Handel - Ny tilbudslinje

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.1 Handel - Tilbud

Introduksjon

"Tilbud" gir deg en integrert mulighet til å beregne og sende tilbud til kunder. Tilbudslinjene kan hentes komplett med både kostpris og listepris fra produktregisteret. Dekningsbidrag og dekningsgrad vil beregnes fortløpende av XS Office både for hver enkelt varelinje samt for hele tilbudet. Hvis varelinjen ikke finnes i produktregisteret, kan du også legge inn manuelle varelinjer. Eventuelle rabatter kan angis i prosent eller som kontantsum for hver varelinje.

XS Office håndterer 4 nivåer for merverdiavgift. Alternativene er høy, middel, lav og ingen mva. Mva-satsene kan settes på varene i produktregisteret og mva kan også overstyres for tilbudet som helhet. Når du oppretter tilbud kan du også velge hvilken valuta tilbudet skal beregnes i.

For å forenkle tilbudsprosessen kan du sette opp predefinerte alternativer for betalingsvilkår og frakt for hver enkelt kunde. Dette gjøres fra fanekortet "Økonomi" på kundekortene. Se CRM - Firmaer.

Når tilbudet er ferdig, har XS Office en egen funksjon for å sende tilbudet elektronisk til kunde. Dette i form av en e-post med tilbudet som PDF-vedlegg. I denne prosessen kan du velge om kunden skal se varelinjer, detaljpriser eller kun totalsummen samt om standard salgsbetingelser skal legges ved. Du kan også velge hvilket språk som skal benyttes i det ferdige tilbudet, samt om din innskannede håndsignatur skal være med i tilbudet.

Etter en aksept av tilbudet kan tilbudet aktiveres - det vil si konverteres til en salgsordre. Dermed slipper du å lage salgsordren manuelt, og kan bruke detaljene fra tilbudet videre i ordreprosessen. XS Office vil holde orden på hvilket eventuelt tilbud salgsordren er opprettet fra.

Felter i tilbudsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i tilbudsoversikten (Handel - Tilbud).

(Binders): Klikk på bindersen helt til venstre for å åpne tilbudsdokument (PDF) direkte.
(Statusflagg): Status for tilbudene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
Salgsordre: Hvis tilbudet er konvertert til en salgsordre, vil tilhørende salgsordre kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Faktura: Hvis tilbudet er konvertert og fakturert, vil tilhørende faktura kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Tilbudsnr: Tilbudets unike løpenummer.
Emne: Emne for tilbud.
Tilbudssum: Tilbudets sum inkl. mva.
Kunde: Navn på kunde som mottar tilbudet.
Tilbudsdato: Dato for sending av tilbud.
Tilbudets gyldighet: Dato for akseptfrist for tilbud.
Selger: Initialer for ansatt som er ansvarlig for tilbud. Salgsregion og avdeling for denne ansatte bestemmer hvilken salgsregion og avdeling tilbudet vil fremkomme under i statistikker.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av tilbud.
Av: Initialer til den som lagret tilbudet sist.

Statusflagg

Status for tilbud vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Tilbud i kladdemodus - ikke sendt.
Gult flagg: Tilbud sendt.
Grønt flagg: Tilbud akseptert av kunde.
Rødt flagg: Tilbud avslått av kunde.
Grønt flagg med lås: Tilbud akseptert og aktivert.

Opprette nytt tilbud

Tilbud kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Nytt tilbud" fra verktøylinjen på siden Handel - Tilbud.
Velg "Tilbud" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for tilbud.
Bruk hurtigtasten for tilbud. Se oversikt over hurtigtaster under "Funksjoner"-menyen på verktøylinjen i XS Office.

Legge til tilbudslinjer

Etter at tilbudet er opprettet, legger du til tilbudslinjer ved å velge "Ny tilbudslinje" nede på fanekortet "Tilbud". Et tilbud kan inneholde ubegrenset antall tilbudslinjer. Tilbudslinjene kan flyttes opp og ned i tilbudet med pilsymbolene til høyre i listen over tilbudslinjer. Innfyllingsfeltene for tilbudslinjene er beskrevet nedenfor.

Legge til fritekstlinjer

Et tilbud kan i tillegg til tilbudslinjer inneholde fritekstlinjer. En fritekstlinje brukes for å lage kommentarer eller overskrifter mellom tilbudslinjene. Fritekstlinjene kan defineres med uthevet og/eller kursiv skrift. Fritekstlinjer legges til ved å velge "Ny fritekstlinje" nede på fanekortet "Tilbud".

Et tilbud kan inneholde ubegrenset antall fritekstlinjer. Fritekstlinjer kan flyttes opp og ned i tilbudet med pilsymbolene til høyre i listen over tilbudslinjer.

Innfyllingsfelter for tilbud

Fanekort "Tilbud"

Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i tilbudet.
Tilbudstekst: Følgeteksten som vil komme først i tilbudet - før varelinjene. De 18 første linjene av tilbudsteksten vil vises i tilbudsdokumentet.
Status: Tilbudets status, symboliseres som flagg med ulike farger i lister.
Detaljer i tilbud: Angir hvordan varelinjene i tilbudet skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i tilbud.
Kunde: Firma som skal motta tilbudet.
Prosjekt: Evt. prosjekt som tilbudet tilhører eller er relatert til.
Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta tilbudet.
Vår ref: Selgeren som er ansvarlig for tilbudet. Salgsregion og avdeling for denne selgeren bestemmer hvilken salgsregion og avdeling tilbudet vil fremkomme under i statistikker.
Tilbudsdato: Dato for sending av tilbud.
Tilbudets gyldighet: Dato for akseptfrist for tilbud.
MVA: Om mva skal følge mva for varelinjer eller overstyres for hele tilbudet, brukes for eksempel ved eksport.
Betalingsvilkår: Evt. betalingsbetingelser som skal gjelde ved aksept av tilbud. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Betalingsbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Valuta: Valuta for tilbudet.
Vis håndsignatur: Om selgerens innskannede håndsignatur skal legges ved i tilbudsdokumentet. Se Min side - Min håndsignatur for informasjon om hvordan du legger inn din signatur.
Språk: Hvilket språk som skal benyttes i tilbudsdokumentet.
Frakt: Evt. fraktbetingelser som skal gjelde ved aksept av tilbud. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Fraktbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

"Tilbudslinjer" under fanekort "Tilbud"

Katalogprodukt: Evt. standardprodukt tilbudslinjen er opprettet fra.
Produktnavn: Navn på produkt, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Denne teksten vil komme på linje 1 i tilbudslinjen.
Beskrivelse: Evt. fritekstbeskrivelse for tilbudslinjen. Denne teksten vil komme på linje 2 i tilbudslinjen.
Antall: Antall enheter av produktet kunden skal tilbys.
Enhetspris: Tilbudspris per enhet, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Kostpris: Tilbudslinjens internkost, normal innkjøpspris + tilvirkelseskost, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Brukes for å beregne dekningsbidrag og dekningsgrad for tilbudslinjen og for tilbudet som helhet.
Prosentrabatt: Angir prosentvis rabatt per enhet. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Kontantrabatt: Angir en kontantrabatt for hele varelinjen. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
MVA: Angir mva-sats for varelinjen, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntekten. I handelsbedrifter kalles dette ofte avanse eller bruttofortjeneste.
Dekningsgrad: Dekningsbidrag i prosent av salgspris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av salgsinntektene som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.

Fanekort "Adresser"

Leveringsadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for leveringsadresse.
Fakturaadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for fakturaadresse.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til tilbudet. Disse notatene vil aldri sendes med i tilbudsdokumentene.

Fanekort "Arkiv"

Hver gang tilbudet sendes på e-post lagres det en kopi i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse tilbudet ble sendt til. Det opprettes også en kopi når tilbudet konverteres til en salgsordre.

Firmaopplysninger i tilbud

Tilbudene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme i tilbudsdokumentene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Admin - Organisasjonsfakta.

Sende tilbud

XS Office har en integrert funksjon for å sende tilbud via e-post til kunder. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send tilbud" fra selve tilbudet. Da vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i tilbudet, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og selve tilbudet er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

Etter at e-posten er sendt, vil en kopi av tilbudet lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte tilbud og versjoner.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Du kan angi standardverdier for e-postemne og e-posttekst under Admin - Globale innstillinger. Her kan du angi hvilken som helst tekst, og teksten kan også inneholde én eller flere av spesialfeltene under.

@ID@	Tilbudsnummer.
@SUBJECT@	Tilbudets emne.
@DATE@	Tilbudsdato.
@REVISION@	Revisjonsnummer for tilbud.
@DATEEXPIRES@	Utløpsdato for tilbud (gyldig t.o.m.).
@DATEOFDELIVERY@	Antatt leveringsdato.
@QUOTEREFERENCE@	Tilbudets referansekode.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for tilbudet.
@OURREF@	"Vår ref." for tilbudet.
@SUMTOTAL@	Tilbudssum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Tilbudssum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av tilbudet.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av tilbudet med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av tilbudet med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av tilbudet med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for tilbudet.
@CURRENCY@	Tilbudets valuta.
@DELIVERYADDRESS@	Leveringsadresse.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.

Eksempler for e-postemne

Tilbud @ID@: @SUBJECT@
Tilbud @ID@ (tilbudsdato @DATE@, sum @SUMTOTAL@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Du har mottatt et tilbud pålydende @SUMTOTAL@. Se vedlegg for detaljer.

Tilbudsnr:         @ID@

Emne:              @SUBJECT@

Sum eks.mva:       @SUMEXCLTAX@ @CURRENCY@

Sum inkl.mva:      @SUMTOTAL@ @CURRENCY@

Tilbudsdato:       @DATE@

Utløpsdato:        @DATEEXPIRES@

Leveringsdato:     @DATEOFDELIVERY@

Revisjonsnr:       @REVISION@

Deres ref.:        @YOURREF@

Vår ref.:          @OURREF@

Tilbudsreferanse:  @QUOTEREFERENCE@

Skrive ut tilbud

Tilbudet produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Eksport" eller "Send".

Lage kopi av tilbud

Åpne tilbudet du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" i knapperaden øverst. Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet et nytt tilbud i tilbudslista. Dette tilbudet vil være en eksakt kopi av det opprinnelige tilbudet med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Dette tilbudet kan nå brukes på samme måte som om det var opprettet manuelt - det har ingen koblinger mot det opprinnelige tilbudet.

Aktivere tilbud (lage salgsordre)

Hvis tilbudet aksepteres av kunden, kan du velge knappen "Lag ordre" for å aktivere tilbudet og opprette en salgsordre basert på tilbudet. I dialogboksen som kommer frem kan du velge å markere tilbudet som akseptert samt lukke salgsmuligheten hvis tilbudet var generert fra en salgsmulighet.

Analysere tilbud

Listen over tilbud under Handel - Tilbud har en funksjon for å filtrere ut tilbud basert på tilbudenes status. Denne funksjonen finner du i en rullegardinmeny ("Vis") i knapperaden øverst. Her kan du også velge sorteringsrekkefølge for tilbud samt hvor mange som skal vises på hver side før du må bla til neste side.

Filtrere tilbud

Listen over tilbud kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere tilbud basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun tilbud med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
Ikke aktiverte: Viser kun tilbud som ikke er aktivert (konvertert til salgsordre) eller markert som avslått (tapt).
Aktiverte: Viser kun tilbud som er aktivert (konvertert til salgsordre).
Åpne: Viser kun tilbud som er markert som "kladd" eller "sendt" (med andre ord ikke avgjort).
Aksepterte: Viser kun tilbud som er markert som akseptert.
Avslåtte: Viser kun tilbud som er markert som markert som avslått (tapt).

Hvis ønskelig kan visningen "Ikke aktiverte" settes som standardvisning. Se Admin - Globale innstillinger.

Nederst i lista finnes egne rader med fargekoding for summering av utvalget som vises. Liste over tilbud til hver kunde vil også vises på "Salg"-fanen på hver enkelt kundes kundekort. Se CRM - Firmaer.

Tilbudslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av tilbud til kunder, se Handel - Rapporter.

Nummerserie for tilbud

Tilbud vil automatisk tildeles tilbudsnummer av XS Office. Tilbudsnummer vil alltid øke med én for hvert nytt tilbud som produseres.

Som standard vil tilbud nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.