CRM - Gruppefelt

5.19 CRM - Gruppefelt

Introduksjon

"CRM - Gruppefelt" lar deg definere gruppefelter som gir deg mulighet for å gruppere oppføringer etter egendefinerte kriterier. Denne funksjonen gir (sammen med egendefinerte felt) deg muligheten for å skreddersy XS Office i henhold til dine behov.

Gruppefelt er nyttig hvis du for eksempel vil gruppere alle oppføringer som er av en egendefinert karakter eller som skal følges opp på en spesiell måte. Et klassisk eksempel på dette er å markere alle kunder som skal ha julekort tilsendt. Andre eksempler er å samle alle produkter som inngår i en spesiell kampanje, eller alle ansatte som har gjennomført et spesielt kurs.

Et gruppefelt kan gjøres tilgjengelig for en valgfri kombinasjon av følgende typer oppføringer:

• Firmaoppføringer Alle aktive firmaoppføringer.
• Kunder Alle aktive firmaoppføringer som er markert som kunder.
• Leverandører Alle aktive firmaoppføringer som er markert som leverandører.
• Personkunder Alle aktive firmaoppføringer som er opprettet som personer.
• Kontaktpersoner Alle aktive kontaktpersoner (personer knyttet til firmaoppføringer).
• Ansatte Alle aktive ansatte.
• Saker Alle saker.
• Produkter Alle aktive produkter.
• Prosjekter Alle prosjekter.
• Dokumenter Alle dokumenter.
• Mapper Alle dokumentmapper.
• Ledetråder Alle ledetråder.
• Salgsmuligheter Alle salgsmuligheter.
• Konkurrenter Alle konkurrenter.
• Kampanjer Alle kampanjer.

Alle disse oppføringstypene vil automatisk ha et eget fanekort for egendefinert informasjon. Dette fanekortet vil du finne lengst til høyre blant fanekortene og vil ha et symbol som ser ut som et skjema med et tannhjul over. Hvis det ikke finnes gruppefelter eller egendefinerte felter tilgjengelig for den aktuelle oppføringstypen, vil fanekortsymbolet vises i grått. Dersom det finnes egendefinerte felter eller gruppefelter lagt inn for den aktuelle oppføringen, vil fanekortsymbolet vises med et utropstegn. Dermed kan du enkelt se om det finnes egendefinert informasjon uten å måtte åpne fanekortet.

Egendefinert informasjon på fanekort "Sammendrag" på firmakortet

Alle egendefinerte felt og grupper vil vises på fanekortet "Sammendrag" på firmakortet dersom de har en forsideindeks angitt. Se under for informasjon om hvordan du angir en forsideindeks for et egendefinert felt eller et egendefinert gruppefelt.

Sorteringsindeks

Hvert gruppefelt kan tilegnes et tall mellom 1 og 255 som indikerer hvordan feltet skal sorteres i forhold til andre felter. Felt med sorteringsindeks = 1 vil alltid vises først i listene. Felt uten sorteringsindeks vil alltid vises til slutt (etter felter med sorteringsindeks = 255).

Forsideindeks

Hvert gruppefelt felt kan tilegnes et tall mellom 1 og 255 som indikerer om feltet skal vises på fanekortet "Sammendrag" på firmakortet. Felt med forsideindeks = 1 vil alltid vises øverst i listen over gruppefelt på fanekortet "Sammendrag". Felt uten forsideindeks vil ikke vises på fanekortet "Sammendrag" (de er dermed kun synlige på fanekortet "Egendefinert".

Bruksstatistikk

Via fanekortet "Bruksstatistikk" får du en oversikt over antall oppføringer av hver type som er knyttet til det aktuelle gruppefeltet.

Søke etter oppføringer

Du kan søke etter oppføringer basert på mange ulike kriterier via knappen "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Merk at listen også kan filtreres direkte fra verktøylinjen (se under). Listen vil dermed reflektere både søkekriterier fra søkeområdet samt filtreringsvalg fra verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Seksjon til venstre

• Visningstekst: Fritekstsøk i visningstekst.
• Feltnavn: Fritekstsøk i feltnavn.

Midtseksjon

• Opprettet av: Søk etter oppføringer opprettet av en bestemt ansatt.
• Sist endret av: Søk etter oppføringer sist endret av en bestemt ansatt.
• Felt-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Seksjon til høyre

• Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
• Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i listen. Aktive søkekriterier vil utheves med egen farge slik at det er enkelt å se hvilke søkrekriterier som er aktive i øyeblikket.

Filtrere listen

Følgende filtreringer kan gjøres for listen fra verktøylinjen:

Filter "Vis"

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (oppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
• Mine: Viser alle aktive oppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
• Kun deaktiverte: Viser alle deaktiverte oppføringer.
• Alle: Viser alle oppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Filter "For"

Her kan du filtere listen basert på hvilke typer oppføringer feltet er gyldig for.

Sortere listen

Listen kan sorteres etter ulike parametre. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en oppføring

Oppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for oppføringen, og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere oppføringen som deaktivert.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Relaterte emner

• CRM - Egendefinerte felt