Prosjekt | XS Office

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

6 Prosjekt

Innhold

6 Prosjekt
6.1 Prosjekt - Prosjektliste
6.2 Prosjekt - Prosjektstatus
6.3 Prosjekt - Pågående aktiviteter
6.4 Prosjekt - Møter
6.5 Prosjekt - Avtaler
6.6 Prosjekt - Oppgaver
6.7 Prosjekt - Notater
6.8 Prosjekt - Sendt e-post
6.9 Prosjekt - Mottatt e-post

Innledning

Prosjektstyring i XS Office inneholder et brukervennlig prosjektstyringsverktøy som lar organisasjonen organisere sine prosjekter på en lettforståelig måte. I planleggingsfasen er prosjektene i "kladdemodus" og du jobber kun med en "opprinnelig plan" for prosjektet. Når prosjektet fysisk er startet, låses opprinnelig plan og en kopi av opprinnelig plan lagres som "virkelig plan". Alle etterfølgende endringer i prosjektet vil lagres under virkelig plan og du kan dermed fortløpende og i ettertid sammenligne opprinnelig plan og virkelig plan.

Begge planer kan visualiseres i aktivitetsliste, som Gantt-diagram og som oversikt over ressursbruk. I tillegg finnes en egen visning der begge planene er synlig i samme diagrammer for sammenlignende analyse.

Prosjektstyringsmodulen inneholder også funksjonalitet for møteadministrasjon. XS Office lar deg opprette møter, bestemme deltakere og agenda og sende innkallinger via e-post. Når møtet er avholdt kan du også lage og sende referatet direkte fra XS Office.

6.1 Prosjekt - Prosjektliste

Introduksjon

"Prosjekt - Prosjektliste" viser liste over alle organisasjonens prosjekter og er normalt utgangspunktet for prosjektstyring i XS Office. Status for prosjektene indikeres med statusflagg og prosjektlisten filtreres enkelt basert på prosjektenes status.

Felter i prosjektliste

Listen under viser hvilke felter som vises i prosjektlisten (Prosjekt - Prosjektliste).

(Statusflagg): Status for prosjektene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Hoved-/delprosjekt): Angir om prosjektet er et hovedprosjekt, underprosjekt/delprosjekt eller begge deler. Se for øvrig under.
Prosjektnr: Angir automatisk generert prosjekt-ID for prosjektet.
Prosjektnavn: Navn på prosjekt. Klikk for å åpne prosjektet.
Firma: Navn på evt. kunde prosjektet utføres for.
(Registrerte timer): Angir totalt antall registrerte timer i prosjektet.
(Fakturerbare timer): Angir totalt antall fakturerbare timer i prosjektet.
Planlagt start: Angir tidligste startdato for aktiviteter i prosjektet eller planlagt startdato ved faste rammer.
Planlagt slutt: Angir seneste sluttdato for aktiviteter i prosjektet eller planlagt sluttdato ved faste rammer.
Dager: Planlagt antall dagers varighet for prosjektet.
Virkelig start: Angir tidligste startdato for aktiviteter i prosjektet eller virkelig startdato ved faste rammer.
Virkelig slutt: Angir seneste sluttdato for aktiviteter i prosjektet eller virkelig sluttdato ved faste rammer.
Dager: Virkelig antall dagers varighet for prosjektet.
Prosjektgruppe: Navn på evt. prosjektgruppe prosjektet tilhører.
Leder: Initialer for prosjektleder - stjerner indikerer at prosjektlederen er ekstern.

Statusflagg

Status for prosjekter vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Prosjekt i kladdemodus - ikke startet.
Gult flagg: Prosjekt er startet og pågår.
Grønt flagg: Prosjekt er avsluttet. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
Rødt flagg: Prosjekt er kansellert og kan ikke lenger tilknyttes andre oppføringer. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.
Oransje flagg: Prosjekt er "satt på vent".

Hoved-/underprosjekt

Eventuelle koblinger mot andre prosjekter vises med symboler.

Tre firkanter med rød firkant øverst: Prosjektet har underprosjekter/delprosjekter.
Tre firkanter med rød firkant nede til venstre: Prosjektet er et underprosjekt/delprosjekt. Klikk for å åpne hovedprosjekt.
Tre firkanter med rød firkant øverst samt nede til venstre: Prosjektet er selv et underprosjekt/delprosjekt og har også underliggende prosjekter. Klikk for å åpne hovedprosjekt.
Ingen symbol: Prosjektet er ikke knyttet til andre prosjekter.

Opprette et nytt prosjekt

Prosjekter opprettes ved å velge "Nytt prosjekt" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Prosjektliste.

Starte prosjektet

Når planleggingen av prosjektet er ferdig og startdato for prosjektet er nådd, markerer du prosjektet som startet. Dette gjør du ved å klikke på knappen "Start prosjekt" på fanekortet "Detaljer" under prosjektplanen (opprinnelig plan). Du vil da få opp en advarselsboks som informerer deg om at prosjektplanen din vil låses og lagres som "Opprinnelig plan". Alle senere endringer i prosjektets levetid gjøres på "Virkelig plan".

Fanekort "Sammendrag" for prosjekter

Her finner du en oppsummering av nøkkeltall for prosjektet samt de 5 siste avtalene, møtene, telefonsamtalene, notatene, dokumentene, sakene og sendt e-post knyttet til valgt prosjekt.

Fanekort "Detaljer" for prosjekter

Prosjektnavn: Navn på prosjektet.
Prosjektkode: Prosjektkode for prosjektet. Kan for eksempel være en kode som benyttes i andre systemer.
Prosjektstatus: Angir status for prosjektet. Prosjekter med status "Kladd" startes fra fanekort "Prosjektplan". Se "Starte prosjektet" over.
Firma: Navn på evt. kunde prosjektet utføres for.
Kontaktperson: Navn på evt. kontaktperson hos kunde.
Fast pris: Kan benyttes for å angi at prosjektet har fast salgspris til kunden.
Prosjekteier: Navn på ansatt som er angitt som eier av prosjektet.
Avdeling: Navn på evt. avdeling i organisasjonen prosjektet tilhører. Se Admin - Avdelinger.
Prosjektgruppe: Navn på evt. prosjektgruppe prosjektet tilhører. Se Admin - Prosjektgrupper.
Hovedprosjekt: Angir overordnet prosjekt hvis dette prosjektet er et delprosjekt.
Opprettet: Tidspunkt prosjektet ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt prosjektet ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Notat: Fritekstnotat for prosjektet.

Fanekort "Målsetninger" for prosjekter

Her kan prosjektets målsetninger defineres i en prioritert liste. Målsetningene kan merkes med måloppnåelse angitt i prosent. Dette kan være nyttig ved senere analyse av prosjektet, samt underveis for å si noe om overordnet status.

Målsetningene for prosjektet angis under en av følgende grupper:

Resultatmål: Resultatmålene handler om hva man skal oppnå i løpet av et prosjekts levetid (det prosjektet skal lage/utføre).
Effektmål: Effektmålene setter måltall på hensikten med prosjektet - hvorfor vi kjører prosjektet.

Resultatmål handler om hva man skal oppnå i løpet av et prosjekts levetid (det prosjektet skal lage/utføre), med den hensikt å oppnå noen effekter (effektmål) - og da først og fremst etter at prosjektet er over.

Oppnåelse av resultatmålene (med rett kvalitet, skalerbarhet og ytelse) danner forutsetninger for å oppnå effektmålene. I tillegg må selvfølgelig også de som overtar bruken/forvaltningen av det som er oppnådd, gjøre det de skal for å kunne hente ut effektene.

Resultatmål er for eksempel det å lage nytt produkt, ny rabatt, nytt felt i et skjermbilde, nytt system, opprette nytt grensesnitt for automatisk overføring o.s.v.

Effektmålene er for eksempel av typene % effektivitetsøkning, bedret ytelse, brukervennlighet, inntekter, inntektsøkning, kostnadsbesparelser, kostnadsunngåelser o.s.v. (gjerne tallfestet).

Kilde: Wikipedia.

Registrere ny målsetning

Målsetninger kan legges til ved å velge "Nytt effektmål" eller "Nytt resultatmål" fra verktøylinjen.

Endre og slette målsetning

Målsetninger åpnes ved å klikke på den blå teksten i kolonnen "Målsetning". Evt. endringer lagres ved å bruke knappen "Lagre". Målsetninger slettes ved å klikke på knappen "Slett" fra dette vinduet.

Angi måloppnåelse for målsetning

Målsetninger åpnes ved å klikke på den blå teksten i kolonnen "Målsetning". Her kan du angi en prosentvis faktor for om målsetningen er oppnådd. Trykk "Lagre" for å lagre den nye prosentsatsen for målsetningen.

Prioritere målsetninger

Målsetningene flyttes opp og ned i visningsvinduet for målsetninger ved å bruke pilene til høyre i listen.

Fanekort "Deltakere" for prosjekter

Her angis prosjektets deltakere. Deltakere er enten interne (ansatte), eller eksterne (kontaktpersoner) og angis med hver sin farge. Interne deltakere har ikoner med blå dress, mens eksterne har gul dress. Deltakerne angis med hvilken rolle de har i prosjektet. I tillegg defineres én av dem som prosjektleder.

Listen under viser hvilke felter som vises i deltakerlisten.

(styre/ratt): Deltakeren med ratt-symbol i kolonnen til venstre er definert som prosjektleder for prosjektet.
(person): Angir om deltakeren er intern (blå dress) eller ekstern (gul dress).
Navn: Navn på deltaker (firmanavn i parentes hvis deltakeren er ekstern). Klikk for å redigere deltaker.
Rolle i prosjektet: Angir deltakerens rolle i prosjektet.
Mobiltelefon: Angir deltakerens mobiltelefonnummer. Klikk for å sende SMS til deltaker.
Direktetelefon: Angir deltakerens direktenummer på kontoret.
E-post: Angir deltakerens e-postadresse. Klikk for å sende e-post til deltaker.

Registrere nye deltakere

Enkeltdeltakere legges til ved å velge "Ny intern" eller "Ny ekstern" fra verktøylinjen. Interne deltakere er alltid ansatte i organisasjonen, mens eksterne deltakere er kontaktpersoner.

Du kan også velge å legge til alle aktive ansatte i en gitt avdeling ved å velge "Avdeling" og angi ønsket avdeling i dialogboksen. Hvis alle ansatte skal delta, velger du "Alle ansatte" på verktøylinjen. Du kan også bruke denne funksjonen hvis "nesten alle" skal delta. Du kan da legge til alle og så slette dem som ikke skal delta etterpå.

Endre og slette deltakere

Deltakere åpnes ved å klikke på den blå teksten i kolonnen "Navn". Evt. endringer lagres ved å bruke knappen "Lagre". Deltakere fjernes ved å klikke på knappen "Slett" fra dette vinduet. Hvis du ønsker å slette alle deltakerne i prosjektet, bruker du knappen "Slett alle" på verktøylinjen i fanekortet for deltakere.

Dialogboksen for deltakere inneholder følgende felter:

Navn: Gir mulighet for å søke etter og legge til ansatt/kontaktperson som skal delta.
Rolle i prosjektet: Angir deltakerens rolle i prosjektet.
Notat: Fritekstnotat for deltaker.
Prosjektleder: Angir om deltaker er prosjektleder. Prosjektet kan kun ha én prosjektleder.

Sende e-post til alle deltakere i prosjektet

Du kan enkelt sende en e-post til alle deltakere i prosjektet ved å velge "Send e-post" på verktøylinjen. Du vil da få opp et tomt e-postvindu med e-postadressen til alle deltakerne.

Fanekort "Ressurser" for prosjekter

"Ressurser"-fanen benyttes til å legge til ressursene som skal benyttes i prosjektets aktiviteter. Ressursene synliggjør prosjektets kostnader i form av arbeidskraft og materialforbruk.

Prosjektressurser i XS Office er globale for hvert prosjekt. Dette betyr at man definerer prosjektets ressurser én gang og kan fritt koble dem til aktiviteter både i "opprinnelig plan" og "virkelig plan". Hvis man benytter de samme ressursene i begge planene, kan man i ettertid enkelt analysere avvik i reell bruk i forhold til planlagt bruk per ressurs.

Ressurstyper

Ressursene i prosjektet kan enten være arbeidsressurser eller materialressurser. Arbeidsressurser er typisk arbeidstimer utført av interne ansatte eller ekstern innleid arbeidskraft og måles i antall timeverk.

Materialressurser er typisk forbruksvarer som kreves i prosjektet (for eksempel trevirke, papir, spiker, PCer) eller felles ressurser (for eksempel projektor, møterom, traktor, lift) som benyttes for å få prosjektet gjennomført.

Listen under viser hvilke felter som vises i ressursoversikten.

(Status): Ressurser som er definert i "opprinnelig plan" vil låses når prosjektet startes. Disse ressursene vil vises med et hengelåssymbol i denne kolonnen.
(Ressurstype): En person med blå dress indikerer arbeidsressurs, en eske indikerer materialressurs.
Ressurs: Navn på ressurs. Klikk for å åpne ressurs.
Kostnad stk: Angir kostnaden for bruk av ressursen per enhet.
Salgspris stk: Angir salgspris til kunde for bruk av ressursen per enhet.
Dekningsbidrag: Angir differansen mellom innpris og utpris som skal dekke faste kostnader og et evt. resultat.
Dekningsgrad: Dekningsgrad er dekningsbidrag i prosent av utpris (salgspris).
Sist endret: Tidspunkt ressursen ble sist lagret.
Av: Initialer til den ansatte som lagret ressursen sist.

Registrere ny ressurs

Ressurser legges til i prosjektet ved å velge "Ny arbeidsressurs" eller "Ny materialressurs" fra verktøylinjen.

Endre og slette ressurser

Ressurser åpnes ved å klikke på den blå teksten i kolonnen "Ressurs". Evt. endringer lagres ved å bruke knappen "Lagre". Ressurser slettes ved å klikke på knappen "Slett" fra dette vinduet. Hvis du ønsker å slette alle ressursene i prosjektet, bruker du knappen "Slett alle" på verktøylinjen i fanekortet for ressurser. NB! Ressurser som er benyttet i opprinnelig plan kan ikke slettes etter at prosjektet er startet. Dette indikeres med en hengelås i ressursoversikten.

Dialogboksen for ressurser inneholder følgende felter:

Fra produktregister: Angir en kobling mot et produkt i foretakets produktregister. Dette gjør at du automatisk kan få inn kostnad og salgspris basert på opplysninger fra produktregisteret.
Prosjektdeltaker (kun ved arbeidsressurs): Angir hvis ønskelig kobling mot én av prosjektdeltakerne som angitt under "Deltakere"-fanen.
Fra fellesressurser (kun ved materialressurs): Angir hvis ønskelig kobling mot en ressurs i foretakets liste over fellesressurser (projektorer, møterom o.s.v.).
Ressursnavn: Navn på ressursen i prosjektet (vil automatisk fylles ut ved bruk av koblinger som nevnt ovenfor).
Notat: Fritekstnotat for ressurs.
Kostnad per enhet: Angir kostnaden for bruk av ressursen per enhet (kan hentes automatisk fra produktregister).
Salgspris per enhet: Angir salgspris til kunde for bruk av ressursen per enhet (kan hentes automatisk fra produktregister).

Fanekort "Prosjektplan"/"Opprinnelig plan"/"Virkelig plan" for prosjekter

Mens prosjektet er i "kladdemodus" finnes kun én prosjektplan og prosjektet vil ha et fanekort "Prosjektplan" med et ikon med et ett-tall på. Dette tilsvarer "Opprinnelig plan" og benyttes for å planlegge og budsjettere prosjektet før oppstart. Aktiviteter, milepæler og ressurser som legges inn her vil ikke kunne endres etter at prosjektet er startet.

Når prosjektet er startet, vil fanekortet "Prosjektplan" erstattes av to nye fanekort - "Opprinnelig plan" og "Virkelig plan". Opprinnelig plan vil alltid gjenspeile prosjektet slik det var i det øyeblikket prosjektet ble startet og kan ikke endres etter oppstart. Den opprinnelige planen kopieres samtidig til "Virkelig plan" slik at denne i utgangspunktet er lik opprinnelig plan. Virkelig plan brukes for å registrere og justere/omberamme hendelser i prosjektet fortløpende etter hvert som de skjer i prosjektets levetid. Dermed kan du til en hver tid sammenligne den reelle utviklingen (virkelig plan) opp mot den planlagte utviklingen (opprinnelig plan).

Søyler for opprinnelig plan vises alltid med gul bakgrunnsfarge mens søyler for virkelig plan vises med blå bakgrunnsfarge. Dette vil du også kunne se på ikonet på fanekortene for "Opprinnelig plan" og "Virkelig plan". Ikonet for opprinnelig plan vil vise et ettall og gul søyle, mens ikon for virkelig plan vil ha et totall og blå søyle.

Hva er et Gantt-diagram?

Et Gantt-diagram er et diagram som viser prosjektets struktur og varighet strukket ut over en tidsbasert X-akse. Hver enkelt aktivitet i prosjektet angis ofte som en liggende søyle med riktig størrelse og plassering i henhold til aktivitetens start- og sluttdato. Søylene kan også inneholde en indikering av fremdrift (typisk fullførelsesgrad i prosent).

Milepæler angis ofte som et diamantsymbol (♦) på datoen for milepælen i Gantt-diagrammer.

Gantt-diagrammet er oppkalt etter ingeniøren Henry Gantt som var en av dem som utviklet denne ideen.

Hva er en milepæl?

En milepæl i et prosjekt angis som en dato der prosjektet eller deler av prosjektet skal ha oppnådd en bestemt tilstand. Milepæler brukes ofte for å kontrollere at man er på riktig kurs og angir ofte et viktig beslutningspunkt. Det er viktig at milepælene er kontrollerbare og kommer hyppig nok til at prosjektet ikke kan "spore av". I XS Office angis en milepæl som en spesiell aktivitet med varighet lik 1 dag.

Forskyve et prosjekt i tid

Du kan forskyve alle aktiviteter i en prosjektplan fra fanekortene "Detaljer", "Aktiviteter", "Gantt-skjema" og "Milepælsplan" for ønsket prosjektplan (opprinnelig eller virkelig plan). Merk at du ikke kan forskyve opprinnelig plan i et prosjekt hvis prosjektet allerede er startet. Se forøvrig nedenfor.

For å forskyve alle aktiviteter (endre startdato) i en plan, velger du knappen "Forskyv prosjektplan" i verktøylinjen. I vinduet som kommer frem, angir du ny startdato for prosjektplanen. Du vil hele tiden se antall dager forskyving samt ny sluttdato ettersom du justerer startdatoen. Velg "OK" når du er ferdig for å forskyve alle aktiviteter.

Fanekort "Detaljer" for prosjektplaner

På dette fanekortet finner du oversikt over overordnede detaljer for prosjektplanen (opprinnelig eller virkelig plan). Herfra kan du også starte prosjektet hvis det er i kladdemodus og dermed ikke startet ennå (blått flagg). Dette gjør du ved å velge knappen "Start prosjekt" i verktøylinjen.

Du kan også forskyve alle aktivitetene i planen ved å bruke knappen "Forskyv prosjektplan" i verktøylinjen.

Fanekortet for detaljer inneholder følgende informasjon:

Antall aktiviteter: Angir antallet registrerte aktiviteter i planen.
Antall milepæler: Angir antallet registrerte milepæler i planen.
Ressurskostnad: Angir total kostnad for all ressursbruk i prosjektplanen.
Beregnet utpris: Angir beregnet salgspris for all ressursbruk i prosjektplanen.
Beregnet dekningsbidrag: Angir beregnet dekningsbidrag for all ressursbruk i prosjektplanen.
Beregnet dekningsgrad: Angir beregnet dekningsgrad for all ressursbruk i prosjektplanen.
Registrerte timer: Angir totalt antall timeverk knyttet til prosjektet.
Fakturerbare timer: Angir totalt fakturerbare timeverk knyttet til prosjektet.
Første milepæl: Angir tidligste dato for milepæler i planen.
Siste milepæl: Angir seneste dato for milepæler i planen.
Opprettet: Tidspunkt prosjektplanen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt prosjektplanen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Tidligste start aktivitet: Angir tidligste aktivitetsstart i planen (= startdato for prosjektplanen).
Seneste start aktivitet: Angir seneste startdato for aktiviteter i planen.
Seneste slutt aktivitet: Angir tidligste aktivitetsstart i planen (= sluttdato for prosjektplanen).
Lengstvarende aktivitet: Angir varighet for den lengstvarende aktiviteten i planen (oppgitt i antall dager samt måneder).
Total varighet: Angir total varighet for prosjektplanen (oppgitt i antall dager samt måneder).
Faste rammer: Se under.
Notat: Fritekstnotat for prosjektplan.

Faste rammer for prosjektplaner

Mange prosjekter har faste rammer for datoer og salgspris/kostnader som er bestemt i kontrakter eller annen dialog med kunde. Dette kan du angi for hver prosjektplan i XS Office. Hvis prosjektet ikke har faste rammer, men skal drives av ressursbruken og aktivitetenes varighet, lar du disse feltene stå tomme. Du kan senere sammenligne de faste rammene med prosjektets varighet basert på aktivitetene samt prosjektets kostnad basert på ressursbruken.

Startdato: Angir avtalt startdato (ved opprinnelig plan) eller reell startdato (ved virkelig plan) for prosjektet.
Sluttdato: Angir avtalt sluttdato (ved opprinnelig plan) eller reell sluttdato (ved virkelig plan) for prosjektet. Hvis datoene ikke er bestemt kan de settes tomme.
Salgspris: Angir avtalt salgspris eks. mva. for prosjektet.
Kostnad: Angir budsjetterte kostnader for prosjektet.
Antall timeverk: Angir budsjettert antall timeverk (for arbeidsressurser) i prosjektet.

Fanekort "Aktiviteter" for prosjektplaner

Dette fanekortet inneholder liste over alle registrerte aktiviteter og milepæler i prosjektplanen.

Aktivitetslisten inneholder følgende felter:

(Avhengighet): Et kjetting-symbol angir at aktiviteten er avhengig av andre aktiviteter. Klikk for å åpne aktiviteten som avhengigheten er knyttet til.
(Prioritet): Angir prioritet for aktivitet (se under).
(Status): Angir status for aktivitet (se under).
WBS: Work Breakdown Structure. Disposisjonsnummer som angir rekkefølgen for aktiviteten fra topp til bunn. Se under for mer informasjon.
Aktivitet: Angir emne for aktiviteten. Klikk for å åpne aktiviteten.
Ansv: Angir initialene til evt. ansvarlig person for fullføring av aktiviteten (må være en prosjektdeltaker).
Start: Angir startdato for aktiviteten.
Slutt: Angir sluttdato for aktiviteten.
Tidsfrist: Angir absolutt siste tidsfrist for når aktiviteten må være fullført.
Varighet: Angir varighet for aktiviteten i dager.
% ferdig: Angir ferdigstillelsesgrad for aktiviteten i prosent (kan kun angis i "virkelig plan").

Prioritet for prosjektaktiviteter

Prioritet for aktiviteter indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg for prosjektaktiviteter

Status for prosjektaktiviteter vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Aktivitet er ikke startet (fremdrift = 0 %).
Gult flagg: Aktivitet pågår og er ikke på overtid (fremdrift større enn 0 % og mindre enn 100 %).
Grønt flagg: Aktivitet er fullført (fremdrift = 100 %).
Rødt flagg: Aktivitet er ikke markert som fullført og på overtid (fremdrift større enn 0 % og mindre enn 100 % samt forfalt sluttdato).

WBS - Work Breakdown Structure

Ikke-redigerbart nummer som angir den nøyaktige posisjonen til en aktivitet i disposisjonen. XS Office beregner automatisk et disposisjonsnummer for hver aktivitet basert på nummereringen i disposisjonsstrukturen for aktivitetslisten. Den første aktiviteten i aktivitetslisten får WBS-kode 1. Hvis denne aktiviteten har tre delaktiviteter, får disse numrene 1.1, 1.2 og 1.3.

Opprette eller endre en aktivitet

Du oppretter en ny aktivitet ved å velge knappen "Ny aktivitet" i aktivitetslisten (eller Gantt-skjemaet) for prosjektplanen. En eksisterende aktivitet kan endres ved å klikke på teksten i kolonnen "Aktivitet" i listen.

Opprette eller endre en milepæl

Milepæler håndteres på samme måte som aktiviteter ved å velge "Ny milepæl" i aktivitetslisten (eller Gantt-skjemaet) for prosjektplanen. Vinduet for milepæler er identisk med vinduet for aktiviteter.

Dialogboksen for prosjektaktiviteter/milepæler inneholder følgende felter:

Emne: Angir emne for aktiviteten. Må fylles ut.
Delaktivitet under: Angir en evt. annen aktivitet som denne aktiviteten er en delaktivitet under. Den andre aktiviteten kalles i så fall en aktivitetsgruppe.
Avhengig av: Angir en evt. annen aktivitet som denne aktiviteten er avhengig av. Dette betyr normalt at den andre aktiviteten må være fullført før denne kan startes.
Ansvarlig: Angir initialene til evt. ansvarlig person for fullføring av aktiviteten (må være en prosjektdeltaker).
Startdato: Angir startdato for aktiviteten.
Sluttdato: Angir sluttdato for aktiviteten (ikke tilgjengelig for milepæl).
Varighet: Angir varighet for aktiviteten i dager.
Milepæl: Angir om aktiviteten er å betegne som en milepæl. En milepæl inntreffer kun på en angitt dato og har ingen varighet.
Estimert: Angir om tidsangivelsen for aktiviteten (start/slutt/varighet) er endelig eller kun foreløpig estimert. Dette indikeres ofte i prosjektstyring med et spørsmålstegn etter datoen/varigheten.
Fremdrift: Angir ferdigstillelsesgrad for aktiviteten i prosent. Kan kun angis i "virkelig plan".
Prioritet: Angir prioritet for aktiviteten. Se over.
Tidsfrist: Angir en eventuell absolutt siste tidsfrist for utførelse av aktiviteten.
Opprettet: Tidspunkt aktiviteten ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt aktiviteten ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Notat: Fritekstnotat for aktiviteten.

"Ressursbruk" i dialogboksen for prosjektaktiviteter

Etter at en aktivitet er opprettet, vil det fremkomme en liste i bunnen av dialogboksen for prosjektaktivitet. Her kan du knytte ressursbruk til aktiviteten. Dermed kan du angi arbeidstimer og materiellforbruk direkte på hver enkelt aktivitet.

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for ressursbruk for aktivitet.

(Ressurstype): En person med blå dress indikerer arbeidsressurs, en eske indikerer materialressurs.
Ressurs: Navn på ressurs. Klikk for å åpne/redigere ressursbruk.
Antall: Angir antall enheter av ressursen som benyttes i aktiviteten.
Enhetspris inn: Angir kostnaden for bruk av ressursen per enhet.
Sum kostpris: Angir totalkostnaden for bruk av denne ressursen i denne aktiviteten.
Enhetspris ut: Angir salgsprisen for bruk av ressursen per enhet.
Sum salg: Angir total salgspris for bruk av denne ressursen i denne aktiviteten.

Under denne listen finnes også en summeringslinje som alltid vil vise totalkosten for all ressursbruk knyttet til aktiviteten samt en linje med dekningsbidrag og dekningsgrad.

Begreper

Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntekten. I handelsbedrifter kalles dette ofte avanse eller bruttofortjeneste.
Dekningsgrad: Dekningsbidrag i prosent av salgspris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av salgsinntektene som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.

Legge til ressursbruk for aktivitet

Velg knappen "Legg til ressursbruk" i verktøylinjen nede i vinduet for prosjektaktivitet. Dette valget vil kun være tilgjengelig etter at aktiviteten er lagret for første gang.

Listen under viser hvilke felter som vises i dialogboksen for ressursbruk for aktivitet.

Ressurs: Navn på ressurs. Klikk for å velge ressursen som det skal legges til forbruk av.
Antall: Angir antall enheter av ressursen som benyttes i aktiviteten.

NB! Denne dialogboksen har også egne knapper for å legge til arbeidsressurser og materialressurser til prosjektet. Dette forenkler registrering av ressursbruk av ressurser som ennå ikke er lagt til i prosjektet. Disse ressursene vil alltid være globale for prosjektet og kunne benyttes i alle aktiviteter og milepæler.

Slette ressursbruk for aktivitet

Ressursbruk slettes ved å åpne aktuell ressursbruk og så velge knappen "Slett" i dialogboksen som kommer frem.

Slette en aktivitet

En eksisterende aktivitet kan slettes ved å klikke på teksten i kolonnen "Aktivitet" i aktivitetslisten og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen i vinduet som kommer frem.

Registrere timer for prosjektaktiviteter

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra en prosjektaktivitet. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" fra verktøylinjen i vinduet for prosjektaktivitet. XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra prosjektaktiviteten over til timeregistreringen.

Visningsmodus for aktivitetsliste og Gantt-skjema

Aktiviteter kan være delaktiviteter under felles aktivitetsgrupper. Hvis dette er tilfelle, vil du kunne åpne og lukke aktivitetsgruppen med pluss- og minus-symboler i "Aktivitet"-kolonnen. Du kan også velge å åpne/lukke alle aktivitetsgrupper ved å velge "Åpne tre"/"Lukk tre" fra verktøylinjen.

En slik gruppering og inndeling av aktiviteter kalles ofte for "Work Breakdown Structure" (WBS). En aktivitetsgruppe bør beskrive planlagt resultat og ikke planlagte gjøremål fordi ønsket resultat er enklere å forholde seg til når man lager prosjektstrukturen.

Fanekort "Gantt-skjema" for prosjektplaner

Gantt-skjemaet er en spesiell visning av aktivitetslisten der aktivitetenes varighet er indikert i liggende søyler langs en tidsakse.

Gantt-skjemaet inneholder følgende felter:

WBS: Work Breakdown Structure. Disposisjonsnummer som angir rekkefølgen for aktiviteten fra topp til bunn. Se over for mer informasjon.
Aktivitet: Angir emne for aktiviteten. Klikk for å åpne aktiviteten.
Ansv: Angir initialene til evt. ansvarlig person for fullføring av aktiviteten (må være en prosjektdeltaker).
Start: Angir startdato for aktiviteten.
Slutt: Angir sluttdato for aktiviteten (ikke tilgjengelig for milepæl).
Varighet: Angir varighet for aktiviteten i dager.
Tidslinje: Viser en automatisk generert tidsakse over hele prosjektets levetid med indikering av måneder, uker, og dager. Helgedager er indikert med grå bakgrunnsfarge i diagrammet. Se under for mer informasjon.

Visning av søyler og milepæler i Gantt-skjema

Aktivitetene i prosjektet vil vises som søyler med lengde som tilsvarer varigheten for aktiviteten. Når fremdrift indikeres på aktiviteter i virkelig plan, vil søylene bli helt eller delvis grønne avhengig av fullførelsesgraden som registreres. En aktivitet som er halvferdig vil vises med én halvdel grønn og en like stor halvdel blå.

En aktivitet kan være markert som avhengig av en annen aktivitet. Dette fremgår ved at WBS-nummer og navn på overordnet aktivitet vises til høyre for søylen i Gantt-skjemaet.

Overordnede aktiviteter vises som et resultat av delaktivitetene i Gantt-skjemaet. Du kan endre startdato for alle underaktiviteter ved å endre startdato til den overordnede aktiviteten. Du kan også endre fremdriften til underaktiviteter ved å angi fremdrift på den overordnede aktiviteten. Du vil da få spørsmål om du ønsker at XS Office skal beregne en ferdigstillelsesgrad for delaktivitetene.

Aktivitetene/milepælene kan åpnes direkte fra Gantt-skjemaet ved å klikke på søylene/milepælsymbolene.

Fanekort "Milepælsplan" for prosjektplaner

Her vil du få en komprimert visning av prosjektplanen som kun inneholder de registrerte milepælene.

Milepælsplanen inneholder følgende felter:

(Prioritet): Angir prioritet for milepælen (se over).
(Status): Angir status for milepælen (se over).
WBS: Work Breakdown Structure. Disposisjonsnummer som angir rekkefølgen for aktiviteten fra topp til bunn. Se over for mer informasjon.
Milepæl: Angir emne for milepælen. Klikk for å åpne milepælen.
Dato: Angir dato for milepælen.
?: ? vises dersom dato for milepælen kun er et estimat (foreløpig dato).
Tidsfrist: Angir absolutt siste tidsfrist for når milepælen må være fullført.
Ansv: Angir initialene til evt. ansvarlig person for fullføring av milepælen (må være en prosjektdeltaker).
% ferdig: Angir ferdigstillelsesgrad for milepælen i prosent (kan kun angis i "virkelig plan").

Fanekort "Total ressursbruk" for prosjektplaner

Her vil du få en oversikt og summering over all ressursbruk som er knyttet til prosjektplanen. Ressursbruken vil være fordelt på ressurs og hvilken aktivitet ressursen er brukt i. I tillegg vil du finne kostnad og salgspris for ressursbruken samt en total summering av disse.

Listen over total ressursbruk inneholder følgende felter:

(Ressurstype): En person med blå dress indikerer arbeidsressurs, en eske indikerer materialressurs.
Ressurs: Navn på ressurs. Klikk for å åpne ressurs.
Benyttet i aktivitet: Angir hvilken aktivitet eller milepæl ressursen er brukt i.
Antall: Angir hvor mange enheter av ressursen som er benyttet i aktiviteten/milepælen.
Pris inn: Angir kostnaden for bruk av ressursen per enhet.
Total inn: Angir totalkostnaden for bruk av ressursen i aktiviteten/milepælen.
Pris ut: Angir salgspris til kunde for bruk av ressursen per enhet.
Total ut: Angir total salgspris til kunde for bruk av ressursen i aktiviteten/milepælen.

Nederst i listen finner du en summering av total kostnad og total salgspris for ressursbruk i prosjektplanen.

Ressursbruk per ressurs

Hvis du vil se en oversikt over ressursbruk for en gitt ressurs, klikker du på ønsket ressurs i listen over total ressursbruk. I vinduet som kommer opp vil du se total ressursbruk for denne ressursen i hele prosjektet.

Fanekort "Analyse" for prosjekter

Her finner du fire fanekort for analyse av prosjektet. Her kan du analysere virkelig tidsforbruk opp mot opprinnelig plan, analysere ressursbruk og timeforbruk samt få en oversikt over salg knyttet til prosjektet.

Hvis prosjektet ikke er startet, vil kun fanekortet "Salg" være synlig.

Analysere prosjektet med Gantt-skjema

På fanekortet "Gantt-analyse" får du opp hele prosjektet i gantt-visning med søylene for opprinnelig plan og virkelig plan tegnet opp under hverandre. Dette gjør det enkelt å visualisere det reelle tidsforbruket (virkelig plan) opp mot det planlagte/budsjetterte tidsforbruket fra opprinnelig plan. Opprinnelig plan er markert med svart og grå bakgrunn i tidssøylen for hver enkelt aktivitet.

Analysere ressursbruk

På fanekortet "Ressursbruk" finner du en liste over den totale ressursbruken i opprinnelig plan og virkelig plan med en egen kolonne for avvik mellom disse.

Kolonnen for avvik vil vises med rød skrift hvis avviket er "av negativ art". Kolonner uten relevans vil indikeres som I/T (ikke tilgjengelig) i analysetabellen.

Følgende parametere kan analyseres her:

Totalkostnad: Angir totalkostnaden for all ressursbruk i prosjektplanen.
Total salgspris: Angir total salgspris for all ressursbruk i prosjektplanen.
Antall ressurser i bruk: Angir totalt antall ulike ressurser i bruk i prosjektplanen fordelt på aktiviteter.
Antall arbeidstimer i plan: Angir antall timeverk som er registrert i prosjektplanen (for arbeidsressurser).
Registrerte arbeidstimer: Angir totalt antall timer som er registrert i timeregistreringen for gjeldende prosjekt. Denne verdien er kun relevant for virkelig plan.
Registrerte arbeidstimer vs plan: Angir avviket mellom arbeidstimer i prosjektplanen og antall timeverk som er registrert i timeregistreringen i XS Office.
Kostnad arbeidstimer: Angir total kostnad for timeforbruket i prosjektplanen.
Kostnad materialforbruk: Angir total kostnad for materialforbruket i prosjektplanen.

Analysere timeforbruk

På fanekortet "Timeforbruk" finner du oversikt over alle registrerte timer i prosjektet. Her kan du velge å gruppere etter følgende parametre:

Timeart (standardvisning): Grupperer alle timene fordelt på timeart.
Aktivitet: Grupperer alle timene fordelt på prosjektaktivitet.
Ansatt: Grupperer alle timene fordelt på ansatt.
Timeart per ansatt: Grupperer alle timene fordelt på ansatt og timeart.
Timeart per aktivitet: Grupperer alle timene fordelt på ansatt og prosjektaktivitet.

Du velger hvordan du vil gruppere oppføringene fra rullegardinmenyen "Grupper på" på verktøylinjen. Timelinjer som ikke er markert med timeart/aktivitet vil samles under gruppen "(ingen)".

Utlistingen vil være sortert etter antall registrerte timer. Du kan enkelt endre sorteringen ved å klikke på kolonneoverskriftene.

Du kan velge å vise kun timer for deg selv, for avdelingen/salgsregionen din eller alle ansatte. Dette velger du fra rullegardinmenyen "Vis for" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Analysere tilbud knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Tilbud" finner du oversikt over alle tilbud knyttet til gjeldende prosjekt. Du har også mulighet til å opprette nye tilbud herfra. Disse vil automatisk kobles til valgt prosjekt. Listen inneholder også en summering av totalverdi for tilbud for gjeldende prosjekt.

Analysere salgsordrer knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Ordre" finner du oversikt over alle salgsordrer knyttet til gjeldende prosjekt. Du har også mulighet til å opprette nye salgsordrer herfra. Disse vil automatisk kobles til valgt prosjekt. Listen inneholder også en summering av totalverdi for salgsordrer for gjeldende prosjekt.

Analysere utgående faktura knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Faktura" finner du oversikt over alle utgående faktura knyttet til gjeldende prosjekt. Listen inneholder også en summering av totalverdi for utgående faktura for gjeldende prosjekt.

Analysere utgående kreditnota knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Kreditnota" finner du oversikt over alle utgående kreditnota knyttet til gjeldende prosjekt. Listen inneholder også en summering av totalverdi for utgående kreditnota for gjeldende prosjekt.

Analysere inngående bilag knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Inngående bilag" finner du oversikt over alle inngående bilag (typisk leverandørfakturaer) knyttet til gjeldende prosjekt. Listen inneholder også en summering av totalverdi for bilagene samt andelen av bilagene som er kontert mot prosjektet. Bilagene kan være automatisk skannet til XS Office eller lagt inn manuelt. Se Handel - Alle bilag for informasjon om hvordan du legger inn bilag i XS Office.

Denne funksjonen krever at du har tillegget Accounting Link for XS Office.

Prosjektregnskap

På fanekortet "Prosjektregnskap" finner du en oppsummering av økonomien i prosjektet. Oversikten er delt inn i tre deler som følger:

Inntekter: Viser oversikt over inntekter i prosjektet.
Kostnader: Viser oversikt over kostnader i prosjektet (alle kostnader utenom internt tidsforbruk).
Timeforbruk: Viser oversikt over timeforbruk (internt tidsforbruk) i prosjektet (antall og kostnad).

Hver av de tre delene er igjen delt inn i tre deler:

Budsjettert i opprinnelig plan: Viser budsjettert ressursbruk i opprinnelig plan. Hvis ingen ressursbruk er definert for aktiviteter i opprinnelig plan, benyttes tall fra "faste rammer" for opprinnelig plan.
Virkelig plan: Viser ressursbruk i virkelig plan. Hvis ingen ressursbruk er definert for aktiviteter i virkelig plan, benyttes tall fra "faste rammer" for virkelig plan.
Regnskap/faktisk registrert: Viser faktiske registreringer knyttet til prosjektet (salgsordrer, inngående bilag og timeregistreringer).

Budsjetterte inntekter i opprinnelig plan og virkelig plan

Budsjetterte inntekter er definert som salgsprisen for all ressursbruk knyttet til aktiviteter i prosjektplanen. Hvis ingen ressursbruk er definert for aktiviteter i prosjektplanen, benyttes tall fra "faste rammer" for prosjektplanen.

Budsjetterte kostnader i opprinnelig plan og virkelig plan

Budsjetterte kostnader er definert som kostnaden for all ressursbruk knyttet til aktiviteter i prosjektplanen som ikke er internt tidsforbruk. Internt tidsforbruk er her definert som ressursbruk av type "arbeidsressurs" som er knyttet til en intern prosjektdeltaker (=ansatt). Hvis ingen ressursbruk er definert for aktiviteter i prosjektplanen, benyttes tall fra "faste rammer" for prosjektplanen.

Budsjettert timeforbruk i opprinnelig plan og virkelig plan

Budsjettert timeforbruk er definert som kostnaden for all ressursbruk som er internt tidsforbruk. Internt tidsforbruk er her definert som ressursbruk av type "arbeidsressurs" som er knyttet til en intern prosjektdeltaker (=ansatt). Hvis ingen arbeidsressursbruk er definert for aktiviteter i prosjektplanen, benyttes tall fra "faste rammer" for prosjektplanen.

Dekningsbidrag 1

Dekningsbidrag 1 er her definert som differansen mellom salgsinntekter og kostnader der internt tidsforbruk er holdt utenom. Dekningsbidrag 1 beregnes med følgende formel:

salgsinntekter - ekstern kostnad

Ekstern kostnad er her definert som summen av varekjøp og variable kostnader knyttet til prosjektet der internt tidsforbruk er holdt utenom.

Dekningsgrad 1

Dekningsgrad 1 er her definert som kvotienten mellom dekningsbidrag 1 og salgsinntekter angitt i % der internt tidsforbruk er holdt utenom. Dekningsgrad 1 beregnes med følgende formel:

((salgsinntekter - ekstern kostnad) / salgsinntekter) * 100

Ekstern kostnad er her definert som summen av varekjøp og variable kostnader knyttet til prosjektet der internt tidsforbruk er holdt utenom.

Dekningsbidrag 2

Dekningsbidrag 2 er her definert som differansen mellom inntekter og totale kostnader. Dekningsbidrag 2 beregnes med følgende formel:

salgsinntekter - ekstern kostnad - intern kostnad

Ekstern kostnad er her definert som summen av varekjøp og variable kostnader knyttet til prosjektet der internt tidsforbruk er holdt utenom. Intern kostnad er her definert som kostnaden for internt tidsforbruk knyttet til prosjektet.

Dekningsgrad 2

Dekningsgrad 2 er her definert som kvotienten mellom dekningsbidrag 2 og salgsinntekter angitt i %. Dekningsgrad 2 beregnes med følgende formel:

((salgsinntekter - ekstern kostnad - intern kostnad) / salgsinntekter) * 100

Regnskap/faktisk registrert

Kolonnen lengst til høyre i radene angir hva som reelt er registrert som inntekter og kostnader i prosjektet.

For inntekter er dette salgsordrer. Se Handel - Salgsordrer
For kostnader er dette inngående bilag. Se Handel - Alle bilag for informasjon om hvordan du legger inn bilag.
For timeforbruk er dette timeregistreringer utført av ansatte. Se Timer - Registrering.

Beregning av kostnad for internt tidsforbruk

Kostnaden for timeregistreringer (Timeforbruk - Faktisk registrert) beregnes i følgende rekkefølge:

Hvis det er benyttet en timeart i registreringen og denne er knyttet mot et produkt som har en kostpris, benyttes denne satsen.
Hvis den ansatte har en timelønn angitt på ansattkortet, benyttes denne satsen.
Hvis en standard timekost er angitt under globale innstillinger, benyttes denne.
Hvis ikke benyttes en sats lik null.

Fanekort "Oppfølginger" for prosjekter

Her finner du oversikt over tilknyttede oppfølginger til valgt prosjekt. Oppfølgingene er sortert etter type på hver sitt fanekort.

Følgende oppfølginger er tilgjengelige for hvert prosjekt:

Siste: Viser liste over 20 sist endrede oppføringer sortert etter sist endret. Oppføringene er basert på de ti oppføringstypene som finnes i de andre fanekortene under "Oppfølginger" samt salgsmuligheter tilknyttet prosjektet. Du kan her velge å vise alle oppføringer knyttet til prosjektet eller kun de du selv har opprettet eller endret sist.
Møter: Viser liste over alle møter knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Møter.
Avtaler: Viser liste over alle avtaler knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Avtaler.
Oppgaver: Viser liste over alle oppgaver knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Oppgaver.
Notater: Viser liste over alle notater knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Notater.
E-post inn: Viser liste over innkommende e-post knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Mottatt e-post.
E-post ut: Viser liste over sendt e-post knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Sendt e-post.
Dokumenter: Viser liste over alle dokumenter knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Dokumenter - Dokumentarkiv.
Saker: Viser liste over alle saker knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig CRM - Saker.
SMS: Viser liste over alle sendte SMS-meldinger knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Meldinger - Sendte SMS.

Fanekort "Søk" for prosjekter

Under fanekortet "Søk" kan du gjøre et fritekstsøk i valgt prosjekt. Et søk her vil kun søke i valgt prosjekt og du kan også velge hvilke søkegrupper søket skal foretas i.

Fanekort "Tilgang" for prosjekter

Tilgangskontroll for prosjekt lar deg bestemme hvilke brukere som skal ha tilgang til ditt prosjekt. Tilgangskontrollen kan settes for en enkelt ansatt, brukergruppe eller avdeling. Tilgangskontrollen har følgende parametre:

Synlig prosjekt: Angir hvilke brukere som skal kunne se prosjektet og prosjektets innhold.
Endre info: Angir hvilke brukere som skal kunne endre info under fanekort "Detaljer".
Slette prosjekt: Angir hvilke brukere som skal kunne slette prosjektet.
Starte prosjekt: Angir hvilke brukere som skal kunne starte prosjektet.
Målsetninger: Angir hvilke brukere som skal kunne opprette, endre eller slette målsetninger.
Deltakere: Angir hvilke brukere som skal kunne opprette og slette deltakere i prosjektet.
Ressurser: Angir hvilke brukere som skal kunne opprette, endre og slette ressurser i prosjektet.
Aktiviteter: Angir hvilke brukere som skal kunne opprette, endre og slette aktiviteter i prosjektet.
Ressursbruk: Angir hvilke brukere som skal kunne opprette, endre eller slette ressursbruk knyttet til aktiviteter i prosjektet.

Skjule prosjekt

Et prosjekt kan skjules ved å åpne prosjektet (klikk på prosjektnavnet i prosjektlisten), og så velge fanekort "Tilgang". Du kan videre bestemme om prosjektet skal være skjult for en eller flere brukere ved å velge mellom "ansatt", "brukergruppe", "avdeling" og "alle". Fjern markeringen for "Synlig prosjekt" samtidig som du legger til en tilgangsbegrensning.

Standardtilgang for nye prosjekter

Du kan angi standard tilgangsnivå for nye prosjekter under Min side - Mine innstillinger. Dette kan du benytte for å sikre at prosjekter du oppretter i utgangspunktet ikke er synlige for alle andre ansatte.

Kalkulering av tilgangsnivå

Kalkuleringen av en brukers tilgangsnivå for et objekt skjer i rekkefølgen som er angitt under. Merk at det ikke hjelper at din avdeling har fått full tilgang til et objekt hvis din brukergruppe ikke har tilgang. Merk også at standardtilgang er "full tilgang" hvis det ikke finnes tilgangskontrolloppføringer knyttet til objektet.

Ansatt: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring eksplisitt for den angitte brukeren/ansatte, vil denne alltid gjelde.
Brukergruppe: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for brukergruppen som brukeren er tilknyttet, vil denne gjelde.
Avdeling: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for avdelingen som brukeren er tilknyttet, vil denne gjelde.
Alle: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for alle brukere, vil denne gjelde.
(ingen tilgangskontrolloppføring finnes): Hvis det ikke finnes noen tilgangskontrolloppføringer knyttet til objektet, vil alle innloggede brukere ha full tilgang til dette objektet.

Lage en kopi av et prosjekt

Ofte ønsker man å lage en kopi av et prosjekt for å bruke en kopi som utgangspunkt for et nytt prosjekt. Hvis man ofte oppretter prosjekter som ligner hverandre i innhold, kan man vedlikeholde maler for prosjekter. For å lage en kopi av et prosjekt, velger du knappen "Lag kopi" fra fanekortet "Detaljer" i prosjektet.

En kopi vil inneholde kopi av det opprinnelige prosjektet med målsetninger og deltakere samt opprinnelig plan med aktiviteter, ressurser og ressursbruk for denne.

Søke etter prosjekter

Du kan søke etter prosjekter ved hjelp av søkefunksjonene oppe i venstre hjørne i XS Office ("Skriv inn søkeord"). Du kan søke etter prosjektnavn, prosjektID eller prosjektkode. Søkeresultatet vises som "ProsjektID - Prosjektkode (dersom den finnes) - Prosjektnavn).

Slette prosjekter

Prosjekter kan slettes ved å åpne prosjektet (klikk på prosjektnavnet i prosjektlisten), og så velge knappen "Slett" fra fanekortet "Detaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere prosjektet som kansellert.

Filtrere prosjekter

Listen over prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen. Det finnes også rullegardinmeny for å velge sorteringsrekkefølge for prosjektene i listen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere prosjekter basert på hvem som er ansvarlig for dem, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle prosjekter.
Mine: Viser kun prosjekter du selv er prosjektleder for.
Ikke mine: Viser alle prosjekter du ikke er prosjektleder for.
Min avdeling: Viser kun prosjekter som hører til din avdeling.

Filtrering etter status

For å vise kun prosjekter med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle prosjekter.
Ikke fullført: Viser kun prosjekter som ikke er fullført.
Fullført: Viser kun prosjekter som er fullført.
Kladd: Viser kun prosjekter som har status "Kladd".
Pågår: Viser kun prosjekter som pågår i øyeblikket.
Kansellert: Viser kun prosjekter som er kansellert.
Satt på vent: Viser kun prosjekter som er satt på vent.

Hvis ønskelig kan visningen "Ikke fullført" settes som standardvisning for prosjektlisten. Se Admin - Globale innstillinger.

Registrere timer i prosjektet

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra prosjektet. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" fra verktøylinjen oppe til høyre i prosjektkortet eller fra fanekortet "Analyse" - "Timeforbruk".

Analysere prosjekter

Prosjektlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Nummerserie for prosjekter

Prosjekter vil automatisk tildeles prosjektnummer av XS Office. Prosjektnummer vil alltid øke med én for hvert nytt prosjekt som produseres.

Som standard vil prosjekter nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.

Relaterte emner

6.2 Prosjekt - Prosjektstatus

Introduksjon

"Prosjekt - Prosjektstatus" viser viser liste over alle organisasjonens prosjekter med nøkkelinformasjon om kostnader og forbruk i prosjektene. Her kan du enkelt holde oversikt over budsjett, utlegg og timeforbruk i prosjektene dine. Status for prosjektene indikeres med statusflagg og prosjektlisten kan enkelt filtreres basert på prosjektenes status.

Felter i prosjektliste med status

Listen under viser hvilke felter som vises i prosjektlisten med status (Prosjekt - Prosjektstatus).

(Statusflagg): Status for prosjektene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Fastprisprosjekt): Fastprisprosjekter indikeres med eget symbol. Se under.
(Hoved-/delprosjekt): Angir om prosjektet er et hovedprosjekt, underprosjekt/delprosjekt eller begge deler. Se for øvrig under.
Kunde > Prosjekt: Navn på kunde og prosjekt. Klikk for å åpne firmakort / prosjektkort.
Budsj. kost: Angir budsjetterte ressurskostnader for prosjektet i opprinnelig plan. Hvis ingen ressursbruk er definert for aktiviteter i opprinnelig plan eller prosjektet er definert som et fastprisprosjekt, benyttes tall fra "faste rammer". Dersom prosjektet er startet vil da faste rammer fra virkelig plan benyttes. Hvis ikke, benyttes rammer fra opprinnelig plan.
Utlegg: Angir sum for inngående bilag til prosjektet. Se også Handel - Alle bilag for informasjon om hvordan du plasserer kostnader på et prosjekt. Alle bilag i prosjektet finnes også i fanekortet "Analyse" i prosjektet.
Budsj. timer: Angir antall budsjetterte timer for prosjektet i opprinnelig plan. Dette er sum av alle arbeidsressursene knyttet til interne ansatte i prosjektet. Hvis ingen arbeidsressursbruk er definert for aktiviteter i opprinnelig plan eller prosjektet er definert som et fastprisprosjekt, benyttes tall fra "faste rammer". Dersom prosjektet er startet vil da faste rammer fra virkelig plan benyttes. Hvis ikke, benyttes rammer fra opprinnelig plan.
Timeforbruk: Angir reelt timeforbruk som er registrert mot prosjektet via timeregistreringen.
Forbruk [%]: Angir hvor stor prosentandel av budsjetterte timer (fra opprinnelig plan) som er registrert via timeregistreringen. En verdi større enn 100 betyr at timeforbruket er høyere enn budsjettert.
Timefordeling: Angir hvem som har registrert timer i prosjektet samt hvor mye hver enkelt har registrert. Initialene til den ansatte med flest timer vil alltid listes opp først.

Statusflagg

Status for prosjekter vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Prosjekt i kladdemodus - ikke startet.
Gult flagg: Prosjekt er startet og pågår.
Grønt flagg: Prosjekt er avsluttet.
Rødt flagg: Prosjekt er kansellert og kan ikke lenger tilknyttes andre oppføringer.
Oransje flagg: Prosjekt er "satt på vent".

Fastprisprosjekt

Hvis prosjektet er definert som et fastprisprosjekt (valget "Fast pris" på fanekortet "Detaljer" for prosjektet), indikeres dette med et myntsymbol med et utropstegn. Dersom fast pris ikke er valgt, vil ingen symbol vises i denne kolonnen og budsjetterte kostnader og timer i listen beregnes basert på aktivitetene i prosjektet.

Hoved-/underprosjekt

Eventuelle koblinger mot andre prosjekter vises med symboler.

Tre firkanter med rød firkant øverst: Prosjektet har underprosjekter/delprosjekter.
Tre firkanter med rød firkant nede til venstre: Prosjektet er et underprosjekt/delprosjekt. Klikk for å åpne hovedprosjekt.
Tre firkanter med rød firkant øverst samt nede til venstre: Prosjektet er selv et underprosjekt/delprosjekt og har også underliggende prosjekter. Klikk for å åpne hovedprosjekt.
Ingen symbol: Prosjektet er ikke knyttet til andre prosjekter.

Opprette et nytt prosjekt

Prosjekter opprettes ved å velge "Nytt prosjekt" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Prosjektstatus. Se ellers Prosjekt - Prosjektliste.

Filtrere prosjekter

Filtrering etter ansatt

For å filtrere prosjekter basert på hvem som er ansvarlig for dem, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle prosjekter.
Mine: Viser kun prosjekter du selv er prosjektleder for.
Ikke mine: Viser alle prosjekter du ikke er prosjektleder for.
Min avdeling: Viser kun prosjekter som hører til din avdeling.

Filtrering etter status

For å vise kun prosjekter med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle prosjekter.
Ikke fullført: Viser kun prosjekter som ikke er fullført.
Fullført: Viser kun prosjekter som er fullført.
Kladd: Viser kun prosjekter som har status "Kladd".
Pågår: Viser kun prosjekter som pågår i øyeblikket.
Kansellert: Viser kun prosjekter som er kansellert.
Satt på vent: Viser kun prosjekter som er satt på vent.

Hvis ønskelig kan visningen "Ikke fullført" settes som standardvisning for prosjektlisten. Se Admin - Globale innstillinger.

Registrere timer i prosjektet

Analysere prosjekter

Prosjektlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

6.3 Prosjekt - Pågående aktiviteter

Introduksjon

"Prosjekt - Pågående aktiviteter" viser liste over alle prosjektaktiviteter som pågår (fremdrift mindre enn 100%) på tvers av alle prosjekter som pågår i øyeblikket. Visningen lar deg vise aktiviteter for alle ansatte eller kun aktiviteter for deg selv. Prosjektaktivitetene kan også indikeres i Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender.

Felter i aktivitetsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i aktivitetslisten (Prosjekt - Pågående aktiviteter).

(Prioritet): Angir definert prioritet for aktiviteten. Se under.
(Statusflagg): Status for aktivitetene vises med flagg av ulik farge. Se under.
% fullført: Viser en statusindikering og tall for aktivitetens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
(Registrerte timer): Angir totalt antall registrerte timer for aktiviteten.
(Fakturerbare timer): Angir totalt antall fakturerbare timer for aktiviteten.
Emne: Emne for aktivitet. Klikk på emnetekst for å åpne aktivitet.
Prosjekt: Navn på prosjekt som aktiviteten er knyttet mot. Klikk for å åpne prosjektet.
Firma: Navn på evt. firma som prosjektet er knyttet mot. Klikk for å åpne firmakortet.
Startdato: Angir startdato for aktivitet.
Sluttdato: Angir beregnet sluttdato for aktivitet.
Dager: Angir varighet for aktivitet i dager.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for utførelse av aktivitet.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for aktiviteter vises med flagg av forskjellige farger.

Rødt flagg: Aktivitet er ikke ferdigstilt og sluttdato er overskredet.
Gult flagg: Aktivitet pågår og sluttdato er ikke overskredet.
Blått flagg: Aktivitet er ikke startet (% fullført = 0) og sluttdato er ikke overskredet.

Opprette en ny aktivitet

Prosjektaktiviteter må opprettes direkte fra prosjektet som tilhører. Se Prosjekt - Prosjektliste.

Innfyllingsfelter for aktiviteter

Se Prosjekt - Prosjektliste.

Registrere timeforbruk for en prosjektaktivitet

Se Prosjekt - Prosjektliste.

Filtrere aktivitetslisten

Listen over aktiviteter knyttet til prosjekter kan enkelt filtreres på ansatt eller kun aktiviteter for et angitt prosjekt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen. Det finnes også rullegardinmeny for å velge sorteringsrekkefølge for aktivitetslisten.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere aktiviteter basert på hvem som er ansvarlig for dem, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle aktiviteter.
Mine: Viser kun aktiviteter du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser alle aktiviteter du ikke er ansvarlig for.
Min avdeling: Viser kun aktiviteter i prosjekter som hører til din avdeling.

Filtrering etter prosjekt

For å vise kun aktiviteter knyttet til et gitt prosjekt, velger du ønsket prosjekt fra dialogen "Prosjekt" på verktøylinjen.

Analysere aktiviteter

Aktivitetslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

6.4 Prosjekt - Møter

Introduksjon

"Prosjekt - Møter" viser liste over planlagte, gjennomførte og avlyste møter for ansatte i organisasjonen. I XS Office skiller vi møter fra avtaler ved at møter har avanserte funksjoner for innkalling, referat og oppfølginger. Vi anbefaler at møtekonseptet benyttes når ansatte i organisasjonen har ansvar for innkalling eller referat eller at sammenkomsten skal følges opp i ettertid. Møtekonseptet bør også brukes for interne sammenkomster for enklere å holde styr på oppmøte, roller og deltakelse.

Du kan angi tidspunkt for påminnelse for hvert møte. Alle deltakerne i møtet vil motta påminnelse i henhold til innstilingen for påminnelse. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Felter i liste over møter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over møter (Prosjekt - Møter).

(Statusflagg): Status for møtene vises med flagg av ulik farge. Se under.
Oppfølginger: Et blyantsymbol indikerer at det finnes oppfølginger til møtet. Antall oppfølginger vises i hint-tekst når du beveger musa over blyantsymbolet. Klikk for å åpne fanekort "Oppfølginger" for tilhørende møte.
Er jeg deltaker i møtet?: Et portrettsymbol indikerer at du selv er deltaker i møtet.
Dato: Dato for møte.
Fra: Planlagt starttidspunkt for møte.
Til: Planlagt sluttidspunkt for møte.
Emne: Emne for møte. Klikk for å åpne tilhørende møte.
Firma: Navn på evt. firma som møtet er knyttet mot.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som møtet er knyttet mot.
Ordstyrer: Angir initialer til ordstyrer i møte - stjerner indikerer at ordstyrer er en ekstern deltaker. Tre prikker angir at det ikke er definert en ordstyrer.

Statusflagg

Status for møter vises med flagg av forskjellige farger.

Gult flagg: Møtet er planlagt, men ikke gjennomført.
Grønt flagg: Møtet er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
Rødt flagg: Møtet er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.

