7.7 Timer - Fakturering
Introduksjon
"Timer - Fakturering" gir mulighet for å fakturere timer som er markert som fakturerbare. Alle timeoppføringene som er markert som fakturerbare og ferdigregistrert vil komme frem her som klare for fakturering.Faktureringen skjer ved å først søke etter timer som er relevante, markere hvilke du vil fakturere og så til slutt opprette en salgsordre.
Søkekriterier
Når du skal fakturere timer, er det gunstig å kunne finne relevante timer på en enkel måte. Med XS Office kan du søke etter timer basert på mange kriterier som gir deg full kontroll over prosessen. XS Office tilbyr følgende søkekriterier for fakturering av timer:- Timetype: Gir mulighet for å vise kun overtidstimer.
- Timeart: Angir om kun timer knyttet til en bestemt timeart skal vises.
- Ansatt: Angir om kun timer knyttet til en bestemt ansatt skal vises.
- Firma: Angir om kun timer knyttet til et angitt firma skal vises.
- Salgsordre: Angir om kun timer knyttet til en bestemt salgsordre skal vises.
- Ukedag: Angir om rapportene skal hente data fra bestemte ukedager.
- Prosjekt: Angir om kun timer knyttet til et angitt prosjekt skal vises.
- Aktivitet: Angir om kun timer knyttet til en angitt prosjektaktivitet skal vises.
- Ordrelinjetekst: Gir mulighet for å kun vise timer med bestemte ord i ordrelinjeteksten.
- Internt notat: Gir mulighet for å kun vise timer med bestemte ord i "internt notat".
Perioder
I tillegg til søkekriterier som vist ovenfor kan du bruke periode som utvalgskriterium. Dermed kan du enkelt gjøre periodevise søk for å kunne fakturere bestemte perioder. Listen under viser hvilke periodeutvalg som kan benyttes i faktureringen.- Egendefinert periode: Fakturerbare timer med valgfri fra- og til-dato.
- I går: Fakturerbare timer fra i går.
- I dag: Fakturerbare timer fra hittil i dag.
- Forrige uke: Fakturerbare timer fra forrige uke.
- Inneværende uke: Fakturerbare timer fra hittil denne uke.
- Forrige måned: Fakturerbare timer fra forrige måned.
- Inneværende måned: Fakturerbare timer fra hittil denne måned.
- Forrige kvartal: Fakturerbare timer fra forrige kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
- Inneværende kvartal: Fakturerbare timer fra inneværende kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
- Forrige år: Fakturerbare timer fra i fjor.
- Inneværende år: Fakturerbare timer fra hittil i år.
- Alle data: Fakturerbare timer uten periodebegrensning.
Søke etter timer
Søk etter timer skjer ved at du velger ønskede søkekriterier i seksjonen "Søkekriterier". Tidsutvalg for utvalget velger du fra seksjonen "Rapportperiode". Når du har gjort dette, starter du søket ved å velge "Søk".Velge timer for fakturering
Etter at du har søkt deg frem til de timene du vil fakturere, må du velge hvilke av dem som skal med på salgsordren/fakturaen. Dette gjøres ved å bruke avkrysningsboksen foran hver timeoppføring i søkeresultatet. Du kan enkelt velge alle ved å klikke på avkrysningsboksen i overskriftsraden.Søkeresultatet vil som standard vise 20 oppføringer. Du kan utvide dette antallet ved å velge i rullegardinmenyen på verktøylinjen.
Felter i listevisning for fakturerbare timer
Listen under viser hvilke felter som vises i listevisningen for fakturerbare timer (Timer - Fakturering).- (Avkrysningsboks): Brukes for å velge hvilke timeoppføringer som skal overføres til salgsordrer.
- Ans: Angir initialene til ansatt timene gjelder for (hold musepekeren over initialene for å se fullt navn for ansatt).
- Uke: Angir ukenummer for timelinjen.
- År: Angir årstall for timelinjen.
- Timetype: Angir om arbeidet er ordinære timer eller overtid.
- Timeart: Angir arbeidets art eller type.
- Kunde: Navn på firma som timelinjen er knyttet mot. Vil benyttes som nøkkel for opprettelse av salgsordre hvis ikke ordrenummer er angitt for timelinjen. Kunde må angis for å kunne fakturere timer. Hvis ikke kunde er angitt, vil et utropstegn vises her. Se under for informasjon om hvordan du kan korrigere fakturerbare timer.
- Ordrenr: Salgsordre som timelinjen er knyttet mot. Ved fakturering vil den aktuelle timelinjen fremkomme som en ekstra ordrelinje i denne salgsordren. Ordren må ha status "Kladd" for å kunne oppdateres. Hvis ordren ikke har status "Kladd" (eller ordren er slettet), vil det komme frem et utropstegn ved ordrenummeret i denne listen. Klikk for å åpne timeoppføringen.
- Prosjekt: Navn på prosjekt som timelinjen er knyttet mot.
- Aktivitet: Navn på prosjektaktivitet som timelinjen er knyttet mot.
- Dato: Angir dato for timeoppføringen.
- Utførte: Angir antallet utførte timer.
- Fakturer: Angir antallet fakturerbare timer.
- Fra-til: Angir klokkeslett for fra og til som er angitt for timeoppføringen.
- Ordrelinjetekst: Angir ordrelinjeteksten som er angitt for timeoppføringen.
Korrigere fakturerbare timer
Hvis du ønsker å korrigere fakturerbare timer for én eller flere ansatte, kan du gjøre dette ved å klikke på den blå teksten i kolonnen "Fakturer" (eller klikke på ordrenummer). Du vil da få opp et vindu der du vil se alle detaljer rundt timeoppføringen. Her kan du justere følgende parametere:- Faktureres: Her kan du overstyre antallet fakturerbare timer som skal komme med på salgsordren.
- Fra kl: Her kan du justere starttidspunktet for de fakturerbare timene.
- Til kl: Her kan du justere sluttidspunktet for de fakturerbare timene.
- Ordrelinjetekst: Her kan du korrigere teksten som vil fremkomme på ordrelinjen i salgsordren/fakturaen.
- Timeart: Angir arbeidets art eller type og kan skreddersys for organisasjonen. Se Admin - Timearter.
- Firma: Navn på firma som timelinjen er knyttet mot.
- Salgsordre: Salgsordre som timelinjen er knyttet mot.
- Prosjekt: Navn på prosjekt som timelinjen er knyttet mot.
- Prosjektaktivitet: Navn på prosjektaktivitet som timelinjen er knyttet mot.
Overføre timer til salgsordre
Etter at du har merket (og evt. korrigert) de timene du ønsker å fakturere, velger du knappen "Overfør til ordre" nederst på siden. Du vil da få opp et nytt vindu der du kan spesifisere detaljer om hvordan salgsordren skal lages. Dette vinduet inneholder følgende informasjon:- Antall timeoppføringer valgt: Angir antall timeoppføringer som er markert for overføring til salgsordre.
- Antall salgsordrer som opprettes: Angir antall salgsordrer som opprettes. Timeoppføringer som ikke er koblet mot bestemte salgsordrer vil havne på nyopprettede salgsordrer fordelt på firmaer/kunder i utvalget.
- Antall salgsordrer som oppdateres: Angir antall eksisterende salgsordrer som oppdateres med nye ordrelinjer.
- Marker timeoppføringene som fakturert: Angir om du skal markere timeoppføringene som fakturert når salgsordren opprettes. Dette bør normalt gjøres, og vil føre til at valgte timeoppføringer vil forsvinne fra søkeresultatet ved senere utvalg for fakturering.
- Bruk timepris fra firmakort (hvis definert): Angir om evt. fast timepris for gjeldende kunde skal benyttes ved prising. Fast timepris kan settes fra fanekortet "Økonomi" på firmakortene. Se CRM - Firmaer. Alternativt vil produktene knyttet til timeartene i bruk bestemme pris per enhet. Se Admin - Timearter for informasjon om dette.
- Detaljnivå: Angir hvordan ordrelinjene i salgsordren skal produseres. Se under.
- Innhold i ordrelinjer: Se "Innhold beskrivelseslinje i ordrelinjer" nedenfor.
- Emne: Angir emne for eventuelle nye salgsordrer som vil opprettes. Standardverdien for emne kan angis fra Admin - Globale innstillinger.
- Ordretekst: Angir beskrivende ordretekst for eventuelle nye salgsordrer som vil opprettes.
Detaljnivå
Valget som gjøres i boksen "Detaljnivå" vil påvirke utseendet på ordrene som opprettes/oppdateres. Følgende alternativer er tilgjengelige:- Detaljert: Timeoppføringene i utvalget vil komme på hver sin ordrelinje i salgsordren. Innhold i beskrivelseslinje kan inneholde navn og initialer for ansatt, prosjektkode og prosjektnavn, dato, klokkeslett, timeart og en eventuell ordrelinjetekst lagt inn av brukeren.
- Summert (antall lik 1): Timeoppføringene i utvalget vil summeres sammen på samme ordrelinje. Stykkprisen for ordrelinjen vil være summen av timeprisene for alle timeoppføringene. Antallet vil være 1. Innhold i beskrivelseslinje vil være blankt.
- Summert (antall lik fakturerbare timer): Timeoppføringene i utvalget vil samles på én ordrelinje. Stykkprisen for ordrelinjen vil være gjennomsnittet av timeprisene for alle timeoppføringene i utvalget. Antallet vil være lik antallet fakturerbare timer i utvalget. Innhold i beskrivelseslinje vil være blankt.
- Gruppert per timeartTimene vil være gruppert basert på timearter (timer med lik timeart vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde timeart.
- Gruppert per ansattTimene vil være gruppert basert på ansatte (alle timer for hver ansatt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde navn og initialer for ansatt.
- Gruppert per timeart per ansattTimene vil være gruppert basert på timearter for hver ansatt (timer med lik timeart og ansatt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde timeart samt navn og initialer for ansatt.
- Gruppert per prosjektTimene vil være gruppert basert på prosjekter (timer med likt prosjekt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde prosjektkode og prosjektnavn.
- Gruppert per timeart per prosjektTimene vil være gruppert basert på timearter for hvert prosjekt (timer med lik timeart og prosjekt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde timeart samt prosjektkode og prosjektnavn.
- Gruppert per timeart per ansatt per prosjektTimene vil være gruppert basert på timearter og ansatte for hvert prosjekt (timer med lik timeart, ansatt og prosjekt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde timeart, navn og initialer for ansatt samt prosjektkode og prosjektnavn.
- Gruppert per ansatt per prosjektTimene vil være gruppert basert på ansatte for hvert prosjekt (timer med lik ansatt og prosjekt vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde navn og initialer for ansatt samt prosjektkode og prosjektnavn.
- Gruppert per prosjektaktivitetTimene vil være gruppert basert på prosjektaktiviteter (timer med lik prosjektaktivitet vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde prosjektkode, prosjektnavn og emne for prosjektaktiviteter.
- Gruppert per ansatt per prosjektaktivitetTimene vil være gruppert basert på ansatte og prosjektaktiviteter (timer med lik ansatt og prosjektaktivitet vil summeres). Innhold i beskrivelseslinje kan kun inneholde navn og initialer for ansatt samt prosjektkode, prosjektnavn og emne for prosjektaktiviteter.
