Handel - Salgsordrer

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.2 Handel - Salgsordrer

Introduksjon

Salgsordrer kan enten komme som et resultat av et akseptert tilbud, en vunnet salgsmulighet, gjennom fakturering av timer, via abonnementer eller produseres direkte. Detaljene i ordren kan beholdes uendret fra tilbudet. Hvis ønskelig kan du også endre på data fra tilbudet i ordreprosessen. Detaljer om antall kolli, forsendelsens vekt og eventuelt rekvisisjonsnummer kan også registreres for ordren.

Ordrelinjene kan hentes komplett med både kostpris og listepris fra produktregisteret. Dekningsbidrag og dekningsgrad vil beregnes fortløpende av XS Office både for hver enkelt varelinje samt for hele salgsordren. Hvis varelinjen ikke finnes i produktregisteret, kan du også legge inn manuelle varelinjer. Eventuelle rabatter kan angis i prosent eller som kontantsum for hver varelinje.

XS Office håndterer 4 nivåer for merverdiavgift. Alternativene er høy, middel, lav og ingen mva. Mva-satsene kan settes på varene i produktregisteret og mva kan også overstyres for tilbudet som helhet. Når du oppretter salgsordrer kan du også velge hvilken valuta salgsordren som skal benyttes.

For å forenkle ordreprosessen kan du sette opp predefinerte alternativer for betalingsvilkår og frakt for hver enkelt kunde. Dette gjøres fra fanekortet "Økonomi" på kundekortene. Se CRM - Firmaer.

Når ordren er komplett, har XS Office en egen funksjon for å produsere relevante dokumenter knyttet til ordren. For det første kan du sende en ordrebekreftelse til kunden samt produsere en pakkseddel til forsendelsen. Du kan som ved tilbudene velge om ordren skal inkludere varelinjer, detaljpriser, kun totalsummen og salgsbetingelser.

I tillegg kan relevant personell i bedriften få tilsendt en elektronisk plukkliste for ordren.

Felter i salgsordreliste

Listen under viser hvilke felter som vises i salgsordreoversikten (Handel - Salgsordrer).

(PDF-symbol): Klikk på dette symbolet for å åpne ordrebekreftelse (PDF) direkte.
(Abonnement): Angir om salgsordren stammer fra et abonnement. Klikk for å åpne abonnementet.
(Restordre): Angir om salgsordren er generert ut i fra en en annen ordre (= restordre) eller om salgsordren eventuelt har restodrer.
(Binders): Angir om salgsordren inneholder vedlegg. Klikk for å åpne liste over vedlegg.
(Statusflagg): Status for salgsordrene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
Tilbud: Hvis salgsordren stammer fra et tilbud, vil tilhørende tilbud kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Ordrenr: Salgsordrens unike løpenummer. Klikk for å åpne salgsordre.
Fakturanr: Hvis salgsordren er fakturert, angis her fakturaens unike løpenummer. Klikk for å åpne faktura.
Emne: Emne for salgsordre. Klikk for å åpne salgsordre.
Kunde: Navn på kunde som mottar salgsordren. Klikk for å åpne kundekort.
Sum eks. mva: Salgsordrens sum eks. mva i egen valuta. Hvis salgsordren er i en fremmed valuta, vil summen markeres med blå skrift. Beløp i salgsordrens valuta vil da også fremkomme som hint-tekst.
Ordredato: Dato for salgsordre.
Lev.dato: Leveringsdato for salgsordre.
Vår ref: Initialer for ansatt som er ansvarlig for salgsordre.
Selger: Initialer for ansatt som er selgeren.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av salgsordre.
Av: Initialer til den som lagret salgsordren sist.

Statusflagg

Status for salgsordrer vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Salgsordre i kladdemodus - ikke sendt.
Gult flagg: Salgsordre klar for pakking.
Grønt flagg: Salgsordre levert.
Oransje flagg: Salgsordre dellevert.
Rødt flagg: Salgsordre kansellert.
Fiolett flagg: Salgsordre utsatt.
Grønt flagg med hake: Salgsordre bekreftet.
Hvitt flagg: Salgsordre kreditert.
Grønt flagg med lås: Salgsordre aktivert og fakturert.

