8.1 Dokumenter - Dokumentarkiv
Introduksjon
Dokumentarkivet gir mulighet for å lagre dokumenter på en felles plass som er tilgjengelig uavhengig av tid og sted. Dokumentene kan merkes med firma, prosjekt og sak, og du kan også velge om de skal være synlige i arkivet eller kun under valgt firmaoppføring, prosjekt, eller sak. For enklere gjenfinning av dokumenter via søk, kan du legge inn beskrivende tekster og nøkkelord for hvert enkelt dokument. Du kan også lagre dine søk dersom du ønsker å benytte samme søkekriterier senere.Du kan åpne og lagre dokumenter i dokumentarkivet direkte fra Microsoft Office. Se Innledning - Integrasjon i Microsoft Office for informasjon om dette.
Mapper
Dokumentarkivet støtter ubegrenset antall mapper og undermapper. Du kan dermed bygge opp din egen mappestruktur, hvor du også enkelt kan bestemme hvilken tilgang hver enkelt bruker skal ha. Mapperettigheter kan arves til undermapper og underliggende dokumenter. Det er ikke støtte for mappestruktur i firmakortet, eller prosjektkortet.Opprette mapper
Du kan velge om mappen skal opprettes på roten, eller om den nye mappen skal være en undermappe. Klikk på "Start" dersom du ønsker at mappen skal plasseres på roten. Klikk på mappenavnet dersom du ønsker at den nye mappen skal være en undermappe. Nye mapper opprettes på følgende måte:- Velg hvor den nye mappen skal plasseres ved å markere enten "Start" eller et annet mappenavn i trestrukturen.
- Velg "Ny mappe".
- Fyll inn feltene og velg "Opprett". Fanekortet for tilgang blir først synlig når mappen er opprettet.
Innfyllingsfelter for mapper
- Mappenavn: Navn på mappe.
- Mormappe: Navn på overordnet mappe. Tom verdi betyr at mappen er plassert på roten i dokumentarkivet (nivå 1). Du kan endre denne verdien for å flytte en mappe og alle underliggende dokumenter og mapper til en ny mappe.
- Standard kategori: Evt. kategori for mappe. Tilgjengelige dokumentkategorier angis under Admin - Dokumentkategorier.
- Standard firma: Evt. standard firma for mappe. Dokumenter under slike mapper vil også være tilgjengelig i firmakortet.
- Standard prosjekt: Evt. standard prosjekt for mappe. Dokumenter under slike mapper vil også være tilgjengelig i prosjektkortet.
- Standard ansatt: Evt. standard ansatt for mappe.
- Eier: Eier av mappe. Eier kan endre rettigheter for mappe, undermappe og dokumenter.
- Mappestørrelse: Totalstørrelse for alle dokumenter i denne mappen og undermapper.
- Antall mapper: Totalt antall undermapper.
- Antall filer: Totalt antall dokumenter i denne mappen og undermapper.
- Eldste fil: Tidspunkt for første innlegging av dokument i denne mappen.
- Nyeste fil: Tidspunkt for siste innlegging av dokument i denne mappen.
- Opprettet: Tidspunkt mappen ble opprettet.
- Sist endret: Tidspunkt mappen ble lagret sist.
- Beskrivelse: Fritekstfelt som beskriver innhold i mappe.
Gyldige mappenavn
En mappe i XS Office må ha et navn. Navnet må bestå av 1-100 tegn. Det kan inneholde alle tegn foruten følgende spesialtegn:- /
- "
- '
- :
Mapperettigheter
Tilgangskontroll for mapper lar deg bestemme hvilke brukere som skal ha tilgang til dine mapper og dokumenter. Tilgangskontrollen kan settes for en enkelt ansatt, brukergruppe eller avdeling. Tilgangskontrollen for mapper har følgende parametre:- Synlig mappe: Angir hvilke ansatte som skal kunne se mappen.
- Vise innhold: Angir hvilke ansatte som skal kunne se og lese innholdet i mappen.
- Endre/slette: Angir hvilke ansatte som skal kunne endre eller slette mappen eller innholdet i mappen.
