CRM - Saker | XS Office

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

5.7 CRM - Saker

Introduksjon

"CRM - Saker" er hovedsiden for saksarkivet i XS Office. Saksarkivet i XS Office er et system for å håndtere kundehenvendelser, brukerstøtte ("helpdesk") samt saksgang for interne prosesser. Med XS Office kan du følge opp henvendelsene fra start til mål og også sende e-post til kunden ettersom status for saken endres. Du kan også videreformidle sakens status til interne mottakere via e-post direkte fra XS Office.

En sak kan ha ubegrenset antall oppfølginger/kommentarer. Disse kommentarene er trådede som gjør at du visuelt får oversikt over hvem som kommenterer hva.

Når du oppretter en sak, kan du samtidig laste opp et filvedlegg som illustrerer sakens kjerne. Dette kan være en skjermdump, et bilde, en PDF-fil eller annet. Dette filvedlegget vil følge saken og alltid være synlig på informasjonssiden for saken. Du kan etter at saken er opprettet også legge til andre vedlegg. Når du følger opp/kommenterer en sak, kan du også legge ved vedlegg. Disse vedleggene vil være knyttet både til selve saken og oppfølgingsteksten din.

All e-postkorrespondanse kan legges inn i saken. E-postmeldinger du sender fra saken vil automatisk knyttes til saken. I tillegg kan du markere både innkommende og utgående e-post med et saksnummer som gjør at meldingene vil være synlige i saken. Hvis du bruker XS Office Outlook Plugin eller XS Office Thunderbird Extension, kan du overføre e-post fra Outlook/Thunderbird og direkte inn til en bestemt sak. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

Sakene i arkivet kan relateres til hverandre. Dette gir deg mulighet til å indikere at en sak er avhengig av, duplikat av eller på annen måte relatert til en annen sak. Du vil enkelt se i sakslisten hvilke saker som er relatert til andre saker.

Du kan angi opptil tre valgfrie sakskategorier for en sak. Disse kategoriene har valgfrie navn og ledetekster slik at du kan gruppere sakene i henhold til kriterier som er relevante for deg og din organisasjon. Du kan også angi hvilke av disse kategoriene som skal være påkrevde ved oppretting av nye saker. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger for informasjon om hvordan du oppretter og vedlikeholder sakskategorier.

Du kan angi tidspunkt for påminnelse for forfall for hver sak. Ansvarlig for utførelse vil automatisk motta et varsel ved dette tidspunktet.

Sakene kan også merkes med en QA-ansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring). QA-ansvarlig er ansvarlig for å verifisere (samt evt. lukke) fullførte saker. Varsler til QA-ansvarlig om verifisering av saker sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00.

Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Tabellen under illustrerer de ulike fasene for en sak.

Fase 1	Fase 2	Fase 3	Fase 4	Fase 5	Fase 6
Ny: Saken har ikke fått angitt en ansvarlig. Brukes ved opprettelse av nye saker der ansvarlig for utførelse ikke er avklart.	Tilordnet: Saken har fått tilordnet en ansvarlig, men utførelsen er ikke startet. Nye saker der ansvarlig for utførelse er angitt vil automatisk få denne statusen.	Pågår: Saken er angitt som "i arbeid". Settes normalt av ansvarlig for utførelse. Venter andre: Saken er avengig av andres bidrag for å få fremdrift. Utsatt: Saken er utsatt. Ny forfallsdato kan settes.	Fullført: Saken er angitt som fullført, men ikke verifisert. Kansellert: Saken er angitt som ugyldig. Ikke forstått: Ansvarlig for utførelse forstår ikke sakens problemstilling. Saken må utredes nærmere.	Verifisert: Saken er angitt som verifisert, men ikke lukket. Denne operasjonen gjøres normalt av en person som er ansvalig for QA.	Lukket: Saken er angitt som fullført, verifisert og lukket. Denne operasjonen kan gjøres av en QA-person eller den som opprettet saken. Avhenger av organisasjonens retningslinjer for sakshåndtering.

Tabell: Illustrasjon av saksgang

Saker kan hurtigåpnes. Se Innledning - Hovedvinduet for generell informasjon om hurtigåpning.

Statusflagg

Status for saker (se fasene i saksgangen i tabellen over) vises med flagg av forskjellige farger.

Hvitt flagg: Saken er ny og ikke tilordnet en ansvarlig.
Blått flagg: Saken er tilordnet en ansvarlig, men ikke startet.
Gult flagg: Saken pågår (er under behandling).
Oransje flagg med klokke: Saken er utsatt.
Oransje flagg med teksten "Zzz": Ansvarlig person venter på andre for fullføring av saken.
Rødt flagg: Saken er kansellert.
Spørsmålstegn: Saken er ikke forstått av ansvarlig.
Grønt flagg med spørsmålstegn: Saken er fullført, men ikke verifisert eller lukket. Hvis QA-ansvarlig er angitt for saken, sendes varsel om verifisering til denne personen.
Grønt flagg med hake: Saken er fullført og verifisert, men ikke lukket.
Grønt flagg med hengelås: Saken er lukket.

Felter i liste over saker

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over saker (CRM - Saker).

(Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppføringer og utføre operasjoner på dem samlet. Se under.
(Hus): Angir om saken er markert som intern eller ikke.
(Konvolutt, bakside): Angir om det er innkommende e-postkorrespondanse knyttet til saken.
(Konvolutt, forside): Angir om det er utgående e-postkorrespondanse (typisk svar) knyttet til saken.
(Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til saken.
(Blyant): Angir om det er registrert oppfølginger til saken.
(Utropstegn): Angir prioritet og alvorlighetsgrad for saken. Se under.
(Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Kjetting): Angir om saken er relatert til andre saker. Se under.
Saksnr: Angir et unikt saksnummer for saken. Klikk for å åpne saken.
Emne: Emne for sak. Klikk for å åpne saken. Hvis det er angitt fakturerbarhet for saken angis dette med en myntstabel foran emneteksten. Se under.
(Kategori): Kategori 1 for sak. Navn vil avhenge av ledetekst for kategori 1. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
Firma > prosjekt (kontaktperson): Navn på eventuelt firma, prosjekt og kontaktperson som saken er knyttet mot.
Opprettet: Tidspunkt saken ble opprettet.
Sist endret: Tidspunkt saken ble sist endret (eller siste oppfølging).
Av: Initialer til den som lagret saken sist (eller siste oppfølging).
Ansv: Initialer til den som er ansvarlig for saken.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Alvorlighetsgrad

Alvorlighetsgraden for en sak indikeres med bakgrunnsfarge i kolonnen for prioritet:

Mørk oransje bakgrunnsfarge: Kritisk alvorlighetsgrad.
Oransje bakgrunnsfarge: Høy alvorlighetsgrad.
Ingen bakgrunnsfarge: Normal alvorlighetsgrad.
Lys blå bakgrunnsfarge: Lav alvorlighetsgrad.
Mørk blå bakgrunnsfarge: Ekstra lav/triviell alvorlighetsgrad.
Ingen bakgrunnsfarge: Utvidelse/ny funksjon (alvorlighetsgrad ikke relevant).

Fakturerbarhet

Fakturerbarhet indikeres med et symbol foran emneteksten i listen.

Ingen symbol: Fakturerbarhet ikke angitt.
Oransje myntstabel: Sak er fakturerbar.
Grønn myntstabel: Sak er fakturert.

Fakturerbarhet kan angis for hver enkelt sak, men også for mange saker samlet via avkrysningsboksene i listevisningen og "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Interne saker

Alle saker kan merkes som interne via en avkrysningsboks i saksvinduet. Dette kan du også gjøre via avkrysningsboksene i listevisningen og "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Med intern er det her ment at saken har internt opphav og at statusoppdateringer tilbake til kunden ikke er nødvendig. Nye interne saker kan opprettes via funksjonen "Ny intern sak". Under Admin - Globale innstillinger (seksjon "CRM") kan du angi et standard firma som skal benyttes ved opprettelse av nye interne saker.

Saksillustrasjoner

Alle saker kan ha et filvedlegg som er angitt som "saksillustrasjon". Dette innebærer at dette vedlegget vil fremheves spesielt ved å vises som forhåndsvisning på hovedfanekortet for saken (til høyre for løsningsteksten). I mange situasjoner kan det være hensiktsmessig å benytte et bilde eller en tegning/skisse som saksillustrasjon for å fremheve aspekter i problemstillingen.

Du kan angi en saksillustrasjon ved opprettelse av en sak eller i ettertid via dialogvinduet for filvedlegg.

Valgfri opprettelsesdato

Når du oppretter en ny sak, kan du selv angi dato og klokkeslett for oppretting. Dette gjør at du kan tilbakedatere en sak dersom den for eksempel blir registrert en tid etter at saksinformasjonen ble formidlet.

Opprette en ny sak

Saker kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny sak" fra verktøylinjen på siden CRM - Saker.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma eller prosjekt. Se CRM - Alle firmaer.
Velg "Sak" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for saker.
Bruk hurtigtasten for saker. Se Innledning - Hurtigtaster.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

Opprett: Saken vil opprettes og du vil få frem ekstra fanekort for oppfølginger, vedlegg, e-post, relaterte saker, søk og egendefinerte verdier og grupper.
Opprett og ny: Saken vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for sak. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere saker etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
Opprett og lukk: Saken vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Vindu for saker

Vinduet for saker inneholder åtte fanekort der kun det første er tilgjengelig når du oppretter saken for første gang.

Fanekort "Saksdetaljer"

Dette fanekortet brukes til å registrere grunnleggende informasjon om saken. Følgende felter er tilgjengelige:

Saksnr: Angir et unikt saksnummer for saken. Blir automatisk generert av systemet.
Emne: Emne for sak.
Meldt av: Fritekstfelt for hvem som innrapporterte saken.
Firma: Navn på firma som saken er tilknyttet.
Har supportavtale: Om tilknyttet firma har supportavtale. Vil automatisk hentes fra firmakortet.
Kontaktperson: Navn på kontaktperson som saken er tilknyttet.
Meldt via: Angir hvordan saken ble innrapportert. Se Admin - Sakskilder.
Respons via: Angir hvordan kontaktpersonen ønsker tilbakemeldinger formidlet.
Kategori 1: Kategori 1 for sak. Kan defineres fritt. Se Admin - Sakskategorier.
Kategori 2: Kategori 2 for sak. Kan defineres fritt. Se Admin - Sakskategorier.
Kategori 3: Kategori 3 for sak. Kan defineres fritt. Se Admin - Sakskategorier.
Prosjekt: Navn på prosjekt som saken er tilknyttet.
Produkt: Navn på eventuelt produkt som saken er direkte relatert til.
Status: Viser status for saken. Se over.
Løsning: Viser en eventuelt angitt løsning for saken. Se over.
Prioritet: Angir prioritet for saken. Se over.
Alvorlighetsgrad: Angir alvorlighetsgrad for saken. Se over.
Tilordnet til: Angir ansatt som er ansvarlig for saken.
Påminnelse: Angir tidspunkt for påminnelse for saken. Se under.
Forfallsdato: Angir forfallsdato for saken.
Sakskode: Angir sakskode for saken. Brukes for eksempel for å angi en kode i et eksternt system.
Fakturering: Angir status for fakturerbarhet for saken.
Tidsforbruk: Angir tidsforbruk tilknyttet saken.
QA-ansvarlig: Angir normalt ansatt som er ansvarlig for å verifisere saken etter at den er fullført.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Gjenåpnet: Eventuelt tidspunkt saken ble gjenåpnet (saken var tidligere lukket) samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Fullført: Eventuelt tidspunkt saken ble markert som fullført samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Verifisert: Eventuelt tidspunkt saken ble markert som verifisert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Lukket: Eventuelt tidspunkt saken ble markert som lukket samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Illustrasjon: Eventuelt filvedlegg som skal brukes som hovedillustrasjon for saken. Er kun synlig ved opprettelse av saken. I ettertid må dialog for filvedlegg benyttes. Se også seksjon om saksillustrasjoner.
Problemstilling: Problemtekst for saken som innrapportert av kunden. Denne teksten bør identifisere sakens kjerne på en entydig måte.
Løsning: Løsningstekst for saken. Vil normalt benyttes for å sende en respons til den som meldte saken.

Endre saksstatus

Øverst i fanekortet "Detaljer" har du en statuslinje som indikerer faser i sakens livsløp. For å endre status for en sak, klikker du på én av fasene og velger ny status i vinduet som kommer opp. Du kan også endre status for mange saker under ett. Se "Fullføre/kansellere/verifisere/lukke mange saker samtidig" under.

Gjenåpne en lukket sak

Når en sak er lukket, vil du ikke kunne endre saksdetaljer, slette saken eller legge til oppfølginger og vedlegg. For å få til dette, må du først gjenåpne saken. Klikk "Gjenåpne sak" på verktøylinjen for å gjenåpne en sak.

Sende statusoppdateringer til kunden

Når ny informasjon i saken er tilgjengelig, kan du sende en statusoppdatering om saken direkte fra XS Office. Dette gjør du ved å velge knappen "Send statusoppdatering..." på verktøylinjen. Du vil da få opp et e-postvindu med saksdetaljer ferdigutfylt. Du skriver inn den nye informasjonen i seksjonen "Status". Alle statusoppdateringer du sender via e-post fra XS Office vil være synlige på fanekortet "E-post".

Via Admin - Globale innstillinger kan du tilpasse formatet for emneteksten for saksoppdateringer via e-post. Her kan du også angi standard kopimottakere (CC) og blindkopimottakere (BCC) for saksoppdateringer.

Hvis du vil videresende saken internt for oppfølging, bruker du funksjonen "Videresend". Se under.

Sende løsningsforslag til kunden

Når saken er løst, kan du sende løsningsteksten direkte fra XS Office. Dette gjør du ved å velge knappen "Send løsning..." på verktøylinjen. Du vil da få opp et e-postvindu med løsningsteksten samt saksdetaljer ferdigutfylt. Alle løsningsforslag du sender via e-post fra XS Office vil være synlige på fanekortet "E-post".

Via Admin - Globale innstillinger kan du tilpasse formatet for emneteksten for saksoppdateringer via e-post. Her kan du også angi standard kopimottakere (CC) og blindkopimottakere (BCC) for saksoppdateringer.

Hvis du vil videresende saken internt for oppfølging, bruker du funksjonen "Videresend". Se under.

Videresende saker internt

Når du har laget en oppfølging i en sak, kan du distribuere den oppdaterte saken internt via funksjonen "Videresend" på fanekortet "Oppfølginger". I dialogboksen som kommer frem legger du inn e-postadresser til mottakere og kopimottakere for saken. Flere adresser kan skilles med semikolon (;). Mottakerne vil motta alle opplysninger i saken og også alle oppfølginger som er laget. Dette gjør det enkelt å informere de involverte i sakens gang.

Du kan angi standard mottaker og standard kopimottakere (CC) for interne oppfølginger fra Admin - Globale innstillinger.

Registrere timeforbruk fra en sak

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra saken. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra saken over til timeregistreringen. Hvis du har angitt tidsforbruk for saken, vil dette komme med i vinduet for ny timeregistrering. Dersom du også har angitt at saken er fakturerbar, vil timeantallet også settes som fakturerbare timer.

Lage kopi av en sak

Hvis du ønsker å lage en kopi av en eksisterende sak, velger du "Lag kopi" på vektøylinjen. Kopien vil være identisk med den opprinnelige saken, men vil ikke ha oppfølginger, vedlegg, e-post eller relasjoner. Emnet for den nye saken vil være "Kopi av <opprinnelig saksemne>".

Lage kopi av en sak med relasjon mot opprinnelig sak

Hvis du ønsker å lage en kopi av en eksisterende sak og samtidig relatere den nye saken mot den gamle, velger du "Lag kopi av sak og opprett relasjon" på vektøylinjen. Kopien vil fungere på samme måten som via den andre kopifunksjonen over, men den vil i tllegg ha en relasjon mot den opprinnelige saken. Dette gjør det veldig enkelt å f.eks. splitte en sak i to eller viderebehandle en sak under et nytt saksnummer.

Skrive ut en sak

Hvis du ønsker å skrive ut en sak, velger du "Skriv ut" på vektøylinjen. Utskriften vil skrive ut saksdetaljer, problemstilling, løsningsforslag samt alle oppfølginger.

Fanekort "Oppfølginger"

Dette fanekortet brukes til å registrere interne oppfølginger/kommentarer til saken. Dette vil indikeres med blyantsymbol i sakslisten. Oppfølgingene er trådede som gjør at du visuelt får oversikt over hvem som har kommentert hva.

Følgende felter vises i liste over oppfølginger:

(Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til oppfølgingen.
Opprettet: Angir tidspunkt for når oppfølgingen ble opprettet.
Av: Angir initialer til ansatt som skrev oppfølgingen.
Tekst: Viser starten på oppfølgingsteksten.
(Blyant): Brukes for å svare på en bestemt oppfølging.

Visningsalternativer for liste over oppfølginger

Fra verktøylinjen kan du velge to ulike visningsalternativer for oppfølgingslisten:

Vis liste: Viser oppfølgingene fordelt over fem kolonner uten linjeskift i oppfølgingsteksten.
Vis samlet: Viser oppfølgingene i én kolonne der linjeskift i oppfølgingsteksten er beholdt og hele tekstene vises.

Lage en ny oppfølging

Du lager en ny oppfølging ved å velge "Ny oppfølging" fra verktøylinjen på fanekortene "Detaljer" og "Oppfølginger". Velg "Lagre" eller "Lagre og lukk" når du har skrevet ferdig oppfølgingen. Oppfølgingen vil komme som en ny "tråd" i listen over oppfølginger.

Svare på en oppfølging

Du kan svare på en oppfølging på følgende måter:

Fra listevisning: Klikk på blyantsymbolet helt til høyre på linjen.
Fra samlevisning: Klikk på teksten "[svar]".
Fra selve oppfølgingen: Åpne oppfølgingen du ønsker å svare på og velg "Svar" eller "Svar med tekst" på verktøylinjen. "Svar med tekst" vil gi deg et nytt vindu med den opprinnelige teksten innrykket med symbolet ">". Dette gjør at du enkelt kan vise hva du svarer på hvis den opprinnelige oppfølgingen besto av mange punkter.

Velg "Lagre" eller "Lagre og lukk" når du har skrevet ferdig oppfølgingen.

Slette en oppfølging

Du sletter en oppfølging ved å åpne oppfølgingen (klikk på tekst i "listemodus" eller dato i "samlevisning"), og velge "Slett" fra verktøylinjen i dialogboksen. Merk at du kun kan slette oppfølginger du selv har skrevet. Hvis oppfølgingen du sletter har andre oppfølginger under seg, vil oppfølgingen ikke slettes fysisk men oppfølgingsteksten vil endres til "(slettet av bruker)".

Fanekort "Vedlegg"

Dette fanekortet brukes til å legge inn eventuelle vedlegg til saken (kan for eksempel være skjermdumper fra en PC, åstedsbilder eller generelle dokumenter). Dette vil indikeres med binderssymbol i sakslisten.

Vedleggslisten kan enten vises som detaljert liste med tittel/filnavn eller som miniatyrbilder. Miniatyrbildene vil vise en forhåndsvisning av filen hvis vedlegget er et bilde. Hvis ikke vil miniatyrvisningen vise et symbol som idikerer hvilken filtype vedlegget har.

Følgende felter vises i liste over vedlegg (gjelder ikke alternativer med miniatyrvisning):

(Egenskaper): Brukes for å åpne egenskaper for vedlegget.
Tittel: Tittel for vedleggsdokument.
Filnavn/tittel: Filnavn eller tittel for vedleggsdokument.
Størrelse: Filstørrelse for vedleggsdokument.
Type: Filtype for vedleggsdokument.
Sist endret: Tidspunkt vedlegget ble lagret sist.
Av: Angir initialer til ansatt som lagret vedlegg sist.
(Dokumenter): Angir om dokumentet er hentet fra dokumentarkivet eller ikke. Hvis vedlegget er hentet fra dokumentarkivet, vil du kunne åpne oppføringen fra dokumentarkivet direkte herfra.

Legge inn nytt vedlegg

Du legger til et nytt vedlegg fra din egen maskin ved å velge "Nytt vedlegg" fra verktøylinjen. For å hente vedlegg fra dokumentarkivet, velger du "Nytt dokument" fra verktøylinjen. Merk at du ikke kan legge til vedlegg i lukkede saker.

Vise et eksisterende vedlegg

Du viser et eksisterende vedlegg ved å klikke på teksten i tittel-kolonnen. Vedlegget vil lastes ned og åpnes i tilhørende program for aktuell vedleggstype.

Åpne et eksisterende vedlegg for redigering (dokumentegenskaper)

Du åpner vinduet for egenskaper for vedlegg ved å klikke på info-symbolet helt til venstre i vedleggslisten.

Dialogvindu for oppretting av nye vedlegg

Vinduet for vedleggsegenskaper inneholder følgende felter:

Importer fil: Gir deg mulighet for å velge hvilket vedlegg som skal legges til. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
Tittel: Tittel for vedleggsdokument. Vil kunne vises i vedleggslisten.
Saksillustrasjon: Angir om dette vedlegget skal brukes som hovedillustrasjon for saken. Se også seksjon om saksillustrasjoner.
Nøkkelord: Angir eventuelle nøkkelord for vedleggsdokumentet.
Beskrivelse: Angir en beskrivelse av vedleggsdokumentet.

Slette vedlegg

Du sletter et vedlegg ved å åpne vedlegget (klikk på info-symbol til venstre i listen), og velge "Slett" fra verktøylinjen i dialogboksen.

Fanekort "E-post"

Fanekortet "E-post" viser liste over alle e-postmeldinger knyttet til oppføringen. Dette inkluderer meldinger i innboks, sendte elementer og usendte elementer (kladd). E-postmeldinger du sender direkte fra oppføringen vil automatisk knyttes til og legges inn i denne listen. Hvis du bruker XS Office Outlook Add-in eller XS Office Thunderbird Extension, kan du overføre sendt/mottatt e-post fra Outlook eller Thunderbird. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

Følgende felter vises i liste over e-postkorrespondanse:

(Retning): Angir om meldingen er utgående (sendt e-post, indikeres med pil mot venstre), innkommende (mottatt e-post, indikeres med pil mot høyre) eller kladd (blyantsymbol).
(Utropstegn): Angir prioritet for e-postmeldingen.
(Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til e-postmeldingen.
Fra: Angir e-postadressen til avsenderen av e-postmeldingen.
Til: Angir e-postadressen til mottakeren av e-postmeldingen (Til-feltet).
Emne: Emne for e-postmeldingen.
Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret.
Av: Initialer til den som lagret oppføringen sist.

Vise detaljer for e-postmeldingen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne e-postmeldingen i et nytt vindu. Se forøvrig Meldinger - Innboks for informasjon om e-postmeldinger.

Fanekort "Relaterte saker"

Sakene i arkivet kan relateres til hverandre. Dette gir deg mulighet til å indikere at en sak er avhengig av, duplikat av eller på annen måte relatert til en annen sak. Du vil enkelt se i sakslisten hvilke saker som er relatert til andre saker.

I dette fanekortet ser du oversikt over alle relasjoner mellom valgt sak og andre saker.

Opprette en ny relasjon

Velg "Ny relasjon" fra verktøylinjen. Vinduet som kommer opp vil være forhåndsutfylt med valgt sak som "sak 1" i relasjonen. Deretter velger du en relasjonstype som indikerer tilknytningen mot den andre saken. "Sak 2" benyttes for å angi hvilken sak som er tilknyttet. Du kan også om ønskelig legge inn et notat som beskriver relasjonen.

Relasjonstyper

Følgende relasjonstyper er tilgjengelige:

Er duplikat av: Angir at "sak 1" er en duplikat av "sak 2". Med duplikat menes at problemstillingen i de to sakene er identisk.
Er gruppert med: Angir at "sak 1" er "i familie med" "sak 2". Sakene er likestilte og har store fellestrekk (sakene komplementerer typisk hverandre).
Er relatert til: Angir at "sak 1" har en problemstilling som ligner "sak 2" eller at sakene har en årsaksforklaring som er felles.
Er avhengig av: Angir at en løsning for "sak 1" er avhengig av at "sak 2" løses først.

Bytte om på en relasjon

Du bytter om på "sak 1" og "sak 2" i en relasjon ved å åpne relasjonen og velge "Bytt" på verktøylinjen. Velg så "Lagre".

Slette en relasjon

Du kan enkelt slette en relasjon ved å åpne relasjonen og velge "Slett" på verktøylinjen.

Slette alle relasjoner

Du sletter alle relasjoner knyttet til en sak ved å velge "Slett alle" fra oversiktven over relasjoner.

Fanekort "Søk"

Inne i hver sak finner du fanekortet "Søk". Her kan du søke etter saksoppfølginger og e-post knyttet til den aktuelle saken.

Fanekort "Egendefinerte felt for firmaet"

Her finner du liste over egendefinerte felt og grupper for den tilknyttede firmaoppføringen.

Fanekort "Egendefinerte felt for saken"

Her finner du liste over egendefinerte felt og grupper for saken.

Søke etter saker

Du kan søke etter saker basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter saker. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Merk at sakslisten også kan filtreres direkte fra verktøylinjen (se under). Sakslisten vil dermed reflektere både søkekriterier fra søkeområdet samt filtreringsvalg fra verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Emne: Søk etter angitt søkeord i emnefeltet for saker.
Problem: Søk etter angitt søkeord i problemstillingen for saker.
Løsning: Søk etter angitt søkeord i løsningsteksten for saker.
Fritekst: Søk etter angitt søkeord i emnefeltet, problemstillingen, løsningsteksten og oppfølginger for saker.
Meldt via: Søk etter saker som er innmeldt på en spesiell måte.
Firma: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt firma.
Kontaktperson: Søk etter saker som er knyttet til en bestemt kontaktperson.
Prosjekt: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt prosjekt.
Produkt: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt produkt.
Kategori 1: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 1. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
Kategori 2: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 2. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
Kategori 3: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 3. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
Status: Søk etter saker som har en bestemt status.
Løsning: Søk etter saker som har en bestemt løsning.
Prioritet: Søk etter saker som har en bestemt prioritet.
Alvorlighetsgrad: Søk etter saker som har en bestemt alvorlighetsgrad.
Meldt av: Søk etter angitt søkeord i fritekstfeltet for "Meldt av".
Sakskode: Søk etter angitt søkeord i feltet for sakskode.
Saksnummer: Søk etter saker med saksnummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall vedlegg: Søk etter saker med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall oppfølginger: Søk etter saker med antall oppfølginger som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall e-poster: Søk etter saker med antall e-poster som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Relaterte saker: Søk etter saker med antall saksrelasjoner som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Tidsforbruk: Søk etter saker med tidsforbruk (i timer) som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Fakturering: Søk etter saker som skal fakturereres eller som allerede er fakturert.
Ansvarlig: Søk etter saker som har en bestemt person som ansvarlig.
QA-ansvarlig: Søk etter saker som har en bestemt person som QA-ansvarlig.
Opprettet av: Søk etter saker som er opprettet av en bestemt person.
Sist endret av: Søk etter saker som er sist endret av en bestemt person.
Fullført av: Søk etter saker som er markert som fullført av en bestemt person.
Verifisert av: Søk etter saker som er markert som verifisert av en bestemt person.
Lukket av: Søk etter saker som er lukket av en bestemt person.
Gjenåpnet av: Søk etter saker som er gjenåpnet av en bestemt person.
Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en sak må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i sakslisten.

Saker kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere saker

Filtrere etter ansatt

I tillegg til søkefunksjonen, kan du filtrere listen etter hvem som er ansvarlig for saken via rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle saker uavhengig av hvem som er ansvarlig.
Mine: Viser alle saker du selv er ansvarlig for.
Ikke mine: Viser alle saker du ikke er ansvarlig for.

Filtrere etter status

Du filtrerer sakslisten basert på status ved å velge et av alternativene i rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle saker uavhengig av status.
Åpne saker: Viser alle saker som ikke er lukket.
Ikke fullført: Viser alle saker som verken er merket som fullført, kansellert, verifisert eller lukket.
Tilordnet: Viser alle saker som har status "Tilordnet" (har angitt ansvarlig for utførelse).
Pågår: Viser alle saker som har status "Pågår".
Fullført, ikke verifisert: Viser alle saker som har status "Fullført".
Venter andre: Viser alle saker som har status "Venter andre".
Utsatt: Viser alle saker som har status "Utsatt".
Kansellert: Viser alle saker som har status "Kansellert".
Ikke forstått: Viser alle saker som har status "Ikke forstått".
Gjenåpnet: Viser alle saker som tidligere har vært lukket og har blitt gjenåpnet igjen.
Verifisert, ikke lukket: Viser alle saker som er verifisert, men ikke lukket.
Lukket: Viser alle saker som er lukket.

Sortere saker

Listen over saker kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Motta påminnelser om saker

Du kan velge tidspunkt for påminnelse for hver enkelt sak. Ved dette tidspunktet vil ansvarlig for saken automatisk motta en påminnelse per e-post. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye saker.

Sakene kan også merkes med en QA-ansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring). QA-ansvarlig er ansvarlig for å verifisere (samt evt. lukke) fullførte saker. Varsler til QA-ansvarlig om verifisering av saker sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00.

XS Office kan også varsle kundeansvarlig for firma knyttet til sak hvis ikke saken er registrert som fullført ved forfall. Se Admin - Globale innstillinger.

Se også Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser.

Slette en sak

Saker kan slettes ved å åpne vinduet for sak (klikk på emnetekst i sakslisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Husk at alle tilknyttede oppfølginger, relasjoner, vedlegg og tilbakemeldinger vil slettes samtidig med saken. I tillegg vil eventuelle e-poster knyttet til saken, miste sin kobling mot saken. Hvis saken er lukket, må den gjenåpnes før den kan slettes.

Slette mange saker

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at alle tilknyttede oppfølginger, vedlegg og relasjoner også vil slettes når du sletter en sak. I tillegg vil eventuelle e-poster knyttet til saken, miste sin kobling mot saken. Merk også at lukkede saker ikke vil slettes. Lukkede saker må gjenåpnes før de eventuelt kan slettes.

Fullføre/kansellere/verifisere/lukke mange saker samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som fullført, kansellert, verifisert, eller lukket i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som fullført", "Sett som kansellert", "Sett som fullført" eller "Sett som fullført og lukket" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at lukkede saker ikke vil påvirkes av disse operasjonene.

Skrive ut mange saker samtidig

Hvis du ønsker å skrive ut et utvalg saker med oppfølginger (f.eks. til et møte), markerer du først de du vil skrive ut med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil skrive ut, velger du "Skriv ut detaljert" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Utskriften vil skrive ut saksdetaljer, problemstilling, løsningsforslag samt alle oppfølginger. Hver sak vil komme på en ny side i utskriften.

Analysere saker

Sakslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av saker, se CRM - Rapporter.

CRM - Saker