Organisasjon | XS Office

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

2 Organisasjon

Innhold

2 Organisasjon
2.1 Organisasjon - Fakta
2.2 Organisasjon - Logo
2.3 Organisasjon - Ansatte
2.4 Organisasjon - Organisasjonsplan
2.5 Organisasjon - Styret
2.6 Organisasjon - Aksjonærer
2.7 Organisasjon - Forretningside
2.8 Organisasjon - Visjon og verdier
2.9 Organisasjon - Policy
2.10 Organisasjon - Historie
2.11 Organisasjon - Fødselsdager
2.12 Organisasjon - Gullklokka

Innledning

"Organisasjon" inneholder informasjon og funksjonalitet rundt din organisasjon. Her kan du blant annet få oversikt over foretaksinformasjon, ansatte, styret og aksjonærer.

2.1 Organisasjon - Fakta

Introduksjon

"Organisasjon - Fakta" viser oversikt over informasjon som er lagret om organisasjonen din. Mange av disse opplysningene danner grunnlag for innhold i tilbud, ordre, faktura og kreditnota. Det er derfor viktig at disse opplysningene er korrekte.

Du kan ikke endre opplysninger om foretaket ditt her. For å gjøre endringer, se Admin - Organisasjonsfakta.

Det er også viktig at du legger inn korrekt logo for organisasjonen siden denne vil fremkomme i dokumenter som sendes til andre. Se Organisasjon - Logo for informasjon om hvordan du legger inn din logo.

Tilgjengelige parametere

Følgende opplysninger finnes i faktalisten:

Navn: Angir din organisasjons navn. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
Postadresse: Angir din organisasjons postadresse. Benyttes som adresse for betalingsmottaker i tilbud/ordre/faktura.
Besøksadresse: Angir din organisasjons besøksadresse.
Telefon: Angir din organisasjons telefonnummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
E-postadresse: Angir din organisasjons felles e-postadresse. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
Telefaks: Angir din organisasjons telefaksnummer. Benyttes blant annet i tilbud/ordre/faktura.
Web-side: Angir din organisasjons navn. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
Organisasjonsnummer: Angir din organisasjons organisasjonsnummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
Daglig leder: Angir hvem som er daglig leder. Benyttes i organisasjonsplan. Se Organisasjon - Organisasjonsplan.
Bankforbindelse: Angir navn på din organisasjons bankforbindelse.
Primær bankkonto: Angir din organisasjons primære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
Primær IBAN: Angir IBAN for din organisasjons primære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
Primær BIC/SWIFT: Angir BIC/SWIFT for din organisasjons primære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
Sekundær bankkonto: Angir din organisasjons sekundære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
Sekundær IBAN: Angir IBAN for din organisasjons sekundære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
Sekundær BIC/SWIFT: Angir BIC/SWIFT for din organisasjons sekundære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
Regnskapsbyrå: Angir navn på din organisasjons regnskapsbyrå.
Revisor: Angir navn på din organisasjons revisor.
Internett-leverandør: Angir navn på din organisasjons Internett-leverandør (ISP).

Primær og sekundær bankkonto

XS Office lar deg ha to ulike kontonumre for bruk ved fakturering. Når du oppretter en salgsordre, har du muligheten til å velge om fakturaen skal registreres for innbetaling til primær eller sekundær bankkonto. Valgt kontonummer (samt tilhørende IBAN/BIC) vil fremkomme på fakturaen/giroen til kunden. Som standard vil primær bankkonto være forhåndsvalgt i nye salgsordrer. Det er derfor viktig at kontonummeret du benytter hyppigst i fakturering er angitt som primær bankkonto.

IBAN

IBAN er en forkortelse for "International Bank Account Number" og er en internasjonal standard for bankkontonummer.
IBAN benyttes ved betalinger til utlandet samt ved valutabetalinger innenlands.
IBAN er basert på ditt vanlige bankkontonummer.
IBAN er normalt bygd opp av en landskode (2 tegn), ditt normale kontonummer samt kontrollsiffer (2 tall).
IBAN angis normalt gruppert med 4 og 4 tegn.
IBAN gjør at avsender/mottaker maskinelt kan sjekke om bankkontonummeret er korrekt (p.g.a. landskode og kontrollsiffer).

BIC/SWIFT

BIC er en forkortelse for "Bank Identifier Code" og benyttes for å unikt identifisere en bank.
BIC kalles også SWIFT ("Society for Worldwide Interbanking Financial Telecommunications").
BIC/SWIFT kan leses og tolkes maskinelt.
BIC/SWIFT består av 8 eller 11 tegn.
BIC/SWIFT består av en kombinasjon av bankens navn, land og sted.
BIC/SWIFT gjør at avsenderbank og mootakerbank enklere kan identifisere hverandre.

Relaterte emner

2.2 Organisasjon - Logo

Introduksjon

"Organisasjon - Logo" gir deg mulighet til å legge inn organisasjonens logo. Logoen vil blant annet fremkomme på tilbud, ordre, faktura og kreditnota du sender fra XS Office.

Logoen bør helst være av formatene GIF eller JPG. Hvis logoen hovedsaklig består av streker, tekst og grafikk, er som oftest GIF-formatet å foretrekke. Dette formatet støtter også gjennomsiktighet slik at du kan angi en evt. bakgrunnsfarge som gjennomsiktig slik at den vil gå i ett med bakgrunnen. JPG-formatet vil kun være gunstig hvis logoen inneholder et fotografi. I tilfelle vil da ofte JPG-formatet gi mindre filstørrelse fordi JPG komprimerer fotografier bedre enn GIF-formatet.

Se http://no.wikipedia.org/wiki/gif for mer informasjon om GIF-formatet og http://no.wikipedia.org/wiki/jpg for informasjon om JPG-formatet.

Du kan også vise logoen på startsiden din. Se Min side - Min startside.

Legge inn logo

Du legger til/endrer logo ved å velge "Legg inn logo"/"Endre logo" på siden. I vinduet som kommer frem velger du "Bla gjennom" for å navigere deg frem til bildet av logoen du vil bruke. Klikk "Lagre" og den nye logoen er lagt inn i systemet.

Automatisk skalering av bilder

Bildet du importerer vil skaleres og lagres automatisk i to versjoner. Skaleringen vil kun skje hvis bredden og/eller høyden overskrider maksgrensene som angitt under. De opprinnelige proporsjonene mellom bredde og høyde vil bevares også etter skaleringen.

Bildeversjon	Maks bredde	Maks høyde
Full størrelse	1200	1200
Miniatyr	300	300

Tabell: Automatisk skalering av bilder

Det er viktig å merke seg at det er miniatyren som vil benyttes i PDF-filer (f.eks. fakturaer).

Formatoversikt

Følgende filformater kan importeres som firmalogo. Det er viktig å merke seg at bildene vil konverteres til et nytt format hvis de ikke er GIF eller JPG i utgangspunktet. Merk også at gjennomsiktighet (transparens) ikke er støttet for alle formater.

Format	Fullt navn	Konverteres til	Transparent
GIF	Graphic Interchange Format	GIF	Ja
JPG	Joint Picture Experts Group	JPG	Nei
BMP	Bitmap	JPG	Nei
PNG	Portable Network Graphics	GIF	Nei
WMF	Windows Metafile	GIF	Nei
ICO	Icon	GIF	Ja

Tabell: Støttede bildeformater

Slette logo

Hvis du ønsker å fjerne logoen og samtidig ikke erstatte den med en ny, velger du "Endre logo" på siden. I vinduet som kommer frem velger du knappen "Slett".

Egenskaper for logo (Organisasjon - Logo)

Følgende opplysninger vises på denne siden:

Filstørrelse: Størrelse for filen du har lagt inn.
Sist endret: Angir tidspunkt du oppdaterte logoen sist.
Endret av: Angir hvem som oppdaterte logoen sist.

Relaterte emner

2.3 Organisasjon - Ansatte

Introduksjon

"Organisasjon - Ansatte" viser oversikt over organisasjonens ansatte. Du kan registrere ansatte selv om de ikke har en brukerkonto for XS Office. Ansatte som har brukerkonto vil symboliseres med grønn dress i listen. Ansatte uten brukerkonto i XS Office vil ha blå dress i listen. Det finnes også en grafisk fremstilling over de ansatte fordelt på avdelinger. Se Organisasjon - Organisasjonsplan for informasjon om denne.

Hvis du ønsker informasjon om tilstedeværelse for de ansatte, se Samhandling - Tilstedeværelse.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansatte og endring av informasjon. For endring av dine egne personalia, se Min side - Min profil.

Felter i liste over ansatte

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for ansatte (Organisasjon - Ansatte).

(Konvolutt med lyn): Klikk for å sende en direktemelding til den ansatte. Se Meldinger - Direktemeldinger ut.
Navn: Navn på ansatt. Symbol med grønn dress = har brukerkonto. Blå dress = har ikke brukerkonto. Klikk for å åpne ansattkortet.
Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
E-postadresse: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte. Se Meldinger - Sendte elementer.
Direktetelefon: Telefonnummer til ansatt på arbeidsstedet.
Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk for å sende en SMS til den ansatte. Se Meldinger - Sendte SMS.
Hjemmetelefon: Hjemmetelefonnummer til ansatt.

Vise bilder av ansatte i listen

Hvis du ønsker å se bilder av ansatte i listen, velger du knappen "Vis foto" i verktøylinjen. Ansattlisten vil da utvides og bilder av ansatte vil komme frem under navnene deres. For å slå av visning av fotografier, velg "Skjul foto" fra verktøylinjen.

Ansattkort/visittkort

Når du klikker på navnet til en ansatt i ansattlisten, vil du åpne ansattkortet (visittkort for ansatt). Ansattkortet inneholder følgende informasjon:

Navn: Navn på ansatt etterfulgt av et symbol som indikerer ansattes kjønn.
(Bilde): Viser fotografi av ansatt.
Initialer: Initialer for ansatt.
Tittel: Yrkestittel/stillingstittel for den ansatte.
E-post: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte.
Telefon direkte: Telefonnummer til ansatt på arbeidsstedet. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk på telefonnummer for å sende SMS. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
Hjemmetelefon: Hjemmetelefonnummer til ansatt. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
Notat: Fritekstnotat for ansatt.
Hjemmeadresse: Hjemmeadresse for ansatt.
Brukergruppe: Angir hvilken brukergruppe den ansatte er tilknyttet.
Personlig webside: Adresse til privat hjemmeside for ansatt.
Fødselsdato: Fødselsdato for ansatt.
Ansettelsesstatus: Ansettelsesstatus for ansatt.
Stillingsprosent: Stillingsprosent for ansatt angitt i %.
Ansatt siden: Ansettelsesdato for den ansatte.
Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
Salgsregion: Angir hvilken salgsregion den ansatte er tilknyttet.
Opprettet: Tidspunkt den ansatte ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt den ansatte ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Click-to-call

Hvis du har avtale om integrert IP-telefoni i XS Office, kan du ringe til de ansatte direkte fra XS Office. Dette kalles ofte "Click-to-call" siden du kan starte en samtale ved å klikke på et ikon.

Sende direktemelding til en ansatt

Du sender direktemelding til en ansatt ved å klikke på lynsymbolet til venstre for navnet til den aktuelle ansatte i ansattlisten. Du kan også sende en direktemelding ved å klikke på knappen "Direktemelding" på ansattkortet. Se Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om direktemeldinger i XS Office.

Sende e-post til en ansatt

Du kan sende en e-post til en ansatt ved å klikke på e-postadressen i listen. Du kan også sende e-post ved å klikke på e-postadressen i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om e-post i XS Office.

Sende SMS til en ansatt

Du kan sende en SMS til en ansatt ved å klikke på mobiltelefonnummeret i listen. Du kan også sende SMS ved å klikke på mobiltelefonnummeret i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om SMS i XS Office.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

2.4 Organisasjon - Organisasjonsplan

Introduksjon

"Organisasjon - Organisasjonsplan" inneholder en grafisk visning med trestruktur av strukturen for din organisasjon. Visningen er automatisk generert og baserer seg på informasjon lagt inn i XS Office om ansatte, avdelinger, daglig leder, styret og eiere.

Oppbygning av organisasjonsplanen

Organisasjonsplanen er bygd opp med følgende seksjoner:

Eiere: Viser liste over organisasjons eiere (aksjonærer) med prosentvis eierandel angitt i parentes.
Styret: Viser oversikt over organisasjons styre. Styreformannen er uthevet. Roller angitt i parentes.
Daglig leder: Angir hvem som er registrert som daglig leder.
Avdeling 1: Angir navn på avdeling 1 samt oversikt over ansatte i denne avdelinger. Avdelingsleder øverst i listen med uthevet skrift.
...
Avdeling N: Angir navn på avdeling N samt oversikt over ansatte i denne avdelinger. Avdelingsleder øverst i listen med uthevet skrift.

Legge inn informasjon om eiere (aksjonærer)

Se Organisasjon - Aksjonærer.

Legge inn informasjon om styrets sammensetning

Se Organisasjon - Styret.

Legge inn daglig leder

Daglig leder registrerer du på siden Admin - Organisasjonsfakta.

Legge inn organisasjonens avdelinger

Se Admin - Avdelinger.

Koble ansatte til korrekt avdeling

Se Admin - Ansatte.

Relaterte emner

2.5 Organisasjon - Styret

Introduksjon

"Organisasjon - Styret" gir deg oversikt over styresammensetningen i organisasjonen og rollefordelingen i styret. De data du registrerer her vil også fremkomme på organisasjonsplanen (se Organisasjon - Organisasjonsplan).

Styremedlemmene registreres med navn, eventuelt notat samt hvilken rolle de besitter i styret.

Du kan også registrere organisasjonens eiere/aksjonærer. Se Organisasjon - Aksjonærer for informasjon om dette.

Generelt om styrer

Det er lovpålagt at aksjeselskaper skal ha et styre på minimum en, tre eller fem medlemmer, alt etter størrelsen på bedriften. Videre skal alle aksjeselskaper ha en styreleder, og det skal være registrert i Foretaksregisteret hvem dette er.

Styret har et overordnet ansvar for bedriften som helhet. Det må forvalte dette ansvaret i forhold til alle interessegrupper. Det betyr at styret skal ikke bare ivareta aksjonærenes interesse, men også ta hensyn til ledelse, ansatte, kunder, leverandører, myndigheter og opinion. Det betyr igjen at styret både skal sørge for at bedriften utvikler seg videre og kontrollere og eventuelt korrigere administrasjonen slik at det ikke bærer galt av sted. Derfor deler vi ofte arbeidet inn i:

Service og veiledningsoppgaven som inkluderer strategiarbeid og utvikling av bedriften, samt å støtte daglig leder med dette og på andre måter.
Kontrolloppgaven som inkluderer økonomisk styring og kontroll, og det å ha et kritisk blikk på hvordan bedriften utvikler seg og disposisjoner som gjøres av ledelsen.

Kilde: Bedin.

Hva sier aksjeloven?

Paragraf 6-12 i aksjeloven sier følgende:

§ 6-12. Forvaltningen av selskapet

Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten.
Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten.
Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.
Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene.
Hvis det er avtalt at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, jf § 6-35 annet ledd, gjelder lov om allmennaksjeselskaper § 6-37 fjerde ledd tilsvarende.

Felter i oversikt over styremedlemmer

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikten over styremedlemmer (Organisasjon - Styret).

Navn: Navn på styremedlem. Klikk for å åpne styremedlemsoppføring.
Rolle: Angir hvilken rolle styremedlemmet har i styret. Se under.
Notat: Fritekstnotat for styremedlem.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret oppføringen sist.

Roller i styret

Følgende roller kan tilordnes medlemmene i styret:

Styreformann: Styrets leder. Vises i uthevet tekst i oversikten over styremedlemmer.
Varaformann: Stedfortreder for styrets leder ved fravær.
Nestleder: Nestleder i styret.
Styremedlem: Ordinært medlem i styret.
Varamedlem: Stedfortreder for styrets medlemmer ved fravær.
Kasserer: Ansvarlig for økonomi i styret.
Sekretær: Ansvarlig for skriftlig dokumentasjon i forbindelse med styremøter.

Registrere nytt styremedlem

Nye styremedlemmer opprettes ved å velge "Nytt styremedlem" fra verktøylinjen på siden Organisasjon - Styret.

Innfyllingsfelter for styremedlemmer

Vinduet for styremedlemmer har følgende innfyllingsfelter:

Navn: Navn på styremedlem.
Notat: Fritekstnotat for styremedlem.
Rolle: Angir hvilken rolle styremedlemmet har i styret. Se over.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Slette styremedlemmer

Styremedlemmer kan slettes ved å åpne vinduet for styremedlem (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere liste over styremedlemmer

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

2.6 Organisasjon - Aksjonærer

Introduksjon

"Organisasjon - Aksjonærer" gir deg oversikt over eiere/aksjonærer i organisasjonen. De data du registrerer her vil også fremkomme på organisasjonsplanen (se Organisasjon - Organisasjonsplan).

Aksjonærene registreres med navn, eventuelt notat samt hvor stor prosentandel/aksjepost de besitter.

Du kan også registrere data om organisasjonens styre. Se Organisasjon - Styret for informasjon om dette.

Felter i oversikt over eiere/aksjonærer

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikten over eiere/aksjonærer (Organisasjon - Aksjonærer).

Navn: Navn på eier/aksjonær. Klikk for å åpne aksjonæroppføring.
Andel [%]: Angir aksjonærens eierandel i prosent (aksjepost).
Notat: Fritekstnotat for aksjonær/eier.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret oppføringen sist.

Registrere ny eier/aksjonær

Nye eiere/aksjonærer opprettes ved å velge "Ny aksjonær" fra verktøylinjen på siden Organisasjon - Aksjonærer.

Innfyllingsfelter for eiere/aksjonærer

Vinduet for eiere/aksjonærer har følgende innfyllingsfelter:

Navn: Navn på eier/aksjonær.
Notat: Fritekstnotat for eier/aksjonær.
Prosentandel: Angir aksjonærens eierandel i prosent (aksjepost).
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Slette aksjonærer

Aksjonærer kan slettes ved å åpne vinduet for aksjonær (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere liste over eiere/aksjonærer

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

2.7 Organisasjon - Forretningside

Introduksjon

"Organisasjon - Forretningside" lar deg definere organisasjonens forretningsidé. Se under for informasjon om begrepet "forretningsidé".

Definisjon

Det er viktig at du har en visjon for foretaket ditt. Du bør kunne forestille deg hvordan du helst vil at foretaket skal utvikle seg. For eksempel: hvordan ønsker jeg at foretaket skal være om 5 - 10 år. Visjoner vil være førende for den mer konkrete og strategiske planleggingen. Forretningsideen er en konkretisering av den kanskje noe "høytsvevende" visjonen. Forretningsideen skal kort og konkret gi svar på hvorfor kundene skal velge din bedrift foran andre. "Hva er det som skal gjøre mitt foretak til noe unikt?" Tydelige og målbare mål for foretaket ditt er også viktig.

Det første du skal gjøre er å forsøke å strukturere og formulere forretningsidéen i en forretningsplan. Når du lager denne, kan du for eksempel skrive litt om:

Hvilke varer eller tjenester det er du vil selge.
Hvem det er som skal kjøpe disse (målgruppe).
Om det finnes et marked for det du vil selge (markedsanalyse).
Hva som er dine sterke sider sammenlignet med dine konkurrenter. Se CRM - Konkurrenter for konkurrentanalyse i XS Office.

Kilde: Bedin.

Endre forretningsidé

For å endre på tekst for forretningsidé, velg knappen "Rediger" nederst på siden. For å lagre endringer, klikk på "Lagre".

Relaterte emner

2.8 Organisasjon - Visjon og verdier

Introduksjon

"Organisasjon - Visjon og verdier" lar deg definere organisasjonens visjon, misjon og kjerneverdier. Se under for definisjon av begrepene.

Visjon, misjon og kjerneverdier er tilgjengelig som startsideelementer i XS Office. Du kan legge dem inn på startsiden slik at de blir mer synlig i hverdagen. Se Min side - Min startside for informasjon om hvordan du gjør dette.

Definisjoner

Visjon: Organisasjonens visjon definerer hvor organisasjonen ønsker å være i fremtiden. Visjonen skal gjenspeile et optimistisk syn på organisasjonens fremtid og hva organisasjonen vil oppnå. Den skal være en inspirasjonskilde for organisasjonens medlemmer.
Misjon: Organisasjonens misjon definerer hvordan organisasjonen er i dag, definerer eventuelle kunder og hvorfor organisasjonen eksisterer.
Verdier: Kjerneverdiene angir hvilke verdier (ofte emosjonelle egenskaper) som skal følges i organisasjonens fremferd. Dette skal gjenspeile organisasjonens kultur og prioriteringer.

Endre visjon, misjon eller kjerneverdier

For å endre på tekst for disse, velg knappen "Rediger" nederst på siden. For å lagre endringer, klikk på "Lagre".

Relaterte emner

2.9 Organisasjon - Policy

Introduksjon

"Organisasjon - Policy" lar deg definere organisasjonens policy (leveregler). Se under for en definisjon av begrepet "policy".

Organisasjonens policy er tilgjengelig som startsideelement i XS Office. Du kan legge den inn på startsiden slik at den blir mer synlig i hverdagen. Se Min side - Min startside for informasjon om hvordan du gjør dette.

Definisjon

Organisasjonens policy beskriver hvilke handlingsmønstre som benyttes for å foreta beslutninger samt hvordan organisasjonen skal opptre utad overfor andre.

Policyen kan både si noe om hvordan ansatte/medlemmer skal opptre internt og hvordan de skal opptre eksternt.

Endre policy

For å endre på tekst for policy, velg knappen "Rediger" nederst på siden. For å lagre endringer, klikk på "Lagre".

Relaterte emner

2.10 Organisasjon - Historie

Introduksjon

"Organisasjon - Historie" lar deg legge inn informasjon om organisasjonens tilblivelse, oppstart og historikk så langt. Du kan ta med sentrale årstall og hendelser som har påvirket organisasjonen og organisasjonens ansatte/medlemmer.

Registrere historikk

For å endre på tekst for historie, velg knappen "Rediger" nederst på siden. For å lagre endringer, klikk på "Lagre".

Relaterte emner

2.11 Organisasjon - Fødselsdager

Introduksjon

"Organisasjon - Fødselsdager" viser oversikt over fødselsdager for organisasjonens ansatte/medlemmer samt hvor lenge det er til hver av dem har bursdag.

Bursdagene for alle ansatte vil være synlig i gruppekalenderen (Samhandling - Gruppekalender).

Du kan også ha ditt private fødselsdagsregister med mulighet for påminnelser. Se Min side - Fødselsdager for informasjon om dette.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansatte og endring av informasjon. For endring av dine egne personalia, se Min side - Min profil.

Felter i fødselsdagsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i fødselsdagslisten (Organisasjon - Fødselsdager).

Navn: Angir navn på ansatt. Klikk for å vise visittkort for ansatt. Se Organisasjon - Ansatte.
Fødselsdato: Angir fødselsdato for den ansatte.
Stjernetegn: Angir stjernetegn for den ansatte med bilde og navn.
Alder: Angir alder for den ansatte per dags dato.
Dager til bursdag: Angir antall dager til bursdag for den ansatte.
Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
E-postadresse: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte. Se Meldinger - Sendte elementer.
Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk for å sende en SMS til den ansatte. Se Meldinger - Sendte SMS.

Sende e-post til en ansatt

Sende SMS til en ansatt

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

2.12 Organisasjon - Gullklokka

Introduksjon

"Organisasjon - Gullklokka" viser oversikt over hvor lenge hver enkelt ansatt har jobbet i organisasjonen. Her vil du kunne se når hver av de ansatte ble ansatt.

Hvis organisasjonen har premiering for lang fartstid i organisasjonen, kan oversikten også benyttes til å holde orden på når hver enkelt skal premieres/hedres. Du kan bestemme selv hvor mange år dette skal være. Se Admin - Globale innstillinger for å endre antall år før premiering.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansattes ansettelsesdato.

Felter i listen over ansettelsestid

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ansettelsestid (Organisasjon - Gullklokka).

Navn: Angir navn på ansatt. Klikk for å vise visittkort for ansatt. Se Organisasjon - Ansatte.
Ansettelsesdato: Angir når personen ble ansatt.
År ansatt: Angir hvor mange år personen har vært ansatt.
Dato for gullklokka: Angir dato for når den ansatte skal premieres/hedres for lang ansettelsestid.
Dager til gullklokka: Angir antall dager til premiering/hedring av den ansatte.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansettelsestid

Listen over ansettelsestid kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.