Humac Magazine - Den nye administrasjonen

Denne artikkelen ble publisert på side 51 i Humac Magazine nr. 4 2007. Humac Magazine er et magasin for Mac-brukere som kommer ut hvert kvartal og har et opplag på 50.000 eksemplarer.

Innholdet i artikkelen er delvis gjengitt her. Du finner en link til hele artikkelen nederst på siden.

I lengre tid har ulike løsninger for nettbasert administrasjon vært forsøkt, med svært få vellykkede resultater. Problemet har vært i miksede miljøer hvor både Mac og PC finnes. Dette problemet har selskapet XS Office løst elegant med sin Enterprise Edition, som endog lar det litt hårsåre Safari slippe uproblematisk til.

Innholdsrik pakkeløsning

Pakkeløsningen er innholdsrik og mer enn dekkende for ulike virksomheter; totalt har Enterprise Edition over 149 menyvalg gruppert under temamenyene Min side, Organisasjon, Meldinger, Samhandling, CRM, Prosjekt, Timer, Dokumenter og Diverse. Den først nevnte er dedikert den enkelte ansatte og dennes private ønsker (innen systemet) og behov (ferier/permisjonssøknader/kalender m.v.). Den sist nevnte – Diverse – er en slags digital pytt-i-panne med tjenester som ulike kalkulatorer, væroversikter og finansoppslag til tetris-spill, oversikter over ulike merkedager og endog ASCII-tabeller.

Kundeoppfølging og fakturering

Hver gang en ny kunde blir registrert, legges grunnlaget for hele forholdet. Detaljer om kunden hentes med et musetrykk i Brønnøysundregisteret, og det hele fullføres med alle kontaktdetaljer. Neste steg er registrering av uansett størrelse prosjekter/oppgaver (eller produkter/handelsvarer) og utvikling av budsjett/tilbud. Alle eksterne kjøp skannes inn og legges direkte til aktuelle prosjektet, og de ansatte registrerer underveis sitt tidsforbruk – gjerne med kommentarer – og det hele munner greit ut i en faktura – eller à kontofaktura – til ønsket tidspunkt.

Rapporter

Man kan når som helst også gå inn og hente ut en hel mengde med rapporter; ansattes generelle timeforbruk, registrerte timer pr. prosjekt eller over et tidsrom, kjøp pr. prosjekt eller over et tidsrom, omsetning over et definert tidsrom; – og en mengde andre nyttige ting som vil gjøre en plutselig revisorkontroll til en hyggelig halvtime. For Enterprise Edition tilfredsstiller alle krav som regnskapsloven stiller.

Kalender

Fordelen med en privat og en felles kalender er at velger du din private, vil kun avtalene som er gjort på dine vegne i firmasammenheng, vises. Og vice versa: dine avtaler som du velger å vise til fellesskapet, fremkommer selvfølgelig på hovedkalenderen.

Timeregistrering

Timeregistreringen er litt omstendelig, men så fanger den da også opp alle detaljer. Oppsettet beskriver de timetyper som selskapet selv ønsker å benytte. Deretter velges kunde og i neste felt prosjekt; for presisjonens skyld må begge disse utfylles for at timer i det hele tatt skal kunne føres. I timefeltet er det også muligheter for å tilføye interne og eksterne kommentarer. Til slutt godkjennes timene før de enkelt blir overført til en ordre.

E-post

I pakken ligger også e-postkommunikasjon. Det betyr at all korrespondanse som skjer underveis med oppdragsgiver (registrert under kontaktpersoner), kobler e-postene til kun den. Dette gjør det utrolig enkelt i ettertid å gjennomgå eventuelle beskjeder, misforståelser eller endringer i bestilling som det ellers ikke er gjort notater om eller som ikke ligger nevnt i prosjektets  dokumenter som også er lagret i systemet.

Serviceorientert

Når i tillegg skaperne av verktøyet er så serviceorienterte og samarbeidsvillige som de er, så kan i alle fall vårt byrå konstatere at vi har funnet det vi har lett etter siden oppstarten i 1988:

XS Office Enterprise Edition er en viktig brikke, i det som XS Office selv hevder er Grunnlaget for suksess.

Les hele artikkelen her.