CRM - Salgsmuligheter

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

5.9 CRM - Salgsmuligheter

Introduksjon

"CRM - Salgsmuligheter" gir mulighet for å holde oversikt over salgsaktivitetene og se hvilke og hvor stor andel av de mulige salgene som faktisk resulterer i en salgsordre og dermed inntekter for organisasjonen. Mange firmaer bruker ordrestatistikken for å analyse salgsvirksomheten. Problemet er at dette kun viser de salgene foretaket ditt har vunnet. Du har med andre ord ingen data om hvor mange "slag" du har tapt, årsaker til tapte salg eller hva som måtte til for at salget resulterte i en salgsordre.

For å kunne håndtere salgsprosessen fra start til mål bruker man konseptet "salgsmuligheter". Dette kan også brukes til å produsere en "pipeline" - en spådom over fremtidig inntjening basert på hvor nært et faktisk salg hver enkelt salgsmulighet er i øyeblikket. Derfor kan salgsmuligheter bidra til bedre planlegging, budsjettering og analyse av salgsvirksomheten.

Med XS Office kan du etablere et sett med standard salgsprosesser for salg av dine produkter. Fremdriften i salget kan da gjenspeiles mot en på forhånd definert prosess. Dette gir store muligheter for standardisering og å forbedre kvaliteten på salgsarbeidet og opplæring i organisasjonen. Se CRM - Salgsprosesser for informasjon om dette.

Du kan registrere aktuelle konkurrenter opp mot hver salgsmulighet. Hvis salget senere angis som tapt, kan du angi hvem som vant salgskonkurransen. Se fanekort "Konkurrenter" for informasjon om dette.

Du kan opprette en salgsmulighet direkte fra en telefonsamtale. Dette gjør at du hurtig kan lage en salgsmulighet med ferdig utfylte data når du har gjennomført en telefonsamtale med en potensiell kunde. Se CRM - Samtaler for informasjon om dette.

Felter i oversikt over salgsmuligheter

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikt over salgsmuligheter (CRM - Salgsmuligheter).

(statusflagg): Status for salgsmulighet. Se under.
(trakt): Angir om salgsmuligheten er tilknyttet en salgsprosess. Klikk for å åpne fanekort for salgsprosess.
Emne: Emne for salgsmuligheten.
Firma > prosjekt: Navn på firma og prosjekt som er tilknyttet salgsmuligheten.
Est. omsetning: Estimert omsetning (salgsverdi eks. mva) for salgsmuligheten.
Tilbudssum: Sum eks. mva for sist opprettede tilbud fra denne salgsmuligheten. Klikk for å åpne tilbud.
Ordresum: Sum eks. mva for sist opprettede salgsordre fra denne salgsmuligheten. Klikk for å åpne salgsordre.
%: Fremdrift i salgsprosessen angitt i prosent.
Beslutningsdato: Dato for avgjørelse av evt. tilslag for salgsmuligheten. Bruker fargekoder. Se under.
Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for oppfølging av salgsmuligheten.
Sist endret: Tidspunkt salgsmuligheten ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret salgsmuligheten sist.

Statusflagg

Status for salgsmuligheter vises med flagg av forskjellige farger.

Gult flagg: Salgsmulighet er ikke avgjort.
Grønt flagg: Salgsmulighet er vunnet (resulterte i en salgsordre).
Rødt flagg: Salgsmulighet er tapt.

Fargekoder for beslutningsdato

Beslutningsdato for salgsmuligheter vises med ulike skriftfarger.

Rød skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og beslutningsdato er forfalt.
Grønn skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og beslutningsdato er i dag.
Blå skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og beslutningsdato er i løpet av neste 7 dager.
Svart skrift: Alle andre salgsmuligheter.

Pipeline

I salgssammenheng brukes "pipeline" som begrep for å beskrive utsikter til fremtidig salg (forecast). Den brukes av salgsledelsen for å sjekke utviklingen i salgsavdelingen til enhver tid. Ofte benyttes produktet salgsverdi * sannsynlighet som grunnlag for hvor høyt beløp en salgsmulighet skal bidra med i pipelinen. Dermed kan man ta ut forecast for enkeltansatte, avdelinger og totalt basert på hvilken fase salgsprosessene er i.

Listen over salgsmuligheter inneholder en oppsummering nede til høyre under listen over salgsmuligheter. Her vil du finne en oversikt over fordelingen mellom vunnede salg, uavklarte salg og tapte salg. Merk at vunnede salg vil bidra med 100% til pipeline mens tapte salg vil bidra med 0%.

Sannsynligheter for salg (fremdrift i salgsprosessen)

Mange salgsorganisasjoner benytter steg (opportunity stages) i salgsprosessen med fastlåste sannsynligheter for hvert steg i salget. En enkel modell kan være:

0%: Salgsmulighet er opprettet, men ingen initiell kontakt er gjort.
25%: En initiell kontakt med kunden er opprettet.
50%: Kunde har mottatt skriftlig tilbud, eller mottatt en spesifikasjon av pris på en annen måte.
75%: Kunde har akseptert salget muntlig eller på annen måte signalisert aksept.
100%: Kontrakt med kunde er inngått (salg vunnet).

Det er viktig å være klar over at en salgsmulighet kan tapes i alle de 4 første stegene i eksempelet. I tilfelle markeres muligheten som tapt, og den forsvinner dermed fra pipeline/forecast.

Se CRM - Salgsprosesser for informasjon om hvordan du kan definere salgsprosesser i XS Office.

Opprette nye salgsmuligheter

Salgsmuligheter opprettes ved å velge "Ny salgsmulighet" på siden CRM - Salgsmuligheter. Salgsmuligheter kan også opprettes direkte fra fanekortet "Salg" på firmakortene.

Opprette salgsmuligheter fra telefonsamtaler

Du kan opprette en salgsmulighet direkte fra en telefonsamtaleoppføring. Se CRM - Samtaler for informasjon om dette.

Vindu for salgsmuligheter

Vinduet for salgsmuligheter inneholder en rekke fanekort der kun fanekortet "Detaljer" er tilgjengelig før salgsmuligheten er opprettet.

Fanekort "Sammendrag"

Her finner du et sammendrag av informasjon om salgsmuligheten, tilhørende kunde og en eventuell tilknyttet salgsprosess.

Hvis salgsmuligheten er åpen, kan du markere den som vunnet eller tapt ved å klikke på snarveiene "Vunnet"/"Tapt" til høyre for overskriften "Status og fremdrift".

Hvis salgsmuligheten er tilknyttet en salgsprosess med steg, vil disse stegene vises som liggende søyler utformet som en trakt under seksjonen "Status og fremdrift". Du kan endre status for et steg ved å klikke på søylen eller de fagrede lysdiodene til høyre på hver søyle. Merk at statusendring kun er tilgjengelig hvis salgsmuligheten er uavklart (ikke markert som vunnet eller tapt).

Stegene i salgsprosessen vil vises med bakgrunnsfarge i henhold til følgende oppsett:

Gul bakgrunnsfarge med stiplet ramme: Gjeldende steg (indikerer det tidligste steget i prosessen som ikke er markert som fullført eller avlyst).
Grønn bakgrunnsfarge: Fullført steg.
Rød bakgrunnsfarge: Avlyst steg.
Grå bakgrunnsfarge: Ikke fullført steg.

Fanekort "Detaljer"

Emne: Emne for salgsmuligheten.
Salgsprosess: Salgsprosess som er tilknyttet salgsmuligheten. Merk at det ikke er mulig å bytte ut en eksisterende salgsprosess i en salgsmulighet.
Firma: Firma som er kunde for salgsmuligheten.
Kontaktperson: Kontaktperson hos kunde for salgsmuligheten.
Prosjekt: Prosjekt tilknyttet salgsmuligheten.
Fremdriftsberegning: Metode for beregning av fremdrift (automatisk basert på steg i tilknyttet salgsprosess eller manuell angivelse).
Fremdrift i salgsprosessen: Fremdrift/fullførelsesgrad/salgssannsynlighet for salgsmuligheten (kan kun endres her hvis fremdriftsberegningen er satt til manuell).
Prioritet: Prioritet for salgsmuligheten.
Rating: Rating for salgsmuligheten.
Estimert omsetning: Estimert omsetning (salgsverdi eks. mva) for salgsmuligheten.
Beslutningsdato: Estimert beslutningsdato for salgsmuligheten.
Leveringsdato: Estimert leveringsdato for produktene/tjenestene i salgsmuligheten.
Ansvarlig: Ansatt som er ansvarlig for salgsmuligheten.
Salgsregion: Salgsregion salgsmuligheten tilhører. Se Admin - Salgsregioner.
Avdeling: Avdeling i organisasjonen salgsmuligheten tilhører. Se Admin - Avdelinger.
ID: Unik ID for oppføringen.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Notat: Fritekstnotat for salgsmuligheten.

Fanekort "Salgsprosess"

Dette fanekortet er kun tilgjengelig hvis salgsmuligheten er tilknyttet en salgsprosess. Se CRM - Salgsprosesser for informasjon om hvilke muligheter som finnes for salgsprosessen.

Fanekort "Konkurrenter"

Dette fanekortet lar deg angi konkurrentene i salgsmuligheten. Dette hjelper deg med å holde oversikt over konkurransesituasjonen i salget. Hvis du senere lukker salget som tapt, er det også mulig å markere hvilken konkurrent som eventuelt fikk tilslaget hos kunden.

Listen over konkurrenter er sortert etter hvilken vurdering du har gitt dem. De verste konkurrentene er angitt øverst i lista.

Konkurrentene kan enten være basert på globale konkurrenter eller angis manuelt. Hvis du selger store mengder av like produkter eller tjenester i konkurranse med de samme konkurrentene, lønner det seg å definere konkurrenter globalt og så knytte dem til hver enkelt salgsmulighet.

Se CRM - Konkurrenter for informasjon om globale konkurrenter.

Fanekort "Kontaktpersoner"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til salgsmulighetens kunde. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner:

Navn: Navn på kontaktperson. Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet. Hvis kontaktpersonen er angitt som standard "Deres ref.", vil dette indikeres med en myntstabel.
Stillingstittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonoppføringen ble sist endret.
Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonoppføringen sist.

Fanekort "Tilbud"

Dette fanekortet inneholder liste over alle tilbud opprettet fra salgsmuligheten. Merk at du kun kan opprette tilbud fra salgsmuligheter hvis de ikke er lukket.

Fanekort "Ordre"

Dette fanekortet inneholder liste over alle salgsordrer opprettet fra salgsmuligheten.

Fanekort "Oppfølginger"

Her finner du oversikt over tilknyttede oppfølginger til salgsmulighetens kunde. Oppfølgingene er gruppert etter type på hver sitt fanekort. I tillegg finner du et fanekort "Siste" som viser alle typer oppfølginger sortert etter dato.

Følgende fanekort er tilgjengelige:

Siste: Viser liste over 30 sist endrede oppføringer sortert etter sist endret. Oppføringene er basert på de ti oppføringstypene som finnes i de andre fanekortene under "Oppfølginger" samt salgsmuligheter. Du kan her velge å vise alle oppføringer knyttet til prosjektet eller kun de du selv har opprettet eller endret sist.
Samtaler: Viser liste over alle telefonsamtaler knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Samtaler.
Avtaler: Viser liste over alle avtaler knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Avtaler.
Møter: Viser liste over alle møter knyttet direkte til kunden samt møter med møtedeltakere tilhørende kunden. Se forøvrig Prosjekt - Møter.
Oppgaver: Viser liste over alle oppgaver knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Oppgaver.
Notater: Viser liste over alle notater knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Notater.
E-post inn: Viser liste over innkommende e-post knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Mottatt e-post.
E-post ut: Viser liste over sendt e-post knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Sendt e-post.
Dokumenter: Viser liste over alle dokumenter knyttet til kunden. Se forøvrig Dokumenter - Dokumentarkiv.
Saker: Viser liste over alle saker knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Saker.
SMS: Viser liste over alle sendte SMS-meldinger knyttet til kunden. Se forøvrig Meldinger - Sendte SMS.

