7.1 Timer - Timeregistrering
Introduksjon
Dette er verktøyet for registrering av timeforbruk i XS Office. Timeregistreringsskjemaet er ukebasert og timene kan markeres med timeart, overtid, kunde, ordre og prosjekt/aktivitet. I tillegg kan hver enkelt timeoppføring markeres med intern fritekstkommentar samt faktureringsinformasjon.Timene kan føres med to timetall - utførte timer og fakturerbare timer. Fakturerbare timer kan genereres automatisk basert på en faktureringsfaktor. Faktureringsfaktoren kan enten settes fast for en ansatt eller følge timeartene. Se under. Timeartene kan kobles mot et standardprodukt slik at utpris for timene kommer direkte frem i salgsordrene og at salg av disse produktene kommer med i rapporter.
Når timeoppføringene er fullført markeres de som "ferdigregistrert" av brukeren. Dermed vil timene som er markert som fakturerbare være tilgjengelige for fakturering.
For å effektivisere registreringen av timelinjer, bruker du "timelinjemaler". Malene gjør at du automatisk kan få fylt ut blant annet timeart, firma, prosjekt og ordre for timelinjene dine. Hvis du bruker dette aktivt, vil det gi en stor effektivitetsgevinst for timeføringen din. Se Timer - Timelinjemaler for informasjon om maler.
Merk at du ikke kan registrere timer med dato senere enn dagens dato.
Verktøylinje for timeregistrering
Verktøylinjen for timeregistrering inneholder følgende funksjoner:- Lagre:Lagre aktivt ukeskjema.
- Forrige:Gå tilbake til forrige uke, alltid i forhold til aktivt ukeskjema.
- Neste:Gå fremover til neste uke, alltid i forhold til aktivt ukeskjema.
- Uke:Gå til en bestemt uke.
- Denne uke:Gå til inneværende uke.
- Legg til:Legg til en ekstra timelinje i ukeskjemaet.
- Legg til 5:Legg til 5 ekstra timelinjer i ukeskjemaet.
- Ferdigregistrert:Marker alle timene i aktivt ukeskjema som ferdigregistrert. Merk at du ikke kan endre data for disse timeverkene etter at du har lagret timeskjemaet.
- Ny ferie:Legg til nytt ferieønske. Se Min side - Min ferie for informasjon om hvordan du legger inn og endrer ferieønsker.
- Ny egenmelding:Legg til ny egenmelding. Se Min side - Mitt fravær for informasjon om hvordan du legger inn og endrer egenmeldinger.
Seksjoner i timeregistrering
Siden for timeregistrering består av tre seksjoner - "Periode", "Timedetaljer" og selve registreringsskjemaet.Seksjon "Periode"
Denne seksjonen inneholder følgende informasjon:- Ukenr: Angir ukenummer som timeregistreringen gjelder for.
- Årstall: Angir årstall som timeregistreringen gjelder for.
- Fra dato: Angir dato for mandagen i denne uka.
- Til dato: Angir dato for søndagen i denne uka.
- Faktureringsfaktor: Angir din faktureringsfaktor for timer. Denne kan enten være fast eller følge timearter.
Seksjon "Timedetaljer"
Hver gang en rute med timetall i timeregistreringsskjemaet velges, vises timedetaljene for denne ruten. Seksjonen inneholder følgende informasjon:- Antall timer: Angir antall timer forbrukt (kan endres manuelt i feltet eller ved bruk av pluss-/minus-symboler som vil legge til og trekke fra en halv time).
- Faktureres: Angir antall timer som skal faktureres (kan endres manuelt i feltet, ved bruk av pluss-/minus-symboler eller snarveier med prosentverdier).
- Fra kl.: Gir mulighet for å registrere når arbeidet ble startet. Denne informasjonen kan tas med i salgsordre og faktura til kunden.
- Til kl.: Gir mulighet for å registrere når arbeidet ble avsluttet. Denne informasjonen kan tas med i salgsordre og faktura til kunden.
- Ordrelinjetekst: Gir mulighet for å registrere en tekst knyttet til arbeidet som vil fremkomme i ordrelinjene for salgsordren til kunden.
- Ferdigregistrert: Angir om timene i gjeldende celle er å anse som ferdigregistrert. Merk at du ikke kan endre data for disse timeverkene etter at du har lagret timeskjemaet. Timene som er markert som ferdigregistrert vil vises med grå skrift i skjemaet.
- Internt notat: Fritekstnotat for timeforbruk. Vil ikke komme med i salgsordre til kunden. Kun for intern bruk.
Felter i timeregistreringsskjema
Listen under viser hvilke felter som vises i timeregistreringsskjemaet (Timer - Registrering).- Nr: Angir linjenummer for timelinjen. Klikk for å velge en mal for gjeldende timelinje. Se under.
- Timetype: Angir om arbeidet er ordinære timer eller overtid. Kan også brukes til å registrere avspasering. Klikk i celle for å endre timetype.
- Timeart: Angir arbeidets art eller type. Se Admin - Timearter. Timearter som er definert som interntid vil markeres med stjerne (*). Timeart kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn. Klikk i celle for å endre timetype.
- Firma/ordre: Angir hvilket firma (og eventuell ordre) timeverkene skal knyttes mot. Ordre benyttes hvis det på forhånd er opprettet en salgsordre som timeforbruket skal kobles mot. Ordrenummeret er angitt i parentes i timeskjemaet. Hvis ordre ikke velges, vil "Firma" angi fakturamottaker ved senere fakturering av timene. Firma kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn. Klikk i celle for å endre firma/ordre.
- Prosjekt/aktivitet: Angir hvilket prosjekt (og eventuell aktivitet) timeverkene skal knyttes mot. Hvis firma registreres først vil XS Office som standard vise kun prosjekter med dette firmaet. Prosjekt-feltet bør benyttes mest mulig for at prosjektøkonomien skal bli korrekt. Prosjekt kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn. Klikk i celle for å endre prosjekt/aktivitet.
- (Ukedager man-søn): Her registreres forbrukt tid. Under timeantallet brukes fire statusikoner for å indikere status for timenes status. Se under.
- Total: Viser totalt antall forbrukte timer for denne timelinjen denne uka.
- (Slett): Sletter timelinjen (bekreftelse kreves).
Timelinjer
En timelinje er definert som en registreringslinje med timer for én eller flere dager i en uke der alle timene er knyttet til samme timetype, timeart, firma, ordre, prosjekt og prosjektaktivitet.Timelinjemaler
Med timelinjemaler kan du få ferdig utfylt blant annet timeart, firma, prosjekt og ordre for timelinjene dine ved å velge fra en rullegardinmeny med definerte timelinjemaler. Timelinjemalene er personlige og vil ikke kunne ses av andre.For å sette inn en timelinjemal i en timelinje, klikker du på tallet (eller menysymbolet) helt til venstre på timelinjen. Du vil da få opp liste over alle aktive timelinjemaler. Når du har valgt ønsket mal, vil innstillingene for valgt mal settes inn i timelinjen. Hvis du bruker dette aktivt, vil det gi en stor effektivitetsgevinst for timeføringen din.
Se Timer - Timelinjemaler for informasjon om hvordan du legger inn og endrer timelinjemaler.
Grafisk indikering av status for timer i registreringsskjema
Cellene i timeregistreringsskjemaet vil ha fire statusikoner for å indikere status for timeverkene i samme celle.- Myntstabel: Angir om timene er angitt som fakturerbare.
- Grønt ark (salgsordre): Angir om det er angitt en ordrelinjetekst for timene.
- Blyant: Angir om det er registrert et internt notat for timene.
- Rød hake: Angir om timene er markert som ferdigregistrerte.
Timetall og avrunding
Timetallet du taster inn i cellene må være mellom 0,1 og 24,0. Større eller mindre tall vil ikke aksepteres av systemet. Hvis tallet har mer enn én desimal vil det automatisk rundes av til én desimal. Du kan valgfritt bruke komma eller punktum som desimalskille.Timetallene er basert på 10-tallssystemet og en halv time angis dermed som 0,5 timer.
Angi fakturerbar tid
Timer du taster inn i rutenettet for timeregistrering indikerer "forbrukt tid". For å angi fakturerbar tid må du registrere i feltet "Faktureres" når ønsket celle er valgt. Fakturerbar tid kan registreres enten manuelt, via pluss-/minus-knappene eller som en prosentvis andel av forbrukt tid. Fakturerbar tid kan også beregnes automatisk av XS Office basert på fast faktor for den ansatte eller basert på hvilke timearter som er benyttet. Se under.Automatisk faktureringsfaktor
XS Office kan beregne fakturerbar tid automatisk etter hvert som du registrerer forbrukt tid. Dette er basert på at du enten har fast faktureringsfaktor som ansatt eller at timeartene du har brukt har en faktureringsfaktor definert. Hvis du har en fast faktor som ansatt, vil dette overstyre faktor satt på timeart. Se fanekort "Ansettelsesforhold" på ansattkortet (Admin - Ansatte) for informasjon om fast faktureringsfaktor.Hvis du ikke har en fast faktor som ansatt, vil faktureringsgraden følge timearten som er benyttet i timelinjen. Se Admin - Timearter for informasjon om dette.
Angivelse av interntid
Timearter som er definert som interntid vil vises med stjerne foran (*). Se Admin - Timearter for informasjon om hvordan du angir timearter som interntid.Angi timer som ferdigregistrert
Ferdigregistrerte timer vises i timeskjemaet med grå skrift. De kan også identifiseres ved at kolonnene for timetype, timeart, firma og prosjekt har grå bakgrunnsfarge i raden som timene tilhører. I tillegg vil det ikke være mulig å slette en rad som inneholder ferdigregistrerte timer. Det finnes fire måter å markere timer som ferdigregistrerte. Disse er:- For enkelttimer: Klikk i timeskjemaet i cellen som representerer de timene som skal markeres som ferdigregistrert. Velg haken "Ferdigregistrert" fra seksjonen "Timedetaljer" på siden. Lagre timeskjemaet.
- For en hel dag: Velg haken "Ferdigregistrert" nederst i kolonnen for dagen du vil ferdigregistrere. Da vil alle registrerte timer for denne dagen markeres som ferdigregistrerte. Lagre timeskjemaet.
- For hele uken: Velg haken "Ferdigregistrert" nederst i "Total"-kolonnen i timeskjemaet. Da vil alle registrerte timer for hele uken markeres som ferdigregistrerte. Lagre timeskjemaet.
- For hele uken: Velg knappen "Ferdigregistrert" fra verktøylinjen. Da vil alle registrerte timer for hele uken markeres som ferdigregistrerte. Trykk "OK" i bekreftelsesdialogboksen som kommer frem. Timene vil automatisk lagres hvis du bruker denne funksjonen.
Lagre ukeskjemaet
Timeskjemaet lagres ved å velge "Lagre" på verktøylinjen i timeregistreringsskjemaet. Hvis du har klikket i cellene i skjemaet og navigerer bort fra registreringsskjemaet, vil XS Office spørre deg om du vil lagre skjemaet. Trykk evt. "OK" for å lagre skjemaet. Ved lagring vil XS Office legge på 5 tomme linjer nederst i registreringsskjemaet.Lage en salgsordre og fakturere timene
Se Timer - Fakturering.Legge til rader (timelinjer) i ukeskjemaet
På verktøylinjen finnes egne knapper for å legge til 1 eller 5 rader. Hver gang du lagrer timene vil XS Office dessuten legge på 5 tomme linjer nederst i registreringsskjemaet.Slette rader (timelinjer) i ukeskjemaet
En timelinje kan slettes ved å klikke på det røde slette-symbolet helt til høyre på timelinjen.Navigere i registreringsskjemaet
Du kan navigere mellom dager og timelinjer i registreringsskjemaet ved å klikke på den cellen du ønsker å se på eller endre. Tastaturet kan også brukes for å navigere mellom celler. Følgende taster kan benyttes for navigasjon mellom celler:- Enter: Bekrefter inntastet timetall i en celle.
- Pil venstre: Flytter én dag til venstre - for eksempel onsdag til tirsdag.
- Pil høyre: Flytter én dag til høyre - for eksempel tirsdag til onsdag.
- Pil ned: Flytter én timelinje nedover i skjemaet.
- Pil opp: Flytter én timelinje oppover i skjemaet.
- PageDown: Flytter fem timelinjer nedover i skjemaet.
- PageUp: Flytter fem timelinjer oppover i skjemaet.
- Home: Flytter til celle for mandag på første timelinje.
- End: Flytter til celle for søndag på siste timelinje.
Navigere mellom uker
På verktøylinjen finnes knapper for å bla deg til forrige og neste uke. I tillegg finnes det en knapp som vil gi deg en kalender for fritt valg av dato samt en snarvei for å hoppe direkte til inneværende uke.Timeregistrering vs tilstedeværelsesstatus
Du kan hvis ønskelig vise en oppsummering av tilstedeværelsesperioder med grønn og gul farge på bunnlinjen i registreringsskjemaet. Dette kan være et nyttig verktøy og kontrollinstrument for timeføringen din og kan hjelpe deg med å avdekke eventuelle feil.Denne funksjonen kan du slå av eller på via Min side - Mine innstillinger.
Føre timer for andre brukere
Superbrukere har mulighet for å registrere timer på vegne av andre ansatte. Dette gjøres ved å velge blant ansatte med aktive brukerkontoer i nedtrekkslisten på verktøylinjen. Navn på den ansatte det føres timer for vil vises med uthevet tekst i informasjonsruten "Utvalg" oppe til venstre i timeregistreringsskjemaet.Denne funksjonen må aktiveres fra globale innstillinger før bruk.
Analysere timer
En grafisk fremstilling av dine utførte og fakturerte timer år for år finner du på Timer - Årsoversikt. For utvidet analyse av timeforbruk, se Timer - Rapporter.Alternative metoder for timeregistrering
Du har også mulighet for å registrere timer direkte fra følgende oppføringer:- Prosjekt
- Prosjektaktivitet
- Firmakort
- Møte
- Avtale
- Samtale
- Oppgave
- Sak
Hvis du for eksempel registrerer timer fra en telefonsamtale, vil XS Office automatisk overføre dato, tidsforbruk, firma, prosjekt, kontaktperson, emne og telefonnummer fra samtalen til timeregistreringsoppføringen.
