Alle emner

XS Office er en webbasert løsning for å forbedre samhandlingen og organiseringen i din organisasjon. Nøkkelinformasjon er tilgjengelig for alle medarbeiderne uavhengig av tid og sted.

Med XS Office trenger du ikke lenger å investere i en hel rekke programvarepakker med ulike grensesnitt for brukerne, som eksempelvis ett for kunde- og salgsstøtte, ett for prosjektstyring, ett for timeregistrering og så videre. XS Office tilbyr alle disse og en rekke andre funksjoner fra ett og samme sted, og med samme intuitive grensesnitt for brukerne.

Hele løsningen er bygget rundt en visjon om én smart løsning for alle forretningsmessige behov med et enkelt grensesnitt mot brukeren som krever minimal opplæring. Målet er at bedriften enklere skal kunne knytte sammen alle prosesser gjennom å koble sammen ansatte, informasjon og arbeidsmetoder i ett felles system.

Multiplattform

En viktig målsetning med XS Office er at programvaren skal fungere likt på ulike maskinplattformer som Windows, Mac og Linux og at kravene til maskinvare skal være lave. Dermed kan XS Office også benyttes på relativt "gamle" PCer og i miljøer som for eksempel bruker både PC og Mac.

XS Office er designet for å fungere i alle de 4 største webleserne - Internet Explorer, Firefox, Opera og Safari. Vi vet dessuten at brukere av XS Office bruker systemet på andre weblesere - bl.a. Konqueror, Flock og Mozilla SeaMonkey.

Fire versjoner

XS Office er trinnvis bygget opp i tre versjoner - Free, Professional og Enterprise. Hver versjon inneholder automatisk alt som var inkludert i forrige versjonstrinn.

I tillegg finnes produktet XS Office Invoicing Edition som inneholder XS Office Free Edition samt funksjonalitet for tilbud, ordre og fakturering.

Hvorfor XS Office?

En løsning med XS Office betyr at du ikke bare sparer penger ved å unngå investeringer i en rekke løsninger, men også at du slipper høye opplæringskostnader og frustrerte ansatte. En mer helhetlig og effektiv organisasjon vil selvfølgelig også by på store kostnadsbesparelser.

XS Office Free Edition gjør at du kan prøve ut XS Office kostnadsfritt for å finne ut om XS Office passer akkurat din organisasjon. Ved behov for ytterligere funksjonalitet kan du når som helst vurdere XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition som inneholder flere verdiøkende funksjoner. Du vil alltid ta med deg registrerte data når du går over til en ny versjon.

XS Office også på mobilen

Hvis du er mye på farten vil du sette pris på XS Office Mobile Edition som gir deg mulighet til å ta "kontoret" med deg i lomma. Sentrale funksjoner fra XS Office er tilgjengelig i et format tilpasset smarttelefoner og PDA. Dermed kan du for eksempel jobbe med kundedata direkte ute hos kunden istedenfor å vente til du er tilbake på kontoret.

Se egen brukerveiledning for XS Office Mobile Edition for informasjon om funksjonene som er tilgjengelig på mobiltelefonen.

 

Introduksjon

Hovedvinduet i XS Office er inndelt i ni hovedområder som vist i figuren under. Det er viktig at du gjør deg kjent med navnene på områdene fordi disse er brukt videre i brukerveiledningen.

Du kan selv bestemme hvilke av disse ni hovedområdene som skal vises i hovedvinduet ditt. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du gjør dette.

1. Topplinje

Topplinjen inneholder faste funksjoner og informasjon som vil vises uavhengig av hvilken modul du jobber i. Følgende funksjoner vises som standard:

• XS Office-logo: Ved å klikke på denne vil du alltid komme til startsiden.
• Dagens dato: Viser dag i måneden, navn på inneværende måned samt ukenummer.
• Klokke: Viser klokka i form av en analog urskive med visere. Klikk på klokka for å se den i stor størrelse.
• Meldinger: "Meldinger"-boksen viser navn på innlogget bruker samt uleste direktemeldinger og siste ukes kunngjøringer.
• Gjøremål: "Gjøremål"-boksen viser dagens avtaler, oppgaver og planlagte telefonsamtaler.
• Min status: Gir deg mulighet til å endre din tilstedeværelsesstatus. Se Min side - Min status og Samhandling - Tilstedeværelse.
• Kollega-status: Viser tilstedeværelsesinformasjon for alle ansatte. Se Samhandling - Tilstedeværelse.
• Bilde: Viser bildet du har lagt inn av deg selv i miniatyrstørrelse. Se Min side - Min profil for informasjon om å legge inn bilde.

Topplinjen kan skjules (for å frigjøre plass på skjermen) ved å klikke på symbolet med to oppover-piler helt til høyre på tittellinjen. For mer informasjon, se under.

Hvilke elementer som skal vises i topplinjen kan du justere under Min side - Mine innstillinger.

2. Hovedmeny

Hovedmenyen inneholder en logisk gruppering av funksjonene i XS Office. Når du endrer menyelement, vil du også endre visningen av undermenyen til venstre i bildet.

Når du klikker på et menyelement, vil du komme til startsiden for det valgte menyelementet. Du kan gå direkte til et undermenyelement ved å hvile musepekeren over et menyelement og velge undermenyelementet direkte fra listen som kommer til syne.

Hvilke menyelementer som vil vises på skjermen vil avhenge av to forhold:

• Versjon: Versjonen av XS Office vil automatisk vise kun de menyelementene du har tilgang til.
• Tilgangsrettigheter: Ved hjelp av tilgangsrettigheter kan du begrense hvilke menyelementer brukerne skal se. Se Admin - Tilgangskontroll.

Du kan enkelt åpne et menyelement i et nytt vindu eller fanekort ved å holde inne "shift"- eller "ctrl"-tasten samtidig som du klikker på menyvalget. Dette fungerer likt i de fleste nettlesere og lar deg jobbe med flere moduler samtidig på en enkel måte.

3. Dato og tid

"Dato og tid" viser dagens dato, klokkeslett og ukenummer. Du kan gå direkte til din private dagskalender ved å klikke på datoen. Hvis du klikker på ukenummeret vil du komme til kalenderen med arbeidsukevisning. Se Min side - Min kalender.

Til venstre for datoen finnes et eget symbol med to piler som lar deg skjule undermenyen til venstre i bildet. Dette vil frigjøre skjermplass og kan gjøres når som helst.

4. Tittellinje

Tittellinjen viser navn på aktiv funksjon i XS Office.

5. Søkefelt

Søkefeltet lar deg søke etter informasjon i XS Office uansett hvilken side du befinner deg på. Søket vil gjøres i alle søkbare grupper i XS Office.

For mer informasjon om søk, se Innledning - Søke i XS Office.

6. Verktøylinje

Verktøylinjen inneholder knapper og funksjoner som er relatert til den funksjonen du har oppe til enhver tid. Dermed vil innholdet her variere ettersom du skifter side.

7. Faste funksjoner

De faste funksjonsknappene er tilgjengelige uavhengig av aktiv side. Her finnes funksjoner for:

• Logg ut: Lar deg logge av XS Office. Det er viktig å logge av når du ikke skal bruke XS Office på en stund. Se Innledning - Logge av XS Office.
• Skriv ut: Viser utskriftsvennlig versjon av siden du har oppe. Se Innledning - Skrive ut informasjon.
• Opprett ny: Lar deg opprette en ny oppføring (via en egen undermeny) uavhengig av hvilken funksjon som er aktiv. Alle kan opprettes via hurtigtaster. Se Innledning - Hurtigtaster.
• Funksjoner: Felles funksjoner for XS Office. Se under.

Felles funksjoner

"Felles funksjoner" er tilgjengelig uavhengig av hvilken funksjon som er aktiv. De fleste av disse funksjonene kan aktiveres med hurtigtaster. Se Innledning - Hurtigtaster for informasjon om dette. Følgende felles funksjoner for XS Office er tilgjengelig fra "Faste funksjoner":

• Hjelp Viser hjelpeinformasjon om funksjonen du jobber med (såkalt kontekstsensitiv hjelp).
• Søk Lar deg søke etter informasjon i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office.
• Full skjerm Åpner XS Office i et nytt vindu som dekker hele skjermen. Denne funksjonen er gunstig for å få maksimal informasjonsmengde på skjermen, samt ved demonstrasjoner.
• Kontakt oss Aktiverer et eget ferdigutfylt skjema for å kontakte oss for hjelp, spørsmål eller ønsker om ny funksjonalitet.
• Om XS Office Viser informasjon om versjon av XS Office, kundeforhold og lisens, pålogget bruker og webleser.
• Sidekart Viser liste over alle funksjoner i XS Office.
• Introduksjon Viser en introduksjon til XS Office.
• Hurtigtaster Viser oversikt over tilgjengelige hurtigtaster i XS Office.
• Avslutt XS Office Lukker hovedvinduet for XS Office.
• Til startside Navigerer til din startside.

8. Undermeny

Undermenyen viser tilgjengelige menyvalg knyttet til valgt hovedmenyelement. For sider som ikke er koblet mot et hovedmenyelement (for eksempel startsiden), vil undermenyområdet ikke vises.

Du kan også gå direkte til et undermenyelement ved å hvile musepekeren over et hovedmenyelement øverst i bildet og velge undermenyelement direkte fra listen som kommer til syne.

Undermenyen kan skjules (for å frigjøre plass på skjermen) ved å klikke på symbolet med to venstrepiler til venstre i området "Dato og tid".

Hvilke undermenyelementer som vil vises på skjermen vil avhenge av to forhold:

• Versjon: Versjonen av XS Office vil automatisk vise kun de undermenyelementene du har tilgang til.
• Tilgangsrettigheter: Ved hjelp av tilgangsrettigheter kan du begrense hvilke undermenyelementer brukerne skal se. Se Admin - Tilgangskontroll.

Du kan enkelt åpne et undermenyelement i et nytt vindu eller fanekort ved å holde inne "shift"- eller "ctrl"-tasten samtidig som du klikker på menyvalget. Dette fungerer likt i de fleste nettlesere og lar deg jobbe med flere moduler samtidig på en enkel måte.

9. Hovedområde

Her vises alltid skjermbildet for valgt funksjon og vil være hovedarbeidsområdet i XS Office.

Tilpasse hovedvinduet

Du kan selv bestemme hvilke elementer som skal vises i hovedvinduet ditt. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du gjør dette.

Antall oppføringer i lister

Listevisningene i XS Office inneholder et gitt antall oppføringer (såkalt "paging"). For å gå videre til de neste oppføringene, kan du bruke navigeringslinkene nede til høyre i listene. Her finner du linker til forrige og neste side samt de tre første/tre siste sidene. Du kan som oftest selv velge hvor mange oppføringer som skal vises per side ved å velge fra en nedtrekksmeny "Antall per side" på verktøylinjen. Hvis angitt antall per side er 50 eller mindre, vil innstillingen også tas vare på når du går over til en annen funksjon i XS Office. Hvis ikke, vil dette valget kun gjelde så lenge du jobber med listen du har oppe i øyeblikket.

Relaterte emner

• Innledning - Startsiden
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Logge av XS Office
• Innledning - Skrive ut informasjon
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min status
• Min side - Min kalender
• Samhandling - Tilstedeværelse
• Admin - Tilgangskontroll

Introduksjon

Startsiden i XS Office er normalt den viktigste siden i XS Office. Det er derfor viktig at den gjenspeiler den informasjonen du trenger i ditt daglige arbeid. Derfor valgte vi å la deg bestemme selv hvordan startsiden din skal se ut. Startsiden din består av et fritt antall selvstendige startsideelementer (såkalte "widgets") som hver har en nøye avgrenset funksjonalitet.

Startsideelementene i XS Office er inndelt i grupper for å enkelt kunne finne frem til de elementene du ønsker å ha på din startside. Størrelse og plassering av startsideelementene kan velges fritt av hver enkelt bruker. XS Office vil foreslå en standard størrelse som er tilpasset innholdet i hvert element. Du kan selv velge bakgrunnsfarge for startsideelementene samt om de skal ha tittellinje øverst og ramme rundt.

Du kan enten designe startsiden fra grunnen med de startsideelementene som er tilgjengelig eller bruke en ferdig mal som utgangspunkt. Se Min side - Min startside for informasjon om hvordan du kan designe din egen startside.

Redigering av startside

Startsiden kan åpnes for redigering på følgende måter:

• Via verktøylinjen på startsiden: Det finnes et eget ikon på verktøylinjen på startsiden for å gå til startsideredigering.
• Via menyvalg: Valget "Min side - Min startside" vil åpne startsideredigering.
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å redigere startsiden. Se Innledning - Hurtigtaster.

Endring av "look and feel"

XS Office kommer med en hel rekke fargemaler (såkalte "skins") som kan velges fritt for hver enkelt bruker. Se Min side - Min farge-mal for informasjon om dette.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside

Introduksjon

For å bruke XS Office må du logge inn med en kunde-ID (typisk firmanavn), brukernavn og passord. Disse innloggingsdetaljene får du normalt tilsendt per e-post når du tar i bruk XS Office. Passordet er automatisk generert av systemet og kan enkelt endres fra Min side - Min profil.

Hvordan logge inn?

Når du skriver inn adressen til XS Office i adressefeltet i webleseren, vil du havne på innloggingssiden hvis du ikke har aktivert automatisk innlogging. For sikrest mulig bruk av XS Office, anbefaler vil bruk av "https" i adressefeltet. Se eget avsnitt om HTTP og HTTPS.

Innloggingsbildet for XS Office inneholder følgende felter og informasjon:

• Kunde-ID: Angir kunde-ID for organisasjonen du tilhører. Ble normalt mottatt per e-post når XS Office ble aktivert.
• Brukernavn: Angir ditt personlige brukernavn. Ble normalt mottatt per e-post når XS Office ble aktivert.
• Passord: Angir ditt personlige passord. Bør ikke oppgis til andre.
• Klient-type: Angir om du vil logge inn som normalt eller til den tilpassede mobile versjonen av XS Office. Når du bruker den mobile versjonen fra en normal PC, vil XS Office tegne et bilde av en mobiltelefon rundt grensesnittet slik at du kan se hvordan det vil se ut på en typisk mobiltelefon.
• Logg inn automatisk neste gang: Lar deg bruke XS Office uten å taste inn brukernavn og passord hver gang. Se eget avsnitt under.
• Glemt passordet ditt?: Fører deg til en side der du kan få tilsendt et nytt passord hvis du har glemt passordet ditt. Se under.
• JavaScript: XS Office benytter JavaScript for å kunne gi en god brukeropplevelse. JavaScript må derfor være aktivert i webleseren din.
• Cookies: XS Office benytter cookies (informasjonskapsler) og dette må derfor være aktivert i webleseren din.
• Nettleser: Angir navn og versjon for nettleseren din.
• Operativsystem: Angir hvilket operativsystem du benytter.
• Skjermoppløsning: Angir hvilken skjermoppløsning du benytter.
• Versjon: Angir versjonsnummeret for versjonen av XS Office du logger inn til.

Innlogging med HTTP eller HTTPS?

Standard protokoll for utveksling av data på web er HTTP. HTTP står for "HyperText Transfer Protocol" og beskriver hvordan datautvekslingen på web skal foregå.

HTTP-protokollen som benyttes på web sender data i klartekst. Dette betyr at uvedkommende teoretisk kan "lytte" på forbindelsen mellom deg og nettstedet og snappe opp sensitiv informasjon. For å bøte på denne åpenbare svakheten, har vi protokollen HTTPS som kun sender krypterte data mellom deg og nettstedet. Denne sikkerhetsmekanismen benytter de fleste nettbanker for å sikre at dataene som sendes mellom deg og banken ikke kan avlyttes og dekrypteres. HTTPS er forøvrig en forkortelse for "HyperText Transfer Protocol Secure".

Autentiseringen og krypteringen av data over HTTPS skjer ved hjelp av digitale sertifikater. Et digitalt sertifikat er en fil som installeres på nettstedet og oppdages av nettleseren når du bruker https. Når du jobber mot et nettsted som benytter HTTPS, krypteres trafikken mellom deg og nettstedet via SSL (se under).

HTTPS krever at du bruker "https://" i adresselinjen i webleseren din. Når du bruker slik kryptering vil du normalt også se et hengelås-symbol i webleseren - enten nederst på statuslinjen eller til høyre for adressefeltet. Hvis du bruker "http://" i adressefeltet i webleseren, vil du ikke kommunisere med krypterte data.

XS Office har full støtte for HTTPS og vi anbefaler alle kunder å bruke dette i den daglige bruken av XS Office. XS Office benytter et sertifikat fra en av de ledende godkjente sertifikatutstederne som gjør at du ikke får opp varsel i webleseren når sertifikatet tas i bruk.

SSL (Secure Socket Layers)

SSL er en kryptografi-protokoll som brukes til kryptering av datatrafikk samt autentisering. Når en kommunikasjonskanel er kryptert med SSL, kan ikke en tredjeperson lese dataene som transporteres mellom avsender og mottaker i klartekst. I et sikkert nettsted benytter man et SSL-sertifikat også for å tilby autentisering av nettstedet. Dette betyr at du kan være sikker på at det virkelig er det korrekte nettstedet du kommuniserer med.

SSL benytter en offentlig nøkkel og en privat nøkkel. Den offentlige nøkkelen krypterer informasjonen og den private nøkkelen brukes til å tolke den. Når du besøker et nettsted som har et slikt SSL-sertifikat, opprettes det en sesjonsnøkkel som er unik for din utveksling av data mot dette nettstedet.

Autentisering og autorisering

Disse to begrepene benyttes ofte i forbindelse med sikring av informasjon og ressurser. Begrepene er nært knyttet til hverandre, men det er likevel viktig å vite at de beskriver to foskjellige mekanismer.

Autentisering benyttes for å kontrollere brukeres identitet. Autentiseringen skjer typisk via brukernavn og passord. Denne autentiseringen skal gi svar på spørsmålet "Hvem er brukeren?".

Autorisering kommer inn i bildet når brukeren allerede er autentisert. Da gir autoriseringsprosessen svar på hvilke ressurser brukeren har tilgang til og hva brukeren har lov til å gjøre. Rettighetsstyringen i XS Office (se Admin - Tilgangskontroll) er et eksempel på grunnlag for autorisering.

Automatisk innlogging til XS Office

Hvis du ønsker å benytte XS Office uten å logge inn hver gang, kan du aktivere avkrysningsboksen "Logg inn automatisk neste gang" i innloggingsbildet. XS Office vil da "huske" deg på den aktuelle PCen og du kan bruke XS Office fra dag til dag uten å måtte logge inn.

Automatisk innlogging fungerer ikke

Automatisk innlogging er basert på en såkalt "cookie" (informasjonskapsel) i webleseren din som lar XS Office autentisere deg uten at du taster inn brukernavn og passord. Dette betyr at den automatiske innloggingen vil slutte å virke hvis:

• Du bytter webleser: Hver webleser har sin egen lagring av cookies. Derfor må automatisk innlogging angis for hver av nettleserne du bruker.
• Du har slått av "cookies" i webleseren: XS Office krever at "cookies" er aktivert i webleseren din. Dette er som standard aktivert, og kan enkelt reaktiveres i webleseren din hvis det har blitt deaktivert.
• Du har slettet "midlertidige filer" i webleseren: "Cookies" lagres av webleseren sammen med andre såkalte "midlertidige filer". Hvis du sletter disse, vil dette kunne gjøre at informasjon for automatisk innlogging til XS Office forsvinner og du må logge inn manuelt neste gang.
• Du benytter "privat surfing" eller automatisk sletting av midlertidige filer: Flere weblesere har egne funksjoner som tillater at alle midlertidige filer slettes når du lukker webleseren. Dette kan gjøre at automatisk innlogging i XS Office ikke fungerer.
• "Cookien" som XS Office benytter er utløpt: En "cookie" har en definert levetid, og når denne er utløpt vil du måtte logge inn manuelt igjen. Dette er normalt uproblematisk siden XS Office benytter cookies med lang levetid.

Glemt passordet

Passordene i XS Office lagres som en enveis "hash" slik at de normalt ikke kan gjenopprettes. Hvis du har glemt passordet til XS Office, er derfor eneste muligheten at du får tilsendt et nytt passord. Dette kan du gjøre ved å følge linken "Glemt passordet ditt?" på innloggingssiden. For å bruke denne funksjonen må du huske kunde-ID og brukernavn. Hvis også disse er glemt, kan du be administratoren din om å resette passordet ditt inne fra XS Office. Da vil du også få tilsendt et nytt per e-post. Se Admin - Brukerkontoer for informasjon om resetting av passord. Hvis heller ikke dette er mulig, må du ta kontakt med oss.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Logge ut
• Min side - Min profil
• Admin - Tilgangskontroll
• Admin - Brukerkontoer

Introduksjon

Det er viktig å logge ut når du ikke skal bruke XS Office på en stund. Dette for å forhindre at andre som bruker maskinen din skal få uønsket tilgang til informasjonen i XS Office.

Hvordan logge ut?

Manuell utlogging fra XS Office kan gjøres på følgende måter:

• Via verktøylinjen "faste funksjoner": Det finnes et eget hengelås-ikon på verktøylinjen som vil logge deg ut etter en dialogboks med bekreftelse.
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å logge ut. Se Innledning - Hurtigtaster.

Merk at manuell utlogging vil deaktivere valget "Logg inn automatisk neste gang" fra innloggingsbildet (hvis dette var satt). Dermed vil du alltid måtte logge inn med brukernavn og passord etter en manuell utlogging.

Automatisk utlogging

XS Office vil logge deg ut automatisk dersom du ikke har aktivert valget "Logg inn automatisk neste gang" i innloggingsbildet. Automatisk utlogging inntreffer når du gjør én av følgende:

• Lukker alle webleservinduer: Når du lukker alle vinduene av den webleseren du er innlogget i XS Office med, vil du være utlogget. Hvis du for eksempel bruker Firefox når du jobber i XS Office, må du lukke alle Firefox-vinduene for å logge automatisk ut.
• Etter x timers inaktivitet: XS Office vil også logge deg ut når det har gått et gitt antall timer siden sist du åpnet en ny side. Når du da trykker "Oppdater" eller går til en ny side, vil du havne i innloggingsbildet.

Merk at begge metodene for automatisk utlogging krever at valget "Logg inn automatisk neste gang" ikke er aktivt. Hvis dette valget er aktivt, vil XS Office kunne brukes uten å logge inn med brukernavn og passord. Dette gjelder da kun fra den PCen du aktiverte denne avkrysningsboksen. Ved bruk av automatisk innlogging vil XS Office lagre en såkalt "cookie" i webleseren din som lar XS Office autentisere deg uten at du taster inn brukernavn og passord. Se Innledning - Logge inn for mer informasjon om dette.

Det er ikke anbefalt å bruke funksjonen for automatisk innlogging på offentlige PCer eller PCer som du ikke har kontroll på andres tilgang til.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Logge inn
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min startside

Introduksjon

De fleste moderne nettlesere har nå en innebygd funksjon for blokkering av uønskede popup-vinduer. Når en webside åpner et nytt nettleservindu for å vise informasjon til brukeren, sier vi at den åpner en popup (eller sprettoppvindu). Noen nettsteder misbruker popup-vinduer til å vise reklame eller prøve å lure brukeren til å utføre en handling.

For å unngå irriterende uønskede popup-vinduer, benytter man en popup-blokkerer ("popup blocker"). Som nevnt i starten har de fleste moderne nettlesere slik funksjonalitet innebygd. I tillegg kan slik funksjonalitet ligge i 3. partsprogrammer som Google Toolbar, ZoneAlarm eller andre programmer.

Implikasjoner i XS Office

Noen av funksjonene i XS Office vil generere popup-vinduer som kan aktivere popup-blokkereren din. Spesielt utsatt for dette er bruk av hurtigtaster for åpning av vinduer. Gode eksempler på dette er bruk av F1 for å starte hjelpefunksjonen eller F9 for å kontakte oss fra XS Office.

Hvordan unngå popup-blokkereren i XS Office?

Nedenfor finner du oversikt over prosedyren for å deaktivere popup-blokkereren for XS Office i noen vanlige nettlesere. Husk at det også kan finnes andre programmer som for eksempel Google Toolbar som deaktiverer popup-vinduene. Fremgangsmåten i disse programmene vil variere, men de fleste vil gi deg informasjon om at en popup ble blokkert. Ta kontakt med oss hvis det er noe du lurer på vedrørende popup-vinduer og XS Office.

Firefox

• Start Firefox og logg inn til XS Office.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
• Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en gul informasjonslinje øverst i Firefox.
• Klikk på knappen "Innstillinger" til høyre på informasjonslinjen.
• Velg "Tillat sprettoppvinduer fra XS Office".
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Opera

• Start Opera og logg inn til XS Office.
• Høyreklikk i selve websiden og velg "Innstillinger for nettsted".
• I dialogboksen som kommer frem velger du "Åpne alle sprettoppvinduer" i rullegardinmenyen "Sprettoppvinduer" på fanekortet "Generelt".
• Velg "OK" for å bekrefte handlingen og lukke dialogboksen.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Safari

Popup-blokkereren i Safari vil kun blokkere popup-vinduer som aktiveres automatisk når du kommer til en webside eller når du navigerer bort fra den. Dermed vil ikke denne komme i konflikt med funksjoner i XS Office.

Internet Explorer 6.0 og 7.0

• Start Internet Explorer 6.0 og logg inn til XS Office.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
• Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en gul informasjonslinje øverst i Internet Explorer.
• Klikk på informasjonslinjen.
• Velg "Alltid tillat popup-vinduer fra dette området...".
• Velg "Ja" i dialogboksen som kommer frem for å bekrefte ditt valg.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster

Introduksjon

Alle sidene som kan åpnes i hovedvinduet i XS Office har en såkalt "utskriftsvennlig versjon". Dette betyr at siden vises uten hovedmenyer, verktøylinjer og undermenyer.

Noen funksjoner i XS Office har spesialtilpassede utskriftsvennlige sider. Bl.a. gjelder dette kalenderen (Min side - Min kalender) som har en visning spesiallaget for utskrift av mange oppføringer.

Rapporter vil typisk vises i utskriftsvennlig versjon uten feltene for angivelse av søkekriterier.

Starte en utskrift

Utskriftsvennlig versjon åpnes via skriversymbolet på verktøylinjen "Faste funksjoner". Selve utskriften må startes manuelt i webleseren. Dette gjøres ofte via menyvalget "Fil - Skriv ut" eller "File - Print" i webleseren.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Min side - Min kalender

Introduksjon

Når organisasjonen tar i bruk XS Office, er det viktig at alle opplysningene om organisasjonen registreres korrekt. Dette er spesielt viktig når organisasjonen sender informasjon ut fra XS Office til eksterne mottakere (for eksempel fakturaer).

Redigere firmainnstillinger

De fleste firmainnstillingene er tilgjengelige for redigering fra Organisasjon - Fakta. Siden denne informasjonen er viktig, bør denne siden rettighetsstyres. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om hvordan dette gjøres.

I tillegg til fakta om organisasjonen inneholder Admin - Globale innstillinger sentrale innstillinger som kan påvirke kommunikasjonen utad.

Vi anbefaler også at e-postadressene som benyttes for de ansatte er de adressene de ansatte ønsker å motta e-post på. Dette fordi eksterne mottakere av e-post fra XS Office vil få en reell adresse å sende svar til.

Legge inn firmalogo

Organisasjonens logo kan legges inn fra Organisasjon - Logo.

Relaterte emner

• Organisasjon - Fakta
• Organisasjon - Logo
• Admin - Globale innstillinger
• Admin - Tilgangskontroll

Introduksjon

Personlige innstillinger betyr innstillinger som kun gjelder den enkelte ansatte. Justering av disse vil ikke påvirke andre brukeres visning eller oppsett.

Redigere personalia

Personalia registreres på to ulike plasser. Den enkelte ansatte kan selv endre mange parametere fra Min side - Min profil. Noen parametere kan kun endres fra Admin - Ansatte. Dette gjelder spesielt opplysninger om stillingsforhold, fakturering og lønn.

Det er spesielt viktig at e-postadressen for hver ansatt gjenspeiler den adressen de ønsker å motta e-post på til daglig.

Legge inn bilde / passfoto

Du kan legge inn bilde av deg selv fra Min side - Min profil.

Legge inn håndsignatur

XS Office lar deg importere en innskannet håndsignatur slik at denne kan legges automatisk inn i tilbud som du sender til kunder. Se Min side - Min håndsignatur for informasjon om dette.

Visningsinnstillinger

Personlige innstillinger gir hver enkelt bruker muligheten til å tilpasse visningen av XS Office. Du kan bl.a. endre utseende for hovedvindu samt hvilke kalenderoppføringer som skal vises som standard. Se Min side - Mine innstillinger.

Endring av utseende ("look and feel") for XS Office

XS Office kommer med en hel rekke fargemaler (såkalte "skins") som kan velges fritt for hver enkelt bruker. Se Min side - Min farge-mal for informasjon om dette.

Personlig startside

Startsiden i XS Office er unik for hver bruker. For mer informasjon om dette, se Innledning - Startsiden og Min side - Min startside.

Relaterte emner

• Innledning - Startsiden
• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min håndsignatur
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside
• Admin - Ansatte

Introduksjon

Hurtigtaster lar deg jobbe mer effektivt med XS Office. Siden webleserne tar i bruk mange hurtigtaster selv, er det vanskelig å definere hurtigtaster som er tilgjengelige i alle weblesere på markedet. Derfor kan hurtigtastene variere for de enkelte webleserne - selv om det meste er likt. Den komplette listen over hurtigtaster finner du i menyen "Funksjoner" på verktøylinjen "Faste funksjoner" i XS Office.

Tilgjengelige hurtigtaster

Listen under viser tilgjengelige hurtigtaster for Internet Explorer. Den komplette listen over hurtigtaster finner du i menyen "Funksjoner" på verktøylinjen "Faste funksjoner" i XS Office.

• F1: Hjelp
• F2: Søk
• F8: Fullskjermsvisning
• F9: Kontakt oss
• F12: Til startside
• Ctrl+F8: Om XS Office
• Ctrl+Shift+F12: Logg ut
• Esc: Lukk aktivt vindu
• Ctrl+|: Redigering av startside
• Ctrl+1: Ny e-post
• Ctrl+2: Ny direktemelding
• Ctrl+3: Ny avtale
• Ctrl+4: Ny oppgave
• Ctrl+5: Nytt notat
• Ctrl+6: Ny kontaktperson
• Ctrl+7: Ny firmaoppføring
• Ctrl+8: Ny ledetråd
• Ctrl+9: Ny telefonsamtale
• Ctrl+0: Ny brukerstøttesak
• Ctrl+M: Nytt møte
• Ctrl+Shift+P: Nytt prosjekt
• Ctrl+S: Ny SMS-melding
• Ctrl+Y: Nytt tilbud
• Ctrl+E: Ny salgsordre
• Ctrl+Shift+O: Gå til salgsordrer
• Ctrl+Shift+I: Gå til fakturaliste
• Ctrl+Shift+Q: Gå til tilbud

Når bør hurtigtaster brukes?

Bruk av hurtigtaster er en personlig preferanse og du velger selv om du vil ta i bruk dette. Mange undersøkelser viser at en variert bruk av mus og tastatur kan hjelpe til for å forebygge "musesyke" hos personer som jobber mye med PC.

Nedenfor har vi listet opp noen eksempler på situasjoner der det kan være hensiktsmessig å bruke hurtigtaster.

• Du trenger brukerveiledning/hjelp til den funksjonen du jobber med akkurat nå (trykk F1).
• Du vil gå til startsiden din (trykk F12).
• Du vil åpne startsiden i redigeringsmodus (trykk Ctrl+|).
• Du vil logge ut (trykk Ctrl+Shift+F12).
• Du lager et tilbud og må opprette en kunde mens du jobber med tilbudet (trykk Ctrl+7).
• Du vil åpne søkesiden (trykk F2).
• Du vil sende en kjapp forespørsel eller et spørsmål til oss (trykk F9).

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet

Introduksjon

XS Office har et eget "plugin" (tilleggsprogram) som kan installeres i e-postklienten Microsoft Outlook. Med dette tillegget kan du overføre (eksportere) oppføringer fra Outlook direkte inn i XS Office. Du velger helt enkelt de oppføringene du vil overføre i listene i Outlook og klikker på et XS-ikon i verktøylinjen i Outlook. Når du overfører oppføringer har du muligheten til å endre oppføringene eller sende dem som de er. Oppføringene vil vises i XS Office med en gang du oppdaterer websidene i XS Office.

Når du installerer XS Office Outlook Plugin vil du få en ny verktøylinje i Outlook med tre knapper.

Merk at alle beskrivelser av prosedyrer i Outlook og installasjon/avinstallasjon i dette kapitlet er laget med utgangspunkt i Microsoft Outlook 2003 på Windows XP. Ved bruk av andre versjoner kan prosedyrene avvike noe.

Objekter som kan overføres fra Outlook til XS Office

XS Office Outlook Plugin kan overføre følgende objekter fra Outlook til XS Office:

• Mottatt e-post
• Sendt e-post
• Avtaler
• Oppgaver
• Kontakter
• Notater

Installere XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin kan lastes ned fra våre hjemmesider og har et enkelt grensesnitt for installasjon der du ikke trenger å ta stilling til noen spesielle valg foruten plassering av filer. Programmet installerer kun to filer i valgt mappe.

Fjerne XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin kan som andre Windows-programmer fjernes via "Legg til/fjern programmer" i kontrollpanelet i Windows. Denne prosedyren bør følges for at fjerningen av verktøylinjen fra Outlook skal fungere korrekt.

Funksjonsknapper i XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin legger til følgende knapper på verktøylinjen i Outlook:

• XS-ikon: Den viktigste knappen som utfører overføringen av oppføringer fra Outlook til XS Office.
• Innstillinger: Viser dialogboks for innstillinger. Brukes også for å integrere XS Office-grensesnittet i Outlook. Se under.
• Om: Viser versjonsinformasjon for XS Office Outlook Plugin.

Innstillinger i XS Office Outlook Plugin

XS Office Outlook Plugin trenger de samme innstillingene som du bruker når du logger inn til XS Office.

• Adresse til XS Office-server: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i webleseren din for å åpne startsiden i XS Office.
• Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
• Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
• Passord: Samme som under innlogging til XS Office.

Integrere XS Office-grensesnittet i Outlook

Hvis du bruker Outlook daglig har du faktisk muligheten til å integrere XS Office direkte i grensesnittet i Outlook! Dette gjøres på følgende måte:

1. Åpne dialogboksen for innstillinger fra verktøylinjen for XS Office Outlook Plugin i Outlook.
2. Velg knappen "Lag snarvei" nede til venstre i dialogboksen.
3. Bekreft ditt valg i dialogboksen som kommer frem.
4. Verifiser at du har fått en ny "node" i mappevisningen i Outlook. Hvis ikke mappevisningen vises i skjermbildet, viser du dette ved å velge menyvalget "Gå til - Mappeliste" i Outlook (hurtigtast Ctrl+6). XS Office skal ha lagt seg inn nederst på denne listen.
5. Klikk på noden "XS Office" og logg inn som normalt.

Fjerne XS Office-grensesnittet fra Outlook

Hvis du ønsker å fjerne XS Office fra mappevisningen i Outlook, velger du menyvalget "Fil - Datafilbehandling" fra hovedmenyen i Outlook. I dialogboksen som kommer frem velger du oppføringen for XS Office (navn = XS Office, filnavn = xsoffice.pst) og velger knappen "Fjern". Hvis du vil fjerne datafilen helt, åpner du mappen der XS Office Outlook Plugin ble installert med Windows Utforsker (standard plassering = "c:\programfiler\xs office"). Her kan du slette filen "xsoffice.pst".

Installerte filer for XS Office Outlook Plugin

XS Office installerer seg som standard under mappen "c:\programfiler\xs office". Her vil du finne to filer - en dll-fil og en ini-fil. Hvis du har lagt til snarveier til XS Office i mappevisningen i Outlook vil også filen "xsoffice.pst" ligge her. Avinstallasjon av XS Office Outlook Plugin bør alltid gjøres via prosedyren som beskrevet i avsnittet "Fjerne XS Office Outlook Plugin" over.

Relaterte emner

• Innledning - Importere data
• Innledning - Eksportere data

Introduksjon

XS Office kan sende deg påminnelser på e-post for bl.a. viktige avtaler og oppgaver som forfaller. Tidspunktet for påminnelse kan angis direkte i hver enkelt oppføring og vil enten være relativ til klokkeslett (for eksempel "15 minutter før") eller på et fast klokkeslett på dagen (for eksempel "kl. 08.00"). Dette avhenger av hvilken type oppføring det skal sendes påminnelse for.

Typer påminnelser og varsler

XS Office støtter to typer påminnelser - påminnelser som gjelder den enkelte ansatte og påminnelser som gjelder for hele organisasjonen.

Personlige påminnelser

XS Office støtter følgende personlige påminnelser:

1. Avtaler: Påminnelser for avtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til én ansatt. Tilgjengelig i alle versjoner.
2. Oppgaver: Påminnelser for oppgaver sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for oppgaven. Tilgjengelig i alle versjoner.
3. Fødselsdager: Påminnelser for fødselsdager sendes på et gitt tidspunkt på fødselsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til deg selv. Tilgjengelig i alle versjoner.
4. Møter: Påminnelser for møter sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes til alle interne møtedeltakere. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
5. Samtaler: Påminnelser for samtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun én ansatt. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
6. Brukerstøttesaker: Påminnelser for brukerstøttesaker sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for saken. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.

Påminnelser på vegne av organisasjonen

XS Office støtter følgende påminnelser for organisasjonen:

1. Varsel ved forfalt brukerstøttesak: Varsel ved forfalt brukerstøttesak til kundeansvarlig for tilknyttet firma. Når en brukerstøttesak forfaller uten at den er markert som fullført eller kansellert kan XS Office varsle kundeansvarlig for tilknyttet kunde. Dette gir en siste sikkerhetsventil for at saken blir ordnet opp i. XS Office vil sjekke behovet for en slik påminnelse kl. 11.00 på forfallsdag. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
2. Varsel ved leveransedato for salgsordrer: Påminnelser ved leveransedato for salgsordrer som ikke er markert som levert, kreditert, aktivert eller kansellert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 på leveransedato til ansvarlig for aktuell salgsordre. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
3. Varsel ved forfalt faktura: Påminnelser etter forfallsdato for fakturaer som ikke er markert som betalt eller kreditert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 dagen etter forfall til ansvarlig for aktuell faktura. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
4. Ferieønsker: Varsel kl. 06.00 for alle ferieønsker som er markert som "Klar for godkjenning" i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
5. Innskannede dokumenter: Varsel kl. 06.00 for dokumenter som ble skannet inn i løpet av gårsdagen og som ikke er håndtert (ligger ennå i innboksen for skannede dokumenter). Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition. Krever også tillegget Document Scanning.
6. Bilag for kontroll: Varsel kl. 06.00 for ubehandlede bilag (ikke markert som kontrollert) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til hver enkelt kontrollansvarlig samt ekstramottakere som angitt under globale innstillinger. Varsling til ekstramottakere kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
7. Bilag for godkjenning: Varsel kl. 06.00 for ikke godkjente bilag (status = kontrollert, ikke godkjent) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
8. Bilag godkjent: Varsel kl. 06.00 for godkjente bilag (status = godkjent, ikke satt som overførbare til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
9. Bilag klar for økonomisystem: Varsel kl. 06.00 for overførbare bilag (status = godkjent, satt som overførbare, men ikke overført til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.

Standardtidspunkt for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Hvor sendes påminnelsene?

Påminnelsene vil sendes til den enkelte ansattes e-postadresse som registrert under Min side - Min profil.

Påminnelser som gjelder hele organisasjonen vil variere og bestemmes som oftest av egne innstillinger under Admin - Globale innstillinger.

Standardverdier for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

XS Office lar deg søke etter informasjon globalt eller kun i spesifiserte grupper.

Starte et søk

Søk kan startes på 3 ulike måter i XS Office:

• Via søkefeltet: Oppe til venstre i hovedvinduet for XS Office finnes et eget søkefelt som lar deg starte et globalt søk uavhengig av hvilket bilde som er aktivt.
• Via verktøylinjen "Faste funksjoner": Det finnes et eget menyvalg for søk i "Funksjoner"-menyen fra verktøylinjen "Faste funksjoner".
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å vises søkesiden. Se Innledning - Hurtigtaster.

Det er også mulig å gjøre et søk innenfor et prosjekt eller et bestemt firmakort. Du vil da kun få frem søkeresultater som er knyttet til valgt prosjekt eller firma. Se Prosjekt - Prosjektliste for informasjon om søk innenfor prosjekter. Se CRM - Alle firmaer for informasjon om søk knyttet til et bestemt firma.

Søkegrupper

Søk i XS Office kan utføres globalt eller spesifisert på én eller flere av følgende søkegrupper:

• Ansatte: Fritekstsøk i fornavn, mellomnavn, etternavn, e-post, telefonnummer og mobilnummer for ansatte.
• Kontaktpersoner: Fritekstsøk i fornavn, etternavn, tittel, e-post, telefonnummer og mobilnummer for kontaktpersoner.
• Firmaer: Fritekstsøk i firmanavn, organisasjonsnummer, kunde-ID, leverandør-ID, e-post, telefonnummer, telefaksnummer og notatfelt for firmakontakter.
• Ledetråder: Fritekstsøk i ledetrådenes emne, notat, firmanavn og kontaktpersonens navn.
• Prosjekter: Fritekstsøk i prosjektnavn og notat for prosjekt. Eksakt søk på prosjektnummer.
• Avtaler: Fritekstsøk i emne og notat for private avtaler og avtaler uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Notater: Fritekstsøk i notattekst for private notater og notater uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Telefonsamtaler: Fritekstsøk i emne og notat for alle telefonsamtaler uavhengig av ansatte.
• Dokumenter: Fritekstsøk i filnavn, dokumenttittel, beskrivelse og nøkkelord for dokumenter.
• Diskusjonsforum: Fritekstsøk i temaemne, tematekst og oppfølgingssvar i diskusjonsforumet.
• Innboks: Fritekstsøk i emne og innhold for privat innkommende e-post og e-post uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Sendte elementer: Fritekstsøk i emne og innhold for privat innkommende e-post og e-post uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Brukerstøttesaker: Fritekstsøk i emne, problem og løsning for brukerstøttesaker. Eksakt søk på saksnummer.
• Tilbud: Fritekstsøk i emne, notat og tilbudstekst for tilbud samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på tilbudsnummer.
• Salgsordrer: Fritekstsøk i emne, notat og ordretekst for salgsordrer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på ordrenummer.
• Utgående faktura: Fritekstsøk i emne, notat og fakturatekst for fakturaer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på fakturanummer.
• Kreditnotaer: Fritekstsøk i emne, notat og tekst for kreditnotaer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på kreditnotanummer.
• Produkter: Fritekstsøk i produktkode, produktnavn og produktbeskrivelse.
• Regnskapsbilag: Fritekstsøk i bilagsnummer, emne og notat for regnskapsbilag.

Åpne søkeresultater

Etter at søket er gjennomført, vil søkeresultatene fremkomme sortert etter søkegruppe. Grupper som resulterte i null treff vil vises "grået ut". Grupper med treff vil vises med indikasjon på antallet treff innenfor denne gruppen.

For å åpne en oppføring fra søkeresultatet, klikk på tilhørende søkegruppe og velg en oppføring fra listen som kommer frem.

Søke med Google

Søkesiden har en egen knapp for å søke med samme søkekriterie i søkemotoren Google. Resultatene fra søket vil vises integrert i hovedbildet for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• CRM - Alle firmaer
• Prosjekt - Prosjektliste

Introduksjon

Når du tar i bruk XS Office, er det ofte behov for å importere for eksempel kunderegister fra et annet system. XS Office har ingen universell funksjon for dette, men vi tilbyr alle nye kunder å få importert kunderegisteret gratis til XS Office! Dette fordrer at kundelisten finnes i et hensiktsmessig format - for eksempel Excel eller som en kommaseparert liste.

Import av data fra Microsoft Outlook

XS Office har et eget verktøy for å overføre objekter fra Microsoft Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for detaljert informasjon om dette.

Importere oppføringer for markedsføringslister og kampanjer

CRM-modulen i XS Office lar deg importere firmaoppføringer fra Fastinfo (se www.fastinfo.no) for bruk i kampanjer. Med Fastinfo kan du søke etter bedrifter basert på bransje, geografisk tilhørighet, ansatte og økonomi. Søkeutvalget herfra kan eksporteres til Excel, lagres som semikolonseparert liste og importeres til XS Office. Se CRM - Markedsføringslister for informasjon om hvordan dette gjøres.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Eksportere data
• CRM - Markedsføringslister

Introduksjon

Mulighet for å eksportere data er ofte viktig i bedriftsinterne systemer. XS Office lar deg bl.a. eksportere data til Excel, PDF, vCard- og vCalendar-format på en enkel måte.

Eksport av lister

De fleste listene i XS Office har en egen funksjon for å eksportere til Excel-format. Dette gjør det mulig å kunne overføre data til et eksternt system eller sende liste over oppføringer til andre. Noen lister kan også eksporteres til PDF-format. Eksporten gjøres fra en knapp på verktøylinjen for de listene som kan eksporteres.

Eksport av firmaoppføringer og kontaktpersoner i vCard-format

vCard er et mye brukt format for å utveksle visittkort mellom datasystemer. iCard er en nyere betegnelse for vCard. vCard-filer åpnes ofte som standard i e-postprogrammet ditt og har typisk filendelsen .vcf. Se http://www.imc.org/pdi for informasjon om dette formatet.

XS Office lar deg enkelt eksportere firmaoppføringer og kontaktpersoner i vCard-format for bruk i andre systemer. Se CRM - Alle firmaer og CRM - Kontaktpersoner for informasjon om eksport i vCard-format.

Eksport av avtaler i vCalendar-format

vCalendar er et standardisert format for å utveksle avtaler og kalenderoppføringer mellom datasystemer. iCalendar er en nyere standard som er basert på vCalendar. vCalendar-filer støttes av Outlook og har typisk filendelsen .vcs. Mac-brukere må ofte bruke iCalendar-formatet som har filendelsen .ics. Se http://www.imc.org/pdi for informasjon om disse formatene.

XS Office vil automatisk finne ut om du jobber på en Mac for å bestemme om eksporten skal skje som en vCalendar-fil eller iCalendar-fil. Se Min side - Mine avtaler for informasjon om eksport av avtaler i vCalendar-formatet.

Eksport av fakturajournaler

XS Office gir mulighet for å eksportere en fakturajournal for utgående faktura. Formatene for fakturajournal som støttes er bl.a. kommaseparert liste, Mamut, DI Systemer og Visma. Se Handel - Utgående faktura.

Eksport av bilagsjournaler

XS Office gir mulighet for å eksportere bilagsjournaler for registrerte og innskannede bilag. Se Handel - Overførbare bilag.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Importere data
• Min side - Mine avtaler
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner
• Handel - Utgående faktura
• Handel - Overførbare bilag
• Handel - Bilagsjournaler

Introduksjon

Administrative systemer har ofte en høy brukerterskel og det krever mye innsats for å få hele organisasjonen engasjert og til å bruke det nye systemet. Derfor har vi brukt mye ressurser for å sikre at brukerterskelen skal være lavest mulig med XS Office. Likevel kan det være ønskelig med hjelpemidler for å komme i gang.

I dette kapitlet beskriver vi noen tiltak og tips for å få organisasjonen hurtig i gang med XS Office.

Bruk våre "Komme i gang"-videoer

Vi har laget tematiserte videoer der du steg for se hvordan du kan jobbe med XS Office. Disse videoene er laget i Flash-formatet men vil for de fleste vises uten problem direkte i webleseren.

Se Min side - Komme i gang for informasjon om dette.

Bli kjent med kontekstsensitiv hjelp

XS Office har såkalt "kontekstsensitiv hjelp" som betyr at du får hjelpeinformasjon tilpasset den funksjonen du jobber med i øyeblikket. Kontekstsensitiv hjelp kan aktiveres når som helst i XS Office via hurtigtasten F1.

La brukerne få et eksemplar av brukerveiledningen

Mange liker å ha en komplett brukerveiledning tilgjengelig for lesing fra perm til perm eller som et oppslagsverk. Brukerveiledningen er lagt opp slik at den både skal fungere som et navigerbart medium på web og som en trykksak. Brukerveiledningen finnes både i HTML-format og PDF-format for utskrift på våre hjemmesider.

Bruk søkefunksjonen i brukerveiledningen

Hvis du er interessert i informasjon om et spesielt tema, kan du bruke søkefunksjonen i brukerveiledningen som vil finne alle forekomster av søkeordet og utheve søkeordet i resultatvisningen. Hvis du er interessert i hvordan du kan ta i bruk KID under fakturering med XS Office, kan du enkelt søke med søkeordet "kid". Søket vil returnere alle hjelpeemner som omtaler KID, samt også hvor mange forekomster av søkeordet som finnes i hvert hjelpeemne.

Bestill en online demonstrasjon for opplæring

Vi har lagt opp en egen tjeneste for online demonstrasjon og opplæring via Internett. Dette skjer ved at du via en egen webside kan få se skjermbildet til en av våre kundekonsulenter og vil se i sanntid hvordan hun utfører operasjonene i XS Office. Dette skjer samtidig med at du får forklaringer og veiledning fra kundekonsulenten per telefon. Slike demonstrasjoner er i utgangspunktet gratis.

Bestill kurs

Vi tilbyr opplæringskurs for XS Office. Informasjon om dette finnes på våre hjemmesider.

La brukerne få tilpassede menyer

XS Office lar deg bestemme hvilke hovedmenyer og undermenyer som skal være synlig for hver brukergruppe. Dermed kan brukernes grensesnitt begrenses til akkurat det de skal jobbe med. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om hvordan dette gjøres.

Relaterte emner

• Min side - Komme i gang
• Admin - Tilgangskontroll
• Admin - Brukergrupper

"Min Side" er den ansattes private del av XS Office. All informasjon her gjelder kun for den enkelte ansatte. Her finner du bl.a.

• Personalia
• Privat kalender med visning av dag, arbeidsuke, uke, måned og år
• Avtaleliste
• Oppgaveliste
• Notatlogg
• Privat firma- og kontaktregister
• Favorittlinker på Internett
• Personlig tilstedeværelsesstatus
• Ferieplanlegger
• Fødselsdagsregister
• Redigerbar startside for XS Office
• Innskannet elektronisk håndsignatur

Introduksjon

"Min side - Komme i gang" inneholder en rekke illustrasjonsvideoer som viser deg hvordan du utfører vanlige oppgaver i XS Office.

Aktiviteter som er vist i opplæringsvideoene omfatter blant annet:

• Hvordan du logger inn, endrer passord og logger ut.
• Hvordan du legger inn personalia, bilde av deg selv og andre personlige opplysninger.
• Hvordan du bruker avtaleplanlegging og kalender/gruppekalender.
• Hvordan du bruker CRM-funksjoner i XS Office.
• Hvordan prosjektstyring i XS Office fungerer.
• Hvordan du registrerer og fakturerer timeforbruk.
• Hvordan dokumentarkivet fungerer.
• Hvordan du sender tilbud, lager salgsordrer og fakturerer med XS Office.
• Hvordan du administrerer XS Office (systemadministrasjon).

Disse illustrasjonsvideoene krever Adobe Flash Player installert i nettleseren din. Se http://www.macromedia.com/software/flash/about/ for informasjon om dette.

Relaterte emner

• Innledning
• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Startsiden
• Innledning - Hurtigtaster

Introduksjon

"Min side - Min profil" er stedet du legger inn dine personalia i XS Office. I tillegg til personopplysninger kan du legge inn bilde av deg selv samt endre ditt påloggingspassord.

Innfyllingsfelter for personalia (Min side - Min profil)

Følgende opplysninger er tilgjengelige fra denne siden:

• Navn: Ditt fullstendige navn som registrert i systemadministrasjonen i XS Office. Se Admin - Ansatte.
• Initialer: Dine initialer som registrert i systemadministrasjonen i XS Office. Se Admin - Ansatte.
• Tittel: Din stillingstittel (evt. utdanningsgrad).
• Notat: Evt. fritekstnotat om deg selv som skal være synlig for andre.
• E-post: Din e-postadresse.
• Personlig webside: Din evt. private hjemmesideadresse.
• Hjemmeadresse: Adressen til deg privat.
• Telefon direkte: Direktenummer til deg på ditt arbeidssted.
• Mobiltelefon: Ditt mobiltelefonnummer.
• Hjemmetelefon: Ditt telefonnummer privat.
• Bankkontonummer: Ditt bankkontonummer.
• Fødselsdato: Din fødselsdato.
• Farge-mal: Gir mulighet til å angi hvilken farge-mal du vil bruke i XS Office. Se Min side - Min farge-mal.
• Aktiv farge-mal: Viser navn på aktiv farge-mal. Se Min side - Min farge-mal.
• Status: Angir din ansettelsesstatus. Se Admin - Ansatte.
• Stillingsprosent: Angir din stillingsprosent. Se Admin - Ansatte.
• Avdeling: Angir hvilken avdeling du er tilknyttet. Se Admin - Ansatte og Admin - Avdelinger.
• Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor du tilhører. Se Admin - Ansatte og Admin - Avdelingskontorer.
• Opprettet: Angir tidspunkt du ble lagt til som ansatt i XS Office samt initialer til den som gjorde det.
• Sist endret: Angir tidspunkt ansattinformasjon om deg ble lagret sist samt initialer til den som gjorde det.

Endre passord

Når din brukerkonto blir opprettet, blir du tildelt et tilfeldig passord av XS Office. Hvis du tror passordet ditt kan være kjent av andre eller rett og slett ønsker et annet passord, kan du enkelt endre det fra denne siden.

For å endre passordet ditt, velg knappen "Endre passord" nederst på siden. I dialogboksen som kommer frem, skriver du først inn ditt gamle passord og så ditt nye passord. Det nye passordet må skrives inn to ganger for at du skal være sikker på at du taster korrekt.

Passordet ditt må som minimum bestå av 6 tegn. Du vil ikke kunne legge inn og lagre passord med færre tegn. Vi anbefaler deg å bruke en kombinasjon av bokstaver og tall i passordet ditt. Passordet ditt får ytterligere kvalitet hvis du benytter både store og små bokstaver i passordet, bruker spesialtegn eller bruker de særnorske bokstavene æ, ø, å. Vær dog oppmerksom på at dette kan skape utfordringer hvis du skal logge inn fra en PC i utlandet med utenlandsk tastaturoppsett som ikke håndterer spesialtegn og æ,ø,å som vi er vant til i Norge.

Legge inn nytt bilde

Bildet du legger inn av deg selv vil være synlig for andre i ansattlister og i ansattkortet (se Organisasjon - Ansatte). I tilegg vil en miniatyr av dette bildet vises oppe til høyre i hovedvinduet når du selv er innlogget.

Du legger til/endrer bilde ved å velge "Endre bilde" nederst på siden. I vinduet som kommer frem velger du "Bla gjennom" for å navigere deg frem til bildet du vil bruke. Klikk "Lagre" og det nye bildet er lagt inn i systemet. Av ytelsesmessige årsaker anbefaler vi å bruke bilder som er mindre enn 50 kb i størrelse. Størrelsen på filen du har valgt vil du kunne se under bildevisningen etter at bildet er lagt til. Se under for mer informasjon om bildeegenskaper.

Slette bilde

Hvis du ønsker å fjerne bildet og samtidig ikke erstatte bildet med et nytt, velger du "Endre bilde" nederst på siden. I vinduet som kommer frem velger du knappen "Slett".

Egenskaper for bilde

Egenskapene for bildet du har valgt vil listes opp under bildevisningen. Følgende informasjon vil kunne vises her:

• Filnavn: Navn på fil du har lagt inn.
• Filtype: Filtype for fil du har lagt inn.
• Filstørrelse: Størrelse for fila du har lagt inn. Vi anbefaler at denne er mindre enn 50 kb.
• Opprettet: Angir tidspunkt du la inn bilde første gang.
• Sist endret: Angir tidspunkt du oppdaterte bildet sist.

Åpne bilde for visning i bildebehandlingsprogram

Du kan åpne/lagre det innlagte bildet ved å klikke på bildet i visningen under "Min profil".

Relaterte emner

• Innledning - Logge inn
• Min side - Min farge-mal
• Organisasjon - Ansatte
• Admin - Ansatte
• Admin - Avdelinger
• Admin - Avdelingskontorer

Introduksjon

"Min side - Min kalender" gir deg en grafisk oversikt over dine gjøremål og annen relevant informasjon sortert og gruppert etter dato. Du har 5 ulike periodevalg for kalenderen - dagvisning, arbeidsukevisning, ukevisning, månedsvisning og årsvisning.

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen din. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Her kan du i tillegg velge hvilke knapper som skal være synlig i verktøylinjen. Du kan også overstyre hvilke oppføringer som skal vises hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Dette er beskrevet senere i kapitlet.

Hvis du ønsker å opprette avtaler, oppgaver o.s.v. mens du ser på kalenderen, kan du enkelt gjøre dette ved å velge type oppføring fra en nedtrekksliste på den aktuelle dagen. Oppføringer som er ferdige (typisk gjennomført/utført/avlyst) vises med gjennomstreket tekst i kalenderen.

For informasjon om hvordan du kan se kalenderen til andre ansatte, se Samhandling - Gruppekalender.

Periodevalg for kalenderen

Følgende visninger er tilgjengelig for kalenderen:

• Dagvisning: Viser alle oppføringer for en spesiell dag. Oppføringer med klokkeslettsindikering vil være inntegnet i et diagram med visning av døgnets 24 timer. Oppføringer som ikke har klokkeslett er listet opp til høyre for denne visningen.
• Arbeidsukevisning: Viser oppføringer innenfor en arbeidsuke (definert som mandag til fredag) fordelt på 5 kolonner.
• Ukevisning: Viser oppføringer innenfor en hel uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner.
• Månedsvisning: Viser oppføringer for en hel måned (28 - 31 dager).
• Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har oppføringer samt mulighet til å navigere direkte til dag-, uke- og månedsvisning.

Indikering av dagens dato

Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.

Indikering av valgt dato/periode

Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.

Typer oppføringer i kalenderen

Følgende typer oppføringer kan vises i din private kalender:

• Møter: Viser møter du er deltaker i eller knyttet til (lys blå bakgrunn).
• Avtaler: Viser dine avtaler (blå bakgrunn).
• Oppgaver: Viser oppgaver du er ansvarlig for (grønn bakgrunn) på forfallsdato.
• Samtaler: Viser dine telefonsamtaler (turkis bakgrunn).
• Ferie: Viser ferieperiodene dine (lys grønn bakgrunn).
• Fravær: Viser dine fravær (grå bakgrunn).
• Helligdager: Viser offentlige helligdager (rød bakgrunn).
• Navnedager: Viser informasjon om hvem som har navnedag (gullfarget bakgrunn).
• Merkedager: Viser informasjon om merkedager (lys gul bakgrunn).
• Fødselsdager: Viser fødselsdager du har registrert (rosa bakgrunn).
• Ressursbookinger: Viser ressursbookinger du er ansvarlig for (oransje bakgrunn).
• Brukerstøttesaker: Viser brukerstøttesaker du er ansvarlig for (gul bakgrunn) på forfallsdato.
• Prosjektaktiviteter: Viser prosjektaktiviteter du er ansvarlig for (limegrønn bakgrunn).

Kalenderfilteret

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen din. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Du kan også overstyre dette oppsettet hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Kalenderfilteret aktiverer du ved å klikke på trakt-symbolet i verktøylinjen. I boksen som kommer frem velger du hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen. Du kan også bruke "Merk alle" for å aktivere/deaktivere alle oppføringstyper samtidig. Klikk på "OK" når du har valgt hvilke typer oppføringer du vil skal være synlige.

Navigering i kalenderen

Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:

• Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
• Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
• Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
• Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagvisning).

Navigering i dagvisningen

I dagvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagvisningen.

Overgang til gruppekalender

Du kan enkelt åpne gruppekalenderen med samme periodevalg og tidsperiode aktiv ved å velge ikonet for gruppekalender i verktøylinjen.

Redigere oppføringer direkte i kalenderen

Du kan åpne oppføringer i kalenderen ved å klikke direkte på teksten for ønsket oppføring. Her kan du gjøre de samme operasjonene som du kan fra andre listevisninger i XS Office. Kalenderen vil automatisk oppdateres når du lagrer oppføringene.

Opprette nye oppføringer direkte i kalenderen

Du kan opprette nye oppføringer i kalenderen ved å klikke på ikonet med to nedover-piler til høyre i ruten for ønsket dag. I nedtrekkslisten som kommer frem kan du velge hvilken type oppføring du ønsker å opprette. Aktuell dato vil være lagt inn på forhånd i vinduet som kommer frem. Følgende typer oppføringer kan opprettes direkte fra din private kalender:

• Møte
• Avtale
• Oppgave
• Samtale
• Fødselsdag
• Ressursbooking

For å opprette en ny avtale kan du rett og slett klikke inne i ruten for den dagen avtalen skal gjelde for. I dagvisningen kan du også klikke direkte på klokkeslettet avtalen skal starte på.

Oppføringer over flere dager

Flere typer oppføringer kan ha en varighet over flere dager. Dette vil indikeres grafisk for disse elementene. For avtaler over flere dager vil dette indikeres med pilsymboler.

Skrive ut kalenderen

Kalenderen inneholder en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Dette gjør det enkelt å lage arbeidslister eller lignende. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen i XS Office.

Relaterte emner

• Min side - Mine avtaler
• Min side - Mine oppgaver
• Min side - Min ferie
• Min side - Fødselsdager
• Min side - Mine innstillinger
• Samhandling - Gruppekalender
• Samhandling - Ressursbooking
• CRM - Telefonsamtaler
• CRM - Brukerstøtte
• Prosjekt - Prosjektliste
• Prosjekt - Møter
• Timer - Egenmeldinger
• Diverse - Helligdager
• Diverse - Navnedager
• Diverse - Merkedager

Introduksjon

"Min side - Mine avtaler" viser liste over alle dine avtaler. Du kan søke etter avtaler basert på ulike kriterier. Du kan angi tidspunkt for påminnelse for hver avtale. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Felter i avtaleliste

Listen under viser hvilke felter som vises i avtalelisten (Min side - Mine avtaler).

• (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere avtaler samtidig for å utføre operasjoner på mange avtaler samtidig. Se senere i kapitlet.
• Vis tid som: Angir hvordan du har angitt at tidsrommet for avtalen skal vises i kalenderen. Se under.
• (Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
• Fra: Planlagt starttidspunkt for avtale.
• Til: Planlagt sluttidspunkt for avtale.
• Emne: Emne for avtale.
• Firma: Navn på evt. firma som avtalen er knyttet mot.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som avtalen er knyttet mot.

"Vis tid som"

"Vis tid som" angir hvordan du har valgt at avtalen skal vises i kalenderen. Dette indikeres med følgende symboler:

• Grønn sirkel: Ledig - Angir at du ikke anser seg som opptatt i avtaletidsrommet.
• Gul sirkel med spørsmålstegn: Foreløpig - Angir at avtaletidsrommet ikke er endelig bestemt.
• Rød sirkel med strek: Opptatt - Angir at du er opptatt i avtaletidsrommet.
• Sirkel med urvisere: Fraværende - Angir at du er borte fra kontoret i avtaletidsrommet.

Statusflagg

Status for avtaler vises med flagg av forskjellige farger.

• Gult flagg: Avtale er planlagt, men ikke gjennomført.
• Grønt flagg: Avtale er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
• Rødt flagg: Avtale er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.

Opprette en ny avtale

Avtaler kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine avtaler.
• Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden CRM - Avtaler.
• Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Avtaler.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Opprett avtale direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
• Velg "Avtale" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Velg pluss-ikonet i startsideelementene for avtaler.
• Bruk hurtigtasten for avtaler. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter i fanekort "Avtale"

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

• Emne: Emne for avtale.
• Fra kl.: Startdato og tidspunkt for avtale.
• Til kl.: Sluttdato og tidspunkt for avtale.
• Fra-til: Lar deg angi klokkeslett med musen ved å peke og klikke i en grafisk døgnvisning. Se under.
• Hele dagen Angir at avtalen varer hele dagen (uavhengig av klokkeslett).
• Status: Angir status for avtalen. Se over.
• Påminnelse: Angir evt. tidspunkt for påminnelse for avtalen (hvis det er en planlagt avtale). Se forøvrig Innledning - Påminnelser.
• Notat: Fritekstnotat for avtale.
• Vis tid som: Angir hvordan tidsrommet skal vises i kalender. Se over.
• I gruppekalender: Angir hvordan avtalen skal vises i gruppekalender. Se under.
• Ansatt: Hvilken ansatt avtalen gjelder for.
• Firma: Navn på firma som avtalen er knyttet mot.
• Kontaktperson: Navn på evt. kontaktperson som avtalen er knyttet mot.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som avtalen er knyttet mot.
• Regelmessighet: Angir om avtalen er en regelmessig avtale eller en éngangsavtale. Se under.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
• Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Synlighet i gruppekalender

Du kan selv velge hvordan avtalene skal vises i gruppekalenderen hos andre ansatte. Følgende alternativer er tilgjengelig:

• Vis all informasjon: Viser all informasjon om avtalen i gruppekalenderen.
• Vis kun tid: Viser kun tidspunkt for avtalen og ikke detaljene om avtalen.
• Vis ingenting: Avtalen er ikke synlig i andre ansattes gruppekalender.

Angi klokkeslett via døgnvisningen

XS Office lar deg bestemme klokkeslett for start og slutt via et eget rutenett med 24 timersvisning. Dette vil ofte være mer effektivt enn å velge klokkeslett via rullegardinmenyene.

Angi starttidspunkt via døgnvisningen

• Klikk med venstre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et starttidspunkt som er senere enn sluttidspunktet.

Angi sluttidspunkt via døgnvisningen

Sluttidspunktet kan angis i døgnvisningen på to ulike måter.

• Klikk med høyre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
• Klikk med venstre musetast i rutenettet samtidig som du holder inne tasten Ctrl. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.

NB! Noen weblesere har begrensninger rundt å kunne utføre en funksjon på høyre musetast i en webside. Noen brukere har til og med en mus med kun én tast. I disse tilfellene brukes Ctrl+venstreklikk for å angi sluttidspunkt.

Fanekort "Regelmessighet"

Fanekortet "Regelmessighet" benyttes for å lage regelmessige avtaler. Regelmessige avtaler defineres med et repetisjonsmønster som gjør at de vil fremkomme mange ganger i privat kalender og gruppekalender.

Fanekortet "Regelmessighet" vil komme til syne når du velger "Regelmessighet" i fanekortet "Avtale" og så lagrer avtalen.

Repetisjonsmønstre

Følgende repetisjonsmønstre er tilgjengelige:

• Ingen: Angir at oppføringen ikke skal repeteres.
• Daglig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 dag avhengig av angitt hyppighet. Se under.
• Ukentlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 uke avhengig av angitt hyppighet. Hvilke ukedager kan også angis. Se under.
• Månedlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 måned avhengig av angitt hyppighet. Hvilken dag i måneden kan også angis. Se under.
• Årlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 år avhengig av angitt hyppighet. Hvilken dato i året kan også angis. Se under.

Repetisjonshyppighet

Alternativene for hyppighet vil avhenge av hvilket valg som er gjort for repetisjonsmønster. Se over. Følgende repetisjonshyppigheter er tilgjengelige:

• Ingen: Angir at oppføringen ikke skal repeteres.
• Daglig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall dager mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12.
• Ukentlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall uker mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilke ukedager oppføringen skal gjelde for.
• Månedlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall måneder mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilken dag i måneden oppføringen skal inntreffe.
• Årlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall år mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilken dato i året oppføringen skal inntreffe.

Avslutning av repetisjon

Du kan selv angi om oppføringen skal opphøre ved en spesiell dato eller repeteres "evig". Dette valget gjør du under "Avslutning" i fanekortet "Regelmessighet".

Eksempler på regelmessighet

Eksempel 1: Oppføring skal inntreffe annenhver mandag og gjelde for resten av året

En slik regelmessighet kan du lage ved å velge:

• Repetisjonsmønster = Ukentlig
• Repetisjonshyppighet = 2
• Ukedag = Mandag
• Avslutning = Velg dato 31.12 for inneværende år

Eksempel 2: Oppføring skal inntreffe den første dagen i hver måned og ikke ha en definert avslutning

En slik regelmessighet kan du lage ved å velge:

• Repetisjonsmønster = Månedlig
• Repetisjonshyppighet = 1
• Dag i måneden = 1
• Avslutning = Ingen slutt

Opprette avtaler for andre ansatte

Du kan opprette avtaler for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i avtalelisten og kalenderen for den ansatte som er tildelt avtalen. Du kan også endre på avtaler du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme avtalen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne avtalen.

For å opprette en avtale for en annen ansatt, oppretter du en avtale som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansatt".

Påminnelser for avtaler

Hver avtale har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye avtaler.

Eksportere avtaler

XS Office støtter det mye brukte formatet vCalendar for eksport av avtaler. Dette formatet er støttet av mange programmer for avtaleplanlegging.

For å eksportere en avtale i vCalendar-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Avtale" i vinduet for aktuell avtale. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCalendar-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCalendar-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Søke etter avtaler

Du kan søke etter avtaler basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter avtaler. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for avtaler:

• Emne inneholder: Fritekstsøk i emnefelt for avtaler.
• Notat inneholder: Fritekstsøk i notatfelt for avtaler.
• Status: Søk etter avtaler med bestemt status (alle/planlagte/gjennomførte/avlyste).
• Prosjekt: Søk etter avtaler knyttet til et bestemt prosjekt.
• Firma: Søk etter avtaler knyttet til et bestemt firma.
• Fra dato: Søk etter avtaler med dato senere enn eller lik angitt dato.
• Til dato: Søk etter avtaler med dato tidligere enn eller lik angitt dato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Avtaler kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere avtalelisten

For å vise kun avtaler med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

• Alle: Viser alle avtaler.
• Planlagt: Viser kun planlagte avtaler som ikke er gjennomført.
• Gjennomført: Viser kun gjennomførte avtaler.
• Avlyst: Viser kun avlyste avtaler.

Slette en avtale

En enkeltavtale kan slettes ved å åpne vinduet for avtale (klikk på emnetekst i avtalelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne avtaler samt avtaler du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Slette mange avtaler samtidig

Hvis du ønsker å slette mange avtaler i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Sette status for mange avtaler samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som gjennomført/planlagt/avlyst i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som gjennomført", "Sett som planlagt" eller "Sett som avlyst" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Registrere timeforbruk fra en avtale

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra avtaleoppføringen. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra avtalen over til timeregistreringen.

Analysere avtaler

Avtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

For analyse av avtaler fordelt på kunder, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Påminnelser
• Min side - Min kalender
• Min side - Mine innstillinger
• Samhandling - Gruppekalender
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Avtaler
• CRM - Rapporter
• Prosjekt - Avtaler

Introduksjon

"Min side - Oppgaver" viser liste over alle oppgaver du er ansvarlig for. Forfall for oppgavene vil fremkomme i kalenderen din (se Min side - Min kalender) samt i gruppekalender hvis du ikke angir oppgaven som "Privat". I tillegg kan du angi tidspunkt for påminnelse for hver oppgave. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Oppgavene kan kobles mot firma og prosjekt og vil dermed vises i firma- og prosjektkort for angitt firma og prosjekt.

Felter i oppgaveliste

Listen under viser hvilke felter som vises i oppgavelisten (Min side - Oppgaver).

• (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppgaver samtidig for å utføre operasjoner på mange oppgaver samtidig. Se senere i kapitlet.
• (Prioritet): Angir definert prioritet for oppgaven. Se under.
• (Statusflagg): Status for oppgavene vises med flagg av ulik farge. Se under.
• (Tilgjengelighet): Angir om oppgaven er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering). Private oppgaver vil ikke vises i gruppekalenderen hos andre ansatte.
• (Tilordnet fra møte): Et møtesymbol her angir at oppgaven er tilordnet via et møtereferat.
• % fullført: Viser en statusindikering og tall for oppgavens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
• Forfallsdato: Angir forfallsdato for oppgave.
• Avsluttet: Angir evt. tidspunkt oppgaven ble markert som fullført.
• Emne: Emne for oppgave.
• Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til oppgaven.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til oppgaven.
• Sist endret: Tidspunkt oppgaven ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret oppgaven sist.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for oppgaver vises med flagg av forskjellige farger.

• Blått flagg: Oppgave er ikke startet.
• Gult flagg: Oppgave pågår.
• Grønt flagg: Oppgave er fullført.
• Oransje flagg: Oppgave venter andre eller er utsatt.
• Rødt flagg: Oppgave er kansellert.
• Spørsmålstegn: Oppgave er ikke forstått.

Opprette en ny oppgave

Oppgaver kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Min side - Oppgaver.
• Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden CRM - Oppgaver.
• Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Oppgaver.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Opprett oppgave direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
• Velg "Oppgave" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Velg pluss-ikonet i startsideelementene for oppgaver.
• Bruk hurtigtasten for oppgaver. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for oppgaver

Vinduet for oppgaver har følgende innfyllingsfelter:

• Emne: Angir emne for oppgaven.
• Status: Angir status for oppgaven. Se over.
• (Prioritet): Angir prioritet for oppgaven. Se over.
• Notat: Fritekstnotat for oppgaven.
• Ansvarlig: Angir hvem som er ansvarlig for utførelse av oppgaven.
• Firma: Navn på firma som oppgaven er knyttet mot.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som oppgaven er knyttet mot.
• Startdato: Angir evt. startdato for oppgaven.
• Forfallsdato: Angir forfallsdato (og klokkeslett) for oppgaven (viktig for synlighet i kalendere og påminnelser).
• Påminnelse: Angir tidspunkt for når du ønsker påminnelse i forhold til forfall for oppgaven.
• Fremdrift: Angir fremdrift for oppgaven i prosent.
• Privat: Angir om oppgaven er privat (ikke synlig i gruppekalender) eller ikke.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
• Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Opprette oppgaver for andre ansatte

Du kan opprette oppgaver for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i oppgavelisten og kalenderen hos den ansatte som er tildelt oppgaven. Du kan også endre på oppgaver du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme oppgaven. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne oppgaven.

For å opprette en oppgave for en annen ansatt, oppretter du en oppgave som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansvarlig".

Påminnelser for oppgaver

Hver oppgave har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye oppgaver.

Søke etter oppgaver

Oppgaver kan inngå som søkegruppe i globale søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office.

Filtrere oppgavelisten etter status

For å vise kun oppgaver med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

• Alle: Viser alle oppgaver.
• Ikke startet: Viser alle oppgaver som ikke er påbegynt.
• Pågår: Viser alle oppgaver som pågår.
• Fullført: Viser kun fullførte oppgaver.
• Venter andre: Viser kun oppgaver som har status "venter andre".
• Utsatt: Viser kun oppgaver som er utsatt.
• Kansellert: Viser kun oppgaver som er kansellert.
• Ikke forstått: Viser kun oppgaver som er markert som "ikke forstått".

Slette en oppgave

Oppgaver kan slettes ved å åpne vinduet for oppgave (klikk på emnetekst i oppgavelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne oppgaver samt oppgaver du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Slette mange oppgaver samtidig

Hvis du ønsker å slette mange oppgaver i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Endre mange oppgaver samtidig

Hvis du ønsker å endre parametere for mange oppgaver i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du et av følgende alternativer fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office:

• Slett: Sletter alle merkede oppgaver.
• Sett som fullført: Markerer alle merkede oppgaver som fullført.
• Sett som lav prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med lav prioritet.
• Sett som normal prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med normal prioritet.
• Sett som høy prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med høy prioritet.
• Sett som privat: Markerer alle merkede oppgaver som private (ikke synlige i gruppekalender for andre ansatte).
• Sett som åpen: Markerer alle merkede oppgaver som åpne/ikke private (dermed synlige i gruppekalender for andre ansatte).

Registrere timeforbruk fra en oppgave

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra oppgaven. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" i verktøylinjen i oppgavevinduet. XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra oppgaven over til timeregistreringen.

Analysere oppgaver

Oppgavelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Påminnelser
• Min side - Min kalender
• Min side - Mine innstillinger
• Samhandling - Gruppekalender
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Oppgaver
• Prosjekt - Oppgaver

Introduksjon

"Min side - Notater" viser liste over alle notater som du selv har opprettet. Notatene er enkle fritekstfelter som kan ha valgfri mengde tekst. Notatene kan merkes som private og du kan velge hvilken farge hvert av dem skal ha.

Notatene kan kobles mot firma og prosjekt og vil dermed vises i firma- og prosjektkort for angitt firma og prosjekt.

Felter i notatliste

Listen under viser hvilke felter som vises i notatlisten (Min side - Notater).

• (farge): Angir definert farge for notatet.
• Tilgjengelighet: Angir om notatet er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering). Private notater vil ikke vises i CRM og prosjektverktøyet.
• Notat: Innhold for notat.
• Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til notatet.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til notatet.
• Sist endret: Tidspunkt notatet ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret notatet sist.

Opprette nytt notat

Notater kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Min side - Notater.
• Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden CRM - Notater.
• Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Notater.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Velg "Notat" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Bruk hurtigtasten for notater. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for notater

Vinduet for notat har følgende innfyllingsfelter:

• Farge: Angir bakgrunnsfarge for notatet.
• Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til notatet.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til notatet.
• Privat: Angir om notatet er privat (ikke synlig i prosjekt/CRM) eller ikke.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• (Notattekst): Innhold for notat.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
• Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Søke etter notater

Notater kan inngå som søkegruppe i globale søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office.

Lage kopi av notater

Åpne notatet du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" på verktøylinjen. Når du har bekreftet advarselsboksen som kommer frem, har du opprettet en eksakt kopi av det opprinnelige notatet med innhold, farge, eventuell visningsbegrensning, firma og prosjekt. Dette notatet kan nå brukes på samme måte som om det var opprettet manuelt - det har ingen koblinger mot det opprinnelige notatet.

Slette notater

Notater kan slettes ved å åpne vinduet for notat (klikk på emnetekst i notatlisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere notater

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Søke i XS Office
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Notater
• Prosjekt - Notater

Introduksjon

"Min side - Mine kontakter" viser liste over alle dine private kontaktpersoner. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.

Private kontaktpersoner kan "forfremmes" til felles kontaktpersoner ved å angi at de ikke er private lenger. Den konverterte kontaktpersonen vil etterpå være tilgjengelig i Samhandling - Felles kontakter (og evt. CRM - Kontaktpersoner).

NB! Du kan ikke konvertere en felles kontaktperson til en privat kontaktperson, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.

Felter i kontaktpersonliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (Min side - Mine kontakter).

• Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
• Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
• Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
• E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
• Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
• Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette en ny privat kontaktperson

Private kontaktpersoner opprettes ved å velge "Ny kontaktperson" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine kontakter.

Innfyllingsfelter for kontaktpersoner

• Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
• Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
• Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
• Tittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
• Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
• Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
• E-post: E-postadresse til kontaktperson.
• Telefon direkte: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
• Personlig webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
• Hjemmeadresse: Kontaktpersonens private adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
• Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
• Privat: Angir om kontaktpersonoppføringen er privat. Se under for detaljer.
• Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Flytte kontaktpersoner fra privat register til fellesregister/CRM

Hvis du ønsker å flytte en privat firmaoppføring til fellesregisteret (og CRM-modulen hvis denne er i bruk), deaktiverer du avkrysningsboksen "Privat" og velger "Lagre". Du vil da få opp en advarsel om at du er i ferd med å flytte oppføringen. Hvis du velger "OK" her, vil oppføringen overflyttes til fellesregister, og dermed fjernes fra ditt private register.

Eksportere kontaktpersoner

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Filtrere kontaktpersonlisten

Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
• Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
• Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere kontaktpersonlisten

Listen over private kontaktpersoner kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette kontaktpersoner

Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.

Deaktivere en kontaktpersonoppføring

Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere kontaktpersoner

Kontaktpersonlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Eksportere data
• Min side - Mine firmakontakter
• Samhandling - Felles kontakter
• Samhandling - Felles firmakontakter
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner

Introduksjon

"Min side - Mine firmakontakter" viser liste over dine private firmakontakter. Private firmakontakter fungerer på mange måter som firmaoppføringer i CRM-modulen - du kan registrere firmadetaljer, adresseinformasjon og koble til kontaktpersoner. Du kan derimot ikke koble andre typer oppføringer mot dine private firmakontakter, og mange av fanekortene fra CRM-modulen mangler her.

Private firmakontakter kan "forfremmes" til felles firmakontakter ved å angi at de ikke er private lenger. Hvis du bruker CRM-modulen i XS Office, vil du ha alle muligheter til å koble oppføringer mot firmakontakten (se CRM - Alle firmaer). Den konverterte firmakontakten vil også være tilgjengelig i Samhandling - Felles firmakontakter som kan benyttes som alternativ til den utvidede CRM-funksjonaliteten.

NB! Du kan ikke konvertere en felles firmakontakt til en privat firmakontakt, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.

Felter i liste over private firmakontakter

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over firmakontakter (Min side - Mine firmakontakter).

• Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
• Navn: Angir navn for foretak.
• Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
• Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
• Sist endret: Tidspunkt informasjon om foretaket ble sist endret.
• (Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
• (Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.

Registrere en ny privat firmakontakt

Private firmakontakter opprettes ved å velge "Ny firmakontakt" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine firmakontakter.

Innfyllingsfelter for firmaer

Firmakortet for private firmakontakter inneholder 3 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.

Fanekort "Firmadetaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

• Firmanavn: Angir navn på foretaket.
• Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
• Webside: Webside for foretaket.
• Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
• Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
• Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretaket.
• Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
• Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
• Notat: Fritekstnotat for firmaoppføring.
• Privat: Angir om firmaoppføringen er privat. Se under for detaljer.
• Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Flytte firmakontakt fra privat register til fellesregister/CRM

Hvis du ønsker å flytte en privat firmaoppføring til fellesregisteret (og CRM-modulen hvis denne er i bruk), deaktiverer du avkrysningsboksen "Privat" og velger "Lagre". Du vil da få opp en advarsel om at du er i ferd med å flytte oppføringen. Hvis du velger "OK" her, vil oppføringen overflyttes til fellesregister, og dermed fjernes fra ditt private register. Hvis CRM-modulen er i bruk, vil du også få opp flere nye fanekort når du åpner firmakortet på nytt.

Fanekort "Adresser"

Dette fanekortet benyttes for å registrere adresser for firmaoppføringene. Følgende adressetyper er tilgjengelige:

• Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
• Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
• Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes

Fanekort "Kontaktpersoner"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner for en firmaoppføring:

• Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
• E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
• Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert).

Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen

Velg "Ny kontaktperson" fra fanekortet "Kontaktpersoner" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.

For mer informasjon om kontaktpersoner, se Min side - Mine kontakter.

Eksportere firmaoppføring

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Firmadetaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Filtrere firmalisten

Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
• Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
• Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere firmalisten

Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en firmaoppføring

Private firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Firmadetaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.

Deaktivere en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Firmadetaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere firmaoppføringer

Firmalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Denne eksporten er meget omfattende og tar med alle data om firmaoppføringen i XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Eksportere data
• Min side - Mine kontakter
• Samhandling - Felles firmakontakter
• Samhandling - Felles kontakter
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner
• Admin - Firmakategorier
• Admin - Bransjer

Introduksjon

"Min side - Mine favoritter" viser liste over dine mest brukte webadresser. Dette kalles ofte "favoritter" eller "bokmerker" i webleserne. Hvis du lagrer bokmerkene dine i XS Office, vil de være tilgjengelige uavhengig av hvilken PC du bruker.

Det finnes også mulighet til å lage felles bokmerker for hele organisasjonen. Se Samhandling - Felles favoritter. Bokmerkelisten kan også inngå som startsideelement slik at listen er lettere tilgjengelig i XS Office. Se Min side - Min startside.

Felter i liste over bokmerker/favoritter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over favoritter (Min side - Mine favoritter).

• Navn: Navn på bokmerke/favoritt. Klikk for å åpne bokmerke i et nytt vindu.
• Notat: Fritekstnotat for bokmerke/favoritt.
• Adresse: Webadresse (URL = Uniform Resource Locator) som bokmerket/favoritten peker til.
• Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist endret.
• (Skjema med blyant): Klikk for å vise egenskaper for bokmerke/favoritt.

Opprette nytt bokmerke/favoritt

Bokmerker/favoritter opprettes ved å velge "Ny favoritt" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine favoritter.

Innfyllingsfelter for bokmerker/favoritter

Vinduet for bokmerker/favoritter har følgende innfyllingsfelter:

• Tittel: Tittel/navn for bokmerket/favoritten.
• Adresse: Webadresse (URL) for bokmerket/favoritten.
• Notat: Fritekstnotat for bokmerket/favoritten.
• Åpne i nytt vindu: Angir om bokmerket/favoritten skal åpnes i nytt vindu når du klikker på linken. Hvis ikke vil bokmerket åpnes i hovedvinduet for XS Office.
• Opprettet: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble opprettet.
• Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist lagret.

Slette bokmerker/favoritter

Bokmerker/favoritter kan slettes ved å åpne vinduet for bokmerket/favoritten (klikk på ikon helt til høyre i listen), og så velge knappen "Slett".

Eksportere bokmerker/favoritter

Bokmerkelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Samhandling - Felles favoritter
• Min side - Min startside

Introduksjon

"Min side - Min status" lar deg angi din tilstedeværelsesstatus i XS Office. Denne funksjonen bruker du for å informere dine kollegaer om din tilstedeværelse (hvor du er, hva du gjør og om du er tilgjengelig). Funksjonen lar deg velge fra en forhåndsdefinert liste over tilgjengelige alternativer for tilstedeværelse, samt ytterligere informasjon via et fritekstfelt.

Tilstedeværelsesinformasjon for andre ansatte vil være tilgjengelig i en egen liste oppe til høyre i hovedvinduet for XS Office (se Innledning - Hovedvinduet). Herfra kan du også endre din tilstedeværelsesstatus uavhengig av hvilken funksjon du har åpnet i hovedvinduet. I tillegg finnes en liste over tilstedeværelse for alle ansatte under Samhandling - Tilstedeværelse.

Alternativene for tilstedeværelse kan skreddersys og tilpasses organisasjonen. Se Admin - Tilstedekategorier for informasjon om dette.

Tilstedeværelsesstatus kan også inngå som startsideelement. Se Min side - Min startside.

Endre tilstedeværelsesstatus

Slik endrer du din tilstedeværelsesstatus fra siden Min side - Min status.

• Velg ønsket status fra listen over alternativer for tilstedeværelse.
• Fyll inn statustekst (valgfritt).
• Velg knappen "Oppdater min status".

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Min side - Min startside
• Samhandling - Tilstedeværelse
• Admin - Tilstedekategorier

Introduksjon

"Min side - Min ferie" lar deg holde oversikt over alle dine ferier og også registrere ferieønsker. Ferieperioder vil fremkomme i kalenderen din, og du kan også velge å la dem være synlige i gruppekalenderen.

Når du har opprettet et ferieønske og markert ønsket som "klar til godkjenning", kan ferien godkjennes/attesteres fra Timer - Godkjenning ferie.

En grafisk oversikt over dine og andre ansattes ferier finnes under Timer - Ferieplan.

En liste over offentlige helligdager år for år finner du under Diverse - Helligdager.

Felter i liste over ferier

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ferier og ferieønsker (Min side - Min ferie).

• (Statusflagg): Status for ferien/ferieønsket vises med flagg av ulik farge. Se under.
• Fra dato: Angir dato for feriens/ferieønskets start.
• Til dato: Angir dato for feriens/ferieønskets slutt.
• Notat: Fritekstnotat for ferien/ferieønsket. Klikk for å vise egenskaper for ferien.
• Sist endret: Tidspunkt ferien/ferieønsket ble sist endret.
• Godkjent: Tidspunkt ferieønsket ble godkjent.
• Av: Initialer til den som godkjente ferieønsket.

Statusflagg

Status for ferier og ferieønsker vises med flagg av forskjellige farger.

• Blått flagg: Ferie er under planlegging (kan ikke godkjennes).
• Gult flagg: Ferieønske er klarts for godkjenning.
• Grønt flagg: Ferieønske er godkjent/innvilget.
• Rødt flagg: Ferieønske er ikke godkjent/ikke innvilget.

Opprette nytt ferieønske

Ferieønsker opprettes ved å velge "Ny ferie" fra siden Min side - Min ferie.

Innfyllingsfelter for ferieønsker

Vinduet for ferieønsker har følgende innfyllingsfelter:

• Fra dato: Angir ønsket startdato for ferien.
• Til dato: Angir ønsket sluttdato for ferien.
• Status: Angir status for oppgaven. Se over.
• I gruppekalender: Angir hvordan ferien skal vises i gruppekalender. Se under.
• Notat: Fritekstnotat for ferien.
• Godkjent: Tidspunkt ferieønsket ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Opprettet: Tidspunkt ferieønsket ble opprettet.
• Sist endret: Tidspunkt ferieønsket ble sist lagret.

Synlighet i gruppekalender

Du kan selv velge hvordan ferien skal vises i gruppekalenderen hos andre ansatte. Følgende alternativer er tilgjengelig:

• Vis all informasjon: Viser all informasjon om ferien i gruppekalenderen.
• Vis kun tid: Viser kun datoer for ferien og ikke detaljene om ferien (notatet).
• Vis ingenting: Ferien er ikke synlig i andre ansattes gruppekalender.

Godkjenne ferieønsker

Når du har opprettet et ferieønske og markert ønsket som "klar til godkjenning", kan ferien godkjennes/attesteres fra Timer - Godkjenning ferie.

Grafisk oversikt over ferier (ferieplan)

En grafisk oversikt over dine og andre ansattes ferier finnes under Timer - Ferieplan.

Slette et ferieønske

Ferieønsker kan slettes ved å åpne vinduet for ferie (klikk på notat i ferielisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere ferier

Ferielisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min kalender
• Samhandling - Gruppekalender
• Timer - Godkjenning ferie
• Timer - Ferieplan
• Diverse - Helligdager

Introduksjon

"Min side - Fødselsdager" lar deg holde oversikt over viktige fødselsdager du må huske. Listen er privat for deg og vil ikke kunne ses av andre ansatte. Bursdagene vil være synlig i din private kalender (Min side - Min kalender).

Du kan hvis ønskelig motta påminnelser for fødselsdagene. Tidspunkt for påminnelse velger du for hver enkelt fødselsdag. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Fødselsdagsregisteret kan også benyttes til å sette opp andre typer viktige hendelser som skjer på samme dato hvert år. Et godt eksempel er bryllupsdager.

Felter i fødselsdagsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i fødselsdagslisten (Min side - Fødselsdager).

• Navn: Angir navn for personen som har fødselsdag. Klikk for å vise egenskaper for fødselsdagsoppføring.
• Fødselsdato: Angir fødselsdato for personen.
• Stjernetegn: Angir stjernetegn for personen med bilde og navn.
• Alder: Angir alder for personen per dags dato.
• Dager til: Angir antall dager til bursdag/gebursdag.
• Notat: Fritekstnotat for fødselsdagsoppføring.
• Påminnelse: Angir hvilken type påminnelse som er valgt for fødselsdagen.
• Sist endret: Tidspunkt fødselsdagsoppføringen ble sist endret.

Opprette en ny fødselsdagsoppføring

Fødselsdagsoppføringer opprettes ved å velge "Ny fødselsdag" fra siden Min side - Fødselsdager.

Innfyllingsfelter for fødselsdager

Vinduet for fødselsdager har følgende innfyllingsfelter:

• Fødselsdato: Angir personens fødselsdato. Korrekt årstall må velges for at personens alder skal vises korrekt.
• Navn: Angir navn på person.
• Notat: Fritekstnotat for fødselsdagsoppføring.
• Påminnelse: Angir tidspunkt for når du ønsker påminnelse for bursdagen.
• Opprettet: Tidspunkt fødselsdagsoppføringen ble opprettet.
• Sist endret: Tidspunkt fødselsdagsoppføringen ble sist lagret.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
• Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Påminnelser for fødselsdager

Hver fødselsdagsoppføring har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye fødselsdagsoppføringer.

Fødselsdager i kalender

Bursdagene vil være synlig i din private kalender (Min side - Min kalender). I årsvisningen av kalenderen vil bursdagene symboliseres med et kakesymbol.

Ansattes fødselsdager

For informasjon om visning av ansattes fødselsdager, se Organisasjon - Fødselsdager.

Navnedager

For informasjon om navnedager, se Diverse - Navnedager.

Slette en fødselsdagsoppføring

Fødselsdagsoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for fødselsdagsoppføring (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere fødselsdagsoppføringer

Listen over fødselsdager kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Påminnelser
• Min side - Min kalender
• Min side - Mine innstillinger
• Organisasjon - Fødselsdager
• Diverse - Navnedager

Introduksjon

"Min side - Mine innstillinger" gir deg mulighet til å tilpasse visningen av XS Office. Innstillingene her vil kun påvirke visningen hos deg og ikke hos andre brukere.

Innstillingene er delt inn i tre kategorier, én for generell visning av XS Office, én for påminnelser og én for visning av kalender/gruppekalender. For andre innstilinger, se "Relaterte emner" nederst i dette kapitlet.

For globale innstillinger for hele organisasjonen, se Admin - Globale innstillinger.

Generelle innstillinger

"Generelle innstillinger" lar deg styre hvilke elementer som skal vises i hovedvinduet samt hvordan de skal vises. Du kan deaktivere noen av valgene her for å få mindre nedlastingsstørrelse, bedre ytelse og raskere respons i XS Office. Dette kan spesielt være aktuelt hvis du har treg Internettlinje eller kobler deg til via mobiltelefon der du betaler for overført datamengde.

I tillegg kan du tilpasse visningen for å få bedre plass på skjermen - spesielt hvis du har en skjerm med lav oppløsning (typisk 1024x768 eller lavere).

• Vis hovedmeny: Angir om hovedmenyen øverst i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis undermeny: Angir om undermenyer (venstremenyen) i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis logo med link til startside: Angir om XS Office-logo med snarvei til startside oppe til venstre skal være synlig.
• Vis dagens dato i topplinje: Angir om dagens dato, måned og ukenummer skal være synlig i topplinjen i hovedvinduet.
• Vis klokke i topplinje: Angir om den analoge klokken med urvisere skal være synlig i topplinjen i hovedvinduet.
• Vis meldinger i topplinje: Angir om området "Meldinger" med oppsummering av meldinger og ansattnavn i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis gjøremål i topplinje: Angir om området "Gjøremål" med oppsummering av dagens gjøremål i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis "Min status" i topplinje: Angir om området "Min status" (for endring av egen tilstedeværelsesstatus) i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis tilstede-status i topplinje: Angir om tilstedeværelsesstatus for andre ansatte i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis foto i topplinje: Angir om bilde av deg selv oppe til høyre i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis dato og tid: Angir om dato, klokkeslett og ukenummer oppe til venstre i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis tittellinje: Angir om tittellinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis verktøylinje: Angir om hovedverktøylinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis søkefelt: Angir om søkefeltet oppe til venstre i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis faste funksjoner: Angir om verktøylinjen med faste funksjoner oppe til høyre i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis utloggingsknapp: Angir om utloggingsknappen på verktøylinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis utskriftsknapp: Angir om utskriftsknappen på verktøylinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Stil hovedmenyknapper: Angir hvordan utseende for knapper i hovedmeny skal være. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Symboler og tekst: Knapper vises med både symboler og tekst (standard visning).
  • Kun tekst: Knapper vises med kun tekst. Dette kan gi en liten ytelsesforbedring samt litt bedre plass på skjermen.
  • Kun symboler: Knapper vises med kun symboler. Dette kan gi bedre plass på skjermen - spesielt ved bruk av lavoppløste skjermer.
• Stil undermenyknapper: Angir hvordan utseende for knapper i undermenyen til venstre skal være. Valget "Kun tekst" vil også påvirke nedtrekksmenyene som kommer frem når du hviler musepekeren over en hovedmeny. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Symboler og tekst: Knapper vises med både symboler og tekst (standard visning).
  • Kun tekst: Knapper vises med kun tekst. Dette kan gi en liten ytelsesforbedring samt litt bedre plass på skjermen.
  • Kun symboler: Knapper vises med kun symboler. Dette kan gi bedre plass på skjermen - spesielt ved bruk av lavoppløste skjermer.
• Stil verktøylinjeknapper: Angir hvordan utseende for knapper på verktøylinjen skal være. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Symboler og tekst: Knapper vises med både symboler og tekst (standard visning).
  • Kun tekst: Knapper vises med kun tekst (symboler benyttes for knapper som ikke har tekst).
  • Kun symboler: Knapper vises med kun symboler (tekster benyttes for knapper som ikke har symboler).
• Stil startsideelementer: Angir hvordan overskriften for startsideelementer skal formateres:
  • Symboler og tekst: Overskriften vises med både symboler og tekst (standard visning).
  • Kun tekst: Overskriften vises med kun tekst.
  • Kun symboler: Overskriften vises med kun symboler.

Innstillinger for påminnelser

• Standard påminnelsestid: Angir standardverdi for hvor mange minutter før start påminnelser sendes for avtaler, samtaler og møter.
• Standard påminnelse oppgaver: Angir standard tidspunkt for påminnelser for oppgaver som forfaller.
• Standard påminnelse brukerstøttesaker: Angir standard tidspunkt for påminnelser for brukerstøttesaker som forfaller.
• Standard påminnelse fødselsdager: Angir standard tidspunkt for påminnelser ved fødselsdager.

Innstillinger for kalender

• Vis møter: Angir om møter skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis avtaler: Angir om avtaler skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis oppgaver: Angir om oppgaver skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis samtaler: Angir om samtaler skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis ferie: Angir om ferie skal være synlig som standard i kalenderne.
• Vis fravær: Angir om fravær skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis helligdager: Angir om helligdager skal være synlige som standard i privat kalender.
• Vis navnedager: Angir om navnedager skal være synlige som standard i privat kalender.
• Vis merkedager: Angir om merkedager skal være synlige som standard i privat kalender.
• Vis fødselsdager: Angir om fødselsdager skal være synlige som standard i privat kalender.
• Vis ressursbookinger: Angir om ressursbookinger skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis brukerstøttesaker: Angir om brukerstøttesaker skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis prosjektaktiviteter: Angir om prosjektaktiviteter skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis filtermeny: Angir om nedtrekksmeny for kalenderfilter skal være tilgjengelig i kalenderne.
• Vis avdelingsfilter: Angir om nedtrekksmeny for avdeling skal være tilgjengelig i gruppekalenderen.
• Vis ansattfilter: Angir om nedtrekksmeny for ansatt skal være tilgjengelig i gruppekalenderen.
• Vis prosjektfilter: Angir om nedtrekksmeny for prosjekt skal være tilgjengelig i gruppekalenderen.
• Vis knapp for kalender/gruppekalender: Angir om knapp for hurtig overgang mellom kalender og gruppekalender skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for "Mine avtaler": Angir om knapp for hurtig overgang til "Mine avtaler" skal være synlig i din private kalender.
• Vis knapp for "Mine oppgaver": Angir om knapp for hurtig overgang til "Mine oppgaver" skal være synlig i din private kalender.
• Vis knapp for dagvisning: Angir om knapp for valg av dagsvisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for arbeidsukevisning: Angir om knapp for valg av arbeidsukevisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for ukevisning: Angir om knapp for valg av ukevisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for månedsvisning: Angir om knapp for valg av månedsvisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for årsvisning: Angir om knapp for valg av årsvisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis fullførte prosjektaktiviteter: Angir om fullførte prosjektaktiviteter (fremdrift = 100%) skal vises i kalenderne.

Se forøvrig Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender for informasjon om filtrering i kalenderen (kalenderfilter).

Lagre data

Når du har valgt de innstillingene du ønsker å bruke, velger du knappen "Lagre" enten nederst på siden eller i verktøylinjen. Tilpasningene dine vil iverksettes umiddelbart etter at du har lagret. Dermed kan du prøve deg frem med mange kombinasjoner for å finne den visningen som passer deg best.

Bruke standardinnstillinger

Hvis du ønsker å gå tilbake til standard visning (slik XS Office var i utgangspunktet), velger du knappen "Standard" fra verktøylinjen. Innstillingene vil da gå tilbake til standard oppsett. Velg så "Lagre" for å aktivere standard visning.

Relaterte emner

• Innledning - Personlige innstillinger
• Min side - Min profil
• Min side - Min håndsignatur
• Min side - Mine værinnstillinger
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside
• Min side - Min kalender
• Samhandling - Gruppekalender
• Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

"Min side - Min håndsignatur" lar deg legge inn en innskannet håndsignatur (underskrift) i XS Office. Denne kan du bruke til å "signere" tilbud du sender til kunder. Se Handel - Tilbud for mer informasjon om dette.

Signaturen du legger inn må være en bildefil med format JPG eller GIF. Filstørrelsen bør ikke overstige 50 kb.

Egenskaper for håndsignatur (Min side - Min håndsignatur)

Følgende opplysninger vises på denne siden:

• Filnavn: Filnavn for filen du har lagt inn.
• Filstørrelse: Størrelse for filen du har lagt inn.
• Sist endret: Angir tidspunkt du oppdaterte håndsignaturen sist.

Legge inn håndsignatur

Du legger til/endrer håndsignatur ved å velge "Endre signatur" på siden. I vinduet som kommer frem velger du "Bla gjennom" for å navigere deg frem til bildet av håndsignaturen du vil bruke. Vi anbefaler bruk av GIF, JPG eller PNG som format for håndsignatur. Klikk "Lagre" og den nye håndsignaturen er lagt inn i systemet.

Laste ned håndsignatur

Hvis du ønsker å åpne eller lagre signaturen du har lagt inn, velger du "Lagre bilde" på siden.

Slette håndsignatur

Hvis du ønsker å fjerne håndsignaturen og samtidig ikke erstatte den med en ny, velger du "Endre signatur" på siden. I vinduet som kommer frem velger du knappen "Slett".

Relaterte emner

• Innledning - Personlige innstillinger
• Min side - Min profil
• Handel - Tilbud

Introduksjon

"Min side - Mine værinnstillinger" lar deg angi hvilke målesteder du vil ha værmelding for i XS Office.

Se forøvrig Diverse - Været for informasjon om værdata i XS Office.

Relaterte emner

• Diverse - Været

Introduksjon

"Min side - Min farge-mal" lar deg velge hvilket fargetema du ønsker å benytte i XS Office. Fargetemaene angir hvilke farger som benyttes for elementer i hovedvinduet og andre vinduer. På engelsk benyttes som oftest betegnelsen "skin" for fargetema.

Fargetema kan også endres fra Min side - Min profil.

Tilgjengelige farge-maler/fargetema

Følgende farge-maler er tilgjengelige i XS Office:

• Silverado: Et fargetema med utgangspunkt i sølv og grå farge med gradienter. Dette er standard fargetema i XS Office.
• Blue Hawaii: Et fargetema med utgangspunkt i blå farge med gradienter.
• Greensleeves: Et fargetema med utgangspunkt i grønn farge med gradienter.
• Yellow Submarine: Et fargetema med utgangspunkt i gul farge med gradienter.
• Goldfinger: Et fargetema med utgangspunkt i en gullfarge med legeringer.
• Pink Cadillac: Et fargetema med utgangspunkt i rosa farge med gradienter.
• Lime Street: Et fargetema med utgangspunkt i limegrønn farge med gradienter.
• Black Velvet: Et fargetema med høy kontrast (hvitt på svart) for økt lesbarhet for svaksynte og ved lite lesbare skjermer.
• Pure Gray: Et fargetema i tradisjonelt grått uten gradienter. Kan med hell benyttes hvis skjerm/skjermkort ikke tillater gradienter og mange farger.
• Any Colour You Like: Et fargetema som vil bytte mellom de 7 øverste fargetemaene fra dag til dag. Dermed får du "Silverado" på mandag og "Lime Street" på søndag hvis du velger dette alternativet.

Endre farge-mal

For å endre farge-mal, klikker du på det alternativet du ønsker i listen og velger knappen "Lagre". Valget ditt vil aktiveres umiddelbart slik at du med én gang vil se hvordan det nye utseendet ble. "Aktiv farge-mal" under listen vil vise navnet på det fargetemaet som er aktivt i øyeblikket.

Fargetema kan også endres fra Min side - Min profil.

Relaterte emner

• Innledning - Personlige innstillinger
• Min side - Min profil

Introduksjon

"Min side - Min startside" lar deg bestemme hvordan startsiden din i XS Office skal se ut. Alle brukere av XS Office har sin egen unike startside slik at du kan tilpasse din startside nøyaktig til dine behov og ønsker uten at dette påvirker andre brukeres oppsett.

For å forenkle oppsett av startsiden, kan du bruke maler for startside. Det finnes en del ferdige maler i XS Office. Disse malene kan du tilpasse videre selv, eller du kan lage dine egne maler.

Hvis du ønsker at brukerne ikke skal kunne endre på sine startsider, kan du sette rettighetsbegrensninger for dette fra Admin - Tilgangskontroll.

Gå til redigeringsmodus for startside

Du kan aktivere redigeringsmodus for startside på flere måter:

• Naviger via menysystemet i XS Office til "Min side" -> "Min startside"
• Velg blyantsymbolet til høyre for søkefeltet i verktøylinjen på startsiden i XS Office.
• Naviger via hurtigtasten for startsideredigering. Se Innledning - Hurtigtaster.

Legge til elementer på startsiden

Alle tilgjengelige startsideelementer er listet opp i listen "Startsideelementer" til høyre i hovedvinduet. Denne listen er sortert på kategorier slik at det skal være enklere å finne frem til ønsket element. De elementene du har valgt på din startside vil være markert med en hake i listen. Du kan legge til nye elementer ved å klikke på dem i listen. Hvis du klikker på et element du allerede har på startsiden, vil elementet fjernes fra startsiden din.

Se "Tilgjengelige startsideelementer" på slutten av dette kapitlet for informasjon om hvilke startsideelementer som er tilgjengelige.

Fjerne elementer fra startsiden

Du kan enkelt fjerne et element fra startsiden ved å klikke på kryss-symbolet oppe i høyre hjørne av boksen som representerer det elementet du ikke ønsker å ha synlig lenger. Du kan også fjerne elementer ved å klikke på dem i listen "Startsideelementer" til høyre i hovedvinduet.

Koordinatsystemet

Når du redigerer startsiden, benyttes et koordinatsystem basert på piksler. Punktet helt oppe til venstre i området for startsideelementer har koordinatene (0,0) som betyr 0 piksler mot høyre (X-retning) og 0 piksler nedover (Y-retning).

Hvis skjermen din har en oppløsning på 1024x768 vil du typisk ha tilgjengelig ca 1000 x 500 piksler tilgjengelig for startsideelementer i XS Office. Hvis du plasserer elementer med høyere verdier enn dette (X+bredde eller Y+høyde) vil du oppleve at du får rullefelt (skrollbar) på startsiden din. Dette er omtrentlige verdier og vil avhenge av hvilken nettleser du bruker samt hvor mange verktøylinjer du har aktive i nettleseren. Du kan også øke tilgjengelig plass i høyden ved å tilpasse utseendet for hovedvinduet. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om dette.

Listen under viser tilsvarende for noen andre typiske skjermoppløsninger. Oppløsninger med rød bakgrunnsfarge anbefales ikke, gul farge indikerer minimumsvalg og grønn farge indikerer spesielt gode valg.

Skjermoppløsning	Tilgjengelig bredde (ca)	Tilgjengelig høyde (ca)	Kommentar
800 x 600	780	320	Anbefales ikke for bruk sammen med XS Office. Heter på fagspråket SVGA (Super Video Graphics Array) og benyttes i dag i liten grad på vanlige PCer.
1024 x 768	1000	480	Minste anbefalte oppløsning. Vanlig på skjermer på 15", på plasma-TVer og på mange bærbare PCer. Heter på fagspråket XGA (eXtended Graphics Array).
1366 x 768	1340	480	Kalles ofte for "HD Ready" og er et wide screen-format. Vanlig på mange flat-TVer med LCD-teknologi. Heter på fagspråket WXGA (Wide eXtended Graphics Array).
1280 x 1024	1260	740	Som oftest anbefalt oppløsning for skjermer på 17 til 19 tommer i 4:3-format. Heter på fagspråket SXGA (Super eXtended Graphics Array).
1400 x 1050	1380	770	Spesiell oppløsning som sjelden er standard oppløsning for skjermer. Heter på fagspråket SXGA+ (Super eXtended Graphics Array Plus).
1600 x 1200	1580	915	Som oftest anbefalt oppløsning for skjermer på 20 til 22 tommer i 4:3-format. Heter på fagspråket UXGA (Ultra eXtended Graphics Array).
1680 x 1050	1660	770	Som oftest anbefalt oppløsning for skjermer på 20 til 22 tommer i wide screen-format. Heter på fagspråket WSXGA+ (Wide Super Extended Graphics Array Plus).
1920 x 1080	1900	800	Kalles ofte for "Full HD" og er et wide screen-format. Heter på fagspråket WUXGA (Wide Ultra eXtended Graphics Array).
2048 x 1536	2020	1250	Spesielt høy oppløsning som sjelden er standard oppløsning for skjermer. Heter på fagspråket QXGA (Quad eXtended Graphics Array).

Hvert startsideelement indikeres i form av bokser. Bredden og høyden på disse boksene vil vise hvor mye plass startsideelementet vil oppta på startsiden din. Dette er også angitt i piksler. På statuslinjen nederst i hver boks vil du kunne se både plasseringen og størrelsen til startsideelementene angitt i form av 4 tall som representerer piksler. Tallene på statuslinjen har denne betydningen:

(X-koordinat,Y-koordinat) , (bredde,høyde)

Eksempel

Et startsideelement med bredde 300 piksler og høyde 200 piksler plassert 100 piksler fra venstre og 150 piksler fra topp får dermed følgende på statuslinjen:

(100,150) , (300,200)

For at du enklere skal vite hvor elementene er plassert, finnes det et rutenett som har streker hver 10. piksel. Dermed blir 10 ruter lik 100 piksler. Se under for mer informasjon om rutenettet og automatisk tilpasning til dette.

"Fest til rutenett"

For å forenkle plasseringen av bokser i forhold til hverandre, kan du bruke funksjonen "Fest til rutenett" (av engelsk "snap to grid"). Denne funksjonen finnes på verktøylinjen. Da vil boksene automatisk "limes" til rutenettet når du flytter dem rundt. Hvis du vil plassere bokser uavhengig av rutenettet, kan du slå av denne funksjonen fra verktøylinjen.

Flytte og endre størrelse for startsideelementer

Boksene som representerer startsideelementer kan flyttes ved å dra og slippe i topplinjen for hver enkelt boks. Når du beveger musepekeren over topplinjen for en boks, vil musepekerens utseende endres til et "flytte"-symbol med 4 piler.

For å endre størrelse på boksene, drar du "håndtaket nede i høyre hjørne av boksen. Når du beveger musepekeren over nedre høyre hjørne for en boks, vil musepekerens utseende endres til et "endre størrelse"-symbol med 2 diagonale piler.

Farger, kantlinjer og overskrifter

Hver enkelt boks kan ha eget oppsett for farger. Du kan endre farge for boksen ved å velge en av de 5 farge-knappene inne i boksen.

I tillegg kan du velge om startsideelementet skal ha kantlinje samt om overskriften for startsideelementet skal vises. Det finnes egne knapper for dette inne i hver boks.

Lagre startsiden

Når du er fornøyd med utseendet for startsiden velger du knappen "Lagre" på verktøylinjen. For å se hvordan startsiden ble seende ut, kan du velge "Til startside" fra verktøylinjen etter du har lagret oppsettet.

Tømme startsiden

Hvis du vil fjerne alle bokser i én operasjon, velger du knappen "Fjern alle" på verktøylinjen. Du vil da stå igjen med en tom startside.

Endre størrelse for redigeringsvinduet

For å få mer plass på skjermen til redigering av startside, kan du gjøre et eller flere av tiltakene under:

• Skjule venstremenyen ved å velge symbolet med to venstre-piler i tittellinjen. Se Innledning - Hovedvinduet for informasjon om hovedvinduets oppbygning.
• Dra skillelinjen mellom redigeringsområdet og listen over tilgjengelige startsideelementer mot høyre.
• Deaktiver valgene "Vis meny" og "Vis maler" på verktøylinjen.
• Tilpass hovedvinduet ved å fjerne topplinjen og/eller hovedmenyen. Se Min side - Mine innstillinger.

Bruk av maler

For å forenkle oppsett av startsiden for deg od de andre brukerne, kan du bruke maler for startside.

Bruke en ferdig mal

For å bruke en predefinert mal eller en mal du har laget/tilpasset selv, klikk på ønsket mal i listen over maler nede til høyre i vinduet. Husk at alle eventuelle startsideelementer du hadde lagt inn fra før vil fjernes. Det nye oppsettet ditt vil lagres hvis du velger knappen "Lagre" på verktøylinjen.

Endre en mal

For å endre en eksisterende mal, velg malen du vil korrigere fra listen over maler nede til høyre. Når du har utført de endringene du ønsket å utføre, velger du "Lagre som mal" fra verktøylinjen. I vinduet som kommer opp velger du navnet på den malen du vil overskrive i rullegardinen "Lagre som". Du kan eventuelt også legge inn et notat som vil knyttes til malen. Når du er ferdig, velger du knappen "Lagre" for å lagre malen.

Lage en ny mal

Hvis du vil opprette en ny mal, følger du prosedyren i punktet "Endre en mal" over. Den eneste forskjellen er at du ikke velger mal i "Lagre som"-rullegardinen. Denne lar du stå til "Ny mal" og skriver inn navnet for den nye malen i feltet "Navn på mal".

Det kan ofte være hensiktsmessig å lage en ny mal basert på en eksisterende slik at du slipper å starte med "blanke ark" for hver mal.

Slette en mal

En mal kan slettes ved å velge "Lagre som mal" fra verktøylinjen. I vinduet som kommer opp, velger du ønsket mal i feltet "Lagre som". Når du har valgt den du vil slette, velger du knappen "Slett" og bekrefter advarselen som kommer opp.

Tilgjengelige startsideelementer

Tilgjengelige startsideelementer vil avhenge av hvilken versjon av XS Office du har. Tabellen under viser hvilke elementer som er tilgjengelige fordelt på kategori samt hvilke versjoner de inngår i. Slik leser du informasjonen om versjon:

• Alle: Angir at startsideelementet er tilgjengelig i alle versjoner av XS Office.
• INV, ENT: Angir at startsideelementet er tilgjengelig for brukere av XS Office Invoicing Edition og XS Office Enterprise Edition.
• PRO, ENT: Angir at startsideelementet er tilgjengelig for brukere av XS Office Professional Edition og XS Office Enterprise Edition.
• ENT: Angir at startsideelementet kun er tilgjengelig for brukere av XS Office Enterprise Edition.

Dagen i dag	Versjon	Beskrivelse
Dagen i dag	Alle	Viser faktainformasjon om dagens dato.
Dagens sitat	Alle	Viser dagens sitat/visdomsord. Det vil komme et nytt for hver dag.
Klokka	Alle	Viser en analog klokke med urvisere.
Merkedag	Alle	Viser informasjon om merkedag hvis dagens dato er en merkedag.
Navnedag	Alle	Viser navn på personer som har navnedag i dag.
Sol opp/ned	Alle	Viser informasjon om tidspunkt for soloppgang og solnedgang for tre norske byer.
Stjernetegn	Alle	Viser informasjon om stjernetegn som dagens dato tilhører.
Verdensur	Alle	Viser klokkeslett for lokal tid samt 12 utvalgte steder rundt omkring i verden.
Årets helligdager	Alle	Viser oversikt over inneværende års offentlige helligdager.
Min side	Versjon	Beskrivelse
Dagens avtaler	Alle	Viser oversikt over alle dine planlagte avtaler for i dag.
Dagens hendelser	Alle	Viser oversikt over dagens avtaler, møter, oppgaver, telefonsamtaler og brukerstøttesaker du er ansvarlig for.
Dagens oppgaver	Alle	Viser oversikt over alle dine ikke-fullførte oppgaver med forfall i dag.
Det skjer denne uka	Alle	Viser liste over planlagte aktiviteter og andre ting som skjer eller har forfall inneværende uke.
Det skjer i dag	Alle	Viser liste over planlagte aktiviteter og andre ting som skjer eller har forfall i dag.
Det skjer i morgen	Alle	Viser liste over planlagte aktiviteter og andre ting som skjer eller har forfall i morgen.
Forfalte avtaler	Alle	Viser oversikt over avtaler som er forbigått i tid uten at de er markert som gjennomført eller avlyst.
Forfalte oppgaver	Alle	Viser oversikt over alle dine oppgaver som er forfalt uten at de er markert som fullført.
Fødselsdager	Alle	Viser liste over fødselsdagene du har registrert sortert på antall dager til bursdag.
Min profil	Alle	Viser personalia og annen informasjon som definert under "Min side" -> "Min profil".
Mine favoritter	Alle	Viser liste over dine favoritter/bokmerker.
Mitt bilde	Alle	Viser foto av deg selv som definert under "Min side" -> "Min profil".
Morgendagens avtaler	Alle	Viser oversikt over alle dine planlagte avtaler for i morgen.
Morgendagens oppgaver	Alle	Viser oversikt over alle dine ikke-fullførte oppgaver med forfall i morgen.
Organisasjon	Versjon	Beskrivelse
Kjerneverdier	Alle	Viser din organisasjons kjerneverdier som angitt under "Organisasjon" -> "Visjon og verdier".
Misjon	Alle	Viser din organisasjons misjon som angitt under "Organisasjon" -> "Visjon og verdier".
Organisasjonens historie	Alle	Viser din organisasjons historie som angitt under "Organisasjon" -> "Historie".
Organisasjonens logo	Alle	Viser organisasjonens logo.
Organisasjonens policy	Alle	Viser din organisasjons policy som angitt under "Organisasjon" -> "Policy".
Visjon	Alle	Viser din organisasjons visjon som angitt under "Organisasjon" -> "Visjon og verdier".
Meldinger	Versjon	Beskrivelse
Mottatte direktemeldinger	PRO,ENT	Viser liste over dine 5 sist mottatte direktemeldinger.
Sendte direktemeldinger	PRO,ENT	Viser liste over dine 5 sist sendte direktemeldinger.
Siste fra innboksen	PRO,ENT	Viser liste over dine 5 sist mottatte e-postmeldinger.
Siste sendte e-poster	PRO,ENT	Viser liste over dine 5 sist sendte e-postmeldinger.
Samhandling	Versjon	Beskrivelse
Avstemninger	Alle	Viser oversikt over pågående avstemninger med mulighet for å gi din stemme.
Felles favoritter	Alle	Viser liste over felles favoritter/bokmerker.
Kunngjøringer	Alle	Viser oversikt over 5 siste kunngjøringer.
Siste fra forumet	Alle	Viser oversikt over 5 siste diskusjonstråder med endringer/nye innlegg.
Siste ressursbookinger	Alle	Viser oversikt over 5 sist endrede ressursbookinger.
Tilstedeværelse	Alle	Viser oversikt over tilstedeværelsesstatus for alle ansatte.
Prosjekt	Versjon	Beskrivelse
Dagens møter	PRO,ENT	Viser oversikt over alle dine planlagte møter for i dag.
Mine møtegjøremål	PRO,ENT	Viser oversikt over 20 siste gjøremål registrert etter møter.
Mine prosjektaktiviteter	PRO,ENT	Gir oversikt over prosjektaktiviteter du er ansvarlig for som du ikke har markert som fullført.
Mine prosjekter	PRO,ENT	Viser oversikt over alle prosjekter du deltar i.
Morgendagens møter	PRO,ENT	Viser oversikt over alle dine planlagte møter for i morgen.
CRM	Versjon	Beskrivelse
Dagens samtaler	PRO,ENT	Viser oversikt over alle dine planlagte telefonsamtaler for i dag.
Forfalte brukerstøttesaker	PRO,ENT	Viser oversikt over alle forfalte brukerstøttesaker.
Forfalte samtaler	PRO,ENT	Viser oversikt over telefonsamtaler som er forbigått i tid uten at de er markert som gjennomført eller avlyst.
Mine salgsmuligheter	PRO,ENT	Viser oversikt over dine salgsmuligheter innenfor definerbar periode.
Morgendagens samtaler	PRO,ENT	Viser oversikt over alle dine planlagte telefonsamtaler for i morgen.
Salg - Dashboard	PRO,ENT	Viser en grafisk oversikt over totalsalg siste 12 dager, uker eller måneder.
Salg - Nøkkeltall	PRO,ENT	Viser en oversikt over nøkkeltall for salgsaktiviteter og andre kundeaktiviteter for inneværende uke.
Salg - Pipeline	PRO,ENT	Viser status for salgsmuligheter, tilbud og salgsordrer innenfor fritt definerbar periode.
Salgsmuligheter	PRO,ENT	Gir oversikt over salgsmuligheter innenfor definerbar periode.
Salgsmuligheter min avdeling	PRO,ENT	Viser oversikt over salgsmuligheter for din avdeling innenfor definerbar periode.
Salgsmuligheter min region	PRO,ENT	Viser oversikt over salgsmuligheter for din salgsregion innenfor definerbar periode.
Siste brukerstøttesaker	PRO,ENT	Viser oversikt over de 5 sist opprettede brukerstøttesakene.
Siste firmaoppføringer	PRO,ENT	Viser oversikt over 5 sist endrede firmaoppføringer.
Siste kontaktoppføringer	PRO,ENT	Gir oversikt over 5 sist endrede kontaktpersoner.
Timer	Versjon	Beskrivelse
Mitt timeforbruk	PRO,ENT	Viser sammendrag for timeregistreringen din for ulike perioder. Visningen viser registrerte timer, fakturerbare timer, fakturerbar andel i prosent samt antall ufakturerte timer for hver periode.
Timeforbruk min avdeling	PRO,ENT	Viser sammendrag for timeregistreringen i din avdeling for ulike perioder. Visningen viser registrerte timer, fakturerbare timer, fakturerbar andel i prosent samt antall ufakturerte timer for hver periode.
Timeforbruk totalt	PRO,ENT	Viser sammendrag for timeregistreringen for hele organisasjonen for ulike perioder. Visningen viser registrerte timer, fakturerbare timer, fakturerbar andel i prosent samt antall ufakturerte timer for hver periode.
Dokumenter	Versjon	Beskrivelse
Siste dokumenter	PRO,ENT	Viser oversikt over 5 sist endrede dokumenter.
Handel	Versjon	Beskrivelse
Faktura	INV,ENT	Gir oversikt over utgående faktura innenfor definerbar periode.
Forfalte fakturaer	INV,ENT	Viser oversikt over utgående fakturaer som er forfalt til betaling.
Forfalte salgsordrer	INV,ENT	Viser oversikt over salgsordrer som har forfalt ordredato og ikke er markert som levert.
Hurtigordre fra produkt	ENT	Viser deg produktregisteret med mulighet for å hurtig opprette en salgsordre basert på et produkt.
Kommende fakturaer	INV,ENT	Viser oversikt over utgående fakturaer som ikke er forfalt.
Kommende salgsordrer	INV,ENT	Viser oversikt over salgsordrer med fremtidig ordredato.
Kreditnota	INV,ENT	Gir oversikt over utgående kreditnotaer innenfor definerbar periode.
Mine salgsordrer	INV,ENT	Viser oversikt over dine salgsordrer innenfor definerbar periode.
Mine tilbud	INV,ENT	Viser oversikt over dine utgående tilbud innenfor definerbar periode.
Salg - Topp 10 avdelinger	INV,ENT	Viser oversikt over 10 beste salgsavdelinger innenfor fritt definerbar periode.
Salg - Topp 10 regioner	INV,ENT	Viser oversikt over 10 beste salgsregioner innenfor fritt definerbar periode.
Salg - Topp 10 selgere	INV,ENT	Viser oversikt over 10 beste selgere innenfor fritt definerbar periode.
Salgsordrer	INV,ENT	Gir oversikt over salgsordrer innenfor definerbar periode.
Salgsordrer min avdeling	INV,ENT	Viser oversikt over salgsordrer for din avdeling innenfor definerbar periode.
Salgsordrer min region	INV,ENT	Viser oversikt over salgsordrer for din salgsregion innenfor definerbar periode.
Salgsstatistikk	INV,ENT	Viser statistikk for dine salg, salg i din avdeling, i din salgsregion og totalt.
Tilbud	INV,ENT	Gir oversikt over sendte tilbud innenfor definerbar periode.
Tilbud min avdeling	INV,ENT	Viser oversikt over utgående tilbud for din avdeling innenfor definerbar periode.
Tilbud min region	INV,ENT	Viser oversikt over utgående tilbud for din salgsregion innenfor definerbar periode.
Diverse	Versjon	Beskrivelse
Enhetsregisteret	Alle	Lar deg søke etter foretaksopplysninger i Enhetsregisteret i Brønnøysund.
Finn kartsøk	Alle	Lar deg søke etter adresser med karttjeneste på finn.no.
Google	Alle	Lar deg søke med Google.
Google, Live, Yahoo, Kvasir	Alle	Lar deg søke i 4 søkemotorer på Internett samtidig.
Gule Sider	Alle	Lar deg søke hos Gule Sider.
Gule Sider kartsøk	Alle	Lar deg søke etter adresser med Gule Siders karttjeneste.
Gule Sider rubrikk	Alle	Lar deg søke i Gule Siders rubrikkannonser.
Kalkulator	Alle	Gir deg en kalkulator for enkle matematiske beregninger.
Norsk ordbok	Alle	Lar deg søke etter staving og ordlyd for ord og vendinger i Bokmålsordboka og Nynorskordboka.
Norsk/engelsk ordbok	Alle	Lar deg oversette norske ord og uttrykk til engelsk med Websters online-tjeneste.
Opplysningen 1881	Alle	Lar deg søke hos Opplysningen 1881 etter firma/bransje eller person.
Posten adressesøk	Alle	Lar deg søke etter adresser i Postens adressebok på Internett.
Posten pakkesporing	Alle	Lar deg søke etter postsendinger hos Posten basert på sendingsnummer.
Purehelp	Alle	Lar deg søke etter foretak i PureHelps database.
Søk i XS Office	Alle	Gir deg et søkefelt for søk i XS Office.
Telefonkatalogen	Alle	Lar deg søke i Telefonkatalogen.
Wikipedia	Alle	Lar deg søke etter ord og uttrykk hos Wikipedia.
XS Office-logo	Alle	Viser logo for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Startsiden
• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Personlige innstillinger
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Mine innstillinger
• Admin - Tilgangskontroll

"Organisasjon" inneholder informasjon og funksjonalitet rundt din organisasjon. Her kan du blant annet få oversikt over foretaksinformasjon, ansatte, styret og aksjonærer.

Introduksjon

"Organisasjon - Fakta" viser oversikt over informasjon som er lagret om organisasjonen din. Mange av disse opplysningene danner grunnlag for innhold i tilbud, ordre, faktura og kreditnota. Det er derfor viktig at disse opplysningene er korrekte.

Du kan ikke endre opplysninger om foretaket ditt her. For å gjøre endringer, se Admin - Organisasjonsfakta.

Det er også viktig at du legger inn korrekt logo for organisasjonen siden denne vil fremkomme i dokumenter som sendes til andre. Se Organisasjon - Logo for informasjon om hvordan du legger inn din logo.

Tilgjengelige parametere

Følgende opplysninger finnes i faktalisten:

• Navn: Angir din organisasjons navn. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
• Postadresse: Angir din organisasjons postadresse. Benyttes som adresse for betalingsmottaker i tilbud/ordre/faktura.
• Besøksadresse: Angir din organisasjons besøksadresse.
• Telefon: Angir din organisasjons telefonnummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
• E-postadresse: Angir din organisasjons felles e-postadresse. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
• Telefaks: Angir din organisasjons telefaksnummer. Benyttes blant annet i tilbud/ordre/faktura.
• Web-side: Angir din organisasjons navn. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
• Organisasjonsnummer: Angir din organisasjons organisasjonsnummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
• Daglig leder: Angir hvem som er daglig leder. Benyttes i organisasjonsplan. Se Organisasjon - Organisasjonsplan.
• Bankforbindelse: Angir navn på din organisasjons bankforbindelse.
• Bankkontonummer: Angir din organisasjons bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
• Regnskapsbyrå: Angir navn på din organisasjons regnskapsbyrå.
• Revisor: Angir navn på din organisasjons revisor.
• Internett-leverandør: Angir navn på din organisasjons Internett-leverandør (ISP).

Relaterte emner

• Organisasjon - Logo
• Organisasjon - Organisasjonsplan
• Handel - Tilbud
• Handel - Salgsordrer
• Handel - Utgående faktura
• Handel - Kreditnota
• Admin - Organisasjonsfakta

Introduksjon

"Organisasjon - Logo" gir deg mulighet til å legge inn organisasjonens logo. Logoen vil fremkomme på tilbud, ordre, faktura og kreditnota du sender fra XS Office.

Logoen bør helst være av formatene GIF eller JPG. Det er også viktig at filstørrelsen ikke er for stor. Vi anbefaler at logoen ikke er større enn 50 kb. Dette fordi logoen vil inkluderes i dokumenter/vedlegg som sendes til kunder og andre. Du kan bruke et vanlig bildebehandlingsprogram for å krympe filstørrelsen for logoen din. Hvis logoen hovedsaklig består av streker, tekst og grafikk, er som oftest GIF-formatet å foretrekke. Dette formatet støtter også gjennomsiktighet slik at du kan angi en evt. bakgrunnsfarge som gjennomsiktig slik at den vil gå i ett med bakgrunnen. JPG-formatet vil kun være gunstig hvis logoen inneholder et fotografi. I tilfelle vil da ofte JPG-formatet gi mindre filstørrelse fordi JPG komprimerer fotografier bedre enn GIF-formatet.

Se http://no.wikipedia.org/wiki/gif for mer informasjon om GIF-formatet og http://no.wikipedia.org/wiki/jpg for informasjon om JPG-formatet.

Du kan også vise logoen på startsiden din. Se Min side - Min startside.

Egenskaper for logo (Organisasjon - Logo)

Følgende opplysninger vises på denne siden:

• Filstørrelse: Størrelse for filen du har lagt inn.
• Sist endret: Angir tidspunkt du oppdaterte logoen sist.
• Endret av: Angir hvem som oppdaterte logoen sist.

Legge inn logo

Du legger til/endrer logo ved å velge "Endre logo" på siden. I vinduet som kommer frem velger du "Bla gjennom" for å navigere deg frem til bildet av logoen du vil bruke. Vi anbefaler bruk av GIF eller JPG som format for logoen. Klikk "Lagre" og den nye logoen er lagt inn i systemet.

Slette logo

Hvis du ønsker å fjerne logoen og samtidig ikke erstatte den med en ny, velger du "Endre logo" på siden. I vinduet som kommer frem velger du knappen "Slett".

Relaterte emner

• Min side - Min startside
• Organisasjon - Fakta
• Handel - Tilbud
• Handel - Salgsordrer
• Handel - Utgående faktura
• Handel - Kreditnota
• Admin - Organisasjonsfakta

Introduksjon

"Organisasjon - Ansatte" viser oversikt over organisasjonens ansatte. Du kan registrere ansatte selv om de ikke har en brukerkonto for XS Office. Ansatte som har brukerkonto vil symboliseres med grønn dress i listen. Ansatte uten brukerkonto i XS Office vil ha blå dress i listen. Det finnes også en grafisk fremstilling over de ansatte fordelt på avdelinger. Se Organisasjon - Organisasjonsplan for informasjon om denne.

Hvis du ønsker informasjon om tilstedeværelse for de ansatte, se Samhandling - Tilstedeværelse.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansatte og endring av informasjon. For endring av dine egne personalia, se Min side - Min profil.

Felter i liste over ansatte

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for ansatte (Organisasjon - Ansatte).

• (Konvolutt med lyn): Klikk for å sende en direktemelding til den ansatte. Se Meldinger - Direktemeldinger ut.
• Navn: Navn på ansatt. Symbol med grønn dress = har brukerkonto. Blå dress = har ikke brukerkonto. Klikk for å åpne ansattkortet.
• Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
• Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
• E-postadresse: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte. Se Meldinger - Sendte elementer.
• Direktetelefon: Telefonnummer til ansatt på arbeidsstedet.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk for å sende en SMS til den ansatte. Se Meldinger - Sendte SMS.
• Hjemmetelefon: Hjemmetelefonnummer til ansatt.

Vise bilder av ansatte i listen

Hvis du ønsker å se bilder av ansatte i listen, velger du knappen "Vis foto" i verktøylinjen. Ansattlisten vil da utvides og bilder av ansatte vil komme frem under navnene deres. For å slå av visning av fotografier, velg "Skjul foto" fra verktøylinjen.

Ansattkort/visittkort

Når du klikker på navnet til en ansatt i ansattlisten, vil du åpne ansattkortet (visittkort for ansatt). Ansattkortet inneholder følgende informasjon:

• Navn: Navn på ansatt etterfulgt av et symbol som indikerer ansattes kjønn.
• (Bilde): Viser fotografi av ansatt.
• Initialer: Initialer for ansatt.
• Tittel: Yrkestittel/stillingstittel for den ansatte.
• E-post: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte.
• Telefon direkte: Telefonnummer til ansatt på arbeidsstedet. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk på telefonnummer for å sende SMS. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
• Hjemmetelefon: Hjemmetelefonnummer til ansatt. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
• Notat: Fritekstnotat for ansatt.
• Hjemmeadresse: Hjemmeadresse for ansatt.
• Bankkontonr.: Bankkontonummer for ansatt.
• Personlig webside: Adresse til privat hjemmeside for ansatt.
• Fødselsdato: Fødselsdato for ansatt.
• Ansettelsesstatus: Ansettelsesstatus for ansatt.
• Stillingsprosent: Stillingsprosent for ansatt angitt i %.
• Ansatt siden: Ansettelsesdato for den ansatte.
• Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
• Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
• Opprettet: Tidspunkt den ansatte ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt den ansatte ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Click-to-call

Hvis du har avtale om integrert IP-telefoni i XS Office, kan du ringe til de ansatte direkte fra XS Office. Dette kalles ofte "Click-to-call" siden du kan starte en samtale ved å klikke på et ikon.

Sende direktemelding til en ansatt

Du sender direktemelding til en ansatt ved å klikke på lynsymbolet til venstre for navnet til den aktuelle ansatte i ansattlisten. Du kan også sende en direktemelding ved å klikke på knappen "Direktemelding" på ansattkortet. Se Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om direktemeldinger i XS Office.

Sende e-post til en ansatt

Du kan sende en e-post til en ansatt ved å klikke på e-postadressen i listen. Du kan også sende e-post ved å klikke på e-postadressen i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om e-post i XS Office.

Sende SMS til en ansatt

Du kan sende en SMS til en ansatt ved å klikke på mobiltelefonnummeret i listen. Du kan også sende SMS ved å klikke på mobiltelefonnummeret i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om SMS i XS Office.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Organisasjon - Organisasjonsplan
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Sendte SMS
• Meldinger - Direktemeldinger ut
• Samhandling - Tilstedeværelse
• Admin - Ansatte
• Admin - Brukere vs ansatte

Introduksjon

"Organisasjon - Organisasjonsplan" inneholder en grafisk visning med trestruktur av strukturen for din organisasjon. Visningen er automatisk generert og baserer seg på informasjon lagt inn i XS Office om ansatte, avdelinger, daglig leder, styret og eiere.

Oppbygning av organisasjonsplanen

Organisasjonsplanen er bygd opp med følgende seksjoner:

• Eiere: Viser liste over organisasjons eiere (aksjonærer) med prosentvis eierandel angitt i parentes.
• Styret: Viser oversikt over organisasjons styre. Styreformannen er uthevet. Roller angitt i parentes.
• Daglig leder: Angir hvem som er registrert som daglig leder.
• Avdeling 1: Angir navn på avdeling 1 samt oversikt over ansatte i denne avdelinger. Avdelingsleder øverst i listen med uthevet skrift.
• ...
• Avdeling N: Angir navn på avdeling N samt oversikt over ansatte i denne avdelinger. Avdelingsleder øverst i listen med uthevet skrift.

Legge inn informasjon om eiere (aksjonærer)

Se Organisasjon - Aksjonærer.

Legge inn informasjon om styrets sammensetning

Se Organisasjon - Styret.

Legge inn daglig leder

Daglig leder registrerer du på siden Admin - Organisasjonsfakta.

Legge inn organisasjonens avdelinger

Se Admin - Avdelinger.

Koble ansatte til korrekt avdeling

Se Admin - Ansatte.

Relaterte emner

• Organisasjon - Aksjonærer
• Organisasjon - Styret
• Admin - Organisasjonsfakta
• Admin - Avdelinger
• Admin - Ansatte

Introduksjon

"Organisasjon - Styret" gir deg oversikt over styresammensetningen i organisasjonen og rollefordelingen i styret. De data du registrerer her vil også fremkomme på organisasjonsplanen (se Organisasjon - Organisasjonsplan).

Styremedlemmene registreres med navn, eventuelt notat samt hvilken rolle de besitter i styret.

Du kan også registrere organisasjonens eiere/aksjonærer. Se Organisasjon - Aksjonærer for informasjon om dette.

Generelt om styrer

Det er lovpålagt at aksjeselskaper skal ha et styre på minimum en, tre eller fem medlemmer, alt etter størrelsen på bedriften. Videre skal alle aksjeselskaper ha en styreleder, og det skal være registrert i Foretaksregisteret hvem dette er.

Styret har et overordnet ansvar for bedriften som helhet. Det må forvalte dette ansvaret i forhold til alle interessegrupper. Det betyr at styret skal ikke bare ivareta aksjonærenes interesse, men også ta hensyn til ledelse, ansatte, kunder, leverandører, myndigheter og opinion. Det betyr igjen at styret både skal sørge for at bedriften utvikler seg videre og kontrollere og eventuelt korrigere administrasjonen slik at det ikke bærer galt av sted. Derfor deler vi ofte arbeidet inn i:

• Service og veiledningsoppgaven som inkluderer strategiarbeid og utvikling av bedriften, samt å støtte daglig leder med dette og på andre måter.
• Kontrolloppgaven som inkluderer økonomisk styring og kontroll, og det å ha et kritisk blikk på hvordan bedriften utvikler seg og disposisjoner som gjøres av ledelsen.

Hva sier aksjeloven?

Paragraf 6-12 i aksjeloven sier følgende:

Felter i oversikt over styremedlemmer

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikten over styremedlemmer (Organisasjon - Styret).

• Navn: Navn på styremedlem. Klikk for å åpne styremedlemsoppføring.
• Rolle: Angir hvilken rolle styremedlemmet har i styret. Se under.
• Notat: Fritekstnotat for styremedlem.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret oppføringen sist.

Roller i styret

Følgende roller kan tilordnes medlemmene i styret:

• Styreformann: Styrets leder. Vises i uthevet tekst i oversikten over styremedlemmer.
• Varaformann: Stedfortreder for styrets leder ved fravær.
• Nestleder: Nestleder i styret.
• Styremedlem: Ordinært medlem i styret.
• Varamedlem: Stedfortreder for styrets medlemmer ved fravær.
• Kasserer: Ansvarlig for økonomi i styret.
• Sekretær: Ansvarlig for skriftlig dokumentasjon i forbindelse med styremøter.

Registrere nytt styremedlem

Nye styremedlemmer opprettes ved å velge "Nytt styremedlem" fra verktøylinjen på siden Organisasjon - Styret.

Innfyllingsfelter for styremedlemmer

Vinduet for styremedlemmer har følgende innfyllingsfelter:

• Navn: Navn på styremedlem.
• Notat: Fritekstnotat for styremedlem.
• Rolle: Angir hvilken rolle styremedlemmet har i styret. Se over.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Slette styremedlemmer

Styremedlemmer kan slettes ved å åpne vinduet for styremedlem (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere liste over styremedlemmer

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Organisasjon - Organisasjonsplan
• Organisasjon - Aksjonærer

Introduksjon

"Organisasjon - Aksjonærer" gir deg oversikt over eiere/aksjonærer i organisasjonen. De data du registrerer her vil også fremkomme på organisasjonsplanen (se Organisasjon - Organisasjonsplan).

Aksjonærene registreres med navn, eventuelt notat samt hvor stor prosentandel/aksjepost de besitter.

Du kan også registrere data om organisasjonens styre. Se Organisasjon - Styret for informasjon om dette.

Felter i oversikt over eiere/aksjonærer

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikten over eiere/aksjonærer (Organisasjon - Aksjonærer).

• Navn: Navn på eier/aksjonær. Klikk for å åpne aksjonæroppføring.
• Andel [%]: Angir aksjonærens eierandel i prosent (aksjepost).
• Notat: Fritekstnotat for aksjonær/eier.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret oppføringen sist.

Registrere ny eier/aksjonær

Nye eiere/aksjonærer opprettes ved å velge "Ny aksjonær" fra verktøylinjen på siden Organisasjon - Aksjonærer.

Innfyllingsfelter for eiere/aksjonærer

Vinduet for eiere/aksjonærer har følgende innfyllingsfelter:

• Navn: Navn på eier/aksjonær.
• Notat: Fritekstnotat for eier/aksjonær.
• Prosentandel: Angir aksjonærens eierandel i prosent (aksjepost).
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Slette aksjonærer

Aksjonærer kan slettes ved å åpne vinduet for aksjonær (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere liste over eiere/aksjonærer

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Organisasjon - Organisasjonsplan
• Organisasjon - Styret

Introduksjon

"Organisasjon - Forretningside" lar deg definere organisasjonens forretningsidé. Se under for informasjon om begrepet "forretningsidé".

Definisjon

Det er viktig at du har en visjon for foretaket ditt. Du bør kunne forestille deg hvordan du helst vil at foretaket skal utvikle seg. For eksempel: hvordan ønsker jeg at foretaket skal være om 5 - 10 år. Visjoner vil være førende for den mer konkrete og strategiske planleggingen. Forretningsideen er en konkretisering av den kanskje noe "høytsvevende" visjonen. Forretningsideen skal kort og konkret gi svar på hvorfor kundene skal velge din bedrift foran andre. "Hva er det som skal gjøre mitt foretak til noe unikt?" Tydelige og målbare mål for foretaket ditt er også viktig.

Det første du skal gjøre er å forsøke å strukturere og formulere forretningsidéen i en forretningsplan. Når du lager denne, kan du for eksempel skrive litt om:

• Hvilke varer eller tjenester det er du vil selge.
• Hvem det er som skal kjøpe disse (målgruppe).
• Om det finnes et marked for det du vil selge (markedsanalyse).
• Hva som er dine sterke sider sammenlignet med dine konkurrenter. Se CRM - Konkurrenter for konkurrentanalyse i XS Office.

Endre forretningsidé

For å endre på tekst for forretningsidé, velg knappen "Rediger" nederst på siden. For å lagre endringer, klikk på "Lagre".

Relaterte emner

• Organisasjon - Visjon og verdier
• Organisasjon - Policy
• Organisasjon - Historie
• CRM - Konkurrenter

Introduksjon

"Organisasjon - Visjon og verdier" lar deg definere organisasjonens visjon, misjon og kjerneverdier. Se under for definisjon av begrepene.

Visjon, misjon og kjerneverdier er tilgjengelig som startsideelementer i XS Office. Du kan legge dem inn på startsiden slik at de blir mer synlig i hverdagen. Se Min side - Min startside for informasjon om hvordan du gjør dette.

Definisjoner

• Visjon: Organisasjonens visjon definerer hvor organisasjonen ønsker å være i fremtiden. Visjonen skal gjenspeile et optimistisk syn på organisasjonens fremtid og hva organisasjonen vil oppnå. Den skal være en inspirasjonskilde for organisasjonens medlemmer.
• Misjon: Organisasjonens misjon definerer hvordan organisasjonen er i dag, definerer eventuelle kunder og hvorfor organisasjonen eksisterer.
• Verdier: Kjerneverdiene angir hvilke verdier (ofte emosjonelle egenskaper) som skal følges i organisasjonens fremferd. Dette skal gjenspeile organisasjonens kultur og prioriteringer.

Endre visjon, misjon eller kjerneverdier

For å endre på tekst for disse, velg knappen "Rediger" nederst på siden. For å lagre endringer, klikk på "Lagre".

Relaterte emner

• Min side - Min startside
• Organisasjon - Forretningside
• Organisasjon - Policy
• Organisasjon - Historie

Introduksjon

"Organisasjon - Policy" lar deg definere organisasjonens policy (leveregler). Se under for en definisjon av begrepet "policy".

Organisasjonens policy er tilgjengelig som startsideelement i XS Office. Du kan legge den inn på startsiden slik at den blir mer synlig i hverdagen. Se Min side - Min startside for informasjon om hvordan du gjør dette.

Definisjon

Organisasjonens policy beskriver hvilke handlingsmønstre som benyttes for å foreta beslutninger samt hvordan organisasjonen skal opptre utad overfor andre.

Policyen kan både si noe om hvordan ansatte/medlemmer skal opptre internt og hvordan de skal opptre eksternt.

Endre policy

For å endre på tekst for policy, velg knappen "Rediger" nederst på siden. For å lagre endringer, klikk på "Lagre".

Relaterte emner

• Min side - Min startside
• Organisasjon - Forretningside
• Organisasjon - Visjon og verdier
• Organisasjon - Historie

Introduksjon

"Organisasjon - Historie" lar deg legge inn informasjon om organisasjonens tilblivelse, oppstart og historikk så langt. Du kan ta med sentrale årstall og hendelser som har påvirket organisasjonen og organisasjonens ansatte/medlemmer.

Registrere historikk

For å endre på tekst for historie, velg knappen "Rediger" nederst på siden. For å lagre endringer, klikk på "Lagre".

Relaterte emner

• Organisasjon - Forretningside
• Organisasjon - Visjon og verdier
• Organisasjon - Policy

Introduksjon

"Organisasjon - Fødselsdager" viser oversikt over fødselsdager for organisasjonens ansatte/medlemmer samt hvor lenge det er til hver av dem har bursdag.

Bursdagene for alle ansatte vil være synlig i gruppekalenderen (Samhandling - Gruppekalender).

Du kan også ha ditt private fødselsdagsregister med mulighet for påminnelser. Se Min side - Fødselsdager for informasjon om dette.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansatte og endring av informasjon. For endring av dine egne personalia, se Min side - Min profil.

Felter i fødselsdagsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i fødselsdagslisten (Organisasjon - Fødselsdager).

• Navn: Angir navn på ansatt. Klikk for å vise visittkort for ansatt. Se Organisasjon - Ansatte.
• Fødselsdato: Angir fødselsdato for den ansatte.
• Stjernetegn: Angir stjernetegn for den ansatte med bilde og navn.
• Alder: Angir alder for den ansatte per dags dato.
• Dager til bursdag: Angir antall dager til bursdag for den ansatte.
• Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
• E-postadresse: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte. Se Meldinger - Sendte elementer.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk for å sende en SMS til den ansatte. Se Meldinger - Sendte SMS.

Sende e-post til en ansatt

Du kan sende en e-post til en ansatt ved å klikke på e-postadressen i listen. Du kan også sende e-post ved å klikke på e-postadressen i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om e-post i XS Office.

Sende SMS til en ansatt

Du kan sende en SMS til en ansatt ved å klikke på mobiltelefonnummeret i listen. Du kan også sende SMS ved å klikke på mobiltelefonnummeret i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om SMS i XS Office.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Min side - Fødselsdager
• Organisasjon - Ansatte
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Sendte SMS
• Samhandling - Gruppekalender
• Diverse - Navnedager
• Admin - Ansatte

Introduksjon

"Organisasjon - Gullklokka" viser oversikt over hvor lenge hver enkelt ansatt har jobbet i organisasjonen. Her vil du kunne se når hver av de ansatte ble ansatt.

Hvis organisasjonen har premiering for lang fartstid i organisasjonen, kan oversikten også benyttes til å holde orden på når hver enkelt skal premieres/hedres. Du kan bestemme selv hvor mange år dette skal være. Se Admin - Globale innstillinger for å endre antall år før premiering.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansattes ansettelsesdato.

Felter i listen over ansettelsestid

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ansettelsestid (Organisasjon - Gullklokka).

• Navn: Angir navn på ansatt. Klikk for å vise visittkort for ansatt. Se Organisasjon - Ansatte.
• Ansettelsesdato: Angir når personen ble ansatt.
• År ansatt: Angir hvor mange år personen har vært ansatt.
• Dato for gullklokka: Angir dato for når den ansatte skal premieres/hedres for lang ansettelsestid.
• Dager til gullklokka: Angir antall dager til premiering/hedring av den ansatte.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansettelsestid

Listen over ansettelsestid kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Organisasjon - Ansatte
• Admin - Globale innstillinger
• Admin - Ansatte

"Meldinger" inneholder funksjonalitet rundt meldingsutveksling internt og eksternt. I XS Office innebærer dette:

• E-post: Mulighet for å sende e-post internt og eksternt samt importere e-post fra e-postprogram.
• SMS: Mulighet for å sende SMS-meldinger (Short Message Service) til ansatte, kunder og kontaktpersoner.
• Direktemeldinger: Mulighet for å sende direktemeldinger internt til ansatte, avdelinger eller alle ansatte.

Introduksjon

"Meldinger - Innboks" gir oversikt over innkommende e-post sendt til deg. Du kan overføre innkommende e-post fra e-postklienten Microsoft Outlook til XS Office og koble meldingene til kunde og prosjekt. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

For informasjon om sending av e-post fra XS Office, se Meldinger - Sendte elementer.

Felter i innboks

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over innkommende e-post (Meldinger - Innboks).

• Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
• Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
• Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
• Fra: Angir avsender av e-postmelding.
• Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
• Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
• Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
• Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
• Mottatt: Tidspunkt e-postmeldingen ble mottatt.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Bruk hurtigtasten for e-post. Se Innledning - Hurtigtaster.

Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Åpne en e-postmelding i innboksen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en mottatt melding.

Svare på en e-postmelding

For å sende et svar (kun til avsender) på en mottatt e-postmelding, velger du "Svar" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender i til-feltet. I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.

Svar til alle

For å sende et svar til avsender og alle i til-feltet i opprinnelig melding, velger du "Svar til alle" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender og alle i til-feltet fra opprinnelig e-post i det nye til-feltet. I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.

Videresende en e-postmelding

For å videresende en mottatt melding til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...". I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post, adresseboken og mulighetene i vinduet for sending av e-post.

Overføre e-post fra Microsoft Outlook

Hvis du har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Koble en mottatt e-post mot firma og prosjekt

Du kan enkelt koble en e-post mot firma og prosjekt når du importerer den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra innboksen. Her kan du angi firma og prosjekt og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i innboksen), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Kladd
• Meldinger - Maler
• Meldinger - E-postinnstillinger
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Mottatt e-post
• CRM - Sendt e-post
• Prosjekt - Prosjektliste
• Prosjekt - Mottatt e-post
• Prosjekt - Sendt e-post

Introduksjon

"Meldinger - Sendte elementer" gir oversikt over e-postmeldinger som du har sendt. Du kan bruke XS Office til å sende e-post til dine kontakter og kunder. XS Office har også støtte for å importere mottatte og sendte meldinger fra e-postklienten Microsoft Outlook. Når du overfører e-post fra Outlook kan du koble meldingene til kunde og prosjekt i XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte for overføring av e-post.

Hvis du har standard e-poster du sender ofte, kan du opprette maler for e-post (se Meldinger - Maler). Meldinger kan også lagres som kladd hvis du har opprettet en melding som ikke er klar til å sendes ennå (se Meldinger - Kladd).

Du kan opprette standard e-postsignaturer som vil tillegges nye meldinger og signaturer for svar og videresending. Se Meldinger - E-postinnstillinger for informasjon om e-postsignaturer.

Felter i "Sendte elementer"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendt e-post (Meldinger - Sendte elementer).

• Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
• Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
• Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
• Fra: Angir avsender av e-postmelding.
• Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
• Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
• Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
• Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
• Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Bruk hurtigtasten for e-post. Se Innledning - Hurtigtaster.

Åpne en e-postmelding i innboksen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.

Vindu for ny e-post

I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:

• Til: Angir mottaker(e) av e-postmeldingen. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".
• Kopi (CC): Angir mottaker(e) som skal motta en kopi av meldingen. Disse vil vises i kopi-feltet hos mottakerne. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Kopi...".
• Blindkopi (BCC): Angir evt. blindkopimottakere av e-posten. Disse vil ikke vises hos de andre mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon.
• Emne: Angir emne for e-postmeldingen.
• Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen.
• Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til e-postmeldingen.
• Prioritet: Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Prioriteten vil ofte vises med egen statusindikering i mottakers innboks. Se over.
• Tilgjengelighet i gruppe: Angir om e-postmeldingen skal være tilgjengelig for andre ansatte (åpen) eller privat kun for deg selv. "Åpen" er standard.
• Vedlegg: Gir deg mulighet for å vedlegge en fil fra harddisken til meldingen. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
• Lesebekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når mottakeren har åpnet meldingen. Dette krever imidlertid at mottakeren godtar å sende en slik bekreftelse eller at hennes innstillinger i e-postprogrammet tillater dette. Lesebekreftelsen vil i praksis bety at du får en e-post i retur med en bekreftelse.
• Leveringsbekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når meldingen er mottatt av mottakerens e-posttjener (SMTP-server) og akseptert. Hvis mottakerens e-posttjener er satt opp til å kunne sende bekreftelser ved korrekt leveranse til mottaker, vil du få en bekreftelsesmelding i retur som viser at meldingen er kommet fram.
• (Meldingstekst): Det store tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Hvis du benytter e-postsignaturer vil feltet være forhåndsutfylt med din meldingssignatur.

CC og BCC

CC står for "Carbon Copy" og angir såkalte sekundære mottakere av en e-postmelding (kopimottakere). Uttrykket stammer fra papirverdenen der mange kopier av samme dokument blir produsert samtidig ved å legge et spesielt ark av kullstoff (karbon) mellom originalen og arket som kopien skal havne på. Teknikken brukes ennå i dag i mange situasjoner for å lage mange samtidige kopier når man skriver for hånd. Vi kaller det ofte for "gjennomslagskopi" på norsk.

BCC står for "Blind Carbon Copy" og benyttes i e-postsammenheng for å angi mottakere som ikke skal vises for hverandre. Dette kan du bruke til å sende en e-post til mange mottakere uten at hver av dem skal kunne se hvilke andre personer som har mottatt den samme meldingen.

Adresseboken

Adresseboken lar deg søke og finne frem til mottakerne av e-posten din. Du åpner adresseboken ved å klikke på knappene "Til...", "Kopi..." eller "Blindkopi...".

Videresende en e-postmelding

For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...". I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Overføre sendt e-post fra Microsoft Outlook

Hvis du har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Koble en sendt e-post mot firma og prosjekt

Du kan enkelt koble en e-post mot firma og prosjekt før du sender den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra listen over sendte elementer. Her kan du angi firma og prosjekt og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)

Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Min side - Min profil
• Meldinger - Innboks
• Meldinger - Kladd
• Meldinger - Maler
• Meldinger - E-postinnstillinger
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Mottatt e-post
• CRM - Sendt e-post
• Prosjekt - Prosjektliste
• Prosjekt - Mottatt e-post
• Prosjekt - Sendt e-post
• Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

"Meldinger - Kladd" inneholder alle meldinger som er opprettet, men ikke sendt. Disse meldingene er "lagret som kladd". Når du åpner en melding som er lagret som kladd og sender den, vil den forsvinne fra "Kladd" og havne under "Sendte elementer".

Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Felter i "Kladd"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over e-post lagret som kladd (Meldinger - Kladd).

• Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
• Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
• Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
• Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
• Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
• Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret.
• Størrelse: Angir størrelse for e-postmeldingen.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Lagre en e-postmelding som kladd

Opprett en melding som vanlig eller åpne en eksisterende melding eller mal. Klikk på "Lagre kladd" på verktøylinjen for å lagre meldingen som en kladd.

Åpne en e-postmelding

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en eksisterende melding.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)

Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Meldinger - Innboks
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Maler
• Meldinger - E-postinnstillinger
• Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

"Meldinger - Maler" lar deg opprette maler for e-postmeldinger du sender ofte. Malene kan inneholde alle feltene som inngår i en e-postmelding. Dermed kan du ha maler med forhåndsdefinerte mottakere, fast emne og tekst samt kobling mot prosjekt og firma.

For å sende en melding basert på en mal, åpner du malen, gjør eventuelle endringer og sender den som vanlig. Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Felter i "Maler"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over e-post lagret som kladd (Meldinger - Kladd).

• Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
• Vedlegg (binders): Et binders-symbol angir at e-postmeldingen har vedlegg.
• Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
• Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
• Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
• Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret.
• Størrelse: Angir størrelse for e-postmeldingen.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding basert på en mal

Du åpner en tidligere lagret mal ved å klikke på emneteksten i listen over maler. I e-postvinduet gjør du eventuelle endringer i meldinger og klikker på "Send" for å sende meldingen.

Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Lagre en e-postmelding som en mal

Opprett en melding som vanlig eller åpne en eksisterende melding eller mal. Klikk på "Lagre mal" på verktøylinjen for å lagre meldingen som en mal.

Slette en e-postmal

En mal slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Meldinger - Innboks
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Kladd
• Meldinger - E-postinnstillinger

Introduksjon

"Meldinger - E-postinnstillinger" lar deg angi e-postsignaturer for meldingene du sender. E-postsignaturer brukes for å angi en fast tekst som vil legges inn som standard i nye meldinger. Her legger man ofte inn kontaktinformasjon, slagord eller sitater.

Du kan angi en signatur for nye meldinger og en annen for bruk ved svar og videresending. Mange ønsker en kortere signatur når de svarer på meldinger eller videresender meldinger.

Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Legge inn signatur for nye meldinger

For å legge inn signatur for nye meldinger, trykker du på knappen "Rediger" på siden Meldinger - E-postinnstillinger. I boksen med overskrift "Meldingssignatur for nye meldinger" (den øverste boksen) legger du inn den ønskede teksten. Til slutt trykker du på "Lagre" for å lagre informasjonen.

Alle nye meldinger du oppretter i XS Office vil inneholde denne teksten.

Legge inn signatur for svar og videresending

For å legge inn signatur for nye meldinger, trykker du på knappen "Rediger" på siden Meldinger - E-postinnstillinger. I boksen med overskrift "Meldingssignatur for svar og videresending" (den nederste boksen) legger du inn den ønskede teksten. Til slutt trykker du på "Lagre" for å lagre informasjonen.

Hver gang du velger å svare på eller videresende en melding, vil denne teksten legges til automatisk.

Opprette og sende en e-postmelding

Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)

Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Meldinger - Innboks
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Kladd
• Meldinger - Maler
• Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

"Meldinger - Sendte SMS" gir oversikt over SMS-meldinger som du har sendt fra XS Office. SMS står for "Short Message Service" og benyttes for å sende tekstmeldinger til mobiltelefoner. Dette er ansett som en effektiv kontaktkanal i og med at de fleste mennesker har en mobiltelefon og de fleste bærer den med seg hver dag.

Du kan bruke XS Office til å sende SMS-meldinger til dine kontakter og kunder. Meldingene kan kobles mot firma, kontaktperson og prosjekt i XS Office.

Du kan legge inn en fast meldingssignatur for SMS-meldinger som du sender. Dette er en tekst som vil fremkomme som standard i alle meldinger du sender. Se Meldinger - SMS-innstillinger for informasjon om dette.

Historikk

Den første kommersielle SMS-meldingen ble sendt 3. desember 1992 fra en personlig datamaskin fra Neil Papworth i Sema Group, til Richard Jarvis i Vodafone med en Orbitel 901 mobiltelefon via Vodafones GSM-nettverk i Storbritannia. Teksten i meldinga lød "Merry Christmas" ("god jul"). Den første SMS-en skrevet på en GSM-telefon skal ha blitt sendt av Riku Pihkonen, en ingeniørstudent hos Nokia, i 1993.

Teknisk informasjon

Den maksimale størrelse på en SMS-melding er 140 bytes; enten 160 7-bits tegn, 140 8-bits tegn, eller 70 2-byte tegn for språk som kinesisk, koreansk eller japansk, hvor teksten består av et 2-bytes UTF-16 tegnsett. Dette inkluderer ikke teknisk informasjon om hvor meldingen skal sendes og annen metainformasjon.

De fleste nyere mobiltelefoner tillater imidlertid at lengre meldinger kan sendes ved at mobiltelefonen deler opp meldingen og sender hver del for seg. Mottakerens mobiltelefon setter så sammen denne meldingen igjen, slik at det virker som om det bare er én større melding som er blitt sendt. Det er verdt å merke seg at denne metoden fører til at man belastes for flere sendinger – ikke bare én sending.

Felter i "Sendte SMS"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendte SMS-meldinger (Meldinger - Sendte SMS).

• Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om SMS-meldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
• Til: Angir telefonnummer til mottaker(e) av SMS-melding.
• Innhold: Angir teksten i SMS-meldingen.
• Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til SMS-meldingen.
• Kontaktperson: Navn på eventuell kontaktperson knyttet til SMS-meldingen.
• Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til SMS-meldingen.
• Sendt: Tidspunkt tekstmeldingen ble sendt.
• Antall tegn: Angir antall tegn i tekstmeldingen.

Opprette og sende en SMS-melding

Du kan opprette nye tekstmeldinger på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny SMS" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte SMS.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Velg "SMS-melding" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Bruk hurtigtasten for SMS. Se Innledning - Hurtigtaster.

Vindu for ny SMS

I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:

• Avsender: Angir ditt mobiltelefonnummer. Se Min side - Min profil for informasjon om hvordan du legger inn ditt mobilnummer.
• Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen.
• Kontaktperson: Navn på eventuell kontaktperson knyttet til SMS-meldingen. Hvis du velger en kontaktperson vil telefonnummeret automatisk legges inn.
• Telefonnummer: Angir telefonnummeret som meldingen skal sendes til. Dette vil automatisk legges inn hvis du velger en kontaktperson med mobilnummer registrert. Du kan sende til mange mottakere samtidig ved å skille telefonnumrene med komma (for eksempel 12345678,87654321).
• Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til SMS-meldingen.
• Antall tegn: Angir fortløpende antall tegn i hver melding mens du skriver.
• Antall SMS-meldinger: Angir fortløpende antall SMS-meldinger som vil produseres basert på teksten du har skrevet. Lange SMS-meldinger deles automatisk opp i flere meldinger ved sending. Se "Teknisk informasjon" over.
• (Innhold): Tekstfelt for å skrive selve tekstmeldingen.

Taksering av meldinger

SMS-meldinger fra XS Office er basert på mobiltelefonleverandørenes egne tjenester for sending av SMS via Internett. De fleste leverandørene har en tjeneste på sine websider der du kan sende en SMS når du er logget inn (typisk under "Min side" eller lignende). XS Office benytter den samme teknikken for å sende SMS. Dette betyr at SMSene du sender fra XS Office automatisk belastes mobiltelefonabonnementet som er knyttet til ditt mobiltelefonnummer. Du betaler ingenting ekstra for å sende SMS fra XS Office. Det vil takseres på samme måte som om du hadde sendt meldingen fra din leverandørs webside. For å kunne bruke denne tjenesten må du ha skaffet deg et innloggingspassord. Ta kontakt med din mobilleverandør for å få dette.

Hvis du har problemer med sending av SMS fra XS Office, kan det lønne seg å prøve å sende via din leverandørs websider for å sjekke at innlogging er OK.

Støttede mobiltelefonleverandører

XS Office støtter per i dag mobiltelefonabonnementer fra Telenor, NetCom og Ventelo. Bruk mot NetCom krever en spesiell installasjonsrutine (se under).

Ta kontakt med oss hvis du har abonnement hos en annen leverandør og ønsker å sende SMS fra XS Office.

Installasjonsveiledning for NetCom

Bruk mot NetCom krever at du utfører en spesiell installasjonsrutine på én av dine PCer (krever Windows). Denne rutinen må du kun gjøre én gang fra én PC, og du kan hvis ønskelig slette det installerte programmet etterpå.

• Last ned og installer programmet "pcSMS Selvstendig" fra nettsidene til NetCom.
• Start programmet og gjennomfør programmets registreringsveiviser (du vil motta en aktiveringskode via SMS).
• Prøv å sende en SMS-melding til deg selv via dette programmet.
• Åpne Microsoft Outlook og velg knappen "Innstillinger" fra XS Office Outlook Plugin.
• Trykk på knappen "NetCOM-ID".
• Merk koden i dialogboksen som kommer frem og kopier den til utklipsstavlen (hurtigtast Ctrl+C).
• Lim inn koden du kopierte i forrige steg i feltet "Passord" på siden Meldinger - SMS-innstillinger.
• Prøv å sende en SMS-melding til deg selv fra XS Office ved å velge "SMS-melding" fra "Ny"-menyen oppe til høyre i XS Office.

Angi innstillinger for mobilleverandør og passord

Se Meldinger - SMS-innstillinger for å registrere detaljene for ditt mobilabonnement.

Angi signatur for SMS-meldinger

Se Meldinger - SMS-innstillinger for å legge inn en standardtekst for SMS.

Legge inn eller endre ditt mobiltelefonnummer

Mobiltelefonnummeret ditt registrerer du under Min side - Min profil.

Analysere meldinger

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Min side - Min profil
• Meldinger - SMS-innstillinger
• CRM - Alle firmaer

Introduksjon

"Meldinger - SMS-innstillinger" lar deg angi din mobilleverandør, mobilnummer for SMS-sending og passord samt en meldingssignatur for meldingene du sender fra XS Office. SMS-signaturen brukes for å angi en fast tekst som vil legges inn som standard i nye meldinger. Her kan du for eksempel legge inn ditt navn og firmaet du representerer.

Se for øvrig Meldinger - Sendte SMS for informasjon om hvordan du oppretter og sender en tekstmelding.

Innstillinger for mobilleverandør, mobilnummer og passord

Du velger din mobilleverandør i rullegardinmenyen "Tjenesteleverandør". Avsendernummer angir du i feltet "Mobiltelefonnummer" og passordet ditt i feltet "Passord". Ta kontakt med din mobilleverandør for å få dette. Du vil typisk få tilsendt et passord via SMS.

Hvis du vil bruke tjenesten mot et NetCom-abonnement, se installasjonsveiledning for NetCom.

Ta kontakt med oss hvis du har abonnement hos en leverandør som ikke finnes i listen over tjenesteleverandører.

Hvis du har problemer med sending av SMS fra XS Office, kan det lønne seg å prøve å sende via din leverandørs websider for å sjekke at innloggingsdetaljene er korrekte.

Bruke felles mobilnummer ved sending av SMS

Du kan selv velge hvilket mobilnummer som SMSer skal sendes fra. Dette gjør at organisasjonen hvis ønskelig kan ha et felles nummer for sending av SMS uavhengig av hvilken ansatt som sender dem. For å få til dette, legger alle ansatte inn samme informasjon i feltene "Tjenesteleverandør", "Mobiltelefonnummer" og "Passord".

Bruke eget mobilnummer ved sending av SMS

For å sette inn ditt eget mobilnummer som angitt under Min side - Min profil, klikk på linken "Hent" ved feltet for mobiltelefonnummer. Velg så knappen "Lagre" for å lagre innstillingene.

Legge inn signatur for tekstmeldinger

For å legge inn signatur for SMS-meldinger, angir du ønsket tekst i feltet "Meldingssignatur".

Alle nye meldinger du oppretter i XS Office vil som standard inneholde denne teksten.

Opprette og sende en SMS-melding

Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om hvordan du oppretter og sender tekstmeldinger.

Taksering av meldinger

Se Meldinger - Sendte SMS.

Støttede mobiltelefonleverandører

Se Meldinger - Sendte SMS.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Meldinger - Sendte SMS

Introduksjon

"Meldinger - Direktemeldinger inn" gir oversikt over direktemeldinger du har mottatt i XS Office. Direktemeldingene i XS Office (ofte kalt "lynmeldinger" eller "instant messages") lar deg sende korte meldinger til en kollega, alle i en bestemt avdeling eller alle ansatte. En direktemelding i XS Office kan inneholde maksimalt 4000 tegn. XS Office lar deg også ha oversikt over hvilke mottakere som har lest meldingen samt når de leste den. Dermed kan du ha en god oversikt over om meldingene blir lest av mottakerne. Dette kan ofte være et problem med e-postmeldinger.

For informasjon om sending av direktemeldinger i XS Office, se Meldinger - Direktemeldinger ut.

Felter i liste over mottatte direktemeldinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over mottatte direktemeldinger (Meldinger - Direktemeldinger inn).

• Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se under.
• Mottakergruppe (konvolutt): Angir om meldingen er sendt til en bestemt ansatt, en avdeling eller alle. Se under.
• Fra: Angir avsender av direktemelding.
• Innholdstekst: Starten på innholdsteksten for direktemeldingen. Uleste meldinger vil vises med uthevet tekst. Klikk for å vise melding.
• Mottatt: Tidspunkt direktemeldingen ble mottatt.
• Lest: Tidspunkt direktemeldingen ble markert som lest.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.

Mottakergrupper

Direktemeldinger kan sendes til ulike mottakergrupper:

• Mann med blå dress: Meldingen er sendt til en enkelt ansatt.
• Flytskjemasymbol: Meldingen er sendt til alle ansatte i en bestemt avdeling.
• Jordklode: Meldingen er sendt til alle ansatte.

Varsling for mottatte direktemeldinger

I topplinjen (øverst i hovedvinduet) i XS Office finnes det en informasjonsboks som indikerer antall uleste meldinger. Se Innledning - Hovedvinduet. Dette indikeres som "X uleste direktemeldinger". Du kan klikke på denne teksten for å komme til liste over mottatte direktemeldinger. Denne informasjonsboksen vil oppdateres automatisk så lenge du er innlogget i XS Office.

Hvis denne informasjonsboksen ikke er synlig, kan du aktivere den fra Min side - Mine innstillinger. Innstillingen heter "Vis meldinger i topplinje".

Opprette og sende en direktemelding

Se Meldinger - Direktemeldinger ut.

Åpne en direktemelding

Klikk på innholdsteksten i listen for å åpne en mottatt melding.

Svare på en direktemelding

For å sende et svar (kun til avsender) på en mottatt direktemelding, velger du "Svar" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu med avsenderen som valgt bruker.

Se forøvrig Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om sending av direktemelding og mulighetene i vinduet for sending av direktemelding.

Videresende en direktemelding

For å videresende en mottatt melding til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her velge ansatt, avdeling eller alle på vanlig måte.

Se forøvrig Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om sending av direktemelding og mulighetene i vinduet for sending av direktemelding.

Markere en mottatt melding som lest/ulest

Når du har lest en mottatt melding, bør du klikke på knappen "Lest" på verktøylinjen i vinduet for direktemelding. Dette gjør at avsender kan se at du har lest meldingen. Hvis du av en eller annen grunn ønsker å fjerne indikeringen for at du har lest meldingen kan du klikke på "Ulest" på verktøylinjen.

Slette en direktemelding

En direktemelding slettes ved å åpne vinduet for direktemelding (klikk på innholdstekst), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Analysere direktemeldinger

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Min side - Mine innstillinger
• Meldinger - Direktemeldinger ut

Introduksjon

"Meldinger - Direktemeldinger ut" gir oversikt over direktemeldinger som du har sendt. Direktemeldingene i XS Office (ofte kalt "lynmeldinger" eller "instant messages") lar deg sende korte meldinger til en kollega, alle i en bestemt avdeling eller alle ansatte. En direktemelding i XS Office kan inneholde maksimalt 4000 tegn. XS Office lar deg også ha oversikt over hvilke mottakere som har lest meldingen samt når de leste den. Dermed kan du ha en god oversikt over om meldingene blir lest av mottakerne. Dette kan ofte være et problem med e-postmeldinger.

Se Meldinger - Direktemeldinger inn for informasjon om mottatte direktemeldinger.

Felter i "Direktemeldinger ut"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendte direktemeldinger (Meldinger - Direktemeldinger ut).

• Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se under.
• Mottakergruppe (konvolutt): Angir om meldingen er sendt til en bestemt ansatt, en avdeling eller alle. Se under.
• Til: Angir mottaker(e) av direktemelding (navn på ansatt, navn på avdeling eller "Alle").
• Innholdstekst: Starten på innholdsteksten for direktemeldingen. Klikk for å vise melding.
• Sendt: Tidspunkt direktemeldingen ble sendt.
• Lest: Tidspunkt direktemeldingen ble markert som lest. Ved flere mottakere vil dette indikeres som "x av y" der x angir hvor mange som har lest meldingen og y angir hvor mange som mottok meldingen. Klikk for å vise en detaljert oversikt over hvem som har lest meldingen og når de gjorde det.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.

Mottakergrupper

Direktemeldinger kan sendes til ulike mottakergrupper:

• Mann med blå dress: Meldingen er sendt til en enkelt ansatt.
• Flytskjemasymbol: Meldingen er sendt til alle ansatte i en bestemt avdeling.
• Jordklode: Meldingen er sendt til alle ansatte.

Varsling for mottatte direktemeldinger

Se Meldinger - Direktemeldinger inn.

Opprette og sende en direktemelding

Du kan opprette nye direktemeldinger på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny direktemelding" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Direktemeldinger ut.
• Velg "Ny direktemelding" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Direktemeldinger inn.
• Velg "Direktemelding" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Bruk hurtigtasten for direktemelding. Se Innledning - Hurtigtaster.

Åpne en direktemelding i listen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.

Vindu for ny direktemelding

I vinduet for skriving av direktemelding har du følgende informasjonsfelter og muligheter:

• Gruppe: Angir mottakergruppe for meldingen. Kan være bruker, avdeling eller alle.
• Prioritet: Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se over.
• Bruker/Avdeling: Angir hvem som skal motta meldingen. Vil avhenge av valgt mottakergruppe. Feltet vil ikke vises hvis mottakergruppe "Alle" er valgt.
• (Meldingstekst): Tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Feltet kan inneholde inntil 4000 tegn.

Videresende en direktemelding

For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her velge ansatt, avdeling eller alle på vanlig måte.

I tillegg vil meldingsteksten i meldingen være den samme som i den opprinnelige meldingen.

Holde orden på hvem som har lest meldingen

I kolonnen "Lest" i listen over sendte meldinger kan du se når meldingen eventuelt ble markert som lest av mottakeren. Hvis meldingen hadde flere mottakere vil dette indikeres som "x av y" der x angir hvor mange som har lest meldingen og y angir hvor mange som mottok meldingen. Klikk på teksten i denne kolonnen for å vise en detaljert oversikt over hvem som har lest meldingen og når de gjorde det.

Slette en direktemelding

En direktemelding slettes ved å åpne vinduet for direktemelding (klikk på innholdstekst), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Analysere direktemeldinger

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Mine innstillinger
• Meldinger - Direktemeldinger inn

"Samhandling" inneholder funksjoner for samhandling med dine kollegaer. Her finner du blant annet gruppekalender, oversikt over tilstedeværelse, ressursbooking, diskusjonsforum, kunngjøringer og avstemninger.

I tillegg benyttes "Felles firmakontakter" og "Felles kontakter" som kunde- og kontaktarkiv for brukere av XS Office Free Edition og XS Office Invoicing Edition. Dette fordi full CRM-funksjonalitet i XS Office krever XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition.

Introduksjon

"Samhandling - Gruppekalender" gir deg en grafisk oversikt over agendaen til én eller flere av dine kollegaer samtidig. Gjøremål og annen relevant informasjon er sortert og gruppert etter dato. Gruppekalenderen kan vise kalender for enkeltansatte, ansatte i en gitt avdeling, kun oppføringer knyttet til et spesielt prosjekt eller alle data om alle ansatte.

Du har 5 ulike periodevalg for gruppekalenderen - dagvisning, arbeidsukevisning, ukevisning, månedsvisning og årsvisning.

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i gruppekalenderen. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Her kan du i tillegg velge hvilke knapper som skal være synlig i verktøylinjen. Du kan også overstyre hvilke oppføringer som skal vises hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Dette er beskrevet senere i kapitlet.

Hvis du ønsker å opprette avtaler, oppgaver o.s.v. mens du ser på kalenderen, kan du enkelt gjøre dette ved å velge type oppføring fra en nedtrekksliste på den aktuelle dagen. Oppføringer som er ferdige (typisk gjennomført/utført/avlyst) vises med gjennomstreket tekst i kalenderen.

For informasjon om din private kalender, se Min side - Min kalender.

Periodevalg for gruppekalenderen

Følgende visninger er tilgjengelig for gruppekalenderen:

• Dagvisning: Viser alle oppføringer for en spesiell dag. Oppføringer med klokkeslettsindikering vil være inntegnet i et diagram med visning av døgnets 24 timer. Oppføringer som ikke har klokkeslett er listet opp til høyre for denne visningen.
• Arbeidsukevisning: Viser oppføringer innenfor en arbeidsuke (definert som mandag til fredag) fordelt på 5 kolonner.
• Ukevisning: Viser oppføringer innenfor en hel uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner.
• Månedsvisning: Viser oppføringer for en hel måned (28 - 31 dager).
• Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har oppføringer samt mulighet til å navigere direkte til dag-, uke- og månedsvisning.

Velge ansatte for gruppekalenderen

Du kan selv velge hvilke ansatte som skal vises i gruppekalenderen ved å bruke filtreringsmulighetene i verktøylinjen. Som standard vil kun dine egne oppføringer vises. Følgende filtreringsalternativer er tilgjengelige:

• Avdeling: Viser alle ansatte knyttet til en spesiell avdeling.
• Ansatt: Viser oppføringer for en spesiell ansatt.
• Prosjekt: Viser oppføringer knyttet til et spesielt prosjekt.

Filtrering på ansatt vil overstyre filtrering på avdeling. Dermed vil filtreringsvalg på avdeling ignoreres hvis filtrering på ansatt også er valgt.

Indikering av dagens dato

Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.

Indikering av valgt dato/periode

Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.

Typer oppføringer i gruppekalenderen

Følgende typer oppføringer kan vises i gruppekalenderen:

• Møter: Viser møter (lys blå bakgrunn).
• Avtaler: Viser avtaler uten visningsrestriksjoner (blå bakgrunn).
• Oppgaver: Viser oppgaver som ikke er definert som private (grønn bakgrunn) på forfallsdato.
• Samtaler: Viser telefonsamtaler til de ansatte (turkis bakgrunn).
• Ferie: Viser ferieperiodene for ansatte (lys grønn bakgrunn).
• Fravær: Viser fravær for ansatte (grå bakgrunn).
• Helligdager: Viser offentlige helligdager (rød bakgrunn).
• Fødselsdager: Viser fødselsdager for ansatte i din organisasjon (rosa bakgrunn).
• Ressursbookinger: Viser ressursbookinger (oransje bakgrunn).
• Brukerstøttesaker: Viser brukerstøttesaker gruppert på forfallsdato (gul bakgrunn).
• Prosjektaktiviteter: Viser prosjektaktiviteter (limegrønn bakgrunn).

Skjuling av oppføringer fra gruppekalender

Du kan selv velge hvordan avtalene skal vises i gruppekalenderen. Se Min side - Mine avtaler for informasjon om hvordan du setter synlighet i gruppekalenderen.

Når du oppretter oppgaver, kan du bestemme om de er private eller ikke. Private oppgaver vil ikke vises i gruppekalenderen, men kun i din private kalender. Se Min side - Mine oppgaver for informasjon om private oppgaver.

Kalenderfilteret

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen din. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Du kan også overstyre dette oppsettet hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Kalenderfilteret aktiverer du ved å klikke på trakt-symbolet i verktøylinjen. I boksen som kommer frem velger du hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen. Du kan også bruke "Merk alle" for å aktivere/deaktivere alle oppføringstyper samtidig. Klikk på "OK" når du har valgt hvilke typer oppføringer du vil skal være synlige.

Navigering i kalenderen

Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:

• Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
• Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
• Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
• Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagvisning).

Navigering i dagvisningen

I dagvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagvisningen.

Overgang til privat kalender

Du kan enkelt åpne den private kalenderen med samme periodevalg og tidsperiode aktiv ved å velge ikonet for privat kalender i verktøylinjen.

Indikering av egne oppføringer i gruppekalenderen

Oppføringer som du selv er ansvarlig for vises med rød uthevet skrift i gruppekalenderen. Dermed kan du enkelt se hvilke oppføringer som gjelder deg uten å måtte gå til den private kalenderen.

Redigere oppføringer direkte i kalenderen

Du kan åpne oppføringer i kalenderen ved å klikke direkte på teksten for ønsket oppføring. Her kan du gjøre de samme operasjonene som du kan fra andre listevisninger i XS Office. Kalenderen vil automatisk oppdateres når du lagrer oppføringene.

Opprette nye oppføringer direkte i kalenderen

Du kan opprette nye oppføringer i kalenderen ved å klikke på ikonet med to nedover-piler til høyre i ruten for ønsket dag. I nedtrekkslisten som kommer frem kan du velge hvilken type oppføring du ønsker å opprette. Aktuell dato vil være lagt inn på forhånd i vinduet som kommer frem. Følgende typer oppføringer kan opprettes direkte fra gruppekalenderen:

• Møte
• Avtale
• Oppgave
• Samtale
• Ressursbooking

For å opprette en ny avtale kan du rett og slett klikke inne i ruten for den dagen avtalen skal gjelde for. I dagvisningen kan du også klikke direkte på klokkeslettet avtalen skal starte på.

Oppføringer over flere dager

Flere typer oppføringer kan ha en varighet over flere dager. Dette vil indikeres grafisk for disse elementene. For avtaler over flere dager vil dette indikeres med pilsymboler.

Skrive ut gruppekalenderen

Gruppekalenderen inneholder en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Dette gjør det enkelt å lage arbeidslister eller lignende. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen i XS Office.

Relaterte emner

• Min side - Min kalender
• Min side - Mine avtaler
• Min side - Mine oppgaver
• Min side - Min ferie
• Min side - Fødselsdager
• Min side - Mine innstillinger
• Samhandling - Ressursbooking
• CRM - Telefonsamtaler
• CRM - Brukerstøtte
• Prosjekt - Prosjektliste
• Prosjekt - Møter
• Timer - Egenmeldinger

Introduksjon

"Samhandling - Tilstedeværelse" viser oversikt over tilstedeværelsesstatus for organisasjonens ansatte. Tilstedeværelsesstatusen indikerer typisk hvor du er, hva du gjør og om du er tilgjengelig.

Alternativene for tilstedeværelse kan skreddersys og tilpasses organisasjonen. Se Admin - Tilstedekategorier for informasjon om dette.

Se Min side - Min status for informasjon om hvordan du endrer din egen tilstedeværelsesstatus.

Felter i liste over tilstedeværelse

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for tilstedeværelse (Samhandling - Tilstedeværelse).

• (Farge/foto): Normalt symboliserer grønt "tilstede", gult "straks tilbake" og rødt "borte over lengre tid". Se Admin - Tilstedekategorier. Hvis "Vis foto" er valgt, vises bilde av den ansatte.
• Navn: Navn på ansatt. Klikk for å åpne ansattkortet.
• Status: Symbol og tekst som angir hvilken tilstedekategori som er valgt. Se Admin - Tilstedekategorier.
• Statustekst: Angir fritekstbeskrivelse for tilstedeværelse som angitt av den ansatte selv.
• Status endret: Tidspunkt den ansatte endret sin status sist.
• Sist pålogget: Tidspunkt den ansatte logget seg på XS Office sist. Påvirkes også av automatisk innlogging. Se Innledning - Logge inn.
• Sist pålogget fra: Angir IP-adressen som ble brukt ved siste pålogging til XS Office.

Vise bilder av ansatte i listen

Hvis du ønsker å se bilder av ansatte i listen, velger du knappen "Vis foto" i verktøylinjen. Tilstedeværelseslisten vil da utvides og bilder av ansatte vil komme frem i farge-kolonnen. For å slå av visning av fotografier, velg "Skjul foto" fra verktøylinjen.

Ansattkort/visittkort

Se Organisasjon - Ansatte.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Logge inn
• Min side - Min status
• Organisasjon - Ansatte
• Admin - Tilstedekategorier
• Admin - Ansatte

Introduksjon

"Samhandling - Felles firmakontakter" viser liste over alle felles firmakontakter. Felles firmakontakter inneholder de samme firmaoppføringene som i CRM-modulen og brukes som felles firma-/kundearkiv for brukere av XS Office Free Edition og XS Office Invoicing Edition. Den fulle CRM-funksjonaliteten i XS Office krever XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition.

Du kan konvertere en privat firmakontakt til en felles firmakontakt. Se Min side - Mine firmakontakter for informasjon om hvordan du gjør dette. NB! Du kan ikke konvertere en felles firmakontakt til en privat firmakontakt, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.

Felter i liste over felles firmakontakter

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over felles firmakontakter (Samhandling - Felles firmakontakter).

• Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
• Navn: Angir navn for foretak.
• Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
• Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
• Sist endret: Tidspunkt informasjon om foretaket ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret informasjon om foretaket sist.
• (Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
• (Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.

Registrere en ny felles firmakontakt

Felles firmakontakter kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny firmakontakt" fra verktøylinjen på siden CRM - Alle firmaer.
• Velg "Firma" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
• Velg "Firma" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Bruk hurtigtasten for firmaoppføringer. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for firmaer

Firmakortet for private firmakontakter inneholder 3 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.

Fanekort "Firmadetaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

• Firmanavn: Angir navn på foretaket.
• Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
• Webside: Webside for foretaket.
• Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
• Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
• Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretaket.
• Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
• Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
• Notat: Fritekstnotat for firmaoppføring.
• Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Fanekort "Adresser"

Dette fanekortet benyttes for å registrere adresser for firmaoppføringene. Følgende adressetyper er tilgjengelige:

• Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
• Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
• Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes

Fanekort "Kontaktpersoner"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner for en firmaoppføring:

• Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
• E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
• Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert).

Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen

Velg "Ny kontaktperson" fra fanekortet "Kontaktpersoner" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.

For mer informasjon om kontaktpersoner, se Min side - Mine kontakter.

Eksportere firmaoppføring

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Firmadetaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Filtrere firmalisten

Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
• Mine: Viser kun firmaoppføringer du selv er satt som ansvarlig for.
• Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
• Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere firmalisten

Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en firmaoppføring

Private firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Firmadetaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.

Deaktivere en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Firmadetaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere firmaoppføringer

Firmalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Denne eksporten er meget omfattende og tar med alle data om firmaoppføringen i XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Eksportere data
• Min side - Mine firmakontakter
• Min side - Mine kontakter
• Samhandling - Felles kontakter
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner
• Admin - Firmakategorier
• Admin - Bransjer

Introduksjon

"Samhandling - Felles kontakter" viser liste over alle felles kontaktpersoner på tvers av firmaoppføringer. Med "felles kontaktpersoner" menes at de er synlig for alle ansatte, og alle kan i utgangspunktet legge til og endre felles kontakter. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.

For brukere av XS Office Professional Edition og XS Office Enterprise Edition finnes også kontaktpersonregisteret under CRM - Kontaktpersoner. Du kan også ha et privat kontaktpersonregister. Dette finner du under Min side - Mine kontakter.

Felter i kontaktpersonliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (Samhandling - Felles kontakter).

• Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
• Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
• Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
• E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
• Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
• Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette en ny kontaktperson

Kontaktpersoner kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny kontakt" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Felles kontakter.
• Velg "Kontaktperson" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
• Velg "Kontaktperson" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortene. Se CRM - Alle firmaer.
• Bruk hurtigtasten for kontaktpersoner. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for kontaktpersoner

• Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
• Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
• Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
• Tittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
• Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
• Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
• Primær kontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
• E-post: E-postadresse til kontaktperson.
• Telefon direkte: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
• Personlig webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
• Hjemmeadresse: Kontaktpersonens private adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
• Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
• Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
• Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Eksportere kontaktpersoner

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Søke etter kontaktpersoner

Kontaktpersoner kan inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere kontaktpersonlisten

Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
• Mine: Viser kun kontaktpersonoppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
• Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
• Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Du kan også velge hvordan kontaktpersonene skal sorteres fra en egen rullegardinmeny på verktøylinjen.

Slette kontaktpersoner

Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.

Deaktivere en kontaktpersonoppføring

Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere kontaktpersoner

Kontaktpersonlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Søke i XS Office
• Min side - Mine kontakter
• Min side - Mine firmakontakter
• Samhandling - Felles firmakontakter
• CRM - Kontaktpersoner
• CRM - Alle firmaer

Introduksjon

"Samhandling - Felles favoritter" viser en felles liste over mye brukte webadresser for hele organisasjonen. Dette kalles ofte "favoritter" eller "bokmerker" i webleserne. Hvis du lagrer bokmerkene dine i XS Office, vil de være tilgjengelige uavhengig av hvilken PC du bruker.

Det finnes også mulighet til å ha en privat liste over bokmerker. Se Min side - Mine favoritter. Felles favoritter kan også inngå som startsideelement slik at listen er lettere tilgjengelig i XS Office. Se Min side - Min startside.

Felter i liste over bokmerker/favoritter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over favoritter (Min side - Mine favoritter).

• Navn: Navn på bokmerke/favoritt. Klikk for å åpne bokmerke i et nytt vindu.
• Notat: Fritekstnotat for bokmerke/favoritt.
• Adresse: Webadresse (URL = Uniform Resource Locator) som bokmerket/favoritten peker til.
• Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist endret.
• Av: Initialer for ansatt som endret bokmerket/favoritten sist.
• (Skjema med blyant): Klikk for å vise egenskaper for bokmerke/favoritt.

Opprette nytt felles bokmerke/favoritt

Felles bokmerker/favoritter opprettes ved å velge "Ny felles favoritt" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Felles favoritter.

Innfyllingsfelter for bokmerker/favoritter

Vinduet for bokmerker/favoritter har følgende innfyllingsfelter:

• Tittel: Tittel/navn for bokmerket/favoritten.
• Adresse: Webadresse (URL) for bokmerket/favoritten.
• Notat: Fritekstnotat for bokmerket/favoritten.
• Åpne i nytt vindu: Angir om bokmerket/favoritten skal åpnes i nytt vindu når du klikker på linken. Hvis ikke vil bokmerket åpnes i hovedvinduet for XS Office.
• Opprettet: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble opprettet.
• Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist lagret.

Slette bokmerker/favoritter

Bokmerker/favoritter kan slettes ved å åpne vinduet for bokmerket/favoritten (klikk på ikon helt til høyre i listen), og så velge knappen "Slett".

Eksportere bokmerker/favoritter

Bokmerkelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Mine favoritter
• Min side - Min startside

Introduksjon

"Samhandling - Ressurser" viser liste over organisasjonens ressurser for fellesbruk. Dette kan brukes til å holde oversikt over tilgjengeligheten til for eksempel møterom, projektorer og firmabiler, samt til å administrere utleieobjekter.

Ressursene kan reserveres/bookes for fritt valgt periode (se Samhandling - Ressursbooking). Bookingen av ressurser er også synlig i både din private kalender og i gruppekalenderen. Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender for informasjon om dette.

Felter i ressursliste

Listen under viser hvilke felter som vises i ressurslisten (Samhandling - Ressurser).

• (Statusflagg): Status for ressursene vises med flagg av ulik farge. Se under.
• Ressursnavn: Angir navn på ressurs. Klikk for å åpne ressursoppføringen.
• Detaljer: Angir fritekstnotat for ressurs.
• Sist endret: Tidspunkt ressursen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret ressursen sist.

Statusflagg

Status for ressurser vises med flagg av forskjellige farger.

• Grønt flagg: Ressurs er aktiv.
• Rødt flagg: Ressurs er ikke aktiv og kan ikke bookes (reserveres for bruk).

Opprette en ny ressurs

Ressurser opprettes ved å velge "Ny ressurs" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Ressurser.

Innfyllingsfelter for ressurser

Vinduet for ressurser har følgende innfyllingsfelter:

• Navn: Navn på ressurs.
• Notat: Fritekstnotat/beskrivelse for ressurs.
• Aktiv: Brukes for å angi om ressursen er tilgjengelig for ressursbooking eller ikke.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
• Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Booke en ressurs fra dato/til dato

Se Samhandling - Ressursbooking. Ressurser kan også bookes direkte fra din private kalender og i gruppekalenderen.

Slette en ressurs

Ressurser kan slettes ved å åpne vinduet for ressurs (klikk på navn i ressurslisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til ressursbookinger, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere ressursen som deaktivert.

Analysere ressurser

Ressurslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Samhandling - Ressursbooking
• Min side - Min kalender
• Samhandling - Gruppekalender

Introduksjon

"Samhandling - Ressursbooking" viser liste over alle ressursbookinger (reserveringer av ressurser). En ressurs kan reserveres/bookes fra dato/til dato, knyttes til en bestemt ansatt og også knyttes opp mot firmaoppføring og prosjekt.

Bookingen av ressurser er også synlig i både din private kalender og i gruppekalenderen. Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender for informasjon om dette.

Se Samhandling - Ressurser for mer informasjon om hvordan du oppretter en ressurs.

Felter i liste over ressursbookinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ressursbookinger (Samhandling - Ressursbooking).

• (Statusflagg): Status for ressursbookinger vises med flagg av ulik farge. Se under.
• Ressurs: Angir hvilken ressurs som er booket. Klikk for å åpne ressursbookingen.
• Reservert fra: Angir startdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
• Reservert til: Angir sluttdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
• For: Initialer til den som ressursbookingen er gjort for (normalt den som skal benytte ressursen).
• Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til ressursbookingen.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til ressursbookingen.
• Sist endret: Tidspunkt ressursbookingen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret ressursbookingen sist.

Statusflagg

Status for ressursbookinger vises med flagg av forskjellige farger.

• Grønt flagg: Ressursbooking er aktiv.
• Rødt flagg: Ressursbooking er ikke aktiv (deaktivert av bruker).
• Gult flagg: Ressursbooking er aktiv, men tidsintervallet er i kollisjon med en annen booking av samme ressurs.

Opprette en ny ressursbooking

Ressurser kan reserveres på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny booking" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Ressursbooking.
• Opprett booking direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.

Innfyllingsfelter for ressursbookinger

Vinduet for ressursbookinger har følgende innfyllingsfelter:

• Ressurs: Angir hvilken ressurs som skal bookes.
• Fra: Startdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
• Til: Sluttdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
• Notat: Fritekstnotat for ressursbookingen.
• Benyttes av: Angir hvilken ansatt som ressursbookingen gjøres for.
• Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til ressursbookingen.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til ressursbookingen.
• Aktiv: Brukes for å angi om ressursbookingen er aktiv eller ikke.
• Sist endret: Tidspunkt ressursbookingen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret ressursbookingen sist.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
• Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Når du lagrer en ressursbooking, vil det automatisk gjøres en tilgjengelighetssjekk for valgt ressurs i angitt tidsrom. Se under for mer informasjon om dette.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Tilgjengelighetssjekk for ressursbookinger

Når du booker en ressurs, vil XS Office sjekke om ressursen er tilgjengelig i tidsrommet du har valgt. Denne sjekken vil utføres automatisk når du lagrer en oppføring. Du kan også velge å utføre sjekken manuelt ved å velge knappen "Tilgjengelighet" i verktøylinjen. Hvis ressursbookingen er i konflikt med andre bookinger, vil du få en advarsel om dette med informasjon om hvilke bookinger som er i konflikt.

Hvis du velger å lagre en booking etter å ha fått advarsel om konflikt, vil bookingen få gult flagg og markeres som opptatt. Den vil da ikke være synlig i kalenderne.

Opprette ressursbookinger for andre ansatte

Du kan opprette ressursbookinger for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i kalenderen hos den ansatte som ressursbookingen gjelder for. Du kan også endre på ressursbookinger du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme ressursbookingen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne ressursbookingen.

For å opprette en ressursbooking for en annen ansatt, oppretter du en ressursbooking som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Benyttes av".

Oversikt over ressursbookinger i kalenderen

Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender.

Opprette en ny ressurs

Se Samhandling - Ressurser.

Slette en ressursbooking

Ressursbookinger kan slettes ved å åpne vinduet for ressursbooking (klikk på ressursnavn i listen), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne ressursbookinger samt ressursbookinger du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Analysere ressursbookinger

Listen over ressursbookinger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Samhandling - Ressurser
• Min side - Min kalender
• Samhandling - Gruppekalender

Introduksjon

"Samhandling - Diskusjonsforum" gir mulighet for å diskutere internt i trådede diskusjonstemaer. En diskusjonstråd kan ha ubegrenset antall oppfølginger/svar.

Det finnes et eget startsideelement ("Siste fra forumet") som viser de 5 siste diskusjonstrådene. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.

Felter i liste over tråder i diskusjonsforumet

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over diskusjonstemaer (Samhandling - Diskusjonsforum).

• Tema: Angir tema for diskusjonstråden. Klikk for å åpne hele tråden.
• Opprettet: Tidspunkt diskusjonstemaet ble opprettet.
• Av: Initialer til den som opprettet diskusjonstemaet.
• Antall svar: Angir hvor mange svar som er opprettet i diskusjonstråden.
• Siste svar: Tidspunkt for siste svar i diskusjonstråden.
• Av: Initialer til den som la inn siste svar i diskusjonstråden.

Opprette et nytt diskusjonstema

Nye diskusjonstråder opprettes ved å velge "Nytt tema" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Diskusjonsforum.

Innfyllingsfelter for diskusjonstråder/temaer

• Tema: Angir tema for diskusjonstråden.
• Tekst: Angir innholdsteksten for innlegget i forumet.

Svare på et tema i forumet

For å svare på et tema klikker du på temateksten i listen over temaer. Deretter velger du "Svar på tema" fra verktøylinjen. I boksen som kommer frem skriver du inn din tekst og velger "Lagre".

Analysere temaer i forumet

Listen over temaer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min startside

Introduksjon

"Samhandling - Kunngjøringer" viser liste over interne kunngjøringer. Kunngjøringene brukes for å sende meldinger til alle brukere av XS Office. Kunngjøringer består av en emnetekst og en innholdstekst.

Varsling for nye kunngjøringer

Det finnes et eget startsideelement med oversikt over de 5 siste kunngjøringene. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.

I topplinjen (øverst i hovedvinduet) i XS Office finnes det en informasjonsboks som indikerer antall kunngjøringer siste uke. Se Innledning - Hovedvinduet. Dette indikeres som "X kunngjøringer siste uke". Du kan klikke på denne teksten for å komme til liste over alle kunngjøringer. Denne informasjonsboksen vil oppdateres automatisk så lenge du er innlogget i XS Office.

Hvis denne informasjonsboksen ikke er synlig, kan du aktivere den fra Min side - Mine innstillinger. Innstillingen heter "Vis meldinger i topplinje".

Felter i liste over kunngjøringer

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over kunngjøringer (Samhandling - Kunngjøringer).

• Emne: Angir emnetekst for kunngjøringen. Klikk for å åpne kunngjøringen.
• Tekst: Angir starten på innholdsteksten for kunngjøringen.
• Sist endret: Tidspunkt kunngjøringen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret kunngjøringen sist.

Opprette en ny kunngjøring

Kunngjøringer opprettes ved å velge "Ny kunngjøring" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Kunngjøringer.

Innfyllingsfelter for kunngjøringer

• Emne: Angir emnetekst for kunngjøringen.
• Tekst: Angir innholdsteksten for kunngjøringen.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Slette kunngjøringer

Kunngjøringer slettes ved å åpne vinduet for kunngjøringen (klikk på emnetekst i listen over kunngjøringer), og så velge knappen "Slett".

Analysere kunngjøringer

Listen over kunngjøringer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min startside

Introduksjon

"Samhandling - Avstemninger" viser liste over interne avstemninger (gallupundersøkelser). Avstemningene kan benyttes til å "lodde stemningen" blant de ansatte for avgjørelser som skal tas eller valg som må gjøres i organisasjonen.

Avstemningene er basert på at du definerer et spørsmål og fritt antall svaralternativer. Du kan også angi om en ansatt skal kunne stemme flere ganger i samme avstemning.

Det finnes et eget startsideelement der ansatte kan avgi sine stemmer i alle aktive avstemninger. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.

Felter i liste over avstemninger

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over avstemninger (Samhandling - Avstemninger).

• (Statusflagg): Angir status for avstemningen. Se under.
• (Utropstegn): Klikk på utropstegnet for å avgi stemme i avstemningen.
• Spørsmål: Angir spørsmålet i avstemningen.
• Startdato: Angir startdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
• Sluttdato: Angir sluttdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
• Antall svar: Angir hvor mange svar som er kommet inn for avstemningen. Klikk for å se fordelingen av stemmer for avstemningen. Se under.
• Sist endret: Tidspunkt avstemningen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret avstemningen sist.

Opprette en ny avstemning/gallup

Avstemninger/gallupundersøkelser opprettes ved å velge "Ny avstemning" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Avstemninger.

Innfyllingsfelter for avstemninger

• Tilgjengelig fra: Angir startdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
• Tilgjengelig til: Angir sluttdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
• Spørsmål: Angir spørsmålet i avstemningen.
• Tillat flere svar fra samme person: Angir om samme ansatt skal kunne stemme flere ganger i den samme avstemningen. Standardvalg er å ikke tillate dette.
• Svaralternativer: Inneholder liste over tilgjengelige svaralternativer. Tekstene kan redigeres direkte i cellene.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Legge til nye svaralternativer

Hvis du vil legge inn et ekstra svaralternativ for en avstemning, velger du knappen "Legg til". Tabellen med svaralternativer vil da utvides med én ekstra rad. Skriv inn det nye alternativet i cellen og velg "Lagre".

Slette svaralternativer

Svaralternativer slettes ved å velge slette-symbolet til høyre for alternativet du ønsker å slette. Klikk "Lagre" for å bekrefte handlingen.

Slette avstemninger

Avstemninger (inklusiv tilknyttede svaralternativer og eventuelle resultater) slettes ved å åpne vinduet for avstemningen (klikk på spørsmål i listen over avstemninger), og så velge knappen "Slett".

Avgi stemme i en avstemning

Du kan avgi din stemme ved å klikke på utropstegnet for ønsket avstemning i listen. I vinduet som kommer frem gjør du ditt valg og trykker på knappen "Stem". Merk at du kun kan stemme én gang på avstemninger som ikke tillater flere svar fra samme ansatt. I tilfelle vil ikke knappen "Stem" være synlig. Du kan også gå direkte til resultatvisning for avstemningen fra dette vinduet. Se under for mer informasjon om resultatvisningen for en avstemning.

Det finnes også et eget startsideelement der ansatte kan avgi sine stemmer i alle aktive avstemninger. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.

Analysere resultater fra en avstemning

Resultatvisningen for en avstemning åpner du ved å klikke på tallet i kolonnen "Antall svar" i listevisningen. Du kan også gå til resultatvisningen via vinduet for å avgi stemme. Se over.

I resultatvisningen for en avstemning finner du en oversikt over de ulike svaralternativene, antall stemmer for hvert av dem samt prosentvis fordeling angitt som tall og grafisk visning.

Analysere avstemninger

Listen over avstemninger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min startside

CRM i XS Office gir deg full oversikt over dine kunder, leverandører, potensielt fremtidige kunder (ledetråder/"leads") og muligheter for mersalg til eksisterende kunder.

Firmakortet gir deg mulighet til å se alle hendelser mot ett enkelt firma. Potensielle nye kunder lagres som ledetråder og kan konverteres automatisk til kunde ved behov. Nye potensielle salg lagres som salgsmuligheter og er utgangspunktet for "pipeline".

Det finnes også mulighet for å registrere inn foretakets konkurrenter, registrere en SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) for hver av dem og rangere dem opp mot hverandre.

"Siste nytt" gir deg mulighet til å raskt få en oversikt over siste hendelser knyttet til kunder og leverandører.

Her får du oversikt over:

• 5 siste avtaler
• 5 siste telefonsamtaler
• 5 siste notater
• 5 siste dokumenter
• 5 siste brukerstøttesaker
• 5 siste ledetråder
• 5 siste firmaoppføringer
• 5 siste kontaktoppføringer
• 5 siste salgsmuligheter
• 5 siste tilbud

Introduksjon

"CRM - Ledetråder" håndterer potensielle kunder (også ofte kalt kundeemner) i den første kontaktfasen. Mange innen oppsøkende salg bruker ledetrådslister som utgangspunkt for ringelister.

Hvis den første kontakten med kundeemnet er positiv, kan ledetråden/kundeemnet konverteres til en firmaoppføring. Som en firmaoppføring vil du ha mulighet til å koble oppfølginger som avtaler, tilbud o.s.v. til prospektet. XS Office kan automatisk konvertere ledetråder til firmaoppføringer. Det kan være gunstig at potensielle kunder lagres med kategori som for eksempel "Prospekt" når de konverteres fra ledetråder. Dette gjør at du enkelt kan ta ut oversikt over alle sammen basert på kategori hvis du skal følge opp flere prospekter for mulige salg.

Felter i ledetrådsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i ledetrådsliste (CRM - Ledetråder).

• (Stjerne): Angir klassifisering for ledetråd. Se under.
• (Telefonsymbol): Angir status for første gangs kontakt med ledetråd. Se under.
• Navn: Navn for ledetråd (som oftest navn på foretak).
• Emne: Emne for ledetråd.
• Bransje: Bransje foretaket tilhører.
• Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for oppfølging av ledetråd/kundeemne.
• Sist endret: Tidspunkt ledetråden ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret ledetråden sist.
• (Ikoner): Ikoner med kobling mot ledetrådens oppføring i Brønnøysund og Leverandørguiden.

Klassifisering av ledetråder

Ledetråder klassifiseres med følgende rangering.

• Het: Ledetråden har stort potensial for å bli en fremtidig kunde. Symboliseres i listen som en flamme.
• Normal: Ledetråden er ikke klassifisert eller potensialet er uvisst. Symboliseres uten symbol i liste.
• Kald: Ledetråden har avvist all kontakt og vil høyst sannsynlig ikke bli kunde. Symboliseres i listen som en regnsky.

Status for første kontakt med ledetråder

Ledetråder symboliseres som et telefonrør med indikering av status for første gangs kontakt med ledetråd.

• Grønn hake: Det er oppnådd kontakt med riktig person hos ledetråden.
• Ingen indikering: Ledetråden er ikke kontaktet.
• Rødt kryss: Ledetråden kan ikke kontaktes, er ikke interessert eller uinteressant av andre grunner.

Opprette en ny ledetråd/kundeemne

Ledetråder kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny ledetråd" fra verktøylinjen på siden CRM - Ledetråder.
• Velg "Ledetråd" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
• Bruk hurtigtasten for ledetråder. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for ledetråder/kundeemner

• Navn: Navn på ledetråd (som oftest navn på foretak).
• Bransje: Bransje ledetråden tilhører.
• Webside: Websideadresse for ledetråd.
• Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for ledetråd.
• Telefon: Telefonnummer til ledetråd. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for innfyllingsfeltet. Se under.
• Telefaks: Telefaksnummer til ledetråd.
• Antall ansatte: Antall ansatte hos ledetråd.
• Årlig omsetning: Årlig omsetning for ledetråd.
• Kredittverdighet: Angir om ledetråden er kredittverdig.
• Betalingsanmerkn.: Om ledetråden har betalingsanmerkninger.
• Emne: Emne for ledetråd.
• Ansvarlig: Navn på ansatt som er ansvarlig for oppfølging av ledetråd.
• Status: Status for om ledetråden er kontaktet.
• Første kontakt: Tidspunkt for første kontakt med ledetråd.
• Klassifisering: Klassifisering for ledetråd (hvor interessant den er).
• Kilde: Kilde for ledetråd (hvordan ledetråden ble innhentet).
• Notat: Fritekstnotat for ledetråd.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
• Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
• Tittel / stilling: Tittel/stilling for kontaktperson.
• Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
• E-post: E-postadresse til kontaktperson.
• Telefon direkte: Direkte telefonnummer til kontaktperson.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.

Click-to-call

Hvis du har avtale om integrert IP-telefoni i XS Office, kan du ringe opp ledetråder direkte fra XS Office. Dette kalles ofte "Click-to-call" siden du kan starte en samtale ved å klikke på et ikon.

Konvertere ledetråd til firmaoppføring

Hvis den første kontakten med ledetråden er positiv, kan ledetråden/kundeemnet konverteres til en firmaoppføring. Dette kalles ofte å "kvalifisere" ledetråden. Som en firmaoppføring vil du ha utvidede mulighet til å registrere oppfølginger som avtaler, møter, samtaler, tilbud o.s.v. Du kan også velge å få opprettet en kontaktperson basert på personopplysninger i ledetråden. Denne vil automatisk knyttes til firmaoppføringen som opprettes.

For å konvertere en ledetråd til en firmaoppføring og/eller en kontaktperson, velger du "Konverter ledetråd" i vinduet for ønsket ledetråd. Her har du følgende valgmuligheter:

• Firmaoppføring: Om du vil opprette en firmaoppføring eller ikke.
• Type: Om du vil konvertere til en kunde (standard), en leverandør, begge deler, eller ingen av delene.
• Kategori: Eventuell firmakategori den konverterte ledetråden skal tilhøre. Se Admin - Firmakategorier.
• Kontaktoppføring: Om du vil opprette en kontaktperson basert på personopplysningene eller ikke.

Dialogboksen for konvertering vil hele tiden holde deg informert om hva som vil opprettes basert på dine valg. Husk at ledetråden vil slettes fra ledetrådslisten hvis du konverterer den.

Søke etter ledetråder

Du kan søke etter ledetråder basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter ledetråder. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for ledetråder:

• Status: Søk etter ledetråder med en bestemt status.
• Klassifisering: Søk etter ledetråder med en bestemt klassifisering.
• Ansvarlig: Søk etter ledetråder med en bestemt ansatt som ansvarlig.
• Bransje: Søk etter ledetråder innenfor en bestemt bransje.
• Emne: Fritekstsøk etter emne for ledetråder.
• Notat: Fritekstsøk i notat for ledetråder.
• Firmanavn: Fritekstsøk etter foretaksnavn for ledetråder.
• Kontaktperson: Fritekstsøk etter navn på kontaktperson for ledetråder.
• Antall ansatte: Søk etter ledetråder med antall ansatte større enn/mindre enn/likt/ulikt et bestemt antall.
• Årlig omsetning: Søk etter ledetråder med årlig omsetning større enn/mindre enn/lik/ulik en bestemt sum.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Ledetråder kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere ledetrådslisten

Listen over ledetråder kan enkelt filtreres på status og ansatt. For å vise kun ledetråder du selv er ansvarlig for, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen. Her kan du også velge å kun vise "aktive" (det vil si oppføringer som ikke er ansatt som tapt).

Slette ledetråder

Ledetråder kan slettes ved å åpne vinduet for ledetråd (klikk på navn i ledetrådslisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere ledetråder

Ledetrådslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

For faste rapporter knyttet til ledetråder, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Søke i XS Office
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Rapporter
• Admin - Firmakategorier

Introduksjon

"CRM - Alle firmaer" viser liste over alle registrerte firmaoppføringer. Firmakortene inneholder all informasjon knyttet til kunder, leverandører, partnere og andre foretaksregistreringer.

Felter i liste over firmaer (gjelder også valgene "CRM - Kunder" og "CRM - Leverandører")

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over firmaer (CRM - Alle firmaer).

• (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere firmaoppføringer samtidig for å utføre operasjoner på mange firmaoppføringer samtidig. Se senere i kapitlet.
• Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
• Postnr: Angir postnummer i adresse for foretaket (besøksadresse, postadresse eller fakturaadresse).
• Navn: Angir navn for foretak eller person.
• Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
• Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
• Ansv: Initialer til ansatt som er ansvarlig/kundeansvarlig for foretak.
• Sist kontaktet: Tidspunkt foretaket ble sist kontaktet. Se under.
• Av: Initialer til den som lagret informasjon om foretaket sist.
• (Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
• (Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.

Indikering av type firmaoppføring

Firmaoppføringer indikeres i XS Office som fabrikksymboler av ulik farge avhengig av type:

• Grønn fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er kunde.
• Grønn fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er kunde (personkunde).
• Blå fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er leverandører til deg.
• Blå fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er leverandør.
• Blå/grønn fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er både kunde og leverandør.
• Blå/grønn fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er både kunde og leverandør.
• Rød fabrikk: Indikerer at foretaket er en av dine konkurrenter. Se CRM - Konkurrenter.

"Sist kontaktet"

"Sist kontaktet" indikerer når foretaket er kontaktet sist. Dette er definert som siste starttidspunkt for en gjennomført oppføring av en av følgende typer:

• Avtale.
• Møte.
• Telefonsamtale.

Med dette kan du enkelt for eksempel finne ut hvilke kunder det er lengst siden du har vært i kontakt med. Se under for hvordan du kan søke etter og sortere basert på "Kontaktstatus".

Registrere et nytt firma

Firmaer kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Nytt firma" eller "Nytt firma (person)" fra verktøylinjen på siden CRM - Alle firmaer.
• Velg "Ny kunde" eller "Ny personkunde" fra verktøylinjen på siden CRM - Kunder.
• Velg "Ny leverandør" eller "Ny leverandør (person)" fra verktøylinjen på siden CRM - Leverandører.
• Velg "Firma" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
• Velg "Firma" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Bruk hurtigtasten for firmaoppføringer. Se Innledning - Hurtigtaster.

Personkunder

Når du oppretter en firmaoppføring i XS Office kan du velge at oppføringen skal være av type "person". Dette benytter du for eksempel hvis du selger varer til personkunder. Du kan velge en egen knapp for å opprette en personkunde eller velge dette med avkrysningsboksen "Person" når du oppretter oppføringen. Når du krysser av for "Person", vil felter for firmanavn endres til to felter for fornavn og etternavn. I tillegg vil feltet for organisasjonsnummer endres til fødselsnummer.

Når du så velger "Opprett" for en personkunde, vil det automatisk opprettes en personkunde samt en kontaktpersonoppføring knyttet til den nye oppføringen. Firmaoppføringen vil få navnet [etternavn], [fornavn].

Du kan ikke endre enn firmaoppføring til en personoppføring eller vice versa i ettertid. Det er derfor viktig at du gjør dette riktig når du oppretter oppføringen.

Liste ut alle personkunder

Du kan søke deg frem til alle personkunder ved å velge søkefunksjonen fra verktøylinjen. I søkevinduet velger du "Firma/person" = "Kun personoppføringer".

Firmakortet

Firmakortet inneholder 9 hovedfaner der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.

Tilknytte oppføringer mot et firma

Øverst til høyre på firmakortet finner du en egen verktøylinje for å hurtig kunne tilknytte elementer til firmaoppføringen. Følgende elementer kan opprettes herfra:

• Avtale
• E-post
• Samtale
• Brukerstøttesak
• Oppgave
• Notat
• Kontaktperson
• Prosjekt
• Tilbud
• Salgsordre

Se forøvrig informasjon om fanekort "Oppfølginger".

Innfyllingsfelter for firmaer

Firmakortet inneholder 8 hovedfaner der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en firmaoppføring.

Fanekort "Sammendrag"

Her finner du nøkkelinformasjon om firmaoppføringen samt de siste hendelsene og aktivitetene knyttet til denne. Følgende informasjon vises på fanekortet "Sammendrag":

• Primærkontakt: Navn på primær kontaktperson for firmaoppføringen.
• Telefon primærkontakt: Telefonnummer til primær kontaktperson for firmaoppføringen.
• Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for firmaoppføringen.
• Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket.
• Årlig omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket.
• Kunde: Om firmaoppføringen er registrert som kunde.
• Leverandør: Om firmaoppføringen er registrert som leverandør.
• Kunde siden: Evt. dato firmaoppføringen ble registrert som kunde.
• Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
• Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
• 5 siste avtaler: Informasjon om 5 siste avtaler knyttet til firmaoppføringen. Se Min side - Mine avtaler.
• 5 siste telefonsamtaler: Informasjon om 5 siste telefonsamtaler knyttet til firmaoppføringen. Se CRM - Samtaler.
• 5 siste notater: Informasjon om 5 siste notater knyttet til firmaoppføringen. Se Min side - Mine notater.
• 5 siste mottatte e-post: Informasjon om 5 siste mottatte e-post knyttet til firmaoppføringen. Se Meldinger - Innboks.
• 5 siste sendte e-post: Informasjon om 5 siste sendte e-post knyttet til firmaoppføringen. Se Meldinger - Sendte elementer.
• 5 siste dokumenter: Informasjon om 5 siste dokumenter knyttet til firmaoppføringen. Se Dokumenter - Dokumentarkiv.
• 5 siste brukerstøttesaker: Informasjon om 5 siste brukerstøttesaker knyttet til firmaoppføringen. Se CRM - Brukerstøttesaker.
• 5 siste tilbud: Informasjon om 5 siste tilbud til foretaket. Se Handel - Tilbud.

Fanekort "Firmadetaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

• Firmanavn: Angir navn på foretaket (vises hvis "Person" ikke er krysset av).
• Fornavn: Angir fornavn for person (vises hvis "Person" er krysset av).
• Etternavn: Angir etternavn for person (vises hvis "Person" er krysset av).
• Kunde: Om firmaoppføringen er registrert som kunde.
• Leverandør: Om firmaoppføringen er registrert som leverandør.
• Person: Om oppføringen er en person eller et firma.
• Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
• Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
• Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
• Morselskap: Kobling mot evt. morselskap for foretaket.
• Salgsregion: Navn på salgsregion foretaket tilhører.
• Selskapsform: Hvilken selskapsform (AS, ASA o.s.v.) foretaket er registrert som. Se Admin - Selskapsformer.
• Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
• Webside: Webside for foretaket.
• Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
• Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
• Organisasjonsnummer: Organisasjonsnummer for foretaket (vises hvis "Person" ikke er krysset av).
• Fødselsnummer: Fødselsnummer for person (vises hvis "Person" er krysset av).
• Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket.
• Årlig omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket.
• Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
• Har supportavtale: Angir om foretaket har supportavtale.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
• Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
• Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes.
• Firmalogo: Viser firmalogo for foretaket. Klikk på logoen for å legge inn logo.
• Notat: Fritekstnotat for firmaoppføring.

Bruk av firmaadresser ved salg

Ved opprettelse av salgsordrer vil firmaets besøksadresse automatisk settes som leveranseadresse for salgsordrene. Hvis fakturaadresse er registrert, vil denne benyttes som fakturaadresse for salgsordrene. Hvis ikke fakturaadresse er registrert, vil systemet automatisk sjekke postadresse og til slutt besøksadresse for å finne en gyldig adresse.

Fanekort "Økonomi"

Dette fanekortet inneholder parametere knyttet til økonomi samt standardinnstillinger for firmaoppføringen. I tillegg kan du legge inn hvilken ID som benyttes for tilsvarende firmaoppføring i andre programmer (for eksempel regnskapssystemet). Dermed kan du opprettholde en kobling mellom firmaoppføringen i XS Office med tilsvarende i regnskapssystemet.

Følgende felter finner du i fanekortet "Økonomi":

• Kundevurdering: Angir hvor viktig denne kunden er for deg (A, B eller C der A er de viktigste kundene).
• Kunde siden: Angir dato for når foretaket ble kunde hos deg.
• Konvertert fra ledetråd: Angir om firmaoppføringen er konvertert fra en ledetråd/kundeemne. Se CRM - Ledetråder.
• Forventet årlig salg: Angir hvor stor omsetning du forventer å ha per år mot denne kunden (salg eks. mva).
• Bankkontonummer: Angir bankkontonummer for firmaoppføring.
• E-postadresse fakturaer: Angir evt. standard e-postadresse for mottak av fakturaer hos kunden.
• Kreditt innvilget: Angir om kunden er innvilget kreditt.
• Anmerkning kreditt: Evt. notat rundt kredittutstedelsen til kunden.
• Kredittgrense: Angir evt. kredittgrense for kunden.
• Kredittverdighet: Angir faktor for kredittverdighet for kunden. Følger ratingsystemet til Dun & Bradstreet (se under).
• Betalingsanmerkninger: Angir om kunden har registrerte betalingsanmerkninger.
• Standard faktureringsgebyr: Angir evt. standard faktureringsgebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
• Standard purregebyr: Angir evt. standard purregebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
• Standard timepris: Angir evt. standard avtalt timepris ved arbeid for kunden (vil overstyre timepriser ved fakturering av timer mot kunden).
• Standard fraktmetode: Angir evt. standard fraktmetode for leveranser til kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Fraktbetingelser.
• Standard betalingsbetingelser: Angir evt. standard betalingsbetingelser for kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Betalingsbetingelser.
• Kunde-ID økonomisystem: Angir kunde-ID for tilsvarende firmaoppføring i økonomisystemet. Benyttes for å holde en kobling mellom oppføringene i XS Office og oppføringene i økonomisystemet.
• Leverandør-ID økonomisystem: Angir leverandør-ID for tilsvarende firmaoppføring i økonomisystemet. Benyttes for å holde en kobling mellom oppføringene i XS Office og oppføringene i økonomisystemet.

Alternativer for kredittverdighet (fra Dun & Bradstreet)

XS Office benytter Dun & Bradstreets rangeringssystem for kredittverdighet:

• AAA: Høyeste kredittverdighet.
• AA: God kredittverdighet
• A: Kredittverdig
• AN: Nyetablert foretak
• Ingen rating: Rating ikke fastsatt
• B: Kreditt mot sikkerhet
• C: Kreditt frarådes

Fanekort "Kontaktpersoner"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner for en firmaoppføring:

• Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
• Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
• E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
• Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
• Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen

Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.

For mer informasjon om kontaktpersoner, se CRM - Kontaktpersoner.

Fanekort "Oppfølginger"

Her finner du oversikt over tilknyttede oppfølginger til valgt firmaoppføring. Oppfølgingene er sortert etter type på hver sitt fanekort.

Følgende oppfølginger er tilgjengelige for hver firmaoppføring:

• Samtaler: Viser liste over alle telefonsamtaler knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Samtaler.
• Avtaler: Viser liste over alle avtaler knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Avtaler.
• Møter: Viser liste over alle møter knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Prosjekt - Møter.
• Oppgaver: Viser liste over alle oppgaver knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Oppgaver.
• Notater: Viser liste over alle notater knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Notater.
• E-post inn: Viser liste over innkommende e-post knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Mottatt e-post.
• E-post ut: Viser liste over sendt e-post knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Sendt e-post.
• Dokumenter: Viser liste over alle dokumenter knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Dokumenter - Dokumentarkiv.
• Brukerstøtte: Viser liste over alle brukerstøttesaker knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Brukerstøttesaker.
• SMS: Viser liste over alle sendte SMS-meldinger knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Meldinger - Sendte SMS.

Fanekort "Salg"

Her finner du oversikt over salgsaktiviteter knyttet til valgt firmaoppføring. Oppfølgingene er sortert etter type på hver sitt fanekort.

Følgende oppfølginger er tilgjengelige for hver firmaoppføring:

• Salgsmuligheter: Viser liste over alle salgsmuligheter knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Salgsmuligheter.
• Tilbud: Viser liste over alle utgående tilbud knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Tilbud.
• Ordre: Viser liste over alle utgående salgsordrer knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Salgsordrer.
• Faktura: Viser liste over alle utgående faktura knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Utgående faktura.
• Kreditnota: Viser liste over alle utgående kreditnotaer knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Kreditnota.
• Markedsføring: Brukes til å registrere hvordan evt. markedsføring mot foretaket skal foregå. Du kan her sette opp bl.a. hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon.

Fanekort "Markedsføring": Alternativer for direkte kommunikasjon (én til én)

Følgende parametere kan settes:

• Foretrukket kommunikasjon: Angir hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon.
• Tillat e-post: Angir om kommunikasjon via e-post til foretaket er ønsket.
• Tillat SMS: Angir om kommunikasjon via SMS til foretaket er ønsket.
• Tillat telefon: Angir om kommunikasjon via telefon til foretaket er ønsket.
• Tillat telefaks: Angir om kommunikasjon via telefaks til foretaket er ønsket.
• Tillat brevpost: Angir om kommunikasjon via brev til foretaket er ønsket.

Fanekort "Markedsføring": Alternativer for masseutsendelser (én til mange)

Følgende parametere kan settes:

• Tillat e-post: Angir om masseutsendelser via e-post til foretaket er tillatt.
• Tillat SMS: Angir om masseutsendelser via SMS til foretaket er tillatt.
• Tillat telefaks: Angir om masseutsendelser via telefaks til foretaket er tillatt.
• Tillat brevpost: Angir om masseutsendelser via brev til foretaket er tillatt.

Fanekort "Prosjekter"

Dette fanekortet inneholder liste over alle prosjekter som firmaoppføringen og eventuelle kontaktpersoner er knyttet til. Prosjekter som er direkte tilknyttet firmaoppføringen vil vises øverst i listen. Deretter vises alle prosjekter der kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringen er prosjektdeltakere. Dermed er det enkelt å ha full oversikt over prosjekter som firmaet er involvert i på et eller annet nivå. Se Prosjekt - Prosjektliste for informasjon om prosjektlisten og prosjektstyring i XS Office.

Fanekort "Søk"

Under fanekortet "Søk" kan du gjøre et fritekstsøk innenfor valgt firmaoppføring. Et søk her vil kun søke etter oppføringer knyttet til valgt firmaoppføring og du kan også velge hvilke søkegrupper søket skal foretas i.

Eksportere firmaoppføring

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Firmadetaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Søke etter firmaoppføringer

Du kan søke etter firmaoppføringer basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter firmaoppføringer. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for firmaoppføringer:

• Navn: Fritekstsøk etter firmaets/personens navn.
• Firma/person: Lar deg søke etter kun personoppføringer, kun firmaoppføringer eller alle oppføringer.
• Ansvarlig: Søk etter firmaoppføringer med bestemt ansvarlig ansatt.
• Kategori: Søk etter firmaoppføringer med bestemt kategori.
• Bransje: Søk etter firmaoppføringer i en bestemt bransje.
• Salgsregion: Søk etter firmaoppføringer i en bestemt salgsregion.
• Selskapsform: Søk etter firmaoppføringer med en bestemt selskapsform (AS, ASA o.s.v.).
• Notat: Fritekstsøk i notatfelt for firmaoppføringer.
• Postnummer: Søk etter firmaoppføringer med postnummer større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.
• Antall ansatte: Søk etter firmaoppføringer med antall ansatte større enn/mindre enn/likt/ulikt et bestemt antall.
• Årlig omsetning: Søk etter firmaoppføringer med årlig omsetning større enn/mindre enn/lik/ulik en bestemt sum.
• Kontaktstatus: Lar deg søke etter kun foretak du har kontaktet, ikke kontaktet eller alle oppføringer.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Firmaoppføringer kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Vise kun personoppføringer

Hvis du ønsker å kun vise personoppføringer i kundereg

Filtrere firmalisten

Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
• Mine: Viser kun firmaoppføringer du selv er satt som ansvarlig for.
• Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
• Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere firmalisten

Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Firmadetaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.

Deaktivere en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Firmadetaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Slette mange firmaoppføringer

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at kun oppføringer som ikke er tilknyttet andre oppføringer vil slettes. De andre firmaoppføringene vil deaktiveres.

Deaktivere/aktivere mange firmaoppføringer samtidig

Hvis du ønsker å deaktivere eller aktivere mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som inaktiv" eller "Sett som aktiv" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Sette kunde/leverandør for mange firmaoppføringer samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som kunde/leverandør i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du kunde, leverandør o.s.v. fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Eksportere firmaoppføringer

Firmalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Denne eksporten er mer omfattende enn den vanlige firmalisten og tar med seg ytterligere informasjon om firmaoppføringene i XS Office. Eksporten vil også vise informasjon om en eventuell primærkontakt tilknyttet firmaoppføringen. Hvis det kun er knyttet én kontaktperson til et firma, vil denne vises uavhengig av om den er lagret som primærkontakt eller ikke. Hvis flere kontaktpersoner finnes, og ingen av dem er primærkontakt, vil ingen kontaktperson vises i eksporten.

Oversikt over felter i eksport av firmalisten

Følgende felter kommer med når du velger å eksportere firmaoppføringer:

1. ID: Firmaoppføringens unike ID.
2. Kunde-ID: Kunde-ID økonomisystem.
3. Lev-ID: Leverandør-ID økonomisystem.
4. Kunde: Om firmaet er registrert som kunde (angitt med bokstaven "x").
5. Leverandør: Om firmaet er registrert som leverandør (angitt med bokstaven "x").
6. Kunderating: Angir hvor viktig denne kunden er for deg (A, B eller C der A er de viktigste kundene).
7. Firmanavn: Angir navn på foretaket.
8. Org.nr: Organisasjonsnummer for foretaket (evt. fødselsnummer ved personoppføring).
9. Selskapsform: Hvilken selskapsform (AS, ASA o.s.v.) foretaket er registrert som. Se Admin - Selskapsformer.
10. Primærkontakt: Navn på primær kontaktperson knyttet til firmaet.
11. Telefon kontakt: Telefonnummer til primær kontaktperson knyttet til firmaet (formatert som "12 34 56 78").
12. Mobil kontakt: Mobiltelefonnummer til primær kontaktperson knyttet til firmaet (formatert som "12 34 56 78").
13. E-post kontakt: E-postadresse til primær kontaktperson knyttet til firmaet.
14. Antall kontakter: Antall kontaktpersoner knyttet til firmaet.
15. Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
16. Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
17. Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
18. Salgsregion: Navn på salgsregion foretaket tilhører.
19. Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
20. Postnummer: Angir postnummer for postadressen.
21. Poststed: Angir poststed for postadressen.
22. Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
23. Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes.
24. Nasjonalitet: Angir nasjonalitet for besøksadressen, postadressen eller fakturaadressen (i den rekkefølgen).
25. E-post firma: Felles e-postadresse til foretaket.
26. E-post faktura: Angir evt. standard e-postadresse for mottak av fakturaer hos kunden.
27. Telefon firma: Telefonnummer til sentralbord for foretaket (formatert som "12 34 56 78").
28. Telefaks: Telefaksnummer til foretaket (formatert som "12 34 56 78").
29. Webside: Webside for foretaket.
30. Bankkontonr: Angir bankkontonummer for firmaet.
31. Omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket.
32. Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket.
33. Forventet salg: Angir hvor stor omsetning du forventer å ha per år mot denne kunden (salg eks. mva).
34. Kredittverdighet: Angir faktor for kredittverdighet for kunden. Følger ratingsystemet til Dun & Bradstreet (se over).
35. Betalingsanmerkninger: Angir om kunden har registrerte betalingsanmerkninger.
36. Kreditt: Angir om kunden er innvilget kreditt.
37. Kredittgrense: Angir evt. kredittgrense for kunden.
38. Fakturagebyr: Angir evt. standard faktureringsgebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
39. Purregebyr: Angir evt. standard purregebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
40. Standard frakt: Angir evt. standard fraktmetode for leveranser til kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Fraktbetingelser.
41. Standard betaling: Angir evt. standard betalingsbetingelser for kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Betalingsbetingelser.
42. Timepris: Angir evt. standard avtalt timepris ved arbeid for kunden (vil overstyre timepriser ved fakturering av timer mot kunden).
43. Ledetråd: Angir om firmaoppføringen er konvertert fra en ledetråd/kundeemne. Se CRM - Ledetråder.
44. Kunde siden: Angir dato for når foretaket ble kunde hos deg.
45. Supportavtale: Angir om foretaket har supportavtale hos deg.
46. Kommunikasjon: Angir hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon (telefon, e-post, SMS o.s.v.).
47. Morselskap: Navn på evt. morselskap for foretaket.
48. Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet.
49. Opprettet av: Navn på ansatt som opprettet oppføringen.
50. Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret.
51. Sist endret av: Navn på ansatt som lagret oppføringen sist.

Registrere timeforbruk mot firmaoppføringen

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra firmakortet. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" fra verktøylinjen oppe til høyre i firmakortet eller fra fanekortet "Salg" - "Timeforbruk".

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Eksportere data
• Min side - Mine avtaler
• Min side - Mine notater
• Meldinger - Innboks
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Sendte SMS
• CRM - Ledetråder
• CRM - Salgsmuligheter
• CRM - Kunder
• CRM - Leverandører
• CRM - Kontaktpersoner
• CRM - Konkurrenter
• CRM - Brukerstøttesaker
• CRM - Samtaler
• CRM - Mottatt e-post
• CRM - Sendt e-post
• Prosjekt - Prosjektliste
• Dokumenter - Dokumentarkiv
• Handel - Tilbud
• Handel - Salgsordrer
• Handel - Utgående faktura
• Handel - Kreditnota
• Handel - Fraktbetingelser
• Handel - Betalingsbetingelser
• Admin - Firmakategorier
• Admin - Bransjer
• Admin - Selskapsformer

Introduksjon

"CRM - Kunder" viser liste over alle foretakets kunder. Visningen er identisk med CRM - Alle firmaer foruten at kundelisten kun viser oppføringer med status som kunde.

Kunder vises med grønt fabrikksymbol i XS Office. Oppføringer som er både kunde og leverandør vises som halvt grønn og halvt blå.

Se forøvrig CRM - Alle firmaer for informasjon om kundehåndtering og generell CRM i XS Office.

Relaterte emner

• CRM - Alle firmaer
• CRM - Leverandører
• CRM - Kontaktpersoner

Introduksjon

"CRM - Leverandører" viser liste over alle foretakets leverandører. Visningen er identisk med CRM - Alle firmaer foruten at leverandørlisten kun viser oppføringer med status som leverandør.

Leverandører vises med blått fabrikksymbol i XS Office. Oppføringer som er både kunde og leverandør vises som halvt grønn og halvt blå.

Se forøvrig CRM - Alle firmaer for informasjon om leverandørhåndtering og generell CRM i XS Office.

Relaterte emner

• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kunder
• CRM - Kontaktpersoner

Introduksjon

"CRM - Kontaktpersoner" viser liste over alle kontaktpersoner på tvers av firmaoppføringer. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.

For brukere av XS Office Free Edition og XS Office Invoicing Edition finnes kontaktpersonregisteret under Samhandling - Felles kontakter. Du kan også ha et privat kontaktpersonregister. Dette finner du under Min side - Mine kontakter.

Felter i kontaktpersonliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (CRM - Kontaktpersoner).

• Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
• Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
• Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
• E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
• Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
• Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette en ny kontaktperson

Kontaktpersoner kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny kontakt" fra verktøylinjen på siden CRM - Kontaktpersoner.
• Velg "Kontaktperson" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
• Velg "Kontaktperson" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortene. Se CRM - Alle firmaer.
• Bruk hurtigtasten for kontaktpersoner. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for kontaktpersoner

Kontaktpersonkortet inneholder 4 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en kontaktperson.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om kontaktpersonen og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

• Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
• Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
• Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
• Tittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
• Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
• Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
• Primær kontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
• E-post: E-postadresse til kontaktperson.
• Telefon direkte: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
• Personlig webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
• Hjemmeadresse: Kontaktpersonens private adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
• Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
• Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
• Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Fanekort "Prosjekter"

Her vises liste over alle prosjekter som kontaktpersonen er registrert som prosjektdeltaker i.

Fanekort "Møter"

Her vises liste over alle møter som kontaktpersonen er registrert som deltaker i.

Fanekort "Samtaler"

Her vises liste over alle telefonsamtaler som er tilknyttet kontaktpersonen.

Fanekort "Avtaler"

Her vises liste over alle avtaler som er tilknyttet kontaktpersonen.

Eksportere kontaktpersoner

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Søke etter kontaktpersoner

Du kan søke etter kontaktpersoner basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter kontaktpersoner. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for kontaktpersoner:

• Etternavn: Fritekstsøk etter etternavn for kontaktpersoner.
• Fornavn: Fritekstsøk etter fornavn for kontaktpersoner.
• Firma: Fritekstsøk etter firmanavn som kontaktpersoner tilhører.
• Tittel: Fritekstsøk etter tittel for kontaktpersoner.
• Notat: Fritekstsøk i notat for kontaktpersoner.
• Kjønn: Gir mulighet for søk etter kontaktpersoner av bestemt kjønn.
• Kun primærkontakter: Gir mulighet for å søke etter kun primærkontakter.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Kontaktpersoner kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere kontaktpersonlisten

Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
• Mine: Viser kun kontaktpersonoppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
• Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
• Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Du kan også velge hvordan kontaktpersonene skal sorteres fra en egen rullegardinmeny på verktøylinjen.

Slette kontaktpersoner

Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.

Deaktivere en kontaktpersonoppføring

Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere kontaktpersoner

Kontaktpersonlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Eksportere data
• Min side - Mine kontakter
• Samhandling - Felles kontakter
• CRM - Alle firmaer

Introduksjon

"CRM - Distribusjonslister" gir mulighet for å opprette og vedlikeholde distribusjonslister for e-post. Distribusjonslistene kan inneholde både kontaktpersoner og ansatte. Disse kan benyttes for å sende e-post til mange på én gang. Se Meldinger - Innboks for informasjon om hvordan du kan sende e-post til en distribusjonsliste.

Felter i oversikt over distribusjonslister

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikt over distribusjonslister (CRM - Distribusjonslister).

• Navn: Navn på distribusjonsliste.
• Ansatte: Initialer til de ansatte som er medlemmer av den aktuelle distribusjonslisten. Klikk for å åpne visittkort for de ansatte.
• Kontaktpersoner: Navn på de kontaktpersonene som er medlemmer av den aktuelle distribusjonslisten. Klikk for å åpne visittkort for kontaktpersonene.
• Sist endret: Tidspunkt distribusjonslisten ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret distribusjonslisten sist.

Opprette en ny distribusjonsliste

Distribusjonslister opprettes ved å velge "Ny distribusjonsliste" på siden CRM - Distribusjonslister.

Vindu for distribusjonslister

• Navn: Navn på distribusjonsliste.
• Notat: Fritekstnotat for distribusjonsliste.
• Opprettet: Tidspunkt listen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt listen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Internt: Gir mulighet for å legge til og fjerne interne medlemmer (ansatte) for distribusjonslisten. Dobbelpil velger alle på én gang, enkeltpil velger kun merkede. Bruk Ctrl- eller Shift-tasten for å merke et utvalg av listene.
• Eksternt: Gir mulighet for å legge til og fjerne eksterne medlemmer (kontaktpersoner) for distribusjonslisten. Dobbelpil velger alle på én gang, enkeltpil velger kun merkede. Bruk Ctrl- eller Shift-tasten for å merke et utvalg av listene.
• Firmafilter: Gir mulighet til å filtrere kontaktpersonlisten basert på firma for å gjøre det enklere å finne de ønskede kontaktpersonene.

Slette distribusjonslister

Distribusjonslister kan slettes ved å åpne vinduet for distribusjonsliste (klikk på navn i oversikt over distribusjonslister), og så velge knappen "Slett".

Analysere distribusjonslister

Oversikten over distribusjonslister kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Meldinger - Innboks
• Organisasjon - Ansatte
• Samhandling - Felles kontakter
• CRM - Kontaktpersoner

Introduksjon

"CRM - Salgsmuligheter" gir mulighet for å holde oversikt over hele salgsprosessen og se hvilke og hvor stor andel av de mulige salgene som faktisk resulterer i en salgsordre. Mange firmaer bruker ordrestatistikken for å analyse salgsvirksomheten. Problemet er at dette kun viser de salgene foretaket ditt har vunnet. Du har med andre ord ingen data om hvor mange "slag" du har tapt, årsaker til tapte salg eller hva som måtte til for at salget resulterte i en salgsordre.

For å kunne håndtere salgsprosessen fra start til mål bruker man konseptet "salgsmuligheter". Dette kan også brukes til å produsere en "pipeline" - en spådom over fremtidig inntjening basert på sannsynlighet for tilslag på salgsmuligheter og beslutningsdatoer. Derfor kan "salgsmuligheter" bidra til bedre planlegging, budsjettering og analyse av salgsvirksomheten.

Du kan opprette en salgsmulighet direkte fra en telefonsamtale. Dette gjør at du hurtig kan lage en salgsmulighet med ferdig utfylte data når du har gjennomført en telefonsamtale med en potensiell kunde. Se CRM - Samtaler for informasjon om dette.

Felter i oversikt over salgsmuligheter

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikt over salgsmuligheter (CRM - Salgsmuligheter).

• (Statusflagg): Status for salgsmulighet. Se under.
• Emne: Emne for salgsmuligheten.
• Firma: Navn på firma som er tilknyttet salgsmuligheten.
• Est. omsetning: Estimert omsetning (salgsverdi eks. mva) for salgsmuligheten.
• Sanns [%]: Sannsynlighet for at salgsmuligheten ender i en salgsordre angitt i prosent.
• Avgjørelsesdato: Dato for avgjørelse av evt. tilslag for salgsmuligheten. Bruker fargekoder. Se under.
• Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for oppfølging av salgsmuligheten.
• Sist endret: Tidspunkt salgsmuligheten ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret salgsmuligheten sist.

Statusflagg

Status for salgsmuligheter vises med flagg av forskjellige farger.

• Gult flagg: Salgsmulighet er ikke avgjort.
• Grønt flagg: Salgsmulighet er vunnet (resulterte i en salgsordre).
• Rødt flagg: Salgsmulighet er tapt.

Fargekoder for avgjørelsesdato

Avgjørelsesdato for salgsmuligheter vises med ulike skriftfarger.

• Rød skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og avgjørelsesdato er forfalt.
• Grønn skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og avgjørelsesdato er i dag.
• Blå skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og avgjørelsesdato er i løpet av neste 7 dager.
• Svart skrift: Alle andre salgsmuligheter.

Pipeline

I salgssammenheng brukes "pipeline" som begrep for å beskrive utsikter til fremtidig salg (forecast). Den brukes av salgsledelsen for å sjekke utviklingen i salgsavdelingen til enhver tid. Ofte benyttes produktet salgsverdi * sannsynlighet som grunnlag for hvor høyt beløp en salgsmulighet skal bidra med i pipelinen. Dermed kan man ta ut forecast for enkeltansatte, avdelinger og totalt basert på hvilken fase salgsprosessene er i.

Sannsynligheter for salg

Mange salgsorganisasjoner benytter steg (opportunity stages) i salgsprosessen med fastlåste sannsynligheter for hvert steg i salget. En enkel modell kan være:

• 0%: Salgsmulighet er opprettet, men ingen initiell kontakt er gjort.
• 25%: En initiell kontakt med kunden er opprettet.
• 50%: Kunde har mottatt skriftlig tilbud, eller mottatt en spesifikasjon av pris på en annen måte.
• 75%: Kunde har akseptert salget muntlig eller på annen måte signalisert aksept.
• 100%: Kontrakt med kunde er inngått (salg vunnet).

Det er viktig å være klar over at en salgsmulighet kan tapes i alle de 4 første stegene i eksempelet. I tilfelle markeres muligheten som tapt, og den forsvinner dermed fra pipeline/forecast.

Opprette nye salgsmuligheter

Salgsmuligheter opprettes ved å velge "Ny salgsmulighet" på siden CRM - Salgsmuligheter. Salgsmuligheter kan også opprettes direkte fra fanekortet "Salg" på firmakortene.

Opprette salgsmuligheter fra telefonsamtaler

Du kan opprette en salgsmulighet direkte fra en telefonsamtaleoppføring. Se CRM - Samtaler for informasjon om dette.

Vindu for salgsmuligheter

• Emne: Emne for salgsmuligheten.
• Firma: Firma som er kunde for salgsmuligheten.
• Notat: Fritekstnotat for salgsmuligheten.
• Estimert omsetning: Estimert omsetning (salgsverdi eks. mva) for salgsmuligheten.
• Sannsynlighet salg: Sannsynlighet for at salgsmuligheten ender i en salgsordre angitt i prosent.
• Status: Status for salgsmuligheten. Se over.
• Notat for status: Fritekstfelt for å legge inn årsaksforklaring/kommentarer til tapt/vunnet salgsmulighet.
• Avgjørelsesdato: Avgjørelsesdato for salgsmuligheten.
• Ansvarlig: Ansatt som er ansvarlig for salgsmuligheten.
• Salgsregion: Salgsregion salgsmuligheten tilhører. Se Admin - Salgsregioner.
• Avdeling: Avdeling i organisasjonen salgsmuligheten tilhører. Se Admin - Avdelinger.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Lage tilbud basert på salgsmulighet

Du kan enkelt lage et tilbud basert på data i salgsmuligheten. For å lage et tilbud, velg "Lag tilbud" i vinduet for den aktuelle salgsmuligheten. Hvis du senere konverterer tilbudet til en salgsordre, vil du ha muligheten til å automatisk markere salgsmuligheten som vunnet. Dette sikrer at hele livsløpet til salgsprosessen blir vedlikeholdt av systemet.

Slette salgsmuligheter

Salgsmuligheter kan slettes ved å åpne vinduet for salgsmulighet (klikk på navn i oversikt over salgsmuligheter), og så velge knappen "Slett".

Filtrere salgsmuligheter

Listen over salgsmuligheter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere salgsmuligheter basert på hvem som er ansvarlig for dem, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

• Alle: Viser alle oppføringer.
• Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
• Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
• Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
• Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun salgsmuligheter med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

• Alle: Viser alle salgsmuligheter.
• Ikke avgjort: Viser kun salgsmuligheter som ikke er avgjort.
• Vunnet: Viser kun salgsmuligheter som er vunnet.
• Tapt: Viser kun salgsmuligheter som er tapt.

Summering av salgsmuligheter

Nederst til høyre i bildet har du en egen tabell med sammendrag for salgsmulighetene i utvalget. Her vil du kunne se estimert omsetning, sum for pipeline, høyeste salg og antall salg fordelt på vunnede salg, uavklarte salg og tapte salg. For informasjon om pipeline, se over.

Analysere salgsmuligheter

Oversikten over salgsmuligheter kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For faste rapporter knyttet til salgsmuligheter, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

• CRM - Alle firmaer
• CRM - Ledetråder
• CRM - Samtaler
• Handel - Tilbud
• Handel - Salgsordrer
• Admin - Avdelinger
• Admin - Salgsregioner

Introduksjon

"CRM - Kampanjer" gir mulighet for å planlegge, gjennomføre og analysere salgs- og markedsføringskampanjer. Hvis du ønsker å lage en e-postkampanje, kan innholdet i kampanjen også lages direkte fra kampanjevinduet.

Liste over kampanjedeltakere kan importeres fra markedsføringslister (se CRM - Markedsføringslister). Dermed kan du lage mange kampanjer rettet mot faste deltakere på en enkel måte. Markedsføringslistene kan igjen importeres direkte fra en webtjeneste (FastInfo).

Felter i liste over kampanjer

Følgende felter vises i listen over kampanjer (CRM - Kampanjer).

• (Statusflagg): Status for kampanjene. Se under.
• (Kampanjetype): Indikerer hvilken type kampanje som er opprettet. Se under.
• ID: Unik identifikator for kampanje. Klikk for å åpne kampanje.
• Emne: Emne for kampanje. Klikk for å åpne kampanje.
• Startdato: Startdato for kampanje.
• Sluttdato: Sluttdato for kampanje.
• Budsjett: Økonomisk budsjett for kampanje.
• Planl.delt: Antall planlagte deltakere i kampanje.
• Virk.delt: Virkelig antall deltakere i kampanje.
• Ansv: Initialer til den som er ansvarlig for gjennomføring av kampanjen.
• Sist endret: Tidspunkt kampanjen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret kampanjen sist.

Statusflagg

Status for kampanjer vises med flagg av forskjellige farger.

• Blått flagg: Kampanje er under planlegging og ikke startet.
• Gult flagg: Kampanje er aktiv og pågår.
• Grønt flagg: Kampanje er ferdig.
• Rødt flagg: Kampanje er avlyst.

Kampanjetyper

Du kan angi hvilken type kampanje som skal avholdes. Dette indikeres i listen med ulike symboler.

• Konvolutt: E-postkampanje (kampanjemateriell sendt per e-post).
• Dokumenter: Brevkampanje (postutsendelse).
• Telefaks: Telefakskampanje (kampanjemateriell sendt per telefax).
• Globus: Internettkampanje/webkampanje.
• Telefonrør: Telefonkampanje (oppringing av kampanjedeltakere).
• Radio: Radiokampanje (kampanjebudskap formidlet via radiokanaler).
• TV: TV-kampanje (kampanjebudskap formidlet via TV-kanaler).

Opprette en ny kampanje

Kampanjer opprettes ved å velge "Ny kampanje" på siden CRM - Kampanjer.

Vindu for kampanjer

Vinduet for kampanjer inneholder 7 fanekort der kun det første er tilgjengelig når du oppretter kampanjen for første gang. 2 av fanekortene vil kun være tilgjengelige hvis du har integrert e-postutsendelse aktivert.

Fanekort "Planlegging"

Dette fanekortet brukes til å registrere generell informasjon om kampanjen. Følgende felter er tilgjengelige:

• Emne: Emne for kampanjen.
• Slagord: Evt. slagord for kampanjen.
• Kampanjekode: Kampanjekode for kampanjen (kan brukes som rabattkode ved bestillinger fra kunder).
• Startdato: Planlagt startdato for kampanjen.
• Sluttdato: Planlagt sluttdato for kampanjen.
• Status: Status for kampanjen. Se over.
• Type: Kampanjetype. Se over.
• Sendingsdato: Evt. utsendingsdato ved e-post/brev/telefax, tidspunkt kampanjen "går på lufta" ved radio/TV.
• Beskrivelse: Beskrivelse av kampanjen.
• Målsetning: Målsetning for kampanjen.
• Ansvarlig: Ansvarlig ansatt for gjennomføring av kampanjen.
• Salgsregion: Hvilken salgsregion kampanjen tilhører.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Fanekort "Budsjett"

Dette fanekortet brukes til å sette opp et økonomisk budsjett for kampanjen fordelt på typiske aktiviteter i en kampanje. Følgende budsjettparametere er tilgjengelige:

• Antall mottakere: Angir hvor mange deltakere som er planlagt for kampanjen. Bruk knappen "Beregn" for å hente inn antall deltakere automatisk basert på deltakerlisten.
• Forventet antall positive responser: Angir hvor mange positive responser (typisk salg) som forventes basert på kampanjen. Tallet vises også i prosent av antall deltakere.
• Forventet antall feilsendinger: Angir hvor mange feilsendinger (kampanjemateriell når ikke mottaker) som forventes i kampanjen. Tallet vises også i prosent av antall deltakere.
• Planlegging: Angir kostnad for planlegging av kampanjen.
• Målgruppevalg/adresseliste: Angir kostnad for å samle sammen deltakere til kampanjen.
• Materialkost (per enhet): Angir kostnad for kampanjemateriell til kampanjen per enhet.
• Distribusjon/utsendelse (per enhet): Angir kostnad for evt. utsendelse av kampanjemateriell per enhet.
• Responshåndtering (per respons): Angir kostnad for håndtering av responser på kampanjen (per respons).
• Returhåndtering (per retur): Angir kostnad for å håndtere returnert kampanjemateriell (per retur).
• Effektmåling/evaluering: Angir kostnad for evaluering av kampanjen i ettertid.
• Andre kostnader: Angir evt. andre kostnader knyttet til kampanjen som ikke fremkommer i de andre kostnadspostene.
• Totale kostnader: Angir totalkostnad for kampanjen (sum av alle delkostnadene).
• Totalbudsjett: Angir evt. totalbudsjett for kampanjen (hvis fast sum er avsatt til bruk i kampanjen).
• Inntekter per ordre: Angir inntekter per positiv respons/salg knyttet til kampanjen.
• Variable kostnader per ordre: Angir kostnader direkte knyttet til en ordreprosessen/salget (per salgsordre).
• Resultat for kampanje: Angir estimert resultat for kampanjen basert på parametrene som er lagt inn. Kalles ofte for ROI (Return of Investment). Tallet er også oppgitt i prosent.

Fanekort "Innhold" (krever integrert e-postutsendelse aktivert)

Dette fanekortet brukes for å produsere innhold for kampanjen hvis det dreier seg om en e-postkampanje. For å kunne se dette fanekortet må du ha integrert e-postutsendelse aktivert.

E-postinnholdet kan bestå av en del formatert som HTML (Hyper Text Markup Language) og en del som ren tekst. Dette vil sikre at flest mulig e-postmottakere virkelig kan se kampanjeteksten, og budskapet vil nå ut til flest mulig. Kampanjeinnholdet kan også inkludere bilder og evt. andre filvedlegg. Følgende felter er tilgjengelige for innholdet:

• Emne i e-post: Angir emne for e-post i utsendelsen. Kan inneholde spesialfelter. Se under.
• Avsenders navn: Navn på avsender av e-post. Vil vises i fra-feltet i de fleste e-postprogrammer.
• Avsenders e-post: E-postadresse for avsender av e-post. Kan være en fellesadresse eller en egen salgsadresse.
• Kopimottaker (CC): Angir evt. kopimottakere av e-posten. Disse vil vises i kopi-feltet hos mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon.
• Blindkopi (BCC): Angir evt. blindkopimottakere av e-posten. Disse vil ikke vises hos mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon.
• "Svar til"-adresse: Angir evt. en alternativ adresse som mottakere skal bruke ved svar på utsendelsen.
• Prioritet e-post: Angir evt. en prioritet for e-posten. Dette vil gi et prioritetssymbol i innboksen i mange e-postprogrammer. Bør brukes med forsiktighet.
• Ren tekst: Angir innhold i kampanjen (kampanjeteksten) som ren tekst. Kan inneholde spesialfelter. Se under.
• HTML: Angir innhold i kampanjen (kampanjeteksten) som HTML-formatert tekst. Kan inneholde spesialfelter. Se under.

Bruk av spesialfelter

Kampanjetekst og emnet kan inneholde spesialfelter for å kunne automatisere noe av innholdet i kampanjen og også gi mulighet til å lage en kampanjetekst med personlig preg rettet mot hver av deltakerne. Spesialfeltene indikeres i tekst og emne som @SPESIALFELT@, altså navn på feltet med tegnet @ (krøllalfa) på hver side. Se forøvrig eget avsnitt om spesialfelter.

