11.7 Admin - Ansatte
Introduksjon
Alle brukere i XS Office må være tilknyttet en ansattkonto. Hvis du vil ha en brukerkonto som ikke skal fremkomme i ansattlister defineres du en ansatt med status "ikke aktiv".I tillegg kan du registrere evt. andre ansatte som ikke skal bruke XS Office. Dermed kan du få lagt inn nøkkeldata for hele organisasjonen selv om ikke alle skal bruke XS Office.
Felter i liste for ansatte
Listen under viser hvilke felter som vises i listen for ansatte (Admin - Ansatte).- Kjønn: Symbol som viser ansattes kjønn.
- Initialer: Initialer for ansatt.
- Navn: Navn på ansatt.
- Stillingstittel: Stillingstittel for ansatt.
- Avdeling: Avdeling den ansatte tilhører.
- Avdelingskontor: Avdelingskontor den ansatte tilhører.
- Salgsregion: Salgsregion den ansatte tilhører.
- E-postadresse: E-postadresse for ansatt.
- Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer for ansatt.
Opprette en ny ansatt
Ansatte opprettes ved å velge "Ny ansatt" fra verktøylinjen på siden "Admin - Ansatte".Innfyllingsfelter for ansatte
Når du oppretter en ansatt, registrerer du først personalia for denne ansatte. Når den ansatte er opprettet, vil det komme frem to ekstra fanekort - et for detaljer rundt ansettelsesforhold og et for bilde av den ansatte.Fanekort "Personalia"
- Fornavn: Angir fornavn for ansatt.
- Mellomnavn: Angir evt. mellomnavn for ansatt.
- Etternavn: Angir etternavn for ansatt.
- Initialer: Angir initialer for ansatt. Vil automatisk produseres ved innlegging av fornavn, mellomnavn og etternavn.
- Ansattkode: Evt. ansattkode som benyttes i andre personalregistre.
- Kjønn: Kjønn for ansatt.
- Telefon direkte: Telefonnummer til ansatt på arbeidsstedet.
- Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt.
- Hjemmetelefon: Hjemmetelefonnummer til ansatt.
- E-post: E-postadresse for ansatt.
- Webside: Evt. personlig webside for ansatt.
- Hjemmeadresse: Hjemmeadresse for ansatt.
- Notat: Fritekstnotat for ansatt.
- Bankkontonr: Bankkontonummer for ansatt.
- Fødselsdato: Fødselsdato for ansatt.
- Opprett ny brukerkonto for ansatt: Angir om ny brukerkonto for ansatt skal opprettes ved oppretting av ansatt. Data fra ansattkonto vil da brukes som utgangspunkt i opprettelsen av en brukerkonto. Denne avkrysningsboksen er kun tilgjengelig ved opprettelse av nye ansatte.
- Ansatt er selger: Angir om den ansatte er med i organisasjonens salgsavdeling. Brukes for å velge hvilke ansatte som skal med i salgsrapporter. Denne avkrysningsboksen overføres til fanekortet "Ansettelsesforhold" etter opprettelse av ansatt.
- Superbruker: Angir om den ansatte har utvidede rettigheter som angitt i følgende liste:
- Gjennomføre en "Kjøp nå" for oppgradering av prøveabonnementer til fullversjon.
- Full tilgang til alle menyelementer og funksjoner uavhengig av tilgangskontroll.
- Registrere timer på vegne av andre ansatte.
- Opprette ferieønsker og egenmeldinger på vegne av andre ansatte.
- Godkjenne ferieønsker og egenmeldinger.
- Gjennomføre veiviser for firmainnstillinger.
- Se kjørebokoppføringer for andre ansatte.
- Se "Årsoversikt" for andre ansatte.
- Endre og slette avtaler, oppgaver, ressursbookinger og samtaler for andre ansatte uavhengig av hvem som endret dem sist.
- Synkroniseringsadministrator: Angir om den ansatte har lov til å oppdatere felles firmaer/kontaktpersoner samt ansattliste via ekstern synkronisering. Se også Innledning - Integrasjon i Outlook.
- Moderator diskusjonsforum: Angir om den ansatte har lov til å slette uønsket innhold i diskusjonsforumet (moderatorfunksjon ikke aktiv i øyeblikket).
Fanekort "Ansettelsesforhold"
- Ansettelsesstatus: Angir ansettelsesstatus for ansatt.
- Stillingsprosent: Angir stillingsprosent for ansatt angitt i %. Bruk verdien som ligger nærmest reell stillingsprosent.
- Lønnstype: Angir hvilken lønnsordning ansatte tilhører.
- Månedslønn: Angir brutto månedsbeløp hvis den ansatte har månedslønn.
- Timelønn: Angir brutto timelønn hvis den ansatte har timelønn.
- Faktureringsfaktor: Angir faktureringsfaktor for den ansatte. Dette kan brukes til å fakturere timer med en fast prosent. Hvis en faktor er angitt her, vil den overstyre faktor angitt for timearten som timene registreres under.
- Ansatt siden: Angir ansettelsesdato for den ansatte.
- Sluttet: Angir evt. sluttdato for den ansatte.
- Pensjonsdato: Angir evt. dato for pensjonsavgang for den ansatte.
- Tittel: Angir yrkestittel/stillingstittel for den ansatte.
- Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
- Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
- Salgsregion: Angir evt. hvilken salgsregion den ansatte tilhører.
Faktureringsfaktor
På fanekortet "Ansettelsesforhold" kan du angi en standard faktureringsfaktor som automatisk vil sette antall fakturerbare timer til en andel av antallet registerte timer i timeregistreringen. Som standard vil faktureringsfaktoren følge faktureringsfaktoren som er angitt for timeartene du bruker.Antall fakturerbare timer kan uavhengig av dette alltid overstyres i skjemaet for timeregistrering.
Fanekort "Bilde"
- Viser bilde av den ansatte. Bildet kan kun endres av den enkelte ansatte fra Min side - Min profil.
Fanekort "Prosjekter"
- Viser liste over alle prosjekter den ansatte er registrert som deltaker i.
Fanekort "Dokumenter"
- Viser liste over dokumenter knyttet til den ansatte.
Miniatyrvisning
Du kan bruke knappen "Vis oppføringer i miniatyrvisning" på verktøylinjen for å vise ansattlisten med profilbilder. Rød innramming og tekst i miniatyrvisningen betyr at oppføringene er deaktivert.Sletting av ansatte
Ansatte kan slettes ved å åpne vinduet for ansatt (klikk på ansattes navn i ansattlisten), og så velge knappen "Slett". Når en ansatt slutter, bør den ansatte ikke slettes men kun settes som "ikke aktiv". Dette for å beholde koblingen mellom denne ansatte og alt denne ansatte har gjort i XS Office.Analysere ansatte
Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.Relaterte emner
- Innledning - Oppstartsveiviser
- Innledning - Integrasjon i Outlook
- Timer - Registrering
- Admin - Brukere vs ansatte
- Admin - Brukerkontoer
- Admin - Brukergrupper
- Admin - Tilgangskontroll
- Admin - Tilgangsliste
- Admin - Timearter
- Admin - Avdelinger
- Admin - Avdelingskontorer
- Admin - Salgsregioner
- Min side - Min profil
- Prosjekt - Prosjektliste
- Dokumenter - Dokumentarkiv
- Organisasjon - Ansatte
- Samhandling - Tilstedeværelse
