Innledning - Integrasjon i Outlook

0.10 Innledning - Integrasjon i Outlook

NB! Se avsnittet 32 bit vs 64 bit for å finne ut hvilken versjon du skal installere.

Introduksjon

XS Office har et eget tilleggsprogram ("add-in") som kan installeres og gjøres tilgjengelig i e-postklienten Microsoft Outlook. Med dette tillegget kan du overføre (eksportere) oppføringer fra Outlook direkte inn i XS Office. Du velger helt enkelt de oppføringene du vil overføre fra listene i Outlook og velger "Eksporter" via knappene/menyvalgene i XS Office Outlook Add-in. Du kan typisk knytte oppføringene til firma, prosjekt og sak i XS Office. De nye oppføringene vil være tilgjengelige i XS Office umiddelbart.

Du har også mulighet for å importere firmaoppføringer og kontaktpersoner fra XS Office til en valgfri kontaktliste i Outlook.

For å benytte XS Office Outlook Add-in, må du ha XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition. Merk også at det kan finnes begrensninger i form av maksimal meldingsstørrelse og antall du har mulighet til å eksportere til XS Office. I tilfelle vil du opplyses om dette når du forsøker å utføre operasjoner som ikke er tillatt.

XS Office Outlook Add-in er laget for å fungere fra og med 2003-versjonen av Microsoft Outlook.

Versjoner, verktøylinjer og bånd

XS Office Outlook Add-in støtter Microsoft Outlook fra og med versjon 2003. Merk at Microsoft Outlook for Mac ikke er støttet. Microsoft gir ikke mulighet for å installere tilleggprogrammer i Mac-versjonene av programmene sine.

Det er viktig å være oppmerksom på at Microsoft har endret det grafiske designet både i 2003-, 2007- og 2010-versjonen av Outlook. Derfor vil XS Office Outlook Add-in fremstå ulikt avhengig av hvilken versjon av Outlook du benytter. Verktøylinjene ("command bars") fra tidligere Microsoft-programmer har litt etter litt blitt erstattet av såkalte bånd ("ribbons").

Tabellen under viser hvilke versjoner av Outlook som benytter verktøylinjer ("command bars") og hvilke som benytter bånd ("ribbons") i hovedvinduet og detaljvinduet for e-post. Detaljvinduet for e-post er vinduet som åpnes når du dobbelklikker på en eksisterende e-postmelding eller velger å åpne en ny.

I Outlook 2003 og 2007 vil det også opprettes en egen hovedmeny med navn "XS Office". Denne er normalt plassert rett til venstre for "Hjelp"-menyen i hovedvinduet. Dermed kan du slå av verktøylinjen og kun benytte hovedmenyen hvis du ikke ønsker ekstra verktøylinjer i Outlook-grensesnittet.

Visuelle endringer med XS Office Outlook Add-in

Hvis Microsoft Office-programmet benytter bånd ("ribbons"), vil XS Office Outlook Add-in gjøre to endringer i det grafiske grensesnittet i programmet. For det første vil du få et eget bånd med navn "XS Office". Dette båndet inneholder all funksjonalitet i XS Office Outlook Add-in. I tillegg vil hjem-båndet (engelsk "Home") få en egen gruppe kalt "XS Office". Dette gjør at du slipper å navigere til XS Office-båndet hver gang du vil eksportere eller importere elementer.

Hvis programmet ditt benytter verktøylinjer ("command bars"), vil XS Office Outlook Add-in legge til én verktøylinje som inneholder all funksjonalitet i XS Office Outlook Add-in. Denne verktøylinjen har navnet "XS Office".

Funksjonene i XS Office Outlook Add-in vil for øvrig fungere eksakt likt uavhengig om versjonen din benytter bånd eller verktøylinjer.

Installere XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in kan lastes ned fra våre hjemmesider og installeres på følgende måte:

1. Hvis noen av de nevnte programmene kjører, lukk dem før du starter installasjonen.
2. Last ned filen XS.Office.Outlook.Addin.Setup.msi (evt. XS.Office.Outlook.Addin.Setup.x64.msi, se under) fra våre websider og åpne filen etter nedlasting.
3. Følg veiledningen på skjermen.

32 bit vs 64 bit

Nyere versjoner av Office-programmer finnes i både 32 bits og 64 bits utgave. En 32 bits add-in kan ikke uten videre installereres i 64 bits Office. Det samme gjelder for 64 bits add-ins i 32 bits Office. De fleste tilgjengelige add-ins for Office er i dag utviklet for 32 bits Office. Derfor vil mange av disse ikke fungere hvis du velger 64 bits Office. Merk at dette ikke er relatert til om du har 64 bits Windows. 32 bits Office vil fungere helt fint (og med samme ytelse) som 64-bitsutgavene av Office i 64 bits Windows. Microsoft anbefaler 64 bits Office kun hvis du benytter store Excel-regneark (over 2 GB).

XS Office Outlook Add-in har et eget installasjonprogram tilpasset 64 bits Office. Dette programmet heter XS.Office.Outlook.Addin.Setup.x64.msi (merk ".x64"). Hvis du benytter 64 bits Office, er det viktig at du bruker dette installasjonsprogrammet. Hvis ikke, vil du oppleve at XS Office-integrasjonen ikke er tilgjengelig etter installasjonen.

NB! Merk at dette gjelder Office-programmet ditt (og ikke Windows-versjonen din). Mange har 32 bits Office installert på 64 bits Windows. Installasjon av 64-bitsversjonen vil i en slik situasjon føre til at XS Office-utvidelsen ikke blir synlig. Se funksjonen "Hjelp" - "Om" i Office-programmet ditt for å finne ut om du har 32 bits eller 64 bits utgave.

Hvis du har installert feil versjon, kan du avinstallere utvidelsen fra kontrollpanelet som beskrevet her.

Oppdatere XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in kan oppdateres når nye versjoner er tilgjengelige. Etter installasjonen av XS Office Outlook Add-in vil du automatisk informereres om eventuelle nye versjoner ved oppstart av Outlook. Denne sjekken kan også utføres manuelt via om-boksen for XS Office Outlook Add-in.

Det er viktig at du installerer oppdateringene når de er tilgjengelige. Hvis ikke, risikerer du å møte problemer når du eksporterer elementer. Nye versjoner gjøres også tilgjengelig under seksjonen "Download" på våre hjemmesider. Husk å lukke Outlook før du starter installasjonen.

Fjerne XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in fjernes via funksjonen for å legge til/fjerne programmer i kontrollpanelet i Windows. Navnet på denne funksjonen vil variere avhengig av hvilken Windows-versjon du benytter. Høyreklikk på "XS Office Outlook Add-in" i listen over installerte programmer. Velg "Avinstaller" (engelsk "Uninstall"). Følg veiledningen på skjermen.

Husk å lukke Outlook før du starter avinstalleringen.

Objekter som kan overføres fra Outlook til XS Office

XS Office Outlook Add-in kan overføre følgende objekter fra Outlook til XS Office:

• Mottatt e-post
• Sendt e-post
• Kalenderoppføringer (til avtaler, møter eller samtaler i XS Office)
• Oppgaver
• Notater
• Kontakter og ansatte

Objekter som kan overføres fra XS Office til Outlook

XS Office Outlook Add-in kan overføre følgende objekter fra XS Office til Outlook:

• Kontakter og ansatte

Funksjonsknapper i XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in legger til følgende knapper på en egen verktøylinje (eller et bånd) i Outlook:

• Eksporter: Lar deg eksportere ulike typer data fra Outlook til XS Office.
• Importer: Lar deg importere data fra XS Office til Outlook. Kun tilgjengelig hvis du står i en kontaktmappe i Outlook.
• Innstillinger: Åpner dialogboks for innstillinger.
• Hjelp: Åpner brukerveiledning for XS Office Outlook Add-in.
• Om: Viser versjonsinformasjon for XS Office Outlook Add-in.

Hurtigtaster / funksjonstaster

Følgende hurtigtaster er tilgjengelige fra hovedvinduet i Outlook:

• Ctrl+Alt+X: Eksportere valgte elementer (åpner dialogvinduet for eksport).
• Ctrl+Alt+I: Importere kontakter fra XS Office til Outlook.

Eksportere e-post

Du kan eksportere både innkommende e-post og sendt e-post fra Outlook til XS Office. Merk at det kan finnes en begrensning for hvor mange meldinger som kan velges for overføring i én operasjon. I tilfelle, vil du motta informasjon om dette hvis antallet valgte meldinger er for høyt.

Alle vedlegg i e-postene vil også overføres til XS Office. Det kan hende det finnes en grense for maksimal størrelse på hver e-post (inklusiv vedlegg). I tilfelle vil du få informasjon om dette for hver e-post som er for stor. Alle valgte e-poster som ikke overskrider denne grensen vil uansett overføres.

XS Office Outlook Add-in vil automatisk lagre e-post som sendt e-post i XS Office hvis du overfører fra standardmappen for sendt e-post (typisk "Sendte elementer") i Outlook. For alle andre mapper vil e-posten havne som innkommende e-post i XS Office.

Meldingene kan merkes med firma, prosjekt og saksnummer slik at de blir synlige i firmakortet, prosjektkortet samt i en eventuell sak i saksarkivet.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre e-postmeldinger til XS Office:

1. Åpne ønsket e-postmappe i Outlook.
2. Marker de e-postmeldingene du vil overføre til XS Office. Du kan merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Verifiser informasjonen som fremkommer i dialogvinduet for eksport.
6. Hvis du har valgt kun én melding, kan du endre emnet for meldingen.
7. Du kan også velge om du ønsker å eksportere filvedlegg i de valgt meldingene eller ikke.
8. Søk etter og velg kobling mot firma, prosjekt og sak i XS Office (se under).
9. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Indikering av allerede overførte e-postmeldinger

Hvis du forsøker å overføre én eller flere e-postmeldinger som allerede er overført til XS Office, vil du få en advarsel om dette. Du kan også enkelt se hvilke meldinger som er overført til XS Office via et eget felt i e-postlisten din. Slik gjør du for å angi at feltet "XS" skal vises i e-postlisten din:

1. Åpne ønsket e-postmappe i Outlook.
2. Høyreklikk på overskriftsraden og velg "Feltvelger".
3. I feltvelgeren som kommer fram velger du kategorien "Brukerdefinerte felt..." Her skal du finne valget "XS". Hvis du ikke finner dette, kan det være at XS-feltet allerede er lagt til i den aktive mappen eller at XS Office Outlook Addin ikke er korrekt installert.
4. Klikk på "XS" og dra feltet inn i overskriftsraden på det stedet du ønsker at feltet skal fremkomme i Outlook. Når du er fornøyd, slipper du museknappen.
5. Tilpass om ønskelig bredden på kolonnen "XS".
6. E-postmeldinger som er overført til XS Office vil nå indikeres med en avkrysningsboks i denne kolonnen.

Merk at avkrysningsboksen ikke vil fjernes selv om du den eksporterte e-posten slettes fra XS Office.

Knytte e-post til firma, prosjekt og sak

Alle meldinger som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma, prosjekt og sak ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Hvis antallet unike avsendere i utvalget er én og meldingene er innkommende, vil XS Office Outlook Add-in søke etter firmaer og kontaktpersoner i XS Office som tilsvarer avsenderadressen. Hvis systemet finner eksakt ett treff for denne e-postadressen, vil det tilhørende firmaet velges automatisk og et søk etter prosjekter og saker tilknyttet dette firmaet vil utføres. Det samme gjelder hvis antallet unike mottakere i utvalget er én og meldingene er utgående.

Hvis ingen treff blir funnet, kan du søke etter og velge firma manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet. Systemet vil foreslå navn basert på informasjonen som foreligger hvis det kun finnes én avsender/mottaker.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Opprette tilknytning mot sak i XS Office

Hvis du benytter saksarkivet i XS Office, er det viktig at all relevant informasjon om en sak er tilknyttet denne. Derfor er det viktig å tilknytte både utgående og innkommende e-post som er relatert til saken.

Systemet vil automatisk søke etter saker tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket sak ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge sak manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket sak i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til denne. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om den valgte saken.

Hvis saken meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette en ny sak under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett ny)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn detaljinformasjon om den nye saken.

Hvis du velger å opprette en ny sak, vil XS Office foreslå emnet fra e-posten som saksemne samt meldingsteksten som problemstilling for saken. Du kan også velge å redigere disse tekstene selv før eksport. Eventuelt valgt firma og prosjekt vil også automatisk knyttes til denne saken ved eksport.

Søkefelter for firma

Søkefeltet for firma vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Firmanavn
• Firma-ID
• Kunde-ID
• Leverandør-ID

Se også avsnittet om spesialord ved søk.

Søkefelter for prosjekt

Søkefeltet for prosjekt vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Prosjektnavn
• Prosjektnummer
• Prosjektkode

Søkefelter for saker

Søkefeltet for saker vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Emne for sak
• Saksnummer
• Sakskode

Spesialord ved søk

Hvis du ønsker å kun søke etter firmaoppføringer basert på e-postadresse, kan du benytte prefikset "email:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for firma. Dette kan du bruke hvis du for eksempel ønsker å søke etter et firma som har ansatte med Gmail-adresse. Da angir du "email:gmail.com" (uten anførselstegn) i søkefeltet. Søk med nøkkelordet "email:" vil søke i generell e-postadresse og e-postadresse for faktura for firmaoppføringer samt begge e-postadresser for kontaktpersoner. Hvis deler av én eller flere av disse adressene matcher søkeordet, vil de anses som treff.

Hvis du ønsker å kun søke etter prosjekter eller saker knyttet til et spesielt firma, kan du benytte prefikset "company:" eller "cmp:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for prosjekt eller sak. Et slikt søk vil returnere oppføringer med eksakt treff på minst ett av kriteriene firmanavn, firma-ID, kunde-ID og leverandør-ID.

Eksportere kalenderoppføringer

Du kan eksportere dine kalenderoppføringer fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange kalenderoppføringer du kan overføre i én operasjon. Du kan selv velge om du vil opprette de valgte oppføringene som avtaler, møter eller samtaler i XS Office.

Tips: For å enkelt kunne markere mange avtaler samtidig, er det best å bruke tabellvisning av kalenderen i Outlook. Vi anbefaler å bruke kategorivisningen. Denne aktiverer du ved å velge Vis -> Ordne etter -> Kategorier.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre kalenderoppføringer i Outlook til avtaler, møter eller samtaler i XS Office:

1. Åpne ønsket kalendermappe i Outlook.
2. Bytt til kategorivisning hvis du enklere vil gjøre et større utvalg. Se over.
3. Marker de kalenderoppføringene du vil overføre til XS Office. Du kan merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk. I kategorivisningen kan du bruke Ctrl+A for å velge alle.
4. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
5. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
6. Angi om oppføringene skal markeres som private (gjelder kun ved "Eksporter som" = avtaler) eller være synlige for andre brukere i XS Office.
7. Angi om oppføringene skal opprettes som avtaler, møter eller samtaler i XS Office ved å bruke nedtrekkslisten "Eksporter som". Merk at kun avtaler kan markeres som private.
8. Søk etter og velg kobling mot firma og prosjekt i XS Office (se under).
9. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Knytte avtaler til firma og prosjekt

Alle avtaler som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma og prosjekt ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Bruk søkeboksen for firma for å søke etter firmaet som skal knyttes til avtalene. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at avtalene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet avtalene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet avtalene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Eksportere oppgaver

Du kan eksportere oppgavelisten din fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange oppgaver du kan overføre i én operasjon.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre oppgaver i Outlook til XS Office:

1. Åpne ønsket oppgavemappe i Outlook.
2. Marker de oppgavene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Angi om oppgavene skal markeres som private eller være synlige for andre brukere i XS Office.
6. Søk etter og velg kobling mot firma og prosjekt i XS Office (se under).
7. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Knytte oppgaver til firma og prosjekt

Alle oppgaver som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma og prosjekt ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Bruk søkeboksen for firma for å søke etter firmaet som skal knyttes til oppgavene. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at oppgavene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet oppgavene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet oppgavene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Eksportere notater

Du kan eksportere dine notater fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange notater du kan overføre i én operasjon.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre notater i Outlook til XS Office:

1. Åpne ønsket notatmappe i Outlook.
2. Marker de notatene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Angi om notatene skal markeres som private eller være synlige for andre brukere i XS Office.
6. Søk etter og velg kobling mot firma og prosjekt i XS Office (se under).
7. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Knytte notater til firma og prosjekt

Alle notater som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma og prosjekt ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Bruk søkeboksen for firma for å søke etter firmaet som skal knyttes til notatene. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at notatene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet notatene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet notatene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Eksportere kontakter og ansatte

Du kan enkelt eksportere dine kontakter fra Outlook til XS Office. XS Office Outlook Add-in bruker kombinasjonen av firmanavn, fornavn og etternavn i Outlook for å sjekke om firmaet/kontaktpersonen finnes fra før i XS Office. Kontakter med firmanavn og fornavn/etternavn vil opprettes som et firma med tilhørende kontaktperson i XS Office. Hvis fornavn og etternavn ikke er angitt, vil kun firmaoppføringen opprettes. Ved eksport til ansattlisten i XS Office vil firmanavnet ignoreres.

Denne funksjonen er gunstig å bruke hvis du ønsker å benytte Outlook som ditt primære verktøy for kontakthåndtering. Dette kan for eksempel være fordi du benytter synkronisering av kontakter mellom Outlook og din mobiltelefon. I tillegg lar det deg enkelt kunne overføre alle dine eksisterende kontakter til XS Office ved første gangs bruk av XS Office.

For å kunne overføre kontakter fra Outlook til felles firma-/kontaktliste samt ansattlisten i XS Office, må du ha en spesiell rolle i XS Office - synkroniseringsadministrator. Dette for å minske risikoen for å gjøre uønskede endringer i firmadatabasen i XS Office. Hvis du ikke er satt opp som synkroniseringsadministrator, vil valgene knyttet til eksport til felleslistene være deaktiverte. Se Admin - Ansatte for informasjon om hvordan du markerer en ansatt som synkroniseringsadministrator.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre dine kontakter fra Outlook til XS Office:

1. Åpne ønsket kontaktmappe i Outlook.
2. Marker de kontaktene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Velg ønsket lagringssted i XS Office. Alle brukere kan eksportere til sitt private kontaktregister i XS Office. Hvis du ønsker å oppdatere felles firma-/kontaktliste eller ansattlisten, må du være satt opp som synkroniseringsadministrator i XS Office. Se Admin - Ansatte for informasjon om dette.
6. Velg om du ønsker å ta med eventuelle fotografier og firmalogoer som er lagret i kontaktene dine i Outlook.
7. Velg om du ønsker å oppdatere nøkkelinformasjon for eksisterende oppføringer fra Outlook til XS Office. Hvis du ikke velger dette, vil kun nye oppføringer legges til i XS Office. Eksisterende oppføringer vil bli ignorert.
8. Velg OK og bekreft handlingen. Husk at denne operasjonen ikke kan reverseres. Dermed er det veldig viktig å ha kontroll med at utvalg og lagringssted er korrekte. Velg "Avbryt" hvis du ikke er sikker på at de valgte kontaktene er de du ønsker å overføre til XS Office.

Hvilken informasjon overføres fra Outlook til XS Office?

Tabellen under viser hvordan informasjonsfelter i Outlook blir overført til XS Office samt i hvilke XS Office-oppføringer feltene benyttes i.

Outlook	XS Office	Firma	Kontakt- person	Ansatt
Firmanavn	Firmanavn i XS Office hvis firma med samme navn ikke finnes fra før. Merk at en privat og en felles firmaoppføring kan ha samme navn i XS Office.	x
ID-nummer for organisasjon	Organisasjonsnummer i XS Office for nyopprettet/oppdatert firmaoppføring.	x
Fornavn	Fornavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før.		x	x
Mellomnavn	Mellomnavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før. Vil legges inn som en del av fornavnet for kontaktpersonen i XS Office. Ved eksport til ansattlisten, vil mellomnavnet lagres separat.		x	x
Etternavn	Etternavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før.		x	x
E-post	E-postadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
E-post 2	E-postadresse 2 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
E-post 3	E-postadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Telefon, arb.	Telefon arbeid 1 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Telefon 2, arb.	Telefon arbeid 2 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Hovedtelefon for firma	Telefonnummer for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Mobiltelefon	Mobiltelefonnummer for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Telefaks, arb.	Telefaksnummer for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Telefaks, prv.	Telefaksnummer for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Hjemmeside, arb.	Webadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Personlig hjemmeside	Webadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Adresse, arb.	Besøksadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Annen adresse	Postadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Adresse, priv.	Hjemmeadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Yrke	Yrke for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Avdeling	Avdeling for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Tittel	Titulering for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Stilling	Stillingstittel for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
IM-adresse	IM-adresse (Instant Messaging) for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Kunde-ID	Kunde-ID økonomisystem for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office. Hvis denne verdien er i bruk, vil nye firmaer også automatisk settes som kunder i XS Office.	x
Notat	Notatfelt i nyopprettet/oppdatert firma og/eller kontaktperson i XS Office.	x	x	x
Foto	Foto/logo for nyopprettet/oppdatert firma og/eller kontaktperson i XS Office.	x	x	x
Privat	Brukes for å angi om firma/kontaktperson skal lagres som privat i XS Office (hvis eksport basert på innstilling per kontakt er valgt).	x	x

Eksport av fotografier og firmalogoer

I dialogboksen for eksport av kontakter fra Outlook til XS Office finnes det et eget valg for eksport av fotografier og firmalogoer. Hvis dette valget er aktivert, vil bildene knyttet til kontaktene i Outlook kunne overføres til XS Office. For kontakter med kun firmanavn (ingen fornavn eller etternavn), vil bildet fra Outlook settes som firmalogo i XS Office. Hvis kontaktene har personnavn, vil bildet havne som fotografi for kontaktpersonen i XS Office. Ingen logo vil i så tilfelle knyttes til firmaoppføringen i XS Office.

Importere kontakter og ansatte

Med XS Office Outlook Add-in kan du også enkelt importere dine kontakter og ansattlisten fra XS Office til Outlook. Hvis du har en mobiltelefon med støtte for Outlook-synkronisering, kan du med denne funksjonen faktisk få informasjonen fra XS Office inn i din egen mobiltelefons kontaktliste også!

Tips: Det kan være gunstig å operere med mange kontaktmapper i Outlook for å ha full oversikt. Én mulighet kan være å ha separate kontaktmapper for private kontakter, ansatte, kunder og leverandører. Dermed vil det være enklere å kunne oppdatere for eksempel ansattlisten isolert.

Når du overfører kontakter fra XS Office, kan du via en egen dialogboks velge hvilken type kontakter og firmaoppføringer du vil overføre. Her kan du også velge hvordan du vil håndtere duplikater under importen (elementer som finnes fra før i Outlook). Du kan også velge å kun importere primærkontakter. Dermed vil du alltid få kun én kontaktperson per firmaoppføring i Outlook. Disse vil lagres under samme oppføring med fornavn, etternavn og firmanavn.

For informasjon om hvordan informasjon fra XS Office havner i Outlook, se vår feltguide for Outlook vs XS Office ovenfor.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre dine kontakter fra XS Office til Outlook:

1. Åpne ønsket målmappe for kontaktene i Outlook.
2. Velg "Importer fra XS Office" fra verktøylinjen for XS Office.
3. Velg "Importer fra XS Office" fra verktøylinjen eller båndet for XS Office. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Velg hvilke typer oppføringer du vil importere fra XS Office. Du kan også velge å kun importere primærkontakter.
6. Velg om du ønsker å ta med eventuelle fotografier og firmalogoer som er tilknyttet kontaktene dine i XS Office.
7. Velg hvordan du ønsker å håndtere duplikater (elementer som finnes fra før i Outlook)
8. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen og du vil få opp en dialogboks med oppsummering til slutt.

Import av fotografier og firmalogoer

I dialogboksen for import av kontakter fra XS Office til Outlook finnes det egne valg for import av fotografier og firmalogoer. Hvis disse valget er aktivert, vil bildene knyttet til kontaktene i XS Office kunne overføres til Outlook. For oppføringer med kun firmanavn (ingen kontaktperson), vil firmalogo i XS Office settes som bilde for kontaktoppføringen i Outlook. Hvis firmaoppføringen har tilknyttede kontaktperson(er), vil fotografiene av kontaktpersonene i XS Office havne som bilde for kontaktene i Outlook.

