1.5 Min side - Mine oppgaver
Introduksjon
"Min side - Oppgaver" viser liste over alle oppgaver du er ansvarlig for. Forfall for oppgavene vil fremkomme i kalenderen din (se Min side - Min kalender) samt i gruppekalender hvis du ikke angir oppgaven som "Privat". I tillegg kan du angi tidspunkt for påminnelse for hver oppgave. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.Oppgavene kan kobles mot firma og prosjekt og vil dermed vises i firma- og prosjektkort for angitt firma og prosjekt.
Felter i oppgaveliste
Listen under viser hvilke felter som vises i oppgavelisten (Min side - Oppgaver).- (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppgaver samtidig for å utføre operasjoner på mange oppgaver samtidig. Se senere i kapitlet.
- (Prioritet): Angir definert prioritet for oppgaven. Se under.
- (Statusflagg): Status for oppgavene vises med flagg av ulik farge. Se under.
- (Tilgjengelighet): Angir om oppgaven er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering). Private oppgaver vil ikke vises i gruppekalenderen hos andre ansatte.
- (Tilordnet fra møte): Et møtesymbol her angir at oppgaven er tilordnet via et møtereferat.
- % fullført: Viser en statusindikering og tall for oppgavens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
- Forfallsdato: Angir forfallsdato for oppgave.
- Avsluttet: Angir evt. tidspunkt oppgaven ble markert som fullført.
- Emne: Emne for oppgave.
- Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til oppgaven.
- Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til oppgaven.
- Sist endret: Tidspunkt oppgaven ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret oppgaven sist.
Prioritet
Prioritet indikeres med følgende symboler:- Rødt utropstegn: Høy prioritet.
- Ingen indikering: Normal prioritet.
- Blå nedoverpil: Lav prioritet.
Statusflagg
Status for oppgaver vises med flagg av forskjellige farger.- Blått flagg: Oppgave er ikke startet.
- Gult flagg: Oppgave pågår.
- Grønt flagg: Oppgave er fullført.
- Oransje flagg: Oppgave venter andre eller er utsatt.
- Rødt flagg: Oppgave er kansellert.
- Spørsmålstegn: Oppgave er ikke forstått.
Opprette en ny oppgave
Oppgaver kan opprettes på flere måter i XS Office.- Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Min side - Oppgaver.
- Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden CRM - Oppgaver.
- Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Oppgaver.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
- Opprett oppgave direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
- Velg "Oppgave" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Velg pluss-ikonet i startsideelementene for oppgaver.
- Bruk hurtigtasten for oppgaver. Se Innledning - Hurtigtaster.
Innfyllingsfelter for oppgaver
Vinduet for oppgaver har følgende innfyllingsfelter:- Emne: Angir emne for oppgaven.
- Status: Angir status for oppgaven. Se over.
- (Prioritet): Angir prioritet for oppgaven. Se over.
- Notat: Fritekstnotat for oppgaven.
- Ansvarlig: Angir hvem som er ansvarlig for utførelse av oppgaven.
- Firma: Navn på firma som oppgaven er knyttet mot.
- Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som oppgaven er knyttet mot.
- Startdato: Angir evt. startdato for oppgaven.
- Forfallsdato: Angir forfallsdato (og klokkeslett) for oppgaven (viktig for synlighet i kalendere og påminnelser).
- Påminnelse: Angir tidspunkt for når du ønsker påminnelse i forhold til forfall for oppgaven.
- Fremdrift: Angir fremdrift for oppgaven i prosent.
- Privat: Angir om oppgaven er privat (ikke synlig i gruppekalender) eller ikke.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
- Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
- Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Opprette oppgaver for andre ansatte
Du kan opprette oppgaver for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i oppgavelisten og kalenderen hos den ansatte som er tildelt oppgaven. Du kan også endre på oppgaver du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme oppgaven. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne oppgaven.For å opprette en oppgave for en annen ansatt, oppretter du en oppgave som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansvarlig".
Påminnelser for oppgaver
Hver oppgave har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye oppgaver.Søke etter oppgaver
Oppgaver kan inngå som søkegruppe i globale søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office.Filtrere oppgavelisten etter status
For å vise kun oppgaver med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.- Alle: Viser alle oppgaver.
- Ikke startet: Viser alle oppgaver som ikke er påbegynt.
- Pågår: Viser alle oppgaver som pågår.
- Fullført: Viser kun fullførte oppgaver.
- Venter andre: Viser kun oppgaver som har status "venter andre".
- Utsatt: Viser kun oppgaver som er utsatt.
- Kansellert: Viser kun oppgaver som er kansellert.
- Ikke forstått: Viser kun oppgaver som er markert som "ikke forstått".
Slette en oppgave
Oppgaver kan slettes ved å åpne vinduet for oppgave (klikk på emnetekst i oppgavelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne oppgaver samt oppgaver du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.Slette mange oppgaver samtidig
Hvis du ønsker å slette mange oppgaver i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.Endre mange oppgaver samtidig
Hvis du ønsker å endre parametere for mange oppgaver i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du et av følgende alternativer fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office:- Slett: Sletter alle merkede oppgaver.
- Sett som fullført: Markerer alle merkede oppgaver som fullført.
- Sett som lav prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med lav prioritet.
- Sett som normal prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med normal prioritet.
- Sett som høy prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med høy prioritet.
- Sett som privat: Markerer alle merkede oppgaver som private (ikke synlige i gruppekalender for andre ansatte).
- Sett som åpen: Markerer alle merkede oppgaver som åpne/ikke private (dermed synlige i gruppekalender for andre ansatte).
