11.11 Admin - Tilstedekategorier
Introduksjon
Brukere i XS Office kan markere sin status med en såkalt "tilstedeværelseskategori". Med dette menes en forhåndsdefinert kategori for tilstedeværelse eller fravær fra arbeidsplassen. Typiske verdier kan være "På kontoret", "Ute til lunsj" eller "På ferie".Organisasjonen kan selv velge hvilke kategorier som skal være tilgjengelig for de ansatte.
Ansatte kan sette sin egen tilstedeværelseskategori fra Privat - Min status eller fra et eget felt for dette på topplinjen i XS Office.
Oppsummering av tilstedeværelse kan hvis ønskelig vises i skjemaet for timeregistrering og dermed kunne fungere som kontrollinstrument når du registrerer timer.
Felter i liste for tilstedeværelseskategorier
Listen under viser hvilke felter som vises i listen for tilstedeværelseskategorier (Admin - Tilstedekategorier).- (farge): Angir hvilken farge som skal følge kategorien. Normalt symboliserer grønt "tilstede", gult "straks tilbake" og rødt "borte over lengre tid". Betydningen kan du imidlertid hvis ønskelig bestemme selv.
- Ikon: Angir hvilket symbol som skal følge kategorien.
- ID: ID for oppføring.
- Sortering: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
- Navn: Navn på oppføring.
- I bruk: Antall ganger oppføringen er i bruk.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
- Av: Initialer for den ansatte som endret oppføringen sist.
Opprette en ny tilstedeværelseskategori
Tilstedeværelseskategorier opprettes ved å velge "Ny status for tilstedeværelse" fra verktøylinjen på siden "Admin - Tilstedekategorier".Innfyllingsfelter
- Navn: Navn på oppføring.
- Ikon: Angir hvilket symbol som skal følge kategorien.
- Farge: Angir hvilken bakgrunnsfarge som skal følge kategorien.
- Sorteringsindeks: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
- Aktiv: Om oppføringen er aktiv (tilgjengelig i oppslagsvinduer) eller deaktivert (ikke tilgjengelig i oppslagsvinduer).
- Notat: Fritekstnotat.
Fargekoder for tilstedeværelseskategorier
Organisasjonen kan selv bestemme om den vil legge en spesiell betydning for hver tilstedeværelsesfarge. Normalt symboliserer grønt "tilstede", gult "opptatt i arbeidsøyemed" og rødt "borte eller opptatt med privat gjøremål". De andre fargene har ingen standard tolkning. Perioder med fargene grønn og gul kan hvis ønskelig vises når du fører timer.Standard tilstedeværelseskategorier
XS Office har følgende tilstedekategorier i en standardinstallasjon:- På kontoret (grønn)
- På hjemmekontor (grønn)
- Opptatt (gul)
- Ute til lunsj (gul)
- Straks tilbake (gul)
- I møte (gul)
- På forretningsreise (gul)
- Dratt hjem (rød)
- På ferie (rød)
- Avspaserer (rød)
- I senga og syk (rød)
- Sykt barn/kjæledyr (rød)
Sorteringsindeks
Med sorteringsindeksen kan du påvirke hvilke oppføringer som kommer øverst i listen når du gjør et oppslag. Dette forenkler valgsituasjonen for brukeren dersom det er noen valg som benyttes oftere enn andre.Sorteringsindeksen angir du som et positivt tall. Oppføringer med sorteringsindeks = 1 vil vises foran oppføringer med sorteringsindeks = 2 og så videre. Oppføringer uten sorteringsindeks vil vises nederst i listen.
Dersom du ikke ønsker at en oppføring skal sorteres foran andre lenger, tømmer du ganske enkelt ruten for sorteringsindeks og lagrer oppføringen.
Filtrere listen
Listen kan filtreres etter ansatt (person som har lagret oppføringen sist). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.- Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
- Mine: Viser kun oppføringer du selv har opprettet eller lagret sist.
- Ikke mine: Viser oppføringer du hverken har opprettet eller lagret sist.
- Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
- Alle: Viser alle oppføringer.
Søke i listen
Listen kan filtreres på ansatt og status som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.
Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:
Kolonne 1
- Navn: Viser oppføringer med navn som inneholder angitt tekst.
- Notat: Viser oppføringer med fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
- Fritekst: Viser oppføringer med navn og/eller fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
- Opprettet av: Viser oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
Kolonne 2
- ID: Viser oppføringer med ID som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- I bruk: Viser oppføringer som er i bruk et antall ganger "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Sorteringsindeks: Viser oppføringer som har sorteringsindeks som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Sist endret av: Viser oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.
Kolonne 3
- Datofelt 1: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
- Datofelt 2: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
