| Forrige: | iPhone-tilpasset websted |
| Neste: | Føre kjørebok via mobiltelefonen |
Saksarkiv med avanserte søkemuligheter
Publisert: 05.07.2010
Saksarkivet i XS Office er et system for å håndtere kundehenvendelser, brukerstøtte ("helpdesk") samt saksgang for interne prosesser. Med XS Office kan du følge opp henvendelsene fra start til mål og også sende e-post til kunden ettersom status for saken endres. Du kan også videreformidle sakens status til interne mottakere via e-post direkte fra XS Office.
En sak kan ha ubegrenset antall oppfølginger/kommentarer. Disse kommentarene er trådede som gjør at du visuelt får oversikt over hvem som kommenterer hva.
Når du oppretter en sak, kan du samtidig laste opp et filvedlegg som illustrerer sakens kjerne. Dette kan være en skjermdump, et bilde, en PDF-fil eller annet. Dette filvedlegget vil følge saken og alltid være synlig på informasjonssiden for saken. Du kan etter at saken er opprettet også legge til andre vedlegg. Når du følger opp/kommenterer en sak, kan du også legge ved vedlegg. Disse vedleggene vil være knyttet både til selve saken og oppfølgingsteksten din.
All e-postkorrespondanse kan legges inn i saken. E-postmeldinger du sender fra saken vil automatisk knyttes til saken. I tillegg kan du markere både innkommende og utgående e-post med et saksnummer som gjør at meldingene vil være synlige i saken. Hvis du bruker XS Office Outlook Plugin, kan du overføre e-post fra Outlook og direkte inn til en bestemt sak.
Sakene i arkivet kan relateres til hverandre. Dette gir deg mulighet til å indikere at en sak er avhengig av, duplikat av eller på annen måte relatert til en annen sak. Du vil enkelt se i sakslisten hvilke saker som er relatert til andre saker.
Du kan angi opptil tre valgfrie sakskategorier for en sak. Disse kategoriene har valgfrie navn og ledetekster slik at du kan gruppere sakene i henhold til kriterier som er relevante for deg og din organisasjon. Du kan også angi hvilke av disse kategoriene som skal være påkrevde ved oppretting av nye saker.
Du kan angi tidspunkt for påminnelse for forfall for hver sak. Ansvarlig for utførelse vil automatisk motta et varsel ved dette tidspunktet.
Sakene kan også merkes med en QA-ansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring). QA-ansvarlig er ansvarlig for å verifisere (samt evt. lukke) fullførte saker. Varsler til QA-ansvarlig om verifisering av saker sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00.
Tabellen under illustrerer de ulike fasene for en sak.
Forsøk selv via vår demo, eller bestill en 30 dagers gratis prøve av XS Office Professional Edition, eller XS Office Enterprise Edition.
En sak kan ha ubegrenset antall oppfølginger/kommentarer. Disse kommentarene er trådede som gjør at du visuelt får oversikt over hvem som kommenterer hva.
Når du oppretter en sak, kan du samtidig laste opp et filvedlegg som illustrerer sakens kjerne. Dette kan være en skjermdump, et bilde, en PDF-fil eller annet. Dette filvedlegget vil følge saken og alltid være synlig på informasjonssiden for saken. Du kan etter at saken er opprettet også legge til andre vedlegg. Når du følger opp/kommenterer en sak, kan du også legge ved vedlegg. Disse vedleggene vil være knyttet både til selve saken og oppfølgingsteksten din.
All e-postkorrespondanse kan legges inn i saken. E-postmeldinger du sender fra saken vil automatisk knyttes til saken. I tillegg kan du markere både innkommende og utgående e-post med et saksnummer som gjør at meldingene vil være synlige i saken. Hvis du bruker XS Office Outlook Plugin, kan du overføre e-post fra Outlook og direkte inn til en bestemt sak.
Sakene i arkivet kan relateres til hverandre. Dette gir deg mulighet til å indikere at en sak er avhengig av, duplikat av eller på annen måte relatert til en annen sak. Du vil enkelt se i sakslisten hvilke saker som er relatert til andre saker.
Du kan angi opptil tre valgfrie sakskategorier for en sak. Disse kategoriene har valgfrie navn og ledetekster slik at du kan gruppere sakene i henhold til kriterier som er relevante for deg og din organisasjon. Du kan også angi hvilke av disse kategoriene som skal være påkrevde ved oppretting av nye saker.
Du kan angi tidspunkt for påminnelse for forfall for hver sak. Ansvarlig for utførelse vil automatisk motta et varsel ved dette tidspunktet.
Sakene kan også merkes med en QA-ansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring). QA-ansvarlig er ansvarlig for å verifisere (samt evt. lukke) fullførte saker. Varsler til QA-ansvarlig om verifisering av saker sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00.