Legge inn bilder i kampanjetekst

Hvis du bruker HTML-formatert kampanjetekst, kan du legge inn bilder integrert i kampanjeteksten. Bruk av HTML-formatert e-post krever en viss kunnskap om hvordan man bruker HTML-tagger. Bildet du ønsker lagt inn i teksten, legges først til kampanjen under fanekortet "Vedlegg". Det er viktig at du legger inn en innholds-ID når du legger til bildevedlegget. Denne innholds-IDen (fra engelsk "cid" = "Content ID") brukes for å referere til bildet i kampanjeteksten. Eksemplet under viser hvordan du kan legge til et bilde med innholds-ID lik "1" i kampanjeteksten.



Ved bruk av bilder i kampanjeteksten, bør du alltid bruke alt-teksten og angi høyde og bredde for bildet i piksler (se eksemplet over).

Se forøvrig eget avsnitt om vedlegg.

Importere innhold (kampanjetekst) lagret i annet program

Hvis du har laget kampanjeteksten i et annet program (spesielt relevant ved bruk av HTML-innhold) kan du importere denne filen direkte til kampanjen.

For å importere en tekstfil eller HTML-fil, velg knappen "Importer" på verktøylinjen. Fra dialogboksen velger du så hvilken fil du vil bruke med knappen "Bla gjennom...". Når du har funnet korrekt fil, bruker du knappen "Importer" for å hente inn filen til kampanjen. Hvis filen har filendelse .htm eller .html, vil den importerte filen havne under "HTML". For andre filtyper vil innholdet havne under "Ren tekst". Husk at eksisterende kampanjetekst for aktuell type vil overskrives av importfilen.

Sette inn e-postsignatur

Du kan hvis ønskelig få satt inn din vanlige e-postsignatur nederst i kampanjeteksten (ren tekst). For å gjøre dette, velg knappen "Signatur" fra verktøylinjen.

For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Forhåndsvise utsendelse

Du kan når som helst forhåndsvise kampanjee-posten direkte fra kampanjen. Dette kan være spesielt viktig ved bruk av HTML-formatert e-post.

For å forhåndsvise en e-postutsendelse, velg "Forhåndsvis" fra verktøylinjen.

Prøvesende utsendelse

For å kunne se hvordan e-posten vil se ut hos mottakeren, kan du når som helst foreta en prøveutsendelse. Du kan selv velge hvilken e-postadresse prøvesendingen skal sendes til i dialogboksen som kommer opp. Som standard vil din registrerte e-postadresse være satt inn.

For å prøvesende en e-postutsendelse, velg "Prøvesend" fra verktøylinjen og velg e-postadresse i dialogboksen som kommer opp.

Fanekort "Vedlegg"

Kampanjene kan inneholde så mange vedlegg som du ønsker. I en brevkampanje, kan du legge inn hele dokumentet du har tenkt til å sende.

I en e-postkampanje vil vedleggene legges ved i e-postutsendelsen og sendes til deltakerne hvis de er merket "Vedlegges e-postutsendelse" (grønt flagg i listen over vedlegg). Vedleggene kan være for eksempel vedlagte PDF-filer eller det kan være bilder for bruk i en HTML-formatert e-post. Ved bruk av bilder integrert i HTML-formatert e-post må du holde styr på hvilke innholds-IDer som brukes for bildene. Dette vil bestemme hvor bildene havner i e-posten.

Listen over vedlegg inneholder følgende felter:

• (Statusflagg): Om vedlegget vil legges ved i kampanjeutsendelse (grønt flagg) eller ikke (rødt flagg).
• Tittel: Tittel for vedlegg. Klikk for å åpne/lagre den vedlagte filen.
• Filnavn: Filnavn for vedlegg.
• Størrelse: Filstørrelse for vedlegg.
• Type: Filtype for vedlegg.
• ID: Innholds-ID for vedlegg. Brukes for å referere til vedlagte bilder i HTML-formatert e-post. Se over.
• Sist endret: Tidspunkt vedlegget ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret vedlegget sist.
• (Info-symbol): Klikk for å åpne egenskaper for vedlegg.

Legge til nytt vedlegg

Ny vedlegg kan legges til ved å velge "Nytt vedlegg" fra verktøylinjen.

Dialogboks for vedlegg

Følgende felter er tilgjengelige for vedlegg:

• Filnavn: Viser filnavn for vedlegg.
• Filtype: Viser filtype for vedlegg.
• Filstørrelse: Viser filstørrelse for vedlegg.
• Importer fil: Gir mulighet for å velge fil som skal legges til ved å klikke på "Bla gjennom...".
• Tittel: Angir tittel for vedlegg.
• Innholds-ID: Angir innholds-ID (cid) for vedlegg. Se over.
• Vedlegges e-postutsendelse: Angir om vedlegget skal legges ved i e-postutsendelse eller ikke.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Beskrivelse: Angir fritekstbeskrivelse for vedlegg.

Fanekort "Spesialfelter" (krever integrert e-postutsendelse aktivert)

Spesialfelter er spesielle tekstvariabler som du kan legge inn i kampanjenes emne og kampanjetekst. Disse variabelnavnene vil automatisk erstattes av andre tekster før e-postene sendes ut. Dette betyr at du ved for eksempel å skrive "Kjære @CONTACT_NAME@" kan få en personlig start på alle e-poster som sendes ut i og med at @CONTACT_NAME@ vil erstattes med navnet til kontaktpersonen for kampanjedeltakeren.

Følgende spesialfelter er tilgjengelige:

• @COMPANY_NAME@: Firmaets navn.
• @CONTACT_NAME@: Kontaktpersonens navn.
• @CAMPAIGN_RECIPIENT_ID@: Identifikator for kampanjedeltaker.
• @CAMPAIGN_CODE@: Kampanjekode.
• @CAMPAIGN_SLOGAN@: Slagord for kampanje.
• @CAMPAIGN_START_DATE@: Startdato for kampanje.
• @CAMPAIGN_END_DATE@: Sluttdato for kampanje.
• @REGION_NAME@: Salgsregion for kampanje.
• @DATE@: Dagens dato.
• @TIME@: Klokkeslett.
• @WEEK@: Inneværende ukenummer.
• @MONTH@: Inneværende måned.
• @YEAR@: Inneværende år.
• @WEEKDAY@: Ukedag.

Fanekort "Deltakere"

Dette fanekortet lar deg administrere deltakerne i kampanjen. Deltakerne kan legges til manuelt eller importeres fra markedsføringslister. Følgende felter vises i listen over deltakere:

• (Statusflagg): Status for hver enkelt deltaker. Se under.
• (Konvolutt): Om e-post er sendt til deltaker (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• (Konvolutt med øyne): Om e-post er lest av mottaker (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• (Konvolutt med musepeker): Om mottaker har klikket på linker i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• Firmanavn: Navn på firma.
• E-post: E-postadresse til deltaker.
• Kontaktperson: Navn på kontaktperson i deltakerfirma.
• Telefon: Telefonnummer til deltaker.

Statusflagg

Status for deltakere i kampanjer vises med flagg av forskjellige farger.

• Gult flagg: Deltakerens e-postadresse og deltakelse i kampanjen er ubekreftet (standard).
• Grønt flagg: Deltakerens e-postadresse og deltakelse i kampanjen er bekreftet OK.
• Rødt flagg: Deltakerens er deaktivert fra kampanjen.

Legge til ny deltaker i kampanjen

Du kan legge til en ny deltaker i kampanjen ved å velge "Ny deltaker" fra verktøylinjen.

Innfyllingsfelter for deltakere i kampanjer

• Firmanavn: Navn på foretak.
• Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretak.
• Status: Status for medlemmet. Se over.
• Adresse: Postadresse for foretak.
• Postnummer: Postnummer for foretak.
• Poststed: Poststed for foretak.
• Land: Nasjonalitet for foretakets postadresse.
• E-postadresse: E-postadresse til foretak.
• Webside: Websideadresse for foretak.
• Telefon: Telefonnummer til foretak.
• Telefaks: Telefaksnummer til foretak.
• Aksjekapital: Foretakets aksjekapital.
• Registreringsdato: Dato foretaket ble registrert.
• Selskapsform: Selskapsform for foretak (AS, ASA, ENK o.s.v.)
• Kommune: Navn på kommune foretaket tilhører.
• Fylke: Navn på fylke foretaket tilhører.
• Salgsregion: Navn på hvilken salgsregion foretaket skal tilhøre.
• Daglig leder: Navn på daglig leder i foretaket.
• Signaturrett: Navn på personer med signaturrett for foretak.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til daglig leder i foretaket.
• Alder daglig leder: Alder for daglig leder i foretaket.
• Antall engasjementer: Antall registrerte foretaksengasjementer for daglig leder i foretaket.
• Kjønn daglig leder: Kjønn for daglig leder i foretaket.
• Rating daglig leder: Kredittverdighet for daglig leder i foretaket.
• Antall ansatte: Antall ansatte i foretaket.
• Årlig omsetning: Årlig omsetning i foretaket.
• Hovedbransje: Hovedbransje for foretaket.
• Underbransje 1: Underbransje 1 for foretaket.
• Underbransje 2: Underbransje 2 for foretaket.
• Underbransje 3: Underbransje 3 for foretaket.
• Notat: Fritekstnotat for medlem.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Tidspunkt sendt: Tidspunkt kampanjee-post ble sendt til deltaker (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• Tidspunkt først lest: Tidspunkt e-post ble lest av deltaker første gang (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• Tidspunkt sist lest: Tidspunkt e-post ble lest av deltaker siste gang (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• Antall ganger lest: Antall ganger e-post er lest av deltaker (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• Antall klikk: Antall ganger deltaker har klikket på linker i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• Tidspunkt første klikk: Tidspunkt deltaker klikket første gang i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• Adresse første klikk: Link (URL) som ble benyttet av deltaker ved første gangs klikk i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• IP første klikk: IP-adresse for deltaker ved første gangs klikk i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• Tidspunkt siste klikk: Tidspunkt deltaker klikket siste gang i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• Adresse siste klikk: Link (URL) som ble benyttet av deltaker ved siste klikk i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).
• IP siste klikk: IP-adresse for deltaker ved siste klikk i e-post (krever integrert e-postutsendelse aktivert).

Importere deltakere til kampanjen

Lister over deltakere kan importeres fra markedsføringslister (se CRM - Markedsføringslister).

For å legge til deltakere fra en markedsføringsliste, velg "Importer" fra verktøylinjen på fanekortet "Deltakere". I dialogboksen som kommer frem velger du ønsket markedsføringsliste. Her kan du også velge å kun importere deltakere som har e-postadresse registrert.

Slette en deltaker i en kampanje

Du kan slette en deltaker i en kampanje ved å åpne oppføringen og klikke på knappen "Slett".

Slette alle deltakere i kampanjen

Du kan slette alle deltakere i en eksisterende kampanje ved å velge "Slett alle" fra verktøylinjen på fanekortet "Deltakere".

Fanekort "Sluttevaluering"

Dette fanekortet brukes for å evaluere kampanjen i etterkant. Her kan du fylle inn virkelige data for kampanjen og samtidig sammenligne med budsjettet for kampanjen. Du vil til slutt få ut et totalresultat for kampanjen som vil kunne si om kampanjen var økonomisk vellykket eller ikke.

Følgende felter er tilgjengelige i sluttevalueringen:

• Antall positive responser: Angir hvor mange positive responser (typisk salg) som kampanjen medførte.
• Antall feilsendinger: Angir hvor mange feilsendinger (kampanjemateriell når ikke mottaker) som kampanjen medførte.
• Planlegging: Angir reell kostnad for planlegging av kampanjen.
• Målgruppevalg/adresseliste: Angir reell kostnad for å samle sammen deltakere til kampanjen.
• Materialkost (per enhet): Angir reell kostnad for kampanjemateriell til kampanjen per enhet.
• Distribusjon/utsendelse (per enhet): Angir reell kostnad for utsendelse av kampanjemateriell per enhet.
• Responshåndtering (per respons): Angir reell kostnad for håndtering av responser på kampanjen (per respons).
• Returhåndtering (per retur): Angir reell kostnad for å håndtere returnert kampanjemateriell (per retur).
• Effektmåling/evaluering: Angir reell kostnad for evaluering av kampanjen i ettertid.
• Andre kostnader: Angir evt. andre reelle kostnader knyttet til kampanjen som ikke fremkommer i de andre kostnadspostene.
• Totale kostnader: Viser reell totalkostnad for kampanjen (sum av alle delkostnadene).
• Inntekter per ordre: Angir reelle inntekter per positiv respons/salg knyttet til kampanjen.
• Variable kostnader per ordre: Angir reelle kostnader direkte knyttet til en ordreprosessen/salget (per salgsordre).
• Resultat for kampanje: Angir reelt resultat for kampanjen basert på parametrene som er lagt inn. Kalles ofte for ROI (Return of Investment).

Helt til høyre i vinduet finnes det en kolonne "Avvik" som fortløpende viser deg avvik mellom planlagte kostnader/inntekter og reelle kostnader/inntekter. Nederst i vinduet er det et tekstfelt der du kan registrere en konkusjon for kampanjen. Her kan du si noe om evt. årsaker til suksess eller fiasko for kampanjen.

Lage en kopi av en kampanje

Hvis du ønsker å opprette en ny kampanje basert på en kampanje som er gjennomført tidligere, kan du lage en kopi av en kampanje. Dermed vil du få med deg informasjon om den gamle kampanjen samt evt. vedlegg knyttet til denne.

Du lager en kopi ved å åpne vinduet for kampanje (klikk på emne i listen), og så velge knappen "Lag kopi" på fanekortet "Planlegging".

Slette kampanjer

Kampanjer kan slettes ved å åpne vinduet for kampanje (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Planlegging". Husk at alle tilknyttede vedlegg og deltakere vil slettes samtidig med kampanjen.

Analysere kampanjer

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Importere data
• Meldinger - E-postinnstillinger
• CRM - Markedsføringslister

Introduksjon

"CRM - Markedsføringslister" gir mulighet for å lage markedsføringslister for bruk i kampanjer. Markedsføringslister kan enkelt benyttes som utgangspunkt for kampanjer. Dermed kan du lage ei fast markedsføringsliste som kan importeres til ubegrenset antall kampanjer ved behov.

Deltakere i markedsføringslistene kan også enkelt importeres fra semikolonseparerte filer (CSV-filer). Systemet støtter import av deltakere fra webtjenesten FastInfo (www.fastinfo.no).

Felter i liste over markedsføringslister

Følgende felter vises i listen over markedsføringslister (CRM - Markedsføringslister).

• Navn: Navn på markedsføringsliste.
• Antall medlemmer: Angir antall deltakere i hver enkelt markedsføringsliste.
• Opprettet: Tidspunkt markedsføringslisten ble opprettet.
• Av: Initialer til den som opprettet markedsføringslisten.
• Sist endret: Tidspunkt markedsføringslisten ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret markedsføringslisten sist.

Opprette en ny markedsføringsliste

Markedsføringslister opprettes ved å velge "Ny markedsføringsliste" på siden CRM - Markedsføringslister.

Vindu for markedsføringslister

Vinduet for markedsføringslister inneholder 2 fanekort der kun det første er tilgjengelig når du oppretter markedsføringslisten for første gang.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet brukes til å registrere generell informasjon om markedsføringslisten. Følgende felter er tilgjengelige:

• Navn: Beskrivende navn for markedsføringsliste. Navnet kan inkludere for eksempel bransje og region.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Notat: Fritekstnotat for markedsføringslisten.

Fanekort "Medlemmer"

Dette fanekortet brukes til å registrere medlemmer i markedsføringslisten. Følgende felter vises i listen over medlemmer:

• (Statusflagg): Status for hvert enkelt medlem. Se under.
• Firmanavn: Navn på firma.
• E-post: E-postadresse til medlem.
• Webside: Webside for medlem.
• Daglig leder: Navn på daglig leder i medlemsfirma.

Statusflagg

Status for medlemmer i markedsføringslister vises med flagg av forskjellige farger.

• Gult flagg: Medlemmets e-postadresse og deltakelse i listen er ubekreftet (standard).
• Grønt flagg: Medlemmets e-postadresse og deltakelse i listen er bekreftet OK.
• Rødt flagg: Medlemmet er deaktivert fra markedsføringslisten.

Legge til nytt medlem i markedsføringslisten

Du kan legge til et nytt medlem i markedsføringslisten ved å velge "Nytt medlem" fra verktøylinjen.

Innfyllingsfelter for medlemmer i markedsføringslister

• Firmanavn: Navn på foretak.
• Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretak.
• Status: Status for medlemmet. Se over.
• Adresse: Postadresse for foretak.
• Postnummer: Postnummer for foretak.
• Poststed: Poststed for foretak.
• Land: Nasjonalitet for foretakets postadresse.
• E-postadresse: E-postadresse til foretak.
• Webside: Websideadresse for foretak.
• Telefon: Telefonnummer til foretak.
• Telefaks: Telefaksnummer til foretak.
• Aksjekapital: Foretakets aksjekapital.
• Registreringsdato: Dato foretaket ble registrert.
• Selskapsform: Selskapsform for foretak (AS, ASA, ENK o.s.v.)
• Kommune: Navn på kommune foretaket tilhører.
• Fylke: Navn på fylke foretaket tilhører.
• Salgsregion: Navn på hvilken salgsregion foretaket skal tilhøre.
• Daglig leder: Navn på daglig leder i foretaket.
• Signaturrett: Navn på personer med signaturrett for foretak.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til daglig leder i foretaket.
• Alder daglig leder: Alder for daglig leder i foretaket.
• Antall engasjementer: Antall registrerte foretaksengasjementer for daglig leder i foretaket.
• Kjønn daglig leder: Kjønn for daglig leder i foretaket.
• Rating daglig leder: Kredittverdighet for daglig leder i foretaket.
• Antall ansatte: Antall ansatte i foretaket.
• Årlig omsetning: Årlig omsetning i foretaket.
• Hovedbransje: Hovedbransje for foretaket.
• Underbransje 1: Underbransje 1 for foretaket.
• Underbransje 2: Underbransje 2 for foretaket.
• Underbransje 3: Underbransje 3 for foretaket.
• Notat: Fritekstnotat for medlem.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Importere medlemmer til markedsføringslisten

Lister over medlemmer kan importeres i én operasjon via semikolonseparerte filer (CSV-filer). CSV-filer kan lagres i regnearkprogrammer som Microsoft Excel og så importeres til markedsføringslisten.

Systemet støtter formatet som lagres fra webtjenesten FastInfo (se www.fastinfo.no). Via denne tjenesten kan du velge ut medlemmer basert på mange ulike kriterier og så lagre resultatet som ei Excel-fil. Denne filen kan du videre lagre som en CSV-fil i Excel. Dette gjør du ved å velge "Fil" -> "Lagre som" i Excel og så velge "CSV (semikolondelt) (*.csv)" i feltet for filtype i lagringsdialogen i Excel.

Etter at du har laget ferdig ei CSV-fil, åpner du markedsføringslisten du vil importere til i XS Office. Fra fanekortet "Medlemmer" velger du "Importer" fra verktøylinjen. Fra denne dialogboksen velger du "Bla gjennom..." for å velge filen du har opprettet. I tillegg kan du velge om øverste rad i CSV-filen inneholder kolonneoverskrifter samt om du kun ønsker å importere oppføringer med e-postadresse.

Etter at du har valgt filen du vil importere, kan du sjekke om de importerte dataene vil importeres korrekt ved å forhåndsvise importen med knappen "Vis". Denne funksjonen vil vise en forhåndsvisning av alle data for en oppføring i CSV-filen og kan brukes for å sjekke om formatet på filen er OK. Når du er klar til å importere data, bruker du knappen "Importer". Når importen er ferdig vil du få frem en oppsummering over antall oppføringer i filen samt hvor mange av dem som ble importert korrekt.

Slette et medlem i markedsføringslisten

Du kan slette et medlem i en markedsføringsliste ved å åpne oppføringen og klikke på knappen "Slett".

Slette alle medlemmer i markedsføringslisten

Du kan slette alle medlemmer i en eksisterende liste ved å velge "Slett alle" fra verktøylinjen på fanekortet "Medlemmer".

Utvidet visning av medlemsliste

Hvis ønskelig kan medlemslisten vises med alle felter samtidig. Dette gjøres ved å velge "Utvidet visning" fra verktøylinjen på fanekortet "Medlemmer". Merk at du da sannsynligvis vil få et horisontalt rullefelt i vinduet siden informasjonsmengden blir mye større.

Slette markedsføringslister

Markedsføringslister kan slettes ved å åpne vinduet for markedsføringsliste (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Husk at alle tilknyttede medlemmer vil slettes samtidig med markedsføringslisten.

Analysere markedsføringslister

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Importere data
• CRM - Kampanjer

Introduksjon

"CRM - Brukerstøttesaker" viser liste over alle brukerstøttesaker. Brukerstøttesaker bør registreres for alle henvendelser fra kunder. Med XS Office kan du følge opp henvendelsene fra start til mål og også sende e-post til kunden ettersom status for saken endres. Du kan også videreformidle sakens status til interne mottakere via e-post direkte fra XS Office.

Du kan angi tidspunkt for påminnelse for forfall for hver brukerstøttesak. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Felter i liste over brukerstøttesaker

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over brukerstøttesaker (CRM - Brukerstøttesaker).

• (Konvolutt): Angir om det er sendt tilbakemeldinger for brukerstøttesaken.
• (Binders): Angir om brukerstøttesaken har tilknyttede vedlegg.
• (Blyant): Angir om det er registrert oppfølginger til brukerstøttesaken.
• (Utropstegn): Angir prioritet for brukerstøttesaken. Se under.
• (Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
• Saksnr: Angir et unikt saksnummer for brukerstøttesaken.
• Emne: Emne for brukerstøttesak.
• Kategori: Kategori for brukerstøttesak. Se Admin - Brukerstøttegrupper.
• Firma: Navn på firma som brukerstøttesaken er knyttet mot.
• Opprettet: Tidspunkt brukerstøttesaken ble opprettet.
• Sist endret: Tidspunkt brukerstøttesaken ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret brukerstøttesaken sist.
• Ansv: Initialer til den som er ansvarlig for brukerstøttesaken.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for brukerstøttesaker vises med flagg av forskjellige farger.

• Blått flagg: Brukerstøttesaken er ikke vurdert.
• Gult flagg: Brukerstøttesaken er under behandling.
• Grønt flagg: Brukerstøttesaken er fullført og lukket.
• Oransje flagg: Ansvarlig person venter på andre for fullføring av brukerstøttesaken, eller brukerstøttesaken er utsatt.
• Rødt flagg: Brukerstøttesaken er kansellert.
• Spørsmålstegn: Brukerstøttesaken er ikke forstått avansvarlig.

Opprette en ny brukerstøttesak

Brukerstøttesaker kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny sak" fra verktøylinjen på siden CRM - Brukerstøtte.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Velg "Brukerstøttesak" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Velg pluss-ikonet i startsideelementene for brukerstøttesaker.
• Bruk hurtigtasten for brukerstøttesaker. Se Innledning - Hurtigtaster.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Brukerstøttesaken vil opprettes og du vil få frem ekstra fanekort for oppfølginger, vedlegg og tilbakemeldinger for den samme saken.
• Opprett og ny: Brukerstøttesaken vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for brukerstøttesak. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere saker etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Brukerstøttesaken vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Vindu for brukerstøttesaker

Vinduet for brukerstøttesaker inneholder 4 fanekort der kun det første er tilgjengelig når du oppretter brukerstøttesaken for første gang.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet brukes til å registrere informasjon om brukerstøttesaken. Følgende felter er tilgjengelige:

• Saksnr: Angir et unikt saksnummer for brukerstøttesaken.
• Emne: Emne for brukerstøttesak.
• Kategori: Kategori for brukerstøttesak. Se Admin - Brukerstøttegrupper.
• Meldt via: Angir hvordan brukerstøttesaken ble innrapportert. Se Admin - Brukerstøttekilder.
• Meldt av: Fritekstfelt for hvem som innrapporterte saken.
• Firma: Navn på firma som brukerstøttesaken er tilknyttet.
• Har supportavtale: Om tilknyttet firma har supportavtale. Vil automatisk hentes fra firmakortet.
• Kontaktperson: Navn på kontaktperson som brukerstøttesaken er tilknyttet.
• Prosjekt: Navn på prosjekt som brukerstøttesaken er tilknyttet.
• Respons via: Angir hvordan kontaktpersonen ønsker tilbakemeldinger formidlet.
• (Prioritet): Angir prioritet for brukerstøttesaken. Se over.
• Status: Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se over.
• Fakturering: Angir status for fakturerbarhet for saken.
• Tidsforbruk: Angir tidsforbruk tilknyttet saken.
• Ansvarlig: Angir ansatt som er ansvarlig for brukerstøttesaken.
• Forfallsdato: Angir forfallsdato for brukerstøttesaken.
• Påminnelse: Angir tidspunkt for påminnelse for brukerstøttesaken. Se under.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Problemstilling: Problemtekst for brukerstøttesaken som innrapportert av kunden.
• Løsning: Løsningstekst for brukerstøttesaken.

Sende tilbakemelding

Du kan sende tilbakemelding til kunden direkte fra XS Office. Dette gjør du ved å velge knappen "Send tilbakemelding" på verktøylinjen. Alle tilbakemeldinger du sender via e-post fra XS Office vil være synlige på fanekortet "Tilbakemeldinger". Se for øvrig under.

Fanekort "Oppfølginger"

Dette fanekortet brukes til å registrere interne oppfølginger til brukerstøttesaken. Dette vil indikeres med blyantsymbol i sakslisten.

Følgende felter vises i liste over oppfølginger:

• Opprettet: Angir tidspunkt for når oppfølgingen ble opprettet.
• Av: Angir initialer til ansatt som skrev oppfølgingen.
• Tekst: Viser starten på oppfølgingsteksten.

Visningsalternativer for liste over oppfølginger

Fra verktøylinjen kan du velge to ulike visningsalternativer for oppfølgingslisten:

• Vis liste: Viser oppfølgingene fordelt over 3 kolonner uten linjeskift i oppfølgingsteksten.
• Vis samlet: Viser oppfølgingene i én kolonne der linjeskift i oppfølgingsteksten er beholdt og hele tekstene vises.

Skrive ny oppfølging

Du lager en ny oppfølging ved å velge "Ny oppfølging" fra verktøylinjen på fanekortene "Detaljer" og "Oppfølginger".

Slette oppfølging

Du sletter en oppfølging ved å åpne oppfølgingen (klikk på tekst i "listemodus"), og velge "Slett" fra verktøylinjen i dialogboksen. Merk at du kun kan slette oppfølginger du selv har skrevet.

Videresende saken internt

Du kan videresende saken internt via e-post direkte fra XS Office. Dette kan du gjøre fra fanekortene "Detaljer" og "Oppfølginger". Se for øvrig under.

Fanekort "Vedlegg"

Dette fanekortet brukes til å legge inn eventuelle vedlegg til brukerstøttesaken (kan for eksempel være skjermdumper fra en PC, åstedsbilder eller generelle dokumenter). Dette vil indikeres med binderssymbol i sakslisten.

Følgende felter vises i liste over vedlegg:

• Tittel: Tittel for vedleggsdokument.
• Filnavn: Filnavn for vedleggsdokument.
• Størrelse: Filstørrelse for vedleggsdokument.
• Type: Filtype for vedleggsdokument.
• Sist endret: Tidspunkt vedlegget ble lagret sist.
• Av: Angir initialer til ansatt som lagret vedlegg sist.

Legge inn nytt vedlegg

Du legger til et nytt vedlegg ved å velge "Nytt vedlegg" fra verktøylinjen.

Vise et eksisterende vedlegg

Du viser et eksisterende vedlegg ved å klikke på teksten i tittel-kolonnen. Vedlegget vil lastes ned og åpnes i tilhørende program for aktuell vedleggstype.

Åpne et eksisterende vedlegg for redigering

Du åpner vinduet for egenskaper for vedlegg ved å klikke på info-symbolet helt til høyre i vedleggslisten.

Felter i dialogvindu for vedlegg

Vinduet for vedleggsegenskaper inneholder følgende felter:

• Importer fil: Gir deg mulighet for å velge hvilket vedlegg som skal legges til. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
• Tittel: Tittel for vedleggsdokument. Vil vises i vedleggslisten.
• Beskrivelse: Angir en beskrivelse av vedleggsdokumentet.

Slette vedlegg

Du sletter et vedlegg ved å åpne vedlegget (klikk på info-symbol til høyre i listen), og velge "Slett" fra verktøylinjen i dialogboksen.

Fanekort "Tilbakemeldinger"

Dette fanekortet brukes til å kommunisere brukerstøttesaken internt og til det tilknyttede firmaet. Hvis all kommunikasjon skjer herfra, vil du alltid kunne spore hva som er sendt i tilknytning til saken. Eventuelle oppføringer her vil indikeres med konvoluttsymbol i sakslisten.

Følgende felter vises i liste over tilbakemeldinger:

• Sendt til: Angir e-postadressen til mottakeren av tilbakemeldingen.
• Emne: Emne for tilbakemeldingen.
• Sendt: Tidspunkt tilbakemeldingen ble sendt.
• Av: Angir initialer til ansatt som sendte tilbakemeldingen.

Vise detaljer for tilbakemelding

Klikk på emneteksten i listen for å vise innholdet i tilbakemeldingen. Dette vinduet inneholder følgende informasjon:

• Saksnr: Angir det unike saksnummeret til tilhørende brukerstøttesak.
• Emne: Emne for tilbakemeldingen.
• Sendt: Tidspunkt tilbakemeldingen ble sendt.
• Sendt til: Angir e-postadressen til mottakeren av tilbakemeldingen.
• Sendt CC: Angir e-postadressen til kopimottakere (Carbon Copy) av tilbakemeldingen.
• Sendt BCC: Angir e-postadressen til blindkopimottakere (Blind Carbon Copy) av tilbakemeldingen.
• Sendt av: Navn og e-postadresse til ansatt som sendte tilbakemeldingen.
• (Tekst): Den komplette teksten i tilbakemeldingen.

Søke etter brukerstøttesaker

Du kan søke etter brukerstøttesaker basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter brukerstøttesaker. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for brukerstøttesaker:

• (Prioritet): Søk etter brukerstøttesaker med bestemt prioritet (lav/normal/høy). Se over.
• Status: Søk etter brukerstøttesaker med bestemt status. Se over.
• Kilde: Søk etter brukerstøttesaker som er innrapportert på en bestemt måte. Se Admin - Brukerstøttekilder.
• Meldt av: Søk etter brukerstøttesaker med fritekstsøk på den som innrapporterte saken.
• Opprettet av: Søk etter brukerstøttesaker opprettet av en bestemt ansatt.
• Ansvarlig: Søk etter brukerstøttesaker med en bestemt ansatt som ansvarlig.
• Prosjekt: Søk etter brukerstøttesaker tilknyttet et bestemt prosjekt.
• Prosjektnavn: Søk etter brukerstøttesaker med fritekstsøk for prosjektnavn.
• Firma: Søk etter brukerstøttesaker tilknyttet et bestemt firma.
• Kontakt: Søk etter brukerstøttesaker tilknyttet en bestemt kontaktperson.
• Kategori: Søk etter brukerstøttesaker tilknyttet en bestemt kategori. Se Admin - Brukerstøttegrupper.
• Saksnummer: Søk etter brukerstøttesak med angitt saksnummer.
• Emne: Søk etter brukerstøttesaker med fritekstsøk i emneteksten.
• Problem: Søk etter brukerstøttesaker med fritekstsøk i problemteksten.
• Løsning: Søk etter brukerstøttesaker med fritekstsøk i løsningsteksten.
• Fra dato: Søk etter brukerstøttesaker opprettet fra og med en gitt dato.
• Til dato: Søk etter brukerstøttesaker opprettet til og med en gitt dato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen.

Brukerstøttesaker kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere brukerstøttesaker

Filtrere etter ansatt

I tillegg til søkefunksjonen, kan du filtrere listen etter hvem som er ansvarlig for saken via rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

• Alle: Viser alle saker uavhengig av hvem som er ansvarlig.
• Mine: Viser alle saker du selv er ansvarlig for.
• Ikke mine: Viser alle saker du ikke er ansvarlig for.

Filtrere etter status

Du filtrerer sakslisten basert på status ved å velge et av alternativene i rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

• Alle: Viser alle saker uavhengig av status.
• Åpne saker: Viser alle saker som verken er merket som fullført eller kansellert.
• Ikke startet: Viser alle saker som har status "Ikke startet".
• Pågår: Viser alle saker som har status "Pågår".
• Fullført: Viser alle saker som har status "Fullført".
• Venter andre: Viser alle saker som har status "Venter andre".
• Utsatt: Viser alle saker som har status "Utsatt".
• Kansellert: Viser alle saker som har status "Kansellert".
• Ikke forstått: Viser alle saker som har status "Ikke forstått".

Sortere brukerstøttesaker

Listen over brukerstøttesaker kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Motta påminnelser om brukerstøttesaker

Du kan velge tidspunkt for påminnelse for hver enkelt brukerstøttesak. Ved dette tidspunktet vil ansvarlig for brukerstøttesaken automatisk motta en påminnelse per e-post. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye brukerstøttesaker.

XS Office kan også varsle kundeansvarlig for firma knyttet til brukerstøttesak hvis ikke brukerstøttesaken er registrert som fullført ved forfall. Se Admin - Globale innstillinger.

Se også Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser.

Sende tilbakemelding til kunden

Når saken er løst (eller har endret status), kan du sende en tilbakemelding om saken direkte fra XS Office. For å gjøre dette velger du knappen "Send" på fanekortet "Detaljer". Du vil da få opp en ferdig utfylt e-post med detaljene om saken.

Alle tilbakemeldinger du sender fra XS Office vil du i ettertid kunne se via fanekortet "Tilbakemeldinger" for saken. Via Admin - Globale innstillinger kan du tilpasse formatet for emneteksten i tilbakemeldingene til kundene. Her kan du også angi standard kopimottakere (CC) og blindkopimottakere (BCC) for brukerstøttesaker.

Hvis du vil videresende saken internt for oppfølging, bruker du funksjonen "Videresend". Se under.

Videresende saker internt

Når du har laget en oppfølging i en brukerstøttesak, kan du distribuere den oppdaterte saken internt via funksjonen "Videresend" på fanekortet "Oppfølginger". I dialogboksen som kommer frem legger du inn e-postadresser til mottakere og kopimottakere for saken. Flere adresser kan skilles med semikolon (;). Mottakerne vil motta alle opplysninger i saken og også alle oppfølginger som er laget. Dette gjør det enkelt å informere de involverte i sakens gang.

Du kan angi standard mottaker og standard kopimottakere (CC) for interne oppfølginger fra Admin - Globale innstillinger.

Slette en brukerstøttesak

Brukerstøttesaker kan slettes ved å åpne vinduet for brukerstøttesak (klikk på emnetekst i sakslisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Husk at alle tilknyttede oppfølginger, vedlegg og tilbakemeldinger vil slettes samtidig med brukerstøttesaken.

Slette mange brukerstøttesaker

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at alle tilknyttede oppfølginger og vedlegg også vil slettes når du sletter en brukerstøttesak.

Fullføre/kansellere mange saker samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som fullført eller kansellert i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som fullført" eller "Sett som kansellert" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Skrive ut mange saker samtidig

Hvis du ønsker å skrive ut et utvalg saker med oppfølginger (f.eks. til et møte), markerer du først de du vil skrive ut med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil skrive ut, velger du "Skriv ut detaljert" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Utskriften vil skrive ut saksdetaljer, problemstilling, løsningsforslag samt alle oppfølginger. Hver sak vil komme på en ny side i utskriften.

Registrere timeforbruk fra en brukerstøttesak

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra brukerstøttesaken. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra brukerstøttesaken over til timeregistreringen. Hvis du har angitt tidsforbruk for brukerstøttesaken, vil dette komme med i vinduet for ny timeregistrering. Dersom du også har angitt at brukerstøttesaken er fakturerbar, vil timeantallet også settes som fakturerbare timer.

Analysere brukerstøttesaker

Avtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av brukerstøttesaker, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Påminnelser
• Innledning - Søke i XS Office
• Min side - Min kalender
• Min side - Mine innstillinger
• Samhandling - Gruppekalender
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Rapporter
• Admin - Globale innstillinger
• Admin - Brukerstøttegrupper
• Admin - Brukerstøttekilder