Meldinger - Sendte elementer

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

3.2 Meldinger - Sendte elementer

Introduksjon

"Meldinger - Sendte elementer" gir oversikt over e-postmeldinger som du har sendt. Du kan bruke XS Office til å sende e-post til dine kontakter og kunder. XS Office har også støtte for å importere mottatte og sendte meldinger fra e-postklientene Microsoft Outlook og Mozilla Thunderbird. Når du overfører e-post fra Outlook/Thunderbird kan du koble meldingene til kunde, prosjekt og sak i XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte for overføring av e-post.

Hvis du har standard e-poster du sender ofte, kan du opprette maler for e-post (se Meldinger - Maler). Meldinger kan også lagres som kladd hvis du har opprettet en melding som ikke er klar til å sendes ennå (se Meldinger - Kladd).

Du kan opprette standard e-postsignaturer som vil tillegges nye meldinger og signaturer for svar og videresending. Se Meldinger - E-postinnstillinger for informasjon om e-postsignaturer.

Felter i "Sendte elementer"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendt e-post (Meldinger - Sendte elementer).

Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
Fra: Angir avsender av e-postmelding.
Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret (se under).
Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.

"Sist endret"

Det er viktig å merke seg at "sist endret" i listen ikke trenger å bety tidspunktet meldingen ble sendt. Tidspunktet bestemmes av den siste hendelsen blant følgende muligheter.

Tidspunkt meldingen ble sist oppdatert med firma/prosjekt/sak.
Tidspunkt meldingen ble importert til XS Office fra eksternt program (normalt XS Office Outlook Addin eller XS Office Thunderbird Extension).
Tidspunkt meldingen ble sendt fra XS Office.

Meldingsstørrelse

Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).

1 kb = 1024 byte.
1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.

Måleenhet for størrelse beregnes slik:

Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
Hvis ikke benyttes b.

Merk at størrelsen alltid vil indikeres i byte ved eksport til Excel.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.

Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Bruk hurtigtasten for e-post. Se Innledning - Hurtigtaster.

Åpne en e-postmelding i innboksen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.

Vindu for ny e-post

I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:

Fra: Angir avsender av e-postmeldingen. Listen over tilgjengelige avsenderadresser er basert på:
- "E-post 1" fra Min side - Min profil.
- "E-post 2" fra Min side - Min profil.
- "Felles e-postadresser" fra seksjon "E-post og varsling" under Admin - Globale innstillinger.
- Spesielle e-postadresser for tilbud, salgsordrer, faktura og kreditnota fra seksjon "Handel" under Admin - Globale innstillinger. Merk at disse adressene kun vil listes når du sender henholdsvis tilbud, salgsordrer, faktura og kreditnota.
Til: Angir mottaker(e) av e-postmeldingen. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".
Kopi (CC): Angir mottaker(e) som skal motta en kopi av meldingen. Disse vil vises i kopi-feltet hos mottakerne. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Kopi...".
Blindkopi (BCC): Angir evt. blindkopimottakere av e-posten. Disse vil ikke vises hos de andre mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon. For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Blindkopi...".
Emne: Angir emne for e-postmeldingen.
Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen.
Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til e-postmeldingen.
Sak: Navn på eventuell sak skal knyttes til e-postmeldingen. Meldingen vil da i ettertid fremkomme i fanekortet "E-post" i valgt sak.
Prioritet: Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Prioriteten vil ofte vises med egen statusindikering i mottakers innboks. Se over.
Tilgjengelighet i gruppe: Angir om e-postmeldingen skal være tilgjengelig for andre ansatte (åpen) eller privat kun for deg selv. "Åpen" er standard.
Vedlegg: Gir deg mulighet for å vedlegge en fil fra harddisken til meldingen. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil. Hvis du ønsker å legge til flere vedlegg i samme e-postmelding, kan du klikke på plussikonet eller på knappen "Vedlegg" på verktøylinjen. Da vil du få frem flere vedleggsfelter i vinduet og kan legge til flere vedlegg på vanlig måte.
Leveringsbekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når meldingen er mottatt av mottakerens e-posttjener (SMTP-server) og akseptert. Hvis mottakerens e-posttjener er satt opp til å kunne sende bekreftelser ved korrekt leveranse til mottaker, vil du få en bekreftelsesmelding i retur som viser at meldingen er kommet fram.
Lesebekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når mottakeren har åpnet meldingen. Dette krever imidlertid at mottakeren godtar å sende en slik bekreftelse eller at hennes innstillinger i e-postprogrammet tillater dette. Lesebekreftelsen vil i praksis bety at du får en e-post i retur med en bekreftelse.
(Meldingstekst): Det store tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Hvis du benytter e-postsignaturer vil feltet være forhåndsutfylt med din meldingssignatur.

CC og BCC

CC står for "Carbon Copy" og angir såkalte sekundære mottakere av en e-postmelding (kopimottakere). Uttrykket stammer fra papirverdenen der mange kopier av samme dokument blir produsert samtidig ved å legge et spesielt ark av kullstoff (karbon) mellom originalen og arket som kopien skal havne på. Teknikken brukes ennå i dag i mange situasjoner for å lage mange samtidige kopier når man skriver for hånd. Vi kaller det ofte for "gjennomslagskopi" på norsk.

BCC står for "Blind Carbon Copy" og benyttes i e-postsammenheng for å angi mottakere som ikke skal vises for hverandre. Dette kan du bruke til å sende en e-post til mange mottakere uten at hver av dem skal kunne se hvilke andre personer som har mottatt den samme meldingen.

Adresseboken

Adresseboken lar deg søke og finne frem til mottakere av e-post og SMS-meldinger. Du åpner adresseboken fra e-postvinduet ved å klikke på knappene "Til...", "Kopi..." eller "Blindkopi...". Fra SMS-vinduet velger du valget "Adressebok" i verktøylinjen for å åpne adresseboken.

Alternativer for søk

Du søker i adresseboken ved å skrive inn et søkeord og velge "Søk". Søket vil returnere inntil 100 oppføringer innenfor dine søkekriterier. Du kan velge å søke basert på følgende alternativer:

Søk kun i navn: Søker kun etter navn for oppføringer.
Søk kun i e-post: Søker kun i e-postadressene for oppføringene.
Søk i flere felter: Søker i flere felt avhengig av oppføringstype. Se under.

Velge fra søkeresultatet

Etter at du har utført et søk, kan du velge de mottakerne du ønsker ved å dobbelklikke på dem. Hvis valgt e-postadresse/telefonnummer ikke allerede er valgt fra før, vil de fremkomme i tekstboksen under "Valgte oppføringer". I adresseboken for e-post kan du legge adressene til tre ulike bokser (Til/Kopi/Blindkopi). Klikk på sirkelen til venstre for ønsket boks for å velge hvilken boks dobbelklikkede oppføringer skal legges inn i. Alternativt kan du velge flere ved å enkeltklikke de du ønsker og så klikke på knappen til venstre for listen over valgte oppføringer (knappen markert med "Til ->", "Kopi ->" eller "Blindkopi ->").

Du kan fjerne alle valgte oppføringer ved å klikke på knappen merket "x" til høyre for ønsket resultatboks.

Hvis du vil velge mange mottakere, kan du benytte knappene til høyre for overskriften "Søkeresultater". Her finnes funksjoner for å markere alle oppføringer, fjerne merking samt invertere/snu merking.

Sette inn valgte oppføringer i meldingen

Du setter inn valgte mottakere i meldingen ved å velge "Sett inn" på verktøylinjen i adresseboken.

Kategorier for søk

I adresseboken kan du søke etter mottakere i inntil fem kategorier:

Kontaktpersoner: Søker i aktive kontaktpersoner som ikke er markert som private.
Firmaoppføringer: Søker i aktive firmaoppføringer som ikke er markert som private. Ikke tilgjengelig for SMS.
Ansatte: Søker i aktive ansatte.
Ledetråder: Søker i ledetråder.
Distribusjonslister: Søker i distribusjonslister. Ikke tilgjengelig for SMS.

Du kan aktivere søkekategoriene ved å klikke på de enkelte avkrysningsboksene eller velge alle kategorier ved å klikke på "Velg alle".

"Søk i flere felter" for kontaktpersoner

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for kontaktpersoner:

Fornavn
Mellomnavn
Etternavn
Fullt navn med mellomnavn
Fullt navn uten mellomnavn
Firmanavn
Tittel
Stillingstittel
Yrke
Avdeling
Webside
E-postadresse 1 og 2
Mobiltelefon 1 og 2
Telefon arbeid 1 og 2
Telefon hjemme 1 og 2
Telefaks 1 og 2
Adresse
Notat

"Søk i flere felter" for firmaoppføringer

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for firmaoppføringer:

Firmanavn
Firma-ID
Kunde-ID
Leverandør-ID
E-postadresse
Telefonnummer
Telefaksnummer
Webside
Organisasjonsnummer/Fødselsnummer
Postadresse
Postadresse, postnummer
Postadresse, poststed
Postadresse, region
Besøksadresse
Besøksadresse, postnummer
Besøksadresse, poststed
Besøksadresse, region
Fakturaadresse
Fakturaadresse, postnummer
Fakturaadresse, poststed
Fakturaadresse, region
Notat

"Søk i flere felter" for ansatte

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for ansatte:

Fornavn
Mellomnavn
Etternavn
Fullt navn med mellomnavn
Fullt navn uten mellomnavn
Tittel
Stillingstittel
Yrke
Avdeling
Webside
E-postadresse 1 og 2
Mobiltelefon 1 og 2
Telefon arbeid 1 og 2
Telefon hjemme 1 og 2
Telefaks 1 og 2
Adresse
Notat

"Søk i flere felter" for ledetråder

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for ledetråder:

Firmanavn
Emne
Fornavn for kontaktperson
Etternavn for kontaktperson
Fullt navn for kontaktperson
Tittel / stilling for kontaktperson
Webside
Organisasjonsnummer
Telefon
Telefaks
E-postadresse for kontaktperson
Mobiltelefon for kontaktperson
Telefon for kontaktperson
Postadresse
Postadresse, postnummer
Postadresse, poststed
Postadresse, region
Besøksadresse
Besøksadresse, postnummer
Besøksadresse, poststed
Besøksadresse, region
Notat

"Søk i flere felter" for distribusjonslister

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for distribusjonslister:

Navn på distribusjonsliste
E-postadresse for medlemmer i distribusjonsliste
Notat for distribusjonsliste

Spesialsøk med nøkkelord

Du har mulighet til å begrense søket til å kun søke i spesialfelter ved å starte søkeordet med et spesielt nøkkelord etterfulgt av et kolon. Dette gjør at du enkelt kan søke for eksempel etter firmaer tilhørende en angitt bransje, kategori eller salgsregion. Du kan med dette også søke basert på postnummer eller landskode.

Eksempler:

trade:elektro Søker etter firmaer og/eller ledetråder med bransjenavn som inneholder "elektro" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
cat:offentlig Søker etter firmaer med kategorinavn som inneholder "offentlig" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
reg:nord Søker etter firmaer og/eller ansatte tilhørende salgsregion som inneholder "nord" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
resp:ola nordmann Søker etter firmaer og/eller ledetråder med kundeansvarlig som har navn som inneholder "ola nordmann" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
dep:salg Søker etter ansatte tilhørende avdeling med navn som inneholder "salg".
loc:oslo Søker etter ansatte tilhørende avdelingskontor med navn som inneholder "oslo".
com:stat Søker etter kontaktpersoner tilhørende firmaer med navn som inneholder "stat".
postnr:500 Søker etter firmaer og/eller ledetråder med postnummer som inneholder "500" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
land:se Søker etter firmaer og/eller ledetråder med landskode som inneholder "se" (Sverige) samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
prj:olje Søker etter kontaktpersoner og ansatte som er deltakere i prosjekter med navn eller prosjektkode som inneholder teksten "olje".

Oversikt over nøkkelord for spesialsøk

Bransje: Et av følgende prefiks: "trade:" eller "bransje:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder.
Firmakategori: Et av følgende prefiks: "category:", "cat:", "kategori:" eller "kat:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer og kontaktpersoner.
Salgsregion: Et av følgende prefiks: "region:" eller "reg:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ansatte.
Ansvarlig: Et av følgende prefiks: "responsible:", "resp:", "ansvarlig:" eller "ansv:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder.
Avdeling: Et av følgende prefiks: "department:", "dep:", "avdeling:" eller "avd:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for ansatte.
Avdelingskontor: Et av følgende prefiks: "location:", "loc:", "lokasjon:" eller "lok:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for ansatte.
Firma: Et av følgende prefiks: "company:", "com:" eller "firma:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for kontaktpersoner.
Postnummer: Et av følgende prefiks: "postnr:", "pn:" eller "pc:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder. Dette søket vil søke i besøksadresse, postadresse og fakturaadresse.
Land: Et av følgende prefiks: "land:" eller "country:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder. Dette søket vil søke i besøksadresse, postadresse og fakturaadresse. For oversikt over landskoder, se Diverse - Verdens land.
Prosjekt: Et av følgende prefiks: "prj:", "project:" eller "prosjekt:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for kontaktpersoner og ansatte. Dette søket vil søke i feltene for prosjektnavn og prosjektkode.

Videresende en e-postmelding

For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...". I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Overføre sendt e-post fra Microsoft Outlook

Hvis du bruker Microsoft Outlook og har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Overføre sendt e-post fra Mozilla Thunderbird

Hvis du bruker Mozilla Thunderbird og har installert utvidelsen XS Office Thunderbird Extension, har du muligheten til å overføre e-post fra Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Koble en sendt e-post mot firma og prosjekt

Du kan enkelt koble en e-post mot firma og prosjekt før du sender den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra listen over sendte elementer. Her kan du angi firma og prosjekt og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort.

Legge til flere vedlegg

Hvis du ønsker å legge til flere vedlegg i samme e-postmelding, kan du klikke på plussikonet til venstre for vedleggsfeltet eller på knappen "Vedlegg" på verktøylinjen. Da vil du få frem flere vedleggsfelter i vinduet og kan legge til flere vedlegg på vanlig måte.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)

Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.

Sekundær SMTP-server for utgående e-post

Under Admin - Globale innstillinger kan du angi en sekundær SMTP-server som benyttes dersom e-posten ikke kan sendes via den ordinære SMTP-serveren. Dette kan skje dersom den ordinære SMTP-serveren ikke kan nås eller at den av en eller annen grunn ikke aksepterer å sende e-postmeldingen. Dersom du ikke ønsker å benytte en sekundær SMTP-server, kan du slette den angitte verdien for dette under globale innstillinger.

Søk i e-postlisten

Se Meldinger - Innboks.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

E-post kommer ikke frem til mottaker

Dersom du bruker online-tjenester som Office 365 / Exchange Online for e-post, kan du oppleve at e-post sendt fra XS Office blir avvist av mottakerens e-postsystem. Dette kommer oftest av at det er definert en SPF-innstilling (Sender Policy Framework) på domenet som begrenser hvor e-post kan sendes fra. For at all generell e-post som benytter standard SMTP-server i XS Office, bør det i tilfelle legges inn en oppdatert SPF som tillater e-post sendt fra XS Office. Endring av SPF gjør du normalt under admin-sidene når du er innlogget hos e-postleverandøren din.

Eksempel på SPF-innstilling:

Følgende SPF-innstilling kan brukes for å tillate e-post fra XS Office. SPF angis som en TXT-oppføring i domenets DNS-innstillinger.

v=spf1 include:xsoffice.no include:spf.protection.outlook.com -all

"include:xsoffice.no" indikerer at SPF-innstilling for xsoffice.no skal evalueres først. Dette gjør at e-post kan sendes ut fra servere fra XS Office. "include:spf.protection.outlook.com" er standardinnstilling for Office 365. Dersom du bruker Gmail / G Suite, må tilsvarende SPF-domene for Google legges inn.

Et spørsmålstegn foran "all" angir at e-post kan godtas selv om betingelsene foran ikke er tilfredsstilt. En bindestrek foran "all" angir at et mottakersystem ikke bør godta e-poster dersom betingelsene foran ikke er oppfylt. Bindestrek er best dersom du vil hindre at andre spoofer e-postadresse og sender e-post der de utgir seg for å ha e-postadresse fra ditt domene.

Alternativ måte for å unngå leveringsproblemer

Dersom du ikke benytter abonnementsfakturering og sender e-post fra din egen e-postadresse, kan du opprette personlige e-postinnstillinger som gjør at XS Office logger seg inn på vegne av deg hos e-postleverandøren din. Dermed vil e-posten hos mottakeren se ut som om den ble sendt fra f.eks. Office 365 selv om den ble sendt fra XS Office.