thunderbird.
• Automatisk ved eksport av meldinger hvis du ikke har logget inn tidligere.
• Fra verktøylinjen i fanekortlinjen.

Følgende informasjon er tilgjengelig i innstillinger-vinduet:

• Serveradresse: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i webleseren din for å åpne startsiden i XS Office inklusiv prefiks (http:// eller https://).
• Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
• Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
• Passord: Samme som under innlogging til XS Office.
• Vis innstilinger-vindu ved oppstart: Angir om denne dialogboksen skal vises ved hver oppstart av Thunderbird.

Merk at XS Office Thunderbird Extension vil lagre alle innstillinger foruten passord slik at du slipper å angi disse på nytt ved senere oppstarter.

"Om XS Office"

Det finnes en egen dialogboks for informasjon om XS Office Thunderbird Extension og kjøretidsmiljøet dens. Denne dialogboksen kan aktiveres via:

• En egen knapp nede til venstre i vinduet for eksport av e-post.
• Statuslinjen i Thunderbirds hovedvindu.
• Høyreklikk på "XS Office Thunderbird Extension" i listen over installerte utvidelser for Thunderbird. Velg "Om XS Office Thunderbird Extension" i høyreklikkmenyen.

Følgende informasjon er tilgjengelig i om-boksen:

• Versjon: Versjonsnummer for XS Office Thunderbird Extension.
• Vertsprogram: Navn og versjonsnummer for program som XS Office Thunderbird Extension er installert i.
• Språkinnstilling: Angir aktiv språkinnstilling for Thunderbird/SeaMonkey.
• Copyright: Informasjon om kopibeskyttelse.
• Websted: Link til websted for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Integrasjon i Microsoft Office
• Innledning - Importere data
• Innledning - Eksportere data

Introduksjon

XS Office har et eget tilleggsprogram ("add-in") som kan installeres og gjøres tilgjengelig i et utvalg av kontorstøtteprogrammer fra Microsoft. Dette inkluderer blant annet hovedprogrammene i kontorstøttepakken Microsoft Office.

Tilleggsprogrammet vil automatisk installere seg i de av programmene under som du har installert på din PC:

• Microsoft Word (tekstbehandling)
• Microsoft Excel (regneark)
• Microsoft PowerPoint (presentasjoner)
• Microsoft Visio (teknisk tegning)
• Microsoft Project (prosjektstyring)
• Microsoft Publisher (DTP)

Du trenger kun å installere XS Office Add-in én gang for å få tilgang til tillegget i alle programmene over. Innstillingene du angir vil også være felles for alle programmene.

XS Office Add-in gir deg muligheten til å åpne og lagre dokumenter i dokumentarkivet i XS Office direkte fra programmene nevnt ovenfor uavhengig av nettleseren din. Dette gjør åpning og lagring av dokumenter fra/til dokumentarkivet i XS Office mye raskere og enklere enn via nettleseren.

XS Office Add-in vil automatisk versjonskontrollere dokumentene og lagre dokumentet som en ny versjon hver gang du lagrer.

For å benytte XS Office Add-in må du ha XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition. Merk også at det kan finnes begrensninger i form av maksimal filstørrelse du har mulighet til å lagre via XS Office Add-in. I tilfelle vil du opplyses om dette når du forsøker å lagre et dokument som er større enn tillatt.

XS Office Add-in er laget for å fungere fra og med 2003-versjonen av Office-programmene.

Versjoner, verktøylinjer og bånd

XS Office Add-in støtter de angitte programmene fra og med 2003-versjonene. Merk at kun Windows-versjonene av programmene er støttet. Microsoft gir ikke mulighet for å installere tilleggprogrammer i Mac-versjonene av programmene sine.

Det er viktig å være oppmerksom på at Microsoft har endret det grafiske designet på mange av sine programmer siden 2003-versjonene. Derfor vil XS Office Add-in fremstå ulikt avhengig av hvilken versjon av programmene du benytter. Verktøylinjene ("command bars") fra tidligere Microsoft-programmer har litt etter litt blitt erstattet av såkalte bånd ("ribbons").

Tabellen under viser hvilke versjoner av Microsoft-programmer som benytter verktøylinjer ("command bars") og hvilke som benytter bånd ("ribbons").

I programmene som benytter verktøylinjer ("command bars") vil det også opprettes en egen hovedmeny med navn "XS Office". Dermed kan du slå av verktøylinjen og kun benytte hovedmenyen hvis du ikke ønsker ekstra verktøylinjer i Outlook-grensesnittet.

Visuelle endringer med XS Office Add-in

Hvis Microsoft Office-programmet benytter bånd ("ribbons"), vil XS Office Add-in gjøre to endringer i det grafiske grensesnittet i programmet. For det første vil du få et eget bånd med navn "XS Office". Dette båndet inneholder all funksjonalitet i XS Office Add-in. I tillegg vil hjem-båndet (engelsk "Home") få en egen gruppe med knapper for åpning og lagring av dokumenter til XS Office. Dette gjør at du slipper å navigere til XS Office-båndet hver gang du vil åpne eller lagre dokumenter.

Hvis programmet ditt benytter verktøylinjer ("command bars"), vil XS Office Add-in legge til én verktøylinje som inneholder all funksjonalitet i XS Office Add-in. Denne verktøylinjen har navnet "XS Office".

Funksjonene i XS Office Add-in vil for øvrig fungere eksakt likt uavhengig om programmet ditt benytter bånd eller verktøylinjer.

Installere XS Office Add-in

XS Office Add-in kan lastes ned fra våre hjemmesider og installeres på følgende måte:

1. Hvis noen av de nevnte programmene kjører, lukk dem før du starter installasjonen.
2. Last ned filen XS.Office.Addin.Setup.msi fra våre websider og åpne filen etter nedlasting.
3. Følg veiledningen på skjermen.

Oppdatere XS Office Add-in

XS Office Add-in kan oppdateres når nye versjoner er tilgjengelige. Nye versjoner vil gjøres tilgjengelig under seksjonen "Download" på våre hjemmesider. Husk å lukke de av de nevnte Microsoft-programmene som kjører før du starter installasjonen.

Fjerne XS Office Add-in

XS Office Add-in fjernes via funksjonen for å legge til/fjerne programmer i kontrollpanelet i Windows. Navnet på denne funksjonen vil variere avhengig av hvilken Windows-versjon du benytter. Høyreklikk på "XS Office Add-in" i listen over installerte programmer. Velg "Avinstaller" (engelsk "Uninstall"). Følg veiledningen på skjermen.

Husk å lukke de av de nevnte Microsoft-programmene som kjører før du starter avinstalleringen.

Åpne dokumenter fra XS Office

Når du ønsker å åpne et dokument fra dokumentarkivet i XS Office direkte fra Microsoft-programmet ditt, velger du "Åpne" fra båndet/verktøylinjen for XS Office. Hvis du ikke har logget inn siden Office-programmet ble startet, vil dialogboksen for innstillinger (se under) vises. Her må du angi gyldig kunde-ID, brukernavn og passord for å komme videre. Disse verdiene er de samme som du benytter for å logge inn til webversjonen av XS Office.

Etter at innloggingen er bekreftet, vil du se et komplett mappetre til venstre som skal være identisk med mappetreet i webversjonen av XS Office. Når du velger en mappe, vil listen over filer i denne mappen automatisk oppdateres. Mappene har fargekoding som gir informasjon om beregnet tilgjengelighet til mappene for din brukerkonto. Fargekodingen er som følger:

• Rød mappe: Du kan ikke opprette undermapper eller dokumenter i mappen.
• Grønn mappe: Du står oppført som eier av mappen. Du kan opprette, endre og slette mappen, undermapper og dokumenter.
• Beige mappe: Mappen eies av en annen ansatt. Du kan opprette, endre og slette mappen, undermapper og dokumenter
• Grå mappe: Du kan ikke endre og slette selve mappen, men kan opprette undermapper og dokumenter.

Kolonner i fillistevisning

Listen under viser hvilke felter som vises i fillisten til høyre.

• Eierskap: Nøkkelsymbol som angir eierskap til dokumentet (gul nøkkel = objekt med tilgangsbegrensninger eid av deg, grønn nøkkel = objekt uten tilgangsbegrensninger eid av deg, ingen nøkkel = dokument er eid av andre).
• Tilgjengelighet: Angir om dokumentet er sjekket ut eller ikke (grønn sirkel = tilgjengelig, rødt forbudsskilt = dokument er sjekket ut og dermed ikke oppdaterbart av andre enn den som sjekket det ut).
• Dokumenttittel/filnavn: Viser avhengig av visningsmodus Dokumenttittel for dokumenter eller filnavn for dokumenter.
• Størrelse: Filstørrelse for dokument.
• Type: Filtype for dokument. Systemet vil forsøke å gjenkjenne filtypen når dokumentet blir lagt inn.
• Opprettet: Tidspunkt dokumentet ble lagt inn første gang.
• Sist endret: Tidspunkt for siste endring av dokument.
• Av: Initialer til den som lagret dokumentet sist.
• Ver: Versjonsnummer for dokumentet. Versjonsnummer vil automatisk økes for hver gang dokumentet blir oppdatert.

Fargekoding i filliste

Fillisten vises med vekselsvis lys grå og hvit bakgrunnsfarge for hver linje. Dette gjør at det er enklere å skille oppføringene fra hverandre.

Hvis du ikke har redigeringstilgang for et dokument, dokumentet er sjekket ut eller dokumentet er en lenke, vil linjen vises med mørkere grå bakgrunnsfarge.

Hvis du ikke har åpnetilgang for et dokument, vil linjen vises med rød bakgrunnsfarge. Du vil også få beskjed om manglende tilgangsrettigheter hvis du forsøker å åpne dokumentet.

Utskrift av mappetre og filliste

Det finnes egne utskriftsfunksjoner for både mappetreet og fillisten. Du finner dem henholdsvis i verktøylinjen ovenfor mappetreet og i verktøylinjen ovenfor fillisten.

Oppdatering av mappetre og filliste

Det finnes egne funksjoner for manuell oppdatering av både mappetreet og fillisten. Du finner dem henholdsvis i verktøylinjen ovenfor mappetreet og i verktøylinjen ovenfor fillisten.

Filtrering av filliste

Fillisten kan filtreres etter filtype. Denne funksjonen finner du i verktøylinjen ovenfor fillisten. Hvilke valg som finnes for filtrering vil variere avhengig av hvilket Office-program du kjører. I nedtrekkslisten kan du typisk velge å vise alle filer, dokumenter som samsvarer med Office-programmet eller dokumentmaler som samsvarer med Office-programmet. Dette kan gjøre det enklere å finne akkurat det dokumentet du er ute etter.

Valget ditt for filtrering vil huskes også til neste gang du starter dette Office-programmet. Husk dette hvis du kommer til en mappe og savner oppføringer i listen - fillisten kan være filtrert.

Visning av filliste

Fillisten kan vises med filnavn eller dokumenttittel som hovedkolonne i listen. Denne funksjonen finner du i verktøylinjen ovenfor fillisten. Dette kan gjøre det enklere å finne akkurat det dokumentet du er ute etter.

Valget ditt for visning vil huskes også til neste gang du starter XS Office Add-in.

Sortering av filliste

Du kan selv velge sorteringsrekkefølge for fillisten. Dette gjør du ved å klikke på kolonneoverskriftene i fillisten. Sorteringsrekkefølgen vil indikeres med et symbol i valgt kolonneoverskrift og vil også huskes når du klikker på en annen mappe i mappetreet. Klikk på kolonneoverskriften én gang til hvis du ønsker å snu rekkefølgen.

Bredde for mappetre

Mapper og filer vises i en todelt visning med en splitter mellom. Du kan dra denne splitteren til høyre og venstre for å øke/minske bredden for mappetreet. Dette kan være spesielt aktuelt hvis du benytter lange mappenavn og ønsker å unngå det horisontale rullefeltet. Bredden for mappetreet vil huskes også til neste gang du starter XS Office Add-in.

Tilpasning av vindusstørrelse

Du kan selv velge hvilken størrelse du ønsker på vinduet for åpning og lagring av filer. Dette gjør du ved å endre vindusstørrelse på vanlig måte. Bredden og høyden for vinduet med fildialogen vil huskes også til neste gang du starter XS Office Add-in.

Filhandling

Når du forsøker å åpne et dokument som har en filendelse som ikke er i samsvar med vertsprogrammet, vil du få spørsmål om hva du ønsker å gjøre med dokumentet. I dialogboksen som fremkommer har du følgende valgalternativer:

• Åpne i standardprogram: Åpner dokumentet i standardprogrammet for denne type filer (avhenger av hvilke programmer du har installert på din PC).
• Åpne i vertsprogram: Forsøker å åpne dokumentet i vertsprogrammet selv om det har en filendelse som ikke gjenkjennes som korrekt for vertsprogrammet.
• Lagre til disk: Lagrer dokumentet i en valgfri mappe på din lokale harddisk. Dialogboksen for lagringssted vil starte under "Mine dokumenter".
• Kopier til utklippstavle: Forsøker å kopiere innholdet i filen til utklippstavlen slik at du kan lime det inn i det programmet du ønsker.
• Avbryt: Avbryter åpning av dokument.
• Hjelp: Viser denne hjelpeinformasjonen.

Merk at filer som gjenkjennes (basert på filendelse) for aktuelt Office-program, vil åpnes uten at denne dialogen vises.

Lagre dokumenter

Du kan lagre dokumenter som er åpnet fra dokumentarkivet i XS Office enten ved å oppdatere eksisterende dokument, eller ved å lagre det med et annet filnavn eller mappe. Du kan også opprette og lagre et nytt dokument i dokumentarkivet.