Fanekort "Salgsmuligheter"

Dette fanekortet inneholder liste over alle andre salgsordrer knyttet til den samme kunden.

Lage tilbud basert på salgsmuligheten

Du kan enkelt lage et tilbud basert på data i salgsmuligheten. For å lage et tilbud, velg "Lag tilbud" på fanekortet "Detaljer" eller "Nytt tilbud" på fanekortet "Tilbud". Hvis du senere konverterer tilbudet til en salgsordre, vil du ha muligheten til å automatisk markere salgsmuligheten som vunnet. Dette sikrer at hele livsløpet til salgsprosessen blir vedlikeholdt av systemet.

Lage salgsordre basert på salgsmuligheten

Når salget er vunnet, kan du opprette en salgsordre basert på salgsmuligheten. For å lage en salgsordre, velg "Lag ordre" på fanekortet "Detaljer" eller "Ny salgsordre" på fanekortet "Salgsordrer".

Lukke salgsmuligheten

Når salgsprosessen er ferdig, må du lukke salgsmuligheten. Dette gjør du uavhengig av om salget ble vunnet eller tapt. For å åpne dialogboksen for lukking av salgsmuligheter, velg "Vunnet"/"Tapt" på fanekortet "Sammendrag" eller fanekortet "Detaljer".

Dialogboks for lukking av salgsmulighet ved vunnet salg

Hvis salget ble vunnet, inneholder dialogboksen følgende felter:

Reell omsetning: Gir mulighet for å angi den avtalte omsetning/salgsverdi for salgsmuligheten eks. mva. Som standard benyttes verdi angitt for "Estimert omsetning".
Lukkedato: Gir mulighet for å angi datoen salget ble avgjort. Som standard benyttes dagens dato.
Leveringsdato: Gir mulighet for å oppdatere den tidligere angitte leveringsdatoen.
Notat for statusendring: Fritekstnotat for lukkingen av salgsmuligheten.

Dialogboks for lukking av salgsmulighet ved tapt salg

Hvis salget ble tapt, inneholder dialogboksen følgende felter:

Tapsårsak: Gir mulighet for å angi årsak for tapet (se under).
Vinner (konkurrent): Gir mulighet for å angi hvilken konkurrent som vant salget (hvis dette er kjent og konkurrenter er lagt inn i salgsmuligheten).
Lukkedato: Gir mulighet for å angi datoen salget ble avgjort. Som standard benyttes dagens dato.
Leveringsdato: Gir mulighet for å oppdatere den tidligere angitte leveringsdatoen.
Notat for statusendring: Fritekstnotat for lukkingen av salgsmuligheten.

Når detaljene for lukking av salgsmuligheten er lagt inn, velger du "OK" for å lukke den. Salgsmulighetens detaljer kan deretter ikke endres. Hvis du senere ønsker å endre på detaljer i salgsmuligheten, må du gjenåpne salgsmuligheten først.

Gjenåpne en salgsmulighet

Hvis du ønsker å endre på detaljer i en lukket salgsmulighet, må du gjenåpne salgsmuligheten først. Dette gjør du ved å velge "Gjenåpne" fra fanekortet "Detaljer" for salgsmuligheten.

Tapsårsaker for salgsmuligheter

Når du markerer et salg som tapt via dialogboksen for lukking av salgsmuligheter (se ovenfor), kan du angi en årsak for det tapte salget. Dette gir deg mulighet til å i etterkant si noe om hvorfor de tapte salgene ble tapt. Det finnes et sett med forhåndsdefinerte tapsårsaker i systemet, men du kan også angi dine egne tapsårsaker. Dette gjør du ved å velge knappen "Tapsårsaker" (symbol med rødt flagg) på verktøylinjen på siden CRM - Salgsmuligheter.

Søke i listen

Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

Emne: Viser oppføringer med emne som inneholder angitt tekst.
Notat: Viser oppføringer med fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
Fritekst: Viser oppføringer med emne og/eller fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
Firma: Viser oppføringer som er knyttet til en bestemt firmaoppføring.
Prosjekt: Viser oppføringer som er knyttet til et bestemt prosjekt.
Kontaktperson: Viser oppføringer som er knyttet til en bestemt kontaktperson.
Gruppefelt: Søk etter oppføringer som er knyttet til en bestemt egendefinert gruppe.
Egendefinert felt: Søk etter oppføringer som har et egendefinert felt med en bestemt verdi.

Kolonne 2

Status: Viser oppføringer som har en bestemt status.
Prioritet: Viser oppføringer som har en bestemt prioritet.
Rating: Viser oppføringer som har en bestemt rating.
ID: Viser oppføringer med ID som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Fremdrift: Viser oppføringer med fremdrift i salgsprosessen som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Estimert omsetning: Viser oppføringer med estimert omsetning som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Reell omsetning: Viser oppføringer med reell omsetning som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Tilbudssum: Viser oppføringer med tilbudssum som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Ordresum: Viser oppføringer med ordresum som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.

Kolonne 3

Ansvarlig: Viser oppføringer som en bestemt ansatt er ansvarlig for.
Opprettet av: Viser oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
Sist endret av: Viser oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.
Datofelt 1: Søk etter beslutningsdato/lukkingsdato/leveringsdato/dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 2: Søk etter beslutningsdato/lukkingsdato/leveringsdato/dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 3: Søk etter beslutningsdato/lukkingsdato/leveringsdato/dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Søk med jokertegn

Merk at du kan bruke jokertegnet % for å finne oppføringer som starter eller slutter med et søkebegrep. Hvis du søker etter AS%, vil du få alle oppføringer som starter med teksten AS. Dersom du søker etter %AS, vil du få alle oppføringer som slutter med teksten AS. Når du søker uten % (som i AS), vil du få alle oppføringer som inneholder teksten AS. Nederst i listen finner du en rekke med bokstavknapper som gjør at du raskt kan søke basert på forbokstav via et enkelt klikk.

Endre status for mange salgsmuligheter

Hvis du ønsker å endre status for mange salgsmuligheter i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Sett som vunnet", "Sett som tapt" eller "Sett som ikke avgjort" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Lage kopi av en salgsmulighet

Du kan lage kopi av en salgsmulighet ved å åpne vinduet for salgsmulighet (klikk på navn i oversikt over salgsmuligheter), og så velge knappen "Lag kopi" fra fanekortet "Detaljer". Hvis salgsmuligheten inneholdt en salgsprosess, vil det blir opprettet en kopi av denne også.

Slette en salgsmulighet

Salgsmuligheter kan slettes ved å åpne vinduet for salgsmulighet (klikk på navn i oversikt over salgsmuligheter), og så velge knappen "Slett" fra fanekortet "Detaljer".

Slette mange salgsmuligheter

Hvis du ønsker å slette mange salgsmuligheter i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Summering av salgsmuligheter

Nederst til høyre i bildet har du en egen tabell med sammendrag for salgsmulighetene i utvalget. Her vil du kunne se estimert omsetning, sum for pipeline, høyeste salg og antall salg fordelt på vunnede salg, uavklarte salg og tapte salg. For informasjon om pipeline, se over.

Eksportere salgsmuligheter

Listen over salgsmuligheter kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.

For faste rapporter knyttet til salgsmuligheter, se CRM - Rapporter.