Handel - Utgående faktura

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.3 Handel - Utgående faktura

Introduksjon

Salgsordrer kan enkelt faktureres direkte i XS Office. Fakturaene kan genereres med eller uten girodel/innbetalingsblankett og hvis ønskelig sendes elektronisk til kunden som e-post med PDF-vedlegg. Du kan også velge hvilket språk som skal benyttes i fakturadokumentet.

Felter i fakturaliste

Listen under viser hvilke felter som vises i fakturaoversikten (Handel - Utgående faktura).

(Binders): Klikk på bindersen helt til venstre for å åpne faktura (PDF) direkte.
(Statusflagg): Status for fakturaene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
Tilbud: Hvis fakturaen stammer fra et tilbud, vil tilhørende tilbud kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Ordrenr: Ordrenummer for fakturaens tilhørende salgsordre. Klikk for å åpne salgsordre.
Fakturanr: Fakturaens unike løpenummer. Klikk for å åpne faktura.
Emne: Emne for faktura. Klikk for å åpne faktura.
Fakturasum: Fakturaens sum inkl. mva.
Kunde: Navn på kunde som mottar fakturaen.
Fakturadato: Dato for faktura.
Lev.dato: Leveringsdato for faktura.
Vår ref: Initialer for ansatt som er ansvarlig for fakturautsendelsen.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av faktura.
Av: Initialer til den som lagret fakturaen sist.

Statusflagg

Status for fakturaer vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Faktura i kladdemodus - ikke sendt.
Gult flagg: Faktura er aktivert.
Fiolett flagg: Faktura er sendt.
Hvitt flagg: Faktura er kreditert.

Betalingsstatus

Betalingsstatus for fakturaer indikeres med bakgrunnsfarger i listene.

Lys grønn: Faktura er delbetalt.
Grønn: Faktura er betalt i sin helhet.
Hvit/grå: Faktura er ikke betalt.

Opprette en ny faktura

Fakturaer kan kun opprettes ved å konvertere en salgsordre. Dette betyr at alle fakturaer må ha en tilhørende salgsordre. Når salgsordren er opprettet, finnes det et eget valg for å lage en faktura av denne.

Innfyllingsfelter for faktura

Fanekort "Faktura"

Språk: Hvilket språk som skal benyttes i fakturadokumentet til kunden.
Status: Fakturaens status, symboliseres som flagg med ulike farger i lister.
Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i fakturaen.
Fakturatekst: Følgeteksten som vil komme først i fakturaen - før varelinjene. De 18 første linjene av fakturateksten vil vises i fakturadokumentet. Fakturaen kan også inneholde en standard tekst som kan angis under Admin - Globale innstillinger. Denne standardteksten vil fremkomme under den angitte fakturateksten på selve fakturaen.
Detaljer i faktura: Angir detaljgrad for fakturadokumentet. Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i fakturaen.
Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta fakturaen.
Vår ref: Normalt selgeren som har laget fakturaen.
Fakturaadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for fakturaadresse.
Fakturadato: Dato for faktura.
Forfallsdato: Dato for forfall for faktura.
Fakturagebyr: Evt. ekstra gebyr til kunden for fakturahåndteringen. Standardverdi for dette kan settes under Admin - Globale innstillinger. Standardverdi kan også overstyres for hvert enkelt firma fra Økonomi-fanen på firmakortene.
Betalingsinfo: Informasjon om faktura som kommer på girodelen i faktura.
KID-nummer: Evt. KID for faktura hvis organisasjonen har KID-avtale. KID regnes ut etter regler satt i Admin - Globale innstillinger. Kontrollsiffer regnes ut Modulo 10.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til fakturaen. Disse notatene vil ikke sendes med i fakturadokumentet til kunden.

Fanekort "Arkiv"

Hver gang fakturaen sendes på e-post lagres det en kopi av fakturaen i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse fakturaen ble sendt til.

Fanekort "Ordre"

Fakturaens tilhørende salgsordre kan enkelt hentes fram via dette fanekortet.

Bruk av KID på faktura

Hvis organisasjonen har KID-avtale kan XS Office automatisk beregne KID-nummer for hver faktura. KID regnes ut etter regler satt i Admin - Globale innstillinger.

Et KID-nummer består som oftest av et fritt definerbart tall, kundenummer, fakturanummer og et kontrollsiffer til slutt. Kontrollsifferet gir en ekstra sikkerhet i at den som betaler fakturaen har tastet korrekt KID. Kontrollsiffer regnes ut Modulo 10.

Eksempel på KID-format (angis under Admin - Globale innstillinger):

100CCCCCCIIIIII.
100: Angir et standard prefiks i alle KID-numre.
CCCCCC: Angir kundenummer (C = customer) med 6 sifre.
IIIIII: Angir fakturanummer (I = invoice) med 6 sifre.

En faktura med KID-format som i eksempelet vil alltid produsere et KID-nummer med 16 sifre (3 siffer prefiks, 6 siffer kundenummer, 6 siffer fakturanummer og 1 kontrollsiffer til slutt).

Firmaopplysninger i faktura

Fakturaene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme på fakturaene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post, organisasjonsnummer og bankkontonummer. Se Organisasjon - Fakta.

Varsling ved forfalt faktura

XS Office kan varsle fakturaansvarlig dagen etter forfallsdato. Varselet vil komme hvis ikke fakturaen er markert som betalt. Varslingen vil komme på e-post på samme måte som andre påminnelser i XS Office. Du kan angi om du ønsker en slik varsling under Admin - Globale innstillinger.

Sende faktura

XS Office har en integrert funksjon for å sende faktura via e-post til kunder. Denne funksjonen brukes mot kunder som synes det er praktisk å motta fakturaene elektronisk. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send" fra selve fakturaen. Her kan du velge format for fakturaen som skal sendes.

Faktura med gul giro: Standard fakturautseende i Norge med gul giroblankett.
Faktura med hvit giro: Svart/hvit faktura med giroblankett.
Faktura for fakturablankett: Faktura beregnet for utskrift på forhåndstrykte blanketter.
Faktura uten giro: Faktura uten giroblankett.

Etter å ha valgt "Send" én gang til vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i fakturaen, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). I tillegg er emne satt lik fakturanummer og fakturaens emne, e-posten er koblet mot kunden og selve fakturaen er lagt ved som filvedlegg.

Etter at e-posten er sendt vil en kopi av fakturaen lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte fakturaer.

Skrive ut faktura

Fakturaen produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Eksport" eller "Send".

Markere en faktura som betalt

Du har to alternative metoder for å angi en faktura som betalt:

Åpne ønsket faktura og velg "Status" = "Betalt" på fanekortet "Faktura". Velg så knappen "Lagre".
Klikk på flagget i fakturalisten for fakturaen du ønsker å markere som betalt. Velg så "OK" i advarselsdialogboksen som kommer frem.

Betalte fakturaer markeres med grønt flagg samt lysegrønn bakgrunnsfarge i listen.

Kreditere faktura (lage kreditnota)

Hvis en opprettet faktura inneholder feil eller er feilgenerert, lager du en kreditnota. Dette gjøres fra knappen "Lag kreditnota" på "Faktura"-fanen. Se forøvrig Handel - Kreditnota.

Analysere fakturaer

Listen over fakturaer under Handel - Utgående faktura har en funksjon for å filtrere ut faktura basert på fakturaenes status. Denne funksjonen finner du i en rullegardinmeny ("Vis") i knapperaden øverst. Her kan du også velge sorteringsrekkefølge for fakturaer samt hvor mange som skal vises på hver side før du må bla til neste side.

Filtrere fakturaer

Listen over fakturaer kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere fakturaer basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun fakturaer med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
Betalte: Viser kun fakturaer som er markert som betalt.
Ikke betalte: Viser kun fakturaer som ikke er markert som betalt.
Forfalte: Viser kun forfalte fakturaer der forfallsdato er passert og fakturaen ikke er markert som betalt.
Ikke forfalte: Viser kun fakturaer der forfallsdato ikke er passert og fakturaen ikke er markert som betalt.
Krediterte: Viser kun krediterte fakturaer.
Ikke krediterte: Viser alle fakturaer som ikke er kreditert.

Nederst i lista finnes egne rader med fargekoding for summering av utvalget som vises. Liste over fakturaer til hver kunde vil også vises på "Salg"-fanen på hver enkelt kundes kundekort. Kundekortet kan du enkelt åpne ved å klikke på firmanavnet i fakturalisten. Se for øvrig CRM - Firmaer.

Fakturalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av faktura til kunder, se Handel - Rapporter.

Nummerserie for fakturaer

Fakturaer vil automatisk tildeles fakturanummer av XS Office. Fakturanummer vil alltid øke med én for hver ny faktura som produseres.

Som standard vil fakturaer nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.

IBAN/BIC/SWIFT på faktura

Se Admin - Organisasjonsfakta.