Oppdatere dokumenter

Du oppdaterer et allerede åpnet dokument fra dokumentarkivet ved å klikke på "Lagre" i båndet/verktøylinjen for XS Office. Hvis systemet gjenkjenner dokumentet ditt som et eksisterende dokument i XS Office og du har tilgang til å oppdatere dette, vil du se en fremdriftsdialog som forsvinner når filen er lagret. Hvis dokumentet er nytt eller ikke gjenkjennes som åpnet fra dokumentarkivet i XS Office, vil lagre-funksjonen fungere som "Lagre som" (se under). Systemet vil automatisk versjonshåndtere dokumentet ditt. Se "Versjonering av dokumenter" under.

Lagre nye dokumenter eller lagre med ny navn/filplassering

Hvis du ønsker å lagre et dokument for første gang eller med nytt navn eller ny mappeplassering, velger du "Lagre som" i båndet/verktøylinjen for XS Office. I lagre-dialogen velger du mappe på samme som i åpne-funksjonen (beskrevet ovenfor).

Dokumentegenskaper

Når du lagrer et dokument kan du samtidig angi egenskaper for dokumentet. Dette gjør du i gruppen "Dokumentegenskaper" under mappe- og fillisten. Følgende dokumentegenskaper kan angis her:

• Filnavn: Filnavn for dokumentet du lagrer. Dette filnavnet må være unikt i mappen du velger å lagre i. Hvis dokumentet finnes fra før, vil du få spørsmål om å overskrive (hvis du har skriverettigheter for det eksisterende dokumentet).
• Tittel: Dokumenttittel for dokumentet du lagrer. Dette feltet kan vises som alternativ for filnavn i fillister og bør derfor ha et presist innhold.
• Beskrivelse: Søkbart fritekstbeskrivelse for dokumentet du lagrer.
• Nøkkelord: Søkbare nøkkelord knyttet til dokumentet du lagrer. Nøkkelordene bør skilles med f.eks. kommategn.
• Kategori: Evt. dokumentkategori dokumentet skal knyttes til. Se Admin - Dokumentkategorier.
• Firma: Evt. firma som skal knyttes til dokumentet. Dokumentet vil dermed være synlig på firmakortets fanekort Oppfølginger - Dokumenter. Se CRM - Firmaer.
• Prosjekt: Evt. prosjekt dokumentet skal knyttes til. Dokumentet vil dermed være synlig i prosjektets fanekort Oppfølginger - Dokumenter. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Ansatt: Dokumentet er relatert til en gitt ansatt. Se Admin - Ansatte.
• "Opprett ny versjon": Angir om den forrige versjonen av dokumentet skal lagres bort før den overskrives ved lagring. Hvis denne avkrysningsboksen er aktivert, vil det opprettes en ny versjon av dokumentet for hver gang du lagrer. Du kan se tidligere versjoner av dokumentet i webversjonen av XS Office.
• Eier: Eier av dokumentet. Eieren kan endre rettigheter for dokumentet. Hvis du ønsker å endre eier, må du gjøre dette fra webversjonen av XS Office.

Fremdriftsdialog

Mens lagring av dokumenter til XS Office pågår, vil du se en fremdriftsdialog. Denne vil lukke seg automatisk når lagringen er fullført korrekt.

Versjonering av dokumenter

Dokumentarkivet støtter et ubegrenset antall versjoner av samme dokument. Det vil si at du enkelt kan rulle tilbake til en tidligere versjon, dersom du for eksempel har slettet noe underveis. Versjonsnummeret oppjusteres automatisk hver gang du lagrer dokumentet fra XS Office Add-in.

Du kan åpne tidligere versjoner av filen samt markere en tidligere lagret versjon som gjeldende fra dokumentarkivet i webversjonen av XS Office. Se Dokumenter - Dokumentarkiv.

Dokumentegenskaper

Etter å ha åpnet eller lagret et dokument fra/til dokumentarkivet i XS Office, kan du få oversikt over alle dokumentegenskaper fra XS Office for dokumentet. Dette gjør du ved å velge "Dokumentegenskaper" i båndet/verktøylinjen for XS Office. Følgende dokumentegenskaper vil fremkomme i vinduet for dokumentegenskaper:

• Fil finnes Angir om filen finnes i dokumentarkivet.
• ID Angir ID for dokumentet i dokumentarkivet.
• Filnavn Angir det lagrede filnavnet for dokumentet i dokumentarkivet.
• Filstørrelse Angir filstørrelse for dokumentet i dokumentarkivet.
• Filtype Angir filtype for dokumentet i dokumentarkivet.
• Mappe-ID Angir ID for mormappe til dokumentet i dokumentarkivet.
• Mappenavn Angir navn for mormappe til dokumentet i dokumentarkivet.
• Kan opprette i mappe Angir om du har tilgang til å opprette elementer i aktiv mappe.
• Tittel Angir dokumenttittel for dokumentet i dokumentarkivet.
• Beskrivelse Angir beskrivelse for dokumentet i dokumentarkivet.
• Nøkkelord Angir nøkkelord for dokumentet i dokumentarkivet.
• Mime-type Angir teknisk mime-type for dokumentet i dokumentarkivet.
• Dato opprettet Angir opprettelsesdato og klokkeslett for dokumentet i dokumentarkivet.
• Opprettet av Angir initialer til person som opprettet dokumentet i dokumentarkivet.
• Dato endret Angir siste endringsdato og klokkeslett for dokumentet i dokumentarkivet.
• Endret av Angir initialer til person som endret dokumentet i dokumentarkivet sist.
• Versjon Angir versjonsnummer for gjeldende versjon av dokumentet i dokumentarkivet.
• Er lenke Angir om dokumentet er en lenke eller en fil.
• Er redigerbart Angir om dokumentet er redigerbart for din brukerkonto.
• Er eier Angir om du er eier av dokumentet.
• Er utsjekket Angir om dokumentet er sjekket ut av dokumentarkivet (for å hindre uønskede oppdateringer).
• Utsjekking utløper Angir dato for eventuell automatisk innsjekking av utsjekket dokument i dokumentarkivet.
• Har tilgangskontroll Angir om det finnes tilgangsbegrensninger for dokumentet.

Tilgangsrettigheter

Tilgangskontroll for dokumenter lar deg bestemme hvilke brukere som skal ha tilgang til dine dokumenter. Tilgangskontrollen kan settes for en enkelt ansatt, brukergruppe eller avdeling. Tilgangskontrollen for dokumenter har følgende parametre:

• Synlig dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne se dokumentet.
• Åpne/vise dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne lese selve dokumentinnholdet.
• Endre egenskaper: Angir hvilke ansatte som skal kunne endre egenskaper for dokumentet.
• Slette dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne slette dokumentet.

Du kan endre tilgangsbegrensninger for dokumentet i webversjonen av XS Office. Se Dokumenter - Dokumentarkiv.

Innstillinger for XS Office Add-in

For du skal kunne åpne og lagre dokumenter til XS Office, må du angi innstillinger. Dette gjøres fra en egen dialogboks for innstillinger. Innstillingene du angir her er felles for alle Office-programmene og vil aktiveres i hver av dem ved neste oppstart av programmet. Denne dialogboksen kan aktiveres via:

• Automatisk ved oppstart. Som standard vil du få spørsmål om dette første gang programmet startes med utvidelsen installert. Du kan velge om du vil vise denne boksen ved senere oppstarter.
• Knappen "Innstillinger" på verktøylinjen eller båndet med navn "XS Office".
• Automatisk ved åpning/lagring hvis du ikke har logget inn tidligere.

Følgende informasjon er tilgjengelig i innstillinger-vinduet:

• Serveradresse: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i webleseren din for å åpne startsiden i XS Office inklusiv prefiks (http:// eller https://).
• Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
• Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
• Passord: Samme som under innlogging til XS Office.
• Vis innstilinger-vindu ved oppstart: Angir om denne dialogboksen skal vises ved hver oppstart av programmet.

Merk at XS Office Add-in vil lagre alle innstillinger foruten passord slik at du slipper å angi disse på nytt ved senere oppstarter.

"Om XS Office"

Det finnes en egen dialogboks for informasjon om XS Office Add-in og kjøretidsmiljøet dens. Denne dialogboksen kan aktiveres via:

• En egen knapp nede til venstre i vinduet for åpning av dokumenter.
• Knappen "Om" på verktøylinjen eller båndet med navn "XS Office".

Følgende informasjon er tilgjengelig i om-boksen:

• Versjon: Versjonsnummer for XS Office Add-in.
• Vertsprogram: Navn og versjonsnummer for vertsprogram som XS Office Add-in kjører i.
• Språkinnstilling: Angir aktiv språkinnstilling for programmet.
• Copyright: Informasjon om kopibeskyttelse.
• Websted: Link til websted for XS Office.

Relaterte emner

• Dokumenter - Dokumentarkiv
• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Min side - Mine innstillinger
• Admin - Dokumentkategorier
• CRM - Firmaer
• Prosjekt - Prosjektliste
• Admin - Ansatte

Introduksjon

XS Office kan sende deg påminnelser på e-post for bl.a. viktige avtaler og oppgaver som forfaller. Tidspunktet for påminnelse kan angis direkte i hver enkelt oppføring og vil enten være relativ til klokkeslett (for eksempel "15 minutter før") eller på et fast klokkeslett på dagen (for eksempel "kl. 08.00"). Dette avhenger av hvilken type oppføring det skal sendes påminnelse for.

Typer påminnelser og varsler

XS Office støtter to typer påminnelser - påminnelser som gjelder den enkelte ansatte og påminnelser som gjelder for hele organisasjonen.

Personlige påminnelser

XS Office støtter følgende personlige påminnelser:

1. Avtaler: Påminnelser for avtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til én ansatt. Tilgjengelig i alle versjoner.
2. Oppgaver: Påminnelser for oppgaver sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for oppgaven. Tilgjengelig i alle versjoner.
3. Fødselsdager: Påminnelser for fødselsdager sendes på et gitt tidspunkt på fødselsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til deg selv. Tilgjengelig i alle versjoner.
4. Møter: Påminnelser for møter sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes til alle interne møtedeltakere. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
5. Samtaler: Påminnelser for samtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun én ansatt. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
6. Saker: Påminnelser for saker sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for saken. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
7. QA-ansvarlig saker: Påminnelser til kontrollansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring) om verifisering av sak sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.

Påminnelser på vegne av organisasjonen

XS Office støtter følgende påminnelser for organisasjonen:

1. Varsel ved forfalt sak: Varsel ved forfalt sak til kundeansvarlig for tilknyttet firma. Når en sak forfaller uten at den er markert som fullført eller kansellert kan XS Office varsle kundeansvarlig for tilknyttet kunde. Dette gir en siste sikkerhetsventil for at saken blir ordnet opp i. XS Office vil sjekke behovet for en slik påminnelse kl. 11.00 på forfallsdag. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
2. Varsel ved leveringsdato for salgsordrer: Påminnelser ved leveringsdato for salgsordrer som ikke er markert som levert, kreditert, aktivert eller kansellert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 på leveringsdato til ansvarlig for aktuell salgsordre. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
3. Varsel ved forfalt faktura: Påminnelser etter forfallsdato for fakturaer som ikke er markert som betalt eller kreditert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 dagen etter forfall til ansvarlig for aktuell faktura. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
4. Ferieønsker: Varsel kl. 06.00 for alle ferieønsker som er markert som "Klar for godkjenning" i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
5. Innskannede dokumenter: Varsel kl. 06.00 for dokumenter som ble skannet inn i løpet av gårsdagen og som ikke er håndtert (ligger ennå i innboksen for skannede dokumenter). Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition. Krever også tillegget Document Scanning.
6. Bilag for kontroll: Varsel kl. 06.00 for ubehandlede bilag (ikke markert som kontrollert) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til hver enkelt kontrollansvarlig samt ekstramottakere som angitt under globale innstillinger. Varsling til ekstramottakere kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
7. Bilag for godkjenning: Varsel kl. 06.00 for ikke godkjente bilag (status = kontrollert, ikke godkjent) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
8. Bilag godkjent: Varsel kl. 06.00 for godkjente bilag (status = godkjent, ikke satt som overførbare til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
9. Bilag klar for økonomisystem: Varsel kl. 06.00 for overførbare bilag (status = godkjent, satt som overførbare, men ikke overført til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.

Standardtidspunkt for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Hvor sendes påminnelsene?

Påminnelsene vil sendes til den enkelte ansattes e-postadresse som registrert under Min side - Min profil.

Påminnelser som gjelder hele organisasjonen vil variere og bestemmes som oftest av egne innstillinger under Admin - Globale innstillinger.

Standardverdier for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

XS Office lar deg søke etter informasjon globalt eller kun i spesifiserte grupper.

Starte et søk

Søk kan startes på 3 ulike måter i XS Office:

• Via søkefeltet: Oppe til venstre i hovedvinduet for XS Office finnes et eget søkefelt som lar deg starte et globalt søk uavhengig av hvilket bilde som er aktivt.
• Via verktøylinjen "Faste funksjoner": Det finnes et eget menyvalg for søk i "Funksjoner"-menyen fra verktøylinjen "Faste funksjoner".
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å vises søkesiden. Se Innledning - Hurtigtaster.

Det er også mulig å gjøre et søk innenfor et prosjekt eller et bestemt firmakort. Du vil da kun få frem søkeresultater som er knyttet til valgt prosjekt eller firma. Se Prosjekt - Prosjektliste for informasjon om søk innenfor prosjekter. Se CRM - Alle firmaer for informasjon om søk knyttet til et bestemt firma.

Søkegrupper

Søk i XS Office kan utføres globalt eller spesifisert på én eller flere av følgende søkegrupper:

• Ansatte: Fritekstsøk i fornavn, mellomnavn, etternavn, e-post, telefonnummer og mobilnummer for ansatte.
• Kontaktpersoner: Fritekstsøk i fornavn, etternavn, tittel, e-post, telefonnummer og mobilnummer for aktive felles kontaktpersoner.
• Firmaer: Fritekstsøk i firmanavn, organisasjonsnummer, kunde-ID, leverandør-ID, e-post, telefonnummer, telefaksnummer og notatfelt for aktive felles firmakontakter.
• Ledetråder: Fritekstsøk i ledetrådenes emne, notat, firmanavn og kontaktpersonens navn.
• Prosjekter: Fritekstsøk i prosjektnavn, prosjektkode og notat for prosjekt samt i emne og notat for prosjektaktiviteter.
• Avtaler: Fritekstsøk i emne og notat for private avtaler og avtaler uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Notater: Fritekstsøk i notattekst for private notater og notater uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Telefonsamtaler: Fritekstsøk i emne og notat for alle telefonsamtaler uavhengig av ansatte.
• Dokumenter: Fritekstsøk i filnavn, dokumenttittel, beskrivelse og nøkkelord for dokumenter.
• Diskusjonsforum: Fritekstsøk i temaemne, tematekst og oppfølgingssvar i diskusjonsforumet.
• Innboks: Fritekstsøk i emne og innhold for privat innkommende e-post og e-post uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Sendte elementer: Fritekstsøk i emne og innhold for privat innkommende e-post og e-post uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Saker: Fritekstsøk i emne, problem og løsning for saker. Eksakt søk på saksnummer.
• Tilbud: Fritekstsøk i emne, notat og tilbudstekst for tilbud samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på tilbudsnummer.
• Salgsordrer: Fritekstsøk i emne, notat og ordretekst for salgsordrer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på ordrenummer.
• Utgående faktura: Fritekstsøk i emne, notat, KID og fakturatekst for fakturaer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på fakturanummer.
• Kreditnotaer: Fritekstsøk i emne, notat og tekst for kreditnotaer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på kreditnotanummer.
• Produkter: Fritekstsøk i produktkode, produktnavn og produktbeskrivelse.
• Regnskapsbilag: Fritekstsøk i bilagsnummer, emne og notat for regnskapsbilag.

Åpne søkeresultater

Etter at søket er gjennomført, vil søkeresultatene fremkomme sortert etter søkegruppe. Grupper som resulterte i null treff vil vises "grået ut". Grupper med treff vil vises med indikasjon på antallet treff innenfor denne gruppen.

For å åpne en oppføring fra søkeresultatet, klikk på tilhørende søkegruppe og velg en oppføring fra listen som kommer frem.

Søke med Google

Søkesiden har en egen knapp for å søke med samme søkekriterie i søkemotoren Google. Resultatene fra søket vil vises integrert i hovedbildet for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• CRM - Alle firmaer
• Prosjekt - Prosjektliste

Introduksjon

Når du tar i bruk XS Office, er det ofte behov for å importere for eksempel kunderegister fra et annet system. XS Office har ingen universell funksjon for dette, men vi tilbyr alle nye kunder å få importert kunderegisteret gratis til XS Office! Dette fordrer at kundelisten finnes i et hensiktsmessig format - for eksempel Excel eller som en kommaseparert liste.

Import av data fra Microsoft Outlook

XS Office har et eget verktøy for å overføre objekter fra Microsoft Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for detaljert informasjon om dette.

Import av data fra Mozilla Thunderbird

XS Office har et eget verktøy for å overføre objekter fra Mozilla Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for detaljert informasjon om dette.

Import av oppføringer for markedsføringslister og kampanjer

CRM-modulen i XS Office lar deg importere firmaoppføringer fra Fastinfo (se www.fastinfo.no) for bruk i kampanjer. Med Fastinfo kan du søke etter bedrifter basert på bransje, geografisk tilhørighet, ansatte og økonomi. Søkeutvalget herfra kan eksporteres til Excel, lagres som semikolonseparert liste og importeres til XS Office. Se CRM - Markedsføringslister for informasjon om hvordan dette gjøres.

Import av OCR-filer fra BBS

Hvis du benytter KID ved fakturering og har OCR-avtale med BBS (Bankenes Betalingssentral), kan du lese inn OCR-innbetalinger via filer mottatt fra BBS. Du slipper dermed den manuelle jobben med å registrere innbetalinger i XS Office. Se Handel - Utgående faktura for detaljert informasjon om dette.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Innledning - Eksportere data
• CRM - Markedsføringslister
• Handel - Utgående faktura

Introduksjon

Mulighet for å eksportere data er ofte viktig i bedriftsinterne systemer. XS Office lar deg bl.a. eksportere data til Excel, PDF, vCard- og vCalendar-format på en enkel måte.

Eksport av lister

De fleste listene i XS Office har en egen funksjon for å eksportere til Excel-format. Dette gjør det mulig å kunne overføre data til et eksternt system eller sende liste over oppføringer til andre. Noen lister kan også eksporteres til PDF-format. Eksporten gjøres fra en knapp på verktøylinjen for de listene som kan eksporteres.

Eksport av firmaoppføringer og kontaktpersoner i vCard-format

vCard er et mye brukt format for å utveksle visittkort mellom datasystemer. iCard er en nyere betegnelse for vCard. vCard-filer åpnes ofte som standard i e-postprogrammet ditt og har typisk filendelsen .vcf. Se http://www.imc.org/pdi for informasjon om dette formatet.

XS Office lar deg enkelt eksportere firmaoppføringer og kontaktpersoner i vCard-format for bruk i andre systemer. Se CRM - Alle firmaer og CRM - Kontaktpersoner for informasjon om eksport i vCard-format.

Eksport av avtaler i vCalendar-format

vCalendar er et standardisert format for å utveksle avtaler og kalenderoppføringer mellom datasystemer. iCalendar er en nyere standard som er basert på vCalendar. vCalendar-filer støttes av Outlook og har typisk filendelsen .vcs. Mac-brukere må ofte bruke iCalendar-formatet som har filendelsen .ics. Se http://www.imc.org/pdi for informasjon om disse formatene.

XS Office vil automatisk finne ut om du jobber på en Mac for å bestemme om eksporten skal skje som en vCalendar-fil eller iCalendar-fil. Se Min side - Mine avtaler for informasjon om eksport av avtaler i vCalendar-formatet.

Eksport av fakturajournaler

XS Office gir mulighet for å eksportere en fakturajournal for utgående faktura. Disse kan du deretter overføre til ditt regnskapssystem. Formater som støttes er blant annet Visma, DI Systemer og Mamut. Se Handel - Utgående faktura> for detaljert informasjon om dette.

Eksport av bilagsjournaler

XS Office gir mulighet for å eksportere bilagsjournaler for registrerte og innskannede bilag. Se Handel - Overførbare bilag.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Innledning - Importere data
• Min side - Mine avtaler
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner
• Handel - Utgående faktura
• Handel - Overførbare bilag
• Handel - Bilagsjournaler

Introduksjon

Administrative systemer har ofte en høy brukerterskel og det krever mye innsats for å få hele organisasjonen engasjert og til å bruke det nye systemet. Derfor har vi brukt mye ressurser for å sikre at brukerterskelen skal være lavest mulig med XS Office. Likevel kan det være ønskelig med hjelpemidler for å komme i gang.

I dette kapitlet beskriver vi noen tiltak og tips for å få organisasjonen hurtig i gang med XS Office.

Bruk våre "Komme i gang"-videoer

Vi har laget tematiserte videoer der du steg for se hvordan du kan jobbe med XS Office. Disse videoene er laget i Flash-formatet men vil for de fleste vises uten problem direkte i webleseren.

Se Min side - Komme i gang for informasjon om dette.

Bli kjent med kontekstsensitiv hjelp

XS Office har såkalt "kontekstsensitiv hjelp" som betyr at du får hjelpeinformasjon tilpasset den funksjonen du jobber med i øyeblikket. Kontekstsensitiv hjelp kan aktiveres når som helst i XS Office via hurtigtasten F1.

La brukerne få et eksemplar av brukerveiledningen

Mange liker å ha en komplett brukerveiledning tilgjengelig for lesing fra perm til perm eller som et oppslagsverk. Brukerveiledningen er lagt opp slik at den både skal fungere som et navigerbart medium på web og som en trykksak. Brukerveiledningen finnes både i HTML-format og PDF-format for utskrift på våre hjemmesider.

Bruk søkefunksjonen i brukerveiledningen

Hvis du er interessert i informasjon om et spesielt tema, kan du bruke søkefunksjonen i brukerveiledningen som vil finne alle forekomster av søkeordet og utheve søkeordet i resultatvisningen. Hvis du er interessert i hvordan du kan ta i bruk KID under fakturering med XS Office, kan du enkelt søke med søkeordet "kid". Søket vil returnere alle hjelpeemner som omtaler KID, samt også hvor mange forekomster av søkeordet som finnes i hvert hjelpeemne.

Bestill en online demonstrasjon for opplæring

Vi har lagt opp en egen tjeneste for online demonstrasjon og opplæring via Internett. Dette skjer ved at du via en egen webside kan få se skjermbildet til en av våre kundekonsulenter og vil se i sanntid hvordan hun utfører operasjonene i XS Office. Dette skjer samtidig med at du får forklaringer og veiledning fra kundekonsulenten per telefon. Slike demonstrasjoner er i utgangspunktet gratis.

Bestill kurs

Vi tilbyr opplæringskurs for XS Office. Informasjon om dette finnes på våre hjemmesider.

La brukerne få tilpassede menyer

XS Office lar deg bestemme hvilke hovedmenyer og undermenyer som skal være synlig for hver brukergruppe. Dermed kan brukernes grensesnitt begrenses til akkurat det de skal jobbe med. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om hvordan dette gjøres.

Relaterte emner

• Min side - Komme i gang
• Admin - Tilgangskontroll
• Admin - Brukergrupper