Innstillinger for XS Office Outlook Add-in

For å benytte XS Office Outlook Add-in, må du angi de samme innstillingene som du bruker når du logger inn til XS Office via web.

• Adresse til XS Office-server: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i nettleseren din for å åpne startsiden i XS Office.
• Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
• Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
• Passord: Samme som under innlogging til XS Office.
• Språk: Ønsket språk for brukergrensesnittet.
• Vis innstilinger-vindu ved oppstart: Angir om denne dialogboksen skal vises ved hver oppstart av programmet.

Merk at XS Office Outlook Add-in vil lagre alle innstillinger foruten passord slik at du slipper å angi disse på nytt ved senere oppstarter.

Installerte filer for XS Office Outlook Add-in

Programfiler

Tillegget installerer seg som standard i mappen "XS Office\XS Office Outlook Add-in" under mappen for programfiler. Dette vil typisk være:

• "c:\Programfiler\XS Office\XS Office Outlook Add-in" (for 32 bits Office)
• "c:\Programfiler (x86)\XS Office\XS Office Outlook Add-in" (for 64 bits Office)

Følgende filer og mapper vil ligge her:

• XS.Office.Outlook.Addin.dll Programfilen for tillegget.
• XS.Office.Addin.Shared.dll Påkrevd støttebibliotek.
• nb-NO\XS.Office.Outlook.Addin.resources.dll Ressursbibliotek med norske oversettelsestekster for tillegget.
• Office2003.dll PIA-fil (= "Primary Interop Assemblies") fra Microsoft med støtte for Office-versjoner fra og med Office 2003.
• Microsoft.Office.Interop.Outlook.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Outlook.
• extensibility.dll Påkrevd støttebibliotek fra Microsoft.
• stdole.dll Påkrevd støttebibliotek fra Microsoft.

Brukerinnstillinger

Brukerinnstillinger lagres under din brukerprofil i Windows. Dette vil typisk være:

• "c:\Users\<brukernavn>\AppData\Roaming\XS Office" (Windows 7 og Windows Vista)
• "c:\Documents and Settings\<brukernavn>\Programdata\XS Office" (Windows XP).

Følgende filer og mapper vil typisk ligge her:

• XS.Office.Outlook.Addin.settings (vanlig tekstfil i XML-format)

Avinstallasjon av XS Office Outlook Add-in bør alltid gjøres via prosedyren som beskrevet i avsnittet "Fjerne XS Office Outlook Add-in" over.

"Om XS Office"

Det finnes en egen dialogboks for informasjon om XS Office Outlook Add-in og kjøretidsmiljøet dens. Denne dialogboksen kan aktiveres via:

• En egen knapp nede til venstre i vinduet for eksport av elementer.
• Knappen "Om" på verktøylinjen eller båndet med navn "XS Office".

Følgende informasjon er tilgjengelig i om-boksen:

• Versjon: Versjonsnummer for tillegget.
• Versjon delt bibliotek: Versjonsnummer for delt tilleggsbibliotekfil.
• Vertsprogram: Navn og versjonsnummer for vertsprogram som tillegget kjører i.
• Språkinnstilling: Angir aktiv språkinnstilling for tillegget.
• Copyright: Informasjon om kopibeskyttelse.
• Websted: Link til websted for XS Office.
• Installasjonsmappe: Angir mappe som tillegget kjører fra. Klikk for å åpne mappen.
• Innstillinger-mappe: Angir mappe som brukerinnstillingene er lagret i. Klikk for å åpne mappen.
• Cache-mappe: Angir mappe som benyttes av tillegget for midlertidig lagring av filer. Klikk for å åpne mappen.

"Se etter oppdateringer"

Om-boksen inneholder en egen knapp der du kan sjekke om det finnes en nyere versjon av tillegget enn versjonen du bruker. Se forøvrig avsnittet om oppdatering av tillegget ovenfor.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Innledning - Integrasjon i Microsoft Office
• Innledning - Importere data
• Innledning - Eksportere data
• Admin - Ansatte