Meldinger - Distribusjonslister

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

3.5 Meldinger - Distribusjonslister

Introduksjon

"Meldinger - Distribusjonslister" gir deg mulighet for å opprette og vedlikeholde distribusjonslister for e-post. Distribusjonslistene kan inneholde både firmaoppføringer, kontaktpersoner, ledetråder og ansatte. Disse kan benyttes for å sende e-post til mange på én gang. Se Meldinger - Innboks for informasjon om hvordan du kan sende e-post til en distribusjonsliste.

Felter i oversikt over distribusjonslister

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikt over distribusjonslister (Meldinger - Distribusjonslister).
  • (stoppskilt): Angir om listen er privat eller tilgjengelig for andre ansatte.
  • ID: ID for oppføring.
  • Sortering: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
  • Navn: Navn på distribusjonsliste.
  • E-postadresser: Liste over e-postadresser som inngår i distribusjonslisten.
  • Antall: Antall oppføringer i distribusjonslisten.
  • Sist endret: Tidspunkt distribusjonslisten ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret distribusjonslisten sist.

Opprette en ny distribusjonsliste

Distribusjonslister opprettes ved å velge "Ny distribusjonsliste" på siden Meldinger - Distribusjonslister.

Innfyllingsfelter

  • Navn: Navn på distribusjonsliste.
  • Eier: Eier av distribusjonsliste. Dersom listen er markert som privat, vil kun denne ansatte kunne bruke distribuasjoslisten.
  • Privat: Angir om listen er privat eller tilgjengelig for alle.
  • Aktiv: Angir om listen er aktiv (valgbar i oppslagslister) eller ikke.
  • Sorteringsindeks: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
  • ID: ID for distribusjonsliste.
  • Opprettet: Tidspunkt listen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt listen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Notat: Fritekstnotat for distribusjonsliste.
  • Deltakere: liste over mottakere i distribusjonsliste.

Sorteringsindeks

Med sorteringsindeksen kan du påvirke hvilke oppføringer som kommer øverst i listen når du gjør et oppslag. Dette forenkler valgsituasjonen for brukeren dersom det er noen valg som benyttes oftere enn andre.

Sorteringsindeksen angir du som et positivt tall. Oppføringer med sorteringsindeks = 1 vil vises foran oppføringer med sorteringsindeks = 2 og så videre. Oppføringer uten sorteringsindeks vil vises nederst i listen.

Dersom du ikke ønsker at en oppføring skal sorteres foran andre lenger, tømmer du ganske enkelt ruten for sorteringsindeks og lagrer oppføringen.

Legge til deltakere i distribusjonsliste

Velg "Legg til" i vinduet for distribusjonslisten for å legge til mottakere. Da vil du få opp adresseboken som lar deg velge blant firmaoppføringer, kontaktpersoner, ledetråder og ansatte.

Filtrere listen

Listen kan filtreres etter ansatt (person som eier oppføringen). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
  • Mine: Viser kun oppføringer du selv eier.
  • Ikke mine: Viser oppføringer du selv ikke eier.
  • Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
  • Alle: Viser alle oppføringer.

Søke i listen

Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Navn: Viser oppføringer med navn som inneholder angitt tekst.
  • E-postadresse: Viser lister med e-postadresser som inneholder angitt tekst.
  • Notat: Viser oppføringer med fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
  • Fritekst: Viser oppføringer med navn, e-postadresse og/eller fritekstnotat som inneholder angitt tekst.

Kolonne 2

  • ID: Viser oppføringer med ID som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Sorteringsindeks: Viser oppføringer som har sorteringsindeks som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall mottakere: Viser oppføringer med et antall mottakere "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Opprettet av: Viser oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Viser oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 3

  • Eier: Viser oppføringer som er eid av en bestemt ansatt.
  • Datofelt 1: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Søk med jokertegn

Merk at du kan bruke jokertegnet % for å finne oppføringer som starter eller slutter med et søkebegrep. Hvis du søker etter AS%, vil du få alle oppføringer som starter med teksten AS. Dersom du søker etter %AS, vil du få alle oppføringer som slutter med teksten AS. Når du søker uten % (som i AS), vil du få alle oppføringer som inneholder teksten AS. Nederst i listen finner du en rekke med bokstavknapper som gjør at du raskt kan søke basert på forbokstav via et enkelt klikk.

Slette distribusjonslister

Distribusjonslister kan slettes ved å åpne vinduet for distribusjonsliste (klikk på navn i oversikt over distribusjonslister), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette distribusjonslister du selv er eier for.

Slette mange distribusjonslister

Hvis du ønsker å slette mange distribusjonslister i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Merk at du kun kan slette distribusjonslister du selv er eier for.

Deaktivere mange distribusjonslister

Hvis du ønsker å deaktivere mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil deaktivere med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil deaktivere, velger du "Sett som deaktiverte" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Samme operasjon kan gjøres for å reaktivere oppføringer. Da velger du "Sett som aktive" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Skrive ut e-postadresser

Velg knappen "E-postmottakere" i vinduet for distribusjonslisten for å vise en utskriftsvennlig liste over e-postadresser i distribusjonslisten.

Eksportere mottakere i distribusjonsliste

Listen over mottakere i en distribusjonsliste kan eksporteres til Excel-format via knappen "Excel" på verktøylinjen i vinduet for distribusjonslisten.

Eksportere distribusjonslister

Listen over distribusjonslister kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.

Relaterte emner

Innledning
Min side
Organisasjon
Meldinger
Innboks
Sendte elementer
Kladd
Maler
Distribusjonslister
E-postinnstillinger
Sendte SMS
SMS-innstillinger
Direktemeldinger inn
Direktemeldinger ut
Samhandling
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Handel
Admin

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken