CRM - Kontaktpersoner

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

5.5 CRM - Kontaktpersoner

Introduksjon

"CRM - Kontaktpersoner" viser liste over alle kontaktpersoner på tvers av firmaoppføringer. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.

Du kan også ha et privat kontaktpersonregister. Dette finner du under Min side - Mine kontakter.

Felter i kontaktpersonliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (CRM - Kontaktpersoner).

Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
Stillingstittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alternativt direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette en ny kontaktperson

Kontaktpersoner kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny kontakt" fra verktøylinjen på siden CRM - Kontaktpersoner.
Velg "Kontaktperson" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
Velg "Kontaktperson" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortene. Se CRM - Alle firmaer.
Bruk hurtigtasten for kontaktpersoner. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for kontaktpersoner

Kontaktpersonkortet inneholder 5 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en kontaktperson.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om kontaktpersonen og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
Primærkontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
Standard "Deres ref": Om kontaktpersonen benyttes som standard referanse ved opprettelse av tilbud og ordre mot firmaet.
E-post 1: Primær e-postadresse til kontaktperson.
E-post 2: Sekundær e-postadresse til kontaktperson.
Stillingstittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
Avdeling: Om kontaktpersonen er koblet til en spesifikk avdeling.
Yrke: Arbeid eller spesialisering for kontaktperson.
Webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
Overordnedes navn: Overordnet kontaktperson.
Stedfortreder: Stedfortreder for kontaktperson.
Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
Ansettelsesdato: Ansettelsesdato for kontaktperson.
Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
Privat: Om kontaktpersonen opprinnelig er opprettet som en privat kontaktperson.
Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
Mellomnavn: Mellomnavn for kontaktperson.
Initialer: Initialer for kontaktperson.
Tittel: Titulering for kontaktperson.
Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
Telefon arbeid 1: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
Telefon arbeid 2: Alternativt direktetelefonnummer til kontaktperson.
Mobiltelefon 1: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
Mobiltelefon 2: Alternativt mobiltelefonnummer til kontaktperson.
Telefon hjemme 1: Hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
Telefon hjemme 2: Alternativt hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
Telefax 1: Telefaksnummer til kontaktperson.
Telefax 2: Alternativt telefaksnummer til kontaktperson.
Adresse: Kontaktpersonens adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
IM-Adresse: Kontaktpersonens IM-adresse (instant messaging/lynmeldinger).
Ordrereferanse: Tilbuds- og ordrereferanse for kontaktperson. Legges automatisk til dersom du knytter kontaktpersonen til et tilbud eller en ordre.
Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Fanekort "Prosjekter"

Her vises liste over alle prosjekter som kontaktpersonen er registrert som prosjektdeltaker i.

Fanekort "Møter"

Her vises liste over alle møter som kontaktpersonen er tilknyttet eller er registrert som deltaker i.

Fanekort "Samtaler"

Her vises liste over alle telefonsamtaler som er tilknyttet kontaktpersonen.

Fanekort "SMS"

Her vises liste over alle SMS-meldinger som er tilknyttet kontaktpersonen.

Fanekort "Avtaler"

Her vises liste over alle avtaler som er tilknyttet kontaktpersonen.

Eksportere kontaktpersoner

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Endre bilde

Du kan legge til profilbilde for hver enkelt kontaktperson. Klikk på bildet eller velg "Endre bilde" for å legge til eller endre profilbildet til kontaktpersonen. Profilbilder vises i kontaktpersonlisten dersom du velger "Vis foto" i verktøylinjen.

Se forøvrig Organisasjon - Logo for informasjon om hvilke formater som er støttet og hvordan disse behandles i XS Office.

Identifisere duplikater

I et CRM-system er det viktig at all relevant informasjon er synlig i hver kontaktpersonoppføring. Av og til vil du kunne oppleve at den samme personen feilaktig er blitt opprettet to ganger i systemet. Dette bør det ryddes opp i raskest mulig siden du risikerer at den relevante informasjonen blir spredd over to (eller flere) kontaktpersonoppføringer.

Med XS Office kan du enkelt finne duplikate kontaktpersonoppføringer via filterfunksjonen for kontaktpersoner.

Søke etter oppføringer

Du kan søke etter oppføringer basert på mange ulike kriterier via knappen "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Merk at listen også kan filtreres direkte fra verktøylinjen (se under). Listen vil dermed reflektere både søkekriterier fra søkeområdet samt filtreringsvalg fra verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

Fullt navn: Fritekstsøk i fullt navn for kontaktpersoner.
Fornavn: Fritekstsøk i fornavn for kontaktpersoner.
Mellomnavn: Fritekstsøk i mellomnavn for kontaktpersoner.
Etternavn: Fritekstsøk i etternavn for kontaktpersoner.
Telefonnummer: Fritekstsøk i alle telefonnumre for kontaktpersoner.
E-postadresse: Fritekstsøk i alle e-postadresser for kontaktpersoner.
Stillingstittel: Fritekstsøk i stillingstittel for kontaktpersoner.
Yrke: Fritekstsøk i yrke for kontaktpersoner.
Avdeling: Fritekstsøk i avdeling for kontaktpersoner.
Notat: Fritekstsøk i notat for kontaktpersoner.

Kolonne 2

Firma: Søk kun etter kontaktpersoner tilknyttet et gitt firma.
Firmanavn: Fritekstsøk i tilknyttet firmanavn for kontaktpersoner.
Kunde/leverandør: Søk kun etter kontaktpersoner tilknyttet kunder, leverandører, begge deler eller ingen av delene.
Firmakategori: Søk etter kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringer med bestemt kategori.
Bransje: Søk etter kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringer i en bestemt bransje.
Salgsregion: Søk etter kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringer i en bestemt salgsregion.
Firma/person: Søk kun etter kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringer eller personoppføringer/privatkunder.
Primær/Deres ref: Søk kun etter primærkontakter, standard "Deres ref", begge deler eller ingen av delene.
Kjønn: Søk kun etter menn, kvinner eller "ikke angitt".
Egendefinert felt 1: Søk etter oppføringer som har et egendefinert felt med en bestemt verdi.
Egendefinert felt 2: Samme som over. Brukes for å kombinere søk med annet egendefinert felt.

Kolonne 3

Opprettet av: Søk etter oppføringer opprettet av en bestemt ansatt.
Sist endret av: Søk etter oppføringer sist endret av en bestemt ansatt.
Gruppefelt 1: Søk etter oppføringer som er knyttet til en bestemt egendefinert gruppe.
Gruppefelt 2: Samme som over. Brukes for å kombinere søk med annen egendefinert gruppe.
Ordrereferanse: Fritekstsøk i ordrereferanse for kontaktpersoner.
Adresse: Fritekstsøk i adresse for kontaktpersoner.
Kontaktperson-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.
Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i listen. Aktive søkekriterier vil utheves med egen farge slik at det er enkelt å se hvilke søkrekriterier som er aktive i øyeblikket.

Kontaktpersoner kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere kontaktpersonlisten

Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:

Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
Mine: Viser kun kontaktpersonoppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
Duplikater: Viser alle kontaktpersonoppføringer som har en annen kontaktpersonoppføring med samme fornavn, etternavn og firmanavn. Kan benyttes for å søke etter kontaktpersoner som ved en feiltakelse er opprettet flere ganger.
Duplikater+: Viser alle kontaktpersonoppføringer som har en annen kontaktpersonoppføring med samme fornavn og etternavn. Kan benyttes for å søke etter kontaktpersoner som ved en feiltakelse er opprettet flere ganger (på tvers av firmaoppføringer).
Duplikater++: Viser alle kontaktpersonoppføringer som har en annen kontaktpersonoppføring med samme fornavn og etternavn. Søker også i deaktiverte kontaktpersoner. Kan benyttes for å søke etter kontaktpersoner som ved en feiltakelse er opprettet flere ganger (på tvers av firmaoppføringer).

Sortere kontaktpersonlisten

Listen over private kontaktpersoner kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen. Følgende sorteringer er tilgjengelig fra verktøylinjen:

Sist endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises øverst i listen. Dette er standardvisningen.
Lengst siden endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises nederst i listen.
Alfabetisk på etternavn: Sorterer kontaktpersoner etter etternavn.
Alfabetisk på fornavn: Sorterer kontaktpersoner etter fornavn.
Alfabetisk på firma: Sorterer kontaktpersoner etter firmanavnet som de er knyttet til. Kontaktpersoner uten tilknytning til firma vises ikke i denne sorteringen.

Slette kontaktpersoner

Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.

Deaktivere en kontaktpersonoppføring

Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til CSV-fil

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til en CSV-fil via CSV-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Duplikatsjekk

På fanekortet "Detaljer" kan du utføre en duplikatsjekk for oppføringen. Når du velger knappen "Duplikatsjekk" får du opp et vindu med oversikt over oppføringer med likelydende navn. Dette kan du bruke til å sjekke om du har to oppføringer som bør slås sammen.

Slå sammen kontaktpersonoppføringer

Noen ganger kan det være aktuelt å slå sammen to kontaktpersonoppføringer til én. Dette skjer som oftest på grunn av at en kontaktperson er feilaktig blitt opprettet to ganger i systemet. I XS Office kan du enkelt slå sammen to oppføringer. Dette kan du gjøre fra verktøylinjen på fanekortet "Detaljer" for kontaktpersonoppføringen. Når du har valgt funksjonen, vil du få frem en dialogboks der du angir hvilke oppføringer som skal slås sammen. Det er viktig at du er bevisst på hvilken av dem som skal tas vare på videre siden den ene av dem alltid vil slettes. Når du har valgt kilde og mål, velger du "Utfør" for å utføre sammenslåingen. Du har også mulighet for å veksle mellom kilde og mål via funksjonen "Bytt" i dialogboksen.

Sammenslåingsoperasjonen vil overføre koblinger mot andre typer oppføringer fra den ene oppføringen til den andre. Kontaktopplysninger vil overføres til den sammenslåtte oppføringen fra oppføringen som skal slettes hvis tilsvarende opplysninger ikke fantes fra før.

Merk at sammenslåingsoperasjonen er permanent og ikke kan angres i ettertid. Det vil opprettes et informasjonsnotat som knyttes til den sammenslåtte oppføringen. Her vil det finnes informasjon om sammenslåingen samt om hvilken oppføring som ble slettet.