- Opprette elementer: Angir hvilke ansatte som skal kunne opprette nye undermapper eller dokumenter i mappen.
- Arves til underelementer: Angir om rettigheter skal arves til undermapper og dokumenter i mappen.
Standardtilgang for nye mapper
Du kan angi standard tilgangsnivå for nye mapper under Min side - Mine innstillinger. Dette kan du benytte for å sikre at mapper du oppretter i utgangspunktet ikke er synlige for alle andre ansatte.Merk at nye mapper både vil kunne arve tilgangskontroll fra mormappen og brukerinnstillinger. Tilgangsrettigheter fra brukerinnstillinger settes normalt etter rettighter fra mormapper. Dermed vil tilgangsrettigheter fra brukerinnstillinger være avgjørende siden den nyeste oppføringen bestemmer hvis det finnes flere rettighetsoppføringer av samme type.
Kalkulering av tilgangsnivå
Kalkuleringen av en brukers tilgangsnivå for et objekt skjer i rekkefølgen som er angitt under. Merk at det ikke hjelper at din avdeling har fått full tilgang til et objekt hvis din brukergruppe ikke har tilgang. Merk også at standardtilgang er "full tilgang" hvis det ikke finnes tilgangskontrolloppføringer knyttet til objektet.- Ansatt: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring eksplisitt for den angitte brukeren/ansatte, vil denne alltid gjelde.
- Brukergruppe: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for brukergruppen som brukeren er tilknyttet, vil denne gjelde.
- Avdeling: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for avdelingen som brukeren er tilknyttet, vil denne gjelde.
- Alle: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for alle brukere, vil denne gjelde.
- (ingen tilgangskontrolloppføring finnes): Hvis det ikke finnes noen tilgangskontrolloppføringer knyttet til objektet, vil alle innloggede brukere ha full tilgang til dette objektet.
Beregnet tilgangsnivå for alle ansatte
Beregnet tilgangsnivå viser hvilken tilgang hver enkelt ansatt har til mappen. Listen vil alltid inneholde oversikt over alle aktive brukere.Beregnet tilgangsnivå illustreres også ved hjelp av fargekoder i mappelisten.
- Rød mappe: Du kan ikke opprette undermapper eller dokumenter i mappen.
- Grønn mappe: Du står oppført som eier av mappen. Du kan opprette, endre og slette mappen, undermapper og dokumenter.
- Beige mappe: Mappen eies av en annen ansatt. Du kan opprette, endre og slette mappen, undermapper og dokumenter
- Grå mappe: Du kan ikke endre og slette selve mappen, men kan opprette undermapper og dokumenter.
Beregning av tilgangsnivå
Du kan gi tilgang til en avdeling, brukergruppe, eller bruker. Rettigheter blir beregnet i samme rekkefølge. Det vil si at du kan nekte tilgang for en hel avdeling, og samtidig gi tilgang til en bestemt brukergruppe, eller bruker i samme avdeling.Superbruker
Brukeren har anledning til å endre tilgangsnivå på mapper og dokumenter. Denne rollen kan typisk benyttes dersom en mappe eller dokument har blitt låst ved et uhell, eller eieren av mappen eller dokumentet ikke lenger er bruker. Superbruker kan settes på ansattkortet, se Admin - Ansatte, og er som standard deaktivert for alle ansatte.Redigere mapper
Mapper redigeres ved å klikke på mappeikonet til venstre for mappenavnet.Flytte mapper
Mapper kan flyttes på følgende måter i XS Office:- Marker mappen som du ønsker å flytte ved å holde inne venstre musetast, og dra så mappen til ønsket mormappe (krever aktivering av innstillingen "Aktiver dra-og-slipp i dokumentarkiv".
- Åpne mappen ved å klikke på mappeikonet, og rediger feltet for mormappe.
Slette mapper
Mapper kan slettes på følgende måte i XS Office:- Åpne mappen ved å klikke på mappeikonet.
- Velg "Slett".
Utskrift av trestruktur for mapper
Du kan skrive ut mappestrukturen ved å velge utskriftsknappen på verktøylinjen i mappelisten.Dokumenter
Dokumentarkivet støtter alle typer dokumenter i tillegg til lenker. Dokumenter og lenker er også tilgjengelig under "Oppfølginger - Dokumenter" for både prosjekt- og firmakort.Felter i dokumentarkiv
Listen under viser hvilke felter som vises i dokumentarkivet.- Tilgangsbegrensninger: Angir hvem som har tilgang til dokumentet (grønn nøkkel = objekt med tilgangsbegrensninger eid av deg, gul nøkkel = objekt med tilgangsbegrensninger ikke eid av deg, har tilgangsbegrensinger, blå nøkkel = objekt med tilgangsbegrensninger eid av deg).
- Tilgjengelighet (sjekket ut/sjekket inn): Angir tilgjengelighet for dokument (grønn sirkel = tilgjengelig, rødt forbudsskilt = dokument er sjekket ut).
- Info-symbol: Klikk for å åpne dokumentegenskaper, evt. mappeegenskaper (se under).
- Tittel/filnavn: Viser avhengig av visningsmodus tittel for dokumenter eller filnavn for dokumenter. Klikk for å åpne selve dokumentet.
- Størrelse: Filstørrelse for dokument.
- Type: Filtype for dokument. XS Office vil forsøke å gjenkjenne filtypen når dokumentet blir lagt inn.
- Opprettet: Tidspunkt dokumentet ble lagt inn første gang.
- Sist endret: Tidspunkt for siste endring av dokument.
- Av: Initialer til den som lagret dokumentet sist.
- Ver: Versjonsnummer for dokumentet. Versjonsnummer vil automatisk økes for hver gang dokumentet blir oppdatert.
- E-post: Dokumentet kan sendes via e-post fra XS Office. Dokumentet kan enten legges som et vedlegg i e-posten eller sendes via en lenke (krever at mottaker også har XS Office).
Visningsalternativer
Du kan selv velge om du vil se dokumentene som miniatyrbilder, eller kanskje som tittel og halve miniatyrbilder. Dette velger du ved å utvide rullegardinmenyen for "Vis". Følgende visningsalternativer er mulig for dokumentarkivet:- Filnavn detaljert: Dokumentene vises med sine opprinnelige filnavn og detaljert info om hvert dokument.
- Tittel detaljert: Dokumentene vises med tittel og detaljert info om hvert dokument.
- Filnavn og miniatyrer: Dokumentene vises med sine opprinnelige filnavn og miniatyrvisning av dokumentene.
- Tittel og miniatyrer: Dokumentene vises med tittel og miniatyrvisning av dokumentene. Miniatyrvisning støtter kun GIF og JPEG.
- Filnavn og miniatyrer halve: Dokumentene vises med sine opprinnelige filnavn og miniatyrvisning av dokumentene i halv størrelse. Miniatyrvisning støtter kun GIF og JPEG.
- Tittel og miniatyrer halve: Dokumentene vises med tittel og miniatyrvisning av dokumentene i halv størrelse. Miniatyrvisning støtter kun GIF og JPEG.
- Miniatyrer: Dokumentene vises som miniatyrer. Miniatyrvisning støtter kun GIF og JPEG.
- Miniatyrer halve: Dokumentene vises som miniatyrer i halv størrelse. Miniatyrvisning støtter kun GIF og JPEG.
Miniatyrvisning
Miniatyrvisning vil forhåndsvise innhold i vanlige bildefiler. For andre dokumenttyper vil miniatyren vise et ikon som representerer filtypen for dokumentet. Filtyper som ikke gjenkjennes av systemet vil identifiseres med et dokumentikon med spørsmålstegn.Følgende bildefiler vil forhåndsvises:
- JPG
- GIF
- PNG
- WMF
- ICO
- BMP
Funksjoner
Du kan benytte "Funksjoner" i dokumentarkivet dersom du ønsker å slette eller flytte mange dokumenter samtidig. "Funksjoner" er kun tilgjengelig dersom du benytter "Filnavn detaljert" eller "Tittel detaljert" som visningsalternativ. Følgende funksjoner er tilgjengelig:- Slett merkede: Merkede dokumenter slettes dersom du har nødvendige rettigheter. Se "Dokumentrettigheter".
- Flytt merkede: Merkede dokumenter flyttes dersom du har nødvendige rettigheter. Se "Dokumentrettigheter".
- Sjekk ut merkede: Merkede dokumenter sjekkes ut dersom du har nødvendige rettigheter. Se "Dokumentrettigheter".
- Sjekk inn merkede: Merkede dokumenter sjekkes inn dersom du har nødvendige rettigheter. Se "Dokumentrettigheter".
- Resett miniatyrer: Miniatyrbilder opprettes på nytt for merkede dokumenter.
Søk etter dokumenter, mapper og lenker
Du kan enkelt søke etter dokumenter, mapper og lenker i XS Office, enten ved hjelp av den globale søkefunksjonen, eller via detaljert søk for dokumenter, mapper og lenker. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.
Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:
Kolonne 1
- Filnavn: Søk etter det originale filnavnet til dokumentet.
- Mappe: Søk etter dokumenter i en bestemt mappe.
- Filtype: Søk etter en bestemt filtype.
- Tittel: Søk etter en bestemt tittel.
- Beskrivelse: Søk etter dokumenter med en bestemt beskrivelse.
- Nøkkelord: Søk etter dokumenter med bestemte nøkkelord.
- Firma: Søk etter dokumenter knyttet til et bestemt firma.
- Prosjekt: Søk etter dokumenter knyttet til et bestemt prosjekt.
Kolonne 2
- Filstørrelse: Søk etter dokumenter som har en viss størrelse.
- Versjonsnr: Søk etter dokumenter basert på versjonsnummer.
- Antall sider: Søk etter dokumenter som inneholder et vist antall sider.
- Bildebredde: Søk etter dokumenter basert på bildebredde. Benyttes i forbindelse med søk etter bildefiler.
- Bildehøyde: Søk etter dokumenter basert på bildehøyde. Benyttes i forbindelse med søk etter bildefiler.
- Kategori: Søk etter dokumenter knyttet til en bestemt kategori.
- Ansatt: Søk etter dokumenter knyttet mot en bestemt ansatt.
- Søk i mapper: Velges dersom du ønsker å søke etter mapper.
- Søk i lenker: Velges dersom du ønsker å søke etter lenker.
- Søk i filer: Velges dersom du ønsker å søke etter filer.
- Søk utenfor arkiv: Velges dersom du ønsker å søke etter dokumenter som ikke er synlig i dokumentarkiv.
- Søk utsjekkede: Søk etter dokumenter som er sjekket ut.
- Søk innsjekkede: Søk etter dokumenter som er sjekket inn.
Kolonne 3
- Opprettet av: Søk etter dokumenter opprettet av en bestemt bruker.
- Sist endret av: Søk etter dokumentet endret av en bestemt bruker.
- Sjekket ut av: Søk etter dokumenter som er sjekket ut av en bestemt bruker.
- Ikke lest av: Søk etter dokumenter som ikke er lest av en bestemt bruker.
- Lest av: Søk etter dokumenter som er lest av en bestemt bruker.
- Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
- Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Lagrede søk
Du kan lagre unna søk i dokumentarkivet dersom du ønsker å benytte samme søk senere. Benytt følgende fremgangsmåte for å lagre søkekriterier til senere bruk:- Fyll inn hvilke søkekriterier du ønsker å benytte.
- Velg "Lagre" til venstre under søkekriteriene.
- kategori: Vis alle dokumenter og lenker innenfor en bestemt kategori.
- fra en bruker: Vis alle dokumenter og lenker opprettet av en bestemt ansatt.
- ikke lest: Vis alle dokumenter som ikke er lest av deg eller andre brukere.
Opprette dokumenter
Nye dokumenter opprettes ved først å navigere til stedet dokumentet skal plasseres. Deretter velger du "Ny fil" fra verktøylinjen.Egenskaper for dokument
- Filnavn: Filnavn for dokument som er lastet opp.
- Filtype: Filtype for dokument som er lastet opp.
- Filstørrelse: Filstørrelse for dokument som er lastet opp.
- Versjon: Versjonsnummer for siste versjon av dokument.
- Filstørrelse miniatyr: Filstørrelse for automatisk generert miniatyrbilde for dokument.
- Bredde miniatyr: Bredde angitt i piksler for automatisk generert miniatyrbilde for dokument.
- Høyde miniatyr: Høyde angitt i piksler for automatisk generert miniatyrbilde for dokument.
- Importer/oppdater fil: Velg "Bla gjennom"/"Browse" for å velge et dokument du vil legge inn i dokumentarkivet.
- Bruk versjonslogg?: Angir om den forrige versjonen skal overføres til versjonsloggen eller overskrives ved innlegging av ny versjon av dokumentet.
- Tittel: Tittel for dokument. Dokumentarkivet kan vises enten basert på filnavn eller på dokumenttitler. Er viktig for søk. Opprinnelig filnavn benyttes dersom dette feltet er tomt.
- Synlig i arkiv: Angir om dokumentet skal være synlig i arkiv eller kun kunne ses i firmakort og prosjekt.
- Mappe i arkiv: Angir hvilken mappe dokumentet skal plasseres i.
- Kategori: Evt. dokumentkategori dokumentet skal knyttes til. Se Admin - Dokumentkategorier.
- Firma: Evt. firma som skal knyttes til dokumentet. Dokumentet vil dermed være synlig på firmakortets fanekort Oppfølginger - Dokumenter. Se CRM - Firmaer.
- Prosjekt: Evt. prosjekt dokumentet skal knyttes til. Dokumentet vil dermed være synlig i prosjektets fanekort Oppfølginger - Dokumenter. Se Prosjekt - Prosjektliste.
- Ansatt: Dokumentet er relatert til en gitt ansatt. Se Admin - Ansatte.
- Eier: Eier av dokument. Eier kan endre rettigheter for dokumentet.
- Nøkkelord: Fritekstfelt der du kan registrere ett eller flere nøkkelord som beskriver innhold i dokument. Er viktig for søk.
- Opprettet: Tidspunkt dokumentet ble opprettet.
- Fil sist oppdatert Tidspunkt dokumentet ble lagret sist.
- Metainfo sist endret Tidspunkt metainformasjon om dokumentet ble lagret sist.
- Beskrivelse: Fritekstfelt som beskriver innhold i dokument. Er viktig for søk.
Opprette lenker
Nye lenker opprettes ved først å navigere til stedet lenken skal plasseres. Deretter velger du "Ny lenke" fra verktøylinjen. Lenker kan for eksempel benyttes til:- dokumenter på server: Knytte dokumenter som er lagret på en intern server opp mot for eksempel firma og prosjekt i XS Office.
- dokumenter på lokal harddisk: Knytte dokumenter som er lagret på lokal harddisk opp mot for eksempel firma og prosjekt i XS Office.
- andre saks- eller dokumentarkiv: Knytte dokumenter som er lagret i et annet arkiv opp mot for eksempel firma og prosjekt i XS Office.
- websider: Knytte viktige websider opp mot for eksempel firma og prosjekt i XS Office.
Gyldige filnavn
Filnavn i XS Office har ingen begrensninger andre enn de som er gitt av operativsystemet ditt.Flytte dokumenter
Dokumenter kan flyttes på følgende måter i XS Office:- Flytt dokumenter ved å flytte mormappen. Se "Flytte mapper".
- Åpne Dokumentegenskaper for dokumentet ved å klikke på infosymbolet til venstre for dokumentnavnet. Rediger feltet for "Mappe i arkiv".
- Marker dokumentene som du ønsker å flytte, og utvid rullegardinmenyen for Funksjoner oppe i høyre hjørne. Velg "Flytt merkede". Velg ønsket mappe som dokumentene skal flyttes til.
Slette dokumenter
Dokumenter kan slettes på følgende måter i XS Office:- Åpne Dokumentegenskaper for dokumentet. Velg "Slett".
- Slett mappen som dokumentet er koblet mot. Se "Slette mapper".
- Marker dokumentene som du ønsker å slette, og utvid rullegardinmenyen for Funksjoner oppe i høyre hjørne. Velg "Slett merkede".
Utskrift av dokumentliste
Dokumentlisten har en egen utskriftsvennlig versjon. Dette betyr at kun selve listen over dokumenter og lenker vises i utskriften.Versjonslogg for dokumenter
Når du oppdaterer et dokument, velger du om du vil lagre unna den forrige versjonen av dokumentet i versjonshistorikken. Dette gjør du via avkrysningsboksen "Bruk versjonslogg?" når du legger inn en ny versjon av dokumentet.Dokumentarkivet støtter et ubegrenset antall versjoner av samme dokument. Det vil si at du enkelt kan rulle tilbake til en tidligere versjon, dersom du for eksempel har slettet noe underveis. Versjonsnummeret endres uansett alltid når du laster opp et dokument på nytt.
Husk at versjonsloggen må aktiveres fra Admin - Globale innstillinger for at de forrige versjonene skal overføres til versjonshistorikken. Hvis dette ikke er aktivert, vil fanekortet for versjonslogg være deaktivert.
Tidligere versjoner av dokumentet administrerer du fra fanekortet "Versjonslogg". Gjeldende versjon er merket med grønn bakgrunn. Klikk på haken helt til høyre i listen dersom du ønsker å markere en tidligere versjon som gjeldende versjon. Alle versjoner kan enkelt åpnes ved å klikke på filnavnet i listen over versjoner.
Klikk på det røde krysset til høyre i listen dersom du ønsker å slette en tidligere versjon av et dokument. Velg "Slett alle" fra verktøylinjen dersom du ønsker å slette alle tidligere versjoner av et dokument.
Følgende felter vises i listen over versjoner.
- Filnavn: Viser avhengig av visningsmodus tittel for dokumenter eller filnavn for dokumenter. Klikk for å åpne selve dokumentet.
- Størrelse: Størrelse for filen. Se under.
- Type: Filtype for dokument.
- Sist endret: Tidspunkt for siste endring av dokument.
- Av: Initialer til den som lagret dokumentet sist.
- Ver: Versjonsnummer for dokumentet. Versjonsnummer vil automatisk økes for hver gang dokumentet blir oppdatert.
Beregning av filstørrelse
Filstørrelse angir antall tegn i dokumentet. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).- 1 kb = 1024 byte.
- 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.
- Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
- Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
- Hvis ikke benyttes b.
Lesehistorikk for dokumenter
Dokumentarkivet holder rede på hvem som har lastet ned dokumentet. Lesehistorikken oppdateres dersom du laster ned dokumentet, eller velger forhåndsvisning. Lesehistorikken holder også oversikt over hvor mange ganger et dokument har blitt lastet ned.Følgende felter vises i listen over lesehistorikk.
- Ansatt: Navn på bruker som har lest eller lastet ned dokumentet.
- Dato sist lest: Dato for når brukeren sist leste eller lastet ned dokumentet.
- Versjon siste: Versjonsnummer for dokumentet som sist ble lest av brukeren.
- Dato først lest: Dato for første gang dokumentet ble lest.
- Versjon første: Versjonsnummer for første dokument lest eller lastet ned av brukeren.
- Ganger lest: Antall ganger dokumentet er registrert lest eller lastet ned av brukeren.
Inn- og utsjekking av dokumenter
Når et dokument hentes ut fra arkivet for å redigeres, kan du markere det som utsjekket. Et utsjekket dokument kan kun oppdateres av den som har sjekket det ut. Etter at dokumentet er redigert ferdig og lagt inn på nytt, må dokumentet sjekkes inn igjen. XS Office har støtte for automatisk innsjekking på valgfri dato. Dette betyr at dokumentet vil være låst inntil brukeren låser det opp igjen manuelt eller at dato for automatisk innsjekking inntreffer. Fra denne dato vil dokumentet kunne endres av alle igjen. Dette gir en beskyttelse mot at du glemmer å sjekke inn dokumentene igjen etter redigering.Hvorfor sjekke inn/sjekke ut dokumenter?