Opprette et nytt møte

Møter kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Nytt møte" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Møter.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Opprett møte direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
Velg "Møte" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for møter.
Bruk hurtigtasten for møter. Se Innledning - Hurtigtaster.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Slette et møte

Møter kan slettes ved å åpne vinduet for møte (klikk på emnetekst i møtelisten), og så velge knappen "Slett". Husk at du også vil slette evt. deltakere, agenda, referat og oppfølginger.

Lage kopi av et møte

Åpne møtet du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" på fanekortet "Detaljer". Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet et nytt møte i møtelisten. Dette møtet vil være en eksakt kopi av det opprinnelige møtet med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Møtet kan nå brukes på samme måte som om det var opprettet manuelt - det har ingen koblinger mot det opprinnelige møtet.

Registrere timeforbruk fra møtet

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra møteoppføringen. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra møtet over til timeregistreringen.

Filtrere møtelisten

Listen over møter knyttet til prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter deltakelse

For å vise kun møter du deltar i eller leder, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Filtrering etter status

For å vise kun møter med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle møter.
Planlagt: Viser kun planlagte møter som ikke er gjennomført.
Gjennomført: Viser kun gjennomførte møter.
Avlyst: Viser kun avlyste møter.

Analysere møter

Møtelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet vil alltid være synlig og er stedet du definerer bl.a. emne, sted og tidspunkt for møtet.

Møtedato: Dato for møte.
Fra kl.: Planlagt starttidspunkt for møte.
Til kl.: Planlagt sluttidspunkt for møte.
Fra-til: Lar deg angi klokkeslett med musen ved å peke og klikke i en grafisk døgnvisning. Se under.
Hele dagen: Angir om møtet varer hele dagen. Ved valg av "Hele dagen" vil klokkeslettene deaktiveres.
Status: Angir status for møtet.
Påminnelse: Angir evt. påminnelse for møtet. Påminnelse vil sendes til alle interne deltakere. Se forøvrig Innledning - Påminnelser.
Emne: Emne for møte.
Møtested: Møtested (adresse, møteromsnummer e.l.) for møte.
Notat: Fritekstnotat for møte.
Firma: Navn på evt. firma som møtet er knyttet mot.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som møtet er knyttet mot.

Angi klokkeslett via døgnvisningen

XS Office lar deg bestemme klokkeslett for start og slutt via et eget rutenett med 24 timersvisning. Dette vil ofte være mer effektivt enn å velge klokkeslett via rullegardinmenyene.

Angi starttidspunkt for møtet via døgnvisningen

Klikk med venstre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et starttidspunkt som er senere enn sluttidspunktet.

Angi sluttidspunkt for møtet via døgnvisningen

Sluttidspunktet kan angis i døgnvisningen på to ulike måter.

Klikk med høyre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
Klikk med venstre musetast i rutenettet samtidig som du holder inne tasten Ctrl. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.

NB! Noen weblesere har begrensninger rundt å kunne utføre en funksjon på høyre musetast i en webside. Noen brukere har til og med en mus med kun én tast. I disse tilfellene brukes Ctrl+venstreklikk for å angi sluttidspunkt for møtet.

Fanekort "Deltakere"

Dette fanekortet vil være synlig etter at møtet er opprettet. Her angir du hvem som skal delta i møtet og hvilke roller den enkelte deltaker har.

Felter i liste for interne og eksterne deltakere

Navn: Navn på deltaker. Klikk for å endre roller for deltaker.
Tilstede: Angir om person er tilstede på møtet.
Bekreftet: Angir om personens oppmøte på møtet er bekreftet.
Referat: Angir om personen skal motta referat fra møtet.
Ordstyrer: Angir om personen er ordstyrer i møtet. Et møte kan kun ha én ordstyrer.
Referent: Angir om personen er referent (ansvarlig for møtereferat) i møtet. Et møte kan kun ha én referent.

Legge til deltakere

Enkeltdeltakere kan legges til ved å velge "Ny intern" eller "Ny ekstern" fra verktøylinjen. Interne deltakere er alltid ansatte i organisasjonen, mens eksterne deltakere er kontaktpersoner. Altså må møtedeltakerne enten være registrert som ansatt eller kontaktperson. Du kan også velge å legge til alle aktive ansatte i en gitt avdeling ved å velge "Avdeling" og angi ønsket avdeling i dialogboksen. Hvis alle ansatte skal delta, kan du velge "Alle ansatte" på verktøylinjen. Du kan også bruke denne funksjonen hvis "nesten alle" skal delta. Du kan da legge til alle og så slette dem som ikke skal delta etterpå.

NB! Det er viktig at alle deltakerne har e-postadresse registrert hvis innkalling og referat skal sendes per e-post.

Fjerne deltaker

Åpne deltaker ved å klikke på navnet i listen for interne eller eksterne deltakere. Velg knappen "Slett" i vinduet som kommer frem.

Sende e-post til alle møtedeltakere

Du kan enkelt sende en e-post til alle møtedeltakerne ved å velge "Send e-post" på verktøylinjen. Du vil da få opp et tomt e-postvindu med e-postadressene til alle deltakerne automatisk fylt ut.

Sende innkalling til møtet

Når alle deltakerne i møtet er registrert, kan du sende innkalling ved å klikke på knappen "Send innkalling" på verktøylinjen på fanekortet "Deltakere". Innkallingen vil sendes per e-post og agendaen vil ligge som en vedlagt PDF-fil.

Vindu for innkalling

Vinduet for sending av innkalling inneholder følgende funksjoner:

Avkrysningsboks "Detaljert visning": Angir om PDF-filen skal inneholde en detaljert visning av agenda med notater for hver sak.
Avkrysningsboks "Vis notatlinjer": Angir om hver sak i detaljert agenda i PDF-filen skal inneholde 5 tomme notatlinjer for å skriftlige notater under møtet. Dette krever at "Detaljert agenda" over er valgt.
Avkrysningsboks "Vis som vedlegg": Angir om innkallingen skal forhåndsvises i et eget nettleservindu eller i eksternt PDF-program når du velger knappen "Vis".
Knapp "Vis": Lar deg forhåndsvise innkallingen før utsendelse.
Knapp "Send": Lar deg sende innkallingen per e-post til alle møtedeltakerne.
Knapp "Lukk": Lukker vinduet for sending av innkalling.

For informasjon om sending av e-post, se Meldinger - Innboks.

Fanekort "Agenda"

Dette fanekortet vil være synlig etter at møtet er opprettet. Her angir du sakene som skal behandles i møtet med tidsangivelse.

Felter i agendaliste

Nr: Saksnummer.
Fra: Angir beregnet starttidspunkt for sak.
Til: Angir beregnet sluttidspunkt for sak.
Emne: Emne for sak.
Varighet: Angir varighet for agendasak.
Ansv: Angir ansvarlig for presentasjon av sak - stjerner indikerer at ansvarlig er en ekstern deltaker. Tre prikker angir at det ikke er definert en ansvarlig for sak.
(pilsymboler opp/ned): Lar deg flytte agendapunktene opp og ned innbyrdes. Klokkeslett for fra og til vil beregnes automatisk av XS Office.

Legge til sak

Velg knappen "Ny sak" fra verktøylinjen for å legge til et punkt på agendaen.

Fjerne sak

Åpne agendapunkt ved å klikke på emnet i agendalisten. Velg knappen "Slett" i vinduet som kommer frem.

Fanekort "Referat"

Dette fanekortet vil være synlig når møtet er markert som gjennomført. Her skriver du referat for hver av sakene som ble behandlet i møtet. Du kan også tilordne oppgaver til interne deltakere basert på agendapunktene.

Referatet inneholder to deler - én generell del som gjelder hele møtet, samt én del som gjelder hvert enkelt agendapunkt. Den generelle delen redigeres direkte i fanekortet "Referat" og lagres ved å klikke på knappen "Lagre" på verktøylinjen.

Innhold i fanekort "Referat"

Innledning: Innledende tekst for referatet. Kommer først i møtereferatet.
Neste møte: Gir mulighet til å angi tidspunkt for et eventuelt neste møte. Kommer med i referatet.
Referat for agendapunkter: Se under.

Felter i "Referat for agendapunkter"

I tillegg til en innledende tekst, kan du lage referattekst for hver enkelt sak i agendaen. Følgende informasjon vil vises i listen over agendapunktene.

Nr: Saksnummer.
Sak: Emne for sak.
Referattekst: Evt. referat for gjeldende sak.
Oppgave: Angir evt. oppgave som er tilordnet basert på gjeldende sak. Du kan klikke på oppgavesymbolene for å åpne tilknyttet oppgave.
Status: Angir status for evt. oppgave som er tilordnet basert på gjeldende sak. For status for oppgaver, se Min side - Mine oppgaver.
Ansv: Initialer for person som er tilordnet oppgave. Teksten vil vises med rød skrift hvis oppgaven er forfalt.
Frist: Utførelsesfrist for tilordnet oppgave. Teksten vil vises med rød skrift hvis oppgaven er forfalt.

Skrive referattekst for agendapunkter

Åpne agendapunkt ved å klikke i kolonnen "Referattekst" i agendalisten. Vinduet for referat for agendapunkt er beskrevet nedenfor.

Vise detaljer om agendapunkt

Du kan hente frem alle detaljer om et agendapunkt ved å klikke i kolonnen "Sak" i agendalisten.

Felter i vindu for referattekst for agendapunkter

Vinduet for referattekst for agendapunkter inneholder følgende informasjon:

Saksemne: Viser det originale emnet for agendapunktet. Kan ikke endres.
Saksnotat: Viser det originale notatet for agendapunktet. Kan ikke endres.
Referattekst: Her angir du referatteksten for gjeldende sak.
Gjøremål: Her angir du evt. gjøremål som er bestemt for gjeldende sak.
Ansvarlig: Her angir du hvem som er ansvarlig for evt. gjøremål.
Frist: Her angir du utførelsesfrist for evt. gjøremål.
Lag oppgave/oppdater oppgave: Gir deg mulighet til å opprette en oppgave basert på gjøremål til person angitt som ansvarlig. Hvis oppgaven er tilordnet tidligere, kan du også velge å oppdatere den med ny informasjon. For informasjon om oppgaver, se Min side - Mine oppgaver.

Sende møtereferat

Når referatet er ferdig, kan du sende det til alle deltakere som er satt opp som referatmottakere ved å klikke på knappen "Send referat" på verktøylinjen på fanekortet "Referat". Referatet vil sendes per e-post med en vedlagt PDF-fil.

Vindu for sending av referat

Vinduet for sending av referat inneholder følgende funksjoner:

Avkrysningsboks "Detaljert visning": Angir om PDF-filen skal inneholde visning av referat for agendapunkter.
Avkrysningsboks "Vis som vedlegg": Angir om referatet skal forhåndsvises i et eget nettleservindu eller i eksternt PDF-program når du velger knappen "Vis".
Knapp "Vis": Lar deg forhåndsvise referatet før utsendelse.
Knapp "Send": Lar deg sende referatet per e-post til alle møtedeltakerne som er angitt som referatmottakere.
Knapp "Lukk": Lukker vinduet for sending av referat.

For informasjon om sending av e-post, se Meldinger - Innboks.

Fanekort "Oppfølginger"

Dette fanekortet vil være synlig når møtet er markert som gjennomført og gir deg og andre muligheten til å registrere oppfølginger til møtet. Oppfølgingene består av ren fritekst og vil markeres med hvem som har skrevet oppfølgingene. Hvis det finnes oppfølginger til møtet, vil dette vises med et blyantsymbol i listen over møter (Prosjekter - Møter).

Felter i liste over oppfølginger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over oppfølginger.

Tidspunkt: Tidspunkt oppfølgingen ble opprettet.
Tekst: Teksten i oppfølgingen.
Av: Initialer for den som har skrevet oppfølgingen.

Legge til ny oppfølging

Velg knappen "Ny oppfølging" fra verktøylinjen for å opprette en ny oppfølging til møtet.

Påminnelser for møter

Hvert møte har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye møter.

Relaterte emner

6.5 Prosjekt - Avtaler

Introduksjon

"Prosjekt - Avtaler" viser liste over alle avtaler uten visningsrestriksjoner som er knyttet til et prosjekt. Visningen lar deg vise avtaler for alle ansatte eller kun avtaler for deg selv. Du kan også søke etter avtaler basert på ulike kriterier.

Felter i avtaleliste

Listen under viser hvilke felter som vises i avtalelisten (Prosjekt - Avtaler).

Vis tid som: Angir hvordan den ansatte har valgt at tidsrommet for avtalen skal vises i kalenderen. Se under.
(Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
Fra: Planlagt starttidspunkt for avtale.
Til: Planlagt sluttidspunkt for avtale.
For: Initialer for ansatt som avtalen gjelder.
Emne: Emne for avtale.
Firma: Navn på evt. firma som avtalen er knyttet mot.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som avtalen er knyttet mot.

"Vis tid som"

"Vis tid som" angir hvordan den ansatte har valgt at avtalen skal vises i kalenderen. Dette indikeres med følgende symboler:

Grønn sirkel: Ledig - Angir at den ansatte ikke anser seg som opptatt i avtaletidsrommet.
Gul sirkel med spørsmålstegn: Foreløpig - Angir at avtaletidsrommet ikke er endelig bestemt.
Rød sirkel med strek: Opptatt - Angir at den ansatte er opptatt i avtaletidsrommet.
Sirkel med urvisere: Fraværende - Angir at den ansatte er borte fra kontoret i avtaletidsrommet.

Statusflagg

Status for avtaler vises med flagg av forskjellige farger.

Gult flagg: Avtale er planlagt, men ikke gjennomført.
Grønt flagg: Avtale er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
Rødt flagg: Avtale er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.

Opprette en ny avtale

Avtaler kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Avtaler.
Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine avtaler.
Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden CRM - Avtaler.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Opprett avtale direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
Velg "Avtale" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for avtaler.
Bruk hurtigtasten for avtaler. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for avtaler

Se Min side - Mine avtaler.

Søke etter avtaler

Se Min side - Mine avtaler.

Filtrere avtalelisten

Listen over avtaler knyttet til prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne avtaler eller avtaler for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Filtrering etter status

For å vise kun avtaler med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle avtaler.
Planlagt: Viser kun planlagte avtaler som ikke er gjennomført.
Gjennomført: Viser kun gjennomførte avtaler.
Avlyst: Viser kun avlyste avtaler.

Se forøvrig Min side - Mine avtaler.

Slette avtaler

Avtaler kan slettes ved å åpne vinduet for avtale (klikk på emnetekst i avtalelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne avtaler samt avtaler du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Analysere avtaler

Avtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

For analyse av avtaler fordelt på kunder, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

6.6 Prosjekt - Oppgaver

Introduksjon

"Prosjekt - Oppgaver" viser liste over alle oppgaver som ikke er angitt som private og er knyttet til et prosjekt. Visningen lar deg vise oppgaver for alle ansatte eller kun oppgaver for deg selv.

Felter i oppgaveliste

Listen under viser hvilke felter som vises i oppgavelisten (Prosjekt - Oppgaver).

(Prioritet): Angir definert prioritet for oppgaven. Se under.
(Statusflagg): Status for oppgavene vises med flagg av ulik farge. Se under.
Tilordnet fra møte: Et møtesymbol her angir at oppgaven er tilordnet via et møtereferat.
% fullført: Viser en statusindikering og tall for oppgavens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for utførelse av oppgave.
Forfallsdato: Angir forfallsdato for oppgave.
Avsluttet: Angir evt. tidspunkt oppgaven ble markert som fullført.
Emne: Emne for oppgave.
Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til oppgaven.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til oppgaven.
Sist endret: Tidspunkt oppgaven ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret oppgaven sist.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for oppgaver vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Oppgave er ikke startet.
Gult flagg: Oppgave pågår.
Grønt flagg: Oppgave er fullført.
Oransje flagg: Oppgave venter andre eller er utsatt.
Rødt flagg: Oppgave er kansellert.
Spørsmålstegn: Oppgave er ikke forstått.

Opprette en ny oppgave

Oppgaver kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Oppgaver.
Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine oppgaver.
Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden CRM - Oppgaver.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Opprett oppgave direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
Velg "Oppgave" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for oppgaver.
Bruk hurtigtasten for oppgaver. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for oppgaver

Se Min side - Mine oppgaver.

Søke etter oppgaver

Se Min side - Mine oppgaver.

Filtrere oppgavelisten

Listen over oppgaver knyttet til prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne oppgaver eller oppgaver for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Filtrering etter status

For å vise kun oppgaver med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppgaver.
Ikke startet: Viser alle oppgaver som ikke er påbegynt.
Pågår: Viser alle oppgaver som pågår.
Fullført: Viser kun fullførte oppgaver.
Venter andre: Viser kun oppgaver som har status "venter andre".
Utsatt: Viser kun oppgaver som er utsatt.
Kansellert: Viser kun oppgaver som er kansellert.
Ikke forstått: Viser kun oppgaver som er markert som "ikke forstått".

Se forøvrig Min side - Mine oppgaver.

Slette oppgaver

Oppgaver kan slettes ved å åpne vinduet for oppgave (klikk på emnetekst i oppgavelisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere oppgaver

Oppgavelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

6.7 Prosjekt - Notater

Introduksjon

"Prosjekt - Notater" viser liste over alle notater som ikke er angitt som private og er knyttet til et prosjekt. Visningen lar deg vise notater fra alle ansatte eller kun notater opprettet av deg selv.

Felter i notatliste

Listen under viser hvilke felter som vises i notatlisten (Prosjekt - Notater).

(farge): Angir definert farge for notatet.
Notat: Innhold for notat.
Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til notatet.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til notatet.
Sist endret: Tidspunkt notatet ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret notatet sist.

Opprette nytt notat

Notater kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Notater.
Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine notater.
Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden CRM - Notater.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Velg "Notat" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Bruk hurtigtasten for notater. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for notater

Se Min side - Mine notater.

Søke etter notater

Se Min side - Mine notater.

Filtrere notatlisten

Listen over notater knyttet til prosjekter kan vise alle notater eller kun notater opprettet av deg selv. Dette gjøres via en rullegardinmeny på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne notater eller notater for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Slette notater

Notater kan slettes ved å åpne vinduet for notat (klikk på emnetekst i notatlisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere notater

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

6.8 Prosjekt - Sendt e-post

Introduksjon

"Prosjekt - Sendt e-post" viser liste over all utgående e-post som ikke er angitt som privat og er knyttet til et prosjekt. Visningen lar deg vise e-post sendt av alle ansatte eller kun e-post sendt av deg selv.

Felter i liste

Listen under viser hvilke felter som vises i listen (Prosjekt - Sendt e-post).

Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
Fra: Angir avsender av e-postmelding.
Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
Av: Initialer til den som sendte e-postmeldingen.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette en ny e-postmelding

E-postmeldinger kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Bruk hurtigtasten for e-postmeldinger. Se Innledning - Hurtigtaster.

Filtrere listen

Listen over e-postmeldinger knyttet til prosjekter kan vise alle e-postmeldinger eller kun e-postmeldinger opprettet av deg selv. Dette gjøres via en rullegardinmeny på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne e-postmeldinger eller e-postmeldinger for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Slette e-postmeldinger

Sendt e-post kan slettes ved å åpne vinduet for e-postmelding (klikk på emnetekst i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere e-postmeldinger

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

6.9 Prosjekt - Mottatt e-post

Introduksjon

"Prosjekt - Mottatt e-post" viser liste over all innkommende e-post som ikke er angitt som privat og er knyttet til et prosjekt. Visningen lar deg vise e-post mottatt av alle ansatte eller kun e-post mottatt av deg selv.

Felter i liste

Listen under viser hvilke felter som vises i listen (Prosjekt - Mottatt e-post).

Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
Fra: Angir avsender av e-postmelding.
Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
Mottatt: Tidspunkt e-postmeldingen ble mottatt.
Av: Initialer til den som mottok e-postmeldingen.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette en ny e-postmelding

E-postmeldinger kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Bruk hurtigtasten for e-postmeldinger. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for e-postmeldinger

Se Meldinger - Innboks.

Søke etter e-postmeldinger

Se Meldinger - Innboks.

Importere e-postmeldinger

Se Meldinger - Innboks.

Filtrere listen

Listen over e-postmeldinger knyttet til prosjekter kan vise alle e-postmeldinger eller kun e-postmeldinger opprettet av deg selv. Dette gjøres via en rullegardinmeny på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne e-postmeldinger eller e-postmeldinger for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Slette e-postmeldinger

Mottatt e-post kan slettes ved å åpne vinduet for e-postmelding (klikk på emnetekst i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere e-postmeldinger

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.