Samhandling - Ressursbooking

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

4.2 Samhandling - Ressursbooking

Introduksjon

"Samhandling - Ressursbooking" viser liste over alle ressursbookinger (reserveringer av ressurser). En ressurs kan reserveres/bookes fra dato/til dato, knyttes til en bestemt ansatt og også knyttes opp mot firmaoppføring og prosjekt.

Bookingen av ressurser er også synlig i både din private kalender og i gruppekalenderen. Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender for informasjon om dette.

Se Samhandling - Ressurser for mer informasjon om hvordan du oppretter en ressurs.

Felter i liste over ressursbookinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ressursbookinger (Samhandling - Ressursbooking).
  • (Statusflagg): Status for ressursbookinger vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • Ressurs: Angir hvilken ressurs som er booket. Klikk for å åpne ressursbookingen.
  • Reservert fra: Angir startdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
  • Reservert til: Angir sluttdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
  • For: Initialer til den som ressursbookingen er gjort for (normalt den som skal benytte ressursen).
  • Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til ressursbookingen.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til ressursbookingen.
  • Sist endret: Tidspunkt ressursbookingen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret ressursbookingen sist.

Statusflagg

Status for ressursbookinger vises med flagg av forskjellige farger.
  • Grønt flagg: Ressursbooking er aktiv.
  • Rødt flagg: Ressursbooking er ikke aktiv (deaktivert av bruker).
  • Gult flagg: Ressursbooking er aktiv, men tidsintervallet er i kollisjon med en annen booking av samme ressurs.

Deaktiverte ressurser

Ressursbookinger for ressurser som er deaktivert vises i listen med grå bakgrunnsfarge og utropstegn foran ressursnavnet.

Opprette en ny ressursbooking

Ressurser kan reserveres på flere måter i XS Office.

Innfyllingsfelter for ressursbookinger

Vinduet for ressursbookinger har følgende innfyllingsfelter:
  • Ressurs: Angir hvilken ressurs som skal bookes.
  • Fra: Startdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
  • Til: Sluttdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
  • Notat: Fritekstnotat for ressursbookingen.
  • Benyttes av: Angir hvilken ansatt som ressursbookingen gjøres for.
  • Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til ressursbookingen.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til ressursbookingen.
  • Aktiv: Brukes for å angi om ressursbookingen er aktiv eller ikke.
  • Sist endret: Tidspunkt ressursbookingen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret ressursbookingen sist.
Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:
  • Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
  • Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
  • Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Når du lagrer en ressursbooking, vil det automatisk gjøres en tilgjengelighetssjekk for valgt ressurs i angitt tidsrom. Se under for mer informasjon om dette.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Tilgjengelighetssjekk for ressursbookinger

Når du booker en ressurs, vil XS Office sjekke om ressursen er tilgjengelig i tidsrommet du har valgt. Denne sjekken vil utføres automatisk når du lagrer en oppføring. Du kan også velge å utføre sjekken manuelt ved å velge knappen "Tilgjengelighet" i verktøylinjen. Hvis ressursbookingen er i konflikt med andre bookinger, vil du få en advarsel om dette med informasjon om hvilke bookinger som er i konflikt.

Hvis du velger å lagre en booking etter å ha fått advarsel om konflikt, vil bookingen få gult flagg og markeres som opptatt. Den vil da ikke være synlig i kalenderne.

Opprette ressursbookinger for andre ansatte

Du kan opprette ressursbookinger for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i kalenderen hos den ansatte som ressursbookingen gjelder for. Du kan også endre på ressursbookinger du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme ressursbookingen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne ressursbookingen. Merk at denne begrensningen ikke gjelder hvis du er satt opp som superbruker.

For å opprette en ressursbooking for en annen ansatt, oppretter du en ressursbooking som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Benyttes av".

Ressurskalender (oversikt over ressursbookinger i kalenderen)

Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender.

Opprette en ny ressurs

Se Samhandling - Ressurser.

Slette en ressursbooking

Ressursbookinger kan slettes ved å åpne vinduet for ressursbooking (klikk på ressursnavn i listen), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne ressursbookinger samt ressursbookinger du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Analysere ressursbookinger

Listen over ressursbookinger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

Innledning
Min side
Organisasjon
Meldinger
Samhandling
Gruppekalender
Ressursbooking
Bookingkalender
Ressurser
Tilstedeværelse
Felles favoritter
Diskusjonsforum
Kunngjøringer
Avstemninger
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Handel
Admin

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken