EHF-faktura på nett

Innhold

I avtaler som inngås etter 1. juli 2012 skal statlige virksomheter kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden ”Elektronisk handelsformat” (EHF). Kilde: Rundskriv fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (P-11/2011, kap. 2.6)
Oppdatering 19.03.2013: Regjeringen pålegger landets kommuner å kunne ta imot elektronisk faktura på standardformatet EHF, og leverandørene på sin side blir pålagt å sende sine elektroniske faktura på det samme formatet. Kravet vil gjelde fra 1. januar 2015. Kilde: Pressemelding fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet 19.03.2013

Hva er en elektronisk faktura?

Elektronisk faktura

En elektronisk faktura er en faktura i et strukturert dataformat som blir overført elektronisk fra selger til kjøper, og som kan importeres i kjøpers økonomisystem og håndteres maskinelt.

Kilde: Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT)

1. Elektronisk faktura mellom bedrifter, ofte kalt "b2b" (business-to-business)

Det finnes mange formater som i større eller mindre grad er brukt for elektronisk fakturering mellom bedrifter. Eksempler på formater som er i bruk er EDIFACT, ebXML, e2b, eFaktura B2B og nå også EHF (elektronisk handelsformat).

Noen betegner faktura via e-post med vedlegg i PDF-format som "elektronisk faktura". Dette er ikke korrekt i og med at PDF-filen vanskelig kan importeres og tolkes automatisk av mottakers økonomisystem. E-postfaktura med PDF-vedlegg er egentlig kun en digitalisert versjon av den gode gamle papirfakturaen med giroblankett.

Siden det tidligere ikke har eksistert noen standard for elektronisk faktura mellom bedrifter, har elektronisk fakturering typisk vært forbeholdt store aktører med ressurser for å etablere egne proprietære løsninger. Det nye statlig-initierte EHF-formatet senker terskelen for å ta i bruk elektronisk faktura mellom bedrifter, spesielt for små og mellomstore foretak.

2. Elektronisk faktura mellom bedrifter og forbrukere, ofte kalt "b2c" (business-to-consumer)

Elektronisk fakturering mot forbrukere er i Norge ensbetydende med eFaktura. Dette er et varemerke som bankene sammen har etablert for fakturering fra bedrifter til private mottakere (forbrukere).

Det sentrale med eFaktura for forbrukeren er at fakturaen havner rett i nettbanken og med KID-nummer ferdig registrert (fakturaen leses dermed ikke direkte inn i et økonomiprogram).

Begrepet "efaktura" er "eid av bankene" og omfatter ikke fakturaer mellom bedrifter. På grunn av navnet bruker mange eFaktura som synonymt med begrepet "elektronisk faktura". Dette er ikke korrekt siden eFaktura kun er et eksempel på en løsning og kun er en løsning rettet mot private kunder.

Hva er EHF?

EHF-faktura

EHF er en forkortelse for "elektronisk handelsformat" og er en norsk oversettelse og tilpasning av CEN BII CWA 16073:2010 for å kunne utføre elektronisk handel mellom bedrifter tilpasset norske bokføringsregler. EHF-prosjektet er statlig initiert (administreres av Direktoratet for forvaltning og IKT, forkortet Difi) og har sitt utspring fra det europeiske PEPPOL-samarbeidet. Oppdraget er for Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet.

EHF-standarden omfatter per i dag faktura, kreditnota og purring. Faktura og kreditnota er definert i samme veiledning. EHF er også tenkt å kunne omfatte innkjøp og ordrehåndtering. På sikt kan en se for seg at en bestilling gjøres via EHF og at alle prosesser frem til og med betaling skjer automatisk. Hvis den elektroniske fakturaen er identisk med den elektroniske bestillingen, er det ikke nødvendig med manuell sjekk av fakturalinjene og utbetaling kan utføres uten kontrollrutiner.

Hver av veilederne for EHF består av et dokument og en vedleggsdel.

Offentlige krav og forskrifter

I oktober 2011 kom det et rundskriv fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet som påla at alle statlige virksomheter skulle kreve elektronisk fakturering (i EHF-format) for avtaler inngått etter 1. juli 2012. De samme statlige virksomhetene var allerede pålagt å kunne motta EHF-fakturaer fra 1. juli 2011.

Det er ventet at dette kravet vil utvides også til andre deler av offentlig sektor (kommuner og fylkeskommuner). Uttalelser om dette er ventet i løpet av 2013.

Hva er et EHF-aksesspunkt?

Alle utstedere og mottakere av EHF-fakturaer må være tilknyttet et aksesspunkt for EHF. Et aksesspunkt er en formidler av elektroniske dokumenter, og kan sammenlignes med et elektronisk postkontor. Rent teknisk er et aksesspunkt en webserver som kjører med programvare utviklet spesielt for å utføre EHF-transaksjoner.

En forsendelse av en EHF-faktura vil typisk foregå slik:

  1. Leverandøren produserer en faktura i sitt fakturasystem og sender fakturaen i det xml-baserte EHF-formatet til sitt aksesspunkt.
  2. Leverandørens aksesspunkt gjør oppslag i det sentrale adresseregisteret for EHF (kalt ELMA) for å finne ut hvilket aksesspunkt kunden er tilknyttet.
  3. Leverandørens aksesspunkt sender fakturaen til kundens aksesspunkt.
  4. Kundens aksesspunkt sender fakturaen til kunden (alternativt: kunden henter fakturaen fra sitt aksesspunkt).

Fordelene med EHF-faktura

Den viktigste egenskapen med elektronisk faktura er at den har et stort potensiale for å forenkle fakturahåndteringen hos kunder med store mengder inngående faktura. Store organisasjoner har ofte manuell fakturahåndtering med mange godkjenningsnivåer og trinn som både kan være tidkrevende og prosesser som er utsatt for feil.

Viktige fordeler med elektronisk faktura:

Den store fordelen med EHF-formatet i forhold til andre formater for elektronisk faktura er at sentrale norske myndigheter presser på med å få dette standardisert. Dette gjør de ved å kreve at statlige innkjøpere skal kreve formatet brukt av sine leverandører. Dermed må leverandørene kunne sende faktura i EHF-formatet for å kunne levere til mange offentlige aktører. Dette gjør videre at EHF-formatet automatisk får et momentum som de andre formatene ikke har fått. En standardisering av elektronisk fakturering gjør også at løsningene sannsynligvis blir billigere og enklere å ta i bruk, spesielt for små og mellomstore bedrifter.

Ulempene med EHF-faktura

Den vanligste innvendingen mot EHF-faktura er at mottaker ikke uten videre kan åpne og skrive ut en ferdig formatert PDF-fil. Standarden gir dog åpning for at binære vedlegg (f.eks. en PDF-fil) kan legges ved i EHF-forsendelsen mellom aksesspunktene fra leverandør til kunde.

EHF-fakturaene sendes heller ikke direkte til en navngitt person, de sendes typisk uten varsling og importeres direkte inn i mottakers økonomisystem. For en del organisasjoner vil dette medføre at rutiner for godkjenning og håndtering av leverandørfakturaer må endres.

Å komme i gang med EHF-faktura kan også medføre ekstra kostnader i form av programvare og/eller abonnementer som tilbyr EHF-funksjonalitet. Dette gjelder både for avsender og mottaker.

Hvordan komme i gang med EHF?

For å komme i gang med å sende EHF-fakturaer, må du ha avtale med en leverandør av EHF-aksesspunkt og registreres som EHF-avsender. Du vil da få en såkalt PEPPOL-ID som i Norge er definert som 9908:<org.nr> (f.eks. 9908:123456789). 9908 er en kode som angir Enhetsregisteret i Brønnøysund. Hvis du har avtale med et webbasert fakturasystem (som for eksempel XS Office), vil ofte denne prosessen være automatisert. I tillegg må du selvfølgelig ha et fakturasystem som kan produsere xml-filer i henhold til EHF-formatet.