Opprette en ny salgsordre

Salgsordrer kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny salgsordre" fra verktøylinjen på siden Handel - Salgsordre.
Velg "Salgsordre" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for salgsordrer.
Bruk hurtigtasten for salgsordre. Se oversikt over hurtigtaster under "Funksjoner"-menyen på verktøylinjen i XS Office.

Legge til ordrelinjer

Etter at salgsordren er opprettet, legger du til ordrelinjer ved å velge "Ny ordrelinje" nede på fanekortet "Ordre". En salgsordre kan inneholde ubegrenset antall ordrelinjer. Ordrelinjene kan flyttes opp og ned i salgsordren med pilsymbolene til høyre i listen over ordrelinjer. Innfyllingsfeltene for ordrelinjene er beskrevet nedenfor.

Legge til fritekstlinjer

En salgsordre kan i tillegg til ordrelinjer inneholde fritekstlinjer. En fritekstlinje brukes for å lage kommentarer eller overskrifter mellom ordrelinjene. Fritekstlinjene kan defineres med uthevet og/eller kursiv skrift. Fritekstlinjer legges til ved å velge "Ny fritekstlinje" nede på fanekortet "Ordre".

En salgsordre kan inneholde ubegrenset antall fritekstlinjer. Fritekstlinjer kan flyttes opp og ned i salgsordren med pilsymbolene til høyre i listen over ordrelinjer.

Innfyllingsfelter for salgsordre

Fanekort "Ordre"

Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i ordrebekreftelsen.
Ordretekst: Følgeteksten som vil komme først i ordrebekreftelsen - før varelinjene. De 18 første linjene av ordreteksten vil vises i ordrebekreftelsen.
Status: Salgsordrens status, symboliseres som flagg med ulike farger i lister.
Detaljer i salgsordre: Angir hvordan varelinjene i ordrebekreftelsen skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i salgsordren.
Kunde: Firma som skal motta ordrebekreftelsen.
Prosjekt: Evt. prosjekt som salgsordren tilhører eller er relatert til.
Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta ordrebekreftelsen.
Vår ref: Normalt selgeren som har laget salgsordren.
Ordredato: Dato for salgsordre.
Leveringsdato: Leveringsdato for salgsordre.
MVA: Om mva skal følge mva for varelinjer eller overstyres for hele salgsordren, brukes for eksempel ved eksport.
Betalingsvilkår: Evt. betalingsbetingelser for salgsordre. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Betalingsbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Valuta: Valuta for salgsordren.
Språk: Hvilket språk som skal benyttes i ordrebekreftelsen.
Frakt: Evt. fraktbetingelser som skal gjelde for salgsordren. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Fraktbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

"Ordrelinjer" under fanekort "Ordre"

Katalogprodukt: Evt. standardprodukt ordrelinjen er opprettet fra.
Produktnavn: Navn på produkt, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Denne teksten vil komme på linje 1 i ordrelinjen.
Beskrivelse: Evt. fritekstbeskrivelse for ordrelinjen. Denne teksten vil komme på linje 2 i ordrelinjen.
Merverdiavgift: Angir mva-sats for varelinjen, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Salgskonto: Angir salgskonto i økonomisystemets kontoplan for salg av dette produktet.
Antall ønsket: Antall bestilte enheter i ordrelinjen.
Antall levert: Antall leverte enheter i ordrelinjen.
Enhetspris: Pris per enhet, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Kostpris: Ordrelinjens internkost per enhet, normal innkjøpspris + tilvirkelseskost, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Brukes for å beregne dekningsbidrag og dekningsgrad for ordrelinjen og for salgsordren som helhet.
Prosentrabatt: Angir prosentvis rabatt per enhet. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Kontantrabatt: Angir en kontantrabatt for hele ordrelinjen. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntekten. I handelsbedrifter kalles dette ofte avanse eller bruttofortjeneste.
Dekningsgrad: Dekningsbidrag i prosent av salgspris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av salgsinntektene som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.
Rest: Differansen mellom antall bestilte enheter og antall leverte enheter.
Spesielt for ordrelinjer i abonnementer:

Fastlåst enhetspris/pris: Angir at enhetsprisen for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
Fastlåst antall: Angir at antallet av denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
Fastlåst prosentrabatt: Angir at prosentrabatten for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
Fastlåst kontantrabatt: Angir at kontantrabatten for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.

Fanekort "Forsendelse"

Antall kolli: Antall kolli/pakker som forsendelsen består av.
Forsendelsesvekt: Forsendelsens vekt angitt i gram.
Forsendelsesvolum: Forsendelsens volum/størrelse angitt i liter (kubikkdesimeter).
Pakkereferanse: Referansenummer for forsendelse.
Rekvisisjonsnummer: Rekvisisjonsnummer for salgsordre.
Leveringsadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for leveringsadresse.
Fakturaadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for fakturaadresse.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til salgsordren. Disse notatene vil ikke sendes med i ordrebekreftelsen.

Fanekort "Arkiv"

Hver gang salgsordren sendes på e-post lagres det en kopi i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse ordrebekreftelsen, pakkseddelen eller plukklisten ble sendt til. Det opprettes også en kopi når ordren faktureres.

Firmaopplysninger i ordrebekreftelser

Fakturaene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme på ordrebekreftelsene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Organisasjon - Fakta.

Varsling ved leveringsdato for salgsordre

XS Office kan varsle ansvarlig for salgsordren på leveringsdato for salgsordre. Varselet vil komme hvis ikke salgsordren er markert som levert. Varslingen vil komme på e-post på samme måte som andre påminnelser i XS Office. Du kan angi om du ønsker en slik varsling under Admin - Globale innstillinger.

Sende ordrebekreftelse, pakkseddel og plukkliste

XS Office har en integrert funksjon for å sende ordrebekreftelser via e-post til kunder. Den samme funksjonen kan også benyttes for å sende pakksedler og plukklister. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send" fra selve salgsordren. Her kan du velge type dokument som skal sendes.

Ordrebekreftelse: Bekreftelse på et avtalt salg av produkter eller tjenester som typisk sendes til kunden ved inngåelse av avtale.
Pakkseddel: Bekreftelse på et avtalt salg av produkter eller tjenester som typisk vedlegges vareforsendelse.
Plukkliste: Internt dokument som benyttes for å kvalitetssikre plukking av varer til vareforsendelsen.

Etter å ha bekreftet valget ditt, vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i salgsordren, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og ordredokumentet er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

Etter at e-posten er sendt, vil en kopi av ordredokumentet lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte ordrebekreftelser, pakksedler og plukklister.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Du kan angi standardverdier for e-postemne og e-posttekst under Admin - Globale innstillinger. Her kan du angi hvilken som helst tekst, og teksten kan også inneholde én eller flere av spesialfeltene under.

@ID@	Salgsordrenummer.
@SUBJECT@	Salgsordrens emne.
@DATE@	Ordredato.
@DATEOFDELIVERY@	Leveringsdato.
@QUOTEID@	Tilhørende tilbudsnummer hvis salgsordre stammer fra et tilbud.
@ORDERREFERENCE@	Ordrereferansekode.
@MAINORDERID@	Referanse til hovedordre hvis ordren er en restordre.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for salgsordren.
@OURREF@	"Vår ref." for salgsordren.
@ACCOUNTNO@	Kontonummer for innbetaling.
@SUMTOTAL@	Salgsordrens sum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Salgsordrens sum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av salgsordren.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av salgsordren med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av salgsordren med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av salgsordren med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for salgsordren.
@CURRENCY@	Salgsordrens valuta.
@DELIVERYADDRESS@	Leveringsadresse.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.

Eksempler for e-postemne

Ordre @ID@: @SUBJECT@
Ordre @ID@ (ordredato @DATE@, sum @SUMTOTAL@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Du har mottatt en ordrebekreftelse pålydende @SUMTOTAL@. Se vedlegg for detaljer.

Ordrenr:         @ID@

Emne:            @SUBJECT@

Sum eks.mva:     @SUMEXCLTAX@ @CURRENCY@

Sum inkl.mva:    @SUMTOTAL@ @CURRENCY@

Ordredato:       @DATE@

Leveringsdato:   @DATEOFDELIVERY@

Deres ref.:      @YOURREF@

Vår ref.:        @OURREF@

Ordrereferanse:  @ORDERREFERENCE@

Skrive ut salgsordre

Ordrebekreftelsen produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Eksport" eller "Send".

Pakkseddel og plukkliste for intern bruk skrives ut på samme måte.

Lage kopi av salgsordre

Åpne salgsordren du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" i knapperaden øverst. Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet en ny salgsordre i salgsordrelisten. Denne salgsordren vil være en eksakt kopi av den opprinnelige salgsordren med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Denne salgsordren kan nå brukes på samme måte som om den var opprettet manuelt - den har ingen koblinger mot den opprinnelige salgsordren.

Markere en salgsordre som en mal

Åpne salgsordren du ønsker å angi som en mal. Velg knappen "Angi som mal" i knapperaden øverst. Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil detaljene fra denne salgsordren være tilgjengelig som mal når du oppretter nye salgsordrer. Hvis du ønsker å angi at en salgsordre ikke lenger skal være tilgjengelig som en salgsordremal, velger du knappen "Fjern mal" i knapperaden øverst.

Fakturere salgsordre (lage faktura)

Når salgsordren er klar for fakturering, kan du velge knappen "Lag faktura" for å fakturere salgsordren. Fakturaen vil da opprettes med forfallsdato lik fakturadato + angitt kredittid i valgte betalingsbetingelser. Hvis ingen betalingsbetingelser er angitt vil kredittiden settes til standard kredittid som angitt under Admin - Globale innstillinger.

Analysere salgsordrer

Listen over salgsordrer under Handel - Salgsordrer har en funksjon for å filtrere ut salgsordrer basert på salgsordrenes status. Denne funksjonen finner du i en rullegardinmeny ("Vis") i knapperaden øverst. Her kan du også velge sorteringsrekkefølge for salgsordrer samt hvor mange som skal vises på hver side før du må bla til neste side.

Filtrere salgsordrer

Listen over salgsordrer kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere salgsordrer basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun salgsordrer med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
Ikke fakturerte: Viser kun salgsordrer som ikke er fakturert, kreditert eller kansellert.
Fakturerte: Viser kun salgsordrer som er fakturert eller kreditert.
Leverte: Viser kun salgsordrer som er markert som levert.
Ikke leverte: Viser kun salgsordrer som ikke er markert som levert.
Levert, ikke fakturert: Viser kun salgsordrer som er markert som levert, men ikke fakturert.
Krediterte: Viser kun krediterte salgsordrer (salgsordrer som er opprettet basert på kreditnota).
Fremtidige: Viser kun salgsordrer med fremtidig ordredato.
Forfalte: Viser kun salgsordrer med forfalt ordredato som ikke er markert som levert.
Kansellerte: Viser kun salgsordrer som er kansellert.

Hvis ønskelig kan visningen "Ikke fakturerte" settes som standardvisning. Se Admin - Globale innstillinger.

Nederst i lista finnes egne rader med fargekoding for summering av utvalget som vises. Liste over salgsordrer til hver kunde vil også vises på "Salg"-fanen på hver enkelt kundes kundekort. Kundekortet kan du enkelt åpne ved å klikke på firmanavnet i salgsordrelisten. Se for øvrig CRM - Firmaer.

Listen over salgsordrer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av salgsordrer til kunder, se Handel - Rapporter.

Nummerserie for salgsordrer

Salgsordrer vil automatisk tildeles ordrenummer av XS Office. Ordrenummer vil alltid øke med én for hver ny ordre som produseres.

Som standard vil salgsordrer nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.