Alle emner

Funksjonsbeskrivelse XS Office Mobile Edition

1 Min side

"Min Side" er den ansattes private del av XS Office. All informasjon her gjelder kun for den enkelte ansatte. Her finner du bl.a. - Kalender med visning av dag, arbeidsuke, uke og måned - Avtaleliste - Oppgaveliste - E-post - Direktemeldinger - Notatlogg - Tilstedeværelsesstatus - Kunngjøringer - Personalia

1.1 Min side - Kalender

Kalenderen viser en grafisk framstilling av alle dine aktiviteter innenfor en gitt periode samt status for disse. Du kan velge mellom visning for 1 dag, 5 dager (arbeidsuke), 7 dager (uke) eller måned. Alle oppføringer vises med ulike fargekoder avhengig av hvilken gruppe de tilhører. Dette er de samme fargene som benyttes i kalenderen for XS Office på PC. Oppføringene i kalenderen er trykksensitive og vil åpnes når du klikker på dem. Dagvisningen viser oppføringene med tekster og ikoner, mens de andre visningene kun viser fargeindikering. Du kan skifte mellom kalendervisningene fra en egen rullegardinmeny oppe til høyre eller ved å klikke på dager og ukenumre direkte i kalenderne. Øverst i kalenderne finnes navigeringsknapper for å hurtig kunne navigere mellom dager, uker og måneder.

1.2 Min side - Avtaler

I visningsvinduet for avtaler listes alle dine avtaler med statusindikering, tidspunkt og emne. Hver enkelt avtale kan åpnes for redigering ved å klikke på den. Som standard viser avtalevinduet dagens planlagte avtaler. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge mellom dagens avtaler, morgendagens avtaler eller alle avtaler. Her kan du også velge å opprette en ny avtale, hvordan avtalene skal sorteres samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

1.3 Min side - Innboks

I visningsvinduet for innkommende e-post listes mottatt e-post med informasjon om emne, avsender, tidspunkt og størrelse. Hver enkelt e-post kan åpnes ved å klikke på den. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge å skrive en ny melding eller søke i innboksen. Her kan du også velge hvordan meldingene skal sorteres samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

1.4 Min side - Sendte elementer

I visningsvinduet for sendt e-post listes sendt e-post med informasjon om emne, mottaker, tidspunkt og størrelse. Hver enkelt e-post kan åpnes ved å klikke på den. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge å skrive en ny melding eller søke i sendte meldinger. Her kan du også velge hvordan meldingene skal sorteres samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

1.5 Min side - Direktemeldinger

Direktemeldinger er et integrert meldingssystem i XS Office som gjør at du enkelt kan sende korte meldinger til kollegaer, avdelinger i organisasjonen eller alle ansatte. XS Office holder orden på hvem som har lest meldingene og når de gjorde det. Dermed har du full kontroll over status på meldingene du har sendt! Direktemeldingene vil komme frem i XS Office uavhengig av hvilken side mottakeren har oppe. Direktemeldingene listes opp med tidspunkt og tekst. Hver enkelt melding kan åpnes ved å klikke på den. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge å skrive en ny direktemelding eller velge mellom visning av uleste meldinger, mottatte meldinger eller sendte meldinger. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

1.6 Min side - Oppgaver

I visningsvinduet for oppgaver listes alle dine oppgaver med statusindikering, tidspunkt for forfall og emne. Hver enkelt oppgave kan åpnes for redigering ved å klikke på den. Som standard viser avtalevinduet dagens oppgaver. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge mellom dagens oppgaver, morgendagens oppgaver eller alle oppgaver. Her kan du også velge å opprette en ny oppgave, hvordan oppgavene skal sorteres samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

1.7 Min side - Notater

Notater er en plass å registrere ustrukturerte huskelapper (såkalte "gule lapper"). Notatene har ingen start- eller sluttdato. Dersom et notat markeres som "Privat", vil ikke andre ha tilgang til å se dette. I visningsvinduet for notater listes alle dine notater med fargeindikering, tidspunkt for siste endring og starten på notatteksten. Hvert enkelt notat kan åpnes for redigering ved å klikke på det. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge å opprette et nytt notat, hvordan notatene skal sorteres samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

1.8 Min side - Tilstedeværelse

Valget "Tilstedeværelsesstatus" gir deg mulighet for å angi din tilgjengelighet overfor kollegaer. Her kan du velge et statusikon samt skrive inn en egen statustekst som beskriver din tilstedeværelse eller mangel på tilstedeværelse. Din tilstedeværelsesinformasjon vil automatisk vises i XS Office både på PC og mobil for alle dine kollegaer.

1.9 Min side - Kollegaer

Tilstedeværelsesstatus for kollegaer viser navn, statusikon og statustekst for alle kollegaer som har satt tilstedeværelsesinformasjon. Informasjon om den enkelte kollega kan hentes frem ved å klikke på navnet.

