Handel - Kreditnota

9.4 Handel - Kreditnota

Introduksjon

Hvis en opprettet faktura inneholder feil eller er feilgenerert, lager du en kreditnota. Dette gjøres fra knappen "Lag kreditnota" på den aktuelle fakturaen. Kreditnotaene kan hvis ønskelig sendes elektronisk til kunden som e-post med PDF-vedlegg. Du kan også velge hvilket språk som skal benyttes i kreditnotaen.

Felter i kreditnotaliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kreditnotaoversikten (Handel - Kreditnota).

• (Binders): Klikk på bindersen helt til venstre for å åpne kreditnota (PDF) direkte.
• (Statusflagg): Status for kreditnotaene vises med flagg av ulik farge. Se under.
• (Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
• Notanr: Kreditnotaens unike løpenummer.
• Notadato: Dato for kreditnota.
• Fakturanr: Løpenummer for faktura som fakturaen som krediteres. Klikk på nummeret for å åpne denne fakturaen.
• Fakturadato: Dato for faktura.
• Emne: Emne for kreditnota.
• Sum: Kreditnotaens sum inkl. mva.
• Kunde: Navn på kunde som mottar kreditnotaen.
• Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for kreditnotautsendelsen.
• Sist endret: Tidspunkt for siste endring av kreditnota.
• Av: Initialer til den som lagret kreditnotaen sist.

Statusflagg

Status for kreditnotaer vises med flagg av forskjellige farger.

• Blått flagg: Kreditnota i kladdemodus - ikke sendt.
• Gult flagg: Kreditnota er aktivert, men ikke sendt.
• Fiolett flagg: Kreditnota er sendt (settes automatisk via integrert funksjon for sending via e-post).

Opprette en ny kreditnota

Kreditnotaer kan kun opprettes ved å kreditere en eksisterende faktura. Dette betyr at alle kreditnotaer må ha en tilhørende faktura. Når faktura er opprettet, finnes det et eget valg for å lage en kreditnota av denne.

Innfyllingsfelter for kreditnota

Fanekort "Kreditnota"

• Språk: Hvilket språk som skal benyttes i kreditnotaen.
• Status: Kreditnotaens status, symboliseres som flagg med ulike farger i lister.
• Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i kreditnotaen.
• Kreditnotatekst: Følgeteksten som vil komme først i kreditnotaen - før varelinjene.
• Detaljer i kreditnota: Angir detaljgrad for kreditnotadokumentet. Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i kreditnotaen.
• Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta kreditnotaen.
• Vår ref: Ansvarlig person for kreditnotaen.
• Kreditnotaadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for kreditnotaadresse.
• Kreditnotadato: Dato for kreditnota.
• Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
• Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

Fanekort "Internt notat"

• Fritekstfelt for interne notater knyttet til kreditnotaen. Disse notatene vil ikke sendes med i kreditnotadokumentet til kunden.

Fanekort "Arkiv"

• Hver gang kreditnotaen sendes på e-post lagres det en kopi av kreditnotaen i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse kreditnotaen ble sendt til.

Fanekort "Faktura"

• Kreditnotaens tilhørende faktura kan enkelt hentes fram via dette fanekortet.

Firmaopplysninger i kreditnota

Kreditnotaene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme i kreditnotaene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Organisasjon - Fakta.

Sende kreditnota

XS Office har en integrert funksjon for å sende kreditnota via e-post til kunder. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send kreditnota" fra selve kreditnotaen. Da vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i kreditnotaen, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og selve kreditnotaen er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

Etter at e-posten er sendt, vil en kopi av kreditnotaen lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte kreditnotaer.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Du kan angi standardverdier for e-postemne og e-posttekst under Admin - Globale innstillinger. Her kan du angi hvilken som helst tekst, og teksten kan også inneholde én eller flere av spesialfeltene under.

@ID@	Kreditnotanummer.
@SUBJECT@	Kreditnotaens emne.
@DATE@	Kreditnotadato.
@DATEOFINVOICE@	Fakturadato for den tilhørende fakturaen.
@DATEDUE@	Forfallsdato for den tilhørende fakturaen.
@DATEOFDELIVERY@	Salgsordrens leveringsdato.
@INVOICEID@	Fakturanummer for den tilhørende fakturaen.
@ORDERID@	Ordrenummer for den tilhørende fakturaen.
@ORDERREFERENCE@	Ordrereferansekode for tilhørende salgsordre.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for kreditnotaen.
@OURREF@	"Vår ref." for kreditnotaen.
@CID@	KID-nummer for den tilhørende fakturaen.
@ACCOUNTNO@	Kontonummer for innbetaling for den tilhørende fakturaen.
@BIC@	Din banks BIC-kode. BIC er en forkortelse for 'Bank Identifier Code' og benyttes for å unikt identifisere en bank.
@IBAN@	Innbetalingskontoens IBAN-nummer for den tilhørende fakturaen. IBAN er en forkortelse for 'International Bank Account Number' og er en internasjonal standard for bankkontonummer.
@SUMTOTAL@	Kreditnotasum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Kreditnotasum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av Kreditnotaen.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av Kreditnotaen med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av Kreditnotaen med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av Kreditnotaen med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for Kreditnotaen.
@CURRENCY@	Kreditnotaens valuta.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.

Eksempler for e-postemne

• Kreditnota @ID@: @SUBJECT@
• Kreditnota @ID@ (for faktura @INVOICEID@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Skrive ut kreditnota

Kreditnotaen produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Eksport" eller "Send".

Analysere kreditnotaer

Kreditnotalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Filtrere kreditnotaer

Listen over kreditnotaer kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere kreditnotaer basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

• Alle: Viser alle oppføringer.
• Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
• Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
• Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
• Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun kreditnotaer med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

• Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
• Kladd: Viser kun kreditnotaer som har status "Kladd".
• Sendt: Viser kun kreditnotaer som har status "Sendt".

Nummerserie for kreditnotaer

Kreditnotaer vil automatisk tildeles notanummer av XS Office. Kreditnotanummer vil alltid øke med én for hver ny kreditnota som produseres.

Som standard vil kreditnotaer nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.

Relaterte emner

• Handel - Utgående faktura
• Handel - Salgsordrer
• Handel - Abonnementer
• Handel - Rapporter
• Organisasjon - Fakta
• CRM - Firmaer
• Admin - Nummerserier
• Admin - Globale innstillinger