3.5 Meldinger - Distribusjonslister
Introduksjon
"Meldinger - Distribusjonslister" gir deg mulighet for å opprette og vedlikeholde distribusjonslister for e-post. Distribusjonslistene kan inneholde både firmaoppføringer, kontaktpersoner, ledetråder og ansatte. Disse kan benyttes for å sende e-post til mange på én gang. Se Meldinger - Innboks for informasjon om hvordan du kan sende e-post til en distribusjonsliste.Felter i oversikt over distribusjonslister
Listen under viser hvilke felter som vises i oversikt over distribusjonslister (Meldinger - Distribusjonslister).- (stoppskilt): Angir om listen er privat eller tilgjengelig for andre ansatte.
- ID: ID for oppføring.
- Sortering: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
- Navn: Navn på distribusjonsliste.
- E-postadresser: Liste over e-postadresser som inngår i distribusjonslisten.
- Antall: Antall oppføringer i distribusjonslisten.
- Sist endret: Tidspunkt distribusjonslisten ble sist endret.
- Av: Initialer til den som lagret distribusjonslisten sist.
Opprette en ny distribusjonsliste
Distribusjonslister opprettes ved å velge "Ny distribusjonsliste" på siden Meldinger - Distribusjonslister.Innfyllingsfelter
- Navn: Navn på distribusjonsliste.
- Eier: Eier av distribusjonsliste. Dersom listen er markert som privat, vil kun denne ansatte kunne bruke distribuasjoslisten.
- Privat: Angir om listen er privat eller tilgjengelig for alle.
- Aktiv: Angir om listen er aktiv (valgbar i oppslagslister) eller ikke.
- Sorteringsindeks: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
- ID: ID for distribusjonsliste.
- Opprettet: Tidspunkt listen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Sist endret: Tidspunkt listen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
- Notat: Fritekstnotat for distribusjonsliste.
- Deltakere: liste over mottakere i distribusjonsliste.
Sorteringsindeks
Med sorteringsindeksen kan du påvirke hvilke oppføringer som kommer øverst i listen når du gjør et oppslag. Dette forenkler valgsituasjonen for brukeren dersom det er noen valg som benyttes oftere enn andre.Sorteringsindeksen angir du som et positivt tall. Oppføringer med sorteringsindeks = 1 vil vises foran oppføringer med sorteringsindeks = 2 og så videre. Oppføringer uten sorteringsindeks vil vises nederst i listen.
Dersom du ikke ønsker at en oppføring skal sorteres foran andre lenger, tømmer du ganske enkelt ruten for sorteringsindeks og lagrer oppføringen.
Legge til deltakere i distribusjonsliste
Velg "Legg til" i vinduet for distribusjonslisten for å legge til mottakere. Da vil du få opp adresseboken som lar deg velge blant firmaoppføringer, kontaktpersoner, ledetråder og ansatte.Filtrere listen
Listen kan filtreres etter ansatt (person som eier oppføringen). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.- Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
- Mine: Viser kun oppføringer du selv eier.
- Ikke mine: Viser oppføringer du selv ikke eier.
- Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
- Alle: Viser alle oppføringer.
Søke i listen
Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.
Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:
Kolonne 1
- Navn: Viser oppføringer med navn som inneholder angitt tekst.
- E-postadresse: Viser lister med e-postadresser som inneholder angitt tekst.
- Notat: Viser oppføringer med fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
- Fritekst: Viser oppføringer med navn, e-postadresse og/eller fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
Kolonne 2
- ID: Viser oppføringer med ID som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Sorteringsindeks: Viser oppføringer som har sorteringsindeks som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Antall mottakere: Viser oppføringer med et antall mottakere "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
- Opprettet av: Viser oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
- Sist endret av: Viser oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.
Kolonne 3
- Eier: Viser oppføringer som er eid av en bestemt ansatt.
- Datofelt 1: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
- Datofelt 2: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