Hvis du ønsker å kunne motta EHF-fakturaer, gjelder i utgangspunktet de samme forutsetningene som for sending. Du må i tillegg ha et økonomisystem som kan hente inngående fakturaer fra ditt aksesspunkt.

Hva er PEPPOL?

PEPPOL

EU vil gjøre det lettere for bedrifter å være med på offentlige anbudsprosesser i andre land, og har derfor satt i gang et stort prosjekt, PEPPOL, som ledes av Norge (Difi). PEPPOL er et stort europeisk pilotprosjekt innen e-handel som skal gjøre det like enkelt for leverandører å levere tilbud og drive handel med offentlige oppdragsgivere i andre EU-land som i sitt eget hjemland.

PEPPOLs formål er å legge grunnlaget for at små og mellomstore bedrifter skal kunne tilby sine varer og tjenester elektronisk til offentlige oppdragsgivere uansett i hvilket EU-land. PEPPOL-prosjektet (Pan-European Public Procurement Online) ledes og koordineres av Norge ved Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Prosjektet startet 1. mai 2008 med 14 offentlige deltakere fra åtte land og med et totalbudsjett på 19,6 millioner euro.

Prosjektet skal sørge for at de nasjonale e-handelsløsningene som alt finnes i Europa i dag kan kobles på og samhandle via en felles infrastruktur, og skal omfatte hele prosessen fra ordre til betaling. Alt som gjøres i PEPPOL-prosjektet er offentlig, og alt av programvare skal kunne gjenbrukes gjennom åpen kildekodelisenser.

Kilde: Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT)

Hva er en PEPPOL-ID?

Alle aktører som skal sende eller motta EHF-faktura må ha sin unike adresse. Uten dette vil ikke en faktura kunne finne sin vei frem til mottakeren. Denne adressen kalles ofte for PEPPOL-ID og identifiseres normalt som en landskode etterfulgt av et kolon og aktørens nasjonale organisasjonsnummer.

Landskoden som utgjør de fire første sifrene i en PEPPOL-ID er spesifisert i standarden ISO 6523 og kalles for ICD (International Code Designator).

EHF til utenlandske mottakere

Det er også uproblematisk å sende EHF-fakturaer til utenlandske mottakere sålenge mottaker er registrert i et land som er med i PEPPOL-samarbeidet. I Norge er som tidligere nevnt en organsiasjons PEPPOL-ID definert som 9908:<org.nr>. Denne må tilpasses når du skal sende faktura til utenlandske mottakere.

Tabellen under viser PEPPOLs adresseformat for de nordiske landene.

LandICDFormatKommentar
Norge99089908:<org.nr><org.nr> = 9 sifre
Sverige00070007:<org.nr><org.nr> = 10 sifre
Finland00370037:<org.nr><org.nr> = opp til 11 sifre
Danmark99049904:<org.nr><org.nr> = 8 sifre
Island99179917:<org.nr><org.nr> = 10 sifre ("kennitala")
Tabell: Adresseformater for EHF i Norden

EHF-faktura i XS Office

EHF-faktura i XS Office

Med XS Office kan du sende fakturaer, kreditnotaer og purringer i EHF-format på samme måte som du sender dem via e-post med PDF-vedlegg. Fakturaene du sender vil automatisk sendes til din kundes aksesspunkt og videre inn i kundens økonomisystemer i det øyeblikket du trykker på "Send".

XS Office støtter også å vedlegge en PDF-kopi av fakturaen sammen med EHF-forsendelsen. For at mottakeren skal kunne se og skrive ut denne PDF-kopien, må mottakers system støtte utpakking av PDF-vedlegg som er kodet inn i EHF-forsendelser.

EHF-fakturering i XS Office krever at du har Enterprise Edition. Selve EHF-utsendelsen er gratis – du betaler ingenting ekstra per EHF-faktura du sender fra XS Office.

Du kan lese mer om EHF-faktura eller lese produktspesifikk informasjon ved å velge produkt nedenfor.

"En faktura i et strukturert dataformat som blir overført elektronisk fra selger til kjøper"

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken