Innledning - Bestilling og aktivering

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

0.21 Innledning - Bestilling og aktivering

Prosessene rundt bestilling, aktivering, oppgradering og fakturering av XS Office er automatiserte rutiner. Her er en gjennomgang av sentrale funksjoner og prosesser forbundet med XS Office. Det er veldig viktig at opplysningene som ligger inne i systemet er korrekte. Spesielt gjelder dette e-postadressene. E-post er den viktigste kanalen for kommunikasjon rundt kundeforholdet mellom deg og XS Office. Du bør derfor ta kontakt hvis du har endret e-postadresse.

Bestilling av XS Office

XS Office bestilles ved å gå gjennom 4 steg i nettbutikken på http://www.xsoffice.no/. Bestillingsprosessen inkluderer følgende steg:
  1. Valg av versjon og tilleggsprodukter
  2. Registrering av foretaksinformasjon
  3. Registrering av én eller flere brukerkontoer
  4. Gjennomgang av vilkår og bekreftelse av bestilling

Steg 1 i nettbutikk: Valg av versjon og tilleggsprodukter

I nettbutikkens første steg velger du versjon (Enterprise, Professional eller Invoicing Edition), antall brukere og eventuelle tilleggsprodukter. Prisen for valgte produkter vil automatisk oppdateres basert på dine valg. Dersom du kun ønsker å bestille tilleggsprodukter til et eksisterende kundeforhold, velger du "Ingen" som valgalternativ for "Produkt".

Priser

Prisen på XS Office angis i hovedsak som "per bruker per måned". Totalkostnaden vil avhenge av hvilken versjon du bestiller (Enterprise, Professional eller Invoicing Edition) samt antall brukerkontoer. Du vil til en hver tid se totalkostnaden mens du bestiller i nettbutikken.

Kvantumsrabatt

Dersom du skal ha mange brukerkontoer, vil prisen for ekstrabrukerne gradvis bli lavere i henhold til antallet du angir. Oversikt over dette finner du i standard prisliste.

Rabatt for faktureringsintervall

Intervallet du velger for fakturering av XS Office gir mulighet for en ekstra rabatt. Årlig fakturering gir 10% ekstrarabatt på sluttsummen, halvårlig fakturering gir 5% ekstrarabatt, mens kvartalsvis ikke gir noen ekstrarabatt. Grunnlaget for denne ekstrarabatten er at lengre faktureringsintervaller fører til mindre administrasjon og fakturavolum.

Intervall for fakturering angir du i nettbutikken ved bestilling.

Steg 2 i nettbutikk: Registrering av foretaksinformasjon

I steg 2 fyller du inn informasjon om foretaket som skal bruke XS Office og som dermed er ansvarlig for bestillingen. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelig:
  • Foretakets navn: Navn på foretaket som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office (påkrevd).
  • Kontaktperson: Navn på kontaktperson som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office (påkrevd).
  • E-postadresse: E-postadresse som skal benyttes for aktivering av XS Office og senere kommunikasjon rundt kundeforholdet (påkrevd).
  • Telefon: Telefon til ansvarlig kontaktperson som kan benyttes for kommunikasjon rundt kundeforholdet (påkrevd).
  • Fakturering: Intervall for fakturering av XS Office, årlig (= 10% rabatt), halvårlig (= 5% rabatt) eller kvartalsvis (ingen rabatt).
  • Antall ansatte: Antall ansatte i foretaket (valgfritt).
  • Kommentar: Eventuell kommentar med ytterligere informasjon om bestillingen (valgfritt).

Steg 3 i nettbutikk: Registrering av én eller flere brukerkontoer

I steg 3 i nettbutikken registrerer du informasjon om personene som skal bruke XS Office. Du bør helst angi alle brukerne her. Dette sikrer at alle brukerne får tilsendt sin velkomstmelding og kan ta i bruk XS Office raskest mulig.

Hvis informasjon om sluttbrukerne er usikker når bestillingen gjennomføres, kan du velge å hoppe over registrering av noen brukere. Disse må i tilfelle legges til via Admin - Ansatte når du er innlogget i XS Office. Du må som minimum angi 1 stk. brukerkonto som administrator før du får lov til å avslutte brukerregistreringen og gå videre i bestillingsprosessen. Denne brukerkontoen vil automatisk settes som superbruker i XS Office og vil benyttes som hovedkontakt for administrasjon av kundeforholdet.

Følgende informasjon må registreres om hver bruker. Alle felter er påkrevd.
  • Fornavn: Fornavn for brukeren (inkludert eventuelle mellomnavn).
  • Etternavn: Etternavn for brukeren.
  • E-postadresse: E-postadresse for brukeren. Må angis korrekt for at brukeren skal kunne motta velkomstmelding med påloggingsinformasjon.
  • Brukernavn: Brukernavn for brukeren. Se under.
  • Brukergruppe: Brukergruppe brukeren skal tilhøre. Se under.
Merk at informasjon om den første brukeren automatisk vil foreslås basert på opplysningene du la inn i steg 2 i nettbutikken.

Brukernavn for brukerne

Brukernavn benyttes av brukerne ved innlogging til XS Office. Brukernavnet vil automatisk foreslås av nettbutikken basert på fornavnet til brukeren, men du kan hvis ønskelig legge inn et helt eget brukernavn for brukeren. Du må huske å påse at ikke to brukere registreres med samme brukernavn.

Brukernavnene bør ikke bestå av annet enn bokstaver og tall. Vær oppmerksom på at brukernavn med spesialtegn og de særnorske bokstavene æ, ø, å bør unngås fordi det kan skape problemer ved innlogging fra maskiner med andre tastaturoppsett (for eksempel fra utlandet).

Brukergrupper

Brukergruppene som brukerne tilknyttes ved bestilling, kan senere benyttes for å tilpasse tilgangen til hver enkelt bruker i XS Office. XS Office kommer som standard med fire brukergrupper. Ekstra brukergrupper kan defineres senere ved behov for ytterligere tilgangsnivåer. Standard brukergrupper (og anbefalt bruk) er som følger:
  • Administratorer: Administratorer har tilgang til alle funksjoner. Organisasjonen bør ha maks én eller to administratorkontoer, og alle med sterke passord. Modulen Admin bør kun aksesseres av administratorer.
  • Privilegerte brukere: Privilegerte brukere har samme tilgang som "Brukere", men kan også ha ekstra analysefunksjoner (for eksempel Handel - Rapporter og Timeregistrering - Rapporter).
  • Brukere: Brukere har normal tilgang til systemet og kan bidra med oppføringer i de fleste moduler. De fleste brukerne bør registreres med denne brukergruppen.
  • Gjester: Gjestebrukere kan være brukere med begrenset tilgang til systemet. En ekstern regnskapsfører kan for eksempel ha tilgang til Handel - Overførbare bilag og Handel - Bilagsjournaler.
Merk at reglene angitt ovenfor kun indikerer anbefalt bruk og ikke er lagt inn i systemet ved oppstart.

Steg 4 i nettbutikk: Gjennomgang av vilkår og bekreftelse av bestilling

I steg 4 i nettbutikken må vilkårene for bestilling og bruk aksepteres. Disse vilkårene finner du i lisensavtalen.

Bestillingsbekreftelse og aktivering av XS Office

Etter bestilling av XS Office via de fire stegene som er angitt ovenfor, vil du motta en bestillingsbekreftelse via e-post. Bestillingsbekreftelsen inneholder en oppsummering av opplysningene du la inn i bestillingen. Den inneholder også en link som du må trykke på for å aktivere din bestilling.

Det er ikke mulig å bruke XS Office uten å ha gjennomført denne aktiveringen.

Dersom bestillingen ikke er aktivert i løpet av noen dager, vil det automatisk sendes e-poster med påminnelser om aktivering.

Hvis du ikke har bestilt en prøveversjon av XS Office, må du i aktiveringsprosessen også angi fakturaadresse. Poststed for fakturaadressen vil automatisk hentes inn for angitt postnummer. Påse derfor at du har lagt inn korrekt postnummer. Se for øvrig under for informasjon om hvordan XS Office faktureres.

Velkomstmelding

Alle brukerne som legges inn i steg 3 i bestillingsprosessen vil etter aktiveringen automatisk motta en velkomstmelding via e-post. Denne meldingen inneholder kunde-ID, brukernavn og passord som den enkelte bruker skal benytte for å logge inn til XS Office. Meldingen inneholder også linker til innloggingsside, brukerveiledning og skjema for opprettelse av supportsak.

30 dagers prøve

I nettbutikken har du mulighet for å bestille en 30 dagers gratis og uforpliktende prøveversjon for å kunne evaluere XS Office med egne data. Bestillingsprosessen for prøveversjoner foregår på samme måter som bestillinger av fullversjoner.

Merk at prøveversjoner ikke skal benyttes for å sende dokumenter til andre enn personer innad i foretaket. Noen dokumenter (for eksempel fakturaer) vil kunne markeres med informasjon om at de er produsert fra en prøveversjon.

Merk også at prøvedatabaser automatisk blir deaktivert etter 30 dager dersom du ikke ber om utvidet prøveperiode via supportskjemaet.

Oppgradering av prøve til fullversjon

Dersom du har bestilt en 30 dagers prøveversjon av XS Office, kan du konvertere denne prøveversjonen til en fullversjon uten å miste innlagte data. Dette kan du enten gjøre ved å klikke "Kjøp nå" oppe til venstre i hovedvinduet for XS Office eller ved å klikke på en link i mottatte e-postmeldinger.

Følgende informasjon må verifiseres ved oppgradering:
  • Ønsket versjon: Ønsket versjon av XS Office (Enterprise, Professional eller Invoicing Edition).
  • Fakturaintervall: Intervall for fakturering av XS Office, årlig (= 10% rabatt), halvårlig (= 5% rabatt) eller kvartalsvis (ingen rabatt).
  • Firmanavn: Navn på foretaket som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office.
  • Kontaktperson: Navn på kontaktperson som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office.
  • E-postadresse faktura: E-postadresse som skal benyttes for fakturering av XS Office.
  • Fakturaadresse (postadresse): Postadresse som skal fremkomme på fakturaer.
  • Postnummer: Postnummer for fakturaadresse. Poststed for fakturaadressen vil automatisk hentes inn for angitt postnummer. Påse derfor at du har lagt inn korrekt postnummer.
Du vil i løpet av prøveperioden kunne motta flere e-postmeldinger med informasjon om hvordan du oppgraderer prøveversjonen til fullversjon.

Dersom du etter prøveperioden ønsker å oppgradere til fullversjon med en tom database, må du gjennomføre bestillingsprosessen for XS Office på nytt.

Fakturering av XS Office

XS Office faktureres automatisk i henhold til det valgte faktureringsintervallet.

Fakturaer sendes automatisk via e-post til hovedkontakten for kundeforholdet kl. 08 på faktureringsdagen og har 14 dagers betalingsfrist. For løpende kundeforhold sendes faktura den 11. dagen i måneden forut for neste fakturaintervall. Denne fakturaen vil ha forfall den 25. dagen i måneden.

Ved aktivering av fullversjon eller oppgradering av prøveversjon, vil den første fakturaen sendes kl. 08 dagen etter aktiveringen/oppgraderingen. Denne fakturaen vil inneholde ordrelinjer for første fulle fakturaperiode regnet fra den første dagen i neste måned samt gjenstående dager i inneværende måned. Dersom noe er feil med aktiveringen/oppgraderingen, bør du umiddelbart ta kontakt via en av supportfunksjonene.

Eksempel på fakturering av kundeforhold

En tenkt bestilling av XS Office aktivert 20. april med årlig fakturering gir følgende to første fakturaer:
  • Faktura 1 sendes 21. april kl. 08 med forfall 5. mai (faktura for perioden 20. april i år 1 til og med 30. april i år 2).
  • Faktura 2 sendes 11. april kl. 08 påfølgende år med forfall 25. april (faktura for perioden 1. mai i år 2 til og med 30. april i år 3).
Ved halvårlig eller kvartalsvis fakturering blir logikken helt lik, foruten at faktura kommer henholdsvis dobbelt så ofte og fire ganger så ofte.

Betalingspåminnelser

Dersom sendte fakturaer ikke blir betalt, vil du normalt motta én eller flere betalingspåminnelser i dagene etter forfall.

Hvis fakturaer forblir ubetalt over en periode uten at en dialog rundt dette er etablert, kan tilgangen til XS Office bli fjernet. Fordringen kan også bli oversendt til ekstern innfordringspartner for innfordring.

Endring av brukerantall

Dersom du ønsker å legge til eller fjerne brukerkontoer i ditt kundeforhold, kan du ta kontakt via et brukerstøtteskjema. Den faktiske opprettelsen av nye brukere gjør du selv via Admin - Ansatte. Endringen skal uansett varsles.

Hvis du oppretter flere brukerkontoer uten å gi beskjed om dette, vil dette kunne faktureres i ettertid. Vær derfor varsom med å opprette brukerkontoer som ikke er ment brukt. Husk også å sette tilgangskontroll på brukerkontoer og ansatte slik at ikke andre brukere oppretter brukerkontoer ved en feiltakelse.

Sletting av brukerkontoer

Brukere som ikke lenger skal ha tilgang til XS Office må slettes eller deaktiveres. Hvis avgangen er permanent, kan du slette brukerkontoen. Alternativt setter du brukerkontoen som deaktivert.

Du bør ikke slette den tilhørende ansattoppføringen fordi du da vil miste koblingen til handlinger personen har utført i XS Office. Du kan imidlertid sette personen som "ikke ansatt" på ansattkortet slik at vedkommende forsvinner fra ansattlister.

Oppsigelse

Dersom du ønsker å avslutte tilgangen til XS Office, kan du ta kontakt via funksjonene for brukerstøtte. Oppsigelse må skje før starten på neste fakturaperiode (med andre ord senest den siste dagen i betalt periode). Hvis ikke, må faktura utstedt for neste periode betales i sin helhet. Det utføres ingen avregning/tilbakebetaling av betalte fakturaperioder.

Før utløp av betalt periode bør du sjekke at du har kopi eller utskrift av sentrale dokumenter fra XS Office før kontoen blir stengt. Spesielt gjelder dette fakturaer og kreditnotaer som du plikter å oppbevare på en forsvarlig måte.

Kjøp av tilleggstjenester

Dersom du ønsker å aktivere tilleggstjenester, kan du ta kontakt via supportskjema eller bestille selv i nettbutikken.

Relaterte emner



Innledning
Hovedvinduet
Startsiden
Logge inn
Logge ut
Popup-blokkering
Skrive ut informasjon
Legge inn firmadata
Personlige innstillinger
Hurtigtaster
Integrasjon i Outlook
Integrasjon i Thunderbird
Integrasjon i Office
Påminnelser
Søke i XS Office
Importere data
Eksportere data
Komme i gang
Oppstartsveiviser
App på mobil/nettbrett
Dialogboks for oppslag
Bestilling og aktivering
Brukerstøtte
Min side
Organisasjon
Meldinger
Samhandling
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Handel
Admin

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken