3 Meldinger
Innhold
Innledning
"Meldinger" inneholder funksjonalitet rundt meldingsutveksling internt og eksternt. I XS Office innebærer dette:- E-post: Mulighet for å sende e-post internt og eksternt samt importere e-post fra e-postprogram.
- SMS: Mulighet for å sende SMS-meldinger (Short Message Service) til ansatte, kunder og kontaktpersoner.
- Direktemeldinger: Mulighet for å sende direktemeldinger internt til ansatte, avdelinger eller alle ansatte.
3.1 Meldinger - Innboks
Introduksjon
"Meldinger - Innboks" gir oversikt over innkommende e-post sendt til deg. Du kan overføre innkommende e-post fra e-postklientene Microsoft Outlook og Mozilla Thunderbird til XS Office og koble meldingene til kunde, prosjekt og sak. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.For informasjon om sending av e-post fra XS Office, se Meldinger - Sendte elementer.
Felter i innboks
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over innkommende e-post (Meldinger - Innboks).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
- Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
- Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
- Fra: Angir avsender av e-postmelding.
- Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
- Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
- Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne firmakort.
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne prosjektkort.
- Mottatt: Tidspunkt e-postmeldingen ble mottatt.
- Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.
Meldingsstørrelse
Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).- 1 kb = 1024 byte.
- 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.
- Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
- Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
- Hvis ikke benyttes b.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
- Blå nedoverpil: Lav prioritet.
Opprette og sende en e-postmelding
Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
- Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Bruk hurtigtasten for e-post. Se Innledning - Hurtigtaster.
Åpne en e-postmelding i innboksen
Klikk på emneteksten i listen for å åpne en mottatt melding.Svare på en e-postmelding
For å sende et svar (kun til avsender) på en mottatt e-postmelding, velger du "Svar" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender i til-feltet.I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.
Hvis meldingen du svarer på er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----". Hvis meldingen du svarer på er i HTML-format, vil opprinnelig melding være fjernet og erstattet med teksten "(html-innhold fjernet)" under linjen "-----Opprinnelig melding-----".
Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.
Svar til alle
For å sende et svar til avsender og alle i til-feltet i opprinnelig melding, velger du "Svar til alle" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender og alle i til-feltet fra opprinnelig e-post i det nye til-feltet.Merk at dine egne e-postadresser, det vil si dem som er tilgjengelig i listen for fra-feltet, fjernes fra til-feltet når du benytter funksjonen "Svar til alle".
I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.
Hvis meldingen du svarer på er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----". Hvis meldingen du svarer på er i HTML-format, vil opprinnelig melding være fjernet og erstattet med teksten "(html-innhold fjernet)" under linjen "-----Opprinnelig melding-----".
Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.
Videresende en e-postmelding
For å videresende en mottatt melding til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.
Hvis meldingen du videresender er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----" og du kan fritt redigere meldingen før du eventuelt sender den. Hvis meldingen du videresender er i HTML-format, vil opprinnelig melding ligge intakt, men du kan ikke redigere denne før sending.
For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.
Overføre e-post fra Microsoft Outlook
Hvis du bruker Microsoft Outlook og har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.Overføre e-post fra Mozilla Thunderbird
Hvis du bruker Mozilla Thunderbird og har installert utvidelsen XS Office Thunderbird Extension, har du muligheten til å overføre e-post fra Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for informasjon om fremgangsmåten for dette.Koble en mottatt e-post mot firma, prosjekt og sak
Du kan enkelt koble en e-post mot firma, prosjekt og sak når du importerer den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra innboksen. Her kan du angi firma, prosjekt og sak og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort samt eventuelt på fanekortet "E-post" for valgt sak.Slette en e-postmelding
En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i innboksen), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen. Denne operasjonen vil slette selve meldingen samt eventuelle vedlegg knyttet til meldingen.Analysere e-post
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
- Innledning - Integrasjon i Outlook
- Innledning - Integrasjon i Thunderbird
- Meldinger - Sendte elementer
- Meldinger - Kladd
- Meldinger - Maler
- Meldinger - E-postinnstillinger
- CRM - Alle firmaer
- CRM - Mottatt e-post
- CRM - Sendt e-post
- CRM - Saker
- Prosjekt - Prosjektliste
- Prosjekt - Mottatt e-post
- Prosjekt - Sendt e-post
3.2 Meldinger - Sendte elementer
Introduksjon
"Meldinger - Sendte elementer" gir oversikt over e-postmeldinger som du har sendt. Du kan bruke XS Office til å sende e-post til dine kontakter og kunder. XS Office har også støtte for å importere mottatte og sendte meldinger fra e-postklientene Microsoft Outlook og Mozilla Thunderbird. Når du overfører e-post fra Outlook/Thunderbird kan du koble meldingene til kunde, prosjekt og sak i XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte for overføring av e-post.Hvis du har standard e-poster du sender ofte, kan du opprette maler for e-post (se Meldinger - Maler). Meldinger kan også lagres som kladd hvis du har opprettet en melding som ikke er klar til å sendes ennå (se Meldinger - Kladd).
Du kan opprette standard e-postsignaturer som vil tillegges nye meldinger og signaturer for svar og videresending. Se Meldinger - E-postinnstillinger for informasjon om e-postsignaturer.
Felter i "Sendte elementer"
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendt e-post (Meldinger - Sendte elementer).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
- Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
- Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
- Fra: Angir avsender av e-postmelding.
- Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
- Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
- Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
- Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
- Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.
Meldingsstørrelse
Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).- 1 kb = 1024 byte.
- 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.
- Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
- Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
- Hvis ikke benyttes b.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
- Blå nedoverpil: Lav prioritet.
Opprette og sende en e-postmelding
Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
- Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
- Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Bruk hurtigtasten for e-post. Se Innledning - Hurtigtaster.
Åpne en e-postmelding i innboksen
Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.Vindu for ny e-post
I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:- Fra: Angir avsender av e-postmeldingen. Listen over tilgjengelige avsenderadresser er basert på:
- "E-post 1" fra Min side - Min profil.
- "E-post 2" fra Min side - Min profil.
- "Felles e-postadresser" fra seksjon "E-post og varsling" under Admin - Globale innstillinger.
- Spesielle e-postadresser for tilbud, salgsordrer, faktura og kreditnota fra seksjon "Handel" under Admin - Globale innstillinger. Merk at disse adressene kun vil listes når du sender henholdsvis tilbud, salgsordrer, faktura og kreditnota.
- Til: Angir mottaker(e) av e-postmeldingen. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".
- Kopi (CC): Angir mottaker(e) som skal motta en kopi av meldingen. Disse vil vises i kopi-feltet hos mottakerne. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Kopi...".
- Blindkopi (BCC): Angir evt. blindkopimottakere av e-posten. Disse vil ikke vises hos de andre mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon. For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Blindkopi...".
- Emne: Angir emne for e-postmeldingen.
- Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen.
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til e-postmeldingen.
- Sak: Navn på eventuell sak skal knyttes til e-postmeldingen. Meldingen vil da i ettertid fremkomme i fanekortet "E-post" i valgt sak.
- Prioritet: Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Prioriteten vil ofte vises med egen statusindikering i mottakers innboks. Se over.
- Tilgjengelighet i gruppe: Angir om e-postmeldingen skal være tilgjengelig for andre ansatte (åpen) eller privat kun for deg selv. "Åpen" er standard.
- Vedlegg: Gir deg mulighet for å vedlegge en fil fra harddisken til meldingen. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil. Hvis du ønsker å legge til flere vedlegg i samme e-postmelding, kan du klikke på plussikonet eller på knappen "Vedlegg" på verktøylinjen. Da vil du få frem flere vedleggsfelter i vinduet og kan legge til flere vedlegg på vanlig måte.
- Lesebekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når mottakeren har åpnet meldingen. Dette krever imidlertid at mottakeren godtar å sende en slik bekreftelse eller at hennes innstillinger i e-postprogrammet tillater dette. Lesebekreftelsen vil i praksis bety at du får en e-post i retur med en bekreftelse.
- Leveringsbekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når meldingen er mottatt av mottakerens e-posttjener (SMTP-server) og akseptert. Hvis mottakerens e-posttjener er satt opp til å kunne sende bekreftelser ved korrekt leveranse til mottaker, vil du få en bekreftelsesmelding i retur som viser at meldingen er kommet fram.
- (Meldingstekst): Det store tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Hvis du benytter e-postsignaturer vil feltet være forhåndsutfylt med din meldingssignatur.
CC og BCC
CC står for "Carbon Copy" og angir såkalte sekundære mottakere av en e-postmelding (kopimottakere). Uttrykket stammer fra papirverdenen der mange kopier av samme dokument blir produsert samtidig ved å legge et spesielt ark av kullstoff (karbon) mellom originalen og arket som kopien skal havne på. Teknikken brukes ennå i dag i mange situasjoner for å lage mange samtidige kopier når man skriver for hånd. Vi kaller det ofte for "gjennomslagskopi" på norsk.BCC står for "Blind Carbon Copy" og benyttes i e-postsammenheng for å angi mottakere som ikke skal vises for hverandre. Dette kan du bruke til å sende en e-post til mange mottakere uten at hver av dem skal kunne se hvilke andre personer som har mottatt den samme meldingen.
Adresseboken
Adresseboken lar deg søke og finne frem til mottakere av e-post og SMS-meldinger. Du åpner adresseboken fra e-postvinduet ved å klikke på knappene "Til...", "Kopi..." eller "Blindkopi...". Fra SMS-vinduet velger du valget "Adressebok" i verktøylinjen for å åpne adresseboken.Alternativer for søk
Du søker i adresseboken ved å skrive inn et søkeord og velge "Søk". Søket vil returnere inntil 100 oppføringer innenfor dine søkekriterier. Du kan velge å søke basert på følgende alternativer:- Søk kun i navn: Søker kun etter navn for oppføringer.
- Søk kun i e-post: Søker kun i e-postadressene for oppføringene.
- Søk i flere felter: Søker i flere felt avhengig av oppføringstype. Se under.
Velge fra søkeresultatet
Etter at du har utført et søk, kan du velge de mottakerne du ønsker ved å dobbelklikke på dem. Hvis valgt e-postadresse/telefonnummer ikke allerede er valgt fra før, vil de fremkomme i tekstboksen under "Valgte oppføringer". I adresseboken for e-post kan du legge adressene til tre ulike bokser (Til/Kopi/Blindkopi). Klikk på sirkelen til venstre for ønsket boks for å velge hvilken boks dobbelklikkede oppføringer skal legges inn i. Alternativt kan du velge flere ved å enkeltklikke de du ønsker og så klikke på knappen til venstre for listen over valgte oppføringer (knappen markert med "Til ->", "Kopi ->" eller "Blindkopi ->").Du kan fjerne alle valgte oppføringer ved å klikke på knappen merket "x" til høyre for ønsket resultatboks.
Hvis du vil velge mange mottakere, kan du benytte knappene til høyre for overskriften "Søkeresultater". Her finnes funksjoner for å markere alle oppføringer, fjerne merking samt invertere/snu merking.
Sette inn valgte oppføringer i meldingen
Du setter inn valgte mottakere i meldingen ved å velge "Sett inn" på verktøylinjen i adresseboken.Kategorier for søk
I adresseboken kan du søke etter mottakere i inntil fem kategorier:- Kontaktpersoner: Søker i aktive kontaktpersoner som ikke er markert som private.
- Firmaoppføringer: Søker i aktive firmaoppføringer som ikke er markert som private. Ikke tilgjengelig for SMS.
- Ansatte: Søker i aktive ansatte.
- Ledetråder: Søker i ledetråder.
- Distribusjonslister: Søker i distribusjonslister. Ikke tilgjengelig for SMS.
"Søk i flere felter" for kontaktpersoner
Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for kontaktpersoner:- Fornavn
- Mellomnavn
- Etternavn
- Fullt navn med mellomnavn
- Fullt navn uten mellomnavn
- Firmanavn
- Tittel
- Stillingstittel
- Yrke
- Avdeling
- Webside
- E-postadresse 1 og 2
- Mobiltelefon 1 og 2
- Telefon arbeid 1 og 2
- Telefon hjemme 1 og 2
- Telefaks 1 og 2
- Adresse
- Notat
"Søk i flere felter" for firmaoppføringer
Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for firmaoppføringer:- Firmanavn
- Firma-ID
- Kunde-ID
- Leverandør-ID
- E-postadresse
- Telefonnummer
- Telefaksnummer
- Webside
- Organisasjonsnummer/Fødselsnummer
- Postadresse
- Postadresse, postnummer
- Postadresse, poststed
- Postadresse, region
- Besøksadresse
- Besøksadresse, postnummer
- Besøksadresse, poststed
- Besøksadresse, region
- Fakturaadresse
- Fakturaadresse, postnummer
- Fakturaadresse, poststed
- Fakturaadresse, region
- Notat
"Søk i flere felter" for ansatte
Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for ansatte:- Fornavn
- Mellomnavn
- Etternavn
- Fullt navn med mellomnavn
- Fullt navn uten mellomnavn
- Tittel
- Stillingstittel
- Yrke
- Avdeling
- Webside
- E-postadresse 1 og 2
- Mobiltelefon 1 og 2
- Telefon arbeid 1 og 2
- Telefon hjemme 1 og 2
- Telefaks 1 og 2
- Adresse
- Notat
"Søk i flere felter" for ledetråder
Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for ledetråder:- Firmanavn
- Emne
- Fornavn for kontaktperson
- Etternavn for kontaktperson
- Fullt navn for kontaktperson
- Tittel / stilling for kontaktperson
- Webside
- Organisasjonsnummer
- Telefon
- Telefaks
- E-postadresse for kontaktperson
- Mobiltelefon for kontaktperson
- Telefon for kontaktperson
- Postadresse
- Postadresse, postnummer
- Postadresse, poststed
- Postadresse, region
- Besøksadresse
- Besøksadresse, postnummer
- Besøksadresse, poststed
- Besøksadresse, region
- Notat
"Søk i flere felter" for distribusjonslister
Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for distribusjonslister:- Navn på distribusjonsliste
- E-postadresse for medlemmer i distribusjonsliste
- Notat for distribusjonsliste
Spesialsøk med nøkkelord
Du har mulighet til å begrense søket til å kun søke i spesialfelter ved å starte søkeordet med et spesielt nøkkelord etterfulgt av et kolon. Dette gjør at du enkelt kan søke for eksempel etter firmaer tilhørende en angitt bransje, kategori eller salgsregion. Du kan med dette også søke basert på postnummer eller landskode.Eksempler:
- trade:elektro Søker etter firmaer og/eller ledetråder med bransjenavn som inneholder "elektro" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
- cat:offentlig Søker etter firmaer med kategorinavn som inneholder "offentlig" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
- reg:nord Søker etter firmaer og/eller ansatte tilhørende salgsregion som inneholder "nord" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
- resp:ola nordmann Søker etter firmaer og/eller ledetråder med kundeansvarlig som har navn som inneholder "ola nordmann" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
- dep:salg Søker etter ansatte tilhørende avdeling med navn som inneholder "salg".
- loc:oslo Søker etter ansatte tilhørende avdelingskontor med navn som inneholder "oslo".
- com:stat Søker etter kontaktpersoner tilhørende firmaer med navn som inneholder "stat".
- postnr:500 Søker etter firmaer og/eller ledetråder med postnummer som inneholder "500" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
- land:se Søker etter firmaer og/eller ledetråder med landskode som inneholder "se" (Sverige) samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
- prj:olje Søker etter kontaktpersoner og ansatte som er deltakere i prosjekter med navn eller prosjektkode som inneholder teksten "olje".
Oversikt over nøkkelord for spesialsøk
- Bransje: Et av følgende prefiks: "trade:" eller "bransje:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder.
- Firmakategori: Et av følgende prefiks: "category:", "cat:", "kategori:" eller "kat:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer og kontaktpersoner.
- Salgsregion: Et av følgende prefiks: "region:" eller "reg:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ansatte.
- Ansvarlig: Et av følgende prefiks: "responsible:", "resp:", "ansvarlig:" eller "ansv:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder.
- Avdeling: Et av følgende prefiks: "department:", "dep:", "avdeling:" eller "avd:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for ansatte.
- Avdelingskontor: Et av følgende prefiks: "location:", "loc:", "lokasjon:" eller "lok:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for ansatte.
- Firma: Et av følgende prefiks: "company:", "com:" eller "firma:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for kontaktpersoner.
- Postnummer: Et av følgende prefiks: "postnr:", "pn:" eller "pc:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder. Dette søket vil søke i besøksadresse, postadresse og fakturaadresse.
- Land: Et av følgende prefiks: "land:" eller "country:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder. Dette søket vil søke i besøksadresse, postadresse og fakturaadresse. For oversikt over landskoder, se Diverse - Verdens land.
- Prosjekt: Et av følgende prefiks: "prj:", "project:" eller "prosjekt:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for kontaktpersoner og ansatte. Dette søket vil søke i feltene for prosjektnavn og prosjektkode.
Videresende en e-postmelding
For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...". I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.Overføre sendt e-post fra Microsoft Outlook
Hvis du bruker Microsoft Outlook og har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.Overføre sendt e-post fra Mozilla Thunderbird
Hvis du bruker Mozilla Thunderbird og har installert utvidelsen XS Office Thunderbird Extension, har du muligheten til å overføre e-post fra Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for informasjon om fremgangsmåten for dette.Koble en sendt e-post mot firma og prosjekt
Du kan enkelt koble en e-post mot firma og prosjekt før du sender den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra listen over sendte elementer. Her kan du angi firma og prosjekt og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort.Legge til flere vedlegg
Hvis du ønsker å legge til flere vedlegg i samme e-postmelding, kan du klikke på plussikonet til venstre for vedleggsfeltet eller på knappen "Vedlegg" på verktøylinjen. Da vil du få frem flere vedleggsfelter i vinduet og kan legge til flere vedlegg på vanlig måte.Slette en e-postmelding
En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.Legge inn eller endre din e-postadresse
E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)
Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.Analysere e-post
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
- Innledning - Integrasjon i Outlook
- Innledning - Integrasjon i Thunderbird
- Min side - Min profil
- Meldinger - Innboks
- Meldinger - Kladd
- Meldinger - Maler
- Meldinger - E-postinnstillinger
- CRM - Alle firmaer
- CRM - Mottatt e-post
- CRM - Sendt e-post
- Prosjekt - Prosjektliste
- Prosjekt - Mottatt e-post
- Prosjekt - Sendt e-post
- Admin - Globale innstillinger
3.3 Meldinger - Kladd
Introduksjon
"Meldinger - Kladd" inneholder alle meldinger som er opprettet, men ikke sendt. Disse meldingene er "lagret som kladd". Når du åpner en melding som er lagret som kladd og sender den, vil den forsvinne fra "Kladd" og havne under "Sendte elementer".Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.
Felter i "Kladd"
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over e-post lagret som kladd (Meldinger - Kladd).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
- Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
- Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
- Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
- Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
- Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne firmakort.
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne prosjektkort.
- Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret.
- Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
- Blå nedoverpil: Lav prioritet.
Opprette og sende en e-postmelding
Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.Lagre en e-postmelding som kladd
Opprett en melding som vanlig eller åpne en eksisterende melding eller mal. Klikk på "Lagre kladd" på verktøylinjen for å lagre meldingen som en kladd.Åpne en e-postmelding
Klikk på emneteksten i listen for å åpne en eksisterende melding.Slette en e-postmelding
En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.Legge inn eller endre din e-postadresse
E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)
Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.Analysere e-post
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
3.4 Meldinger - Maler
Introduksjon
"Meldinger - Maler" lar deg opprette maler for e-postmeldinger du sender ofte. Malene kan inneholde alle feltene som inngår i en e-postmelding. Dermed kan du ha maler med forhåndsdefinerte mottakere, fast emne og tekst samt kobling mot prosjekt og firma.For å sende en melding basert på en mal, åpner du malen, gjør eventuelle endringer og sender den som vanlig. Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.
Felter i "Maler"
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over e-post lagret som kladd (Meldinger - Kladd).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
- Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
- Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
- Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
- Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
- Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne firmakort.
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne prosjektkort.
- Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret.
- Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.
Meldingsstørrelse
Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).- 1 kb = 1024 byte.
- 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.
- Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
- Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
- Hvis ikke benyttes b.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
- Blå nedoverpil: Lav prioritet.
Opprette og sende en e-postmelding basert på en mal
Du åpner en tidligere lagret mal ved å klikke på emneteksten i listen over maler. I e-postvinduet gjør du eventuelle endringer i meldinger og klikker på "Send" for å sende meldingen.Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.
Lagre en e-postmelding som en mal
Opprett en melding som vanlig eller åpne en eksisterende melding eller mal. Klikk på "Lagre mal" på verktøylinjen for å lagre meldingen som en mal.Slette en e-postmal
En mal slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.Legge inn eller endre din e-postadresse
E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.Analysere e-post
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
3.5 Meldinger - E-postinnstillinger
Introduksjon
"Meldinger - E-postinnstillinger" lar deg angi e-postsignaturer for meldingene du sender. E-postsignaturer brukes for å angi en fast tekst som vil legges inn som standard i nye meldinger. Her legger man ofte inn kontaktinformasjon, slagord eller sitater.Du kan angi en signatur for nye meldinger og en annen for bruk ved svar og videresending. Mange ønsker en kortere signatur når de svarer på meldinger eller videresender meldinger.
Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.
Legge inn signatur for nye meldinger
For å legge inn signatur for nye meldinger, trykker du på knappen "Rediger" på siden Meldinger - E-postinnstillinger. I boksen med overskrift "Meldingssignatur for nye meldinger" (den øverste boksen) legger du inn den ønskede teksten. Til slutt trykker du på "Lagre" for å lagre informasjonen.Alle nye meldinger du oppretter i XS Office vil inneholde denne teksten.
Legge inn signatur for svar og videresending
For å legge inn signatur for nye meldinger, trykker du på knappen "Rediger" på siden Meldinger - E-postinnstillinger. I boksen med overskrift "Meldingssignatur for svar og videresending" (den nederste boksen) legger du inn den ønskede teksten. Til slutt trykker du på "Lagre" for å lagre informasjonen.Hver gang du velger å svare på eller videresende en melding, vil denne teksten legges til automatisk.
Opprette og sende en e-postmelding
Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.Legge inn eller endre din e-postadresse
E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)
Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.Relaterte emner
3.6 Meldinger - Sendte SMS
Introduksjon
"Meldinger - Sendte SMS" gir oversikt over SMS-meldinger som du har sendt fra XS Office. SMS står for "Short Message Service" og benyttes for å sende tekstmeldinger til mobiltelefoner. Dette er ansett som en effektiv kontaktkanal i og med at de fleste mennesker har en mobiltelefon og de fleste bærer den med seg hver dag.Du kan bruke XS Office til å sende SMS-meldinger til dine kontakter og kunder. Meldingene kan kobles mot firma, kontaktperson og prosjekt i XS Office.
Du kan legge inn en fast meldingssignatur for SMS-meldinger som du sender. Dette er en tekst som vil fremkomme som standard i alle meldinger du sender. Se Meldinger - SMS-innstillinger for informasjon om dette.
Historikk
Den første kommersielle SMS-meldingen ble sendt 3. desember 1992 fra en personlig datamaskin fra Neil Papworth i Sema Group, til Richard Jarvis i Vodafone med en Orbitel 901 mobiltelefon via Vodafones GSM-nettverk i Storbritannia. Teksten i meldinga lød "Merry Christmas" ("god jul"). Den første SMS-en skrevet på en GSM-telefon skal ha blitt sendt av Riku Pihkonen, en ingeniørstudent hos Nokia, i 1993.Kilde: Wikipedia.
Teknisk informasjon
Den maksimale størrelse på en SMS-melding er 140 bytes; enten 160 7-bits tegn, 140 8-bits tegn, eller 70 2-byte tegn for språk som kinesisk, koreansk eller japansk, hvor teksten består av et 2-bytes UTF-16 tegnsett. Dette inkluderer ikke teknisk informasjon om hvor meldingen skal sendes og annen metainformasjon.De fleste nyere mobiltelefoner tillater imidlertid at lengre meldinger kan sendes ved at mobiltelefonen deler opp meldingen og sender hver del for seg. Mottakerens mobiltelefon setter så sammen denne meldingen igjen, slik at det virker som om det bare er én større melding som er blitt sendt. Det er verdt å merke seg at denne metoden fører til at man belastes for flere sendinger – ikke bare én sending.
Kilde: Wikipedia.
Felter i "Sendte SMS"
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendte SMS-meldinger (Meldinger - Sendte SMS).- Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om SMS-meldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
- Til: Angir telefonnummer til mottaker(e) av SMS-melding.
- Innhold: Angir teksten i SMS-meldingen.
- Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til SMS-meldingen.
- Kontaktperson: Navn på eventuell kontaktperson knyttet til SMS-meldingen.
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til SMS-meldingen.
- Sendt: Tidspunkt tekstmeldingen ble sendt.
- Antall tegn: Angir antall tegn i tekstmeldingen.
Opprette og sende en SMS-melding
Du kan opprette nye tekstmeldinger på flere måter i XS Office.- Velg "Ny SMS" eller "Ny privat SMS" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte SMS. Hvis du velger en privat SMS, vil du kunne knytte meldingen til firma og kontaktperson fra ditt private kontaktregister i XS Office.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
- Velg "SMS-melding" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Bruk hurtigtasten for SMS. Se Innledning - Hurtigtaster.
Vindu for ny SMS
I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:- Avsender: Angir ditt mobiltelefonnummer. Se Min side - Min profil for informasjon om hvordan du legger inn ditt mobilnummer.
- Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen. For å velge fra private kontakter, må du velge å opprette en privat SMS.
- Kontaktperson: Navn på eventuell kontaktperson knyttet til SMS-meldingen. Hvis du velger en kontaktperson vil telefonnummeret automatisk legges inn. For å velge fra private kontakter, må du velge å opprette en privat SMS.
- Telefonnummer: Angir telefonnummeret som meldingen skal sendes til. Dette vil automatisk legges inn hvis du velger en kontaktperson med mobilnummer registrert. Du kan sende til mange mottakere samtidig ved å skille telefonnumrene med komma (for eksempel 12345678,87654321).
- Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til SMS-meldingen. Gjelder ikke for private SMSer.
- Antall tegn: Angir fortløpende antall tegn i hver melding mens du skriver.
- Antall SMS-meldinger: Angir fortløpende antall SMS-meldinger som vil produseres basert på teksten du har skrevet. Lange SMS-meldinger deles automatisk opp i flere meldinger ved sending. Se "Teknisk informasjon" over.
- (Innhold): Tekstfelt for å skrive selve tekstmeldingen.
Knytte tidligere sendte SMSer til firma, kontaktperson og prosjekt
Hvis du har tidligere sendte SMSer som ikke fremkommer på de riktige stedene i XS Office, kan du legge inn firma, kontaktperson og prosjektkobling i ettertid. Velg først ønsket melding i listen over sendte SMS (klikk på meldingsteksten). I vinduet som kommer frem angir du korrekt firma, kontaktperson og prosjektkobling og velger "Lagre" fra verktøylinjen.Videresende SMS-meldinger
For å videresende en tidligere sendt melding, velger du ønsket melding i listen over sendte SMS (klikk på meldingsteksten). I vinduet som kommer frem velger du knappen "Videresend" på verktøylinjen. Du vil da få frem et ferdig utfylt SMS-vindu der all informasjon foruten mottakerens telefonnummer er lagt inn. Hvis meldingen skal til en annen kontaktperson, bør du bruke søkefunksjonen ved feltet for kontaktperson. Dersom den nye kontaktpersonen har telefonnummer registrert, vil dette da fylles inn automatisk av XS Office. Trykk "Send" for å sende meldingen.Sende SMS-meldinger på nytt
For å sende en tidligere sendt melding på nytt til samme mottaker, velger du ønsket melding i listen over sendte SMS (klikk på meldingsteksten). I vinduet som kommer frem velger du knappen "Send på nytt" på verktøylinjen. Du vil da få frem et ferdig utfylt SMS-vindu der all informasjon er identisk med den opprinnelige meldingen. Trykk "Send" for å sende meldingen på nytt.Slette en SMS-melding
En sendt SMS-melding slettes ved å åpne vinduet for SMS (klikk på meldingsteksten i listen), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.Taksering av meldinger
SMS-meldinger fra XS Office er basert på mobiltelefonleverandørenes egne tjenester for sending av SMS via Internett. De fleste leverandørene har en tjeneste på sine websider der du kan sende en SMS når du er logget inn (typisk under "Min side" eller lignende). XS Office benytter den samme teknikken for å sende SMS. Dette betyr at SMSene du sender fra XS Office automatisk belastes mobiltelefonabonnementet som er knyttet til ditt mobiltelefonnummer. Du betaler ingenting ekstra for å sende SMS fra XS Office. Det vil takseres på samme måte som om du hadde sendt meldingen fra din leverandørs webside. For å kunne bruke denne tjenesten må du ha skaffet deg et innloggingspassord. Ta kontakt med din mobilleverandør for å få dette.Hvis du har problemer med sending av SMS fra XS Office, kan det lønne seg å prøve å sende via din leverandørs websider for å sjekke at innlogging er OK.
Støttede mobiltelefonleverandører
XS Office støtter per i dag mobiltelefonabonnementer fra Telenor, NetCom og Ventelo. Bruk mot NetCom krever en spesiell installasjonsrutine (se under).Ta kontakt med oss hvis du har abonnement hos en annen leverandør og ønsker å sende SMS fra XS Office.
Installasjonsveiledning for NetCom
Bruk mot NetCom krever at du utfører en spesiell installasjonsrutine på én av dine PCer (krever Windows). Denne rutinen må du kun gjøre én gang fra én PC, og du kan hvis ønskelig slette det installerte programmet etterpå.- Last ned og installer programmet "pcSMS Selvstendig" fra nettsidene til NetCom.
- Start programmet og gjennomfør programmets registreringsveiviser (du vil motta en aktiveringskode via SMS).
- Prøv å sende en SMS-melding til deg selv via dette programmet.
- Åpne Microsoft Outlook og velg knappen "Innstillinger" fra XS Office Outlook Plugin.
- Trykk på knappen "NetCom-ID".
- Merk koden i dialogboksen som kommer frem og kopier den til utklipsstavlen (hurtigtast Ctrl+C).
- Lim inn koden du kopierte i forrige steg i feltet "Passord" på siden Meldinger - SMS-innstillinger.
- Prøv å sende en SMS-melding til deg selv fra XS Office ved å velge "SMS-melding" fra "Ny"-menyen oppe til høyre i XS Office.
Angi innstillinger for mobilleverandør og passord
Se Meldinger - SMS-innstillinger for å registrere detaljene for ditt mobilabonnement.Angi signatur for SMS-meldinger
Se Meldinger - SMS-innstillinger for å legge inn en standardtekst for SMS.Legge inn eller endre ditt mobiltelefonnummer
Mobiltelefonnummeret ditt registrerer du under Min side - Min profil.Analysere meldinger
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
3.7 Meldinger - SMS-innstillinger
Introduksjon
"Meldinger - SMS-innstillinger" lar deg angi din mobilleverandør, mobilnummer for SMS-sending og passord samt en meldingssignatur for meldingene du sender fra XS Office. SMS-signaturen brukes for å angi en fast tekst som vil legges inn som standard i nye meldinger. Her kan du for eksempel legge inn ditt navn og firmaet du representerer.Se for øvrig Meldinger - Sendte SMS for informasjon om hvordan du oppretter og sender en tekstmelding.
Innstillinger for mobilleverandør, mobilnummer og passord
Du velger din mobilleverandør i rullegardinmenyen "Tjenesteleverandør". Avsendernummer angir du i feltet "Mobiltelefonnummer" og passordet ditt i feltet "Passord". Ta kontakt med din mobilleverandør for å få dette. Du vil typisk få tilsendt et passord via SMS.Hvis du vil bruke tjenesten mot et NetCom-abonnement, se installasjonsveiledning for NetCom.
Ta kontakt med oss hvis du har abonnement hos en leverandør som ikke finnes i listen over tjenesteleverandører.
Hvis du har problemer med sending av SMS fra XS Office, kan det lønne seg å prøve å sende via din leverandørs websider for å sjekke at innloggingsdetaljene er korrekte.
Bruke felles mobilnummer ved sending av SMS
Du kan selv velge hvilket mobilnummer som SMSer skal sendes fra. Dette gjør at organisasjonen hvis ønskelig kan ha et felles nummer for sending av SMS uavhengig av hvilken ansatt som sender dem. For å få til dette, legger alle ansatte inn samme informasjon i feltene "Tjenesteleverandør", "Mobiltelefonnummer" og "Passord".Bruke eget mobilnummer ved sending av SMS
For å sette inn ditt eget mobilnummer som angitt under Min side - Min profil, klikk på linken "Hent" ved feltet for mobiltelefonnummer. Velg så knappen "Lagre" for å lagre innstillingene.Legge inn signatur for tekstmeldinger
For å legge inn signatur for SMS-meldinger, angir du ønsket tekst i feltet "Meldingssignatur".Alle nye meldinger du oppretter i XS Office vil som standard inneholde denne teksten.
Opprette og sende en SMS-melding
Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om hvordan du oppretter og sender tekstmeldinger.Taksering av meldinger
Se Meldinger - Sendte SMS.Støttede mobiltelefonleverandører
Se Meldinger - Sendte SMS.Relaterte emner
3.8 Meldinger - Direktemeldinger inn
Introduksjon
"Meldinger - Direktemeldinger inn" gir oversikt over direktemeldinger du har mottatt i XS Office. Direktemeldingene i XS Office (ofte kalt "lynmeldinger" eller "instant messages") lar deg sende korte meldinger til en kollega, alle i en bestemt avdeling eller alle ansatte. En direktemelding i XS Office kan inneholde maksimalt 4000 tegn. XS Office lar deg også ha oversikt over hvilke mottakere som har lest meldingen samt når de leste den. Dermed kan du ha en god oversikt over om meldingene blir lest av mottakerne. Dette kan ofte være et problem med e-postmeldinger.For informasjon om sending av direktemeldinger i XS Office, se Meldinger - Direktemeldinger ut.
Felter i liste over mottatte direktemeldinger
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over mottatte direktemeldinger (Meldinger - Direktemeldinger inn).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se under.
- Mottakergruppe (konvolutt): Angir om meldingen er sendt til en bestemt ansatt, en avdeling eller alle. Se under.
- Fra: Angir avsender av direktemelding.
- Innholdstekst: Starten på innholdsteksten for direktemeldingen. Uleste meldinger vil vises med uthevet tekst. Klikk for å vise melding.
- Mottatt: Tidspunkt direktemeldingen ble mottatt.
- Lest: Tidspunkt direktemeldingen ble markert som lest.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
Mottakergrupper
Direktemeldinger kan sendes til ulike mottakergrupper:- Mann med blå dress: Meldingen er sendt til en enkelt ansatt.
- Flytskjemasymbol: Meldingen er sendt til alle ansatte i en bestemt avdeling.
- Jordklode: Meldingen er sendt til alle ansatte.
Varsling for mottatte direktemeldinger
I topplinjen (øverst i hovedvinduet) i XS Office finnes det en informasjonsboks som indikerer antall uleste meldinger. Se Innledning - Hovedvinduet. Dette indikeres som "X uleste direktemeldinger". Du kan klikke på denne teksten for å komme til liste over mottatte direktemeldinger. Denne informasjonsboksen vil oppdateres automatisk så lenge du er innlogget i XS Office.Hvis denne informasjonsboksen ikke er synlig, kan du aktivere den fra Min side - Mine innstillinger. Innstillingen heter "Vis meldinger i topplinje".
Opprette og sende en direktemelding
Se Meldinger - Direktemeldinger ut.Åpne en direktemelding
Klikk på innholdsteksten i listen for å åpne en mottatt melding.Svare på en direktemelding
For å sende et svar (kun til avsender) på en mottatt direktemelding, velger du "Svar" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu med avsenderen som valgt bruker.Se forøvrig Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om sending av direktemelding og mulighetene i vinduet for sending av direktemelding.
Videresende en direktemelding
For å videresende en mottatt melding til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her velge ansatt, avdeling eller alle på vanlig måte.Se forøvrig Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om sending av direktemelding og mulighetene i vinduet for sending av direktemelding.
Markere en mottatt melding som lest/ulest
Når du har lest en mottatt melding, bør du klikke på knappen "Lest" på verktøylinjen i vinduet for direktemelding. Dette gjør at avsender kan se at du har lest meldingen. Hvis du av en eller annen grunn ønsker å fjerne indikeringen for at du har lest meldingen kan du klikke på "Ulest" på verktøylinjen.Slette en direktemelding
En direktemelding slettes ved å åpne vinduet for direktemelding (klikk på innholdstekst), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.Analysere direktemeldinger
Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Relaterte emner
3.9 Meldinger - Direktemeldinger ut
Introduksjon
"Meldinger - Direktemeldinger ut" gir oversikt over direktemeldinger som du har sendt. Direktemeldingene i XS Office (ofte kalt "lynmeldinger" eller "instant messages") lar deg sende korte meldinger til en kollega, alle i en bestemt avdeling eller alle ansatte. En direktemelding i XS Office kan inneholde maksimalt 4000 tegn. XS Office lar deg også ha oversikt over hvilke mottakere som har lest meldingen samt når de leste den. Dermed kan du ha en god oversikt over om meldingene blir lest av mottakerne. Dette kan ofte være et problem med e-postmeldinger.Se Meldinger - Direktemeldinger inn for informasjon om mottatte direktemeldinger.
Felter i "Direktemeldinger ut"
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendte direktemeldinger (Meldinger - Direktemeldinger ut).- Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se under.
- Mottakergruppe (konvolutt): Angir om meldingen er sendt til en bestemt ansatt, en avdeling eller alle. Se under.
- Til: Angir mottaker(e) av direktemelding (navn på ansatt, navn på avdeling eller "Alle").
- Innholdstekst: Starten på innholdsteksten for direktemeldingen. Klikk for å vise melding.
- Sendt: Tidspunkt direktemeldingen ble sendt.
- Lest: Tidspunkt direktemeldingen ble markert som lest. Ved flere mottakere vil dette indikeres som "x av y" der x angir hvor mange som har lest meldingen og y angir hvor mange som mottok meldingen. Klikk for å vise en detaljert oversikt over hvem som har lest meldingen og når de gjorde det.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
Mottakergrupper
Direktemeldinger kan sendes til ulike mottakergrupper:- Mann med blå dress: Meldingen er sendt til en enkelt ansatt.
- Flytskjemasymbol: Meldingen er sendt til alle ansatte i en bestemt avdeling.
- Jordklode: Meldingen er sendt til alle ansatte.
Varsling for mottatte direktemeldinger
Se Meldinger - Direktemeldinger inn.Opprette og sende en direktemelding
Du kan opprette nye direktemeldinger på flere måter i XS Office.- Velg "Ny direktemelding" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Direktemeldinger ut.
- Velg "Ny direktemelding" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Direktemeldinger inn.
- Velg "Direktemelding" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Bruk hurtigtasten for direktemelding. Se Innledning - Hurtigtaster.
Åpne en direktemelding i listen
Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.Vindu for ny direktemelding
I vinduet for skriving av direktemelding har du følgende informasjonsfelter og muligheter:- Gruppe: Angir mottakergruppe for meldingen. Kan være bruker, avdeling eller alle.
- Prioritet: Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se over.
- Bruker/Avdeling: Angir hvem som skal motta meldingen. Vil avhenge av valgt mottakergruppe. Feltet vil ikke vises hvis mottakergruppe "Alle" er valgt.
- (Meldingstekst): Tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Feltet kan inneholde inntil 4000 tegn.
Videresende en direktemelding
For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her velge ansatt, avdeling eller alle på vanlig måte.I tillegg vil meldingsteksten i meldingen være den samme som i den opprinnelige meldingen.
