Innhold
- Hva er en faktura?
- Krav til en faktura
- Hva sier bokføringsforskriften?
- Kreditnota
- Fakturering og likviditet
- Hvorfor fakturering på nett?
- Fakturering i XS Office
Hva er en faktura?
Faktura er et dokument som stadfester et salg mellom en selger og en kjøper. Fakturaen utstedes av selgeren og kjøperen får i oppdrag å betale denne.
En faktura er et forretningsdokument som representerer din bedrift utad. Loven stiller krav til hvordan en faktura skal utformes. I bokføringsforskriften omtales en faktura som "salgsdokumentet". Andre benevnelser for "salgsdokument" er "nota" og "regning".
Fakturaen skal inneholde bedriftens organisasjonsnummer samt bokstavene MVA dersom den er registrert i merverdiavgiftsmanntallet. Aksjeselskaper skal dessuten ha med teksten "Foretaksregisteret". I tillegg er det vanlig at bedrifter som har korrespondanse med utlandet, tar med den norske landkoden (NO) foran organisasjonsnummeret. En faktura skal utstedes i minst to eksemplarer, og selger skal oppbevare den ene.
Kilder: Wikipedia, Bedin
Krav til en faktura
En faktura skal minst inneholde:
- Dato for utstedelse.
- Et nummer som er tildelt maskinelt med kontrollerbar sekvens eller som en forhåndsnummerering på trykte blanketter. Dette innebærer at det i utgangspunktet ikke er mulig å lage fakturaer i Word eller ved hjelp av enkle regneark (Excel). Man kan likevel lage fakturaen i Word eller Excel og deretter skrive ut på en forhåndsnummerert blankett.
- Angivelse av partene, dvs. at fakturaen må inneholde kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer. Du som selger bør i tillegg til navn og organisasjonsnummer også oppgi adresse og annen nyttig kontaktinformasjon.
- Dersom salget er inklusiv Merverdiavgift skal bokstavene MVA stå bak organisasjonsnummeret.
- Ytelsens art og omfang.
- Tidspunkt og sted for levering av ytelsen (sted ikke nødvendig når stedet for levering ikke har betydning for å kunne vurdere transaksjonen).
- Vederlag og betalingsforfall.
- Evt. merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgiften skal angis i norske kroner. Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg samt salg som faller utenfor merverdiavgiftslovens område, skal framgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder når salget avgiftsberegnes etter forskjellige satser.
En faktura bør inneholde:
- Størrelse på evt. purregebyr.
- Størrelse på evt. rentesats hvis forfallsdato ikke overholdes.
- Selgers bankkontonummer.
- Selgers fulle kontaktinformasjon (telefon, telefaks, e-post osv.)
Kilder: Wikipedia, Bedin
Hva sier bokføringsforskriften?
Bokføringsforskriftens kapittel 5 omhandler "dokumentasjon av bokførte opplysninger". Her inngår krav til "salgsdokumentet" (= fakturaen) samt i hvilke tilfeller salgsdokumentasjonen er påkrevd. Følgende punkter er spesielt viktige å holde rede på:- Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.
- Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, samt salg som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel IV, skal fremgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder dersom avgiftspliktig omsetning avgiftsberegnes etter forskjellige satser.
- Salgsdokumentasjonen skal utstedes av selger, med mindre annet er bestemt i lov eller forskrift. Bokføringspliktig som kjøper varer eller tjenester fra ikke-bokføringspliktig selger, kan likevel utstede salgsdokumentasjonen på vegne av selger.
- Salgsdokumentasjon skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, med mindre annet er bestemt i denne forskrift. Bokføringspliktige som leverer årsoppgave eller årsterminoppgave etter merverdiavgiftsloven § 31 eller § 31a, kan likevel ikke utstede salgsdokumentasjon senere enn det kalenderår levering finner sted.
- Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivelse av kjøper utelates når vederlaget er lavere enn kr 1.000 inklusive merverdiavgift og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Når kjøper ikke er angitt, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene. Dokumentasjonen skal dateres og signeres.
- Kassakvittering skal oppbevares sammen med eventuell annen dokumentasjon, herunder dokumentasjon som nevnt i foregående ledd.
Kilde: Lovdata
Kreditnota
Når det utstedes nytt salgsdokument til erstatning for allerede avsendt salgsdokument, skal det også utstedes en kreditnota som reverserer opprinnelig salgsdokument.Kilde: Lovdata
Fakturering og likviditet
Likviditeten gir et mål på foretakets betalingsevne ved et gitt tidspunkt. Faktureringsrutinene påvirker automatisk foretakets likviditet. For sen fakturering av kundene vil alltid ha negativ innvirkning på likviditeten. Feilfakturering eller ufullstendig dokumentasjon ved fakturering vil også kunne forverre likviditeten siden kunden da kan nekte å gjøre opp for seg før fakturaen er korrekt.
Hurtig fakturering reduserer også risikoen for tap. Det er aldri gunstig å ha store beløp utestående hos kundene sine. Hvis oppdraget eller tjenesten du selger går over lang tid, bør du absolutt prøve å få til en avtale om delfakturering (ofte kalt akonto-fakturering) med kunden. Dette gir deg en ekstra sikkerhet hvis noe uforutsett skulle skje.
Hvorfor fakturering på nett?
Fakturering på nett (såkalt SaaS = "Software as a Service") gir deg stor fleksibilitet ved at du slipper en stor engangsinvestering i programvare som må kjøpes inn, installeres og vedlikeholdes. Videre slipper du å installere et faktureringsprogram på hver enkelt PC som skal ha tilgang til å lage salgsordrer og fakturere. Hver bruker trenger kun en nettleser.
Noen webløsninger for fakturering gir deg utvidet frihet ved at de tilbyr en tilpasset løsning for mobile enheter som mobiltelefon og PDA. Dette øker tilgjengeligheten ved at du kan produsere og registrere salgsordrer ute i felten uten å måtte komme inn på kontoret først.
En god løsning for fakturering på nett vil ofte gi deg lavere totale eierkostnader (TCO = Total Cost of Ownership) enn tradisjonelle fakturaprogrammer.
Fakturering i XS Office
Handelsmodulen i XS Office består av tilbud, ordre, faktura, kreditnota samt produktregister og lagerstyring. I tillegg finnes det funksjonalitet for elektronisk bilagsbehandling og bilagsskanning med eksport til økonomisystem.
Fakturaene kan genereres med eller uten girodel/innbetalingsblankett og hvis ønskelig sendes elektronisk til kunden som e-post med PDF-vedlegg. Du kan også velge hvilket språk som skal benyttes i fakturadokumentet.
Med XS Office kan du også produsere salgsordrer direkte fra timeregistreringen slik at timeforbruk kan faktureres på en enkel måte. Faktureringen baserer seg på at du registrerer antall fakturerbare timer i tillegg til utførte timer. Fakturerbare timer kan beregnes automatisk av XS Office ved at du angir en faktureringsgrad for hver ansatt eller timeart. Du kan også ha fast timepris for spesielle kunder samt registrere en "ekstern tekst" i timeregistreringen som vil fremkomme som ordrelinjetekst når timene faktureres.
Fakturasystemet i XS Office krever at du har Invoicing Edition eller Enterprise Edition og fungerer både for Windows, Mac, Linux og mobiltelefon/PDA.
Du kan lese mer om fakturering i XS Office eller lese produktspesifikk informasjon ved å velge produkt nedenfor.
