11.4 Admin - Brukergrupper
Introduksjon
Alle brukere i XS Office må tilknyttes en brukergruppe. Brukergruppene bestemmer hvilke tilgangsrettigheter brukeren har. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om brukerrettigheter.Felter i liste for brukergrupper
Listen under viser hvilke felter som vises i listen for brukergrupper (Admin - Brukergrupper).- ID: ID for oppføring.
- Sortering: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
- Navn: Navn på oppføring.
- I bruk: Antall ganger oppføringen er i bruk.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
- Av: Initialer for den ansatte som endret oppføringen sist.
Opprette en ny brukergruppe
Brukergrupper opprettes ved å velge "Ny brukergruppe" fra verktøylinjen på siden "Admin - Brukergrupper".Innfyllingsfelter
- Navn: Navn på oppføring.
- Sorteringsindeks: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
- Aktiv: Om oppføringen er aktiv (tilgjengelig i oppslagsvinduer) eller deaktivert (ikke tilgjengelig i oppslagsvinduer).
- Notat: Fritekstnotat.
Tilordning av brukere til brukergruppe
Brukerkontoene tilknyttes brukergrupper fra registreringsvinduet for brukerkontoer. Se Admin - Brukerkontoer.Tilordning av rettigheter til brukergruppe
Brukergruppene tilknyttes rettigheter fra registreringsvinduet for tilgangsrettigheter. Se Admin - Tilgangskontroll.Standard brukergrupper
XS Office kommer som standard med fire brukergrupper. Ekstra brukergrupper kan defineres ved behov for ytterligere tilgangsnivåer. Standard brukergrupper og anbefalt bruk er som følger:- Brukere: Brukere har normal tilgang til systemet og kan bidra med oppføringer i de fleste moduler. De fleste brukerne bør registreres med denne brukergruppen.
- Privilegerte brukere: Privilegerte brukere har samme tilgang som "Brukere", men kan også ha ekstra analysefunksjoner (for eksempel Handel - Rapporter og Timeregistrering - Rapporter).
- Administratorer: Administratorer har tilgang til alle funksjoner. Organisasjonen bør ha maks én eller to administratorkontoer, og alle med sterke passord. Modulen Admin bør kun aksesseres av administratorer.
- Gjester: Gjestebrukere kan være brukere med begrenset tilgang til systemet. En ekstern regnskapsfører kan for eksempel ha tilgang til Handel - Overførbare bilag og Handel - Bilagsjournaler.
Sorteringsindeks
Med sorteringsindeksen kan du påvirke hvilke oppføringer som kommer øverst i listen når du gjør et oppslag. Dette forenkler valgsituasjonen for brukeren dersom det er noen valg som benyttes oftere enn andre.Sorteringsindeksen angir du som et positivt tall. Oppføringer med sorteringsindeks = 1 vil vises foran oppføringer med sorteringsindeks = 2 og så videre. Oppføringer uten sorteringsindeks vil vises nederst i listen.
Dersom du ikke ønsker at en oppføring skal sorteres foran andre lenger, tømmer du ganske enkelt ruten for sorteringsindeks og lagrer oppføringen.
Filtrere listen
Listen kan filtreres etter ansatt (person som har lagret oppføringen sist). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.- Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
- Mine: Viser kun oppføringer du selv har opprettet eller lagret sist.
- Ikke mine: Viser oppføringer du hverken har opprettet eller lagret sist.
- Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
- Alle: Viser alle oppføringer.
Søke i listen
Listen kan filtreres på ansatt og status som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.
Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:
Kolonne 1
- Navn: Viser oppføringer med navn som inneholder angitt tekst.
- Notat: Viser oppføringer med fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
- Fritekst: Viser oppføringer med navn og/eller fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
- Opprettet av: Viser oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
Kolonne 2
- ID: Viser oppføringer med ID som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- I bruk: Viser oppføringer som er i bruk et antall ganger "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Sorteringsindeks: Viser oppføringer som har sorteringsindeks som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Sist endret av: Viser oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.
Kolonne 3
- Datofelt 1: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
- Datofelt 2: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
