CRM - Ledetråder | XS Office

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

5.8 CRM - Ledetråder

Introduksjon

"CRM - Ledetråder" håndterer potensielle kunder (også ofte kalt kundeemner) i den første kontaktfasen. Mange innen oppsøkende salg bruker ledetrådslister som utgangspunkt for ringelister.

Hvis den første kontakten med kundeemnet er positiv, kan ledetråden/kundeemnet konverteres til en firmaoppføring og/eller en kontaktperson og/eller en salgsmulightet. Du kan også konvertere/kvalifisere mange ledetråder i én operasjon.

Ledtråder kan også eksporteres til og importeres fra CSV-filer (kommaseparerte verdier). Merk at semikolon benyttes som skilletegn ved import og eksport. Dette gjør at du kan jobbe med ledetråder i for eksempel et regnearkprogram og deretter opprette/oppdatere oppføringer i XS Office via en lagret CSV-fil. Importfunksjonen for ledetråder kan dermed også benyttes for å importere firmaliste/kundeliste siden de importerte ledetrådene kan konverteres til firmaoppføringer og kontaktpersoner etter importen fra CSV-fil.

Felter i ledetrådsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i ledetrådsliste (CRM - Ledetråder).

(Stjerne): Angir klassifisering for ledetråd. Se under.
(Telefonsymbol): Angir status for første gangs kontakt med ledetråd. Se under.
Navn: Navn for ledetråd (som oftest navn på foretak).
Emne: Emne for ledetråd.
Bransje: Bransje foretaket tilhører.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for oppfølging av ledetråd/kundeemne.
Sist endret: Tidspunkt ledetråden ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret ledetråden sist.
(Ikoner): Ikoner med kobling mot ledetrådens oppføring i Brønnøysund og Leverandørguiden.

Klassifisering av ledetråder

Ledetråder klassifiseres med følgende rangering.

Het: Ledetråden har stort potensial for å bli en fremtidig kunde. Symboliseres i listen som en flamme.
Ikke angitt: Ledetråden er ikke klassifisert eller potensialet er uvisst. Symboliseres uten symbol i liste.
Kald: Ledetråden har avvist all kontakt og vil høyst sannsynlig ikke bli kunde. Symboliseres i listen som en regnsky.

Status for første kontakt med ledetråder

Ledetråder symboliseres som et telefonrør med indikering av status for første gangs kontakt med ledetråd.

Grønn hake: Det er oppnådd kontakt med riktig person hos ledetråden.
Ingen indikering: Ledetråden er ikke kontaktet.
Rødt kryss: Ledetråden kan ikke kontaktes, er ikke interessert eller uinteressant av andre grunner.

Opprette en ny ledetråd/kundeemne

Ledetråder kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny ledetråd" fra verktøylinjen på siden CRM - Ledetråder.
Velg "Ledetråd" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
Bruk hurtigtasten for ledetråder. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for ledetråder/kundeemner

Navn: Navn på ledetråd (som oftest navn på foretak).
Bransje: Bransje ledetråden tilhører.
Webside: Websideadresse for ledetråd.
Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for ledetråd.
Telefon: Telefonnummer til ledetråd. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for innfyllingsfeltet. Se under.
Telefaks: Telefaksnummer til ledetråd.
Antall ansatte: Antall ansatte hos ledetråd.
Årlig omsetning: Årlig omsetning for ledetråd.
Kredittverdighet: Angir om ledetråden er kredittverdig.
Betalingsanmerkn.: Om ledetråden har betalingsanmerkninger.
Emne: Emne for ledetråd.
Ansvarlig: Navn på ansatt som er ansvarlig for oppfølging av ledetråd.
Status: Status for om ledetråden er kontaktet.
Første kontakt: Tidspunkt for første kontakt med ledetråd.
Klassifisering: Klassifisering for ledetråd (hvor interessant den er).
Kilde: Kilde for ledetråd (hvordan ledetråden ble innhentet).
Notat: Fritekstnotat for ledetråd.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
Tittel / stilling: Tittel/stilling for kontaktperson.
Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
E-post: E-postadresse til kontaktperson.
Telefon direkte: Direkte telefonnummer til kontaktperson.
Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.

Fanekort "Avtaler"

Viser liste over alle avtaler knyttet til oppføringen. Se forøvrig CRM - Avtaler.

Fanekort "Samtaler"

Viser liste over alle telefonsamtaler knyttet til oppføringen. Se forøvrig CRM - Samtaler.

Fanekort "Oppgaver"

Viser liste over alle oppgaver knyttet til oppføringen. Se forøvrig CRM - Oppgaver.

Fanekort "Notater"

Viser liste over alle notater knyttet til oppføringen. Se forøvrig CRM - Notater.

Fanekort "E-post"

Fanekortet "E-post" viser liste over alle e-postmeldinger knyttet til oppføringen. Dette inkluderer meldinger i innboks, sendte elementer og usendte elementer (kladd). E-postmeldinger du sender direkte fra oppføringen vil automatisk knyttes til og legges inn i denne listen. Hvis du bruker XS Office Outlook Add-in eller XS Office Thunderbird Extension, kan du overføre sendt/mottatt e-post fra Outlook eller Thunderbird. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

Følgende felter vises i liste over e-postkorrespondanse:

(Retning): Angir om meldingen er utgående (sendt e-post, indikeres med pil mot venstre), innkommende (mottatt e-post, indikeres med pil mot høyre) eller kladd (blyantsymbol).
(Utropstegn): Angir prioritet for e-postmeldingen.
(Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til e-postmeldingen.
Fra: Angir e-postadressen til avsenderen av e-postmeldingen.
Til: Angir e-postadressen til mottakeren av e-postmeldingen (Til-feltet).
Emne: Emne for e-postmeldingen.
Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret.
Av: Initialer til den som lagret oppføringen sist.

Vise detaljer for e-postmeldingen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne e-postmeldingen i et nytt vindu. Se forøvrig Meldinger - Innboks for informasjon om e-postmeldinger.

Fanekort "Egendefinerte felt for ledetråden"

Her finner du liste over egendefinerte felt og grupper for ledetråden.

Konvertere/kvalifisere ledetråder

Dersom den innledende kontakten med ledetråden er positiv, kan ledetråden/kundeemnet konverteres til en firmaoppføring og/eller en kontaktperson og/eller en salgsmulightet. Dette kalles ofte å "kvalifisere" ledetråden.

For å konvertere en ledetråd til en firmaoppføring/kontaktperson/salgsmulighet, velger du "Konverter ledetråd" i vinduet for ønsket ledetråd. Her har du følgende valgmuligheter:

Firmaoppføring: Om du vil opprette en firmaoppføring eller ikke.
Type: Om du vil konvertere til en kunde (standard), en leverandør, begge deler, eller ingen av delene.
Kategori: Eventuell firmakategori den konverterte ledetråden skal tilhøre. Se Admin - Firmakategorier.
Kontaktoppføring: Om du vil opprette en kontaktperson basert på personopplysningene eller ikke.

Dialogboksen for konvertering vil hele tiden holde deg informert om hva som vil opprettes basert på dine valg. Den aktuelle ledetråden kan deaktiveres eller slettes etter konverteringen dersom du ønsker dette.

Koblinger mot avtaler, samtaler, oppgaver, notater og e-post i ledetråden vil automatisk overføres fra ledetråden til firmaoppføringen.

Søke etter ledetråder

Du kan søke etter ledetråder basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter ledetråder. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for ledetråder:

Status: Søk etter ledetråder med en bestemt status.
Klassifisering: Søk etter ledetråder med en bestemt klassifisering.
Ansvarlig: Søk etter ledetråder med en bestemt ansatt som ansvarlig.
Bransje: Søk etter ledetråder innenfor en bestemt bransje.
Emne: Fritekstsøk etter emne for ledetråder.
Notat: Fritekstsøk i notat for ledetråder.
Firmanavn: Fritekstsøk etter foretaksnavn for ledetråder.
Kontaktperson: Fritekstsøk etter navn på kontaktperson for ledetråder.
Antall ansatte: Søk etter ledetråder med antall ansatte større enn/mindre enn/likt/ulikt et bestemt antall.
Årlig omsetning: Søk etter ledetråder med årlig omsetning større enn/mindre enn/lik/ulik en bestemt sum.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Ledetråder kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere ledetrådslisten

Listen over ledetråder kan enkelt filtreres på status og ansatt. For å vise kun ledetråder du selv er ansvarlig for, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen. Her kan du også velge å kun vise "aktive" (det vil si oppføringer som ikke er ansatt som tapt).

Eksportere ledetråder

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en ledetråd i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell ledetråd. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Importere ledetråder

Ledetråder kan importeres fra en CSV-fil ved å velge "Importer"-knappen på verktøylinjen.

I importvinduet velger du hvilken fil du ønsker å importere data fra. Når du importere oppføringer har du også følgende valgmuligheter:

Importfil har overskriftsrad: Angir om CSV-filen har en overskriftsrad øverst som ikke skal importeres (ja/nei).
Oppdater eksisterende oppføringer: Angir om oppføringer der det er angitt en numerisk ID i CSV-filen skal oppdatere den korresponderende oppføringen i XS Office (ja/nei).
Oppdater notat i eksisterende oppføringer: Angir om notatfeltet i CSV-filen skal overskrive notatfeltet i den korresponderende oppføringen i XS Office (ja/nei). Dette avhenger av at "Oppdater eksisterende oppføringer" også er valgt.

I importvinduet kan du også velge "Forhåndsvis" for å få en liste over innholdet i CSV-filen uten å gjøre endringer. Velg "Utfør" når du ønsker å fullføre importoperasjonen. Etter at operasjonen er fullført, vil du få opp en oppsummering av hva som har blitt gjort.

Du kan hente ut en eksempelfil for import av oppføringer ved å velge knappen "Mal-fil" i importvinduet.

Slette ledetråder

Ledetråder kan slettes ved å åpne vinduet for ledetråd (klikk på navn i ledetrådslisten), og så velge knappen "Slett".

Du kan også slette et utvalg av ledetråder i én operasjon ved å markere de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Deretter velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til CSV-fil

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til en CSV-fil via CSV-knappen på verktøylinjen. Dette kan for eksempel brukes for å oppdatere mange oppføringer samlet i et regnearkprogram. Etter justeringer kan CSV-filen importeres tilbake til XS Office for å gjennomføre endringene.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

For faste rapporter knyttet til ledetråder, se CRM - Rapporter.

Duplikatsjekk

På fanekortet "Detaljer" kan du utføre en duplikatsjekk for oppføringen. Når du velger knappen "Duplikatsjekk" får du opp et vindu med oversikt over andre oppføringer med likelydende navn. Dette kan du bruke til å sjekke om du har to oppføringer som bør slås sammen eller om oppføringen allerede finnes i firmalisten eller kontaktpersonlisten.

Slå sammen ledetråder

Noen ganger kan det være aktuelt å slå sammen to ledetråder til én. Dette skjer som oftest på grunn av at en ledetråd er feilaktig blitt importert eller opprettet to ganger i systemet. Sammenslåingen gjør du fra verktøylinjen på fanekortet "Detaljer" for ledetråden. Når du har valgt "Slå sammen", vil du få frem en dialogboks der du angir hvilke oppføringer som skal slås sammen. Det er viktig at du er bevisst på hvilken av dem som skal tas vare på videre siden den ene av dem alltid vil slettes. Når du har valgt kilde og mål, velger du "Utfør" for å utføre sammenslåingen. Du har også mulighet for å veksle mellom kilde og mål via funksjonen "Bytt" i dialogboksen.

Sammenslåingsoperasjonen vil overføre koblinger mot avtaler, samtaler, oppgaver, notater og e-post fra den ene oppføringen til den andre. Kontaktopplysninger vil overføres til den sammenslåtte oppføringen fra oppføringen som skal slettes hvis tilsvarende opplysninger ikke fantes fra før.

Merk at sammenslåingsoperasjonen er permanent og ikke kan angres i ettertid.

CRM - Ledetråder