Tabellen under illustrerer de ulike fasene for en sak.
| Fase 1 | Fase 2 | Fase 3 | Fase 4 | Fase 5 | Fase 6 |
|---|---|---|---|---|---|
Ny: Saken har ikke fått angitt en ansvarlig. Brukes ved opprettelse av nye saker der ansvarlig for utførelse ikke er avklart. |
Tilordnet: Saken har fått tilordnet en ansvarlig, men utførelsen er ikke startet. Nye saker der ansvarlig for utførelse er angitt vil automatisk få denne statusen. |
Pågår: Saken er angitt som "i arbeid". Settes normalt av ansvarlig for utførelse.Venter andre: Saken er avengig av andres bidrag for å få fremdrift.Utsatt: Saken er utsatt. Ny forfallsdato kan settes. |
Fullført: Saken er angitt som fullført, men ikke verifisert.Kansellert: Saken er angitt som ugyldig.Ikke forstått: Ansvarlig for utførelse forstår ikke sakens problemstilling. Saken må utredes nærmere. |
Verifisert: Saken er angitt som verifisert, men ikke lukket. Denne operasjonen gjøres normalt av en person som er ansvalig for QA. |
Lukket: Saken er angitt som fullført, verifisert og lukket. Denne operasjonen kan gjøres av en QA-person eller den som opprettet saken. Avhenger av organisasjonens retningslinjer for sakshåndtering. |
Tabell: Illustrasjon av saksgang
Statusflagg
Status for saker (se fasene i saksgangen i tabellen over) vises med flagg av forskjellige farger.- Hvitt flagg: Saken er ny og ikke tilordnet en ansvarlig.
- Blått flagg: Saken er tilordnet en ansvarlig, men ikke startet.
- Gult flagg: Saken pågår (er under behandling).
- Oransje flagg med klokke: Saken er utsatt.
- Oransje flagg med teksten "Zzz": Ansvarlig person venter på andre for fullføring av saken.
- Rødt flagg: Saken er kansellert.
- Spørsmålstegn: Saken er ikke forstått av ansvarlig.
- Grønt flagg med spørsmålstegn: Saken er fullført, men ikke verifisert eller lukket. Hvis QA-ansvarlig er angitt for saken, sendes varsel om verifisering til denne personen.
- Grønt flagg med hake: Saken er fullført og verifisert, men ikke lukket.
- Grønt flagg med hengelås: Saken er lukket.
- Emne: Søk etter angitt søkeord i emnefeltet for saker.
- Problem: Søk etter angitt søkeord i problemstillingen for saker.
- Løsning: Søk etter angitt søkeord i løsningsteksten for saker.
- Fritekst: Søk etter angitt søkeord i emnefeltet, problemstillingen og løsningsteksten for saker.
- Meldt via: Søk etter saker som er innmeldt på en spesiell måte.
- Firma: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt firma.
- Kontaktperson: Søk etter saker som er knyttet til en bestemt kontaktperson.
- Prosjekt: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt prosjekt.
- Produkt: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt produkt.
- Kategori 1: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 1.
- Kategori 2: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 2.
- Kategori 3: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 3.
- Status: Søk etter saker som har en bestemt status.
- Løsning: Søk etter saker som har en bestemt løsning.
- Prioritet: Søk etter saker som har en bestemt prioritet.
- Alvorlighetsgrad: Søk etter saker som har en bestemt alvorlighetsgrad.
- Meldt av: Søk etter angitt søkeord i fritekstfeltet for "Meldt av".
- Sakskode: Søk etter angitt søkeord i feltet for sakskode.
- Saksnummer: Søk etter saker med saksnummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Antall vedlegg: Søk etter saker med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Antall oppfølginger: Søk etter saker med antall oppfølginger som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Antall e-poster: Søk etter saker med antall e-poster som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Relaterte saker: Søk etter saker med antall saksrelasjoner som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Tidsforbruk: Søk etter saker med tidsforbruk (i timer) som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Ansvarlig: Søk etter saker som har en bestemt person som ansvarlig.
- QA-ansvarlig: Søk etter saker som har en bestemt person som QA-ansvarlig.
- Opprettet av: Søk etter saker som er opprettet av en bestemt person.
- Sist endret av: Søk etter saker som er sist endret av en bestemt person.
- Fullført av: Søk etter saker som er markert som fullført av en bestemt person.
- Verifisert av: Søk etter saker som er markert som verifisert av en bestemt person.
- Lukket av: Søk etter saker som er lukket av en bestemt person.
- Gjenåpnet av: Søk etter saker som er gjenåpnet av en bestemt person.
- Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
- Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Forsøk selv via vår demo, eller bestill en 30 dagers gratis prøve av XS Office Professional Edition, eller XS Office Enterprise Edition.
