5.15 CRM - Samtaler
Introduksjon
"CRM - Samtaler" viser liste over alle innkommende og utgående telefonsamtaler. Visningen lar deg vise samtaler for alle ansatte eller kun samtaler for deg selv.Når du har gjennomført en samtale, kan du velge å lage en "oppfølgingssamtale" hvis dere blir enige om å snakkes senere. Oppfølgingssamtalen vil være utfylt med data fra den opprinnelige samtalen, og systemet vil ta vare på koblingen mot den opprinnelige samtalen slik at du i ettertid kan se historikk for relaterte samtaler.
Hvis en telefonsamtale fører til et mulig salg, kan du også opprette en salgsmulighet direkte fra en samtale. Salgsmuligheten vil være forhåndsutfylt med data fra samtalen den er opprettet fra. Se CRM - Salgsmuligheter for informasjon om salgsmuligheter.
Du kan også angi tidspunkt for påminnelse for hver samtaleoppføring. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.
Felter i samtaleliste
Listen under viser hvilke felter som vises i samtalelisten (CRM - Samtaler).- (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppføringer for å utføre operasjoner på mange oppføringer samtidig. Se informasjon om å endre mange oppføringer samtidig.
- (Blyant): Angir om oppføringen er redigerbar for deg. Se også informasjon om å endre oppføringer for andre.
- (Retning): Angir om samtalen er utgående (pil mot venstre) eller innkommende (pil mot høyre).
- (Statusflagg): Status for samtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
- (Historikk): Angir en eventuell tilknytning til andre samtaler. Klikk for å se samtalehistorikk. Se for øvrig under.
- Dato: Dato for samtale.
- Fra: Starttidspunkt for samtale.
- Til: Sluttidspunkt for samtale.
- Ans: Initialer for ansatt oppføringen gjelder for. Inneholder hurtigfilter som via ett klikk viser oppføringer kun for den aktuelle ansatte.
- Emne: Emne for samtale. Klikk for å åpne samtaleoppføring.
- Telefonnummer: Telefonnummer for samtalepartner.
- Firma > prosjekt (samtalepartner): Navn på evt. firma, prosjekt og kontaktperson som oppføringen er knyttet mot. Inneholder hurtigfiltre som via ett klikk viser oppføringer kun for aktuelt firma/prosjekt/kontaktperson.
Statusflagg
Status for samtaler vises med flagg av forskjellige farger.- Gult flagg: Samtale er planlagt, men ikke gjennomført.
- Grønt flagg: Samtale er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge for hele linjen.
- Rødt flagg: Samtale er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge for hele linjen.
- Oransje flagg: Samtale ble ikke besvart. Indikeres også med gul bakgrunnsfarge for hele linjen.
Historikk/hierarki
Eventuelle koblinger mot andre samtaler vises med symboler.- Tre firkanter med rød firkant øverst: Samtalen har oppfølgingssamtaler.
- Tre firkanter med rød firkant nede til venstre: Samtalen er en oppfølgingssamtale.
- Tre firkanter med rød firkant øverst samt nede til venstre: Samtalen er en oppfølgingssamtale og har også oppfølgingssamtaler.
- Ingen symbol: Samtalen er ikke knyttet til andre samtaler.
Oppfølgingssamtaler
Du kan planlegge en oppfølgingssamtale direkte fra an samtaleoppføring. XS Office vil automatisk knytte sammen oppfølgingssamtalen med den opprinnelige samtalen. I ettertid vil du ha et eget fanekort for historikk for samtalene som er tilknyttet andre samtaler. Dermed er det enklere å se sammenhengen mellom flere samtaler. Se informasjon om samtalehistorikk under.Opprette en ny samtale
Samtaler kan opprettes på flere måter i XS Office.- Velg "Ny samtale" fra verktøylinjen på siden CRM - Samtaler.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
- Opprett samtale direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
- Velg "Samtale" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Velg pluss-ikonet i startsideelementene for samtaler.
- Bruk hurtigtasten for samtaler. Se Innledning - Hurtigtaster.
- Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
- Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
- Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Innfyllingsfelter for samtaler
Samtalene inneholder i utgangspunktet ett fanekort. Hvis samtalen er en oppfølgingssamtale, eller andre samtaler er oppfølging til denne, vil fanekortet "Historikk" vises. Her vises en oversikt over alle relaterte samtaler.Planlegge samtaler for andre ansatte
Du kan opprette samtaler for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i kalenderen for den ansatte som er tildelt samtalen. Du kan også endre på samtaler du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme samtalen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne samtalen. Merk at denne begrensningen ikke gjelder hvis du er satt opp som superbruker.For å opprette en samtale for en annen ansatt, oppretter du en samtale som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansatt".
Fanekort "Telefonsamtale"
Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:- Dato: Dato for samtale.
- Fra kl.: Starttidspunkt for samtale.
- Til kl.: Sluttidspunkt for samtale.
- Fra-til: Lar deg angi klokkeslett med musen ved å peke og klikke i en grafisk døgnvisning. Se under.
- Retning: Angir om samtalen er utgående eller innkommende.
- Telefonnummer: Angir telefonnummer til samtalepartner. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for innfyllingsfeltet. Se under.
- Påminnelse: Angir evt. tidspunkt for påminnelse for samtalen (hvis det er en planlagt samtale). Se forøvrig Innledning - Påminnelser.
- Status: Angir status for samtalen. Se over.
- Emne: Emne for samtale.
- Notat: Fritekstnotat for samtale.
- Firma: Navn på firma som samtalen er knyttet mot.
- Samtalepartner: Navn på samtalepartner.
- Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som samtalen er knyttet mot.
- Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Angi klokkeslett via døgnvisningen
XS Office lar deg bestemme klokkeslett for start og slutt via et eget rutenett med 24 timersvisning. Dette vil ofte være mer effektivt enn å velge klokkeslett via rullegardinmenyene.Angi starttidspunkt via døgnvisningen
- Klikk med venstre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et starttidspunkt som er senere enn sluttidspunktet.
Angi sluttidspunkt via døgnvisningen
Sluttidspunktet kan angis i døgnvisningen på to ulike måter.- Klikk med høyre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
- Klikk med venstre musetast i rutenettet samtidig som du holder inne tasten Ctrl. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
Fanekort "Samtalehistorikk"
Hvis samtalen er tilknyttet andre samtaler, vil du kunne se oversikt over disse på dette fanekortet. Følgende informasjon vises i listen over tilknyttede samtaler:- (Retning): Angir om samtalen er utgående (pil mot venstre) eller innkommende (pil mot høyre).
- (Statusflagg): Status for samtalene vises med flagg av ulik farge. Se over.
- Dato: Dato for samtale.
- Fra: Starttidspunkt for samtale.
- Til: Sluttidspunkt for samtale.
- Emne: Emne for samtale. Klikk for å åpne samtaleoppføring.
"Hurtiglukke" en samtale
Du kan enkelt markere en samtale som gjennomført eller ubesvart via knapper i verktøylinjen. Merk at innholdet i samtalevinduet lagres samtidig som status endres.Lage oppfølgingssamtaler
Hvis det avtales en senere oppfølging i en samtale eller at samtaleforsøket er ubesvart, er det mulig å lage en oppfølgingssamtale som er knyttet til den opprinnelige samtalen. Det finnes en egen knapp i verktøylinjen som både setter samtalen som ubesvart og lager en oppfølging. Merk at innholdet i samtalevinduet lagres automatisk før oppfølgingen opprettes.Sak fra samtale
Hvis du ønsker ytterligere oppfølging på en samtale, kan du opprette en sak direkte fra samtaleoppføringen. Saken vil være forhåndsutfylt med data fra samtalen den er opprettet fra. I tillegg vil det automatisk legges til en oppfølging "Opprettet fra samtale <ID>" på saken.Følgende notat legges automatisk til samtalens notatfelt etter at saken er opprettet:
<TIDSPUNKT>: Opprettet sak <ID> (<INITIALER>).
Velg "Lag sak" fra verktøylinjen på fanekortet "Samtale" for å opprette en sak.
Se CRM - Saker for mer informasjon om saker.
Salgsmulighet fra samtale
Hvis en telefonsamtale fører til et mulig salg, kan du opprette en salgsmulighet direkte fra samtaleoppføringen. Salgsmuligheten vil være forhåndsutfylt med data fra samtalen den er opprettet fra. Velg knappen "Lag salgsmulighet" fra verktøylinjen på fanekortet "Samtale".Se CRM - Salgsmuligheter for mer informasjon om salgsmuligheter.
Lage kopi av en samtale
Du kan lage kopi av en eksisterende samtale. Velg knappen "Lag kopi" fra verktøylinjen på fanekortet "Samtale". Eventuelle koblinger mot andre samtaler vil ikke legges til på kopien. Hvis du ønsker å lage en kopi som er relatert til den opprinnelige samtalen, lager du heller en oppfølgingssamtale. Merk at innholdet i samtalevinduet lagres automatisk før kopien opprettes.Se CRM - Salgsmuligheter for mer informasjon om salgsmuligheter.
Click-to-call
Hvis du har avtale om integrert IP-telefoni i XS Office, kan du ringe opp kontaktpersoner og firmaer direkte fra XS Office. Dette kalles ofte "Click-to-call" siden du kan starte en samtale ved å klikke på et ikon.Påminnelser for samtaler
Hver samtale har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye samtaler.Filtrere samtalelisten
Listen over samtaler kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.Filtrering etter ansatt
For å vise kun egne samtaler eller samtaler for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.Filtrering etter status
For å vise kun samtaler med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.- Alle: Viser alle samtaler.
- Planlagt: Viser kun planlagte samtaler som ikke er gjennomført.
- Gjennomført: Viser kun gjennomførte samtaler.
- Avlyst: Viser kun avlyste samtaler.
- Ubesvart: Viser kun ubesvarte samtaleforsøk.
Søke etter samtaler
Listen kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.
Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:
Kolonne 1
- Emne: Fritekstsøk i emnefelt for samtaler.
- Notat: Fritekstsøk i notatfelt for samtaler.
- Telefonnummer: Fritekstsøk i telefonnummer for samtaler.
- Opprettet av: Vis kun oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
- Sist endret av: Vis kun oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.
Kolonne 2
- Firma: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt firmaoppføring.
- Samtalepartner: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt kontaktperson.
- Prosjekt: Vis kun oppføringer knyttet til et bestemt prosjekt.
- Ansatt: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt ansatt. Vises ikke i privat samtaleliste.
- Samtaleretning: Lar deg søke kun i utgående samtaler, innkommende samtaler eller begge deler.
- Oppfølgingshistorikk: Lar deg søke etter samtaler som er eller har oppfølgingssamtaler.
- Samtale-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.
Kolonne 3
- Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
- Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
- Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Samtaler kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.
Slette en samtale
Samtaler kan slettes ved å åpne vinduet for samtale (klikk på emnetekst i samtalelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne samtaler samt samtaler du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.Slette mange oppføringer samtidig
Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.Sette status for mange oppføringer samtidig
Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som fullført/planlagt/avlyst/ubesvart i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som gjennomført", "Sett som planlagt" eller "Sett som avlyst" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.Registrere timeforbruk fra en samtale
Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra samtaleoppføringen. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Samtale". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra samtalen over til timeregistreringen.Analysere samtaler
Samtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.For analyse av samtaler fordelt på kunder, se CRM - Rapporter.