Hovedpoenget med å sjekke ut et dokument før redigering er at du skal gjøre andre brukere oppmerksom på at dokumentet er "under redigering". Hvis dokumentet ikke er sjekket ut og to personer jobber med det samtidig, risikerer du at den ene brukerens oppdateringer overskriver den andre brukerens endringer.Inn- og utsjekkingshistorikk for dokumenter
På fanekortet "Utsjekkinger" finner du oversikt over alle tidligere manuelle inn- og utsjekkinger for valgt dokument.- Inn/ut: Angir om dokumentet ble sjekket ut eller inn .
- Filnavn: Angir navn på dokumentet i øyeblikket det ble sjekket ut/inn.
- Tidspunkt: Tidspunkt for når dokumentet ble sjekket ut/inn.
- Av: Initialer for ansatt som utførte handlingen. Klikk for å vise ansattkortet.
- Ver: Angir versjonsnummeret som ble sjekket ut/inn.
Vindu for inn- og utsjekking av dokumenter
Vinduet for inn- og utsjekking av dokumenter aktiveres ved å klikke på den grønne sirkelen (evt. rødt stoppskilt) til venstre på hver dokumentlinje. Dette vinduet har følgende funksjoner:- Filnavn: Angir filnavn for dokumentet.
- I mappe: Angir navn på mappe dokumentet er plassert i.
- Filtype: Angir filtype for dokumentet.
- Filstørrelse: Angir størrelse for dokumentet.
- Versjon: Angir versjonsnummer for dokumentet.
- Status: Angir om dokumentet er innsjekket (åpent) eller utsjekket (låst).
- Tidspunkt sjekket ut: Viser når dokumentet ble sjekket ut (hvis det er sjekket ut).
- Sjekket ut av: Viser hvem som har sjekket ut dokumentet (hvis det er sjekket ut).
- Automatisk innsjekking: Gir mulighet for å sette en dato for automatisk innsjekking. Du kan velge dato fritt eller velge blant forhåndsdefinerte valg for 1 uke, 2 uker eller 4 uker fra i dag. Du kan også velge "aldri" for å angi at dokumentet kun skal kunne sjekkes inn manuelt.
- Utsjekkingsårsak: Fritekstfelt for å angi en eventuell årsak for utsjekking av dokumentet.
Sjekke ut et dokument
Når du ønsker å sjekke ut et dokument, navigerer du frem til dokumentet du vil sjekke ut i dokumentarkivet. Klikk så på den grønne sirkelen til venstre i dokumentlisten. I vinduet som kommer frem angir du en eventuell utsjekkingsårsak samt en eventuell dato for automatisk innsjekking. Velg så knappen "Sjekk ut" på verktøylinjen. Husk at dette dokumentet nå ikke kan oppdateres av andre.Sjekke inn et dokument
Når du er ferdig med endringene i dokumentet du tidligere har sjekket ut, må du sjekke det inn igjen for at andre skal kunne oppdatere det. Naviger frem til dokumentet du vil sjekke inn i dokumentarkivet. Klikk så på det røde stoppskiltet til venstre i dokumentlisten. I vinduet som kommer frem velger du knappen "Sjekk inn igjen" på verktøylinjen. Dokumentet er nå åpent og tilgjengelig for redigering av andre brukere.I dette vinduet kan du også hvis ønskelig endre utsjekkingsårsak og dato for automatisk innsjekking for et dokument som er sjekket ut tidligere. For å lagre disse endringene, velger du knappen "Lagre" på verktøylinjen.
