Handel

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

Innledning

Handelsmodulen i XS Office består av tilbud, ordre, faktura, kreditnota samt produktregister og lagerstyring. I tillegg finnes det funksjonalitet for elektronisk bilagsbehandling og bilagsskanning med eksport til økonomisystem.

9.1 Handel - Tilbud

Introduksjon

"Tilbud" gir deg en integrert mulighet til å beregne og sende tilbud til kunder. Tilbudslinjene kan hentes komplett med både kostpris og listepris fra produktregisteret. Dekningsbidrag og dekningsgrad vil beregnes fortløpende av XS Office både for hver enkelt varelinje samt for hele tilbudet. Hvis varelinjen ikke finnes i produktregisteret, kan du også legge inn manuelle varelinjer. Eventuelle rabatter kan angis i prosent eller som kontantsum for hver varelinje.

XS Office håndterer 4 nivåer for merverdiavgift. Alternativene er høy, middel, lav og ingen mva. Mva-satsene kan settes på varene i produktregisteret og mva kan også overstyres for tilbudet som helhet. Når du oppretter tilbud kan du også velge hvilken valuta tilbudet skal beregnes i.

For å forenkle tilbudsprosessen kan du sette opp predefinerte alternativer for betalingsvilkår og frakt for hver enkelt kunde. Dette gjøres fra fanekortet "Økonomi" på kundekortene. Se CRM - Firmaer.

Når tilbudet er ferdig, har XS Office en egen funksjon for å sende tilbudet elektronisk til kunde. Dette i form av en e-post med tilbudet som PDF-vedlegg. I denne prosessen kan du velge om kunden skal se varelinjer, detaljpriser eller kun totalsummen samt om standard salgsbetingelser skal legges ved. Du kan også velge hvilket språk som skal benyttes i det ferdige tilbudet, samt om din innskannede håndsignatur skal være med i tilbudet.

Etter en aksept av tilbudet kan tilbudet aktiveres - det vil si konverteres til en salgsordre. Dermed slipper du å lage salgsordren manuelt, og kan bruke detaljene fra tilbudet videre i ordreprosessen. XS Office vil holde orden på hvilket eventuelt tilbud salgsordren er opprettet fra.

Felter i tilbudsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i tilbudsoversikten (Handel - Tilbud).

(Binders): Klikk på bindersen helt til venstre for å åpne tilbudsdokument (PDF) direkte.
(Statusflagg): Status for tilbudene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
Salgsordre: Hvis tilbudet er konvertert til en salgsordre, vil tilhørende salgsordre kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Faktura: Hvis tilbudet er konvertert og fakturert, vil tilhørende faktura kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Tilbudsnr: Tilbudets unike løpenummer.
Emne: Emne for tilbud.
Tilbudssum: Tilbudets sum inkl. mva.
Kunde: Navn på kunde som mottar tilbudet.
Tilbudsdato: Dato for sending av tilbud.
Tilbudets gyldighet: Dato for akseptfrist for tilbud.
Selger: Initialer for ansatt som er ansvarlig for tilbud. Salgsregion og avdeling for denne ansatte bestemmer hvilken salgsregion og avdeling tilbudet vil fremkomme under i statistikker.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av tilbud.
Av: Initialer til den som lagret tilbudet sist.

Statusflagg

Status for tilbud vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Tilbud i kladdemodus - ikke sendt.
Gult flagg: Tilbud sendt.
Grønt flagg: Tilbud akseptert av kunde.
Rødt flagg: Tilbud avslått av kunde.
Grønt flagg med lås: Tilbud akseptert og aktivert.

Opprette nytt tilbud

Tilbud kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Nytt tilbud" fra verktøylinjen på siden Handel - Tilbud.
Velg "Tilbud" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for tilbud.
Bruk hurtigtasten for tilbud. Se oversikt over hurtigtaster under "Funksjoner"-menyen på verktøylinjen i XS Office.

Legge til tilbudslinjer

Etter at tilbudet er opprettet, legger du til tilbudslinjer ved å velge "Ny tilbudslinje" nede på fanekortet "Tilbud". Et tilbud kan inneholde ubegrenset antall tilbudslinjer. Tilbudslinjene kan flyttes opp og ned i tilbudet med pilsymbolene til høyre i listen over tilbudslinjer. Innfyllingsfeltene for tilbudslinjene er beskrevet nedenfor.

Legge til fritekstlinjer

Et tilbud kan i tillegg til tilbudslinjer inneholde fritekstlinjer. En fritekstlinje brukes for å lage kommentarer eller overskrifter mellom tilbudslinjene. Fritekstlinjene kan defineres med uthevet og/eller kursiv skrift. Fritekstlinjer legges til ved å velge "Ny fritekstlinje" nede på fanekortet "Tilbud".

Et tilbud kan inneholde ubegrenset antall fritekstlinjer. Fritekstlinjer kan flyttes opp og ned i tilbudet med pilsymbolene til høyre i listen over tilbudslinjer.

Innfyllingsfelter for tilbud

Fanekort "Tilbud"

Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i tilbudet.
Tilbudstekst: Følgeteksten som vil komme først i tilbudet - før varelinjene. De 18 første linjene av tilbudsteksten vil vises i tilbudsdokumentet.
Status: Tilbudets status, symboliseres som flagg med ulike farger i lister.
Detaljer i tilbud: Angir hvordan varelinjene i tilbudet skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i tilbud.
Kunde: Firma som skal motta tilbudet.
Prosjekt: Evt. prosjekt som tilbudet tilhører eller er relatert til.
Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta tilbudet.
Vår ref: Selgeren som er ansvarlig for tilbudet. Salgsregion og avdeling for denne selgeren bestemmer hvilken salgsregion og avdeling tilbudet vil fremkomme under i statistikker.
Tilbudsdato: Dato for sending av tilbud.
Tilbudets gyldighet: Dato for akseptfrist for tilbud.
MVA: Om mva skal følge mva for varelinjer eller overstyres for hele tilbudet, brukes for eksempel ved eksport.
Betalingsvilkår: Evt. betalingsbetingelser som skal gjelde ved aksept av tilbud. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Betalingsbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Valuta: Valuta for tilbudet.
Vis håndsignatur: Om selgerens innskannede håndsignatur skal legges ved i tilbudsdokumentet. Se Min side - Min håndsignatur for informasjon om hvordan du legger inn din signatur.
Språk: Hvilket språk som skal benyttes i tilbudsdokumentet.
Frakt: Evt. fraktbetingelser som skal gjelde ved aksept av tilbud. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Fraktbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

"Tilbudslinjer" under fanekort "Tilbud"

Katalogprodukt: Evt. standardprodukt tilbudslinjen er opprettet fra.
Produktnavn: Navn på produkt, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Denne teksten vil komme på linje 1 i tilbudslinjen.
Beskrivelse: Evt. fritekstbeskrivelse for tilbudslinjen. Denne teksten vil komme på linje 2 i tilbudslinjen.
Antall: Antall enheter av produktet kunden skal tilbys.
Enhetspris: Tilbudspris per enhet, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Kostpris: Tilbudslinjens internkost, normal innkjøpspris + tilvirkelseskost, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Brukes for å beregne dekningsbidrag og dekningsgrad for tilbudslinjen og for tilbudet som helhet.
Prosentrabatt: Angir prosentvis rabatt per enhet. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Kontantrabatt: Angir en kontantrabatt for hele varelinjen. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
MVA: Angir mva-sats for varelinjen, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntekten. I handelsbedrifter kalles dette ofte avanse eller bruttofortjeneste.
Dekningsgrad: Dekningsbidrag i prosent av salgspris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av salgsinntektene som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.

Fanekort "Adresser"

Leveringsadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for leveringsadresse.
Fakturaadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for fakturaadresse.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til tilbudet. Disse notatene vil aldri sendes med i tilbudsdokumentene.

Fanekort "Arkiv"

Hver gang tilbudet sendes på e-post lagres det en kopi i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse tilbudet ble sendt til. Det opprettes også en kopi når tilbudet konverteres til en salgsordre.

Firmaopplysninger i tilbud

Tilbudene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme i tilbudsdokumentene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Organisasjon - Fakta.

Sende tilbud

XS Office har en integrert funksjon for å sende tilbud via e-post til kunder. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send tilbud" fra selve tilbudet. Da vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i tilbudet, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og selve tilbudet er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

Etter at e-posten er sendt, vil en kopi av tilbudet lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte tilbud og versjoner.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Du kan angi standardverdier for e-postemne og e-posttekst under Admin - Globale innstillinger. Her kan du angi hvilken som helst tekst, og teksten kan også inneholde én eller flere av spesialfeltene under.

@ID@	Tilbudsnummer.
@SUBJECT@	Tilbudets emne.
@DATE@	Tilbudsdato.
@REVISION@	Revisjonsnummer for tilbud.
@DATEEXPIRES@	Utløpsdato for tilbud (gyldig t.o.m.).
@DATEOFDELIVERY@	Antatt leveringsdato.
@QUOTEREFERENCE@	Tilbudets referansekode.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for tilbudet.
@OURREF@	"Vår ref." for tilbudet.
@SUMTOTAL@	Tilbudssum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Tilbudssum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av tilbudet.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av tilbudet med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av tilbudet med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av tilbudet med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for tilbudet.
@CURRENCY@	Tilbudets valuta.
@DELIVERYADDRESS@	Leveringsadresse.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.

Eksempler for e-postemne

Tilbud @ID@: @SUBJECT@
Tilbud @ID@ (tilbudsdato @DATE@, sum @SUMTOTAL@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Du har mottatt et tilbud pålydende @SUMTOTAL@. Se vedlegg for detaljer.

Tilbudsnr:         @ID@

Emne:              @SUBJECT@

Sum eks.mva:       @SUMEXCLTAX@ @CURRENCY@

Sum inkl.mva:      @SUMTOTAL@ @CURRENCY@

Tilbudsdato:       @DATE@

Utløpsdato:        @DATEEXPIRES@

Leveringsdato:     @DATEOFDELIVERY@

Revisjonsnr:       @REVISION@

Deres ref.:        @YOURREF@

Vår ref.:          @OURREF@

Tilbudsreferanse:  @QUOTEREFERENCE@

Skrive ut tilbud

Tilbudet produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Eksport" eller "Send".

Lage kopi av tilbud

Åpne tilbudet du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" i knapperaden øverst. Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet et nytt tilbud i tilbudslista. Dette tilbudet vil være en eksakt kopi av det opprinnelige tilbudet med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Dette tilbudet kan nå brukes på samme måte som om det var opprettet manuelt - det har ingen koblinger mot det opprinnelige tilbudet.

Aktivere tilbud (lage salgsordre)

Hvis tilbudet aksepteres av kunden, kan du velge knappen "Lag ordre" for å aktivere tilbudet og opprette en salgsordre basert på tilbudet. I dialogboksen som kommer frem kan du velge å markere tilbudet som akseptert samt lukke salgsmuligheten hvis tilbudet var generert fra en salgsmulighet.

Analysere tilbud

Listen over tilbud under Handel - Tilbud har en funksjon for å filtrere ut tilbud basert på tilbudenes status. Denne funksjonen finner du i en rullegardinmeny ("Vis") i knapperaden øverst. Her kan du også velge sorteringsrekkefølge for tilbud samt hvor mange som skal vises på hver side før du må bla til neste side.

Filtrere tilbud

Listen over tilbud kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere tilbud basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun tilbud med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
Ikke aktiverte: Viser kun tilbud som ikke er aktivert (konvertert til salgsordre) eller markert som avslått (tapt).
Aktiverte: Viser kun tilbud som er aktivert (konvertert til salgsordre).
Åpne: Viser kun tilbud som er markert som "kladd" eller "sendt" (med andre ord ikke avgjort).
Aksepterte: Viser kun tilbud som er markert som akseptert.
Avslåtte: Viser kun tilbud som er markert som markert som avslått (tapt).

Hvis ønskelig kan visningen "Ikke aktiverte" settes som standardvisning. Se Admin - Globale innstillinger.

Nederst i lista finnes egne rader med fargekoding for summering av utvalget som vises. Liste over tilbud til hver kunde vil også vises på "Salg"-fanen på hver enkelt kundes kundekort. Se CRM - Firmaer.

Tilbudslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av tilbud til kunder, se Handel - Rapporter.

Nummerserie for tilbud

Tilbud vil automatisk tildeles tilbudsnummer av XS Office. Tilbudsnummer vil alltid øke med én for hvert nytt tilbud som produseres.

Som standard vil tilbud nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.

Relaterte emner

9.2 Handel - Salgsordrer

Introduksjon

Salgsordrer kan enten komme som et resultat av et akseptert tilbud, en vunnet salgsmulighet, gjennom fakturering av timer, via abonnementer eller produseres direkte. Detaljene i ordren kan beholdes uendret fra tilbudet. Hvis ønskelig kan du også endre på data fra tilbudet i ordreprosessen. Detaljer om antall kolli, forsendelsens vekt og eventuelt rekvisisjonsnummer kan også registreres for ordren.

Ordrelinjene kan hentes komplett med både kostpris og listepris fra produktregisteret. Dekningsbidrag og dekningsgrad vil beregnes fortløpende av XS Office både for hver enkelt varelinje samt for hele salgsordren. Hvis varelinjen ikke finnes i produktregisteret, kan du også legge inn manuelle varelinjer. Eventuelle rabatter kan angis i prosent eller som kontantsum for hver varelinje.

XS Office håndterer 4 nivåer for merverdiavgift. Alternativene er høy, middel, lav og ingen mva. Mva-satsene kan settes på varene i produktregisteret og mva kan også overstyres for tilbudet som helhet. Når du oppretter salgsordrer kan du også velge hvilken valuta salgsordren som skal benyttes.

For å forenkle ordreprosessen kan du sette opp predefinerte alternativer for betalingsvilkår og frakt for hver enkelt kunde. Dette gjøres fra fanekortet "Økonomi" på kundekortene. Se CRM - Firmaer.

Når ordren er komplett, har XS Office en egen funksjon for å produsere relevante dokumenter knyttet til ordren. For det første kan du sende en ordrebekreftelse til kunden samt produsere en pakkseddel til forsendelsen. Du kan som ved tilbudene velge om ordren skal inkludere varelinjer, detaljpriser, kun totalsummen og salgsbetingelser.

I tillegg kan relevant personell i bedriften få tilsendt en elektronisk plukkliste for ordren.

Felter i salgsordreliste

Listen under viser hvilke felter som vises i salgsordreoversikten (Handel - Salgsordrer).

(PDF-symbol): Klikk på dette symbolet for å åpne ordrebekreftelse (PDF) direkte.
(Abonnement): Angir om salgsordren stammer fra et abonnement. Klikk for å åpne abonnementet.
(Restordre): Angir om salgsordren er generert ut i fra en en annen ordre (= restordre) eller om salgsordren eventuelt har restodrer.
(Binders): Angir om salgsordren inneholder vedlegg. Klikk for å åpne liste over vedlegg.
(Statusflagg): Status for salgsordrene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
Tilbud: Hvis salgsordren stammer fra et tilbud, vil tilhørende tilbud kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Ordrenr: Salgsordrens unike løpenummer. Klikk for å åpne salgsordre.
Fakturanr: Hvis salgsordren er fakturert, angis her fakturaens unike løpenummer. Klikk for å åpne faktura.
Emne: Emne for salgsordre. Klikk for å åpne salgsordre.
Kunde: Navn på kunde som mottar salgsordren. Klikk for å åpne kundekort.
Sum eks. mva: Salgsordrens sum eks. mva i egen valuta. Hvis salgsordren er i en fremmed valuta, vil summen markeres med blå skrift. Beløp i salgsordrens valuta vil da også fremkomme som hint-tekst.
Ordredato: Dato for salgsordre.
Lev.dato: Leveringsdato for salgsordre.
Vår ref: Initialer for ansatt som er ansvarlig for salgsordre.
Selger: Initialer for ansatt som er selgeren.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av salgsordre.
Av: Initialer til den som lagret salgsordren sist.

Statusflagg

Status for salgsordrer vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Salgsordre i kladdemodus - ikke sendt.
Gult flagg: Salgsordre klar for pakking.
Grønt flagg: Salgsordre levert.
Oransje flagg: Salgsordre dellevert.
Rødt flagg: Salgsordre kansellert.
Fiolett flagg: Salgsordre utsatt.
Grønt flagg med hake: Salgsordre bekreftet.
Hvitt flagg: Salgsordre kreditert.
Grønt flagg med lås: Salgsordre aktivert og fakturert.

Opprette en ny salgsordre

Salgsordrer kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny salgsordre" fra verktøylinjen på siden Handel - Salgsordre.
Velg "Salgsordre" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for salgsordrer.
Bruk hurtigtasten for salgsordre. Se oversikt over hurtigtaster under "Funksjoner"-menyen på verktøylinjen i XS Office.

Legge til ordrelinjer

Etter at salgsordren er opprettet, legger du til ordrelinjer ved å velge "Ny ordrelinje" nede på fanekortet "Ordre". En salgsordre kan inneholde ubegrenset antall ordrelinjer. Ordrelinjene kan flyttes opp og ned i salgsordren med pilsymbolene til høyre i listen over ordrelinjer. Innfyllingsfeltene for ordrelinjene er beskrevet nedenfor.

Legge til fritekstlinjer

En salgsordre kan i tillegg til ordrelinjer inneholde fritekstlinjer. En fritekstlinje brukes for å lage kommentarer eller overskrifter mellom ordrelinjene. Fritekstlinjene kan defineres med uthevet og/eller kursiv skrift. Fritekstlinjer legges til ved å velge "Ny fritekstlinje" nede på fanekortet "Ordre".

En salgsordre kan inneholde ubegrenset antall fritekstlinjer. Fritekstlinjer kan flyttes opp og ned i salgsordren med pilsymbolene til høyre i listen over ordrelinjer.

Innfyllingsfelter for salgsordre

Fanekort "Ordre"

Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i ordrebekreftelsen.
Ordretekst: Følgeteksten som vil komme først i ordrebekreftelsen - før varelinjene. De 18 første linjene av ordreteksten vil vises i ordrebekreftelsen.
Status: Salgsordrens status, symboliseres som flagg med ulike farger i lister.
Detaljer i salgsordre: Angir hvordan varelinjene i ordrebekreftelsen skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i salgsordren.
Kunde: Firma som skal motta ordrebekreftelsen.
Prosjekt: Evt. prosjekt som salgsordren tilhører eller er relatert til.
Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta ordrebekreftelsen.
Vår ref: Normalt selgeren som har laget salgsordren.
Ordredato: Dato for salgsordre.
Leveringsdato: Leveringsdato for salgsordre.
MVA: Om mva skal følge mva for varelinjer eller overstyres for hele salgsordren, brukes for eksempel ved eksport.
Betalingsvilkår: Evt. betalingsbetingelser for salgsordre. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Betalingsbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Valuta: Valuta for salgsordren.
Språk: Hvilket språk som skal benyttes i ordrebekreftelsen.
Frakt: Evt. fraktbetingelser som skal gjelde for salgsordren. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Fraktbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

"Ordrelinjer" under fanekort "Ordre"

Katalogprodukt: Evt. standardprodukt ordrelinjen er opprettet fra.
Produktnavn: Navn på produkt, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Denne teksten vil komme på linje 1 i ordrelinjen.
Beskrivelse: Evt. fritekstbeskrivelse for ordrelinjen. Denne teksten vil komme på linje 2 i ordrelinjen.
Merverdiavgift: Angir mva-sats for varelinjen, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Salgskonto: Angir salgskonto i økonomisystemets kontoplan for salg av dette produktet.
Antall ønsket: Antall bestilte enheter i ordrelinjen.
Antall levert: Antall leverte enheter i ordrelinjen.
Enhetspris: Pris per enhet, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Kostpris: Ordrelinjens internkost per enhet, normal innkjøpspris + tilvirkelseskost, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Brukes for å beregne dekningsbidrag og dekningsgrad for ordrelinjen og for salgsordren som helhet.
Prosentrabatt: Angir prosentvis rabatt per enhet. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Kontantrabatt: Angir en kontantrabatt for hele ordrelinjen. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntekten. I handelsbedrifter kalles dette ofte avanse eller bruttofortjeneste.
Dekningsgrad: Dekningsbidrag i prosent av salgspris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av salgsinntektene som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.
Rest: Differansen mellom antall bestilte enheter og antall leverte enheter.
Spesielt for ordrelinjer i abonnementer:

Fastlåst enhetspris/pris: Angir at enhetsprisen for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
Fastlåst antall: Angir at antallet av denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
Fastlåst prosentrabatt: Angir at prosentrabatten for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
Fastlåst kontantrabatt: Angir at kontantrabatten for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.

Fanekort "Forsendelse"

Antall kolli: Antall kolli/pakker som forsendelsen består av.
Forsendelsesvekt: Forsendelsens vekt angitt i gram.
Forsendelsesvolum: Forsendelsens volum/størrelse angitt i liter (kubikkdesimeter).
Pakkereferanse: Referansenummer for forsendelse.
Rekvisisjonsnummer: Rekvisisjonsnummer for salgsordre.
Leveringsadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for leveringsadresse.
Fakturaadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for fakturaadresse.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til salgsordren. Disse notatene vil ikke sendes med i ordrebekreftelsen.

Fanekort "Arkiv"

Hver gang salgsordren sendes på e-post lagres det en kopi i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse ordrebekreftelsen, pakkseddelen eller plukklisten ble sendt til. Det opprettes også en kopi når ordren faktureres.

Firmaopplysninger i ordrebekreftelser

Fakturaene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme på ordrebekreftelsene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Organisasjon - Fakta.

Varsling ved leveringsdato for salgsordre

XS Office kan varsle ansvarlig for salgsordren på leveringsdato for salgsordre. Varselet vil komme hvis ikke salgsordren er markert som levert. Varslingen vil komme på e-post på samme måte som andre påminnelser i XS Office. Du kan angi om du ønsker en slik varsling under Admin - Globale innstillinger.

Sende ordrebekreftelse, pakkseddel og plukkliste

XS Office har en integrert funksjon for å sende ordrebekreftelser via e-post til kunder. Den samme funksjonen kan også benyttes for å sende pakksedler og plukklister. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send" fra selve salgsordren. Her kan du velge type dokument som skal sendes.

Ordrebekreftelse: Bekreftelse på et avtalt salg av produkter eller tjenester som typisk sendes til kunden ved inngåelse av avtale.
Pakkseddel: Bekreftelse på et avtalt salg av produkter eller tjenester som typisk vedlegges vareforsendelse.
Plukkliste: Internt dokument som benyttes for å kvalitetssikre plukking av varer til vareforsendelsen.

Etter å ha bekreftet valget ditt, vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i salgsordren, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og ordredokumentet er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

Etter at e-posten er sendt, vil en kopi av ordredokumentet lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte ordrebekreftelser, pakksedler og plukklister.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

@ID@	Salgsordrenummer.
@SUBJECT@	Salgsordrens emne.
@DATE@	Ordredato.
@DATEOFDELIVERY@	Leveringsdato.
@QUOTEID@	Tilhørende tilbudsnummer hvis salgsordre stammer fra et tilbud.
@ORDERREFERENCE@	Ordrereferansekode.
@MAINORDERID@	Referanse til hovedordre hvis ordren er en restordre.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for salgsordren.
@OURREF@	"Vår ref." for salgsordren.
@ACCOUNTNO@	Kontonummer for innbetaling.
@SUMTOTAL@	Salgsordrens sum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Salgsordrens sum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av salgsordren.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av salgsordren med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av salgsordren med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av salgsordren med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for salgsordren.
@CURRENCY@	Salgsordrens valuta.
@DELIVERYADDRESS@	Leveringsadresse.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.

Eksempler for e-postemne

Ordre @ID@: @SUBJECT@
Ordre @ID@ (ordredato @DATE@, sum @SUMTOTAL@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Du har mottatt en ordrebekreftelse pålydende @SUMTOTAL@. Se vedlegg for detaljer.

Ordrenr:         @ID@

Emne:            @SUBJECT@

Sum eks.mva:     @SUMEXCLTAX@ @CURRENCY@

Sum inkl.mva:    @SUMTOTAL@ @CURRENCY@

Ordredato:       @DATE@

Leveringsdato:   @DATEOFDELIVERY@

Deres ref.:      @YOURREF@

Vår ref.:        @OURREF@

Ordrereferanse:  @ORDERREFERENCE@

Skrive ut salgsordre

Ordrebekreftelsen produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Eksport" eller "Send".

Pakkseddel og plukkliste for intern bruk skrives ut på samme måte.

Lage kopi av salgsordre

Åpne salgsordren du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" i knapperaden øverst. Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet en ny salgsordre i salgsordrelisten. Denne salgsordren vil være en eksakt kopi av den opprinnelige salgsordren med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Denne salgsordren kan nå brukes på samme måte som om den var opprettet manuelt - den har ingen koblinger mot den opprinnelige salgsordren.

Markere en salgsordre som en mal

Åpne salgsordren du ønsker å angi som en mal. Velg knappen "Angi som mal" i knapperaden øverst. Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil detaljene fra denne salgsordren være tilgjengelig som mal når du oppretter nye salgsordrer. Hvis du ønsker å angi at en salgsordre ikke lenger skal være tilgjengelig som en salgsordremal, velger du knappen "Fjern mal" i knapperaden øverst.

Fakturere salgsordre (lage faktura)

Når salgsordren er klar for fakturering, kan du velge knappen "Lag faktura" for å fakturere salgsordren. Fakturaen vil da opprettes med forfallsdato lik fakturadato + angitt kredittid i valgte betalingsbetingelser. Hvis ingen betalingsbetingelser er angitt vil kredittiden settes til standard kredittid som angitt under Admin - Globale innstillinger.

Analysere salgsordrer

Listen over salgsordrer under Handel - Salgsordrer har en funksjon for å filtrere ut salgsordrer basert på salgsordrenes status. Denne funksjonen finner du i en rullegardinmeny ("Vis") i knapperaden øverst. Her kan du også velge sorteringsrekkefølge for salgsordrer samt hvor mange som skal vises på hver side før du må bla til neste side.

Filtrere salgsordrer

Listen over salgsordrer kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere salgsordrer basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun salgsordrer med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
Ikke fakturerte: Viser kun salgsordrer som ikke er fakturert, kreditert eller kansellert.
Fakturerte: Viser kun salgsordrer som er fakturert eller kreditert.
Leverte: Viser kun salgsordrer som er markert som levert.
Ikke leverte: Viser kun salgsordrer som ikke er markert som levert.
Levert, ikke fakturert: Viser kun salgsordrer som er markert som levert, men ikke fakturert.
Krediterte: Viser kun krediterte salgsordrer (salgsordrer som er opprettet basert på kreditnota).
Fremtidige: Viser kun salgsordrer med fremtidig ordredato.
Forfalte: Viser kun salgsordrer med forfalt ordredato som ikke er markert som levert.
Kansellerte: Viser kun salgsordrer som er kansellert.

Hvis ønskelig kan visningen "Ikke fakturerte" settes som standardvisning. Se Admin - Globale innstillinger.

Nederst i lista finnes egne rader med fargekoding for summering av utvalget som vises. Liste over salgsordrer til hver kunde vil også vises på "Salg"-fanen på hver enkelt kundes kundekort. Kundekortet kan du enkelt åpne ved å klikke på firmanavnet i salgsordrelisten. Se for øvrig CRM - Firmaer.

Listen over salgsordrer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av salgsordrer til kunder, se Handel - Rapporter.

Nummerserie for salgsordrer

Salgsordrer vil automatisk tildeles ordrenummer av XS Office. Ordrenummer vil alltid øke med én for hver ny ordre som produseres.

Som standard vil salgsordrer nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.

Relaterte emner

9.3 Handel - Utgående faktura

Introduksjon

Salgsordrer kan enkelt faktureres direkte i XS Office. Fakturaene kan genereres med eller uten girodel/innbetalingsblankett og hvis ønskelig sendes elektronisk til kunden som e-post med PDF-vedlegg. Du kan også velge hvilket språk som skal benyttes i fakturadokumentet.

Fakturaer kan også produseres automatisk ved faste tidpsunkter basert på abonnementer. Se Handel - Abonnementer for informasjon om hvordan du fakturerer regelmessige avtaler.

Felter i fakturaliste

Listen under viser hvilke felter som vises i fakturaoversikten (Handel - Utgående faktura).