1.10 Min side - Kunngjøringer

"Kunngjøringer" viser liste over kunngjøringer sortert på dato. Listen viser tidspunktet de ble sist lagret samt emne for kunngjøringene. Hele kunngjøringen kan åpnes ved å klikke på emneteksten.

1.11 Min side - Min profil

Her finner du dine registrerte personalia og stillingsopplysninger. De fleste av dem er redigerbare.

2 CRM

CRM (Customer Relationship Management) inneholder funksjoner for kunde- og salgsstøtte. Dette innebærer bl.a. kundelister, leverandørlister, kontaktpersonlister og administrasjon av brukerstøttesaker.

2.1 CRM - Alle firmaer

"Alle firmaer" viser alle registrerte firmaoppføringer. Bokstaven "K" foran firmanavnet indikerer at firmaet er registert som kunde. Bokstaven "L" indikerer at det er en leverandør. Listen viser ellers navn på firmaene samt hvilke bransje de er registrert under. Hvert enkelt firma kan åpnes for redigering ved å klikke på firmaets navn. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge mellom å vise alle firmaer, kun kunder eller kun leverandører. Her kan du også velge å opprette et nytt firma eller en ny kontaktperson samt velge hvor mange som skal vises på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

2.2 CRM - Kunder

"Kunder" viser alle registrerte firmaer med status som kunde. Bokstaven "L" indikerer at kunden også er registrert som leverandør. Listen viser ellers navn på firmaene samt hvilke bransje de er registrert under. Hvert enkelt firma kan åpnes for redigering ved å klikke på firmaets navn. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge mellom å vise alle firmaer, kun kunder eller kun leverandører. Her kan du også velge å opprette et nytt firma eller en ny kontaktperson samt velge hvor mange som skal vises på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

2.3 CRM - Leverandører

"Leverandører" viser alle registrerte firmaer med status som leverandør. Bokstaven "K" indikerer at leveradøren også er registrert som kunde. Listen viser ellers navn på firmaene samt hvilke bransje de er registrert under. Hvert enkelt firma kan åpnes for redigering ved å klikke på firmaets navn. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge mellom å vise alle firmaer, kun kunder eller kun leverandører. Her kan du også velge å opprette et nytt firma eller en ny kontaktperson samt velge hvor mange som skal vises på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

2.4 CRM - Kontaktpersoner

"Kontaktpersoner" viser alle registrerte kontaktpersoner og hvilket firma de tilhører. Kontaktpersonene kan åpnes for redigering ved å klikke på personens navn. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge å opprette en ny kontaktperson eller firmaoppføring, hvordan kontaktpersonene skal sorteres samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

2.5 CRM - Telefonsamtaler

Med XS Office kan du planlegge og loggføre alle inn- og utgående telefonsamtaler med kunder og leverandører. I visningsvinduet for samtaler listes alle dine samtaler med statusflagg, hvem ringte hvem, tidspunkt og emne. Hver enkelt samtale kan åpnes for redigering ved å klikke på den. Som standard viser samtalevinduet dagens planlagte samtaler. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge mellom dagens samtaler, morgendagens samtaler eller alle samtaler. Her kan du også velge å opprette en ny samtale, hvordan samtalene skal sorteres samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

2.6 CRM - Brukerstøtte

Brukerstøtte brukes for å effektivisere kundestøttesaker gjennom å loggføre alle hendelser (service, support, reklamasjoner og lignende). Enhver sak kan enkelt distribueres til ansatte i bedriften. På denne måten vil bedriften kunne bygge opp en stor kunnskapsbase som medfører bedre kvalitet, kortere svartid og reduserte kostnader. I visningsvinduet for brukerstøttesaker listes alle brukerstøttesaker med statusflagg, saksnummer, ansvarlig, dato, emne og firma. Alle detaljer rundt en sak kan hentes frem ved å klikke på emneteksten. Her vil du også kunne se eventuelle oppfølginger i saken. Som standard vises brukerstøttesakene listet opp etter saksnummer med nyeste sak øverst. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge alternative sorteringer samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.

3 Timer

"Timer" er verktøyet for registrering og utlisting av timeforbruk i XS Office. Her finnes et eget registreringsskjema for timeforbruk samt en funksjon for å liste ut tidligere registrerte timer. Nye timeforbruk kan enten registeres fra "Timer" eller fra rullegardin oppe til høyre på startside.

3.1 Timer - Timeregistrering

Registreringsskjemaet for timelinjer gir mulighet for å logge reelt tidsforbruk samt fakturerbar tid. Timelinjene registreres med dato og antall timer. Antall timer kan økes og minskes ved å klikke på snarveiene med pluss- og minus-ikoner. Timelinjer kan markeres med timeart, overtid, kunde, prosjekt og aktivitet. I tillegg kan hver enkelt timeoppføring markeres med en fritekstkommentar for intern bruk samt en "ekstern tekst" som vil brukes i ordrelinjene ved fakturering av timer. Timelinjen lagres ved å velge "Lagre" i rullegardinmeny oppe til høyre. Her finnes også en snarvei for å gå til oversikt over registrerte timer.

3.2 Timer - Mine timer

"Mine timer" gir oversikt over registrerte timeforbruk. Listen inneholder dato, timeforbruk samt fakturerbare timer. I tillegg vises timeart, firma, prosjekt og aktivitet for timelinjene hvis disse er registrert. Øverst og nederst i rapporten er det egne rader for summering av timer i utavlget. Som standard viser "Mine timer" gårsdagens registrerte timer. I rullegardinen oppe til høyre kan alternative tidsutvalg velges.

4 Handel

"Handel" består av tilbud, ordre, faktura, kreditnota samt produktregister. Du har dermed alltid oversikt over utestående tilbud, ordre og forfalte faktura. Fra produktregisteret kan du opprette "hurtigordrer" som gir deg mulighet til å registrere salgsordrer også fra mobiltelefonen!

4.1 Handel - Tilbud

"Tilbud" gir deg full oversikt over alle tilbud til kunder. Listen inneholder statusflagg, tilbudsnummer, navn på selger, utløpsdato, emne og sum. Alle detaljer rundt tilbudene inkl. tilbudslinjer kan hentes frem ved å klikke på emneteksten. Som standard vises tilbudene listet opp etter tilbudsnummer med nyeste tilbud øverst. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge alternative sorteringer samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side. Her finner du også summeringer basert på status for tilbudene i utvalget.

4.2 Handel - Salgsordrer

"Salgsordrer" gir deg full oversikt over alle salgsordrer til kunder. Listen inneholder statusflagg, ordrenummer, navn på selger, ordredato, emne og sum. Alle detaljer rundt salgsordrene inkl. ordrelinjer kan hentes frem ved å klikke på emneteksten. Som standard vises salgsordrene listet opp etter ordrenummer med nyeste salgsordre øverst. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge alternative sorteringer samt hvor mange du vil vise på hver side. Her kan du også velge å opprette en ny "hurtigordre". Dette gjøres ved å velge ønsket produkt i produktregisteret og så velge ikonet for hurtigordre. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side. Her finner du også summeringer basert på status for salgsordrene i utvalget.

4.3 Handel - Utgående faktura

"Utgående faktura" gir deg full oversikt over all utgående fakturering. Listen inneholder statusflagg, fakturanummer, navn på ansvarlig, fakturadato, emne og fakturasum. Alle detaljer rundt fakturaene kan hentes frem ved å klikke på emneteksten. I detaljvisningen for faktura kan man klikke på ordrenummeret knyttet til fakturaen for å få all informasjon om den tilhørende salgsordren. Som standard vises fakturalisten listet opp etter fakturanummer med nyeste faktura øverst. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge alternative sorteringer samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side. Her finner du også summeringer basert på status for fakturaene i utvalget.

4.4 Handel - Kreditnota

"Kreditnota" gir deg full oversikt over krediterte fakturaer. Listen inneholder statusflagg, kreditnotanummer, navn på ansvarlig, kreditnotadato, emne og kreditnotasum. Alle detaljer rundt kreditnotaene kan hentes frem ved å klikke på emneteksten. I detaljvisningen for kreditnota kan du klikke på fakturanummeret eller ordrenummeret for å få all informasjon om den tilhørende fakturaen/salgsordren. Som standard vises kreditnotalisten listet opp etter kreditnotanummer med nyeste kreditnota øverst. I rullegardinen oppe til høyre kan du velge alternative sorteringer samt hvor mange du vil vise på hver side. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side. Her finner du også summering for kreditnotaene i utvalget.

4.5 Handel - Produktregister

Produktregisteret gir deg liste over alle produkter og tjenester organisasjonen kjøper eller selger. Listen inneholder statusflagg, symbol for produkttype, navn på produkt og listepris. Alle detaljer for hvert enkelt produkt kan hentes frem ved å klikke på produktnavnet. Helt til høyre på hver linje ligger et eget ikon for å opprette en "hurtigordre". Dette vil si å opprette en salgsordre for gjeldende produkt. I hurtigordren kan du velge antall enheter, overstyre listepris, velge kunde og prosjekt samt evt. rekvisisjonsnummer. Når du så velger "Lagre" fra rullegardinmenyen oppe til høyre, vil det opprettes en helt vanlig salgsordre i XS Office. Statuslinjen nederst viser antall treff samt navigeringsknapper for å bla side for side.