1.7 Min side - Mine kontakter
Introduksjon
"Min side - Mine kontakter" viser liste over alle dine private kontaktpersoner. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.Private kontaktpersoner kan "forfremmes" til felles kontaktpersoner ved å angi at de ikke er private lenger. Den konverterte kontaktpersonen vil etterpå være tilgjengelig i Samhandling - Felles kontakter (og evt. CRM - Kontaktpersoner).
NB! Du kan ikke konvertere en felles kontaktperson til en privat kontaktperson, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.
Felter i kontaktpersonliste
Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (Min side - Mine kontakter).- Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
- Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
- Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
- E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
- Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
- Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.
Opprette en ny privat kontaktperson
Private kontaktpersoner opprettes ved å velge "Ny kontaktperson" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine kontakter.Innfyllingsfelter for kontaktpersoner
- Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
- Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
- Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
- Tittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
- Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
- Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
- E-post: E-postadresse til kontaktperson.
- Telefon direkte: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
- Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
- Personlig webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
- Hjemmeadresse: Kontaktpersonens private adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
- Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
- Privat: Angir om kontaktpersonoppføringen er privat. Se under for detaljer.
- Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Flytte kontaktpersoner fra privat register til fellesregister/CRM
Hvis du ønsker å flytte en privat firmaoppføring til fellesregisteret (og CRM-modulen hvis denne er i bruk), deaktiverer du avkrysningsboksen "Privat" og velger "Lagre". Du vil da få opp en advarsel om at du er i ferd med å flytte oppføringen. Hvis du velger "OK" her, vil oppføringen overflyttes til fellesregister, og dermed fjernes fra ditt private register.Eksportere kontaktpersoner
XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.
Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.
Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.
Filtrere kontaktpersonlisten
Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:- Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
- Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
- Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
Sortere kontaktpersonlisten
Listen over private kontaktpersoner kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.Slette kontaktpersoner
Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.Deaktivere en kontaktpersonoppføring
Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.