Be om utsjekking av et dokument
Hvis dokumentet du ønsker å redigere er sjekket ut av noen andre, kan du sende en e-postforespørsel om å få det sjekket inn igjen direkte fra vinduet for utsjekking. Naviger frem til dokumentet du vil ha sjekket ut i dokumentarkivet. Klikk så på det røde stoppskiltet til venstre i dokumentlisten. I vinduet som kommer frem velger du knappen "Send e-post" på verktøylinjen. Systemet vil da fylle ut all nødvendig informasjon i et eget e-postvindu. Brukerens e-postadresse er også fylt ut hvis brukeren har angitt en e-postadresse i systemet. Klikk "Send" for å sende forespørselen.Når du er ferdig med endringene i dokumentet du tidligere har sjekket ut, må du sjekke det inn igjen for at andre skal kunne oppdatere det.
Statussymboler for tilgjengelighet
Tilgjengelighetsstatus for dokument vises med egne symboler.- Grønn sirkel: Dokument er åpent for redigering.
- Rødt forbudsskilt: Dokument er låst og kan kun redigeres av den som låste/sjekket det ut.
Dokumentvarsling
Du kan be om å bli varslet dersom et dokument lastes ned eller endres. Varselet sendes på e-post og inneholder informasjon om hvilket dokument som er endret eller lastet ned, samt hvilken ansatt som trigget varselet. E-posten sendes til den e-postadressen som er registrert for din konto i XS Office.Følgende felter vises i listen for varslingsinnstillinger.
- Ansatt: Navn på bruker som opprettet regelen for varsling.
- Fil endret: Angir om brukeren skal varsles dersom dokumentet lastes opp på nytt.
- Fil lastet ned: Angir om brukeren skal varsles dersom dokumentet leses eller lastes ned.
- Metainfo lagret: Angir om brukeren skal varsles dersom metainfo for dokumentet lagres.
- Sist endret: Tidspunkt for når regelen sist ble endret.
- Av: Initialer til brukeren som opprettet eller endret regelen.
Dokumentrettigheter
Tilgangskontroll for dokumenter lar deg bestemme hvilke brukere som skal ha tilgang til dine dokumenter. Tilgangskontrollen kan settes for en enkelt ansatt, brukergruppe eller avdeling. Tilgangskontrollen har følgende parametre:- Synlig dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne se dokumentet.
- Åpne/vise dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne lese dokumentet.
- Endre egenskaper: Angir hvilke ansatte som skal kunne endre egenskaper for dokumentet.
- Slette dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne slette dokumentet.
Standardtilgang for nye dokumenter
Du kan angi standard tilgangsnivå for nye dokumenter under Min side - Mine innstillinger. Dette kan du benytte for å sikre at dokumenter du legger inn i utgangspunktet ikke er synlige for alle andre ansatte.Merk at nye dokumenter både vil arve tilgangskontroll fra mappen de opprettes i og brukerinnstillinger. Tilgangsrettigheter fra brukerinnstillinger settes normalt etter rettighter fra mapper. Dermed vil tilgangsrettigheter fra brukerinnstillinger være avgjørende siden den nyeste oppføringen bestemmer hvis det finnes flere rettighetsoppføringer av samme type. Vær også oppmerksom på tilgangsrettigheter hvis du flytter et dokument fra en mappe til en annen.
Kalkulering av tilgangsnivå
Kalkuleringen av en brukers tilgangsnivå for et objekt skjer i rekkefølgen som er angitt under. Merk at det ikke hjelper at din avdeling har fått full tilgang til et objekt hvis din brukergruppe ikke har tilgang. Merk også at standardtilgang er "full tilgang" hvis det ikke finnes tilgangskontrolloppføringer knyttet til objektet.- Ansatt: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring eksplisitt for den angitte brukeren/ansatte, vil denne alltid gjelde.
- Brukergruppe: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for brukergruppen som brukeren er tilknyttet, vil denne gjelde.
- Avdeling: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for avdelingen som brukeren er tilknyttet, vil denne gjelde.
- Alle: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for alle brukere, vil denne gjelde.
- (ingen tilgangskontrolloppføring finnes): Hvis det ikke finnes noen tilgangskontrolloppføringer knyttet til objektet, vil alle innloggede brukere ha full tilgang til dette objektet.
