6.5 Prosjekt - Avtaler
Introduksjon
"Prosjekt - Avtaler" viser liste over alle avtaler uten visningsrestriksjoner som er knyttet til et prosjekt. Visningen lar deg vise avtaler for alle ansatte eller kun avtaler for deg selv. Du kan også søke etter avtaler basert på ulike kriterier.Felter i avtaleliste
Listen under viser hvilke felter som vises i avtalelisten (Prosjekt - Avtaler).- Vis tid som: Angir hvordan den ansatte har valgt at tidsrommet for avtalen skal vises i kalenderen. Se under.
- (Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
- Fra: Planlagt starttidspunkt for avtale.
- Til: Planlagt sluttidspunkt for avtale.
- For: Initialer for ansatt som avtalen gjelder.
- Emne: Emne for avtale.
- Firma: Navn på evt. firma som avtalen er knyttet mot.
- Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som avtalen er knyttet mot.
"Vis tid som"
"Vis tid som" angir hvordan den ansatte har valgt at avtalen skal vises i kalenderen. Dette indikeres med følgende symboler:- Grønn sirkel: Ledig - Angir at den ansatte ikke anser seg som opptatt i avtaletidsrommet.
- Gul sirkel med spørsmålstegn: Foreløpig - Angir at avtaletidsrommet ikke er endelig bestemt.
- Rød sirkel med strek: Opptatt - Angir at den ansatte er opptatt i avtaletidsrommet.
- Sirkel med urvisere: Fraværende - Angir at den ansatte er borte fra kontoret i avtaletidsrommet.
Statusflagg
Status for avtaler vises med flagg av forskjellige farger.- Gult flagg: Avtale er planlagt, men ikke gjennomført.
- Grønt flagg: Avtale er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
- Rødt flagg: Avtale er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.
Opprette en ny avtale
Avtaler kan opprettes på flere måter i XS Office.- Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Avtaler.
- Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine avtaler.
- Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden CRM - Avtaler.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
- Opprett avtale direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
- Velg "Avtale" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Velg pluss-ikonet i startsideelementene for avtaler.
- Bruk hurtigtasten for avtaler. Se Innledning - Hurtigtaster.
Innfyllingsfelter for avtaler
Se Min side - Mine avtaler.Søke etter avtaler
Se Min side - Mine avtaler.Filtrere avtalelisten
Listen over avtaler knyttet til prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.Filtrering etter ansatt
For å vise kun egne avtaler eller avtaler for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.Filtrering etter status
For å vise kun avtaler med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.- Alle: Viser alle avtaler.
- Planlagt: Viser kun planlagte avtaler som ikke er gjennomført.
- Gjennomført: Viser kun gjennomførte avtaler.
- Avlyst: Viser kun avlyste avtaler.
Slette avtaler
Avtaler kan slettes ved å åpne vinduet for avtale (klikk på emnetekst i avtalelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne avtaler samt avtaler du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.Analysere avtaler
Avtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.For analyse av avtaler fordelt på kunder, se CRM - Rapporter.