(PDF-symbol): Klikk på symbolet helt til venstre for å åpne faktura (PDF) direkte.
(Abonnement): Angir om fakturaen stammer fra et abonnement. Klikk for å åpne abonnementet.
(Restordre): Angir om fakturaen er generert ut i fra en restordre eller om salgsordren eventuelt har restodrer.
(Statusflagg): Status for fakturaene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
Tilbud: Hvis fakturaen stammer fra et tilbud, vil tilhørende tilbud kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Ordrenr: Ordrenummer for fakturaens tilhørende salgsordre. Klikk for å åpne salgsordre.
Fakturanr: Fakturaens unike løpenummer. Klikk for å åpne faktura.
Emne: Emne for faktura. Klikk for å åpne faktura.
Kunde: Navn på kunde som mottar fakturaen.
Sum eks. mva: Fakturaens sum eksklusiv merverdiavgift.
Sum inkl. mva: Fakturaens sum inklusiv merverdiavgift.
Fakturadato: Dato for når faktura ble opprettet.
Forfallsdato: Dato for når faktura skal være betalt.
Vår ref: Initialer for ansatt som er ansvarlig for fakturautsendelsen.
Selger: Initialer for ansatt som er ansvarlig for salget.

Statusflagg

Status for fakturaer vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Faktura i kladdemodus - ikke sendt.
Gult flagg: Faktura er aktivert.
Fiolett flagg: Faktura er sendt.
Hvitt flagg: Faktura er kreditert.
Rødt flagg: Faktura er tapt (kan ikke innfordres).

Betalingsstatus

Betalingsstatus for fakturaer indikeres med bakgrunnsfarger i listen.

Grønn: Faktura er betalt i sin helhet, eller kreditert.
Gul: Faktura er delbetalt (sum av innbetalinger er mindre enn fakturasum).
Lys rød: Faktura er overbetalt (sum av innbetalinger overstiger fakturasum).
Rød: Faktura kan ikke innfordres.
Hvit/grå: Faktura er ikke betalt.

Opprette en ny faktura

Fakturaer kan kun opprettes ved å fakturere en salgsordre (alternativt produseres automatisk via abonnementer). Dette betyr at alle fakturaer må ha en tilhørende salgsordre. Når salgsordren er opprettet, finnes det et eget valg for å lage en faktura av denne.

Fanekort "Faktura"

Fanekortet "Faktura" (når du åpner en faktura) inneholder ulike seksjoner med nøkkelinformasjon om fakturaen.

Fanekort "Faktura": Detaljer

Fakturanummer: Fakturaens unike løpenummer.
Ordrenummer: Fakturaens unike ordrenummer.
Kundenummer: Fakturaens unike kundenummer.
Kundenavn: Navn på kunde.
Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i fakturaen.
Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta fakturaen.
Vår ref: Normalt selgeren som har laget fakturaen.
Status: Angir om faktura er aktivert, sendt til kunde, eller kreditert.
Fraktbetingelser: Hvilke fraktbetingelser som er knyttet til fakturaen.
Betalingsbetingelser: Hvilke betalingsbetingelser som er knyttet til fakturaen.
Betalingsform: Angir betalingsform for angitte betalingsbetingelser. Betalingsform kan for eksempel være faktura eller kontant.
Referanse: Referanse er et fritekstfelt som kan fylles ut på tilhørende salgsordre.
Opprettet: Angir når (og av hvem) fakturaen ble opprettet.

Fanekort "Faktura": Datoer

Fakturadato: Dato for faktura.
Forfallsdato: Dato for forfall for faktura.
Ordredato: Dato for salgsordre.
Leveringsdato: Dato for når varen/tjenesten er levert til kunden.
Betalingsdato: Dato for når faktura er registrert betalt.
Regnskapsdato: Dato for når faktura er eksportert til regnskap via fakturajournal.

Fanekort "Faktura": Beløp og betaling

Sum inkl. mva: Fakturaens sum inklusiv merverdiavgift.
Sum eks. mva: Fakturaens sum ekslusiv merverdiavgift.
Valutakurs: Angir hvilken kurs som er benyttet for å beregne fakturabeløpet.
Betalingsinfo: Informasjon om faktura som kommer på girodelen i faktura.
KID: Evt. KID for faktura hvis organisasjonen har KID-avtale. KID regnes ut etter regler satt i Admin - Globale innstillinger. Kontrollsiffer regnes ut Modulo 10.
Innbetalingskonto: Angir hvilket kontonummer innbetalingen skal gjøres til.
BIC/Swift-kode:Bank Identifier Code (BIC) benyttes for å identifisere banken som betalingen skal gjøres til. BIC består av 11 tegn. Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (Swift) består av 8 tegn.
IBAN-kode: International Bank Account Number (IBAN) skal benyttes dersom du fakturerer til utlandet. IBAN kan være inntil 34 tegn.

Fanekort "Faktura": Innbetalinger

Denne seksjonen inneholder liste over innbetalinger tilknyttet denne fakturaen. Innbetalingene er listet opp med betalingsdato og sum. Du kan klikke på en enkelt innbetaling for å se betalingsdetaljer eller endre dato/beløp. Seksjonen har indikering med grønn, gul og rød bakgrunnsfarge i hehold til om fakturaen er betalt, delbetalt eller overbetalt.

Fanekort "Faktura": Diverse

Selger: Navn på den ansatt som er oppgitt som ansvarlig for salget.
Prosjekt: Prosjekt som fakturaen tilhører eller er relatert til.
Tilbud: Tilbud som fakturaen er knyttet til.
Forhandler: Navn på forhandler som faktura er knyttet til.
Forhandlerkode: Evt. forhandlerkode.
Kampanje: Navn på kampanje som faktura er knyttet til.
Kampanjekode: Evt. kampanjekode.
Overført regnskap: Angir om fakturan er eksportert til regnskap via fakturajournal.

Fanekort "Faktura": Adresser

Fakturaadresse: Fakturaadresse som er angitt i salgsordren.
Leveringsadresse: Leveringsadresse som er angitt i salgsordren.

Fanekort "Faktura": Utseende for faktura

Detaljer i faktura: Bestemmes i salgsordren, og angir hvordan varelinjene i fakturaen skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser.
Språk: Angir hvilket språk som skal benyttes i fakturaen.
Skrifttype: Angir hvilken skrifttype som skal benyttes i fakturaen.

Fanekort "Faktura": Abonnement

Avtale: Angir løpenummer for avtalen/abonnementet som fakturaen stammer fra.
Periode: Angir hvilken abonnementsperiode i året fakturaen gjelder for.
År: Angir hvilket abonnementsår fakturaen gjelder for.

Fanekort "Faktura": Ordrelinjer

Angir en liste over og summering av varelinjer og tekstlinjer som er med i fakturaen.

Fanekort "Faktura": Fakturatekst

Angir følgeteksten som vil være synlig i selve fakturaen.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til fakturaen. Disse notatene vil ikke sendes med i fakturadokumentet til kunden.

Fanekort "Arkiv"

Hver gang fakturaen sendes på e-post lagres det en kopi av fakturaen i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse fakturaen ble sendt til.

Fanekort "Ordre"

Fakturaens tilhørende salgsordre kan enkelt hentes fram via dette fanekortet.

Bruk av KID på faktura

Hvis organisasjonen har KID-avtale kan XS Office automatisk beregne KID-nummer for hver faktura. KID regnes ut etter regler satt i Admin - Globale innstillinger.

Et KID-nummer består som oftest av et fritt definerbart tall, kundenummer, fakturanummer og et kontrollsiffer til slutt. Kontrollsifferet gir en ekstra sikkerhet i at den som betaler fakturaen har tastet korrekt KID. Kontrollsiffer regnes ut Modulo 10.

Eksempel på KID-format (angis under Admin - Globale innstillinger):

100CCCCCCIIIIII.
100: Angir et standard prefiks i alle KID-numre.
CCCCCC: Angir kundenummer (C = customer) med 6 sifre.
IIIIII: Angir fakturanummer (I = invoice) med 6 sifre.

En faktura med KID-format som i eksempelet vil alltid produsere et KID-nummer med 16 sifre (3 siffer prefiks, 6 siffer kundenummer, 6 siffer fakturanummer og 1 kontrollsiffer til slutt).

Hvis du benytter KID ved fakturering og har OCR-avtale med BBS, kan du registrere innbetalinger fra dine kunder på en effektiv måte.

Firmaopplysninger i faktura

Fakturaene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme på fakturaene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post, organisasjonsnummer og bankkontonummer. Se Organisasjon - Fakta.

Varsling ved forfalt faktura

XS Office kan varsle fakturaansvarlig dagen etter forfallsdato. Varselet vil komme hvis ikke fakturaen er markert som betalt. Varslingen vil komme på e-post på samme måte som andre påminnelser i XS Office. Du kan angi om du ønsker en slik varsling under Admin - Globale innstillinger.

Sende faktura

XS Office har en integrert funksjon for å sende faktura via e-post til kunder. Denne funksjonen brukes mot kunder som synes det er praktisk å motta fakturaene elektronisk. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send" fra selve fakturaen. Her kan du velge format for fakturaen som skal sendes.

Faktura med gul giro: Standard fakturautseende i Norge med gul giroblankett.
Faktura med hvit giro: Svart/hvit faktura med giroblankett.
Faktura for fakturablankett: Faktura beregnet for utskrift på forhåndstrykte blanketter.
Faktura uten giro: Faktura uten giroblankett.

Etter å ha bekreftet valget ditt, vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i fakturaen, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og selve fakturaen er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

Etter at e-posten er sendt, vil en kopi av fakturaen lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte fakturaer.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

@ID@	Fakturanummer.
@SUBJECT@	Fakturaens emne.
@DATE@	Fakturadato.
@DATEDUE@	Fakturaens forfallsdato.
@DATEOFDELIVERY@	Salgsordrens leveringsdato.
@ORDERID@	Fakturaens ordrenummer.
@ORDERREFERENCE@	Ordrereferansekode for tilhørende salgsordre.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for fakturaen.
@OURREF@	"Vår ref." for fakturaen.
@CID@	Fakturaens KID-nummer.
@ACCOUNTNO@	Kontonummer for innbetaling.
@BIC@	Din banks BIC-kode. BIC er en forkortelse for 'Bank Identifier Code' og benyttes for å identifisere hvilken bank som innbetalingen skal gjøres til.
@IBAN@	Innbetalingskontoens IBAN-nummer. IBAN er en forkortelse for 'International Bank Account Number' og er en internasjonal standard for bankkontonummer.
@SUMTOTAL@	Fakturasum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Fakturasum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av fakturaen.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av fakturaen med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av fakturaen med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av fakturaen med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for fakturaen.
@CURRENCY@	Fakturaens valuta.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.

Eksempler for e-postemne

Faktura @ID@: @SUBJECT@
Faktura @ID@ (forfall @DATEDUE@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Du har mottatt en faktura pålydende @SUMTOTAL@ @CURRENCY@ med forfallsdato @DATEDUE@. Se vedlegg for fakturadetaljer.

Å betale:      @SUMTOTAL@ @CURRENCY@

Forfallsdato:  @DATEDUE@

Til konto:     @ACCOUNTNO@

KID:           @CID@

Fakturanr:     @ID@

Fakturadato:   @DATE@

Ordrenr:       @ORDERID@

Emne:          @SUBJECT@

Kopi av faktura/backup

Du kan lage kopi av dine fakturaer ved å hake de av i fakturalisten og velge verktøysymbolet oppe i høyre hjørne. Dermed kan du enkelt opprette faktura som PDF, og lagre de vekk som en ZIP-fil.

Skrive ut faktura

Fakturaen produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Eksport" eller "Send".

Markere en faktura som betalt

Du har to alternative metoder for å angi en faktura som betalt:

Åpne ønsket faktura og velg "Status" = "Betalt" på fanekortet "Faktura". Velg så knappen "Lagre".
Klikk på flagget i fakturalisten for fakturaen du ønsker å markere som betalt. Velg så "OK" i advarselsdialogboksen som kommer frem.

Betalte fakturaer markeres med grønt flagg samt lysegrønn bakgrunnsfarge i listen.

Automatisert innlesing av innbetalinger (OCR)

Hvis du benytter KID ved fakturering og har OCR-avtale med BBS, kan du lese inn OCR-innbetalinger via filer mottatt fra BBS. Du sender kunden en faktura hvor KID (kundeidentifikasjon) er påført. KID identifiserer betaleren og hva betalingen gjelder. Hvis kunden benytter korrekt KID ved betaling av fakturaen, vil du automatisk kunne knytte betalingsdato og innbetalt beløp til fakturaene i XS Office.

Du slipper dermed den manuelle jobben med å registrere innbetalinger.

OCR står for "Optical Character Recognition" og betegner prosessen med automatisert tekstgjenkjenning i forbindelse med for eksempel dokumentskanning. I denne sammenhengen tenker vi på automatisert gjenkjenning av KID på fakturablankett for å kunne knytte sammen faktura og innbetalinger.

Prosedyre for import av OCR-filer fra BBS

Gå til fakturalisten (Handel - Utgående fakturaer).
Klikk på "OCR" i verktøylinjen.
I vinduet som åpnes, blar du deg fram til filen du har mottatt fra BBS og velger "Åpne".
Verifiser oppsummeringen som vises i neste vindu. Her får du en bekreftelse av valgt filnavn og filens størrelse. I tillegg en oversikt over de operasjonene som vil utføres. Listen over transaksjonene inneholder følgende kolonner:
- Trans-dato: Angir transaksjonsdato som angitt i OCR-fil fra BBS.
- Betalingsdato: Angir kundens betalingsdato som angitt i OCR-fil fra BBS.
- Trans-ID: Angir transaksjonens løpenummer hos BBS.
- KID: Angir KID knyttet til innbetalingen (som registrert av kunde).
- Beløp: Angir innbetalt beløp som innlest fra OCR-fil.
- Faktura-ID: Angir fakturanummer i XS Office (funnet ved å matche KID fra innbetaling). Klikk for å åpne faktura.
- Fakturasum: Angir fakturasum inkl. mva for tilhørende faktura (funnet ved å matche KID fra innbetaling).
- Tidl.betalt: Angir tidligere innbetalt beløp for denne fakturaen.
- Restbeløp: Angir eventuelt restbeløp for faktura etter at denne transaksjonen er gjennomført.
Listen over transaksjonene er fargekodet slik (bakgrunnsfarge for hver linje):
- Grønn: Matchende faktura funnet og innbetalt sum vil etter transaksjonen være identisk med fakturasum.
- Gul: Matchende faktura funnet men innbetalt sum vil etter transaksjonen ikke være identisk med fakturasum.
- Grå: Ingen faktura med angitt KID funnet.
Husk å være oppmerksom på både gule og grå linjer siden disse kan indikere dobbelregistrering av innbetalinger eller at kunden din ikke har brukt KID ved innbetaling.
Når du har verifisert opplysningene i importen, kan du velge "Importer" for å utføre selve importen. Du vil her får en advarsel med informasjon om hva du er i ferd med å gjøre.
Du kan nå velge å utføre nok en OCR-import eller verifisere at betalingsinformasjonen gjenspeiles korrekt i din fakturaliste.

Merk at du når som helst i prosessen kan velge "Avbryt" for å avbryte prosessen. Ingen endringer utføres på ditt system før du velger "Importer" og bekrefter handlingen din.

Fakturajournal

Med fakturajournalen kan du eksportere lister over dine utgående fakturaer og/eller kreditnotaer i formater tilpasset ulike økonomisystemer. Dermed kan du enkelt klargjøre alle dine utgående fakturaer for bokføring.

I tillegg finnes det mer generelle formater med forhåndsdefinert skilletegn eller fast bredde for hver kolonne i eksporten. Tabulatorseparert eksport kan for eksempel benyttes for å jobbe videre med fakturalisten i et regnearkprogram.

Eksportfilene kan enkelt forhåndsvises i dialogen for fakturajournal og du kan dermed prøve hver og en av dem for å se hvordan de ser ut. Alle eksportfiler er rene tekstfiler som kan åpnes i en standard teksteditor.

Når du eksporterer en fakturajournal, kan XS Office om ønskelig markere de involverte fakturaene/kreditnotaene som overført til regnskap. Denne indikatoren vil være synlig i listevisningene og når du åpner en enkelt faktura/kreditnota.

Følgende formater er støttet i fakturajournaler fra XS Office:

Fast bredde: Kolonnene i eksporten har fast bredde. Data i hver kolonne fylles med blanke tegn etter behov.
Kommaseparert: Kolonnene i eksporten skilles med komma.
Semikolonseparert: Kolonnene i eksporten skilles med semikolon.
Tabulatorseparert: Kolonnene i eksporten skilles med tabulatortegn.
Mamut: Format tilpasset eksport av bilag til Mamut Business Software økonomisystem.
DI-systemer: Format tilpasset eksport av bilag til DI Systemer økonomisystem.
DI-systemer inkl. prosjekt: Format tilpasset eksport av bilag til DI Systemer økonomisystem. Eksporten tar også med posteringer mot prosjekt.
Visma Business: Format tilpasset eksport av bilag til Visma Business økonomisystem.
Visma Global: Format tilpasset eksport av bilag til Visma Global økonomisystem.
Visma Avendo: Format tilpasset eksport av bilag til Visma Avendo økonomisystem.
Uni Micro: Format tilpasset eksport av bilag til Uni Micro økonomisystem.
Navision: Format tilpasset eksport av bilag til Microsoft Navision økonomisystem.
Rubicon: Format tilpasset eksport av bilag til Rubicon økonomisystem.
Duett: Format tilpasset eksport av bilag til Duett økonomisystem.
SG Finans: Format tilpasset eksport av faktura og kreditnota til SG Finans factoring.

Prosedyre for eksport av fakturajournal

Gå til fakturalisten (Handel - Utgående fakturaer).
Klikk på "Fakturajournal" i verktøylinjen.
I vinduet som åpnes, velger du kriterier for søk etter fakturaer/kreditnotaer.

Søk basert på dato: Lar deg søke etter fakturaer basert på fakturadato og/eller kreditnotaer basert på kreditnotadato. Merk at tom dato betyr alle datoer fra/til.
Søk basert på fakturanummer: Lar deg søke etter fakturaer basert på fakturanummer og/eller kreditnotaer basert på tilhørende fakturaers fakturanummer. Merk at tom verdi betyr alle fakturanumre fra/til.
Søk basert på kreditnotanummer: Lar deg søke etter kreditnotaer basert på kreditnotanummer og/eller fakturaer basert på tilhørende kreditnotaers kreditnotanummer. Merk at tom verdi betyr alle kreditnotanumre fra/til.
Firmafilter: Lar deg kunne eksportere fakturaer/kreditnotaer knyttet til en angitt kunde.
Format: Lar deg angi format for eksporten. Se ovenfor.
Type journal: Lar deg angi om du ønsker å ta ut fakturaer, kreditnotaer eller begge deler.
Ignorer tidligere overførte oppføringer: Lar deg angi om eksporten skal ignorere fakturaene/kreditnotaene som allerede er markert som overført til regnskap.
Marker som overført regnskap: Lar deg angi om fakturaene/kreditnotaene i eksporten skal markeres som overført til regnskap når du trykker "Lagre". Denne indikatoren vil være synlig i listevisningene og når du åpner en enkelt faktura/kreditnota. Merk at funksjonen "Vis" ikke vil markere noe som overført til regnskap.

Klikk på "Lagre" for å lagre eksportfilen på din harddisk for senere import i økonomisystemet. Merk bruk av "Marker som overført regnskap" (se ovenfor).
Klikk på "Vis" for å forhåndsvise eksportfilen.

Kreditere faktura (lage kreditnota)

Hvis en faktura inneholder feil eller er feilgenerert, lager du en kreditnota. Det er ikke mulig å delkreditere en faktura. Dersom deler av fakturaen skal krediteres, så må du kreditere hele, for så å lage en ny faktura. Du lager en kreditnota ved å velge "Lag kreditnota" på "Faktura"-fanen. Se forøvrig Handel - Kreditnota.

Analysere fakturaer

Listen over fakturaer under Handel - Utgående faktura har en funksjon for å filtrere ut faktura basert på fakturaenes status. Denne funksjonen finner du i en rullegardinmeny ("Vis") i knapperaden øverst. Her kan du også velge sorteringsrekkefølge for fakturaer samt hvor mange som skal vises på hver side før du må bla til neste side.

Filtrere fakturaer

Listen over fakturaer kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere fakturaer basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun fakturaer med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
Betalte: Viser kun fakturaer som er markert som betalt.
Delbetalte: Viser kun fakturaer som er markert som delbetalt.
Ikke betalte: Viser kun fakturaer som ikke er markert som betalt.
Forfalte: Viser kun forfalte fakturaer der forfallsdato er passert og fakturaen ikke er markert som betalt.
Ikke forfalte: Viser kun fakturaer der forfallsdato ikke er passert og fakturaen ikke er markert som betalt.
Krediterte: Viser kun krediterte fakturaer.
Ikke krediterte: Viser alle fakturaer som ikke er kreditert.

Nederst i lista finnes egne rader med fargekoding for summering av utvalget som vises. Liste over fakturaer til hver kunde vil også vises på "Salg"-fanen på hver enkelt kundes kundekort. Kundekortet kan du enkelt åpne ved å klikke på firmanavnet i fakturalisten. Se for øvrig CRM - Firmaer.

Fakturalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av faktura til kunder, se Handel - Rapporter.

Nummerserie for fakturaer

Fakturaer vil automatisk tildeles fakturanummer av XS Office. Fakturanummer vil alltid øke med én for hver ny faktura som produseres.

Som standard vil fakturaer nummereres fra og med nummer 1. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.

IBAN/BIC/SWIFT på faktura

Se Admin - Organisasjonsfakta.

Relaterte emner

9.4 Handel - Kreditnota

Introduksjon

Hvis en opprettet faktura inneholder feil eller er feilgenerert, lager du en kreditnota. Dette gjøres fra knappen "Lag kreditnota" på den aktuelle fakturaen. Kreditnotaene kan hvis ønskelig sendes elektronisk til kunden som e-post med PDF-vedlegg. Du kan også velge hvilket språk som skal benyttes i kreditnotaen.

Felter i kreditnotaliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kreditnotaoversikten (Handel - Kreditnota).

(Binders): Klikk på bindersen helt til venstre for å åpne kreditnota (PDF) direkte.
(Statusflagg): Status for kreditnotaene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
Notanr: Kreditnotaens unike løpenummer.
Notadato: Dato for kreditnota.
Fakturanr: Løpenummer for faktura som fakturaen som krediteres. Klikk på nummeret for å åpne denne fakturaen.
Fakturadato: Dato for faktura.
Emne: Emne for kreditnota.
Sum: Kreditnotaens sum inkl. mva.
Kunde: Navn på kunde som mottar kreditnotaen.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for kreditnotautsendelsen.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av kreditnota.
Av: Initialer til den som lagret kreditnotaen sist.

Statusflagg

Status for kreditnotaer vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Kreditnota i kladdemodus - ikke sendt.
Gult flagg: Kreditnota er aktivert, men ikke sendt.
Fiolett flagg: Kreditnota er sendt (settes automatisk via integrert funksjon for sending via e-post).

Opprette en ny kreditnota

Kreditnotaer kan kun opprettes ved å kreditere en eksisterende faktura. Dette betyr at alle kreditnotaer må ha en tilhørende faktura. Når faktura er opprettet, finnes det et eget valg for å lage en kreditnota av denne.

Innfyllingsfelter for kreditnota

Fanekort "Kreditnota"

Språk: Hvilket språk som skal benyttes i kreditnotaen.
Status: Kreditnotaens status, symboliseres som flagg med ulike farger i lister.
Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i kreditnotaen.
Kreditnotatekst: Følgeteksten som vil komme først i kreditnotaen - før varelinjene.
Detaljer i kreditnota: Angir detaljgrad for kreditnotadokumentet. Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i kreditnotaen.
Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta kreditnotaen.
Vår ref: Ansvarlig person for kreditnotaen.
Kreditnotaadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for kreditnotaadresse.
Kreditnotadato: Dato for kreditnota.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til kreditnotaen. Disse notatene vil ikke sendes med i kreditnotadokumentet til kunden.

Fanekort "Arkiv"

Hver gang kreditnotaen sendes på e-post lagres det en kopi av kreditnotaen i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse kreditnotaen ble sendt til.

Fanekort "Faktura"

Kreditnotaens tilhørende faktura kan enkelt hentes fram via dette fanekortet.

Firmaopplysninger i kreditnota

Kreditnotaene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme i kreditnotaene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Organisasjon - Fakta.

Sende kreditnota

XS Office har en integrert funksjon for å sende kreditnota via e-post til kunder. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send kreditnota" fra selve kreditnotaen. Da vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i kreditnotaen, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og selve kreditnotaen er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

Etter at e-posten er sendt, vil en kopi av kreditnotaen lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte kreditnotaer.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

@ID@	Kreditnotanummer.
@SUBJECT@	Kreditnotaens emne.
@DATE@	Kreditnotadato.
@DATEOFINVOICE@	Fakturadato for den tilhørende fakturaen.
@DATEDUE@	Forfallsdato for den tilhørende fakturaen.
@DATEOFDELIVERY@	Salgsordrens leveringsdato.
@INVOICEID@	Fakturanummer for den tilhørende fakturaen.
@ORDERID@	Ordrenummer for den tilhørende fakturaen.
@ORDERREFERENCE@	Ordrereferansekode for tilhørende salgsordre.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for kreditnotaen.
@OURREF@	"Vår ref." for kreditnotaen.
@CID@	KID-nummer for den tilhørende fakturaen.
@ACCOUNTNO@	Kontonummer for innbetaling for den tilhørende fakturaen.
@BIC@	Din banks BIC-kode. BIC er en forkortelse for 'Bank Identifier Code' og benyttes for å unikt identifisere en bank.
@IBAN@	Innbetalingskontoens IBAN-nummer for den tilhørende fakturaen. IBAN er en forkortelse for 'International Bank Account Number' og er en internasjonal standard for bankkontonummer.
@SUMTOTAL@	Kreditnotasum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Kreditnotasum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av Kreditnotaen.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av Kreditnotaen med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av Kreditnotaen med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av Kreditnotaen med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for Kreditnotaen.
@CURRENCY@	Kreditnotaens valuta.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.

Eksempler for e-postemne

Kreditnota @ID@: @SUBJECT@
Kreditnota @ID@ (for faktura @INVOICEID@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Du har mottatt en kreditnota pålydende @SUMTOTAL@. Se vedlegg for detaljer.

Sum:             @SUMTOTAL@ @CURRENCY@

Kreditnotanr:    @ID@

Kreditnotadato:  @DATE@

Fakturanr:       @INVOICEID@

Fakturadato:     @DATEOFINVOICE@

Forfallsdato:    @DATEDUE@

Ordrenr:         @ORDERID@

Emne:            @SUBJECT@

Skrive ut kreditnota

Kreditnotaen produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Eksport" eller "Send".

Analysere kreditnotaer

Kreditnotalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Filtrere kreditnotaer

Listen over kreditnotaer kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere kreditnotaer basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun kreditnotaer med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
Kladd: Viser kun kreditnotaer som har status "Kladd".
Sendt: Viser kun kreditnotaer som har status "Sendt".

Nummerserie for kreditnotaer

Kreditnotaer vil automatisk tildeles notanummer av XS Office. Kreditnotanummer vil alltid øke med én for hver ny kreditnota som produseres.

Som standard vil kreditnotaer nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.

Relaterte emner

9.5 Handel - Produktregister

Introduksjon

Produktregisteret håndterer varer og tjenester som foretaket selger og kjøper (eller begge deler). En vare kan her være en katalogvare, tjeneste, arbeidstime eller en avgift. Du kan velge om varen er tilgjengelig nå, om den er en kommende vare eller om den eventuelt er utgått.

For beregning av dekningsbidrag og dekningsgrad, kan du registrere en anbefalt utpris samt innkjøpspris og tilvirkelseskost. XS Office vil fortløpende beregne potensiell avanse.

Hvis ønskelig kan produktbilde for varene legges inn. Det kan også kobling mot leverandør i leverandørregisteret og webside for varen. Andre parametere rundt varene er produktansvarlig, varegruppe, størrelse, vekt og måleenhet. XS Office gir også mulighet for å registrere om varen er en abonnementsvare med detaljer om terminer.

Felter i produktregister

Listen under viser hvilke felter som vises i produktoversikten (Handel - produkt).

(Statusflagg): Aktive produkter vises med grønt flagg, deaktiverte produkter med rødt flagg.
(Kamera): Hvis ett eller flere produktbilder er lagt inn for produktet, vil et eget kamera-ikon symbolisere dette. Listen over produktbilder vil åpnes hvis du klikker på symbolet.
(Datablad): Hvis ett eller flere datablader er lagt inn for produktet, vil et eget dokument-ikon symbolisere dette. Listen over datablader vil åpnes hvis du klikker på symbolet.
(Kjetting): Hvis ett eller flere produktlinker er lagt inn for produktet, vil et eget kjetting-ikon symbolisere dette. Listen over produktlinker vil åpnes hvis du klikker på symbolet.
(Notat): Hvis ett eller flere produktnotater er lagt inn for produktet, vil et eget notat-ikon symbolisere dette. Listen over produktnotater vil åpnes hvis du klikker på symbolet.
(Produkttype): Ikon som symboliserer hvilken type produkt det er (se under).
Produktkode: Produktkode for produkt.
Produktnavn: Navn på produkt.
Produktgruppe: Evt. gruppe som produktet tilhører. Se Handel - Produktgrupper.
Listepris: Standard salgspris for produktet.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for produktet.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av produkt.
Av: Initialer til den som lagret produktet sist.

Produkttyper

Produkttyper vises med egne symboler.

Eske: Katalogprodukt.
Kalender og klokke: Arbeidstime.
Verktøy: Tjeneste.
Dollar-tegn: Avgift.
Mynter: Annen omkostning.

Statusflagg

Status for produkter vises med flagg av forskjellige farger.

Grønt flagg: Aktivt produkt.
Rødt flagg: Deaktivert produkt.

Opprette et nytt produkt

Produkter opprettes ved å velge "Nytt produkt" fra verktøylinjen på siden Handel - Produktregister.

Innfyllingsfelter for produkt

Produktkortet er inndelt i fanekort der kun det første er synlig når du oppretter et produkt for første gang. De andre vil bli synlig når du velger "Lagre".

Fanekort "Informasjon"

Dette fanekortet inneholder grunnleggende informasjon om produktet og er det eneste som er synlig når du oppretter et nytt produkt.

Produktnavn: Navn på produkt.
Produktbeskrivelse: En mer utfyllende betegnelse for produktet.
Produktkode: Produktkode for produkt.
Produkttype: Type produkt (se over).
Vi kjøper: Brukes for å angi om organisasjonen kjøper inn dette produktet.
Vi selger: Brukes for å angi om organisasjonen selger dette produktet til andre.
Innkjøpspris: Veiledende innkjøpspris for produktet eks. mva. Brukes for å beregne dekningsbidrag og dekningsgrad.
Listepris: Veiledende utsalgspris for produktet eks. mva.
Tilvirkelseskost: Standard kostnad for bygging/videreforedling/klargjøring av innkjøpt produkt for salg eks. mva. Brukes for å beregne dekningsbidrag og dekningsgrad.
Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at innkjøpspris og tilvirkelseskost er trukket fra listeprisen for produktet.
Dekningsgrad: Dekningsbidrag i prosent av listepris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av listepris som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.
Abonnement: Om produktet selges som et abonnement. Perioder for abonnementet kan angis her.
Produktgruppe: Evt. gruppe som produktet tilhører. Se Handel - Produktgrupper.
Produktansvarlig: Ansvarlig person (ansatt) for produktet.
Aktivt: Angir om produktet er aktivt eller deaktivert.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet brukes for å registrere tilleggsopplysninger om produktet.

Leverandør: Kobling til eventuell leverandør for produktet (hentes fra firmadatabase i XS Office).
E-postadresse for brukerstøtte: Eventuell e-postadresse for brukerstøtteforespørsler om produktet (typisk support@....com).
Produsentens varekode: Produktets varekode hos produsenten/leverandøren.
EAN-kode: Eventuell EAN-kode (strekkode) for produktet. Se under.
Annen varekode: Eventuell annen varekode hos produktet (for eksempel EL-nummer).
Dato salgsstart: Salgsstart for produktet hvis det ikke er tilgjengelig for salg ennå.
Produktet utgår: Eventuell sluttdato for salg av produktet.
Avdeling: Brukes hvis produktet selges/håndteres av en bestemt avdeling i foretaket.
Vis i prisliste: Angir om produktet skal være synlig i prislisten.
Provisjonsprodukt: Angir om produktet selges på provisjonsbasis.
Kampanjeprodukt: Angir om produktet er et kampanjeprodukt.

Hva betyr "EAN-kode"?

EAN står for "European Article Number" og er det mest vanlige systemet for strekkoder. EAN-koden består av tall som er forståelig for mennesker, samt en rekke svarte og hvite streker som benyttes for avlesing med en strekkodeleser. Strekene og tallene indikerer nøyaktig identisk informasjon. Tallet består normalt av 13 siffer.

EAN-koden angir informasjon om leverandør og produktets navn. Strekkodeleseren leser inn denne informasjonen basert på bredden for de svarte strekene og de hvite mellomrommene mellom strekene.

Landskoden for Norge er 70. Dermed kan du finne ut om en vare er produsert i Norge ved å sjekke om de to første sifferne er 7 og 0.

Tabellen under viser den normale oppbygningen av en EAN-kode:

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
Siffer
Land		Produsent				Varenavn / varetype						Kontroll- siffer

Fanekort "Lager"

Dette fanekortet brukes for produkter som lagerstyres. Hver gang et produkt inngår i salgsordrer vil lagerbeholdningen justeres automatisk.

Lagerstyres: Angir om lagerstyring skal være aktivert for produktet. Hvis ikke, vil ikke lagerbeholdning påvirkes når produktet inngår i salgsordrer.
Antall på lager: Angir mengde på lager til enhver tid.
Minimum lager: Angir anbefalt minimumsbeholdning på lager.
Maksimum lager: Angir anbefalt maksimumsbeholdning på lager.
Normal lagervare: Angir om produktet normalt er lagervare.
Normal leveringstid: Angir normal leveringstid fra leverandør for produkt angitt i dager.
I bestilling: Angir antall som er i bestilling fra leverandør.
Dato bestilt: Angir dato for bestilling hvis det er i bestilling.
Dato forventet inn: Angir dato for når produktet er forventet på lager (hvis det er i bestilling).
Sist kjøpt inn: Angir dato for når produktet ble kjøpt inn sist.
Siste innkjøpskvantum: Angir mengde bestilt ved siste bestilling.
Normalt innkjøpskvantum: Angir normalt kvantum ved innkjøp.
Lagersted: Angir lagringssted for produktet på lager. Lagerlokasjoner kan redigeres fra Handel - Lagerlokasjoner
Kurans: Angir evt. kurans hvis produktet ikke er 100% salgbart til normal pris lenger.

Fanekort "Bilder"

Dette fanekortet brukes for å legge inn produktbilder for produktet. Følgende felter vises i liste over produktbilder:

Nr: Viser bildets løpenummer i forhold til andre bilder for samme produkt.
(Statusflagg): Angir om bildet er aktivt (grønt flagg) eller deaktivert (rødt flagg).
Tittel: Tittel for produktbildet. Klikk for å vise produktbildet.
Filnavn: Filnavn for produktbildet.
Størrelse: Filstørrelse for produktbildet.
Type: Filtype for produktbildet.
Sist endret: Tidspunkt produktbildet ble lagret sist.
Av: Angir initialer til ansatt som lagret produktbildet sist.
(Info-symbol): Klikk for å vise egenskaper for produktbilde.
(Piler): Klikk for å endre innbyrdes plassering for elementer ved å flytte dem opp og ned.

Legge inn nytt produktbilde

Du legger til et nytt produktbilde ved å velge "Nytt produktbilde" fra verktøylinjen.

Vise et eksisterende produktbilde

Du viser et eksisterende produktbilde ved å klikke på teksten i tittel-kolonnen. Produktbildet vil lastes ned og åpnes i tilhørende program for aktuell filtype.

Endre egenskaper for produktbilde

Du åpner vinduet for egenskaper for produktbilde ved å klikke på info-symbolet helt til høyre i listen.

Felter i dialogvindu for produktbilde

Vinduet for produktbildeegenskaper inneholder følgende felter:

Importer fil: Gir deg mulighet for å velge fil som skal legges til. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
Tittel: Tittel for produktbilde. Vil vises i produktbildelisten.
Aktiv: Angir om produktbildet er aktivt eller deaktivert.
Beskrivelse: Angir en beskrivelse av produktbildet.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

Fanekort "Datablader"

Dette fanekortet brukes for å legge inn datablader for produktet. Følgende felter vises i liste over datablader:

Nr: Viser databladets løpenummer i forhold til andre datablader for samme produkt.
(Statusflagg): Angir om databladet er aktivt (grønt flagg) eller deaktivert (rødt flagg).
Tittel: Tittel for databladet. Klikk for å vise databladet.
Filnavn: Filnavn for databladet.
Størrelse: Filstørrelse for databladet.
Type: Filtype for databladet.
Sist endret: Tidspunkt databladet ble lagret sist.
Av: Angir initialer til ansatt som lagret databladet sist.
(Info-symbol): Klikk for å vise egenskaper for datablad.
(Piler): Klikk for å endre innbyrdes plassering for elementer ved å flytte dem opp og ned.

Legge inn nytt datablad

Du legger til et nytt datablad ved å velge "Nytt datablad" fra verktøylinjen.

Vise et eksisterende datablad

Du viser et eksisterende datablad ved å klikke på teksten i tittel-kolonnen. Databladet vil lastes ned og åpnes i tilhørende program for aktuell filtype.

Endre egenskaper for datablad

Du åpner vinduet for egenskaper for et datablad ved å klikke på info-symbolet helt til høyre i listen.

Felter i dialogvindu for datablad

Vinduet for egenskaper inneholder følgende felter:

Importer fil: Gir deg mulighet for å velge fil som skal legges til. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
Tittel: Tittel for datablad. Vil vises i databladlisten.
Aktiv: Angir om databladet er aktivt eller deaktivert.
Beskrivelse: Angir en beskrivelse av databladet.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

Fanekort "Linker"

Dette fanekortet brukes for å legge inn produktlinker (webadresser) for produktet. Her kan du legge inn linker til for eksempel produktinformasjon, leverandør og brukerstøtteinformasjon. Følgende felter vises i liste over produktlinker:

Nr: Viser produktlinkens løpenummer i forhold til andre produktlinker for samme produkt.
(Statusflagg): Angir om produktlinken er aktivt (grønt flagg) eller deaktivert (rødt flagg).
Navn: Navn på produktlinken. Klikk for å vise informasjon om produktlinken.
Webadresse: Webadresse for linken. Klikk for å åpne webadressen i et nytt vindu.
Sist endret: Tidspunkt produktlinken ble lagret sist.
Av: Angir initialer til ansatt som lagret produktlinken sist.
(Piler): Klikk for å endre innbyrdes plassering for elementer ved å flytte dem opp og ned.

Legge inn en ny produktlink

Du legger til en ny produktlink ved å velge "Ny produktlink" fra verktøylinjen.

Åpne en eksisterende produktlink

Du åpner en eksisterende produktlink ved å klikke på teksten i webadresse-kolonnen. Websiden vil åpnes i et nytt nettleservindu.

Endre egenskaper for produktlink

Du åpner vinduet for egenskaper for en produktlink ved å klikke på teksten i navnekolonnen i listen.

Felter i dialogvindu for produktlink

Vinduet for egenskaper inneholder følgende felter:

Navn: Navn på produktlinken.
Webadresse: Webadresse for linken.
Aktiv: Angir om produktlinken er aktiv eller deaktivert.
Beskrivelse: Angir en beskrivelse av produktlinken.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

Fanekort "Notater"

Dette fanekortet brukes for å legge inn fritekstnotater for produktet. Følgende felter vises i liste over produktnotater:

Nr: Viser produktnotatets løpenummer i forhold til andre produktnotater for samme produkt.
(Statusflagg): Angir om produktnotatet er aktivt (grønt flagg) eller deaktivert (rødt flagg).
Emne: Emne for produktnotatet. Klikk for å vise informasjon om produktnotatet.
Sist endret: Tidspunkt produktnotatet ble lagret sist.
Av: Angir initialer til ansatt som lagret produktnotatet sist.
(Piler): Klikk for å endre innbyrdes plassering for elementer ved å flytte dem opp og ned.

Legge inn et nytt produktnotat

Du legger til et nytt produktnotat ved å velge "Nytt produktnotat" fra verktøylinjen.

Endre egenskaper for produktnotat

Du åpner vinduet for egenskaper for en produktnotat ved å klikke på teksten i emnekolonnen i listen.

Felter i dialogvindu for produktnotat

Vinduet for egenskaper inneholder følgende felter:

Emne: Emnetekst for produktnotatet.
Aktiv: Angir om produktnotatet er aktivt eller deaktivert.
Beskrivelse: Angir en beskrivelse av produktnotatet.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

Fanekort "Mål og vekt"

Dette fanekortet brukes for å angi informasjon om størrelse, vekt, volum og måleenhet for produktet.

Måleenhet: Evt. måleenhet for produktet. Måleenheter kan redigeres fra Handel - Måleenheter.
Mengde per forpakning: Angir hvor mange enheter av produktet som selges under ett (i samme pakke).
Bredde: Bredde for produkt angitt i mm.
Høyde: Høyde for produkt angitt i mm.
Dybde: Dybde for produkt angitt i mm.
Vekt: Vekt for produkt angitt i gram.
Volum: Volum for produkt angitt i dm³ (liter).

Fanekort "Regnskap"

Dette fanekortet brukes for å angi informasjon om hvordan salg av produktet håndteres i foretakets regnskap.

Salgskonto avgiftspliktig salg: Angir hvilken konto i kontoplanen som avgiftspliktig salg av produktet skal registreres under. Se Handel - Kontoplan og Admin - Globale innstillinger.
Salgskonto avgiftsfritt salg: Angir hvilken konto i kontoplanen som avgiftsfritt salg av produktet skal registreres under. Se Handel - Kontoplan og Admin - Globale innstillinger.
Utgående MVA: Angir avgiftskode for utgående MVA som benyttes ved salg av produktet. Se Handel - Avgiftskoder og Admin - Globale innstillinger.
Inngående MVA: Angir avgiftskode for inngående MVA som benyttes ved innkjøp av produktet. Se Handel - Avgiftskoder og Admin - Globale innstillinger.
Standard valuta salg: Angir standard valuta som produktet selges i. Se Handel - Valutaer.
Standard valuta innkjøp: Angir standard valuta som produktet kjøpes inn i. Se Handel - Valutaer.

Analysere produkter

Listen over produkter under Handel - Produktregister har en funksjon for å filtrere ut produkter basert på produktenes type. Du kan også velge å vise kun de produktene du er ansvarlige for. Denne funksjonen finner du i en rullegardinmeny ("Vis") i knapperaden øverst. Her kan du også velge sorteringsrekkefølge for produkter samt hvor mange som skal vises på hver side før du må bla til neste side.

Produktregisteret kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av produktsalg til kunder, se Handel - Rapporter.

Filtrere produktlisten

Følgende filtreringer kan gjøres for produktlisten fra verktøylinjen:

Alle aktive produkter: Viser alle aktive produkter (produkter som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
Produkter jeg er ansvarlig for: Viser alle aktive produkter som du er ansvarlig for.
Produkttype "Varer": Viser alle aktive produkter med produkttype lik "Vare".
Produkttype "Arbeidstimer": Viser alle aktive produkter med produkttype lik "Arbeidstimer".
Produkttype "Tjenester": Viser alle aktive produkter med produkttype lik "Tjenester".
Produkttype "Avgifter": Viser alle aktive produkter med produkttype lik "Avgifter".
Produkttype "Andre omkostninger": Viser alle aktive produkter med produkttype lik "Andre omkostninger".
Produkter vi selger: Viser alle aktive produkter som foretaket selger.
Produkter vi kjøper: Viser alle aktive produkter som foretaket kjøper inn.
Alle produkter: Viser alle produkter. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
Deaktiverte produkter: Viser alle deaktiverte produkter.

Sortere produktlisten

Listen over produkter kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette et produkt

Produkter kan slettes ved å åpne vinduet for produkt (klikk på navn i produktlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere produktet som deaktivert.

Deaktivere et produkt

Produkter kan deaktiveres ved å åpne vinduet for produkt (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktivt". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte produktoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere produktlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Skrive ut produktinformasjon

Produktinformasjon skrives ut med valget "Skriv ut" på fanekortene for produktet.

Relaterte emner

9.6 Handel - Lagerbeholdning

Introduksjon

Foretakets handelsvarer kan lagerstyres i XS Office. Her kan du registrere lagerbeholdning, anbefalt maks- og minimumsbeholdning. Videre kan du registrere normal leveringstid, antall i bestilling samt datoer for bestilling og forventet ankomst.

Hvis varespekteret er stort, kan du spesifisere hvilket lager varen er lagret. I tillegg kan varene merkes med "kurans" angitt i prosent for beregning av lagerbeholdningens verdi ved lagertelling.

Felter i lagerbeholdningslisten

Listen under viser hvilke felter som vises i lagerbeholdningslisten (Handel - Lagerbeholdning).

(Statusflagg): Status for produktet vises med flagg av ulik farge.
Bilde: Hvis produktbilde er lagt inn, vil et eget kamera-ikon symbolisere dette. Produktbildet vil åpnes hvis man klikker på symbolet.
Datablad: Hvis datablad er lagt inn, vil et eget dokument-ikon symbolisere dette. Databladet vil åpnes hvis man klikker på symbolet.
Produkttype: Ikon som symboliserer hvilken type produkt det er (se under).
Produktkode: Produktkode for produkt.
Produktnavn: Navn på produkt.
Listepris: Standard salgspris for produktet.
På lager: Angir mengde på lager til enhver tid.
Min lager: Angir anbefalt minimumsbeholdning på lager.
Max lager: Angir anbefalt maksimumsbeholdning på lager.
Bestilt: Angir antall som er i bestilling fra leverandør.
Bestilt dato: Angir dato for siste bestilling.
Forventet inn: Angir dato for når produktet er forventet på lager.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for produktet.

Produkttyper

Se Handel - Produktregister.

Statusflagg

Status for produkter vises med flagg av forskjellige farger. Se Handel - Produktregister.

Opprette en ny produkt

Produkter opprettes ved å velge "Nytt produkt" fra verktøylinjen på siden Handel - Produktregister.

Skrive ut produktinformasjon

Produktinformasjon skrives ut med valget "Skriv ut" på fanekortene for produktet.

Relaterte emner

9.7 Handel - Produktgrupper

Introduksjon

Produktene i produktregisteret kan fordeles i produktgrupper. Dette forenkler logistikken ved at produktene hører til en logisk gruppe. I tillegg muliggjør dette at man kan analysere salg av produkter fordelt på produktgrupper.

Produkter tilknyttes produktgrupper fra fanekortet "Detaljer" i vinduet for produkt. Se Handel - Produktregister.

Felter i produktgruppelisten

Listen under viser hvilke felter som vises i produktgruppelisten (Handel - Produktgrupper).

Navn: Navn på produktgruppe.
Notat: Fritekstnotat for produktgruppe.

Opprette en ny produktgruppe

Produktgrupper opprettes ved å velge "Ny produktgruppe" fra verktøylinjen på siden Handel - Produktgrupper.

Innfyllingsfelter for produktgrupper

Navn: Navn på produktgruppe.
Notat: Fritekstnotat for produktgruppe.

Analysere produktgrupper

Listen over produktgrupper kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For analyse av produktsalg fordelt på produktgrupper, se Handel - Rapporter.

Relaterte emner

9.8 Handel - Rapporter

Introduksjon

XS Office kommer med en hel rekke rapporter for salgsanalyse. Tilbud, ordre, faktura og produkter kan analyseres med valgfritt periodeutvalg. Som standard vil "Inneværende måned" være valgt.

Du kan velge et fritt antall rapporter for samtidig visning. Hvis du er usikker, kan du velge å se alle rapporter samtidig. Dette krever kun et par klikk. Se "Opprette en rapport" under.

De fleste rapporter har såkalt "drill down"-funksjonalitet. Dette betyr at du kan gå inn på en enkeltlinje i rapportene og få opp et nytt vindu med detaljert visning av rapportutvalget.

CRM-modulen inneholder ekstra rapporter for salgsmuligheter. Se CRM - Rapporter.

Rapporttyper

Rapportene er delt i fire grupper.

Tilbud: Rapporter relatert til tilbud

Status tilbud: Fordeling status for tilbud
Tilbud måned for måned: Fordeling tilbud måned for måned
Tilbudssum per ansatt: Fordeling total tilbudssum fordelt på ansatte
Tilbudsmengde per ansatt: Fordeling totalt antall tilbud fordelt på ansatte
Tilbud per ansatt per måned: Fordeling tilbud per ansatt per måned

Ordre/faktura: Rapporter relatert til salgsordrer og utgående faktura

Status salgsordrer: Fordeling status for salgsordrer
Salgsordrer måned for måned: Fordeling salgsordrer måned for måned
Omsetning fordelt på kunder: Fordeling salg fordelt på kunder
Omsetning fordelt på prosjekter: Fordeling salg fordelt på prosjekter
Omsetning kunde/produkt: Fordeling salg fordelt på kunder og produkter
Omsetning produkt/kunde: Fordeling salg fordelt på produkter og kunder
Ordresum per ansatt: Fordeling total sum salgsordrer fordelt på ansatte
Ordremengde per ansatt: Fordeling totalt antall salgsordrer fordelt på ansatte
Salgsordrer per ansatt per måned: Fordeling salgsordrer per ansatt per måned
Ordresum per ansattregion: Fordeling total sum salgsordrer fordelt på salgsregioner selgerne tilhører
Ordremengde per ansattregion: Fordeling totalt antall salgsordrer fordelt på salgsregioner selgerne tilhører
Dekningsgrad per ansattregion: Fordeling dekningsgrad for salgsordrer fordelt på salgsregioner selgerne tilhører
Ordresum per avdeling: Fordeling total sum salgsordrer fordelt på avdeling selgerne tilhører
Ordremengde per avdeling: Fordeling totalt antall salgsordrer fordelt på avdeling selgerne tilhører
Dekningsgrad per avdeling: Fordeling dekningsgrad for salgsordrer fordelt på avdeling selgerne tilhører
Omsetning per prosjektgruppe: Fordeling salg fordelt på prosjektgrupper
Omsetning per kunderegion: Fordeling salg fordelt på salgsregioner kundene tilhører
Omsetning per merverdiavgiftstype: Fordeling salg fordelt på merverdiavgiftstype (høy, middel og lav MVA samt avgiftsfritt salg)

Produkter: Rapporter relatert til salg og administrasjon av produkter

Omsetning produkter: Fordeling salg per produkt (omsetning)
Omsetning produktgrupper: Fordeling salg per produktgruppe (omsetning)
Salg mengde produkter: Fordeling salg per produkt (antall enheter)
Salg mengde produktgrupper: Fordeling salg per produktgruppe (antall enheter)
Dekningsbidrag salg produkter: Dekningsbidrag salg av produkter (omsetning)
Dekningsgrad salg produkter: Dekningsgrad salg av produkter (omsetning)
Dekningsbidrag produkter: Dekningsbidrag for produkter (utsalgspris)
Dekningsgrad produkter: Dekningsgrad for produkter (utsalgspris)
Lagerbeholdning produkter: Mengde produkter på lager
Lagerverdi produkter: Lagerverdi for produkter (basert på listepris)

Diverse: Rapporter som ikke har direkte tilknytning til noen av ovenstående

Salg/tilbud/ordre/faktura: Sammenheng salg/tilbud/ordre/faktura

Søkekriterier

Listen under viser hvilke søkekriterier som kan benyttes i rapporter.

Selger: Viser kun salg med en angitt selger.
Vår ref.: Viser kun salg med en angitt "vår ref".
Kunde: Viser kun salg mot en angitt kunde.
Prosjekt: Viser kun salg knyttet til et bestemt prosjekt.
Prosjektgruppe: Viser kun salg knyttet til en bestemt prosjektgruppe.
Avdeling: Viser kun salg knyttet til en bestemt avdeling (normalt avdelingen som selgeren er tilknyttet).
Salgsregion: Viser kun salg knyttet til en bestemt salgsregion (normalt salgsregionen som selgeren er tilknyttet).
Datogrunnlag: Angir om ordredato eller fakturadato skal benyttes som underlag for periodevalget (se under). Merk at bruk av "Fakturadato" kun vil vise salgsordrer som er fakturert.
Merverdiavgift: Angir om summer skal vises med eller uten merverdiavgift (moms).

Perioder

Listen under viser hvilke periodeutvalg som kan benyttes i rapporter.

Egendefinert periode: Du kan selv velge fra- og til-dato for rapport.
I går: Rapport med data fra i går.
I dag: Rapport med data fra hittil i dag.
Forrige uke: Rapport med data fra forrige uke.
Inneværende uke: Rapport med data fra hittil denne uke.
Forrige måned: Rapport med data fra forrige måned.
Inneværende måned: Rapport med data fra hittil denne måned.
Forrige kvartal: Rapport med data fra forrige kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
Inneværende kvartal: Rapport med data fra inneværende kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
Forrige år: Rapport med data fra i fjor.
Inneværende år: Rapport med data fra hittil i år.
Alle data: Rapport med alle data uten periodebegrensning.

Opprette en rapport

Velg hvilken periode du ønsker å lage rapport fra ved å velge fra alternativene under "Rapportperiode".
Velg hvilke rapporter du ønsker å se ved å krysse av én eller flere avkrysningsbokser til venstre for rapportnavnene. Du kan også gå direkte til en enkeltrapport ved å klikke på navnet. Hvis du vil se alle rapporter, krysser du av i boksen til venstre for overskriften "Rapporter".
Klikk på "Kjør rapport" (enten fra verktøylinjen eller fra knappen under seksjonen "Rapportperiode").
Åpne detaljert visning (drill-down) ved å klikke direkte på lenkene i rapportene.

Skjule/vise søkekriterier

Du kan hvis ønskelig skjule søkekriteriene i visningen slik at det blir bedre plass på skjermen til selve rapportene. Dette kan være nyttig hvis du har en skjerm med lav oppløsning (for eksempel en liten bærbar PC) på maskinen du genererer rapportene fra. For å skjule søkekriteriene, velger du knappen "Skjul/vis" på verktøylinjen.

Skrive ut rapporter

Rapportene har en egen utskriftsvennlig versjon som ikke tar med rapportlisten til venstre - altså kun de genererte rapportene. Utskriftsvennlig visning kan aktiveres ved å vege skriver-symbolet på verktøylinjen i XS Office.

Analysere rapporter

Rapportene kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

9.9 Handel - Lagerlokasjoner

Introduksjon

Produktene i produktregisteret kan markeres med hvilket sted de er lagret. Dette forenkler logistikken og gjenfinning av produkter som har et fast lagringssted.

Felter i lagerlokasjonslisten

Listen under viser hvilke felter som vises i lagerlokasjonslisten (Handel - Lagerlokasjoner).

Navn: Navn på lagersted.
Notat: Fritekstnotat for lagersted.

Opprette en ny lagerlokasjon

Lagerlokasjoner opprettes ved å velge "Ny lagerlokasjon" fra verktøylinjen på siden Handel - Lagerlokasjoner.

Innfyllingsfelter for lagerlokasjoner

Navn: Navn på lagersted.
Notat: Fritekstnotat for lagersted.

Analysere lagerlokasjoner

Listen over lagerlokasjoner kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

9.10 Handel - Måleenheter

Introduksjon

Produktene i produktregisteret kan markeres med en måleenhet. Måleenheten angir i hvilket format mengde av produktet beregnes. Måleenheter angis med en forkortelse og et fullt navn.

Produkter markeres med en måleenhet fra fanekortet "Detaljer" i vinduet for produkt. Se Handel - Produktregister.

Felter i liste for måleenheter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for måleenheter (Handel - Måleenheter).

Forkortelse: Forkortelse for måleenhet, for eksempel kg, l, stk.
Navn: Navn på måleenhet, for eksempel kilo, liter, stykk.
Notat: Fritekstnotat for måleenhet.

Opprette en ny måleenhet

Måleenheter opprettes ved å velge "Ny måleenhet" fra verktøylinjen på siden Handel - Måleenheter.

Innfyllingsfelter for måleenheter

Forkortelse: Forkortelse for måleenhet.
Navn: Navn på måleenhet.
Notat: Fritekstnotat for måleenhet.

Analysere måleenheter

Listen over måleenheter kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

9.11 Handel - Valutaer

Introduksjon

Tilbud og salgsordrer kan produseres med valgfri valuta. Dette gjøres når tilbudet/salgsordren opprettes og kan ikke endres for samme oppføring i ettertid. Valutaer angis med valutakode og et fullt navn.

Standard valutasymbol kan angis under Admin - Globale innstillinger.

Felter i liste for valutaer

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for valutaer (Handel - Valutaer).

Valutakode: Forkortelse for valuta, for eksempel €, US$, NOK.
Navn: Navn på valuta, for eksempel euro, dollar, norske kroner.
Notat: Fritekstnotat for valuta.

Opprette en ny valuta

Valutaer opprettes ved å velge "Ny valuta" fra verktøylinjen på siden Handel - Valutaer.

Innfyllingsfelter for valutaer

Valutakode: Forkortelse for valuta.
Navn: Navn på valuta.
Notat: Fritekstnotat for valuta.

Analysere valutaer

Listen over valutaer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

9.12 Handel - Fraktbetingelser

Introduksjon

Tilbud og salgsordrer kan markeres med forhåndsdefinerte fraktbetingelser. Dette gjøres fra første fanekort for tilbud/salgsordre. Fraktbetingelser angis med et beskrivende navn samt en standard pris.

Fraktbetingelser kan også settes som standard for hvert enkelt firma fra Økonomi-fanen på firmakortene. Se CRM - Firmaer.

Felter i liste for fraktbetingelser

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for fraktbetingelser (Handel - Fraktbetingelser).

Navn: Navn på fraktbetingelse.
Notat: Fritekstnotat for fraktbetingelse.
Standard pris: Standard pris for fraktbetingelse, vil komme frem når denne velges i tilbud/salgsordre.

Opprette en ny fraktbetingelse

Fraktbetingelser opprettes ved å velge "Ny fraktbetingelse" fra verktøylinjen på siden Handel - Fraktbetingelser.

Innfyllingsfelter for fraktbetingelser

Navn: Navn på fraktbetingelse.
Notat: Fritekstnotat for fraktbetingelse.
Standard pris: Standard pris til kunde for fraktbetingelse eks. mva.

Analysere fraktbetingelser

Listen over fraktbetingelser kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

9.13 Handel - Betalingsbetingelser

Introduksjon

Tilbud og salgsordrer kan markeres med forhåndsdefinerte betalingsbetingelser. Dette gjøres fra første fanekort for tilbud/salgsordre. Betalingsbetingelser angis med et beskrivende navn samt standard kredittid angitt i dager.

Betalingsbetingelser kan også settes som standard for hvert enkelt firma fra Økonomi-fanen på firmakortene. Se CRM - Firmaer.

Felter i liste for betalingsbetingelser

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for betalingsbetingelser (Handel - Betalingsbetingelser).

Navn: Navn på betalingsbetingelse.
Notat: Fritekstnotat for betalingsbetingelse.
Kredittid: Standard kredittid for betalingsbetingelse angitt i dager. Dette vil påvirke forfallsdato for fakturaer når de opprettes fra salgsordrene.

Opprette en ny betalingsbetingelse

Betalingsbetingelser opprettes ved å velge "Ny betalingsbetingelse" fra verktøylinjen på siden Handel - Betalingsbetingelser.

Innfyllingsfelter for betalingsbetingelser

Navn: Navn på betalingsbetingelse.
Notat: Fritekstnotat for betalingsbetingelse.
Kredittid: Standard kredittid for betalingsbetingelse angitt i dager.

Analysere betalingsbetingelser

Listen over betalingsbetingelser kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

9.14 Handel - Salgsbetingelser

Introduksjon

Ved utsending/utskrift av tilbud og ordrebekreftelser kan du velge å legge ved standard salgsbetingelser (hvis du har laget dette). Dette vil fremkomme som en eller flere ekstra sider til slutt i tilbudet/ordrebekreftelsen.

Salgsbetingelser vil som standard åpnes i visningsmodus i vinduet Handel - Salgsbetingelser, og du må velge knappen "Rediger" for å endre disse. Du kan også se når salgsbetingelsene ble endret sist samt hvem som utførte endringen.

Relaterte emner

9.15 Handel - Alle bilag

Introduksjon

XS Office Accounting Link gir brukere av XS Office Enterprise Edition muligheten til å registrere og kontere regnskapsbilag med vedlegg i XS Office. Konteringen skjer ved å fordele bilagene på kontoene i kontoplanen samt påføre prosjekt og avdeling hvis dette er ønskelig.

En standard kontoplan (NS 4102) følger med XS Office Accounting Link. Denne kan tilpasses individuelle behov med egne kontoer. I tillegg er det mulig å sette opp egne bilagsarter og avgiftskoder.

Ferdig konterte bilag kan eksporteres til regnskapssystemet eller sendes til regnskapsføreren via egen fileksport med vanlige tekstformater for eksport.

Hvis tjenesten XS Office Document Scanning også er i bruk, kan bilagene (for eksempel inngående fakturaer) skannes direkte til XS Office. Bilagsregistreringen skjer da ved å enkelt bla mellom innskannede dokumenter og registrere detaljene rundt bilaget.

Felter i bilagsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i bilagslisten (Handel - Alle bilag).

V (vedlegg): Klikk på bindersen helt til venstre for å åpne bilag (PDF) direkte.
N (notat): Klikk på blyanten for å åpne bilag med fanekort for internt notat aktivert.
K (status kontering): Statusflagg for kontering (se under).
Ø (status økonomisystem): Statusflagg for overføring til økonomisystem (se under).
S (status bilag): Statusflagg for bilag (klikk for å åpne bilag med fanekort for kontroll og godkjenning aktivert). Se forøvrig under.
Bilagsart: Type bilag - vises med tall og tekst for bilagsarten (klikk for å åpne bilag).
Bilagsnr: Bilagets løpenummer.
Emne: Emne for bilag (fritekst).
Fakturanr: Fakturanummer (hvis bilaget er en faktura).
Bilagssum: Bilagets sum inkl. mva.
Firma: Leverandør (evt. kunde) som er tilknyttet bilaget.
Bilagsdato: Dato for bilag.
Forfallsdato: Forfallsdato for faktura (hvis bilaget er en faktura).
Kontr: Initialer for ansatt som er ansvarlig for kontroll av bilag.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av bilag.
Av: Initialer til den som lagret bilaget sist.

Under bilagslisten finner du en summering av status for overføring av bilag til økonomisystem.

Statusflagg for kontering (K)

Status for kontering vises med flagg av forskjellige farger.

Ingen flagg: Bilag ikke kontert.
Grønt flagg: Bilag kontert og balansert.
Gult flagg: Bilag påbegynt kontert, men ikke balansert.

Statusflagg for økonomisystem (Ø)

Status for overføring til økonomisystem vises med flagg av forskjellige farger.

Ingen flagg: Bilag ikke klart for økonomisystem.
Fiolett flagg: Bilag klart for import til økonomisystem.
Grønt flagg: Bilag overført til økonomisystem.

Statusflagg for bilag (S)

Status for bilag vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Bilag ubehandlet.
Gult flagg: Bilag kontrollert.
Grønt flagg: Bilag godkjent.
Grønt flagg med mynter: Bilag godkjent og betalt.
Rødt flagg: Bilag ikke godkjent.

Søke etter bilag

Bilagslisten har et eget vindu for søkekriterier. Via dette kan du for eksempel enkelt finne frem til enkeltbilag eller bilag fra et spesielt firma. Søkekriteriene hentes frem ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Søkevinduet inneholder følgende kriterier:

Bilagsart: Vis kun bilag med en bestemt bilagsart.
Fakturanummer: Vis kun bilag som inneholder en bestemt tallkombinasjon i fakturanummeret.
Firmanavn: Vis kun bilag som inneholder en bestemt bokstavkombinasjon i firmanavnet.
Emne: Vis kun bilag som inneholder en bestemt bokstavkombinasjon i emnet.
Notat: Vis kun bilag som inneholder en bestemt bokstavkombinasjon i internt notat.
Bilagsnummer: Vis kun bilag som har bilagsnummer større enn, mindre enn, lik eller ulik et bestemt nummer.
Bilagssum: Vis kun bilag som har bilagssum større enn, mindre enn, lik eller ulik et bestemt beløp.

Søkekriteriene nullstilles ved å velge knappen "Nullstill" i søkevinduet. Du kan også filtrere ut kun de bilagene du er ansvarlig for ved å velge "Mine" i rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen i bilagslisten.

Sortere og analysere bilag

Bilagslisten er som standard sortert etter bilagsdato, Du kan enkelt velge en alternativ sorteringsrekkefølge ved å velge fra rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Listen over bilag kan eksporteres til Excel-format via eget Excel-symbol på verktøylinjen.

Registrere nytt bilag

Bilag registrere registreres ved å velge "Nytt bilag" fra verktøylinjen på siden Handel - Alle bilag eller på siden Handel - Ubehandlede bilag.

Hvis du bruker dokumentskanning for automatisk import av bilag, registreres bilag ved å velge "Nytt skannet bilag". Vinduet som da kommer opp inneholder en liste (til venstre i vinduet) over innskannede dokumenter som ikke er registrert som bilag. Når du klikker på dokumentene i lista vil dokumentet komme frem i den høyre delen av vinduet. Bilagsdetaljene registreres i feltene i midten av vinduet. Etter at bilagsdetaljene er registrert, vil aktuelt dokument fjernes fra lista over innskannede dokumenter og være vedlagt den nye bilagsoppføringen.

Registreringsvindu for nytt bilag

Når du registrerer et nytt bilag manuelt får du opp et enkelt vindu for bilagsdetaljer.

Bilagsart: Type bilag - vises med tall og tekst for bilagsarten (klikk for å åpne bilag).
Bilagssum: Bilagets sum inkl. mva.
Emne: Emne for bilag (fritekst).
Fakturanummer: Fakturanummer (hvis bilaget er en faktura).
Kontrollansvarlig: Ansatt som er ansvarlig for kontroll av bilag.
Firma: Leverandør (evt. kunde) som er tilknyttet bilaget.
Kontaktperson: Kontaktperson i firma som er tilknyttet bilaget.
Bilagsdato: Dato for bilag.
Forfallsdato: Forfallsdato for faktura (hvis bilaget er en faktura).
Betalt dato: Dato for når faktura ble betalt (hvis bilaget er en faktura).
Betalingsinfo: Betalingsinfo hentet fra faktura (hvis bilaget er en faktura).
KID-nummer: KID-nummer for faktura (hvis bilaget er en faktura).

Registreringsvindu for nytt skannet bilag

Når du registrerer et nytt innskannet bilag får du opp et tredelt vindu.

Til venstre mulighet for å velge innskannet dokument.
I midten skjema for bilagsdetaljer (helt likt skjemaet for nytt manuelt bilag - se over).
Til høyre et felt for forhåndsvisning av innskannet dokument.

Registreringsvindu for eksisterende bilag

Når du åpner et eksisterende bilag (enten et som er opprettet manuelt, eller et som er opprettet via skanning), får du opp et firedelt vindu.

Til venstre liste over bilag med mulighet for å bla effektivt mellom bilag.
I midten øverst skjema for bilagsdetaljer.
I midten nederst fire fanekort for behandling av bilag (se under).
Til høyre et felt for forhåndsvisning av vedlegg til bilaget.

Fanekort i registreringsvindu for eksisterende bilag

Fanekort "Kontering"

Dette fanekortet brukes for å fordele bilagene på hovedbokskonti for økonomisystemet. Konteringslisten inneholder følgende felter:

Konto: Kontonummer og kontonavn for kontoen beløpet er kontert på.
Beløp: Beløpet som er kontert.
Avgiftskode: Nummer og navn for avgiftskode som brukes i konteringslinjen.
Prosjekt: Evt. prosjekt konteringslinjen skal registreres under.

Under konteringslinjene finner du summeringslinjer. Til venstre bilagssummen, i midten totalbeløp som er kontert hittil og til høyre en "balanse" for hvor mye som gjenstår å kontere. Denne vil ha farget bakgrunn avhengig av "balansen".

Grønn bakgrunn: Bilag er kontert og i balanse med rest er lik 0.
Gul bakgrunn: Bilag er ikke i balanse (kontert beløp er mindre enn bilagssum).
Rød bakgrunn: Bilag er ikke i balanse (kontert beløp er større enn bilagssum).

Registreringsvindu for ny konteringslinje

Konteringslinjene opprettes og redigeres via et eget registreringsvindu med følgende felter:

Konteringsbeløp: Beløpet som konteres.
Konto: Kontonummer og kontonavn for kontoen beløpet skal konteres på.
Avgiftskode: Nummer og navn for avgiftskode som skal brukes i konteringslinjen.
Prosjekt: Evt. prosjekt konteringslinjen skal registreres under (ved prosjektregnskap).
Avdeling: Evt. avdeling konteringslinjen skal registreres under (ved avdelingsregnskap).

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til bilaget.

Fanekort "Vedlegg"

Dette fanekortet brukes for å legge til ekstra filvedlegg til et bilag. Hvis bilaget er registrert manuelt uten skanning, kan man legge til et dokument her. Man kan også legge til ekstra vedlegg til samme bilag. Fanekortet har følgende felter:

Tittel: Tittel for vedleggsdokument (klikk for å åpne dokument).
Størrelse: Filstørrelse for vedleggsdokument.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring av vedlegg.
Av: Initialer for den som lagret sist.
Info-symbol: Klikk for å endre dokument eller egenskaper/beskrivelse for dokument.

Fanekort "Kontroll og godkjenning"

Dette fanekortet har egne knapper for å styre kontroll og godkjenningsprosessen for bilag. Fanekortet inneholder også tidspunkt og initialer for denne prosessen.

Via knappene fra verktøylinjen i fanekortet kan man styre kontrollstatusen for bilaget med følgende tilgjengelige valg (avhengig av bilagets status):

Gult flagg: Markerer bilaget som kontrollert.
Grønt flagg: Markerer bilaget som godkjent.
Rødt flagg: Markerer bilaget som ikke godkjent.
Rødt flagg: Markerer bilaget som ikke overførbart til økonomisystem.
Fiolett flagg: Markerer bilaget som overførbart til økonomisystem.

Varsling for bilag

Du kan sette opp automatisk varsling/påminnelse for alle nivåer i behandlingsprosessen for bilag. Se Innledning - Påminnelser for informasjon om dette.

Relaterte emner

9.16 Handel - Ubehandlede bilag

Introduksjon

"Ubehandlede bilag" viser kun bilag som er opprettet, men ikke kontrollert eller godkjent.

Med rettighetsstyringen i XS Office kan man definere rettigheter til bilagsbehandlingen ved å gi relevant personell tilgang til kun et utvalg av behandlingsstegene for bilag. for eksempel kan man ha én person som skanner og registrerer firma og beløp, én som kontrollerer, én som godkjenner og én som overfører til økonomisystem. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om å begrense tilgang til funksjoner.

For informasjon om bilagslisten og registrering av bilag, se Handel - Alle bilag.

Du kan sette opp automatisk varsling for ubehandlede bilag. Se Innledning - Påminnelser for informasjon om dette.

Relaterte emner

9.17 Handel - Kontrollerte bilag

Introduksjon

"Kontrollerte bilag" viser kun bilag som er kontrollert, men ikke godkjent.

Med rettighetsstyringen i XS Office kan man definere rettigheter til bilagsbehandlingen ved å gi relevant personell tilgang til kun et utvalg av behandlingsstegene for bilag. for eksempel kan man ha én person som skanner og registrerer firma og beløp, én som kontrollerer, én som godkjenner og én som overfører til økonomisystem. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om å begrense tilgang til funksjoner.

For informasjon om bilagslisten og registrering av bilag, se Handel - Alle bilag.

Du kan sette opp automatisk varsling for kontrollerte bilag. Se Innledning - Påminnelser for informasjon om dette.

Relaterte emner

9.18 Handel - Godkjente bilag

Introduksjon

"Godkjente bilag" viser kun bilag som er kontrollert og godkjent, men ikke markert som overførbare til økonomisystem.

Med rettighetsstyringen i XS Office kan man definere rettigheter til bilagsbehandlingen ved å gi relevant personell tilgang til kun et utvalg av behandlingsstegene for bilag. for eksempel kan man ha én person som skanner og registrerer firma og beløp, én som kontrollerer, én som godkjenner og én som overfører til økonomisystem. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om å begrense tilgang til funksjoner.

For informasjon om bilagslisten og registrering av bilag, se Handel - Alle bilag.

Du kan sette opp automatisk varsling for godkjente bilag. Se Innledning - Påminnelser for informasjon om dette.

Relaterte emner

9.19 Handel - Overførbare bilag

Introduksjon

"Overførbare bilag" viser bilag som er kontrollert og godkjent, og også klargjort for overføring til økonomisystem.

Med rettighetsstyringen i XS Office kan man definere rettigheter til bilagsbehandlingen ved å gi relevant personell tilgang til kun et utvalg av behandlingsstegene for bilag. for eksempel kan man ha én person som skanner og registrerer firma og beløp, én som kontrollerer, én som godkjenner og én som overfører til økonomisystem. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om å begrense tilgang til funksjoner.

For informasjon om bilagslisten og registrering av bilag, se Handel - Alle bilag.

Overføring av bilag til økonomisystem (opprette bilagsjournal)

Når ønskede bilag er kontrollert, godkjent og markert som klare for økonomisystem, kan du opprette en bilagsjournal. Bilagsjournalen er en tekstfil med liste over bilag i et format som er tilpasset økonomisystemet ditt. Dette gjør at alle opplysningene om bilagene kan overføres til økonomisystemet uten å måtte registrere bilagene på nytt.

Bilagsjournalen aktiveres fra knappen "Bilagsjournal" på verktøylinjen på siden Handel - Overførbare bilag. Vinduet for bilagsjournal inneholder følgende informasjon:

Antall overførbare bilag: Antallet bilag som er markert som overførbare til økonomisystem.
Eldste overførbare bilag: Bilagsdato for eldste overførbare bilag.
Nyeste overførbare bilag: Bilagsdato for nyeste overførbare bilag.
Første bilagsnummer: Laveste bilagsnummer som er markert som overførbart bilag.
Siste bilagsnummer: Høyeste bilagsnummer som er markert som overførbart bilag.
Fra dato: Brukes for å angi bilagsdato for eldste bilag som skal tas med i journal.
Til dato: Brukes for å angi bilagsdato for nyeste bilag som skal tas med i journal.
Økonomisystem: Angir hvilket økonomisystem bilagsjournalen skal tilpasses til.

Knapper i vindu "Bilagsjournal"

Lagre: Gir mulighet til å lagre bilagsjournal i en fil på harddisken.
Vis: Gir mulighet til å forhåndsvise innhold i bilagsjournalen.
Lukk: Lukker vindu for bilagsjournal.

Tidligere bilagsjournaler

Hver gang du lagrer en bilagsjournal med funksjonen "Lagre" vil alle bilagene i journalen markeres som "overført til økonomisystem". De vil dermed fjernes fra lista over "Overførbare bilag".

Som en ekstra sikkerhet lagres en kopi av bilagsjournalen inne i XS Office samtidig som du lagrer den til harddisken. Dermed kan du enkelt finne denne i ettertid ved behov. Se Handel - Bilagsjournaler for mer informasjon om dette.

Du kan sette opp automatisk varsling for overførbare bilag. Se Innledning - Påminnelser for informasjon om dette.

Relaterte emner

9.20 Handel - Bilagsjournaler

Introduksjon

Hver gang du lagrer en bilagsjournal (se Handel - Overførbare bilag) lagres en kopi av bilagsjournalen inne i XS Office samtidig som du lagrer den til harddisken. Dermed kan du enkelt finne denne i ettertid ved behov.

Felter i liste for bilagsjournaler

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for bilagsjournal (Handel - Bilagsjournaler).

Tittel: Tittel for bilagsjournal, vil inneholde dato og navn på økonomisystem (klikk for å åpne bilagsjournal).
Størrelse: Filstørrelse for bilagsjournal.
Opprettet: Tidspunkt bilagsjournalen ble opprettet.
Av: Initialer til den som opprettet bilagsjournalen.

Overføring av bilag til økonomisystem (opprette bilagsjournal)

Se Handel - Overførbare bilag.

Analysere bilagsjournaler

Listen over bilagsjournaler kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

9.21 Handel - Kontoplan

Introduksjon

Regnskapet er bygd opp rundt en standard kontoplan. Kontoplanen deler opp regnskapet og organiserer inntektene og kostnadene på en slik måte at de gir informasjon om bedriftens økonomiske situasjon. Vi deler ofte regnskapet i to deler - balanse og resultat. Kontoene i kontoplanen er ofte delt i kontoplangrupper for balanse og resultat (se Handel - Kontoplangrupper).

I Norge benyttes som oftest kontoplan i henhold til norsk standard NS 4102. XS Office leveres med NS 4102 forhåndsinstallert. Det er gunstig om økonomisystemet også benytter NS 4102 eller at kontoene i XS Office tilpasses økonomisystemets kontoplan.

Felter i kontoplanen

Listen under viser hvilke felter som vises i kontoplanen (Handel - Kontoplan).

Kontonr: Nummer/identifikator for konto.
Navn: Navn på konto.
Gruppe: Kontoplangruppe kontoen tilhører.
Standard MVA: Standard MVA-behandling for kontering mot denne kontoen. Se Handel - Avgiftskoder.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av kontoen.
Av: Initialer til den som lagret kontoen sist.

Opprette en ny konto

Kontoer i kontoplanen opprettes ved å velge "Ny konto" fra verktøylinjen på siden Handel - Kontoplan.

Innfyllingsfelter for konto

Kontonr: Kontonummer.
Navn: Navn på konto.
Notat: Fritekstnotat for konto.
Kontogruppe: Kontoplangruppe kontoen tilhører.
Standard MVA: Standard MVA-behandling for kontering mot denne kontoen. Se Handel - Avgiftskoder.

Analysere kontoplanen

Kontoplanen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

9.22 Handel - Kontoplangrupper

Introduksjon

Kontoene i kontoplanen er ofte delt i kontoplangrupper for balanse og resultat. Kontoplangruppene inneholder kontoer fra et nummer til et nummer og gir en logisk gruppering av kontoer.

I Norge benyttes som oftest kontoplan i henhold til norsk standard NS 4102. XS Office leveres med NS 4102 forhåndsinstallert. Det er gunstig om økonomisystemet også benytter NS 4102 eller at kontoene i XS Office tilpasses økonomisystemets kontoplan.

Felter i listen over kontoplangrupper

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over kontoplangrupper (Handel - Kontoplangrupper).

Fra: Laveste kontonummer som inngår i denne gruppen.
Til: Høyeste kontonummer som inngår i denne gruppen.
Navn: Navn på kontogruppe (klikk for å åpne kontogruppe).
Notat: Fritekstnotat for kontogruppe.
Gruppe: Kontoplangruppe kontoen tilhører.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av kontogruppen.
Av: Initialer til den som lagret kontogruppen sist.

Opprette en ny kontogruppe

Nye kontogrupper opprettes ved å velge "Ny kontogruppe" fra verktøylinjen på siden Handel - Kontoplangrupper.

Innfyllingsfelter for kontogruppe

Navn: Navn på kontogruppe.
Fra kontonr: Laveste kontonummer som inngår i denne gruppen.
Til kontonr: Høyeste kontonummer som inngår i denne gruppen.
Notat: Fritekstnotat for kontogruppe.

Analysere kontoplanen

Listen over kontoplangrupper kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

9.23 Handel - Bilagsarter

Introduksjon

Alle bilag som registreres i XS Office må merkes med bilagsart. Bilagsarter gjør det enkelt å sortere ut bilag etter type fra regnskapet. Typiske bilagsarter er "Inngående faktura" og "Utgående faktura".

Når bilagsregistrering med XS Office tas i bruk, bør man påse at bilagsartene i XS Office samsvarer med bilagsartene i økonomisystemet. Numrene for bilagsartene kan enkelt justeres i XS Office slik at de samsvarer med økonomisystemet.

Felter i liste for bilagsarter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for bilagsarter (Handel - Bilagsarter).

Bilagsart: Nummer for bilagsart.
Navn: Beskrivende navn for bilagsart - for eksempel "Inngående faktura" (klikk for å åpne bilagsart).
Std. konto: Brukes for å definere en standard konto i kontoplanen ved bruk av denne bilagsarten.
Std. firma: Brukes for å definere en standard leverandør/kunde for bilag med denne bilagsarten.
Notat: Fritekstnotat for bilagsart.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av bilagsart.
Av: Initialer til den som lagret bilagsarten sist.

Opprette en ny bilagsart

Bilagsarter opprettes ved å velge "Ny bilagsart" fra verktøylinjen på siden Handel - Bilagsarter.

Innfyllingsfelter for bilagsarter

Bilagsart: Nummer for bilagsart (tall som samsvarer med økonomisystem).
Navn: Beskrivende navn for bilagsart - for eksempel "Inngående faktura".
Notat: Fritekstnotat for bilagsart.
Standard firma: Brukes for å definere en standard leverandør/kunde for bilag med denne bilagsarten.
Standard konto: Brukes for å definere en standard konto i kontoplanen ved bruk av denne bilagsarten.

Analysere bilagsarter

Listen over bilagsarter kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

9.24 Handel - Avgiftskoder

Introduksjon

Under konteringen av bilag merkes konteringslinjen med en avgiftskode. Avgiftskoden angir normalt hvordan merverdiavgift skal beregnes for bilaget.

Når bilagsregistrering med XS Office tas i bruk, bør man påse at avgiftskodene i XS Office samsvarer med avgiftskodene i økonomisystemet. Numrene for avgiftskodene kan enkelt justeres i XS Office slik at de samsvarer med økonomisystemet.

Felter i liste for avgiftskoder

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for avgiftskoder (Handel - Avgiftskoder).

Kode: Nummer for avgiftskode.
Navn: Beskrivende navn for avgiftskode - for eksempel "Ingen avgift/avgiftsfri" (klikk for å åpne avgiftskode).
Notat: Fritekstnotat for avgiftskode.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av avgiftskode.
Av: Initialer til den som lagret avgiftskoden sist.

Opprette en ny avgiftskode

Avgiftskoder opprettes ved å velge "Ny avgiftskode" fra verktøylinjen på siden Handel - Avgiftskoder.

Innfyllingsfelter for avgiftskoder

Avgiftskode: Nummer for avgiftskode (tall som samsvarer med økonomisystem).
Navn: Beskrivende navn for avgiftskode - for eksempel "Ingen avgift/avgiftsfri".
Notat: Fritekstnotat for avgiftskode.

Analysere avgiftskoder

Listen over avgiftskoder kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

9 Handel

Innhold

Innledning

9.1 Handel - Tilbud

Introduksjon

Felter i tilbudsliste

Statusflagg

Opprette nytt tilbud

Legge til tilbudslinjer

Legge til fritekstlinjer

Innfyllingsfelter for tilbud

Fanekort "Tilbud"

"Tilbudslinjer" under fanekort "Tilbud"

Fanekort "Adresser"

Fanekort "Internt notat"

Fanekort "Arkiv"

Firmaopplysninger i tilbud

Sende tilbud

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Eksempler for e-postemne

Eksempel for e-posttekst

Skrive ut tilbud

Lage kopi av tilbud

Aktivere tilbud (lage salgsordre)

Analysere tilbud

Filtrere tilbud

Filtrering etter ansatt

Filtrering etter status

Nummerserie for tilbud

Relaterte emner

9.2 Handel - Salgsordrer

Introduksjon

Felter i salgsordreliste

Statusflagg

Opprette en ny salgsordre

Legge til ordrelinjer

Legge til fritekstlinjer

Innfyllingsfelter for salgsordre

Fanekort "Ordre"

"Ordrelinjer" under fanekort "Ordre"

Fanekort "Forsendelse"

Fanekort "Internt notat"

Fanekort "Arkiv"

Firmaopplysninger i ordrebekreftelser

Varsling ved leveringsdato for salgsordre

Sende ordrebekreftelse, pakkseddel og plukkliste

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Eksempler for e-postemne

Eksempel for e-posttekst

Skrive ut salgsordre

Lage kopi av salgsordre

Markere en salgsordre som en mal

Fakturere salgsordre (lage faktura)

Analysere salgsordrer

Filtrere salgsordrer

Filtrering etter ansatt

Filtrering etter status

Nummerserie for salgsordrer

Relaterte emner

9.3 Handel - Utgående faktura

Introduksjon

Felter i fakturaliste

Statusflagg

Betalingsstatus

Opprette en ny faktura

Fanekort "Faktura"

Fanekort "Faktura": Detaljer

Fanekort "Faktura": Datoer

Fanekort "Faktura": Beløp og betaling

Fanekort "Faktura": Innbetalinger

Fanekort "Faktura": Diverse

Fanekort "Faktura": Adresser

Fanekort "Faktura": Utseende for faktura

Fanekort "Faktura": Abonnement

Fanekort "Faktura": Ordrelinjer

Fanekort "Faktura": Fakturatekst

Fanekort "Internt notat"

Fanekort "Arkiv"

Fanekort "Ordre"