3 Meldinger
Innhold
Innledning
"Meldinger" inneholder funksjonalitet rundt meldingsutveksling internt og eksternt. I XS Office innebærer dette:- E-post: Mulighet for å sende e-post internt og eksternt samt importere e-post fra e-postprogram.
- SMS: Mulighet for å sende SMS-meldinger (Short Message Service) til ansatte, kunder og kontaktpersoner.
- Direktemeldinger: Mulighet for å sende direktemeldinger internt til ansatte, avdelinger eller alle ansatte.
3.1 Meldinger - Innboks
Introduksjon
"Meldinger - Innboks" gir oversikt over innkommende e-post sendt til deg. Du kan overføre innkommende e-post fra e-postklienten Microsoft Outlook til XS Office og koble meldingene til kunde og prosjekt. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.For informasjon om sending av e-post fra XS Office, se Meldinger - Sendte elementer.
Felter i innboks
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over innkommende e-post (Meldinger - Innboks).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
- Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
- Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
- Fra: Angir avsender av e-postmelding.
- Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
- Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
- Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
- Mottatt: Tidspunkt e-postmeldingen ble mottatt.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
- Blå nedoverpil: Lav prioritet.
Opprette og sende en e-postmelding
Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
- Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Bruk hurtigtasten for e-post. Se Innledning - Hurtigtaster.
Åpne en e-postmelding i innboksen
Klikk på emneteksten i listen for å åpne en mottatt melding.Svare på en e-postmelding
For å sende et svar (kun til avsender) på en mottatt e-postmelding, velger du "Svar" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender i til-feltet. I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.
Svar til alle
For å sende et svar til avsender og alle i til-feltet i opprinnelig melding, velger du "Svar til alle" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender og alle i til-feltet fra opprinnelig e-post i det nye til-feltet. I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.
Videresende en e-postmelding
For å videresende en mottatt melding til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...". I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post, adresseboken og mulighetene i vinduet for sending av e-post.
Overføre e-post fra Microsoft Outlook
Hvis du har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.Koble en mottatt e-post mot firma og prosjekt
Du kan enkelt koble en e-post mot firma og prosjekt når du importerer den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra innboksen. Her kan du angi firma og prosjekt og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort.Slette en e-postmelding
En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i innboksen), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.Analysere e-post
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
3.2 Meldinger - Sendte elementer
Introduksjon
"Meldinger - Sendte elementer" gir oversikt over e-postmeldinger som du har sendt. Du kan bruke XS Office til å sende e-post til dine kontakter og kunder. XS Office har også støtte for å importere mottatte og sendte meldinger fra e-postklienten Microsoft Outlook. Når du overfører e-post fra Outlook kan du koble meldingene til kunde og prosjekt i XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte for overføring av e-post.Hvis du har standard e-poster du sender ofte, kan du opprette maler for e-post (se Meldinger - Maler). Meldinger kan også lagres som kladd hvis du har opprettet en melding som ikke er klar til å sendes ennå (se Meldinger - Kladd).
Du kan opprette standard e-postsignaturer som vil tillegges nye meldinger og signaturer for svar og videresending. Se Meldinger - E-postinnstillinger for informasjon om e-postsignaturer.
Felter i "Sendte elementer"
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendt e-post (Meldinger - Sendte elementer).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
- Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
- Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
- Fra: Angir avsender av e-postmelding.
- Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
- Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
- Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
- Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
- Blå nedoverpil: Lav prioritet.
Opprette og sende en e-postmelding
Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
- Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Bruk hurtigtasten for e-post. Se Innledning - Hurtigtaster.
Åpne en e-postmelding i innboksen
Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.Vindu for ny e-post
I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:- Til: Angir mottaker(e) av e-postmeldingen. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".
- Kopi (CC): Angir mottaker(e) som skal motta en kopi av meldingen. Disse vil vises i kopi-feltet hos mottakerne. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Kopi...".
- Blindkopi (BCC): Angir evt. blindkopimottakere av e-posten. Disse vil ikke vises hos de andre mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon.
- Emne: Angir emne for e-postmeldingen.
- Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen.
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til e-postmeldingen.
- Prioritet: Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Prioriteten vil ofte vises med egen statusindikering i mottakers innboks. Se over.
- Tilgjengelighet i gruppe: Angir om e-postmeldingen skal være tilgjengelig for andre ansatte (åpen) eller privat kun for deg selv. "Åpen" er standard.
- Vedlegg: Gir deg mulighet for å vedlegge en fil fra harddisken til meldingen. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
- Lesebekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når mottakeren har åpnet meldingen. Dette krever imidlertid at mottakeren godtar å sende en slik bekreftelse eller at hennes innstillinger i e-postprogrammet tillater dette. Lesebekreftelsen vil i praksis bety at du får en e-post i retur med en bekreftelse.
- Leveringsbekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når meldingen er mottatt av mottakerens e-posttjener (SMTP-server) og akseptert. Hvis mottakerens e-posttjener er satt opp til å kunne sende bekreftelser ved korrekt leveranse til mottaker, vil du få en bekreftelsesmelding i retur som viser at meldingen er kommet fram.
- (Meldingstekst): Det store tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Hvis du benytter e-postsignaturer vil feltet være forhåndsutfylt med din meldingssignatur.
CC og BCC
CC står for "Carbon Copy" og angir såkalte sekundære mottakere av en e-postmelding (kopimottakere). Uttrykket stammer fra papirverdenen der mange kopier av samme dokument blir produsert samtidig ved å legge et spesielt ark av kullstoff (karbon) mellom originalen og arket som kopien skal havne på. Teknikken brukes ennå i dag i mange situasjoner for å lage mange samtidige kopier når man skriver for hånd. Vi kaller det ofte for "gjennomslagskopi" på norsk.BCC står for "Blind Carbon Copy" og benyttes i e-postsammenheng for å angi mottakere som ikke skal vises for hverandre. Dette kan du bruke til å sende en e-post til mange mottakere uten at hver av dem skal kunne se hvilke andre personer som har mottatt den samme meldingen.
Adresseboken
Adresseboken lar deg søke og finne frem til mottakerne av e-posten din. Du åpner adresseboken ved å klikke på knappene "Til...", "Kopi..." eller "Blindkopi...".Videresende en e-postmelding
For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...". I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.Overføre sendt e-post fra Microsoft Outlook
Hvis du har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.Koble en sendt e-post mot firma og prosjekt
Du kan enkelt koble en e-post mot firma og prosjekt før du sender den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra listen over sendte elementer. Her kan du angi firma og prosjekt og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort.Slette en e-postmelding
En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.Legge inn eller endre din e-postadresse
E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)
Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.Analysere e-post
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
- Innledning - Integrasjon i Outlook
- Min side - Min profil
- Meldinger - Innboks
- Meldinger - Kladd
- Meldinger - Maler
- Meldinger - E-postinnstillinger
- CRM - Alle firmaer
- CRM - Mottatt e-post
- CRM - Sendt e-post
- Prosjekt - Prosjektliste
- Prosjekt - Mottatt e-post
- Prosjekt - Sendt e-post
- Admin - Globale innstillinger
3.3 Meldinger - Kladd
Introduksjon
"Meldinger - Kladd" inneholder alle meldinger som er opprettet, men ikke sendt. Disse meldingene er "lagret som kladd". Når du åpner en melding som er lagret som kladd og sender den, vil den forsvinne fra "Kladd" og havne under "Sendte elementer".Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.
Felter i "Kladd"
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over e-post lagret som kladd (Meldinger - Kladd).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
- Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
- Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
- Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
- Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
- Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret.
- Størrelse: Angir størrelse for e-postmeldingen.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
- Blå nedoverpil: Lav prioritet.
Opprette og sende en e-postmelding
Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.Lagre en e-postmelding som kladd
Opprett en melding som vanlig eller åpne en eksisterende melding eller mal. Klikk på "Lagre kladd" på verktøylinjen for å lagre meldingen som en kladd.Åpne en e-postmelding
Klikk på emneteksten i listen for å åpne en eksisterende melding.Slette en e-postmelding
En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.Legge inn eller endre din e-postadresse
E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)
Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.Analysere e-post
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
3.4 Meldinger - Maler
Introduksjon
"Meldinger - Maler" lar deg opprette maler for e-postmeldinger du sender ofte. Malene kan inneholde alle feltene som inngår i en e-postmelding. Dermed kan du ha maler med forhåndsdefinerte mottakere, fast emne og tekst samt kobling mot prosjekt og firma.For å sende en melding basert på en mal, åpner du malen, gjør eventuelle endringer og sender den som vanlig. Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.
Felter i "Maler"
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over e-post lagret som kladd (Meldinger - Kladd).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
- Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
- Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
- Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
- Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
- Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret.
- Størrelse: Angir størrelse for e-postmeldingen.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
- Blå nedoverpil: Lav prioritet.
Opprette og sende en e-postmelding basert på en mal
Du åpner en tidligere lagret mal ved å klikke på emneteksten i listen over maler. I e-postvinduet gjør du eventuelle endringer i meldinger og klikker på "Send" for å sende meldingen.Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.
Lagre en e-postmelding som en mal
Opprett en melding som vanlig eller åpne en eksisterende melding eller mal. Klikk på "Lagre mal" på verktøylinjen for å lagre meldingen som en mal.Slette en e-postmal
En mal slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.Legge inn eller endre din e-postadresse
E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.Analysere e-post
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
3.5 Meldinger - E-postinnstillinger
Introduksjon
"Meldinger - E-postinnstillinger" lar deg angi e-postsignaturer for meldingene du sender. E-postsignaturer brukes for å angi en fast tekst som vil legges inn som standard i nye meldinger. Her legger man ofte inn kontaktinformasjon, slagord eller sitater.Du kan angi en signatur for nye meldinger og en annen for bruk ved svar og videresending. Mange ønsker en kortere signatur når de svarer på meldinger eller videresender meldinger.
Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.
Legge inn signatur for nye meldinger
For å legge inn signatur for nye meldinger, trykker du på knappen "Rediger" på siden Meldinger - E-postinnstillinger. I boksen med overskrift "Meldingssignatur for nye meldinger" (den øverste boksen) legger du inn den ønskede teksten. Til slutt trykker du på "Lagre" for å lagre informasjonen.Alle nye meldinger du oppretter i XS Office vil inneholde denne teksten.
Legge inn signatur for svar og videresending
For å legge inn signatur for nye meldinger, trykker du på knappen "Rediger" på siden Meldinger - E-postinnstillinger. I boksen med overskrift "Meldingssignatur for svar og videresending" (den nederste boksen) legger du inn den ønskede teksten. Til slutt trykker du på "Lagre" for å lagre informasjonen.Hver gang du velger å svare på eller videresende en melding, vil denne teksten legges til automatisk.
Opprette og sende en e-postmelding
Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.Legge inn eller endre din e-postadresse
E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)
Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.Relaterte emner
3.6 Meldinger - Sendte SMS
Introduksjon
"Meldinger - Sendte SMS" gir oversikt over SMS-meldinger som du har sendt fra XS Office. SMS står for "Short Message Service" og benyttes for å sende tekstmeldinger til mobiltelefoner. Dette er ansett som en effektiv kontaktkanal i og med at de fleste mennesker har en mobiltelefon og de fleste bærer den med seg hver dag.Du kan bruke XS Office til å sende SMS-meldinger til dine kontakter og kunder. Meldingene kan kobles mot firma, kontaktperson og prosjekt i XS Office.
