Min side - Min kalender

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

1.3 Min side - Min kalender

Introduksjon

"Min side - Min kalender" gir deg en grafisk oversikt over dine gjøremål og annen relevant informasjon sortert og gruppert etter dato. Du har 5 ulike periodevalg for kalenderen - dagvisning, arbeidsukevisning, ukevisning, månedsvisning og årsvisning.

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen din. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Her kan du i tillegg velge hvilke knapper som skal være synlig i verktøylinjen. Du kan også overstyre hvilke oppføringer som skal vises hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Dette er beskrevet senere i kapitlet.

Hvis du ønsker å opprette avtaler, oppgaver o.s.v. mens du ser på kalenderen, kan du enkelt gjøre dette ved å velge type oppføring fra en nedtrekksliste på den aktuelle dagen. Oppføringer som er ferdige (typisk gjennomført/utført/avlyst) vises med gjennomstreket tekst i kalenderen.

For informasjon om hvordan du kan se kalenderen til andre ansatte, se Samhandling - Gruppekalender.

Periodevalg for kalenderen

Følgende visninger er tilgjengelig for kalenderen:

Dagvisning: Viser alle oppføringer for en spesiell dag. Oppføringer med klokkeslettsindikering vil være inntegnet i et diagram med visning av døgnets 24 timer. Oppføringer som ikke har klokkeslett er listet opp til høyre for denne visningen.
Arbeidsukevisning: Viser oppføringer innenfor en arbeidsuke (definert som mandag til fredag) fordelt på 5 kolonner.
Ukevisning: Viser oppføringer innenfor en hel uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner.
Månedsvisning: Viser oppføringer for en hel måned (28 - 31 dager).
Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har oppføringer samt mulighet til å navigere direkte til dag-, uke- og månedsvisning.

Indikering av dagens dato

Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.

Indikering av valgt dato/periode

Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.

Typer oppføringer i kalenderen

Følgende typer oppføringer kan vises i din private kalender:

Møter: Viser møter du er deltaker i eller knyttet til (lys blå bakgrunn).
Avtaler: Viser dine avtaler (blå bakgrunn).
Oppgaver: Viser oppgaver du er ansvarlig for (grønn bakgrunn) på forfallsdato.
Samtaler: Viser dine telefonsamtaler (turkis bakgrunn).
Ferie: Viser ferieperiodene dine (lys grønn bakgrunn).
Fravær: Viser dine fravær (grå bakgrunn).
Helligdager: Viser offentlige helligdager (rød bakgrunn).
Navnedager: Viser informasjon om hvem som har navnedag (gullfarget bakgrunn).
Merkedager: Viser informasjon om merkedager (lys gul bakgrunn).
Fødselsdager: Viser fødselsdager du har registrert (rosa bakgrunn).
Ressursbookinger: Viser ressursbookinger du er ansvarlig for (oransje bakgrunn).
Brukerstøttesaker: Viser brukerstøttesaker du er ansvarlig for (gul bakgrunn) på forfallsdato.
Prosjektaktiviteter: Viser prosjektaktiviteter du er ansvarlig for (limegrønn bakgrunn).

Kalenderfilteret

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen din. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Du kan også overstyre dette oppsettet hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Kalenderfilteret aktiverer du ved å klikke på trakt-symbolet i verktøylinjen. I boksen som kommer frem velger du hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen. Du kan også bruke "Merk alle" for å aktivere/deaktivere alle oppføringstyper samtidig. Klikk på "OK" når du har valgt hvilke typer oppføringer du vil skal være synlige.

Navigering i kalenderen

Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:

Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagvisning).

Navigering i dagvisningen

I dagvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagvisningen.

Overgang til gruppekalender

Du kan enkelt åpne gruppekalenderen med samme periodevalg og tidsperiode aktiv ved å velge ikonet for gruppekalender i verktøylinjen.

Redigere oppføringer direkte i kalenderen

Du kan åpne oppføringer i kalenderen ved å klikke direkte på teksten for ønsket oppføring. Her kan du gjøre de samme operasjonene som du kan fra andre listevisninger i XS Office. Kalenderen vil automatisk oppdateres når du lagrer oppføringene.

Opprette nye oppføringer direkte i kalenderen

Du kan opprette nye oppføringer i kalenderen ved å klikke på ikonet med to nedover-piler til høyre i ruten for ønsket dag. I nedtrekkslisten som kommer frem kan du velge hvilken type oppføring du ønsker å opprette. Aktuell dato vil være lagt inn på forhånd i vinduet som kommer frem. Følgende typer oppføringer kan opprettes direkte fra din private kalender:

Møte
Avtale
Oppgave
Samtale
Fødselsdag
Ressursbooking

For å opprette en ny avtale kan du rett og slett klikke inne i ruten for den dagen avtalen skal gjelde for. I dagvisningen kan du også klikke direkte på klokkeslettet avtalen skal starte på.

Oppføringer over flere dager

Flere typer oppføringer kan ha en varighet over flere dager. Dette vil indikeres grafisk for disse elementene. For avtaler over flere dager vil dette indikeres med pilsymboler.

Skrive ut kalenderen

Kalenderen inneholder en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Dette gjør det enkelt å lage arbeidslister eller lignende. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen i XS Office.