Innledning - Påminnelser

0.13 Innledning - Påminnelser

Introduksjon

XS Office kan sende deg påminnelser på e-post for bl.a. viktige avtaler og oppgaver som forfaller. Tidspunktet for påminnelse kan angis direkte i hver enkelt oppføring og vil enten være relativ til klokkeslett (for eksempel "15 minutter før") eller på et fast klokkeslett på dagen (for eksempel "kl. 08.00"). Dette avhenger av hvilken type oppføring det skal sendes påminnelse for.

Typer påminnelser og varsler

XS Office støtter to typer påminnelser - påminnelser som gjelder den enkelte ansatte og påminnelser som gjelder for hele organisasjonen.

Personlige påminnelser

XS Office støtter følgende personlige påminnelser:

1. Avtaler: Påminnelser for avtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Heldagsavtaler varsles relativt til kl. 07.00 på startdatoen. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til én ansatt. Tilgjengelig i alle versjoner.
2. Oppgaver: Påminnelser for oppgaver sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for oppgaven. Tilgjengelig i alle versjoner.
3. Fødselsdager: Påminnelser for fødselsdager sendes på et gitt tidspunkt på fødselsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til deg selv. Tilgjengelig i alle versjoner.
4. Møter: Påminnelser for møter sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes til alle interne møtedeltakere. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
5. Samtaler: Påminnelser for samtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun én ansatt. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
6. Saker: Påminnelser for saker sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for saken. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
7. QA-ansvarlig saker: Påminnelser til kontrollansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring) om verifisering av sak sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.

Påminnelser på vegne av organisasjonen

XS Office støtter følgende påminnelser for organisasjonen:

1. Varsel ved forfalt sak: Varsel ved forfalt sak til kundeansvarlig for tilknyttet firma. Når en sak forfaller uten at den er markert som fullført eller kansellert kan XS Office varsle kundeansvarlig for tilknyttet kunde. Dette gir en siste sikkerhetsventil for at saken blir ordnet opp i. XS Office vil sjekke behovet for en slik påminnelse kl. 11.00 på forfallsdag. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
2. Varsel ved leveringsdato for salgsordrer: Påminnelser ved leveringsdato for salgsordrer som ikke er markert som levert, kreditert, aktivert eller kansellert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 på leveringsdato til ansvarlig for aktuell salgsordre. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
3. Varsel ved forfalt faktura: Påminnelser etter forfallsdato for fakturaer som ikke er markert som betalt eller kreditert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 dagen etter forfall til ansvarlig for aktuell faktura. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
4. Ferieønsker: Varsel kl. 06.00 for alle ferieønsker som er markert som "Klar for godkjenning" i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
5. Innskannede dokumenter: Varsel kl. 06.00 for dokumenter som ble skannet inn i løpet av gårsdagen og som ikke er håndtert (ligger ennå i innboksen for skannede dokumenter). Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition. Krever også tillegget Document Scanning.
6. Bilag for kontroll: Varsel kl. 06.00 for ubehandlede bilag (ikke markert som kontrollert) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til hver enkelt kontrollansvarlig samt ekstramottakere som angitt under globale innstillinger. Varsling til ekstramottakere kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
7. Bilag for godkjenning: Varsel kl. 06.00 for ikke godkjente bilag (status = kontrollert, ikke godkjent) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
8. Bilag godkjent: Varsel kl. 06.00 for godkjente bilag (status = godkjent, ikke satt som overførbare til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
9. Bilag klar for økonomisystem: Varsel kl. 06.00 for overførbare bilag (status = godkjent, satt som overførbare, men ikke overført til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.

Standardtidspunkt for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Hvor sendes påminnelsene?

Påminnelsene vil sendes til den enkelte ansattes e-postadresse som registrert under Min side - Min profil.

Påminnelser som gjelder hele organisasjonen vil variere og bestemmes som oftest av egne innstillinger under Admin - Globale innstillinger.

Standardverdier for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Admin - Globale innstillinger