Meldinger - Sendte elementer

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

3.2 Meldinger - Sendte elementer

Introduksjon

"Meldinger - Sendte elementer" gir oversikt over e-postmeldinger som du har sendt. Du kan bruke XS Office til å sende e-post til dine kontakter og kunder. XS Office har også støtte for å importere mottatte og sendte meldinger fra e-postklienten Microsoft Outlook. Når du overfører e-post fra Outlook kan du koble meldingene til kunde og prosjekt i XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte for overføring av e-post.

Hvis du har standard e-poster du sender ofte, kan du opprette maler for e-post (se Meldinger - Maler). Meldinger kan også lagres som kladd hvis du har opprettet en melding som ikke er klar til å sendes ennå (se Meldinger - Kladd).

Du kan opprette standard e-postsignaturer som vil tillegges nye meldinger og signaturer for svar og videresending. Se Meldinger - E-postinnstillinger for informasjon om e-postsignaturer.

Felter i "Sendte elementer"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendt e-post (Meldinger - Sendte elementer).

Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
Fra: Angir avsender av e-postmelding.
Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.

Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Bruk hurtigtasten for e-post. Se Innledning - Hurtigtaster.

Åpne en e-postmelding i innboksen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.

Vindu for ny e-post

I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:

Til: Angir mottaker(e) av e-postmeldingen. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".
Kopi (CC): Angir mottaker(e) som skal motta en kopi av meldingen. Disse vil vises i kopi-feltet hos mottakerne. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Kopi...".
Blindkopi (BCC): Angir evt. blindkopimottakere av e-posten. Disse vil ikke vises hos de andre mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon.
Emne: Angir emne for e-postmeldingen.
Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen.
Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til e-postmeldingen.
Prioritet: Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Prioriteten vil ofte vises med egen statusindikering i mottakers innboks. Se over.
Tilgjengelighet i gruppe: Angir om e-postmeldingen skal være tilgjengelig for andre ansatte (åpen) eller privat kun for deg selv. "Åpen" er standard.
Vedlegg: Gir deg mulighet for å vedlegge en fil fra harddisken til meldingen. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
Lesebekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når mottakeren har åpnet meldingen. Dette krever imidlertid at mottakeren godtar å sende en slik bekreftelse eller at hennes innstillinger i e-postprogrammet tillater dette. Lesebekreftelsen vil i praksis bety at du får en e-post i retur med en bekreftelse.
Leveringsbekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når meldingen er mottatt av mottakerens e-posttjener (SMTP-server) og akseptert. Hvis mottakerens e-posttjener er satt opp til å kunne sende bekreftelser ved korrekt leveranse til mottaker, vil du få en bekreftelsesmelding i retur som viser at meldingen er kommet fram.
(Meldingstekst): Det store tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Hvis du benytter e-postsignaturer vil feltet være forhåndsutfylt med din meldingssignatur.

CC og BCC

CC står for "Carbon Copy" og angir såkalte sekundære mottakere av en e-postmelding (kopimottakere). Uttrykket stammer fra papirverdenen der mange kopier av samme dokument blir produsert samtidig ved å legge et spesielt ark av kullstoff (karbon) mellom originalen og arket som kopien skal havne på. Teknikken brukes ennå i dag i mange situasjoner for å lage mange samtidige kopier når man skriver for hånd. Vi kaller det ofte for "gjennomslagskopi" på norsk.

BCC står for "Blind Carbon Copy" og benyttes i e-postsammenheng for å angi mottakere som ikke skal vises for hverandre. Dette kan du bruke til å sende en e-post til mange mottakere uten at hver av dem skal kunne se hvilke andre personer som har mottatt den samme meldingen.

Adresseboken

Adresseboken lar deg søke og finne frem til mottakerne av e-posten din. Du åpner adresseboken ved å klikke på knappene "Til...", "Kopi..." eller "Blindkopi...".

Videresende en e-postmelding

For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...". I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Overføre sendt e-post fra Microsoft Outlook

Hvis du har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Koble en sendt e-post mot firma og prosjekt

Du kan enkelt koble en e-post mot firma og prosjekt før du sender den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra listen over sendte elementer. Her kan du angi firma og prosjekt og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)

Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.