Innhold
- Hva er abonnementsfaktura?
- Hvem trenger abonnementsfaktura?
- Fordelene med abonnementsfakturering
- Hva kjennetegner et godt system?
- Abonnementsfaktura i XS Office
Hva er abonnementsfaktura?
Abonnementsfaktura betegner en gjentakende prosess der kunder faktureres automatisk med angitte tidsintervaller basert på forutbestemte kriterier.
Automatisert fakturering av abonnementer benyttes som oftest der du har mange abonnenter som skal betale samme beløp (eller liknende beløp) for et produkt eller tjeneste. Gjerne også samme beløp periodevis, typisk månedlig eller årlig. Abonnementer kan være "uendelige", ha fast sluttdato eller baseres på at hver abonnent skal faktureres et forutbestemt antall ganger.
Et abonnement har typisk et fritt antall abonnenter tilknyttet. Abonnentene har ofte fellestrekk som at de skal betale samme beløp eller faktureres for samme periode.
Større organisasjoner har ofte et proprietært egenutviklet/tilpasset system for abonnementsfakturering/avtalefakturering. I mange sammenhenger kalles dette for "billing-system" og er tilpasset særskilt for organisasjonen fordi krav til logikk, arbeidsflyt, integrasjon eller utseende vanskeliggjør bruk av hyllevaresystemer. Slike systemer er ofte svært kostbare både i innkjøp og vedlikehold og binder organisasjonen til spesielle produkter, konsulenter og teknologier. Systemene er ofte basert på utgående teknologi fordi det er krevende å oppdatere dem til dagens teknologi på en økonomisk forsvarlig måte.
Hvem trenger abonnementsfaktura?
Eksempler på organisasjoner som bør ha automatisert system for fortløpende fakturering:
- Bedrifter som selger tjenester som skal faktureres fortløpende (for eksempel per måned eller år).
- Organisasjoner som har betalte fordelsprogrammer eller serviceavtaler.
- Foretak som selger tjenester via Internett (typisk SaaS).
- Etablissementer som tilbyr betaling av produkter eller tjenester over flere perioder (avbetaling/delbetaling).
- Firmaer som selger løpende abonnementer (for eksempel bokklubber og tilbydere av tjenester som TV, telefon eller Internett).
- Idrettslag eller organisasjoner som selger medlemskap/kontingent (medlemsavgift) i klubb eller forening.
- Foreninger, borettslag og sameier med årskontingent fastsatt i generalforsamling/årsmøte.
Fordelene med abonnementsfakturering
De viktigste fordelene ved å ha et automatisert system for fakturering av abonnementer er:
- Det forenkler administrasjonen og faktureringsprosessen.
- Det frigir menneskelige ressurser som tidligere var bundet opp i fakturautsteding.
- Det forbedrer likviditeten i og med at kundene automatisk får faktura til rett tid.
- Det gir en forutsigbar kontantstrøm og lar deg budsjettere mer presist.
- Det betyr normalt en lavere andel feilfakturering (og dermed færre utstedelser av kreditnota).
- Det sikrer at du får betalt fra dag én.
- Det gir mulighet for enkel håndtering av ulike automatiserte rabattordninger (for eksempel rabattert pris første år).
- Det gir deg mulighet til å etablere fleksible betalingsplaner og betalingsalternativer.
- Det gir mulighet for økt inntjening fordi kundetilfredsheten øker med fleksible betalingsløsninger.
- Det gir tilgang til nye kundegrupper som kun har mulighet til å betale fra periode til periode.
- Fakturaenes utseende og varelinjer samsvarer fra periode til periode.
- Fakturaene knyttes logisk til hverandre gjennom tilknytningen til det overliggende abonnementet.
Hva kjennetegner et godt system?
Et velfungerende system for fakturering av abonnementer bør ha flest mulig av følgende egenskaper:
- Fritt valg av gjentakelsesintervaller basert på dag, uke, måned eller år.
- Fritt antall abonnenter og varelinjer per abonnement.
- Funksjon for fleksibelt antall, pris eller rabatt for hver abonnent i abonnementet.
- Mulighet til å delfakturere første periode med redusert antall eller pris.
- Funksjon for å "pause" et helt abonnement eller en enkelt abonnent.
- Automatisk produksjon av ordrebekreftelse/faktura uten krav til brukerhandlinger.
- Mulighet til å automatisk sende ordrebekreftelse/faktura til kunden via e-post.
- Tilgang til å sette opp meldingsinnhold og emne for e-postfakturaer.
- Mulighet til å produsere redigerbare salgsordrer eller ferdig fakturaer.
- Tilgang til å skrive ut mange fakturer samlet for brevutsendelse.
- System for å gi tidsbegrensede rabatter for alle abonnenter eller enkeltabonnenter.
- Automatisk stopp av abonnement basert på dato eller antall faktureringer per abonnent.
- Støtte for lagerstyring av produkter i varelinjene.
- Støtte for KID på fakturaer.
- Funksjon for å fakturere uten merverdiavgift (for eksempel ved utenlandske kunder).
- Funksjon for å fakturere til utlandet med internasjonalt format og engelsk fakturatekst.
- Mulighet for å analysere omsetning per abonnement eller abonnent.
Abonnementsfaktura i XS Office
Med XS Office kan du etablere et 100% automatisk system for fakturering av dine produkter og tjenester. Hvert abonnement kan ha et fritt valgt antall abonnenter og varelinjer. Du kan angi avslutningskriterie for abonnementet basert på fast sluttdato, sluttdato for hver abonnent eller antall repetisjoner for hver abonnent.
Varelinjene i abonnementet kan enten være låste i mengde, pris og rabatter eller de kan ha dynamisk innhold avhengig av hvilken abonnent som faktureres. Dette gjør at du basert på samme basisoppsett kan tilpasse pris, mengde eller rabatt for hver enkelt abonnent. Spesialrabattene du angir for hver abonnent kan også ha begrenset varighet og automatisk gå over til standardverdier etter en periode.
Abonnementsfakturering i XS Office krever at du har Invoicing Edition eller Enterprise Edition samt tilleggsproduktet Subscription Billing.
Du kan lese mer i brukerveiledning for abonnementer eller lese produktspesifikk informasjon ved å velge produkt nedenfor.