Du kan legge inn en fast meldingssignatur for SMS-meldinger som du sender. Dette er en tekst som vil fremkomme som standard i alle meldinger du sender. Se Meldinger - SMS-innstillinger for informasjon om dette.
Historikk
Den første kommersielle SMS-meldingen ble sendt 3. desember 1992 fra en personlig datamaskin fra Neil Papworth i Sema Group, til Richard Jarvis i Vodafone med en Orbitel 901 mobiltelefon via Vodafones GSM-nettverk i Storbritannia. Teksten i meldinga lød "Merry Christmas" ("god jul"). Den første SMS-en skrevet på en GSM-telefon skal ha blitt sendt av Riku Pihkonen, en ingeniørstudent hos Nokia, i 1993.Kilde: Wikipedia.
Teknisk informasjon
Den maksimale størrelse på en SMS-melding er 140 bytes; enten 160 7-bits tegn, 140 8-bits tegn, eller 70 2-byte tegn for språk som kinesisk, koreansk eller japansk, hvor teksten består av et 2-bytes UTF-16 tegnsett. Dette inkluderer ikke teknisk informasjon om hvor meldingen skal sendes og annen metainformasjon.De fleste nyere mobiltelefoner tillater imidlertid at lengre meldinger kan sendes ved at mobiltelefonen deler opp meldingen og sender hver del for seg. Mottakerens mobiltelefon setter så sammen denne meldingen igjen, slik at det virker som om det bare er én større melding som er blitt sendt. Det er verdt å merke seg at denne metoden fører til at man belastes for flere sendinger – ikke bare én sending.
Kilde: Wikipedia.
Felter i "Sendte SMS"
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendte SMS-meldinger (Meldinger - Sendte SMS).- Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om SMS-meldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
- Til: Angir telefonnummer til mottaker(e) av SMS-melding.
- Innhold: Angir teksten i SMS-meldingen.
- Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til SMS-meldingen.
- Kontaktperson: Navn på eventuell kontaktperson knyttet til SMS-meldingen.
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til SMS-meldingen.
- Sendt: Tidspunkt tekstmeldingen ble sendt.
- Antall tegn: Angir antall tegn i tekstmeldingen.
Opprette og sende en SMS-melding
Du kan opprette nye tekstmeldinger på flere måter i XS Office.- Velg "Ny SMS" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte SMS.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
- Velg "SMS-melding" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Bruk hurtigtasten for SMS. Se Innledning - Hurtigtaster.
Vindu for ny SMS
I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:- Avsender: Angir ditt mobiltelefonnummer. Se Min side - Min profil for informasjon om hvordan du legger inn ditt mobilnummer.
- Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen.
- Kontaktperson: Navn på eventuell kontaktperson knyttet til SMS-meldingen. Hvis du velger en kontaktperson vil telefonnummeret automatisk legges inn.
- Telefonnummer: Angir telefonnummeret som meldingen skal sendes til. Dette vil automatisk legges inn hvis du velger en kontaktperson med mobilnummer registrert. Du kan sende til mange mottakere samtidig ved å skille telefonnumrene med komma (for eksempel 12345678,87654321).
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til SMS-meldingen.
- Antall tegn: Angir fortløpende antall tegn i hver melding mens du skriver.
- Antall SMS-meldinger: Angir fortløpende antall SMS-meldinger som vil produseres basert på teksten du har skrevet. Lange SMS-meldinger deles automatisk opp i flere meldinger ved sending. Se "Teknisk informasjon" over.
- (Innhold): Tekstfelt for å skrive selve tekstmeldingen.
Taksering av meldinger
SMS-meldinger fra XS Office er basert på mobiltelefonleverandørenes egne tjenester for sending av SMS via Internett. De fleste leverandørene har en tjeneste på sine websider der du kan sende en SMS når du er logget inn (typisk under "Min side" eller lignende). XS Office benytter den samme teknikken for å sende SMS. Dette betyr at SMSene du sender fra XS Office automatisk belastes mobiltelefonabonnementet som er knyttet til ditt mobiltelefonnummer. Du betaler ingenting ekstra for å sende SMS fra XS Office. Det vil takseres på samme måte som om du hadde sendt meldingen fra din leverandørs webside. For å kunne bruke denne tjenesten må du ha skaffet deg et innloggingspassord. Ta kontakt med din mobilleverandør for å få dette.Hvis du har problemer med sending av SMS fra XS Office, kan det lønne seg å prøve å sende via din leverandørs websider for å sjekke at innlogging er OK.
Støttede mobiltelefonleverandører
XS Office støtter per i dag mobiltelefonabonnementer fra Telenor, NetCom og Ventelo. Bruk mot NetCom krever en spesiell installasjonsrutine (se under).Ta kontakt med oss hvis du har abonnement hos en annen leverandør og ønsker å sende SMS fra XS Office.
Installasjonsveiledning for NetCom
Bruk mot NetCom krever at du utfører en spesiell installasjonsrutine på én av dine PCer (krever Windows). Denne rutinen må du kun gjøre én gang fra én PC, og du kan hvis ønskelig slette det installerte programmet etterpå.- Last ned og installer programmet "pcSMS Selvstendig" fra nettsidene til NetCom.
- Start programmet og gjennomfør programmets registreringsveiviser (du vil motta en aktiveringskode via SMS).
- Prøv å sende en SMS-melding til deg selv via dette programmet.
- Åpne Microsoft Outlook og velg knappen "Innstillinger" fra XS Office Outlook Plugin.
- Trykk på knappen "NetCOM-ID".
- Merk koden i dialogboksen som kommer frem og kopier den til utklipsstavlen (hurtigtast Ctrl+C).
- Lim inn koden du kopierte i forrige steg i feltet "Passord" på siden Meldinger - SMS-innstillinger.
- Prøv å sende en SMS-melding til deg selv fra XS Office ved å velge "SMS-melding" fra "Ny"-menyen oppe til høyre i XS Office.
Angi innstillinger for mobilleverandør og passord
Se Meldinger - SMS-innstillinger for å registrere detaljene for ditt mobilabonnement.Angi signatur for SMS-meldinger
Se Meldinger - SMS-innstillinger for å legge inn en standardtekst for SMS.Legge inn eller endre ditt mobiltelefonnummer
Mobiltelefonnummeret ditt registrerer du under Min side - Min profil.Analysere meldinger
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
3.7 Meldinger - SMS-innstillinger
Introduksjon
"Meldinger - SMS-innstillinger" lar deg angi din mobilleverandør, mobilnummer for SMS-sending og passord samt en meldingssignatur for meldingene du sender fra XS Office. SMS-signaturen brukes for å angi en fast tekst som vil legges inn som standard i nye meldinger. Her kan du for eksempel legge inn ditt navn og firmaet du representerer.Se for øvrig Meldinger - Sendte SMS for informasjon om hvordan du oppretter og sender en tekstmelding.
Innstillinger for mobilleverandør, mobilnummer og passord
Du velger din mobilleverandør i rullegardinmenyen "Tjenesteleverandør". Avsendernummer angir du i feltet "Mobiltelefonnummer" og passordet ditt i feltet "Passord". Ta kontakt med din mobilleverandør for å få dette. Du vil typisk få tilsendt et passord via SMS.Hvis du vil bruke tjenesten mot et NetCom-abonnement, se installasjonsveiledning for NetCom.
Ta kontakt med oss hvis du har abonnement hos en leverandør som ikke finnes i listen over tjenesteleverandører.
Hvis du har problemer med sending av SMS fra XS Office, kan det lønne seg å prøve å sende via din leverandørs websider for å sjekke at innloggingsdetaljene er korrekte.
Bruke felles mobilnummer ved sending av SMS
Du kan selv velge hvilket mobilnummer som SMSer skal sendes fra. Dette gjør at organisasjonen hvis ønskelig kan ha et felles nummer for sending av SMS uavhengig av hvilken ansatt som sender dem. For å få til dette, legger alle ansatte inn samme informasjon i feltene "Tjenesteleverandør", "Mobiltelefonnummer" og "Passord".Bruke eget mobilnummer ved sending av SMS
For å sette inn ditt eget mobilnummer som angitt under Min side - Min profil, klikk på linken "Hent" ved feltet for mobiltelefonnummer. Velg så knappen "Lagre" for å lagre innstillingene.Legge inn signatur for tekstmeldinger
For å legge inn signatur for SMS-meldinger, angir du ønsket tekst i feltet "Meldingssignatur".Alle nye meldinger du oppretter i XS Office vil som standard inneholde denne teksten.
Opprette og sende en SMS-melding
Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om hvordan du oppretter og sender tekstmeldinger.Taksering av meldinger
Se Meldinger - Sendte SMS.Støttede mobiltelefonleverandører
Se Meldinger - Sendte SMS.Relaterte emner
3.8 Meldinger - Direktemeldinger inn
Introduksjon
"Meldinger - Direktemeldinger inn" gir oversikt over direktemeldinger du har mottatt i XS Office. Direktemeldingene i XS Office (ofte kalt "lynmeldinger" eller "instant messages") lar deg sende korte meldinger til en kollega, alle i en bestemt avdeling eller alle ansatte. En direktemelding i XS Office kan inneholde maksimalt 4000 tegn. XS Office lar deg også ha oversikt over hvilke mottakere som har lest meldingen samt når de leste den. Dermed kan du ha en god oversikt over om meldingene blir lest av mottakerne. Dette kan ofte være et problem med e-postmeldinger.For informasjon om sending av direktemeldinger i XS Office, se Meldinger - Direktemeldinger ut.
Felter i liste over mottatte direktemeldinger
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over mottatte direktemeldinger (Meldinger - Direktemeldinger inn).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se under.
- Mottakergruppe (konvolutt): Angir om meldingen er sendt til en bestemt ansatt, en avdeling eller alle. Se under.
- Fra: Angir avsender av direktemelding.
- Innholdstekst: Starten på innholdsteksten for direktemeldingen. Uleste meldinger vil vises med uthevet tekst. Klikk for å vise melding.
- Mottatt: Tidspunkt direktemeldingen ble mottatt.
- Lest: Tidspunkt direktemeldingen ble markert som lest.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
Mottakergrupper
Direktemeldinger kan sendes til ulike mottakergrupper:- Mann med blå dress: Meldingen er sendt til en enkelt ansatt.
- Flytskjemasymbol: Meldingen er sendt til alle ansatte i en bestemt avdeling.
- Jordklode: Meldingen er sendt til alle ansatte.
Varsling for mottatte direktemeldinger
I topplinjen (øverst i hovedvinduet) i XS Office finnes det en informasjonsboks som indikerer antall uleste meldinger. Se Innledning - Hovedvinduet. Dette indikeres som "X uleste direktemeldinger". Du kan klikke på denne teksten for å komme til liste over mottatte direktemeldinger. Denne informasjonsboksen vil oppdateres automatisk så lenge du er innlogget i XS Office.Hvis denne informasjonsboksen ikke er synlig, kan du aktivere den fra Min side - Mine innstillinger. Innstillingen heter "Vis meldinger i topplinje".
Opprette og sende en direktemelding
Se Meldinger - Direktemeldinger ut.Åpne en direktemelding
Klikk på innholdsteksten i listen for å åpne en mottatt melding.Svare på en direktemelding
For å sende et svar (kun til avsender) på en mottatt direktemelding, velger du "Svar" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu med avsenderen som valgt bruker.Se forøvrig Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om sending av direktemelding og mulighetene i vinduet for sending av direktemelding.
Videresende en direktemelding
For å videresende en mottatt melding til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her velge ansatt, avdeling eller alle på vanlig måte.Se forøvrig Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om sending av direktemelding og mulighetene i vinduet for sending av direktemelding.
Markere en mottatt melding som lest/ulest
Når du har lest en mottatt melding, bør du klikke på knappen "Lest" på verktøylinjen i vinduet for direktemelding. Dette gjør at avsender kan se at du har lest meldingen. Hvis du av en eller annen grunn ønsker å fjerne indikeringen for at du har lest meldingen kan du klikke på "Ulest" på verktøylinjen.Slette en direktemelding
En direktemelding slettes ved å åpne vinduet for direktemelding (klikk på innholdstekst), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.Analysere direktemeldinger
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
3.9 Meldinger - Direktemeldinger ut
Introduksjon
"Meldinger - Direktemeldinger ut" gir oversikt over direktemeldinger som du har sendt. Direktemeldingene i XS Office (ofte kalt "lynmeldinger" eller "instant messages") lar deg sende korte meldinger til en kollega, alle i en bestemt avdeling eller alle ansatte. En direktemelding i XS Office kan inneholde maksimalt 4000 tegn. XS Office lar deg også ha oversikt over hvilke mottakere som har lest meldingen samt når de leste den. Dermed kan du ha en god oversikt over om meldingene blir lest av mottakerne. Dette kan ofte være et problem med e-postmeldinger.Se Meldinger - Direktemeldinger inn for informasjon om mottatte direktemeldinger.
Felter i "Direktemeldinger ut"
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendte direktemeldinger (Meldinger - Direktemeldinger ut).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se under.
- Mottakergruppe (konvolutt): Angir om meldingen er sendt til en bestemt ansatt, en avdeling eller alle. Se under.
- Til: Angir mottaker(e) av direktemelding (navn på ansatt, navn på avdeling eller "Alle").
- Innholdstekst: Starten på innholdsteksten for direktemeldingen. Klikk for å vise melding.
- Sendt: Tidspunkt direktemeldingen ble sendt.
- Lest: Tidspunkt direktemeldingen ble markert som lest. Ved flere mottakere vil dette indikeres som "x av y" der x angir hvor mange som har lest meldingen og y angir hvor mange som mottok meldingen. Klikk for å vise en detaljert oversikt over hvem som har lest meldingen og når de gjorde det.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
Mottakergrupper
Direktemeldinger kan sendes til ulike mottakergrupper:- Mann med blå dress: Meldingen er sendt til en enkelt ansatt.
- Flytskjemasymbol: Meldingen er sendt til alle ansatte i en bestemt avdeling.
- Jordklode: Meldingen er sendt til alle ansatte.
Varsling for mottatte direktemeldinger
Se Meldinger - Direktemeldinger inn.Opprette og sende en direktemelding
Du kan opprette nye direktemeldinger på flere måter i XS Office.- Velg "Ny direktemelding" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Direktemeldinger ut.
- Velg "Ny direktemelding" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Direktemeldinger inn.
- Velg "Direktemelding" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Bruk hurtigtasten for direktemelding. Se Innledning - Hurtigtaster.
Åpne en direktemelding i listen
Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.Vindu for ny direktemelding
I vinduet for skriving av direktemelding har du følgende informasjonsfelter og muligheter:- Gruppe: Angir mottakergruppe for meldingen. Kan være bruker, avdeling eller alle.
- Prioritet: Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se over.
- Bruker/Avdeling: Angir hvem som skal motta meldingen. Vil avhenge av valgt mottakergruppe. Feltet vil ikke vises hvis mottakergruppe "Alle" er valgt.
- (Meldingstekst): Tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Feltet kan inneholde inntil 4000 tegn.
Videresende en direktemelding
For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her velge ansatt, avdeling eller alle på vanlig måte.I tillegg vil meldingsteksten i meldingen være den samme som i den opprinnelige meldingen.