Ordrelinjetekster i salgsordrer
Ved bruk av detaljert salgsordre vil ordrelinjene bli utfylt med tilknyttet produkt for timeart samt en beskrivelseslinje i henhold til oppsett for beskrivelseslinje (se under). Når du benytter summerte eller grupperte ordrelinjer, vil ordrelinjene bli utfylt med tilknyttet produkt for timeart kun hvis alle timene i utvalget er knyttet til samme produkt. Hvis utvalget inneholder ulike produktkoblinger, vil produktkode stå tomt og produktnavn settes til "(Summerte timer)".Vedlikehold av "salg per produkt"
Timeverkene i XS Office kan være koblet mot produkter i produktregisteret via timeartene. Ved fakturering av timer vil ordrelinjene knyttes mot produktene hvis ordren er angitt som "Detaljert" eller at alle timeoppføringene i utvalget er knyttet mot samme produkt. Timefaktureringene vil da inngå i salgsrapportene knyttet til produkter (for eksempel "Omsetning produkter" og "Salg mengde produkter"). Se Handel - Rapporter for informasjon om hvordan du kan analysere salg fordelt på produkter.Innhold beskrivelseslinje i ordrelinjer
Seksjonen "Innhold beskrivelseslinje i ordrelinjer" inneholder avkrysningsbokser som bestemmer hvilken informasjon som skal fremkomme i ordrelinjene i salgsordren.- Ansattes navn: Angir om navnet til den ansatte som har gjort arbeidet skal fremkomme i ordrelinjene.
- Ansattes initialer: Angir om initialene til den ansatte som har gjort arbeidet skal fremkomme i ordrelinjene.
- Projektkode: Angir om en eventuell prosjektkode for prosjektet som er tilknyttet skal fremkomme i ordrelinjene.
- Projektnavn: Angir om prosjektnavn for prosjektet som er tilknyttet skal fremkomme i ordrelinjene.
- Projektaktivitet: Angir om emne for projektaktiviteter som er tilknyttet skal fremkomme i ordrelinjene.
- Dato: Angir om dato for arbeidet skal vises i ordrelinjene.
- Klokkeslett: Angir om start- og sluttklokkeslett for arbeidet skal vises i ordrelinjene.
- Timeart: Angir om timeart for timene skal fremkomme i ordrelinjene.
- Ordrelinjetekst: Angir om ordrelinjetekstene (hvis registrert i timelinjene) skal fremkomme i ordrelinjene.
Oversikt over salgsordrer som vil opprettes/oppdateres
Vinduet inneholder en liste over alle salgsordrer som vil opprettes samt en liste over alle salgsordrer som vil oppdateres basert på ordrenummer for timelinjene. I de to listene finnes følgende informasjon:- Ordrenr: Angir hvilken ordre som vil oppdateres eller "Ny ordre" hvis det vil opprettes en ny salgsordre. Bruk avkrysningsboksen for å bestemme om denne operasjonen skal utføres eller ikke.
- Kundenr: Angir kundenummer for kunde som er tilknyttet den eksisterende ordren eller den som blir opprettet.
- Kundenavn: Angir navn på kunde som er tilknyttet den eksisterende ordren eller den som blir opprettet.
- Emne: Angir emnetekst for salgsordre som vil opprettes/oppdateres. Vil automatisk oppdateres ved endring av emne for nye ordrer.
- Timer: Angir antallet fakturerbare timer som vil havne på salgsordren.
- (Ark): Angir antallet timeoppføringer som vil havne på salgsordren.
- (Forhåndsvis): Gir mulighet for å forhåndsvise hver enkelt salgsordre uten å gjøre faktiske endringer. Se under.
Forhåndsvise salgsordrer
Salgsordrer kan forhåndsvises fra vinduet for overføring av timer til salgsordre. Dette gjør at du enkelt kan verifisere hvordan sluttresultatet vil bli uten å gjøre fysiske endringer på dine data. I forhåndsvisningen vil nye ordrelinjer alltid markeres med en stjerne (*) foran produktkoden. Dette gjør at du enkelt kan se hvilke ordrelinjer som vil legges til.Du forhåndsviser en salgsordre ved å klikke på teksten "Vis" helt til høyre på linjen for den aktuelle salgsordren.
