1.7 Min side - Mine kontakter
Introduksjon
"Min side - Mine kontakter" viser liste over alle dine private kontaktpersoner. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.Private kontaktpersoner kan "forfremmes" til felles kontaktpersoner ved å angi at de ikke er private lenger. Den konverterte kontaktpersonen vil etterpå være tilgjengelig i Samhandling - Felles kontakter (og evt. CRM - Kontaktpersoner).
NB! Du kan ikke konvertere en felles kontaktperson til en privat kontaktperson, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.
Felter i kontaktpersonliste
Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (Min side - Mine kontakter).- Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
- Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
- Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
- E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
- Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
- Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.
Opprette en ny privat kontaktperson
Private kontaktpersoner opprettes ved å velge "Ny kontaktperson" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine kontakter.Innfyllingsfelter for kontaktpersoner
Kontaktpersonkortet inneholder 2 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en kontaktperson.- Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
- Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
- Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
- Primær kontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
- Standard "Deres ref": Om kontaktpersonen benyttes som standard referanse ved opprettelse av tilbud og ordre mot firmaet.
- E-post 1: Primær e-postadresse til kontaktperson.
- E-post 2: Sekundær e-postadresse til kontaktperson.
- Stillingstittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
- Avdeling: Om kontaktpersonen er koblet til en spesifikk avdeling.
- Yrke: Arbeid eller spesialisering for kontaktperson.
- Webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
- Overordnedes navn: Overordnet kontaktperson.
- Stedfortreder: Stedfortreder for kontaktperson.
- Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
- Ansettelsesdato: Ansettelsesdato for kontaktperson.
- Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
- Privat: Om kontaktpersonen opprinnelig er opprettet som en privat kontaktperson.
- Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
- Mellomnavn: Mellomnavn for kontaktperson.
- Initialer: Initialer for kontaktperson.
- Tittel: Titulering for kontaktperson.
- Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
- Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
- Telefon arbeid 1: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
- Telefon arbeid 2: Alternativt direktetelefonnummer til kontaktperson.
- Mobiltelefon 1: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
- Mobiltelefon 2: Alternativt mobiltelefonnummer til kontaktperson.
- Telefon hjemme 1: Hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
- Telefon hjemme 2: Alternativt hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
- Telefax 1: Telefaksnummer til kontaktperson.
- Telefax 2: Alternativt telefaksnummer til kontaktperson.
- Adresse: Kontaktpersonens adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
- IM-Adresse: Kontaktpersonens IM-adresse (instant messaging/lynmeldinger).
- Ordrereferanse: Tilbuds- og ordrereferanse for kontaktperson. Legges automatisk til dersom du knytter kontaktpersonen til et tilbud eller en ordre.
- Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Flytte kontaktpersoner fra privat register til fellesregister/CRM
Hvis du ønsker å flytte en privat firmaoppføring til fellesregisteret (og CRM-modulen hvis denne er i bruk), deaktiverer du avkrysningsboksen "Privat" og velger "Lagre". Du vil da få opp en advarsel om at du er i ferd med å flytte oppføringen. Hvis du velger "OK" her, vil oppføringen overflyttes til fellesregister, og dermed fjernes fra ditt private register.Eksportere kontaktpersoner
XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.
Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.
Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.
Endre bilde
Du kan legge til profilbilde for hver enkelt kontaktperson. Klikk på bildet eller velg "Endre bilde" for å legge til eller endre profilbildet til kontaktpersonen. Profilbilder vises i kontaktpersonlisten dersom du velger "Vis foto" i verktøylinjen.Se forøvrig Organisasjon - Logo for informasjon om hvilke formater som er støttet og hvordan disse behandles i XS Office.
Filtrere kontaktpersonlisten
Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:- Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
- Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
- Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
Sortere kontaktpersonlisten
Listen over private kontaktpersoner kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen. Følgende sorteringer er tilgjengelig fra verktøylinjen:- Sist endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises øverst i listen. Dette er standardvisningen.
- Lengst siden endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises nederst i listen.
- Alfabetisk på etternavn: Sorterer kontaktpersoner etter etternavn.
- Alfabetisk på fornavn: Sorterer kontaktpersoner etter fornavn.
- Alfabetisk på firma: Sorterer kontaktpersoner etter firmanavnet som de er knyttet til. Kontaktpersoner uten tilknytning til firma vises ikke i denne sorteringen.
Slette kontaktpersoner
Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.Deaktivere en kontaktpersonoppføring
Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.
