Meldinger - Innboks

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

3.1 Meldinger - Innboks

Introduksjon

"Meldinger - Innboks" gir oversikt over innkommende e-post sendt til deg. Du kan overføre innkommende e-post fra e-postklientene Microsoft Outlook og Mozilla Thunderbird til XS Office og koble meldingene til kunde, prosjekt og sak. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

For informasjon om sending av e-post fra XS Office, se Meldinger - Sendte elementer.

Felter i innboks

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over innkommende e-post (Meldinger - Innboks).
  • Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
  • Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
  • Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
  • Fra: Angir avsender av e-postmelding.
  • Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
  • Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
  • Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne firmakort.
  • Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne prosjektkort.
  • Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret (se under).
  • Mottatt: Tidspunkt e-postmeldingen ble mottatt.
  • Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.

"Sist endret"

Det er viktig å merke seg at "sist endret" i listen ikke trenger å bety tidspunktet meldingen ble mottatt. Tidspunktet bestemmes av den siste hendelsen blant følgende muligheter.

Meldingsstørrelse

Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).
  • 1 kb = 1024 byte.
  • 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.
Måleenhet for størrelse beregnes slik:
  • Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
  • Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
  • Hvis ikke benyttes b.
Merk at størrelsen alltid vil indikeres i byte ved eksport til Excel.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office. Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Åpne en e-postmelding i innboksen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en mottatt melding.

Svare på en e-postmelding

For å sende et svar (kun til avsender) på en mottatt e-postmelding, velger du "Svar" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender i til-feltet.

I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Hvis meldingen du svarer på er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----". Hvis meldingen du svarer på er i HTML-format, vil opprinnelig melding være fjernet og erstattet med teksten "(html-innhold fjernet)" under linjen "-----Opprinnelig melding-----".

Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.

Svar til alle

For å sende et svar til avsender og alle i til-feltet i opprinnelig melding, velger du "Svar til alle" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender og alle i til-feltet fra opprinnelig e-post i det nye til-feltet.

Merk at dine egne e-postadresser, det vil si dem som er tilgjengelig i listen for fra-feltet, fjernes fra til-feltet når du benytter funksjonen "Svar til alle".

I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Hvis meldingen du svarer på er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----". Hvis meldingen du svarer på er i HTML-format, vil opprinnelig melding være fjernet og erstattet med teksten "(html-innhold fjernet)" under linjen "-----Opprinnelig melding-----".

Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.

Videresende en e-postmelding

For å videresende en mottatt melding til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".

I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Hvis meldingen du videresender er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----" og du kan fritt redigere meldingen før du eventuelt sender den. Hvis meldingen du videresender er i HTML-format, vil opprinnelig melding ligge intakt, men du kan ikke redigere denne før sending.

For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Overføre e-post fra Microsoft Outlook

Hvis du bruker Microsoft Outlook og har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Overføre e-post fra Mozilla Thunderbird

Hvis du bruker Mozilla Thunderbird og har installert utvidelsen XS Office Thunderbird Extension, har du muligheten til å overføre e-post fra Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Koble en mottatt e-post mot firma, prosjekt og sak

Du kan enkelt koble en e-post mot firma, prosjekt og sak når du importerer den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra innboksen. Her kan du angi firma, prosjekt og sak og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort samt eventuelt på fanekortet "E-post" for valgt sak.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i innboksen), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen. Denne operasjonen vil slette selve meldingen samt eventuelle vedlegg knyttet til meldingen.

Søk i e-postlistene

E-postlistene har et eget søkepanel som kan åpnes via "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at fakturalisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Fra: Viser e-postmeldinger som har en avsenderadresse som inneholder angitt tekst.
  • Til: Viser e-postmeldinger som har mottakeradresser som inneholder angitt tekst.
  • Kopi til: Viser e-postmeldinger som har kopiadresser som inneholder angitt tekst.
  • Blindkopi til: Viser e-postmeldinger som har blindkopiadresser som inneholder angitt tekst. Merk at dette søkefeltet ikke er tilgjengelig for innkommende e-post.
  • Emne: Viser e-postmeldinger som har emne som inneholder angitt tekst.
  • Meldingstekst: Viser e-postmeldinger som har meldingstekst som inneholder angitt tekst.

Kolonne 2

  • Firma: Viser e-postmeldinger som er knyttet til en bestemt firmaoppføring.
  • Prosjekt: Viser e-postmeldinger som er knyttet til et bestemt prosjekt.
  • Sak: Viser e-postmeldinger som er knyttet til en bestemt sak.


  • Størrelse: Viser e-postmeldinger som har totalstørrelse (inklusiv vedlegg) "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi i kB.
  • Antall vedlegg: Viser e-postmeldinger med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Tilgjengelighet: Viser kun e-postmeldinger som er privat/åpen.
  • Prioritet: Viser kun e-postmeldinger med angitt prioritet (høy/normal/lav).
  • Meldingsformat: Viser kun e-postmeldinger med angitt meldingsformat (ren tekst/html).

Kolonne 3

  • Salgsordre: Viser e-postmeldinger som er knyttet til en bestemt salgsordre.
  • Avsender: Viser e-postmeldinger som er sendt av en bestemt ansatt. Kun tilgjengelig i felles sendt e-post under "CRM" og "Prosjekt".
  • Mottaker: Viser e-postmeldinger som er mottatt av en bestemt ansatt. Kun tilgjengelig i felles innboks under "CRM" og "Prosjekt".
  • Sist endret av: Viser e-postmeldinger som er sist endret av en bestemt ansatt. Ikke tilgjengelig fra "Maler" og "Kladd".
  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en e-postmelding må være innenfor alle aktive søkekriterier for å vises i listen.

E-post kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

Innledning
Min side
Organisasjon
Meldinger
Innboks
Sendte elementer
Kladd
Maler
Distribusjonslister
E-postinnstillinger
Sendte SMS
SMS-innstillinger
Direktemeldinger inn
Direktemeldinger ut
Samhandling
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Handel
Admin

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken